Служебная записка на выдачу сотруднику электронной подписи — внутренний документ, которым руководитель подразделения просит уполномоченное лицо компании запустить выпуск сертификата на конкретного работника. Обязательной формы у неё нет: состав реквизитов организация закрепляет сама в положении об электронной подписи или в положении о КЭДО. Рабочий минимум — кому адресована, на кого выпускается подпись, какой вид подписи нужен (ПЭП, УНЭП или УКЭП), для каких документов и информационных систем, на какой носитель, с какой даты и на какой срок. Главное различие, которое определяет содержание записки: подпись нужна для внутреннего кадрового документооборота или для действий от имени организации вовне. Во втором случае к сертификату физического лица придётся оформлять машиночитаемую доверенность.
Ниже — состав реквизитов с готовыми формулировками, перечень данных о работнике, которые запросит удостоверяющий центр, и то, что дописывают в записку для сотрудника филиала. Покажем, как вести журнал учёта выданных сертификатов и как оформить перевыпуск, когда работник забыл пин-код или потерял токен. Сравнительная таблица видов подписи, сценарная таблица под типовые ситуации, образцы заявлений и реестра, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда служебная записка на электронную подпись обязательна, а когда её можно не писать
Требования оформлять именно служебную записку в законе нет. Порядок выдачи электронной подписи работникам компания устанавливает локальным нормативным актом, и служебная записка появляется там как документ-основание: она фиксирует, кто инициировал выпуск, для каких задач и с чьего согласования. Без такого документа выпуск сертификата держится на устной договорённости, а при проверке или при разборе спорного подписания восстановить цепочку решений нечем.
Практическая граница проходит по виду подписи. Простая и усиленная неквалифицированная подпись внутри системы КЭДО выдаётся работнику при подключении к сервису: основанием служат приказ о введении КЭДО и письменное согласие работника по статье 22.2 ТК РФ, отдельная записка тут избыточна. Квалифицированная подпись, а также любая подпись, которой сотрудник будет действовать от имени организации во внешних системах, стоит денег, требует носителя и полномочий — и именно эти выпуски проходят через служебную записку.
Факт: с 1 сентября 2023 года сертификаты с указанием организации на рядового сотрудника не выдаются. Работник получает квалифицированный сертификат как физическое лицо, а полномочия подтверждает машиночитаемой доверенностью от руководителя.
Что проверить до того, как писать записку
Заявки в удостоверяющий центр возвращаются в основном из-за того, что данные не сверили заранее. До подготовки записки проверьте пять пунктов:
- Основание. Есть ли в компании положение об электронной подписи или раздел о выдаче ЭП в положении о КЭДО, и кто по нему согласует выпуск.
- Роль работника. Подписывает он только свои кадровые документы или действует от имени организации перед третьими лицами и госорганами.
- Данные. Совпадают ли ФИО, СНИЛС и ИНН в личной карточке, паспорте и в кадровой системе. Расхождение в одном символе даёт отказ на этапе идентификации.
- Носитель и рабочее место. Есть ли свободный сертифицированный носитель, установлено ли средство криптографической защиты и оплачена ли лицензия на него.
- Полномочия. Формулировки, которые попадут в машиночитаемую доверенность, и срок, на который они выдаются.
Когда служебная записка не нужна
Записка не пишется, если работник подключается к КЭДО в общем порядке и подписывает только собственные кадровые документы простой или неквалифицированной подписью: заявления на отпуск, ознакомление с ЛНА, расчётные листки. Не нужна она и генеральному директору — его квалифицированный сертификат выпускает удостоверяющий центр ФНС на основании личного обращения руководителя, без внутренних заявок. Не требуется записка и при продлении сертификата в срок, если в положении об электронной подписи прописано плановое перевыпускное окно и назначен ответственный за него.
