Составляющие должностной инструкции из каких разделов собрать документ

Составляющие должностной инструкции закон не перечисляет: Трудовой кодекс РФ этот документ не упоминает, поэтому состав разделов работодатель определяет сам, опираясь на трудовую функцию из статьи 57 ТК РФ, ЕКС и профстандарты. Рабочая инструкция обычно собирается из 7-8 блоков: общие положения с квалификационными требованиями, трудовые функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и замещение, заключительные положения. С инструкцией работника знакомят под подпись, при приёме — до подписания трудового договора, это часть 3 статьи 68 ТК РФ. Порядок изменения зависит от формы: инструкцию-приложение к трудовому договору меняют дополнительным соглашением, самостоятельную инструкцию — приказом с повторным ознакомлением и без выхода за трудовую функцию.

Материал показывает, что писать в каждом разделе, какие формулировки обязанностей не выдерживают спора о дисциплинарном взыскании и когда наименование должности обязано совпадать с ЕКС или профстандартом. Отдельно разобраны инструкции директора, исполняющего обязанности директора и педагогических работников школы, а также ознакомление в КЭДО. Образцы для скачивания стоят сразу после первого раздела, а сценарная таблица, порядок утверждения, чек-лист и стоимость электронного ознакомления на 2026 год — во второй половине статьи.

Обязательна ли должностная инструкция и чем она отличается от трудового договора

Штрафа за отсутствие должностной инструкции нет: обязанность её утверждать ТК РФ не устанавливает. Обязательна трудовая функция. Статья 57 ТК РФ требует указать в трудовом договоре работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работы. Название должности в договоре отвечает на вопрос «кем работает человек», инструкция — на вопрос «что именно он делает, с какими правами и за что отвечает».

Роструд в письме от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» называет содержанием инструкции трудовую функцию, круг должностных обязанностей, пределы ответственности и квалификационные требования к должности. Там же сказано, что порядок составления инструкции нормативными актами не урегулирован, поэтому работодатель сам решает, как её оформить: приложением к трудовому договору или самостоятельным документом. Эти четыре элемента и есть минимальный каркас, от которого строятся остальные разделы.

Ту же позицию инспекторы повторяют в ответах на портале Роструда: в разъяснении «Онлайнинспекции» о должностной инструкции в трудовом договоре указано, что дублировать обязанности в договоре не требуется, инструкция рекомендуется, а содержание трудовой функции определяется либо договором, либо инструкцией. Если обязанностей нет ни там, ни там, работодателю нечем подтвердить, что именно работник не выполнил.

Практическое значение инструкции проявляется в трёх ситуациях. Первая — дисциплинарное взыскание: статья 192 ТК РФ говорит о неисполнении или ненадлежащем исполнении работником по его вине возложенных трудовых обязанностей, а Пленум Верховного Суда в пункте 35 постановления от 17.03.2004 № 2 прямо относит к таким обязанностям те, что установлены должностными инструкциями. Вторая — спор о работе вне функции: статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором, и граница проходит по тексту инструкции. Третья — оценка при переводе, аттестации и сокращении, где сравнивают квалификацию и объём обязанностей.

Работнику инструкция нужна не меньше. Если руководитель поручает задачи, которых нет ни в договоре, ни в инструкции, работник вправе отказаться со ссылкой на статью 60 ТК РФ либо согласовать совмещение с доплатой по статьям 60.2 и 151 ТК РФ. Проверить свою ситуацию можно по двум документам: трудовому договору и листу ознакомления с инструкцией, где стоит подпись и дата.

Образцы должностных инструкций и документов для их утверждения

Комплект собран под задачу «составить, утвердить и ознакомить»: начните с инструкции специалиста по КДП, в ней видна полная структура разделов.

Из каких разделов состоит должностная инструкция

Набор разделов выводится из письма Роструда № 4412-6 и из структуры квалификационных характеристик ЕКС: в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённом постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, каждая характеристика состоит из частей «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Инструкция добавляет к ним то, чего в справочнике нет: права, ответственность, связи внутри оргструктуры и порядок работы с самим документом.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Разделы 2 и 3 часто сливают с общими положениями, и это допустимо: закон нумерацию не задаёт. Выносить нельзя другое — обязанности, права и ответственность должны быть в документе в любом случае, иначе инструкция перестаёт работать как доказательство при споре.

