Должностная инструкция зам руководителя что в ней прописать компании

Должностная инструкция зам руководителя раскрывает трудовую функцию, согласованную в трудовом договоре по статьям 15 и 57 ТК РФ, и обязательной не считается: Роструд в письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 указал, что её отсутствие нарушением не признаётся. В инструкции компания закрепляет направления заместителя, подчинённость, проверяемые обязанности, права внутри организации, квалификационные требования по ЕКС или профстандарту и порядок замещения руководителя. Право подписи, полная материальная ответственность и исполнение обязанностей директора из инструкции не возникают. Для них нужны доверенность или запись в ЕГРЮЛ, условие трудового договора, письменное согласие с доплатой. Инструкцию-приложение к трудовому договору меняют соглашением сторон по статье 72 ТК РФ. С инструкцией, утверждённой как ЛНА, заместителя знакомят под роспись до подписания договора по части 3 статьи 68 ТК РФ.

Материал помогает собрать инструкцию, которая работает в трудовом споре и при проверке ГИТ. Он показывает, какие разделы нужны, как формулировать обязанности, чтобы их можно было проверить, и где проходит граница между инструкцией, доверенностью и банковской карточкой подписей. Отдельно разобраны школы и колледжи с приказом № 761н и профстандартами и классификатор ОК 016-2025. Таблица полномочий, ошибки с ценой по статье 5.27 КоАП, пошаговая инструкция, образцы приказов, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Должностная инструкция заместителя и трудовой договор: как документы связаны

Трудовая функция входит в обязательные условия трудового договора по части 2 статьи 57 ТК РФ: это работа по должности в соответствии со штатным расписанием или конкретный вид поручаемой работы. Статья 15 ТК РФ строит на этой функции само понятие трудовых отношений. Формулировки обеих статей сверяйте по официальному тексту Трудового кодекса РФ, который опубликован в PDF на сайте Роструда.

Инструкция раскрывает трудовую функцию через обязанности, права и требования к квалификации. Если инструкция возлагает на заместителя направление, которого нет в согласованной трудовой функции, она фактически меняет условие договора. По статье 72 ТК РФ такое изменение допускается только по письменному соглашению сторон.

Прямой обязанности утверждать должностные инструкции ТК РФ не содержит. Роструд в письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 указал, что «отсутствие должностной инструкции не расценивается как нарушение трудового законодательства», и рекомендовал составлять инструкции для каждой штатной должности. Для заместителя руководителя инструкция нужна по практической причине. В обзоре практики от 09.12.2020 Верховный Суд РФ указал, что в споре о взыскании суд выясняет, был ли работник ознакомлен с должностной инструкцией и какие конкретно обязанности он нарушил. Без инструкции и подписи об ознакомлении работодателю нечем ответить на оба вопроса.

Приложение к договору или отдельный ЛНА

Инструкцию оформляют одним из двух способов. Приложение к трудовому договору стороны подписывают вместе с договором, и его условия меняются письменным соглашением по статье 72 ТК РФ. Отдельный ЛНА руководитель утверждает приказом. С ним заместителя знакомят под роспись до подписания трудового договора: часть 3 статьи 68 ТК РФ требует этого для всех локальных актов, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника.

Проверьте, в какой форме утверждены инструкции действующих заместителей. На приложении стоят подписи сторон договора, на ЛНА — гриф утверждения с реквизитами приказа. Порядок любой последующей правки определяет именно форма.

Образцы приказов и листа ознакомления для инструкции заместителя

Комплект закрывает утверждение инструкции, ознакомление и распределение полномочий заместителя. Если заместителей в компании несколько, начните с приказа о распределении обязанностей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что прописать в должностной инструкции заместителя руководителя

Текст инструкции заместителя должен совпадать с документами, которые уже действуют в компании. Расхождение с договором, доверенностью или приказом о распределении обязанностей обнаруживается в споре, при проверке ГИТ или когда банк сверяет полномочия.