ПЭП, УНЭП или УКЭП: какой вид подписи указывать в записке
Вид подписи — самое дорогое поле записки: от него зависят стоимость, срок и то, какие документы работник вообще сможет подписать. Виды подписи разделены статьями 5, 6 и 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», и синонимами они не являются.
| Вид подписи | Где выпускается | Что подписывает работник | Нужна ли служебная записка |
|---|---|---|---|
| ПЭП | В системе КЭДО работодателя, входит в тариф | Ознакомление с ЛНА, заявления, расчётные листки | Нет, достаточно приказа о КЭДО и согласия работника |
| УНЭП | В системе КЭДО работодателя, входит в тариф | Кадровые документы, для которых ТК РФ не требует УКЭП | Нет при массовом подключении, да при выдаче вне общего порядка |
| УКЭП физического лица | Аккредитованный удостоверяющий центр | Документы от имени организации вовне, отчётность, торги | Да, плюс данные для машиночитаемой доверенности |
| УКЭП руководителя | Удостоверяющий центр ФНС, бесплатно | Любые документы организации, выдаёт МЧД сотрудникам | Нет, руководитель обращается лично |
Из таблицы следует практический вывод для записки: если работник остаётся внутри кадрового контура, поле «вид подписи» закрывается словами «УНЭП в системе КЭДО работодателя» и никаких затрат не порождает. Как только в задаче появляется внешний адресат, запись меняется на «УКЭП на физическое лицо» и тянет за собой второй документ — доверенность.
В тарифах Добыто КЭДО подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются без отдельной оплаты, а квалифицированную подпись компания получает через партнёров-удостоверяющих центров. На состав записки это влияет напрямую: для первых двух видов достаточно распоряжения о подключении работника к сервису, для третьего собирается полный комплект персональных данных.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Записку чаще всего переписывают из-за одной строки: инициатор указывает «электронная подпись» без вида. Уполномоченный сотрудник не может понять, речь о бесплатной УНЭП внутри сервиса или о платной квалифицированной подписи с носителем, и заявка возвращается. Пишите вид подписи и перечень систем, в которых она будет применяться, — двух этих строк достаточно, чтобы заявку приняли с первого раза.»
Реквизиты служебной записки: что писать в шапке, тексте и приложении
Служебная записка составляется в свободной форме, но набор реквизитов диктуют не правила делопроизводства, а тот, кто будет по ней работать: удостоверяющий центр или администратор системы КЭДО. Им нужны идентификационные данные работника, назначение подписи и срок. Всё остальное — обрамление.
Шапка. Кому адресована записка (должность, подразделение, ФИО — обычно это заместитель директора по безопасности, ИТ-директор или руководитель кадровой службы), от кого (должность, подразделение, ФИО инициатора), вид документа, дата и регистрационный номер.
Основная часть. Просьба выпустить сертификат с указанием: ФИО работника полностью, должность и подразделение, СНИЛС, ИНН, серия и номер паспорта, дата рождения, корпоративная электронная почта и мобильный телефон для подтверждения. Отдельными строками — вид подписи, перечень информационных систем и типов документов, требуемый носитель ключа, дата, с которой подпись нужна, и срок действия сертификата.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Заключительная часть. Основание (пункт положения об электронной подписи или о КЭДО), приложения, подпись инициатора с расшифровкой, поле для визы согласующего. Если персональные данные работника передаются в удостоверяющий центр, к записке прикладывается согласие на их передачу третьему лицу по статье 88 ТК РФ и Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Лайфхак: добавьте в записку строку о формате файла подписи. Средства подписания позволяют сохранять отсоединённую подпись с расширением sig, p7s, sgn, sign или bin, и если принимающая сторона ждёт строго p7s, заранее согласованный формат снимает переписку после первой же отправки.
Как составить служебную записку на выдачу электронной подписи: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите задачу работника и вид подписи. Внутренний кадровый контур закрывается УНЭП, внешние документы и отчётность — только квалифицированной подписью физического лица.
- Шаг 2. Сверьте персональные данные по паспорту, СНИЛС и ИНН с личной карточкой. Данные в записке должны совпадать с теми, что уйдут в удостоверяющий центр.