Общие положения и квалификационные требования

Наименование должности пишется так же, как в штатном расписании и трудовом договоре, буква в букву. Расхождение «менеджер по персоналу» в штатке и «HR-менеджер» в инструкции даёт инспектору и суду повод считать, что инструкция относится к другой должности.

Для части должностей точность наименования обязательна по закону. Часть 2 статьи 57 ТК РФ требует, чтобы наименование должности и квалификационные требования соответствовали ЕКС или профстандарту, если с работой по этой должности связаны компенсации, льготы или ограничения. Это вредные и опасные условия труда, досрочная пенсия, педагогические работники, водители. Для остальных должностей профстандарт по статье 195.3 ТК РФ служит основой, а обязательными остаются только квалификационные требования, установленные ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными актами.

В этом же разделе указывают, кому подчиняется работник, кто назначает его на должность и чем он руководствуется в работе: законами, уставом, ЛНА, самой инструкцией. Перечень ЛНА лучше давать ссылкой на их виды, а не на номера приказов: номера меняются быстрее инструкций.

Трудовые функции и должностные обязанности

Обязанности — центральный раздел, и именно его формулировки проверяет суд при оспаривании выговора. Рабочая формулировка отвечает на три вопроса: что сделать, в какой срок или с какой периодичностью, каким документом зафиксировать результат. «Формирует табель учёта рабочего времени подразделения и передаёт его в бухгалтерию до 2-го числа месяца, следующего за отчётным» проверяется. «Обеспечивает эффективный учёт рабочего времени» не проверяется ничем.

Трудовые функции в профстандарте — укрупнённые блоки, трудовые действия — готовая основа для обязанностей. Копировать профстандарт целиком не стоит: в одном стандарте собраны функции разных уровней квалификации, и работник формально получает обязанности, которых у него на практике нет. Отбирайте только то, что действительно делает человек на этой должности в вашей компании.

Формулировка «выполняет иные поручения непосредственного руководителя» встречается почти в каждой инструкции. Её безопасная редакция — «иные поручения в пределах трудовой функции»: без этой оговорки пункт противоречит статье 60 ТК РФ и не даёт права требовать работу за пределами должности.

Права, ответственность и взаимоотношения

Права в инструкции связаны с обязанностями напрямую: если специалист обязан готовить отчёт по подразделениям, ему нужно право запрашивать у них сведения в определённый срок. Права, которые дублируют статью 21 ТК РФ (на отдых, на оплату труда), документу ничего не добавляют.

Раздел ответственности не переписывает кодекс, а называет, за что работник отвечает: за неисполнение обязанностей из раздела 4, за причинение материального ущерба, за разглашение охраняемой законом тайны. Порядок применения взысканий берётся из статей 192 и 193 ТК РФ, материальной ответственности — из главы 39 ТК РФ. Дополнительные виды взысканий, которых нет в ТК РФ, инструкция вводить не вправе.

Раздел о взаимоотношениях описывает, от кого работник получает документы и кому их передаёт, а также кто его замещает на время отпуска или болезни. Для руководящих должностей этот раздел определяет, кто станет исполняющим обязанности без отдельного спора.

Реквизиты документа оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2016: наименование организации, гриф утверждения, вид документа, дата и номер, заголовок к тексту, подпись разработчика и визы согласования. Отметка об ознакомлении ставится на самой инструкции или в листе ознакомления.

Инструкция директора, исполняющего обязанности директора и работников школы

Разделы у всех инструкций одинаковые, а источник содержания и порог ошибки разные. Для директора ООО первичен устав: по статье 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» единоличный исполнительный орган действует от имени общества без доверенности, а трудовой договор с ним от имени общества подписывает лицо, председательствовавшее на общем собрании, или участник, уполномоченный собранием. Инструкция директора не может сужать или расширять полномочия, закреплённые уставом, поэтому её раздел прав обычно отсылает к уставу, а обязанности детализируют отчётность перед участниками и сроки.

