Документы при устройстве на работу новый сотрудник подписывает тремя блоками: трудовой договор с приложениями, согласие на обработку персональных данных и подтверждение того, что он ознакомлен с локальными нормативными актами до подписания договора. Приказ о приёме с 22 ноября 2021 года необязателен: приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему усмотрению. Комплект различается по одному признаку: у сотрудника без трудового стажа бумажная трудовая книжка не заводится вовсе и работодатель ведёт только электронные сведения о трудовой деятельности, а работник со стажем дополнительно подписывает заявление о выборе формы трудовой книжки по статье 66.1 ТК РФ. Отдельная группа документов появляется при КЭДО: уведомление о переходе и согласие работника.
Разберём назначение каждого документа, покажем, какой вид подписи закон допускает для трудового договора, а какой для этого не годится, и что делать с четырьмя документами, которые остаются на бумаге при любом уровне цифровизации. Отдельно — что подготовить до первого рабочего дня, чтобы сотрудник подписал весь комплект за один сеанс, а не приходил в отдел кадров три раза. Сценарная таблица по категориям работников, чек-лист подготовки, образцы кадровых документов и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Какие документы подписывает новый сотрудник: полный перечень
Комплект при приёме собирается из четырёх источников: Трудовой кодекс, 152-ФЗ о персональных данных, локальные нормативные акты работодателя и правила КЭДО из статей 22.1-22.3 ТК РФ. Часть документов подписывает только работник, часть — обе стороны, а по части он ставит подпись об ознакомлении, что юридически не то же самое, что подписание.
Разница между ознакомлением и подписанием проявляется при споре. Подписание означает согласие с условиями и создаёт обязательство: так подписывают трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, согласие на обработку данных. Ознакомление фиксирует только факт, что работник прочитал документ, который действует независимо от его желания: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, должностную инструкцию. В КЭДО это разные действия и разные отметки в системе.
| Документ | Основание | Действие работника | Электронная форма |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор | Статьи 56, 57, 67 ТК РФ | Подписывает, получает свой экземпляр | Допускается |
| Согласие на обработку персональных данных | 152-ФЗ, глава 14 ТК РФ | Подписывает | Допускается |
| ПВТР, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных, должностная инструкция | Статья 68 ТК РФ | Знакомится под подпись до подписания договора | Допускается |
| Заявление о выборе формы трудовой книжки | Статья 66.1 ТК РФ | Подписывает, если имеет стаж до 2021 года | Допускается |
| Уведомление о переходе на КЭДО и согласие работника | Статья 22.2 ТК РФ | Знакомится и даёт согласие или отказ | Допускается |
| Договор о полной материальной ответственности | Статьи 243, 244 ТК РФ | Подписывает, если должность в перечне | Допускается |
| Приказ о приёме на работу (форма Т-1) | Статья 68 ТК РФ, право работодателя | Знакомится, если приказ издан | Допускается |
| Подтверждение инструктажа по охране труда | Статья 22.3 ТК РФ, исключение | Расписывается в журнале | Только бумага |
Восемь позиций — это базовый набор для офисного сотрудника без специальных условий. Соглашение о неразглашении, условие о дистанционной работе, обязательство о конфиденциальности и медицинское заключение добавляются по обстоятельствам должности, а не по умолчанию.
Полезно знать: работники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имеющие трудового стажа, переводятся на кадровый электронный документооборот без получения их согласия — достаточно уведомления. Согласие обязательно только от тех, кто был принят раньше, и отказ работника от КЭДО не является основанием для увольнения или иных санкций.
Зачем нужен каждый документ и во что обходится его отсутствие
Трудовой договор фиксирует обязательные условия из статьи 57 ТК РФ: место работы, трудовую функцию, дату начала, условия оплаты, режим времени, характер работы, условие об обязательном социальном страховании. Если условие не записано, оно не действует, а спор о нём решается не в пользу работодателя: отсутствие в договоре условия об испытании означает, что испытания не было, и уволить по статье 71 ТК РФ уже нельзя.