- Шаг 3. Укажите перечень систем и типов документов. Формулировка «для работы в системе КЭДО и подписания кадровых документов» рабочая, «для служебных целей» — нет.
- Шаг 4. Впишите носитель и средство криптографической защиты с конкретной моделью и версией, если подпись квалифицированная.
- Шаг 5. Добавьте блок полномочий для машиночитаемой доверенности, если работник будет действовать от имени организации.
- Шаг 6. Приложите согласие работника на передачу персональных данных в удостоверяющий центр и зарегистрируйте записку в журнале внутренней корреспонденции.
- Шаг 7. После выпуска внесите сертификат в журнал учёта электронных подписей и получите от работника расписку в получении носителя.
Сверьте выпущенный сертификат до того, как передадите носитель работнику
Добыто · Проверка подписи
Что за файл пришёл с документом
Загрузите файл — определим по расширению и содержимому: присоединённая это подпись или откреплённая, чем открыть и куда идти дальше. Архивы раскрываем и смотрим, что внутри.
Файл остаётся на вашем устройстве — мы его не получаем и не хранимНет файла под рукой? Выберите расширение вручную:
Мы не храним ваши файлы и не имеем к ним доступа. Файл читается только в памяти вашего браузера, на сервер Добыто он не передаётся, копий не остаётся. Закройте страницу — и от файла не останется следов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: в сервисе Добыто КЭДО нового работника в организацию добавляет пользователь с правами администратора, он же назначает роль и подключает сотрудника к маршрутам подписания. Поэтому служебная записка у наших клиентов почти всегда содержит две строки, а не одну: вид подписи и роль в системе. Без второй строки подпись выпускается, а документы работнику не приходят, потому что он не включён ни в один маршрут.
Образцы документов для выпуска и учёта электронных подписей
Комплект собран под один процесс — от заявки на сертификат до его аннулирования; начните с заявления на выпуск, оно определяет состав данных в самой записке.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников (XLSX) | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность: образец и структура XML | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
Данные для МЧД: что добавить в записку, если подпись нужна для внешних документов
Машиночитаемая доверенность — это XML-файл, который читает не человек, а алгоритм принимающей системы. Алгоритм автоматически сверяет, есть ли у подписанта нужное полномочие. Поэтому в записке полномочия описываются не общими словами, а так, как они будут перенесены в файл.
Минимальный блок данных для МЧД в служебной записке: полное наименование доверителя и ФИО руководителя, подписывающего доверенность своей УКЭП; ФИО и должность представителя; перечень полномочий; срок действия доверенности; признак допустимости передоверия; система или ведомство, для которых доверенность оформляется. Полномочия берутся из классификатора, размещённого в Единой системе нормативной и справочной информации: каждое имеет код, дату и уникальный идентификационный номер, и именно код включается в файл.
Если нужного полномочия в классификаторе нет, компания вправе направить свой перечень в Минцифры. На рассмотрение отводится 10 дней, при положительном решении на присвоение кодов и включение в классификатор даётся ещё три рабочих дня. Пока наполнение классификатора продолжается, в переходном режиме полномочия допускается вписывать текстом. Проверить готовый XML и создать доверенность для налоговых действий можно в официальном сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме»: он же покажет, соответствует ли файл утверждённым форматам.
Форматов сейчас два, и в записке лучше указать нужный явно. Формат 003 рекомендован Минцифры и принимается повсеместно, формат 5.03 разработан ФНС для налоговой отчётности и принимается в её распределённом реестре наряду с 003. Единой обязательной формы МЧД нет, поэтому отдельные ведомства применяют собственные типы доверенностей.
Внимание: передоверить машиночитаемую доверенность внутри компании нельзя простым письмом. Нужен нотариус, а с собой — паспорт нового уполномоченного лица и актуальная выписка из ЕГРЮЛ. Нотариус подписывает новую доверенность своей УКЭП и выгружает её в информационную систему.