Для школы и других учреждений решает наименование: если должность в штатном расписании названа не по ЕКС или профстандарту, под вопрос встают педагогический стаж и льготы работника. Для исполняющего обязанности директора решает основание. Статья 60.2 ТК РФ требует письменного согласия работника и устанавливает, что стороны могут досрочно прекратить исполнение обязанностей, предупредив другую сторону не позднее чем за 3 рабочих дня; размер доплаты по статье 151 ТК РФ определяется соглашением сторон. Временный перевод по статье 72.2 ТК РФ возможен на срок до одного года, а при замещении отсутствующего работника, за которым сохраняется место, — до его выхода на работу.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Когда отдельная должностная инструкция не нужна

Инструкция избыточна в трёх случаях, и каждый проверяется по документам. Первый — обязанности подробно описаны в самом трудовом договоре: второй документ с теми же пунктами создаёт риск расхождений при каждой правке. Второй — работодатель относится к микропредприятиям и по статье 309.2 ТК РФ отказался от ЛНА, включив условия в трудовой договор по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Третий касается исполнителей по договору ГПХ и самозанятых: им должностную инструкцию не утверждают, потому что подчинение внутреннему распорядку и выполнение трудовой функции — признаки трудовых отношений, а договор с ними описывает результат работ или услуг.

Порог микропредприятия — до 15 работников, малого предприятия — до 100. Путать их нельзя: компания из 60 человек права отказаться от ЛНА не имеет. Категорию проверяют по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства ФНС, куда сведения вносятся автоматически по данным налоговой отчётности.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Одна неверная цифра в критерии здесь дорого стоит. От статуса микропредприятия зависит, можно ли не издавать локальные акты и работать по типовой форме договора, и компания на 80 человек, решившая, что ей это разрешено, получает нарушение по каждому отсутствующему акту. Поэтому категорию мы сверяем по единому реестру МСП на сайте налоговой службы, а не по памяти.»

Как утвердить должностную инструкцию и ознакомить с ней работника

Инструкцию-приложение подписывают вместе с трудовым договором, самостоятельную утверждают приказом или грифом утверждения руководителя. Если коллективным договором предусмотрен учёт мнения представительного органа работников, до утверждения проект направляют ему по статье 372 ТК РФ.

Как утвердить должностную инструкцию и ознакомить работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте наименование должности со штатным расписанием, трудовым договором и, если должность связана с льготами или ограничениями, с ЕКС или профстандартом.
2. Шаг 2. Соберите обязанности с руководителем подразделения: каждое действие с результатом, сроком и документом на выходе, без пунктов за пределами трудовой функции.
3. Шаг 3. Согласуйте проект с юристом и кадровой службой, проставьте визы, при необходимости учтите мнение представительного органа работников.
4. Шаг 4. Утвердите инструкцию приказом или грифом утверждения; для инструкции-приложения подпишите её вместе с трудовым договором в двух экземплярах.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника под подпись с датой: нового работника — до подписания трудового договора, действующего — до начала работы по новой редакции.
6. Шаг 6. При отказе работника расписаться составьте акт об отказе от ознакомления с подписями присутствовавших работников.
7. Шаг 7. Храните подлинник у работодателя, копию выдайте работнику по его запросу, лист ознакомления подшейте к инструкции или сохраните в электронном архиве.

Дата ознакомления и подписи на листах инструкции

Ознакомление фиксируется подписью и датой, и по дате проверяют соблюдение части 3 статьи 68 ТК РФ: работника знакомят с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Формула, которую я даю кадровикам: знакомим до подписания договора или в момент подписания, но никогда после. Статья 68 требует ознакомления до подписания, одновременное подписание — допустимая практическая уступка, а более поздняя дата уже нарушение. Посмотрите на даты в листах ознакомления у последних принятых работников и сравните их с датами договоров.»

Важный нюанс из практики: если инструкция оформлена приложением к трудовому договору на нескольких листах, подпись работника и представителя работодателя ставят на каждой странице. Норма такого требования не содержит, это практика, но она снимает возможность подмены листа: при споре о содержании обязанностей подписанная каждая страница закрывает вопрос сразу, а сшивка с печатью сохраняется не всегда.

В сервисе Добыто базовые шаблоны кадровых документов входят в тариф «Старт», а на тарифе «Бизнес» шаблоны настраиваются под собственную оргструктуру, так что инструкции разных должностей собираются по одному каркасу разделов.

