Должностная инструкция заместителя директора школы как распределить учебную и хозяйственную часть

Должностная инструкция заместителя директора школы по учебно-воспитательной работе (УВР) и по административно-хозяйственной работе (АХР) строится на одной квалификационной характеристике «Заместитель руководителя образовательного учреждения» из приказа Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н. Отдельных федеральных профилей УВР и АХР нет, поэтому границу между учебной и хозяйственной частью проводит сама школа. Трудовую функцию закрепляет трудовой договор по статье 57 ТК РФ, инструкция её детализирует, а при приёме с ней знакомят под подпись до подписания договора. Если новая редакция только поясняет согласованную функцию, достаточно ознакомления. Если она добавляет новую работу, нужно письменное соглашение по статье 72 ТК РФ или поручение дополнительной работы по статье 60.2 с согласием и доплатой.

В материале есть таблица функций по ЕКС с границами между заместителями, разбор стыка с контрактным управляющим по 44-ФЗ и распределение охраны труда, пожарной и антитеррористической безопасности. Отдельно показано, какие документы заместитель подписывает сам, а какие остаются за директором и учредителем, и как оформить исполняющего обязанности директора без спора о полномочиях. Сценарная таблица по замещению директора, пошаговая инструкция, образцы приказов и допсоглашения, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы находятся во второй половине статьи.

Что закрепляет закон, а что решает сама школа

По статьям 57, 60 и 68 ТК РФ трудовая функция обязательно закрепляется трудовым договором. Общей обязанности составлять отдельную должностную инструкцию кодекс не устанавливает. Нет и универсального требования иметь два отдельных документа для УВР и АХР: обязанности можно закрепить договором, одной инструкцией с разделами или несколькими инструкциями. Название инструкции новую должность не создаёт.

Квалификационная характеристика из приказа № 761н описывает заместителя руководителя одной статьёй. В учебной и методической части она называет планирование, координацию работы педагогов и разработки документации, контроль качества учебно-воспитательного процесса, организацию экзаменов и методической работы, расписание, отчётность, повышение квалификации педагогов и оснащение учебных кабинетов. Для административно-хозяйственной работы в той же характеристике есть отдельная условная оговорка. Детального федерального списка работ по ремонту, снабжению и закупкам она не содержит, поэтому его школа прописывает в инструкции и ЛНА.

Профессиональный стандарт руководителя общеобразовательной организации, утверждённый приказом Минтруда России от 19.04.2021 № 250н, написан для директора. Он допускает выполнение заместителями отдельных управленческих функций и их совокупности в рамках делегирования полномочий. Стандарт действует с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года. По статье 195.3 ТК РФ требования профстандарта обязательны в части, установленной ТК РФ, федеральным законом или иным нормативным актом. В остальном стандарт служит основой для определения требований с учётом функции работника, и переносить требования стандарта директора на заместителя целиком оснований нет.

Когда отдельные инструкции УВР и АХР не нужны

Если в школе один заместитель и он ведёт оба направления, закон не требует делить его работу на два документа. Одна инструкция с разделами по учебной и хозяйственной части закрывает задачу, если трудовой договор описывает эту функцию. Отдельная инструкция не исправляет расхождение между названием должности и содержанием: в одной из опубликованных школьных инструкций АХР заголовок говорит о заведующем, а текст описывает заместителя. Перед утверждением название документа сверяют с должностью в трудовом договоре.

Как разделить учебную и хозяйственную часть: функции заместителей по ЕКС

Функции из характеристики № 761н раскладываются по двум направлениям, но у части строк есть граница, которую федеральный акт не проводит.

Две строки из восьми, оснащение кабинетов и договоры, не закрываются одной должностью: в них участвуют оба заместителя и контрактный управляющий, и порядок их взаимодействия школа записывает сама.

Стыки учебной и хозяйственной части: оснащение, ремонт, закупки

В плане работы одной муниципальной школы на 2025/26 учебный год заместитель по УВР готовит заявки на пособия и оборудование кабинетов, УВР и административно-хозяйственная часть (АХЧ) вместе дооснащают кабинеты, АХЧ организует ремонт классов. Учебники закупает контрактный управляющий, отдельное оборудование ведут УВР и контрактный управляющий, план финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) составляют директор и бухгалтер, план-график ведёт контрактный управляющий. Это частное решение одной школы на один год, закон его не предписывает.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кто утверждает каждую закупку и расход, в плане не сказано. Универсальной цепочки «УВР определяет потребность, АХР закупает, директор утверждает» нет ни в одном из известных школьных примеров, поэтому школа фиксирует её в приказе о распределении обязанностей: кто формирует заявку, кто согласует, кто подписывает договор и кто принимает работу.