Что проверить до того, как писать текст инструкции

• Трудовой договор и штатное расписание. Наименование должности и трудовая функция в инструкции совпадают с ними дословно. Инструкция не добавляет направлений, которых нет в договоре.
• Приказ о распределении обязанностей. Если у руководителя несколько заместителей, их направления разводятся приказом, и инструкция каждого описывает только своё направление.
• Квалификационная основа. Нужна характеристика ЕКС: постановление № 37 или отраслевой выпуск. Профстандарт нужен, если его требования обязательны по статье 195.3 ТК РФ.
• Доверенности, ЕГРЮЛ и банковская карточка. Права в инструкции не шире полномочий, которые заместитель имеет по доверенности, записи в ЕГРЮЛ и карточке образцов подписей.
• Замещение руководителя. Проверьте, входит ли замещение в трудовую функцию по договору. Если не входит, исполнение обязанностей директора оформляется приказом с письменным согласием и доплатой по статьям 60.2 и 151 ТК РФ.
• Способ ознакомления. Бумага или КЭДО. При КЭДО проверьте, подписано ли с работником соглашение, которое определяет идентификацию и сохранность ключа ПЭП (статья 22.3 ТК РФ).
• Материальная ответственность. Если компания планирует полную материальную ответственность заместителя, это условие включается в трудовой договор по части 2 статьи 243 ТК РФ.

Разделы инструкции заместителя и их содержание

Набор разделов у заместителя тот же, что у специалиста, отличается наполнение. У заместителя есть подчинённые и направление, за которое он отвечает перед руководителем. Его внутренние полномочия легко перепутать с правом представлять компанию.

• Общие положения. Наименование должности по штатному расписанию. Кому подчиняется заместитель, какие подразделения и сотрудники подчиняются ему, кто исполняет его обязанности в его отсутствие.
• Квалификационные требования. Образование, стаж и специальные знания по ЕКС или профстандарту. Требования, обязательные по статье 195.3 ТК РФ, переносятся без смягчения.
• Обязанности. Направления, за которые заместитель отвечает перед руководителем, и конкретные действия внутри каждого направления.
• Права. Внутренние полномочия: давать поручения подчинённым, запрашивать сведения у подразделений, визировать документы своего направления, вносить предложения руководителю. Представительство перед третьими лицами описывается отсылкой «в пределах, установленных доверенностью».
• Замещение руководителя. Условие, при котором заместитель исполняет обязанности директора, и документ, которым это оформляется.
• Взаимодействие. С какими подразделениями и должностями заместитель согласует решения и в какой форме передаёт результаты.
• Ответственность. Отсылка к ТК РФ без собственных санкций. Полную материальную ответственность через инструкцию не устанавливают.

Как формулировать обязанности, чтобы их можно было проверить

Статья 192 ТК РФ допускает дисциплинарное взыскание только за виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенной трудовой обязанности. Поэтому каждая обязанность в инструкции заместителя должна позволять установить, что именно не сделано. Рабочая формула: действие, предмет, срок или периодичность, адресат результата. Глаголы «обеспечивает», «организует», «контролирует» без предмета, срока и формы отчёта не показывают, в какой момент обязанность нарушена.

Возьмите действующую инструкцию заместителя и проверьте каждую обязанность по этой формуле. Если у обязанности нет срока или адресата, в споре её придётся подтверждать другими документами: приказами, поручениями, перепиской.

Квалификационные требования к заместителю: ЕКС, профстандарты и ОК 016-2025

Для коммерческих организаций базовый источник формулировок — Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Его утвердило постановление Минтруда от 21.08.1998 № 37. Справочник рекомендован для организаций разных отраслей: компания берёт из него требования к образованию, стажу и типовые обязанности и адаптирует их под свою структуру.

В образовании действует отраслевой выпуск ЕКС — приказ Минздравсоцразвития от 26.08.2010 № 761н. В нём есть отдельная характеристика «Заместитель руководителя (директора, заведующего, начальника) образовательного учреждения». С неё начинается сверка должностных инструкций заместителей в школе, детском саду и колледже.

