Разрешение на работу иностранцу: документы и сроки 2026

Разрешение на работу иностранному сотруднику оформляет МВД, и состав комплекта зависит не от вакансии, а от миграционного статуса человека. От работника нужны паспорт с нотариальным переводом, миграционная карта с целью въезда «работа», медицинское заключение, отметка о дактилоскопии, полис ДМС, документ об образовании, цветное фото 30х40 мм и квитанция госпошлины 5 000 рублей. Работодатель визового иностранца дополнительно оформляет разрешение на привлечение и использование иностранных работников (15 000 рублей за каждого) и приглашение на въезд. Главное различие: визовому иностранцу нужно разрешение на работу, безвизовому из третьих стран — патент, гражданину ЕАЭС не нужно ни того, ни другого.

Ниже разобран комплект по каждому статусу, порядок подачи и причины, по которым МВД возвращает документы. Отдельно показано, почему в разрешении на работу фиксируется конкретная профессия и что происходит при переводе сотрудника на другую должность. Во второй половине статьи: таблица сроков и уведомлений с нормами и штрафами, размеры санкций по статье 18.15 КоАП на 2026 год, образцы кадровых документов для скачивания, стоимость перевода кадрового комплекта в электронный вид и ответы на частые вопросы.

Кому нужно разрешение на работу, кому патент, а кому ничего

Разрешение на работу подтверждает право иностранного гражданина, прибывающего в Россию в порядке, требующем визы, временно осуществлять трудовую деятельность. Без этого документа трудовой договор с таким иностранцем заключать нельзя: работа будет считаться незаконной и для работника, и для компании. Безвизовый иностранец из третьей страны работает по патенту: там другой комплект документов, обязательный экзамен по русскому языку, истории и основам законодательства и ежемесячный платёж по НДФЛ вместо разовой пошлины. Документы по обеим веткам принимают подразделения по вопросам миграции МВД, а в крупных регионах — многофункциональные миграционные центры. Граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии работают по статье 97 Договора о ЕАЭС без разрешительных документов вообще: работодателю остаются только уведомления. Иностранец с разрешением на временное проживание или видом на жительство тоже работает без разрешения и патента.

Отдельная ветка — высококвалифицированные специалисты. Разрешение на работу ВКС оформляется вне квоты, на срок до 3 лет, при условии зарплаты не менее 750 000 рублей за квартал. МВД рассматривает ходатайство о привлечении ВКС и выдаёт разрешение на работу либо направляет отказ в течение 14 рабочих дней (пункты 8 и 9 статьи 13.2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ). По обычной визовой процедуре срок рассмотрения — 15 рабочих дней с даты подачи полного комплекта.

Таблица показывает, какой комплект собирает каждая сторона в зависимости от статуса сотрудника.

Из таблицы видно, где именно теряются деньги и время: разрешение на привлечение и квота нужны только по визовой ветке, и именно там процедура растягивается на месяцы. Заявку на квоту согласовывают, когда работодатель не смог закрыть потребность работниками внутри региона, поэтому подавать её надо заранее. На 2026 год потребность в привлечении визовых иностранных работников определена в 278 940 человек постановлением Правительства РФ от 28.11.2025 № 1920.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сверяйте редакцию нормы на дату подачи документов, а не на дату статьи, которую читаете. Свежий пример из трудового блока: к второму чтению закона о поправках в ТК РФ обсуждали новые признаки трудовых отношений и право Роструда идти в суд без трудового договора, но в итоговый текст эти нормы не вошли. Ссылаться на них как на действующие нельзя, и то же правило работает с миграционными инициативами: у части из них статус проекта.»