В опубликованной инструкции АХР одной школы заместитель отвечает за технический и обслуживающий персонал, оснащение помещений инвентарём, расходные материалы, техническое состояние зданий и сетей, текущий ремонт, участвует в договорах обслуживания, оснащения и ремонта и в оформлении счетов. Капитальный ремонт в ней не упомянут. Если школа передаёт заместителю капитальный ремонт, это пишется в инструкции отдельной строкой.

С 1 сентября 2026 года школы применяют СП 2.4.2.4283-26, утверждённые постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 02.06.2026 № 19, вместо СП 2.4.3648-20. Правила действуют до 1 сентября 2032 года и охватывают помещения, территорию и организацию занятий. Ссылка на новые СП нужна в обеих инструкциях: по помещениям и территории у АХР, по организации занятий у УВР.

Что проверить до распределения обязанностей

• Трудовые договоры заместителей: какая трудовая функция в них записана.
• Устав и акты учредителя: кто назначает исполняющего обязанности директора и какие внешние полномочия есть у руководителя.
• Закупки: кто в школе контрактный управляющий, есть ли у него высшее образование или ДПО в сфере закупок, превышает ли совокупный годовой объём закупок 100 млн рублей.
• Ответственные за охрану труда, пожарную безопасность и антитеррористическую защищённость: кто назначен и какое обучение пройдено.
• Действующие ЛНА: нет ли ссылок на приказ МЧС России № 806, приказ Минтруда России № 438н, СП 2.4.3648-20.
• Кадровый электронный документооборот (КЭДО): ведёт ли его школа и согласован ли порядок с учредителем.

Какие решения и подписи остаются у заместителя, а какие у директора

Права заместителя в инструкции перечисляются отдельно от обязанностей. В опубликованной инструкции УВР одной школы заместитель отдаёт обязательные распоряжения в пределах своей компетенции, экстренно меняет расписание, готовит справки и проекты приказов о поощрении и взыскании, подписывает табель и передаёт его директору. В инструкции АХР той же школы заместитель даёт распоряжения подчинённым в пределах компетенции и устава, подписывает документы в пределах компетенции и принимает ремонтно-хозяйственные работы. Общего права подписывать все документы или утверждать бюджет и расходы ни одна из двух инструкций не даёт.

Руководитель школы по статьям 25 и 51 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и статье 53 ГК РФ выступает единоличным исполнительным органом. Внешние полномочия заместителя, то есть подписание договоров с контрагентами и представительство, из должностной инструкции и приказа школы не выводятся. Для них сверяются устав, акт учредителя, трудовое оформление и доверенность по статье 185 ГК РФ.

Если заместитель подписывает документы от имени школы по доверенности, в ней указывают, кому переданы полномочия, какие именно и на какой срок.

В Добыто.КЭДО после согласования документ подписывает руководитель или сотрудник, которому дано право подписывать этот тип документов, а маршрут задаёт последовательность согласующих. Распределение подписей между директором и заместителями переносится в систему типами документов и маршрутами, поэтому до настройки нужен приказ, где это распределение записано. Проверьте свои инструкции на формулировку «подписывает документы» без перечня: её заменяют списком конкретных документов.

Охрана труда, пожарная и антитеррористическая безопасность в инструкции заместителя по АХР

Обязанности работодателя по статье 214 ТК РФ остаются за школой, даже когда часть работы по охране труда передана заместителю. Примерное положение о системе управления охраной труда (СУОТ), утверждённое приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н, действует с 1 марта 2022 года. Пункт 2 приложения предусматривает структуру с обязанностями и ответственностью на всех уровнях, пункты 12-13 рекомендуют закрепить полномочия ответственных, порядок информирования работников и назначить ответственных. Локальное положение о СУОТ учитывает примерное, а инструкция заместителя ссылается на локальное положение.

Назначение ответственного требует обучения по соответствующей категории по статье 219 ТК РФ и Правилам обучения по охране труда, утверждённым постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Постановление Правительства РФ от 30.06.2026 № 805 продлило Правила до 1 сентября 2032 года. Если заместитель по АХР сам проводит инструктажи по охране труда, по новому подпункту «з» пункта 53 Правил он обучается по программе Б и по той программе В, по которой проводит инструктаж.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Право проводить инструктаж определяется составом пройденных программ. Приказ о назначении без программы Б и соответствующей программы В такого права не даёт, и инструктаж, проведённый таким лицом, при расследовании несчастного случая оспаривается целиком. Прежде чем вписывать проведение инструктажей в инструкцию заместителя, сверьте его протоколы обучения.»