Подпись для работника филиала
Филиал не является юридическим лицом, поэтому отдельного сертификата «на филиал» не существует. Работник обособленного подразделения получает такую же УКЭП на физическое лицо, а различие уходит в доверенность. Возможны два маршрута: доверенность выдаёт руководитель головной организации напрямую сотруднику филиала либо руководитель филиала, действующий по своей доверенности, оформляет передоверие через нотариуса. Второй маршрут длиннее и упирается в техническую оснащённость нотариуса: нужны определённые технические средства, часто планшет и стилус, и в небольших городах это ощутимая задержка.
В служебной записке на работника филиала добавляются три строки: наименование и адрес обособленного подразделения, кто выступает доверителем (головная организация или руководитель филиала) и требуется ли передоверие. Без них заявка уходит на уточнение и теряет минимум сутки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка, которая чаще всего стоит компании времени, — выпустить сотруднику квалифицированную подпись и на этом успокоиться. Сертификат физического лица сам по себе не даёт права подписывать документы за организацию: полномочие живёт в машиночитаемой доверенности. Проверяйте связку из двух документов до того, как работник отправит первый документ контрагенту, а не после того, как его вернут.»
Носитель ключа и лицензия СКЗИ: строки, о которых забывают чаще всего
Заявка на квалифицированную подпись без указания носителя обрабатывается дольше, потому что уполномоченный сотрудник вынужден выяснять, в каком режиме генерировать ключ. Ключи делятся на извлекаемые и неизвлекаемые. Извлекаемый ключ на время операции подписания попадает в оперативную память компьютера, и токен здесь работает как защищённое пин-кодом хранилище. Неизвлекаемый ключ генерируется криптоядром внутри самого носителя и не покидает его память, скопировать такой ключ невозможно.
Отсюда следует практическое требование к записке: писать не «токен», а конкретную модель. Рутокен Лайт — пассивный носитель, он умеет хранить только извлекаемые ключи, потому что криптоядра внутри нет. Рутокен ЭЦП 3.0 — активный носитель, он генерирует неизвлекаемые ключи и при необходимости работает в режиме обратной совместимости как пассивный. К этой же категории защищённых носителей относятся JaCarta и ESMART Token ГОСТ. Если носитель используется только как хранилище, достаточно сертификации ФСТЭК; если ключ генерируется внутри устройства и подпись должна считаться квалифицированной, у носителя должна быть сертификация ФСБ.
Полезно знать: на носителе со 128 КБ защищённой памяти помещается до 31 контейнера в формате CSP. Реальное число меньше: один контейнер с объёмными расширениями сертификата занимает порядка 12 КБ, и тогда на токен войдёт около 10 ключей.
Вторая забытая строка — лицензия на средство криптографической защиты. Встроенная криптография токена не заменяет установленную на компьютере программу: если информационная система требует КриптоПро CSP, продукт нужно поставить на рабочее место и ввести лицензию. В рамках проекта удостоверяющего центра ФНС лицензия вшивается внутрь сертификата и действует ровно столько, сколько действует сам сертификат электронной подписи. Отдельно отслеживайте версию: начиная со сборки 5.0 R2 лицензии от версии 4.0 не подходят, нужна лицензия именно на 5.0.
Ещё одно ограничение закрывает частый запрос «сделайте дубль подписи для заместителя». Удостоверяющий центр ФНС по своему регламенту выдаёт только неэкспортируемый контейнер, скопировать такой ключ на второй носитель нельзя. Если подписывать документы должны двое, в записке указываются два человека и два отдельных сертификата.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы просим инициатора указывать в записке не только модель носителя, но и рабочее место, где подпись будет использоваться. Токен — вещь мобильная, и если сотрудник подписывает с двух компьютеров с разными версиями криптопровайдера, режим генерации ключа выбирается заранее. После выпуска это не переделать: ключ придётся перевыпускать.»