С 01.01.2026 вместо ОК 016-94 действует общероссийский классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. ЕКС эта замена не отменила. В него по-прежнему входят постановление № 37 и отраслевые приказы, включая № 761н, а сообщения об отмене ЕКС в 2025-2026 годах не подтвердились. Смена классификатора сама по себе не затрагивает характеристики, на которые опирается действующая инструкция.

Профессиональные стандарты по статье 195.3 ТК РФ обязательны для работодателя только в части квалификационных требований, установленных ТК РФ, федеральными законами или иными нормативными правовыми актами. В остальной части профстандарт служит ориентиром. Из него берут формулировки трудовых функций, но переносить в инструкцию все функции дословно закон не обязывает.

Для руководителей школ и детских садов действует профстандарт по управлению дошкольной и общеобразовательной организацией, утверждённый приказом Минтруда от 19.04.2021 № 250н, со сроком действия с 01.09.2021 до 01.09.2027. Для колледжей с 01.09.2025 применяется профстандарт «Руководитель профессиональной образовательной организации» (приказ Минтруда от 21.03.2025 № 137н), рассчитанный до 01.09.2031. Он распространяется и на заместителей руководителя и содержит трудовую функцию по управлению уставной деятельностью структурного подразделения или организации.

Набор документов для сверки зависит от того, где работает заместитель:

В образовательной организации инструкцию сверяют и с ЕКС, и с профстандартом. В коммерческой компании её проверяют на соответствие трудовому договору, а справочник № 37 служит образцом формулировок.

Права заместителя и право подписи: что закрепляется отдельными документами

Право подписи из названия должности не возникает. Представлять компанию перед третьими лицами заместитель может по доверенности. Пункт 1 статьи 185 ГК РФ определяет её как письменное уполномочие для представительства перед третьими лицами. Строка «вправе подписывать договоры» в должностной инструкции такой доверенностью не становится.

Для каждого полномочия, которое компании нужно от заместителя за пределами внутренней работы, предусмотрен свой документ:

В инструкции эти полномочия остаются отсылками к документу-основанию. Если формулировка инструкции шире доверенности или карточки подписей, контрагент, банк и налоговый орган будут проверять полномочия по своим документам, а текст инструкции не учтут. Сверьте права в инструкциях действующих заместителей с их доверенностями и карточкой образцов подписей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если заместитель должен действовать без доверенности наравне с директором, инструкции и внутреннего приказа недостаточно. Нужны корпоративное решение о наделении полномочиями и запись в ЕГРЮЛ о лице, действующем без доверенности. Эту позицию ФНС изложила в решении по жалобе о сведениях о лице, действующем без доверенности.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Полномочия подписанта подтверждаются по своим правилам, и подпись на самом документе их не заменяет. Когда документы за компанию подаёт представитель, я проверяю две вещи: действует ли доверенность на дату подачи и в каком виде она подписана. Ту же сверку стоит провести по каждой доверенности заместителя до того, как он подпишет документ от имени организации.»

В практике Добыто право подписи кадровых документов от имени работодателя закрепляется отдельным приказом об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи. Строки в должностной инструкции для этого не используются. Приказ указывает конкретных подписантов, и маршрут согласования в системе строится по нему.

Заместитель исполняет обязанности директора: совмещение и временный перевод

Обязанности отсутствующего директора возлагаются на заместителя с его письменного согласия, если они не входят в согласованную трудовую функцию. По статьям 60.2 и 151 ТК РФ работодатель устанавливает срок, содержание и объём дополнительной работы с письменного согласия работника и назначает доплату. Возложить обязанности директора автоматически, одной строкой в приказе, нельзя.

Исполняющий обязанности директора оформляется по одной из двух моделей:

• Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы. Заместитель продолжает свою работу и дополнительно ведёт дела директора. Основание — статья 60.2 ТК РФ: приказ с указанием срока, содержания и объёма работы, письменное согласие, доплата по статье 151 ТК РФ.
• Временный перевод на должность руководителя. Это другая трудовая функция, поэтому применяется статья 72.2 ТК РФ: по общему правилу нужно письменное соглашение сторон. Без согласия работника перевод допускается только в чрезвычайных обстоятельствах, прямо перечисленных в этой статье.