Документы от иностранного сотрудника для разрешения на работу

Заявление о выдаче разрешения на работу подаёт сам иностранный гражданин лично, через представителя или через организацию, которая занимается трудоустройством иностранцев. К заявлению прикладываются цветная фотография 30х40 мм, копия документа о профессиональном образовании или справка об эквивалентности иностранного диплома российскому, документ об уплате госпошлины. Госпошлина за выдачу разрешения на работу составляет 5 000 рублей: она выросла с 4 200 рублей с 26 июля 2026 года. При отказе пошлина не возвращается.

Три процедуры иностранец проходит отдельно и до подачи заявления. Медицинское освидетельствование, обязательная государственная дактилоскопическая регистрация и фотографирование выполняются в течение 30 календарных дней со дня въезда либо при подаче заявления на разрешение на работу или патент. Медицинское заключение действует 1 год, после чего в течение 30 дней с даты истечения иностранец проходит освидетельствование заново и передаёт результат в органы внутренних дел. Дактилоскопия проводится однократно: выданный документ бессрочный и действует во всех регионах России.

По статье 327.3 ТК РФ работодателю при приёме предъявляются, помимо обычного комплекта по статье 65 ТК РФ, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание или вид на жительство, а также договор (полис) добровольного медицинского страхования, действующий в России. Реквизиты разрешения на работу или патента и реквизиты полиса ДМС включаются в трудовой договор как обязательные условия по статье 327.2 ТК РФ.

Что проверить до подачи документов: чек-лист

1. Цель въезда в миграционной карте. Если в карте указана не работа, а частная или гостевая цель, патент не выдадут, и менять карту постфактум нельзя.
2. Сроки с даты въезда. Медосвидетельствование, дактилоскопия и подача заявления укладываются в 30 календарных дней. Пропуск срока ломает всю цепочку.
3. Написание имени. ФИО в паспорте, нотариальном переводе, миграционной карте и заявлении должны совпадать посимвольно, включая транслитерацию.
4. Реестр контролируемых лиц. Кандидата проверяют по базе МВД до оформления, а не после.
5. Допустимая доля иностранных работников по вашему ОКВЭД. Если лимит уже выбран, разрешение на работу не спасёт: привлечение будет незаконным.
6. Профессия в заявлении. Она должна совпадать с должностью в штатном расписании и в проекте трудового договора.

Реестр контролируемых лиц — это реестр иностранных граждан и лиц без гражданства, которые находятся в России без законных оснований; ведёт его МВД. Проверка по реестру контролируемых лиц на сайте МВД занимает минуту: нужны ФИО, дата рождения, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность. Сведения в реестре обновляются каждые 4 часа, поэтому МВД рекомендует проверять иностранных работников не только при приёме, но и регулярно в период работы: основания пребывания могут измениться в любой момент.

Документы и разрешения со стороны работодателя

По визовой ветке работодатель начинает раньше сотрудника. Сначала подаётся заявка на квоту, затем оформляется разрешение на привлечение и использование иностранных работников: госпошлина с 26 июля 2026 года составляет 15 000 рублей за каждого привлекаемого работника вместо прежних 12 000 рублей. После этого оформляется приглашение на въезд, и только затем иностранец подаёт заявление о разрешении на работу. Каждый этап привязан к конкретной профессии и конкретному субъекту РФ, поэтому менять регион или должность по ходу процедуры дороже, чем спланировать их заранее.

Проект трудового договора нужен раньше, чем кажется. По патентной ветке копия трудового или гражданско-правового договора направляется в МВД в течение 2 месяцев со дня выдачи патента: если этого не сделать, патент аннулируется, и работник теряет право на труд, а работодатель — легального сотрудника. Поэтому договор готовится не после выхода человека на работу, а параллельно с оформлением разрешительных документов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Подготовьте трудовой договор для комплекта в МВД

В договор с иностранным работником добавляются реквизиты разрешения на работу или патента, реквизиты полиса ДМС и условие об оказании медицинской помощи в течение срока действия договора. Оклад проверяется по региональному минимальному размеру оплаты труда: федеральный МРОТ на 2026 год — 27 093 рубля, в Москве — 32 916 рублей, и региональное значение не может быть ниже федерального.