Сценарии: что меняется в записке под конкретную ситуацию
Универсального шаблона записки не бывает: критичные поля разные для массового подключения к КЭДО и для выпуска подписи бухгалтеру, который сдаёт отчётность.
| Ситуация | Что критично указать | Что вторично |
|---|---|---|
| Новый сотрудник подключается к КЭДО | Дата выхода, роль в системе, маршруты подписания | Носитель, лицензия СКЗИ |
| Бухгалтер сдаёт отчётность | УКЭП физлица, полномочия и формат МЧД, срок доверенности | Типы кадровых документов |
| Работник филиала подписывает договоры | Кто доверитель, нужно ли передоверие, наименование подразделения | Модель носителя |
| Дистанционный работник | Способ идентификации без личной явки, корпоративная почта и телефон | Рабочее место и версия криптопровайдера |
| Работник увольняется | Дата аннулирования сертификата и отзыва МЧД, возврат носителя | Вид подписи |
| Срочный выпуск подписи | Обоснование срочности, готовность данных и согласия на передачу ПД | Перечень систем на перспективу |
Строка про увольнение в таблице не формальность: аннулирование сертификата и отзыв доверенности — разные действия, и выполняются они по разным заявкам. Пока МЧД не отозвана, у бывшего работника формально сохраняется полномочие подписывать документы от имени компании.
Журнал учёта электронных подписей: что фиксировать после выдачи
Служебная записка запускает выпуск, но контроль держится на журнале. Ведут его в таблице или в кадровой системе, и минимальный набор полей такой: ФИО и должность владельца, вид подписи, серийный номер сертификата, издатель, даты начала и окончания действия, тип и инвентарный номер носителя, реквизиты служебной записки-основания, дата и подпись работника о получении, отметка об аннулировании.
Серийный номер копируется из свойств сертификата, а не переписывается на слух: это шестнадцатеричное значение, и одна перепутанная пара символов делает запись бесполезной при разборе спорного подписания. Даты окончания действия удобно вывести в отдельный столбец с сортировкой — тогда перевыпуск планируется за месяц, а не в день, когда работник не смог подписать документ.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Журнал учёта подписей — первое, что мы просим у клиента при аудите кадрового документооборота, и первое, чего обычно нет. Заведите таблицу в тот же день, когда выпускаете первый сертификат: восстанавливать историю выдачи задним числом по переписке и служебкам приходится несколько рабочих дней кадровика, а иногда не удаётся вовсе.»
Важный нюанс из практики: в проектах внедрения мы синхронизируем журнал сертификатов со штатным расписанием и датами увольнения. Пропущенное аннулирование обнаруживается не в момент увольнения, а через несколько месяцев, когда бывший сотрудник появляется в списке подписантов очередного документа.
Сотрудник забыл пин-код или потерял токен: как оформить перевыпуск
Забытый пин-код и утраченный носитель — разные ситуации с разной ценой. Пин-код администратора у сертифицированных носителей позволяет разблокировать пользовательский, и тогда достаточно внутренней заявки без обращения в удостоверяющий центр. Если исчерпаны попытки и по пользовательскому, и по административному пин-коду, носитель форматируется, а ключ уничтожается вместе с содержимым: восстановить его нельзя, потому что неизвлекаемый ключ существует только внутри устройства.
Утрата носителя — основание сначала для аннулирования, и только потом для перевыпуска. Порядок такой: служебная записка об утрате с датой и обстоятельствами, заявление на аннулирование сертификата в удостоверяющий центр, отзыв машиночитаемой доверенности, если она выдавалась, и затем новая записка на выпуск. Пропуск шага с отзывом доверенности оставляет действующее полномочие у сертификата, который физически находится неизвестно где.