Порядок противопожарного обучения с 1 сентября 2025 года до 1 сентября 2031 года задаёт приказ МЧС России от 16.12.2024 № 1120. К работе допускают после обучения по программам противопожарного инструктажа. Дополнительное профессиональное образование (ДПО) нужно только категориям приложения № 4: руководителям и лицам, назначенным ответственными за пожарную безопасность на объектах, где одновременно могут находиться 50 и более человек, и лицам, на которых возложена трудовая функция по проведению противопожарного инструктажа. Порог в 50 человек считается по одновременному пребыванию, учебная аудитория относится к временному пребыванию. На таких объектах повторный инструктаж проводится не реже одного раза в полгода.

Повторный инструктаж привязан к человеку: работник в отпуске или на больничном выпадает из группового графика и возвращается с просроченным допуском. В практике Добыто это одна из причин, по которым организации выносят учёт сроков повторного обучения в систему, где срок считается от даты последнего инструктажа конкретного работника.

Объекты, относящиеся к сфере деятельности Минпросвещения России, регулирует постановление Правительства РФ от 02.08.2019 № 1006. По ряду отраслевых постановлений руководитель юридического лица, владеющего объектом или пользующегося им, отвечает за антитеррористическую защищённость по умолчанию, и дополнительно определяются должностные лица, отвечающие за объект и его критические элементы. В инструкцию заместителя по АХР эта функция попадает вместе с приказом о назначении и перечнем конкретных обязанностей: объектовые инструктажи, тренировки, документы по категории объекта. Купленный курс с удостоверением объектовый инструктаж и тренировку не заменяет.

Исполняющий обязанности директора: совмещение, временный перевод и перечень полномочий

Порядок назначения и компетенция руководителя муниципальной школы зависят от закона, устава и актов учредителя (статьи 25 и 51 273-ФЗ, типовая форма по постановлению Правительства РФ от 12.04.2013 № 329). Кто назначает исполняющего обязанности директора и какие сделки он вправе подписывать, решается по документам конкретной школы, универсального ответа нет. Трудовое оформление замещения выбирается по тому, сохраняет ли заместитель свою работу.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Короткий больничный директора не требует назначать исполняющего обязанности ради подписи документов. Длительное отсутствие оформляется одним из двух трудовых вариантов, а внешние полномочия в обоих случаях проверяются по уставу.

Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо для подписания документов на период отпуска, командировки или временной нетрудоспособности. В приказе, как и в доверенности, указывается конкретный перечень полномочий.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Приказ со строкой «возложить исполнение обязанностей директора» без перечня порождает тот спор, который должен был предотвратить: вправе ли заместитель подписывать именно этот документ. Поэтому в приказе перечисляются документы и действия, которые переходят к заместителю на время отсутствия директора. Перед подписанием приказа сверьте этот перечень с уставом школы.»

Важный нюанс из практики: при разборе дисциплинарных ситуаций значение имеет наличие приказа о возложении обязанностей на другого работника. Если приказа нет, а директор отсутствовал, работодателю сложнее доказать, чьи обязанности не были исполнены.

Как изменить инструкции действующих заместителей и подписать их в КЭДО

По статьям 57, 72 и 74 ТК РФ порядок зависит от того, меняется ли согласованная функция. Если редакция поясняет прежнюю функцию и не меняет условия договора, может хватить ознакомления. Изменение согласованных условий или функции требует письменного соглашения. Статья 74 допускает специальную процедуру при реальных организационных или технологических изменениях, но одностороннюю смену трудовой функции запрещает, поэтому уведомлением по статье 74 заместителю по УВР хозяйственную работу не поручают.

Муниципальная школа может вести КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, с соблюдением порядка введения, ЛНА и требований к системе. По части 8 статьи 28 273-ФЗ решение о введении электронного документооборота без дублирования на бумаге и порядок работы с ним согласуются с учредителем. Из общего режима исключены трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае установленной формы, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Остальные документы по охране труда автоматически не исключены.

Ознакомление с инструкцией относится к «иным документам», и в информационной системе работодателя работник подписывает его ПЭП, если соглашением закреплены правила идентификации и конфиденциальности ключа; усиленные подписи тоже допустимы. Для допсоглашения к трудовому договору ПЭП работника недостаточно: нужна УКЭП либо предусмотренная законом УНЭП. Работодатель в своей системе подписывает УКЭП.