Как собрать документы на разрешение на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите миграционный статус кандидата и ветку процедуры: виза, безвизовый режим, ЕАЭС, РВП или ВНЖ. От этого зависит весь дальнейший комплект.
2. Шаг 2. Проверьте допустимую долю иностранных работников по своему виду деятельности и остаток по штатному расписанию. По визовой ветке одновременно подайте заявку на квоту.
3. Шаг 3. Оформите разрешение на привлечение и использование иностранных работников и приглашение на въезд, оплатив госпошлину 15 000 рублей за каждого работника.
4. Шаг 4. Проконтролируйте, чтобы работник прошёл медицинское освидетельствование, дактилоскопию и фотографирование в течение 30 календарных дней со дня въезда и оформил полис ДМС.
5. Шаг 5. Проверьте кандидата по реестру контролируемых лиц и сверьте написание ФИО во всех документах: паспорт, нотариальный перевод, миграционная карта, заявление.
6. Шаг 6. Подайте заявление о выдаче разрешения на работу с фотографией 30х40 мм, документом об образовании и квитанцией на 5 000 рублей. Срок рассмотрения — 15 рабочих дней, для ВКС — 14 рабочих дней.
7. Шаг 7. Заключите трудовой договор с реквизитами разрешения и полиса, подайте уведомление в МВД в течение 3 рабочих дней и поставьте работника на миграционный учёт в течение 7 рабочих дней с даты прибытия.

В практике Добыто согласие работника на электронное взаимодействие — место, где спотыкаются чаще всего: без него электронные кадровые документы по этому работнику не действуют, и для иностранного сотрудника ситуация та же.

Должность в разрешении на работу: почему её фиксируют и когда документ переоформляют

Разрешение на работу и патент выдаются под конкретную профессию и конкретный субъект РФ. Перевод сотрудника на другую должность, даже внутри одного подразделения, не оформляется одним дополнительным соглашением: разрешительный документ перестаёт соответствовать фактической работе, и привлечение становится незаконным по статье 18.15 КоАП. То же касается переезда: разрешение на работу действует в том регионе, где оно выдано.

С 1 января 2026 года наименования должностей проверяются по новому классификатору. Приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст введён ОК 016-2025 взамен ОК 016-94, который применялся с 1994 года. Классификатор связан с ОКЗ, а код трудовой функции из ОКЗ используется в ЕФС-1, поэтому расхождение названия должности в штатном расписании, трудовом договоре и разрешительном документе видно и в отчётности.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Название должности в вакансии и название в штатном расписании у многих живут отдельной жизнью, и обычно это никого не беспокоит. С иностранным сотрудником так не получится: профессия попадает в разрешение на работу, и любое расхождение с фактической работой читается как привлечение без разрешения. Перед подачей документов сверьте должность в штатке, в проекте договора и в заявлении, а после перехода на ОК 016-2025 ещё и код по классификатору.»

Образцы кадровых документов для оформления иностранного сотрудника

Комплект для приёма: начните с трудового договора, в который вносятся реквизиты разрешения на работу и полиса ДМС.

Миграционный учёт и уведомления МВД: сроки в рабочих и календарных днях

Разрешение на работу закрывает только право на труд. Дальше начинается блок уведомлений, где ошибка стоит дороже, чем сама разрешительная процедура. Уведомление о заключении и о прекращении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем подаётся в территориальный орган МВД по месту фактической работы человека, а не по юридическому адресу компании, и срок составляет 3 рабочих дня. Приказом МВД России от 12.05.2026 № 290 формы уведомлений обновлены: до 31 августа 2026 года применялись прежние бланки, с 1 сентября 2026 года действуют новые, в которых появилось поле о сроке действия договора.

Уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания подаётся в течение 7 рабочих дней. В Москве и Московской области действует эксперимент по Федеральному закону от 23.05.2025 № 121-ФЗ и приказам МВД от 11.08.2025 № 562 и № 563: с 1 сентября 2025 года по 1 сентября 2029 года регистрация иностранца в мобильном приложении «Амина» заменяет уведомление о прибытии. Приложение сверяет заявленный адрес пребывания с фактическим местонахождением человека. При переезде за пределы территории эксперимента миграционный учёт оформляется в обычном порядке по новому месту пребывания.

Два срока в этой таблице считаются в календарных днях, остальные — в рабочих, и на этом расхождении строится значительная часть просрочек. Договор, подписанный в пятницу, даёт крайний срок уведомления в среду при пятидневной рабочей неделе. Поставьте в календаре контрольные точки по каждой строке и держите подтверждение отправки: расписку о приёме, почтовый идентификатор или электронную квитанцию.

Внимание: с 1 марта 2026 года работодатель вправе увольнять иностранных граждан и лиц без гражданства для приведения их численности в соответствие с ограничениями, установленными не только федеральными актами, но и региональными нормативными правовыми актами. Это статья 327.6 ТК РФ в редакции Федерального закона от 17.11.2025 № 419-ФЗ, договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в акте субъекта РФ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Допустимые доли иностранной рабочей силы по отраслям Правительство устанавливает ежегодно, и лишних работников увольняют до начала соответствующего календарного года, а не по факту проверки. С марта 2026 года к федеральным ограничениям добавились региональные: если субъект РФ ввёл свой лимит, основание для увольнения по статье 327.6 ТК РФ появляется и там. Сверяйте свой ОКВЭД с постановлением о допустимой доле каждый декабрь, до подачи документов на новых работников.»

Когда разрешение на работу оформлять не нужно

Процедура не универсальна, и часть компаний тратит месяцы на квоту там, где она не требуется. Разрешение на работу не оформляется гражданам государств ЕАЭС, иностранцам с разрешением на временное проживание или видом на жительство, а безвизовым иностранцам из третьих стран нужен патент, а не разрешение. Если кандидат подходит под любую из этих категорий, заявка на квоту и разрешение на привлечение не нужны вовсе.

Есть и обратная граница: ситуации, когда привлечь иностранца нельзя независимо от собранных документов. Постановлением Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995 на 2026 год установлена допустимая доля иностранных работников по отдельным видам экономической деятельности. В строительстве она снижена с 80 до 50 процентов, в выращивании овощей и в лесоводстве и лесозаготовках — с 50 до 40 процентов. В розничной торговле алкогольной продукцией и табачными изделиями привлечение иностранных работников запрещено полностью. Ограничения не распространяются на иностранцев с РВП и ВНЖ, граждан ЕАЭС, высококвалифицированных специалистов и членов их семей.

Практический вывод: считайте долю до начала процедуры, а не после выхода человека на работу. Если лимит выбран, разрешение на работу законность привлечения не восстановит, а расходы на пошлины уже не вернутся.

Цена ошибки: штрафы, аннулирование и невозвратная госпошлина

Незаконное привлечение иностранца к трудовой деятельности по части 1 статьи 18.15 КоАП обходится юридическому лицу в 250 000 — 800 000 рублей либо административным приостановлением деятельности на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях по той же статье действует повышенная санкция: от 400 000 до 1 000 000 рублей. Штраф считается за каждого работника, поэтому цена системной ошибки в оформлении масштабируется вместе со штатом.

Неуведомление МВД о заключении или прекращении договора либо нарушение порядка и формы уведомления в срок 3 рабочих дня наказывается отдельно: граждане платят 2 000 — 5 000 рублей, должностные лица 35 000 — 50 000 рублей, юридические лица 400 000 — 800 000 рублей либо получают приостановление деятельности на 14 — 90 суток. Нарушение допустимой доли иностранных работников квалифицируется по статье 18.17 КоАП.