Ознакомление с должностной инструкцией в КЭДО

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ, разрешают знакомить работника с ЛНА в электронном виде, если работодатель перешёл на КЭДО, утвердил ЛНА о его ведении и получил письменное согласие работника по статье 22.2 ТК РФ. Работодатель подписывает инструкцию УКЭП, работник подтверждает ознакомление тем видом подписи, который установлен Положением о КЭДО для этого документа.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, и это законно: организация подписывает по более строгим правилам, работник как физическое лицо — по своим. Но простая подпись для работника — это не вариант без хлопот: для неё нужны соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Прежде чем выбирать вид подписи для ознакомления, проверьте, описаны ли эти правила в вашем Положении о КЭДО.»

Что должно быть в системе, чтобы электронное ознакомление выдержало спор

Электронная форма сама по себе нарушением не является, спор проигрывают из-за процедуры. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) отменил решения в пользу работодателя, у которого было Положение о КЭДО и перечень документов: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении работник выиграл, потому что подпись ему выдали в день подписания спорного документа, а подписывал за него другой человек. Спор касался увольнения, но механизм один для любого документа, включая ознакомление с инструкцией.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Суд оценивает не подпись в журнале ознакомления, а фактическую способность работника работать в системе. Если документы за него подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Прежде чем отправлять инструкции на ознакомление всему штату, убедитесь, что каждый работник сам входил в личный кабинет и подписывал документ.»

Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому ознакомление с инструкциями можно запускать без закупки носителей.

Как изменить должностную инструкцию без нарушения ТК РФ

Порядок изменения зависит от того, затрагивает ли правка трудовую функцию и как оформлена инструкция. Письмо Роструда № 4412-6 указывает: если изменения связаны с изменением обязательных условий трудового договора, работника заблаговременно уведомляют в письменной форме.

• Инструкция — приложение к трудовому договору. Любая правка меняет условия договора, поэтому оформляется дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ.
• Новые обязанности выходят за трудовую функцию. Это перевод по статье 72.1 ТК РФ, только с письменного согласия работника. Статья 74 ТК РФ позволяет работодателю менять условия в одностороннем порядке лишь при изменении организационных или технологических условий труда, без изменения трудовой функции и с уведомлением не позднее чем за 2 месяца.
• Правка уточняющая: переименовали подразделение, сменился порядок передачи документов, уточнён срок отчёта. Самостоятельную инструкцию утверждают в новой редакции приказом и знакомят с ней работника под подпись до начала применения.

Переход на ОК 016-2025 — типовой повод для новой редакции: переименование должности в штатном расписании тянет за собой дополнительное соглашение и инструкцию. В Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, поэтому новая редакция уходит на ознакомление из той же базы, где ведётся штатное расписание.

Ошибки в должностной инструкции и во что они обходятся

Ошибки обычно делают ради скорости: берут чужой образец или копируют профстандарт целиком. Цена проявляется позже, при первом споре или проверке ГИТ.

1. Обязанности без результата и срока. Выговор за «необеспечение эффективной работы» суд отменяет: из текста не видно, какую обязанность нарушил работник. Если взыскание стало основанием увольнения, работника восстанавливают с оплатой среднего заработка за время вынужденного прогула по статье 394 ТК РФ.
2. «Иные поручения» без оговорки о трудовой функции. Требование работы вне функции нарушает статью 60 ТК РФ; по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ это предупреждение или штраф для должностного лица от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлица от 30 000 до 50 000 рублей.
3. Ознакомление после подписания трудового договора. Нарушение части 3 статьи 68 ТК РФ квалифицируется по той же части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
4. Исполнение обязанностей директора без приказа и согласия. Работник вправе потребовать доплату по статье 151 ТК РФ за весь период, а полномочия на подписание документов оказываются неподтверждёнными.
5. Наименование льготной должности не по ЕКС или профстандарту. Работник рискует потерять право на льготы и досрочную пенсию, а работодатель — получить спор о переименовании задним числом.

Чек-лист проверки должностной инструкции перед утверждением

• Наименование должности совпадает со штатным расписанием и трудовым договором.
• Для должностей с льготами и ограничениями наименование и требования сверены с ЕКС или профстандартом.
• Каждая обязанность содержит действие, срок или периодичность и документ на выходе.
• Пункт об иных поручениях ограничен трудовой функцией.
• Права обеспечивают выполнение обязанностей и не дублируют статью 21 ТК РФ.
• Раздел ответственности не вводит взыскания, которых нет в ТК РФ.
• Указано, кто замещает работника и кого замещает он, с основанием по статье 60.2 или 72.2 ТК РФ.
• Инструкция директора не противоречит уставу.
• Определены форма и срок ознакомления, для КЭДО — вид подписи по Положению о КЭДО.
• Даты ознакомления не позже дат трудовых договоров.