Согласие на обработку персональных данных даёт работодателю право собирать и хранить паспортные данные, СНИЛС, сведения о здоровье и семейном положении. Без письменного согласия обработка неправомерна, а полномочия Роскомнадзора по проверке этого блока не связаны с трудовой инспекцией: это отдельный контролирующий орган и отдельная ответственность.
Подпись об ознакомлении с локальными нормативными актами закрывает дисциплинарную часть. Работник, который не ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, формально не обязан их соблюдать: взыскание за опоздание при отсутствии его подписи под ПВТР снимается в суде. По статье 68 ТК РФ ознакомление проводится до подписания трудового договора, и последовательность здесь существенна: лист ознакомления, датированный днём позже договора, теряет доказательную силу. В сервисе Добыто такие документы отправляются отдельным типом с действием «Ознакомиться», а не «Подписать», и дата фиксируется системой в момент действия работника.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Собирать комплект при приёме удобнее по принципу зависимости: сначала то, без чего нельзя обрабатывать данные, затем ознакомление с ЛНА, и только после этого трудовой договор. Проверить себя просто: откройте лист ознакомления и договор рядом и сверьте даты. Если дата ознакомления позже даты договора, порядок статьи 68 ТК РФ нарушен, и переподписать задним числом это уже нельзя.»
Сколько стоит незакрытый комплект
Цена неоформленного документа считается не стоимостью бумаги. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей. Ненадлежащее оформление трудового договора или подмена его гражданско-правовым договором квалифицируются по части 4 той же статьи: на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей. Штраф считается по каждому работнику, поэтому системная ошибка в шаблоне при штате в 200 человек перестаёт быть мелочью на этапе первой же проверки.
Вторая часть цены — невозможность защититься. Работодатель, который не может показать подписанный договор о полной материальной ответственности, не взыщет с кладовщика недостачу сверх среднего месячного заработка. Без подписанного согласия на обработку данных вся история проверки кандидата превращается в неправомерную обработку персональных данных.
Какой электронной подписью подписывают документы при приёме
63-ФЗ различает три вида подписи, и для кадровых документов они не взаимозаменяемы. Простая электронная подпись подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом через логин, пароль и код. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическими средствами и позволяет обнаружить изменения документа после подписания. Усиленная квалифицированная подпись дополнительно подтверждается сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра и приравнивается к собственноручной без дополнительных соглашений.
Для трудового договора в электронном виде работодатель применяет усиленную квалифицированную подпись, работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную. Простая подпись для трудового договора не подходит: она допустима для документов, прямо перечисленных в статье 22.3 ТК РФ, и для внутреннего обмена по правилам, установленным локальным актом. Ошибка в выборе вида подписи не лечится переподписанием: документ, подписанный подписью более низкого уровня, чем требует закон, не приобретает силу задним числом, а сотрудник за это время успевает отработать месяц.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Схема, которая работает у большинства работодателей: со стороны кадровой службы — усиленная квалифицированная подпись, полученная в удостоверяющем центре, со стороны работника — усиленная неквалифицированная, которая выпускается прямо в сервисе. Пароль к ней работник задаёт сам, и выпуск занимает буквально пару действий, а не поездку в удостоверяющий центр. Перед раскаткой на всю компанию проверьте, какой вид подписи закреплён у вас в положении о КЭДО: если там написано ПЭП, а вы подписываете трудовые договоры, документ и локальный акт противоречат друг другу.»
Проверьте подпись на своём экземпляре трудового договора
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает владельца сертификата, издателя, срок действия и целостность файла. Если работодатель прислал документ и отдельный файл подписи с расширением sig или p7s, загружать нужно оба: откреплённая подпись хранится отдельно от документа и без пары не проверяется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Какие документы при приёме нельзя перевести в электронный вид
Статья 22.3 ТК РФ оставляет на бумаге закрытый перечень. Электронно нельзя оформить акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, и бумажную трудовую книжку. Всё остальное переводится в электронный вид без дублирования на бумаге.
Факт: перечень бумажных исключений закрытый и состоит из четырёх позиций: трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы допускается вести только в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе.