Модель выбирают по тому, сохраняет ли заместитель свою работу на время отсутствия директора. Если сохраняет, это исполнение обязанностей по статье 60.2. Если на время полностью переходит в должность руководителя, это перевод по статье 72.2.

Строка в инструкции о замещении руководителя действует, только если замещение входит в трудовую функцию, согласованную в трудовом договоре. Если в договоре такого условия нет, инструкция не заменяет письменное согласие и доплату. Приказ о возложении обязанностей тоже не даёт права подписи перед банком, контрагентами и налоговым органом. На период замещения нужны доверенность, распорядительный документ на подписание счетов-фактур и документы о полномочиях для банка.

Перед отпуском директора проверьте три документа: письменное согласие заместителя с указанием срока и объёма, приказ с размером доплаты, доверенность на нужный период.

Ознакомление заместителя с инструкцией: бумага, КЭДО и доказательства

Когда и в каком порядке знакомить заместителя с инструкцией

Если инструкция утверждена как ЛНА, срок ознакомления определяет часть 3 статьи 68 ТК РФ: под роспись и до подписания трудового договора. Ознакомление после подписания договора нарушает эту норму, даже если подпись в листе в итоге получена.

Ознакомление можно провести в кадровом электронном документообороте, введённом по статьям 22.1 и 22.2 ТК РФ. Механизм КЭДО появился в Трудовом кодексе с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Нормативные акты, на которых держится КЭДО, собраны на странице Минтруда об электронном кадровом документообороте.

В Добыто инструкция проходит четыре шага. Кадровик загружает или создаёт документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, заместитель читает инструкцию и подписывает её электронной подписью с телефона. После этого подписанный документ уходит в электронный архив.

Какой подписью заместитель подтверждает ознакомление

Для электронных документов, не перечисленных в статье 22.3 ТК РФ отдельно, работодатель подписывает документ УКЭП или УНЭП. Работник подписывает УКЭП, УНЭП или ПЭП в информационной системе работодателя. ПЭП разрешена, если соглашением определены порядок идентификации и сохранность ключа. Трудовые договоры и ряд специально перечисленных документов требуют более строгих видов подписи. Подписывая ознакомление с инструкцией, заместитель выступает как работник, а когда он подписывает кадровые документы от имени работодателя, к его подписи применяются требования для работодателя.

Важный нюанс из практики: суды признают документы, подписанные простой электронной подписью через код из SMS, в спорах по займам, лизингу и услугам. Опора для них — часть 2 статьи 5 закона № 63-ФЗ об электронной подписи. К кадровым документам эта практика не относится: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи. Если в компании выбор подписи для ознакомления обосновывают практикой микрофинансовых организаций, значит, перечень документов и виды подписи в ней не разведены.

Как подготовить ознакомление в КЭДО к трудовому спору

Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО, а затем оспорил увольнение. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 в иске отказал. У работодателя были Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Перед ознакомлением заместителя с инструкцией в КЭДО проверьте три вещи из этого дела. Первая: описан ли в локальном акте порядок идентификации. Вторая: фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи. Третья: не совпадает ли эта дата с первыми кадровыми действиями.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Доказать, что документ сформирован в системе от имени работника, для выигрыша спора недостаточно. Суд отдельно оценивает, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте этот порядок не описан, спор будет проигран и при технически исправной подписи. Откройте Положение о КЭДО и найдите в нём раздел об идентификации до того, как отправлять заместителю инструкцию.»

Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Подпись выпускается заранее, а инструкция и другие ЛНА уходят на ознакомление позже, когда работник уже вошёл в систему сам.