Во что обходится ошибка
Цена неправильно оформленной выдачи считается не стоимостью сертификата. Кадровый документ, подписанный подписью, вид которой не соответствует требованиям статей 22.2 и 22.3 ТК РФ, инспектор не признаёт надлежаще оформленным: это административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ со штрафом до 50 000 рублей на юридическое лицо. Отдельно считается простой: пока идёт повторный выпуск квалифицированной подписи, работник не подписывает документы, а процессы, завязанные на его визу, стоят. Третья статья расходов — разбор спорного подписания без журнала учёта, когда доказывать, кому и когда выдавался сертификат, приходится по разрозненной переписке.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей для сотрудников
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и того, какие виды подписи нужны компании. Подписи ПЭП и УНЭП для работников входят в тариф и выпускаются бесплатно, отдельной строки расходов по ним нет.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 руб. за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 руб. в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по мере подключения |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту УЦ |
| Установка и настройка модуля для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API считаются отдельно. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Поэтому начинать с пилотной группы и расширяться на всю компанию финансово безопасно.
Выводы
Служебная записка на электронную подпись работает как основание и как техническое задание одновременно. Она отвечает на четыре вопроса: кому выпускается сертификат, какого вида, для каких систем и на каком носителе. Если работник действует от имени организации, добавляется блок полномочий для машиночитаемой доверенности, а для сотрудника филиала — указание доверителя и необходимости передоверия. После выпуска запись переносится в журнал учёта, а при увольнении или утрате носителя сертификат аннулируется, доверенность отзывается отдельным действием.
В Добыто мы выстраиваем этот порядок вместе с внедрением КЭДО: роли и маршруты подписания настраиваются одновременно с выдачей подписей, поэтому служебная записка сразу закрывает и выпуск сертификата, и подключение работника к документообороту. Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, а сопровождение перехода мы ведём начиная с пилотной группы.
Частые вопросы
Нужна ли служебная записка, если подпись выпускается на самого кадровика
Да, порядок общий: инициатор и получатель могут совпадать, но согласующим должен быть другой сотрудник, уполномоченный локальным нормативным актом. Иначе выпуск сертификата подтверждён одной подписью, и при разборе спорной ситуации внутренний контроль формально отсутствует. В шапке в этом случае указывается руководитель, которому подчинён инициатор.
Можно ли одной служебной запиской запросить подписи сразу на нескольких сотрудников
Можно, если вид подписи, назначение и тип носителя у всех совпадают. К записке прикладывается таблица со списком: ФИО, должность, подразделение, СНИЛС, ИНН, дата рождения, корпоративная почта и телефон. Если кому-то нужна УКЭП с машиночитаемой доверенностью, а остальным УНЭП внутри КЭДО, записки разделяются: у них разные согласующие и разные сроки исполнения.
Как оформить срочный выпуск подписи
Отдельной ускоренной процедуры в законе нет, скорость определяется регламентом удостоверяющего центра и готовностью данных. Реально влияет на срок только полнота записки: сверенные СНИЛС и ИНН, приложенное согласие на передачу персональных данных, указанные вид подписи и носитель. Строку «прошу рассмотреть в первоочередном порядке» имеет смысл писать только с конкретным обоснованием: дата сдачи отчётности, срок подписания договора.
Что писать в записке, если работник переходит из одного подразделения в другое
Сертификат физического лица менять не нужно, он не привязан к должности. Меняются полномочия: старая машиночитаемая доверенность отзывается, новая выдаётся под новый перечень полномочий. В записке указываются прежняя и новая должности, дата перевода, реквизиты отзываемой доверенности и полномочия, которые нужны на новом месте.
Обязательно ли брать с работника расписку в получении носителя
Прямого требования нет, но расписка закрывает вопрос о моменте передачи ключа и о том, кто с этой даты отвечает за его сохранность и конфиденциальность пин-кода. Практичнее оформить её отдельной строкой в журнале учёта с датой и подписью, чем отдельным документом: тогда сведения о сертификате и факт передачи хранятся в одном месте.
Как долго хранить служебную записку на выдачу подписи
Срок хранения определяется номенклатурой дел организации и связан со сроком хранения дела, в котором лежит подписанный документ. Практический ориентир — хранить записку весь срок действия сертификата и не менее срока хранения документов, подписанных этим сертификатом. Если записка ведётся в электронном виде, она хранится вместе с журналом учёта подписей и выгружается по запросу проверяющих.