Стоимость электронного ознакомления с должностными инструкциями в Добыто

Стоимость зависит от численности штата, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой.

Для компании до 25 человек, которой нужно только знакомить работников с инструкциями и ЛНА, хватает базового тарифа. Когда инструкции нужно собирать по собственным шаблонам и связывать со штатным расписанием в 1С, итоговую сумму определяет тариф «Бизнес» с минимальной оплатой за 50 сотрудников; условия каждого тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. УКЭП для работников выпускается через партнёров-удостоверяющих центров, а тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.

Цены приведены на дату публикации, сентябрь 2026 года.

Выводы

Трудовой кодекс не диктует набор разделов, но без обязанностей с проверяемым результатом, прав, ответственности и порядка замещения инструкция не защищает ни работодателя при взыскании, ни работника от поручений вне его функции. Точность наименования обязательна там, где с должностью связаны льготы и ограничения, а дата ознакомления не может быть позже даты трудового договора. Изменения, затрагивающие трудовую функцию, проходят только через согласие работника.

Добыто ведёт должностные инструкции и другие ЛНА в электронном виде: инструкции собираются по единому каркасу, уходят на ознакомление маршрутом, а подписи и даты сохраняются в электронном архиве на случай проверки или спора.

Частые вопросы о должностной инструкции

Нужна ли отдельная должностная инструкция для внешнего совместителя?

Отдельная не нужна, если совместитель занимает должность из штатного расписания: действует инструкция по этой должности, и работника знакомят с ней так же под подпись до подписания трудового договора. Объём обязанностей при этом соотносят с продолжительностью работы: по статье 284 ТК РФ при совместительстве она не должна превышать 4 часов в день, поэтому часть пунктов можно исключить дополнительным соглашением или указать в самом трудовом договоре.

Может ли одна инструкция действовать для нескольких работников на одной должности?

Да, инструкцию утверждают на должность из штатного расписания, а не на конкретного человека. Каждый работник знакомится с ней отдельно, с личной подписью и датой. Если обязанности двух сотрудников на одной должности реально различаются, это повод выделить разные должности в штатном расписании или закрепить различия в трудовых договорах, иначе доказать нарушение обязанности конкретным работником будет сложно.

Что делать, если работник отказывается подписать должностную инструкцию?

Отказ фиксируют актом, который подписывают составитель и присутствовавшие работники, с указанием даты, текста документа и того, что работнику предложили ознакомиться. Если инструкция не выходит за трудовую функцию из трудового договора, отказ от подписи не освобождает работника от выполнения обязанностей в пределах этой функции. Если же инструкция добавляет новые функции, работник вправе не соглашаться, и изменения оформляются только по статье 72 или 72.1 ТК РФ.

Нужно ли переутверждать инструкции при смене руководителя организации?

Нет. Инструкцию утверждает работодатель — организация, а руководитель подписывает её как единоличный исполнительный орган. Смена директора не прекращает действие ЛНА, утверждённых предшественником. Новую редакцию готовят, только если меняются наименования должностей, структура подразделений или обязанности.

Чем отличается инструкция дистанционного работника?

Разделы те же, но к ним добавляют порядок взаимодействия: каналы связи, срок ответа на запросы работодателя, порядок и сроки отчётов о выполненной работе. Глава 49.1 ТК РФ позволяет закрепить эти условия в трудовом договоре или ЛНА, а ознакомление с ЛНА по статье 312.3 ТК РФ можно проводить путём обмена электронными документами. Требования, касающиеся рабочего места в офисе, в инструкцию дистанционного работника не переносят.

Можно ли вместо перечня обязанностей сослаться на профстандарт?

Формально ссылка допустима, но практически бесполезна. Профстандарт описывает обобщённые трудовые функции для разных уровней квалификации, и из ссылки не видно, какие трудовые действия поручены конкретному работнику. При дисциплинарном взыскании работодателю придётся доказывать, что нарушенная обязанность относилась именно к этой должности, поэтому обязанности перечисляют в самой инструкции, а профстандарт используют как источник формулировок.