К штрафам добавляются невозвратные расходы. Госпошлина 5 000 рублей за разрешение на работу при отказе не возвращается, как и 15 000 рублей за разрешение на привлечение. Патент аннулируется, если копия трудового или гражданско-правового договора не поступила в МВД в течение 2 месяцев со дня выдачи: после этого работника придётся выводить из штата, а процедуру начинать заново с новым платежом по НДФЛ. В Москве фиксированный авансовый платёж по патенту в 2026 году составляет 10 000 рублей в месяц (1 200 рублей, умноженные на коэффициент-дефлятор 2,842 и региональный коэффициент 2,9323), в Санкт-Петербурге и Ленинградской области — 8 000 рублей в месяц.

Кадровый комплект иностранного сотрудника в электронном виде

Уведомления в МВД и разрешительные документы электронный кадровый документооборот не заменяет: это отдельные процедуры с собственными формами и адресатами. Что КЭДО действительно снимает — объём внутренних документов по каждому иностранному сотруднику: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, листы ознакомления с ЛНА, согласия, уведомления. Для сотрудника, который живёт в другом городе или только въехал, разница измеряется не удобством, а количеством очных визитов в офис.

Работает это при двух условиях. КЭДО введён по правилам статей 22.1 — 22.3 ТК РФ, и от каждого работника получено письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ. Без согласия конкретного человека электронные документы и электронная подпись во взаимодействии с ним не применяются, и при проверке или споре ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным. В практике Добыто это первое, что приходится объяснять на внедрении: полностью убрать бумагу из увольнения не получится, приказ и акт об ознакомлении остаются бумажными.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спор по электронному кадровому документу всегда разбирается в одном порядке: сначала доказывается право компании вообще вести документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если рассыпается первое, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому журнал действий по документу мы смотрим до начала спора, а не после: такую сверку мы проводим перед проверками и при увольнениях, где ожидаем конфликт.»

Система должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника: тогда при споре подтверждаются факты отправки, доставки и работы с документом конкретного пользователя. В сервисе Добыто шаблоны кадровых документов и электронный архив входят в тариф, поэтому комплект по каждому сотруднику собирается и хранится в одном месте вместе с историей подписания.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Согласие работника на КЭДО и ознакомление с локальным актом о КЭДО — два документа, которые запрашивают в первую очередь и при проверке, и в суде. С иностранным сотрудником к ним добавляется третий слой: реквизиты разрешения на работу или патента и полиса ДМС в трудовом договоре. Соберите эти документы до выхода человека на работу, а не в первую неделю: переподписать комплект задним числом в электронном виде не получится, журнал покажет реальные даты.»

Стоимость перевода кадровых документов иностранных сотрудников в электронный вид: тарифы 2026

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и наличия интеграции с 1С. Данные ниже приведены по действующей тарифной сетке ДОБЫТО КЭДО.

УКЭП в тариф не входит и оформляется через партнёров-удостоверяющих центров, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: действующие условия и состав каждого тарифа приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, что удобно для компаний с сезонным привлечением иностранных работников.

Выводы

Состав документов определяется миграционным статусом сотрудника, а не вакансией: визовому иностранцу оформляется разрешение на работу вместе с квотой, разрешением на привлечение и приглашением на въезд, безвизовому — патент, гражданину ЕАЭС и обладателю РВП или ВНЖ не нужно ни того, ни другого. Три процедуры работник проходит сам и в жёсткие 30 календарных дней с даты въезда: медосвидетельствование, дактилоскопию и фотографирование. Основные потери возникают не на разрешении, а на уведомлениях: 3 рабочих дня на сообщение в МВД о договоре, 7 рабочих дней на миграционный учёт, 2 месяца на копию договора по патенту. Профессия и регион фиксируются в разрешительном документе, поэтому перевод и переезд планируются заранее.