Как утвердить должностную инструкцию заместителя и ознакомить с ней: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте трудовой договор и штатное расписание: название должности и трудовая функция в инструкции совпадают с ними.
2. Шаг 2. Определите квалификационную основу. Это характеристика ЕКС (постановление № 37 или отраслевой выпуск, в образовании — приказ № 761н) и профстандарт, если его требования обязательны по статье 195.3 ТК РФ.
3. Шаг 3. Запишите разделы: общие положения и подчинённость, квалификационные требования, обязанности по формуле «действие, предмет, срок, адресат», права внутри организации, порядок замещения руководителя, взаимодействие, ответственность с отсылкой к ТК РФ.
4. Шаг 4. Выберите форму: приложение к трудовому договору или ЛНА. ЛНА утвердите приказом руководителя.
5. Шаг 5. Ознакомьте заместителя под роспись до подписания трудового договора по части 3 статьи 68 ТК РФ: на бумаге или в КЭДО подписью, которую разрешает статья 22.3 ТК РФ.
6. Шаг 6. Оформите отдельно полномочия, которых инструкция не даёт: доверенность, приказ на подписание счетов-фактур, документы для карточки подписей в банке. При необходимости добавьте корпоративное решение с записью в ЕГРЮЛ и условие трудового договора о полной материальной ответственности.
7. Шаг 7. Сохраните утверждённую инструкцию и лист ознакомления вместе с кадровыми документами заместителя.

Ошибки в должностной инструкции заместителя и их цена

Ошибки в инструкции заместителя проявляются позже, чем их допускают: при первом дисциплинарном споре, при смене банка или при проверке ГИТ.

• Инструкцию копируют из характеристики ЕКС или из инструкции директора. Так быстрее. Цена: обязанности остаются без предмета и срока, и в споре по статье 192 ТК РФ работодателю нечем подтвердить, какую обязанность нарушил заместитель.
• Право подписи записывают только в инструкцию. Это кажется достаточным, раз инструкция утверждена приказом. Цена: банк сверяет полномочия по документам о наделении полномочиями по Инструкции № 153-И, а счёт-фактура требует приказа, распорядительного документа или доверенности по пункту 6 статьи 169 НК РФ.
• Обязанности директора возлагают приказом без письменного согласия и доплаты. Замещение воспринимают как часть должности заместителя. Цена: нарушение статей 60.2 и 151 ТК РФ.
• Полную материальную ответственность прописывают в инструкции. Так проще, чем менять договор. Цена: условие не действует, потому что по части 2 статьи 243 ТК РФ полную ответственность заместителя устанавливает трудовой договор.
• С инструкцией знакомят после подписания трудового договора. Приём оформляют в спешке. Цена: нарушение части 3 статьи 68 ТК РФ.
• Распечатку инструкции, подписанной в КЭДО, предъявляют как оригинал. Цена: распечатка остаётся копией электронного документа. Доказательственное значение она получает после заверения оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии.

Нарушение трудового законодательства влечёт ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф 1 000-5 000 руб. для должностного лица и ИП, 30 000-50 000 руб. для юрлица. За повторное нарушение по части 2 должностному лицу грозят 10 000-20 000 руб. или дисквалификация, ИП — 10 000-20 000 руб., юрлицу — 50 000-70 000 руб.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Электронная форма документа нарушением не считается. Споры проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа, неоформленных полномочий представителя. Перед тем как отправлять заместителю инструкцию на ознакомление, пройдите по этим четырём пунктам.»

В практике Добыто перед подключением всей компании к КЭДО закладывается пилотная группа. Она показывает, способны ли работники сами пользоваться системой, до того как через неё пойдут инструкции и приказы. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, и одной подписи в журнале ознакомления для этого недостаточно.

Стоимость КЭДО для подписания и хранения должностных инструкций в 2026 году

Стоимость зависит от тарифа, численности штата и нужных видов подписи: УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив есть не во всех тарифах.