Новую редакцию инструкции проводят последовательным маршрутом, когда участники подписывают по очереди, или параллельным, когда документ одновременно уходит нескольким согласующим.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя описанный порядок идентификации и способен ли работник фактически пользоваться системой, и технически исправной подписи для этого мало. Проверьте, что в вашем ЛНА о КЭДО порядок идентификации описан, а дата выдачи подписи не совпадает с датой первого кадрового действия.»

Кейс из практики: в споре об увольнении по заявлению, поданному через систему КЭДО, у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания, и районный суд работнику отказал. Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, а подписывал за работника другой человек.

В практике Добыто перед подключением всей организации мы закладываем пилотную группу: так проверяется, что работники действительно способны пользоваться системой до первых юридически значимых документов.

Как распределить обязанности между заместителями директора школы: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте трудовые договоры заместителей, устав и акты учредителя: какая функция записана, кто назначает исполняющего обязанности директора, какие внешние полномочия есть у руководителя.
2. Шаг 2. Разложите функции из характеристики № 761н по направлениям УВР и АХР и отметьте стыки: оснащение кабинетов, ремонт, договоры, закупки.
3. Шаг 3. Закрепите стыки в приказе о распределении обязанностей: кто формирует заявку, кто согласует, кто подписывает договор, кто принимает работу.
4. Шаг 4. Отделите закупочные функции: проверьте квалификацию контрактного управляющего по статье 38 44-ФЗ и годовой объём закупок.
5. Шаг 5. Назначьте ответственных за охрану труда, пожарную безопасность и антитеррористическую защищённость, сверив пройденные программы обучения.
6. Шаг 6. Оцените, меняется ли трудовая функция: если нет, проведите ознакомление под подпись; если да, оформите допсоглашение или соглашение о дополнительной работе.
7. Шаг 7. Подготовьте приказ о замещении директора с конкретным перечнем полномочий и сверьте его с уставом.
8. Шаг 8. В КЭДО проведите ознакомление с инструкцией ПЭП при закреплённых правилах идентификации, а допсоглашение подпишите УКЭП или предусмотренной законом УНЭП.

Образцы приказов и соглашений для распределения обязанностей заместителей

Комплект закрывает распределение функций, изменение условий договора и право подписи; первым откройте приказ о распределении обязанностей.

Типовые ошибки распределения и их цена

Договор о полной материальной ответственности со всеми заместителями. Его заключают по названию должности, чтобы закрыть вопрос сохранности имущества. По статье 244 ТК РФ проверяются перечень должностей и работ и условия вверения ценностей; с 1 сентября 2025 года перечни и формы договоров утверждены приказом Минтруда России от 16.04.2025 № 251н, заменившим постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Часть 2 статьи 243 ТК РФ позволяет предусмотреть полную ответственность заместителя руководителя в трудовом договоре, но и она не делает его автоматически ответственным за всё имущество: для взыскания нужны ущерб, вина и причинная связь.

Все закупки отданы заместителю по АХР. Так поступают, когда договоры и снабжение формально уже записаны в его инструкции. Функции контрактного управляющего требуют высшего образования или ДПО в сфере закупок, а при совокупном годовом объёме закупок свыше 100 млн рублей заказчик создаёт контрактную службу. Заместитель без такой квалификации не закрывает закупочную функцию, и её приходится переоформлять.

Мария Ж, автор более 1000 статей о трудовом праве и HR: «Предложения учебных центров по пожарной и антитеррористической безопасности часто адресованы всем работникам сразу. Обязанность по ДПО определяется категорией из приложения № 4 к приказу МЧС № 1120, а антитеррористические мероприятия привязаны к виду и категории объекта. На формулировку «обязательно для всех» попросите назвать постановление и пункт применительно к вашему объекту.»

ДПО по пожарной безопасности для всей администрации. Обучение тех, кто не назван в приложении № 4, оплачивается школой без нормативного основания. Сверка должностей с приложением занимает минуту.

Устаревшие ссылки в ЛНА и инструкциях. В положениях о СУОТ остаётся отменённый приказ № 438н, в санитарных разделах СП 2.4.3648-20, в программах инструктажей приказ МЧС № 806. Каждая такая ссылка видна при первом чтении документа.