Для дня приёма это значит одно: даже полностью электронное оформление оставляет два бумажных действия. Работник со стажем, выбравший бумажную трудовую книжку, приносит её физически, а инструктаж по охране труда подписывается в бумажном журнале очно. Планировать выход дистанционного сотрудника без учёта этих двух позиций нельзя — разъяснения по применению трудового законодательства и порядок обращения по спорным ситуациям публикует Роструд, и его позиция по очной форме инструктажа последовательна.
Важный нюанс из практики: в компаниях, где часть коллектива работает удалённо, комплект приёма разделяют на две очереди. Первая уходит в КЭДО в день выхода, вторая накапливается до ближайшего очного визита сотрудника в офис или до выезда специалиста по охране труда. Такое разделение фиксируют в положении о КЭДО, чтобы очерёдность не выглядела нарушением сроков оформления.
Порядок подписания: что подписывается до выхода, а что в первый день
Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый подписывают обе стороны. Если работник фактически допущен к работе с ведома работодателя, договор оформляется не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допущения (статья 67 ТК РФ). Этот трёхдневный срок предельный, а не плановый: при проверке дата допуска восстанавливается по табелю и данным пропускной системы.
Маршрут согласования в сервисе Добыто задаётся до создания документа: кадровик выбирает готовую цепочку подписантов или собирает новую, участники получают уведомление с кнопкой «Согласовать» или «Подписать», а статус каждого шага виден в общей таблице документов. При приёме это закрывает типовую потерю времени, когда комплект сформирован, но неизвестно, у кого он лежит и сколько уже стоит.
Как оформить подписание документов при приёме: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли у работника трудовой стаж до 2021 года. От этого зависит, нужно ли заявление о выборе формы трудовой книжки и придётся ли принимать бумажный бланк под расписку.
- Шаг 2. Возьмите подписанное согласие на обработку персональных данных до того, как заносите паспортные данные и СНИЛС в систему. Обработка без согласия неправомерна, а не просто некорректна.
- Шаг 3. Ознакомьте работника с ПВТР, положением об оплате труда, положением о защите персональных данных и должностной инструкцией. Дата ознакомления должна быть раньше даты трудового договора или совпадать с ней.
- Шаг 4. Направьте уведомление о ведении КЭДО и получите согласие, если работник уже имеет стаж или был принят до 2022 года. Для сотрудника без стажа достаточно уведомления.
- Шаг 5. Подпишите трудовой договор: работодатель — усиленной квалифицированной подписью, работник — квалифицированной или неквалифицированной. Экземпляр работника передайте в том же виде, в котором договор подписан.
- Шаг 6. Добавьте документы по обстоятельствам должности: договор о полной материальной ответственности, соглашение о неразглашении, условие о дистанционной работе.
- Шаг 7. Закройте бумажную часть: инструктаж по охране труда в журнале и приём бумажной трудовой книжки, если работник выбрал эту форму.
После седьмого шага подайте сведения о приёме по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения трудового договора или издания приказа. Это единственный срок в комплекте приёма, который считается в рабочих днях и не допускает переноса на неделю.
Образцы кадровых документов для оформления нового сотрудника
Комплект собран под первый рабочий день; начинать удобнее с трудового договора, остальные документы подстраиваются под его условия.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Что подготовить до выхода сотрудника
Комплект приёма собирается быстро только тогда, когда шаблоны, маршруты и подписи готовы заранее. Типы документов, шаблоны и маршруты настраиваются один раз и применяются ко всем последующим приёмам, а поля шаблона подтягиваются из карточки сотрудника.
Проверьте перед выходом нового человека:
- Утверждён ли приказ о введении КЭДО и положение о КЭДО как локальный нормативный акт, с перечнем документов и видом подписи для каждого.
- Заполнено ли штатное расписание и есть ли в нём должность с той же формулировкой, что и в трудовом договоре.
- Есть ли контактные данные работника: без электронной почты или номера телефона личный кабинет не создаётся и уведомление о подписании не уходит.
- Действует ли сертификат усиленной квалифицированной подписи у того, кто подписывает договор со стороны работодателя, и хватает ли срока его действия.