Разрешительную часть автоматизировать нельзя, а внутренний кадровый комплект — можно: именно этим занимается Добыто, переводя трудовые договоры, приказы, согласия и листы ознакомления в электронный вид по правилам статей 22.1 — 22.3 ТК РФ. Для компаний с сотрудниками в разных регионах и странах это снимает очные визиты в офис и сокращает срок оформления до подписания в личном кабинете, оставляя на бумаге только то, что закон на бумаге и требует.

Частые вопросы

Что делать, если иностранный сотрудник переезжает работать в другой субъект РФ?

Разрешение на работу и патент действуют в том субъекте РФ, где они выданы, и профессия в них тоже зафиксирована. При переводе в другой регион разрешительный документ на новом месте не работает: требуется оформление по новому субъекту. Отдельно меняется адресат уведомления о заключении и прекращении договора: оно подаётся в территориальный орган МВД по месту фактического осуществления работы, а не по юридическому адресу компании. Если регион входит в территорию эксперимента по 121-ФЗ, миграционный учёт по новому месту пребывания оформляется через приложение, а при выезде за пределы эксперимента — в обычном порядке.

Сколько действует медицинское заключение и что делать при его истечении?

Заключение по результатам медицинского освидетельствования действует 1 год с даты прохождения. В течение 30 дней с даты истечения иностранный гражданин обязан пройти освидетельствование повторно и представить результаты в органы внутренних дел. Срок отсчитывается от даты медицинских документов, а не от даты приёма на работу, поэтому контрольную точку по каждому сотруднику проще вести отдельным реестром: у работников, въехавших в разные месяцы, сроки не совпадают.

Нужно ли повторно проходить дактилоскопию при смене работодателя?

Нет. Обязательная государственная дактилоскопическая регистрация и фотографирование проводятся однократно, выданный документ бессрочный и действует во всех регионах России. От обязанности освобождены те, кто уже прошёл эти процедуры ранее, в том числе при получении разрешения на работу, разрешения на временное проживание или вида на жительство. Повторное прохождение требуется только по медицинскому освидетельствованию, у которого есть срок действия.

Сотрудник попал в реестр контролируемых лиц уже после приёма на работу. Что делать?

Сведения в реестре обновляются каждые 4 часа, и попадание в него означает, что законные основания пребывания в России утрачены. МВД рекомендует проверять иностранных работников по реестру не только при трудоустройстве, но и регулярно в период работы, потому что статус меняется без участия работодателя. Продолжение работы с человеком, попавшим в реестр, разбирается как незаконное привлечение к трудовой деятельности по статье 18.15 КоАП, поэтому проверку удобнее поставить на регулярный цикл и фиксировать её результат письменно.

Возвращается ли госпошлина, если МВД откажет в выдаче разрешения на работу?

Нет, госпошлина при отказе не возвращается. С 26 июля 2026 года за выдачу разрешения на работу уплачивается 5 000 рублей вместо прежних 4 200 рублей, за разрешение на привлечение и использование иностранных работников — 15 000 рублей за каждого работника вместо 12 000 рублей. Поэтому диагностика комплекта до подачи окупается: расхождение в написании ФИО или несовпадение профессии с должностью в штатном расписании превращается в потерю платежа, а не в исправимое замечание.

Распространяется ли допустимая доля иностранных работников на сотрудников с ВНЖ и граждан ЕАЭС?

Нет. Ограничения по допустимой доле, установленные постановлением Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995 на 2026 год, не распространяются на иностранцев с разрешением на временное проживание и видом на жительство, граждан государств ЕАЭС, высококвалифицированных специалистов и членов их семей. При расчёте доли эти категории в знаменатель ограничения не попадают, но отчётность и уведомления по ним подаются на общих основаниях. В строительстве на 2026 год доля снижена с 80 до 50 процентов, в выращивании овощей и в лесоводстве и лесозаготовках — с 50 до 40 процентов, в розничной торговле алкоголем и табачными изделиями привлечение запрещено полностью.