Важный нюанс из практики: в практике Добыто перечень должностей для обучения первой помощи чаще всего расходится со штатным расписанием через год после утверждения: должности вводятся и переименовываются, а перечень остаётся в прежней редакции. Сверку перечня со штатным расписанием имеет смысл поставить в тот же цикл, что и график отпусков.

Стоимость КЭДО для школы: тарифы на 2026 год

Стоимость зависит от численности работников и нужных видов подписи: директор как работодатель подписывает документы УКЭП, а работники в большинстве случаев ПЭП или УНЭП.

Тариф «Старт» рассчитан на коллектив до 25 сотрудников, для большей школы подходит «Бизнес» с минимальной оплатой 50 сотрудников. Состав тарифов и условия перехода между ними на дату публикации указаны на странице тарифов КЭДО. Срок в таблице относится только к модулю 1С:ЗУП, сроки подключения школы и внедрения всего КЭДО не опубликованы.

Выводы

Федеральный акт даёт школе одну характеристику заместителя, а разделение на учебную и хозяйственную часть, права подписи и стыки с контрактным управляющим школа оформляет сама через трудовой договор, инструкцию и приказ. Функции по охране труда, пожарной и антитеррористической безопасности переходят к заместителю вместе с приказом и подтверждённым обучением, а полномочия исполняющего обязанности директора ограничены уставом и перечнем в приказе. Изменить функцию действующего заместителя можно только письменным соглашением, ознакомление закрывает лишь уточнение прежней работы.

В Добыто мы переносим такое распределение в маршруты согласования и права подписи по типам документов, чтобы инструкции, допсоглашения и приказы о замещении подписывались теми, кому эти полномочия переданы.

Частые вопросы

Какие требования к образованию и стажу предъявляются к заместителю директора по АХР?

Характеристика из приказа № 761н едина для всех заместителей руководителя образовательного учреждения: высшее образование по направлениям «Государственное и муниципальное управление», «Менеджмент», «Управление персоналом» и стаж педагогической или руководящей работы не менее 5 лет, либо высшее образование, ДПО в области государственного и муниципального управления, менеджмента и экономики и тот же стаж. Отдельного исключения для АХР нет. Обязательность этих требований оценивается по правовому основанию их применения, а часть 2 статьи 51 273-ФЗ адресована кандидатам на должность руководителя.

Какие документы ведёт заместитель, если у него есть учебная нагрузка?

С 1 марта 2025 года по приказу Минпросвещения России от 06.11.2024 № 779 педработник общеобразовательной программы ведёт рабочую программу предмета, курса или модуля и журнал успеваемости, а при соответствующей работе журнал внеурочной деятельности, план воспитательной работы и характеристику ученика по запросу. Этот перечень применяется к педагогической работе заместителя. Управленческие документы определяются его трудовой функцией и ЛНА.

Можно ли знакомить заместителя с новой инструкцией, пока он на больничном?

Ознакомление с информационным локальным актом спора не создаёт и подписывается без ограничений. Изменение условий трудового договора в период нетрудоспособности формально допустимо, но работник может заявить, что подписал документ больным, и опровергать это придётся работодателю. Если подписание срочное, фиксируют способ передачи документа, возможность и время на ознакомление и добровольность, лучше перепиской.

Когда школа обязана создать контрактную службу?

По статье 38 44-ФЗ контрактная служба создаётся при совокупном годовом объёме закупок свыше 100 млн рублей. При меньшем объёме функции выполняет контрактный управляющий, у которого должно быть высшее образование или ДПО в сфере закупок. Функции и пределы полномочий в обоих вариантах фиксируются организационным документом заказчика.

Может ли заместитель отказаться от исполнения обязанностей директора по совмещению?

Да. По статье 60.2 ТК РФ работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель вправе досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Новый объём и доплата на будущее устанавливаются только новым соглашением.

Кто проводит инструктаж по охране труда на рабочем месте для директора школы?

По пункту 22 Правил № 2464 в редакции постановления № 805 инструктаж руководителя организации проводит специалист по охране труда или иной уполномоченный работник, на которого приказом работодателя возложены обязанности по его проведению. Этот работник обучается по программе Б и соответствующей программе В по подпункту «з» пункта 53.

Нужно ли согласие заместителя на перевод школы на КЭДО?

Согласие не требуется только от лиц, принятых после 31 декабря 2021 года, у которых на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа. Остальные работники дают письменное согласие. Отказ от КЭДО не служит основанием для отказа в приёме или увольнения, и для таких работников сохраняется бумажный документооборот.