- Настроен ли маршрут подписания под структуру компании: кто согласует, кто подписывает, какой срок отведён на каждый этап.
- Готова ли бумажная часть: журнал инструктажа по охране труда и книга учёта движения трудовых книжек.
Внимание: при проверке инспектору нужно увидеть весь комплект по одному основанию сразу, а не переходы по разделам системы. Заранее настройте выгрузку пакета документов по конкретному сотруднику одним архивом: это снимает основную часть вопросов к электронной форме.
Кейс из практики: IT-компания на 250 сотрудников держала одновременно 50 открытых вакансий и рассылала кадровые документы удалённым сотрудникам курьерской службой, включая ежемесячные комплекты. После перевода первых типов документов в электронный вид подписание перестало зависеть от географии: сотрудник, экстренно уехавший в другую страну, выпустил подпись и подписал комплект в тот же день, а кадровой службе не понадобилось ничего, кроме обычной подготовки документа.
Комплект приёма по категориям работников
Универсального списка документов не существует: категория занятости меняет и состав комплекта, и допустимые способы подписания. Перенос требований с одной категории на другую — частая причина, по которой отдел кадров собирает лишние документы или недособирает нужные.
| Категория | Что критично | Что не требуется |
|---|---|---|
| Первая работа, стажа нет | Уведомление о КЭДО, согласие на обработку данных, ознакомление с ЛНА | Согласие на КЭДО, заявление о выборе формы трудовой книжки |
| Работник со стажем до 2021 года | Заявление о выборе формы трудовой книжки, согласие на КЭДО, приём бумажного бланка под расписку | Ничего из базового комплекта не убирается |
| Дистанционный работник | Условие о дистанционной работе в договоре, усиленная подпись обеих сторон, порядок обмена документами | Личная явка для подписания договора |
| Материально ответственная должность | Договор о полной материальной ответственности, должность в утверждённом перечне | Отдельное согласие на инвентаризацию |
| Исполнитель по ГПХ или самозанятый | Договор возмездного оказания услуг, акты по каждому этапу, чек от самозанятого | Ознакомление с ПВТР, трудовая книжка, приказ о приёме |
Строка про ГПХ — не формальность списка. Ознакомление исполнителя с правилами внутреннего трудового распорядка и ведение на него табеля становятся в суде доказательствами трудовых отношений, а переквалификация договора влечёт ответственность по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ и доначисление взносов.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда специалист живёт в другой стране, трудовой договор с ним обычно заключить нельзя: работодатель не может обеспечить условия труда и контролировать рабочее место по законодательству другого государства. Рабочая конструкция здесь — гражданско-правовой договор или сотрудничество с самозанятым, и подписание идёт по правилам этого договора, а не по правилам КЭДО. Прежде чем заводить такого исполнителя в кадровый сервис, посмотрите, какой именно договор вы с ним заключаете.»
Лайфхак: начинайте перевод в электронный вид не с приёма, а с самых частых документов — заявлений на отпуск и отгул. Сотрудники осваивают подписание за пару дней, потому что результат нужен им самим, и к моменту запуска электронного приёма привыкать к сервису уже никому не приходится.
Когда электронное оформление приёма не подходит
Комплект остаётся бумажным, если работник отказался от взаимодействия через КЭДО, и это его право по статье 22.2 ТК РФ. Второй случай — у сотрудника нет ни электронной почты, ни номера телефона, который можно подключить: личный кабинет тогда не создаётся, и оформление ведётся на бумаге, как раньше. Третий — разовое оформление одного-двух человек в год: настройка локальных актов, шаблонов, маршрутов и подписей займёт больше времени, чем даст экономии.
Что об этом думает ГИТ: отношение к электронным кадровым документам у инспекторов на местах различается, и запрос на печатный комплект при проверке встречается до сих пор. Практический вывод один: держите готовой возможность выгрузить и распечатать пакет по любому сотруднику, даже если внутри компании всё живёт в электронном виде.
Стоимость перевода кадрового оформления в электронный вид
Стоимость КЭДО считается от численности сотрудников и набора функций: доступные виды подписи, шаблоны, интеграция с учётной системой и требования к инфраструктуре.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту центра |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; сменить тариф можно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельной строки расходов на электронные подписи сотрудников не появляется: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, платить приходится только за УКЭП, если она нужна конкретным работникам.
