Приказ о дисциплинарном взыскании не содержит срока действия взыскания: год установлен статьёй 194 ТК РФ и отсчитывается со дня применения взыскания, то есть со дня издания приказа. Формулировка «объявить выговор сроком на шесть месяцев» создаёт условие, которого в кодексе нет, и даёт работнику готовый довод в споре. Вместо срока в приказ ставят даты: дату проступка, дату его обнаружения, дату требования объяснения и дату его получения либо акта, дату издания приказа. По этим датам проверяют соблюдение сроков статьи 193 ТК РФ: два рабочих дня на объяснение, месяц со дня обнаружения проступка, шесть месяцев со дня его совершения. Вид взыскания определяет форму приказа: замечание и выговор оформляются в электронном виде через КЭДО, а приказ об увольнении за прогул остаётся бумажным и объявляется под роспись.
Разберём каждую дату отдельно: от чего она считается, чем подтверждается и какие периоды её не сдвигают. Покажем формулировки, которые в приказе обязательны, и те, что создают работодателю лишние обязательства. Отдельно посчитаем, во что обходится ошибка в датах и почему годичный срок нельзя превращать в год без премий. Таблица сроков, чек-лист проверки до издания приказа, образцы кадровых документов, стоимость перевода приказов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какой срок указывают в приказе о дисциплинарном взыскании
Срок действия взыскания в приказе не указывают вообще. Статья 194 ТК РФ говорит: если в течение года со дня применения взыскания работник не подвергнут новому, он считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Год течёт сам, без отдельного приказа о снятии и без упоминания в тексте первоначального приказа.
Отсюда и ошибка, из-за которой статью чаще всего и открывают. Кадровик пишет «объявить выговор сроком на 6 месяцев», считая, что так он смягчает меру. На деле он изобретает вид взыскания, которого нет в статье 192 ТК РФ, где перечень закрытый: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. Применение взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине, не допускается. По той же причине не существует «строгого выговора», «выговора с занесением в личное дело» и «предупреждения о неполном служебном соответствии» для обычной коммерческой компании.
Работник в споре построит на этой фразе простую линию: раз взыскание объявлено на шесть месяцев, значит применена мера, которой закон не знает, и приказ подлежит отмене целиком. Спорить придётся вам, а не ему.
Даты в приказе выполняют другую задачу. Они показывают, что процедура уложилась в сроки статьи 193 ТК РФ. Проверяющий или суд читает приказ именно так: сопоставляет дату проступка, дату обнаружения, дату объяснения и дату издания. Если хотя бы одна дата в документе отсутствует, восстанавливать её придётся по докладным, актам и табелю, и делать это будет работодатель.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Приказ о взыскании читают не как наказание, а как отчёт о процедуре: когда узнали, когда спросили, когда решили. Поэтому я прошу ставить в приказ все четыре даты, даже если типовой бланк их не требует, — восстанавливать хронологию через год по разрозненным докладным тяжело и не всегда получается. Откройте свой последний приказ и проверьте, видно ли из него дату обнаружения проступка».
Четыре даты в приказе и сроки по статье 193 ТК РФ
Месячный срок на применение взыскания считается со дня обнаружения проступка. Днём обнаружения считается день, когда о проступке стало известно непосредственному руководителю работника, независимо от того, вправе ли этот руководитель сам налагать взыскания. Так разъяснил пункт 34 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2. Практическое следствие неприятное: срок начинает течь с даты, когда мастер участка увидел нарушение, а не с даты, когда докладная дошла до директора.
Служебная проверка месячный срок не приостанавливает. В практике 2025 года кассация отменила выговор, изданный через три с половиной месяца после обнаружения: проступок обнаружили в декабре, проверку начали в конце февраля, приказ издали в конце марта. Внутреннее расследование — инструмент работодателя, и укладываться оно должно в тот же месяц.