Электронные подписи для сотрудников входят в тариф. Итоговая сумма складывается из выбранного пакета, численности и интеграций; состав и условия каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Годовой бюджет считается по формуле: лицензии (тариф x штат x 12) плюс разовое внедрение, выпуск подписей и ведение бумажного контура для сотрудников, отказавшихся от КЭДО, и для документов-исключений. Расчёт для 100 сотрудников на тарифе «Бизнес», от 60 000 рублей в год, разобран в материале о выборе между КЭДО и бумажным документооборотом.

Выводы

Инструкция заместителя руководителя выполняет свою задачу, когда конкретизирует трудовую функцию из договора и описывает обязанности так, что их выполнение можно проверить. Квалификационную основу дают ЕКС или профстандарт там, где закон делает его обязательным. Полномочия перед третьими лицами, полная материальная ответственность и исполнение обязанностей директора оформляются собственными документами. Ознакомление проводится до подписания договора и хранится в виде, который выдержит проверку подлинности.

Добыто ведёт этот контур в одном сервисе: инструкция проходит маршрут согласования, заместитель подписывает её с телефона, а лист ознакомления и приказы о полномочиях остаются в электронном архиве рядом с остальными кадровыми документами.

Частые вопросы о должностной инструкции заместителя

Можно ли уволить заместителя за неоднократное неисполнение обязанностей из инструкции?

Можно, по пункту 5 части 1 статьи 81 ТК РФ, если у заместителя уже есть дисциплинарное взыскание и работодатель соблюл процедуру. По статье 192 ТК РФ наказывают только за виновное неисполнение возложенной трудовой обязанности, поэтому каждое нарушение должно касаться обязанности, с которой заместитель ознакомлен. Что считается неисполнением трудовых обязанностей без уважительных причин, разъясняет пункт 35 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2. В обзоре практики от 09.12.2020 Верховный Суд РФ указал, что суд проверяет ознакомление с должностной инструкцией и устанавливает, какие конкретно обязанности нарушены.

Можно ли изменить должностную инструкцию заместителя без его согласия?

Если инструкция оформлена приложением к трудовому договору и правка затрагивает договорные условия, нужно письменное соглашение сторон по статье 72 ТК РФ. Статья 74 ТК РФ позволяет работодателю в одностороннем порядке менять условия договора только по организационным или технологическим причинам и с письменным уведомлением работника не позднее чем за 2 месяца. Трудовую функцию эта статья менять не позволяет. Без согласия заместителя её не меняют ни через инструкцию, ни через процедуру статьи 74.

Отвечает ли заместитель за ущерб так же, как директор?

Ответственность у них разная. Руководитель организации несёт полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб в силу статьи 277 ТК РФ. По пункту 9 постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52 отдельное условие договора для этого не требуется. Для заместителя руководителя часть 2 статьи 243 ТК РФ устанавливает другое правило: полная материальная ответственность может быть установлена трудовым договором. Если такого условия в договоре нет, из должности или инструкции она не возникает. Постановление Пленума ВС РФ от 02.06.2015 № 21 касается труда руководителя организации и членов коллегиального исполнительного органа и постановление № 52 не заменяет.

Может ли заместитель подписать электронный счёт-фактуру за директора?

Может, если он уполномочен приказом или иным распорядительным документом организации либо доверенностью: это прямо допускает пункт 6 статьи 169 НК РФ. Электронный счёт-фактура подписывается УКЭП руководителя или уполномоченного лица, поэтому заместителю нужна собственная УКЭП. ПЭП или УНЭП, выпущенные для КЭДО, для счёта-фактуры не подходят.

Нужно ли обновлять карточку подписей в банке, если заместитель стал исполняющим обязанности директора?

Банк проверяет полномочия каждого лица в карточке по учредительным документам и документам о наделении полномочиями. Срок полномочий он сверяет с учредительными документами, распорядительным актом или доверенностью: так установлено приложением 2 к Инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И, пункты 2.3-2.5. Если заместителя в карточке нет, приказ о возложении обязанностей директора не даёт ему права распоряжаться счётом. Банку понадобится комплект документов о полномочиях с указанием срока.