Выводы
Комплект приёма держится на трёх обязательных элементах: трудовой договор с полным набором условий из статьи 57 ТК РФ, письменное согласие на обработку персональных данных и ознакомление с локальными актами до подписания договора. Остальное добавляется по признакам работника и должности: стаж определяет судьбу трудовой книжки, характер работы — условие о дистанционном режиме, перечень должностей — договор о полной материальной ответственности. В электронный вид переводится почти весь комплект, кроме четырёх позиций, и для трудового договора закон требует усиленной подписи, а не простой.
В практике Добыто узкое место при приёме — не сам договор, а подготовка: незаполненное штатное расписание, отсутствующие контакты работника и не описанные маршруты подписания. Мы настраиваем шаблоны и маршруты один раз, до первого приёма, и дальше комплект собирается под конкретного сотрудника с сохранением подписанных файлов в электронном архиве.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель выдавать бумажный экземпляр трудового договора, если договор подписан электронно?
Нет. При электронном оформлении экземпляр работника передаётся в том же виде, в котором договор подписан: файлом с электронными подписями обеих сторон. По заявлению работника работодатель обязан выдать заверенную копию документа на бумаге, но делать это по умолчанию не требуется. Сохраняйте вместе с договором файлы подписей: без них электронный документ не проверяется.
Что делать, если сотрудник вышел на работу, а трудовой договор не успели подписать?
Договор оформляется не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допущения к работе (статья 67 ТК РФ). Дата начала работы указывается фактическая, а не дата подписания. Срок считается в рабочих днях, поэтому допуск в пятницу даёт время до вторника, но табель и данные пропускной системы фиксируют реальный день выхода, и расхождение больше трёх дней превращается в нарушение оформления.
Нужно ли брать согласие на обработку персональных данных повторно, если человек уже давал его как кандидат?
Да. Согласие кандидата даётся под цель отбора и на срок рассмотрения кандидатуры, а обработка данных работника ведётся под другие цели: кадровый учёт, начисление выплат, отчётность в Социальный фонд России. Объём данных тоже расширяется: добавляются сведения о заработной плате, отпусках и стаже. Посмотрите формулировку целей в бланке кандидата — если она про подбор, для приёма нужен новый документ.
Как оформить приём, если работник хочет получать документы на бумаге, а компания перешла на КЭДО?
Отказ от электронного взаимодействия правомерен и не влечёт для работника последствий. Работодатель продолжает вести его документы на бумаге, остальная часть коллектива при этом остаётся в электронном формате. Порядок такого параллельного ведения удобнее заранее описать в положении о КЭДО: кто печатает комплект, где хранятся оригиналы и как это отражается в реестре документов.
Можно ли подписать документы при приёме подписью с токена, выданного на предыдущей работе?
Нет. Сертификат, выпущенный для работы в конкретной организации, содержит её реквизиты и после увольнения для нового работодателя не используется. Сертификат физического лица без привязки к организации применяется от собственного имени, и для подписания трудового договора со стороны работника этого достаточно. Проверить, что именно записано в сертификате, можно в его свойствах: поле с наименованием организации показывает привязку.
Кто и в какой срок подаёт сведения о приёме в Социальный фонд России?
Сведения подаёт работодатель по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения трудового договора или издания приказа о приёме. Срок не зависит от того, ведётся ли трудовая книжка на бумаге: электронные сведения о трудовой деятельности формируются по всем работникам. Просрочка подачи — самостоятельное нарушение, не связанное с оформлением самого комплекта документов.
Нужен ли новому сотруднику отдельный документ о неразглашении коммерческой тайны?
Обязательство о неразглашении работает только при введённом режиме коммерческой тайны: утверждённый перечень сведений, порядок обращения с ними, гриф на носителях и ознакомление работника с перечнем под подпись. Подписанное обязательство без этих элементов не даёт основания для взыскания и не защищает информацию. Если режим не введён, начинать нужно с локального акта, а не с подписи работника.