| Срок | Отсчитывается от | Что ставится в приказ | Что в срок не входит |
|---|---|---|---|
| 2 рабочих дня на объяснение | дня предъявления работнику требования объяснения | дата требования и дата объяснительной либо акта о непредставлении | непредставление объяснения не мешает применить взыскание |
| 1 месяц на применение взыскания | дня обнаружения проступка | дата и реквизиты докладной записки или акта | время болезни и отпуска работника, время на учёт мнения представительного органа работников |
| 6 месяцев — предельный срок | дня совершения проступка | дата проступка | время производства по уголовному делу |
| 2 года по результатам проверки | дня совершения проступка, выявленного ревизией, проверкой финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверкой | дата и номер акта проверки как документа-основания | время производства по уголовному делу |
| 3 года по антикоррупционным нарушениям | дня совершения проступка о несоблюдении ограничений и запретов, непредотвращении конфликта интересов | дата проступка и документ, которым он выявлен | время производства по уголовному делу |
| 3 рабочих дня на объявление приказа | дня издания приказа | подпись работника с датой либо акт об отказе от ознакомления | время отсутствия работника на работе |
| 1 год действия взыскания | дня применения взыскания, то есть даты приказа | не указывается | прерывается новым взысканием, снимается досрочно отдельным приказом |
Из таблицы видно, где именно рвётся процедура: месячный срок останавливают только болезнь, отпуск и учёт мнения профсоюза, а всё остальное — командировки, длинные согласования, ожидание объяснений сверх двух дней — его расходует.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: ведите сроки по каждому работнику отдельно, а не от даты приказа на подразделение. В практике Добыто это первое, что выносят в систему при переходе на электронный кадровый документооборот: именно персональные сроки теряются при ручном учёте чаще всего.
Что об этом думает ГИТ: плановые проверки после моратория стали редкостью, и основной повод для прихода инспектора — обращение работника и срабатывание индикатора риска. Проверка идёт по проверочным листам, и за их рамки инспектор выходить не вправе, поэтому самопроверка по тем же спискам закрывает большую часть вопросов заранее. Типовая находка при этом почти никогда не выглядит как «документов нет»: находят расхождение дат между документами.
Как объявить приказ работнику: три рабочих дня, отказ и электронная подпись
Приказ объявляется работнику под роспись в течение трёх рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с приказом под роспись, составляется соответствующий акт. Пропуск этих трёх дней сам по себе не отменяет взыскание автоматически, но в суде работает против работодателя: вместе с другими нарушениями процедуры он складывается в вывод о формальном подходе.
Форма приказа зависит от вида взыскания. Замечание и выговор — обычные кадровые приказы, их можно создавать, подписывать и хранить в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Приказ об увольнении в перечень исключений входит: его оформляют на бумаге и вручают под роспись, даже если вся остальная кадровая работа переведена в КЭДО. Для увольнения за прогул это означает, что документы процедуры могут быть электронными, а финальный приказ — нет.
Подпишите приказ электронной подписью и отправьте работнику
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Электронное ознакомление снимает спор о дате, но добавляет свой предмет доказывания. Система фиксирует момент открытия и подписания документа, и эта же фиксация работает против работодателя, если порядок идентификации работника нигде не описан.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре инстанции. У работодателя были и положение о КЭДО, и перечень документов, и согласие работника. Кассация акты отменила: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, подпись работнику выдали в день подписания заявления, а фактически в системе за него действовал другой человек. При новом рассмотрении спор выиграл работник.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте этот порядок не описан, спор проигрывается при технически исправной подписи. Откройте своё положение о КЭДО и проверьте, есть ли в нём раздел про идентификацию подписанта».
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно из-за таких сюжетов: оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе.
Что писать в приказе: обязательные реквизиты и формулировки
Унифицированной формы приказа о дисциплинарном взыскании нет, компания составляет его произвольно. Обязательными по смыслу статей 192 и 193 ТК РФ становятся не реквизиты бланка, а содержательные элементы: описание проступка, ссылка на нарушенную норму или пункт локального акта, документы-основания с датами, вид взыскания и подпись уполномоченного лица.
Описание проступка — место, где приказы разваливаются чаще всего. Фраза «за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей» без указания, что именно и когда работник не сделал, не позволяет проверить ни соразмерность меры, ни соблюдение сроков. Нарушенная обязанность должна быть где-то зафиксирована: в трудовом договоре, должностной инструкции, правилах внутреннего трудового распорядка, с которыми работник ознакомлен под подпись до проступка, а не после.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В практике Добыто кадровики чаще всего спотыкаются именно на связке «обязанность — документ — ознакомление»: взыскание применяют за нарушение регламента, который работнику никогда не показывали.
Факт: при разборе дисциплинарных ситуаций имеет значение приказ о возложении обязанностей на другого работника. В таком приказе указывается конкретный перечень полномочий: без него сложно доказать, чьи именно обязанности не были исполнены в период отсутствия основного работника.
Что проверить до издания приказа
- Обязанность, которую нарушил работник, зафиксирована в трудовом договоре, должностной инструкции или локальном акте.
- Есть подпись работника об ознакомлении с этим документом, датированная раньше дня проступка.
- Факт проступка подтверждён не только докладной запиской: приложены табель, выгрузка из системы контроля доступа, переписка, акт.
- Требование объяснения вручено письменно, прошло два рабочих дня, получена объяснительная либо составлен акт.
- Причины, названные работником, оценены: уважительность проверяется до издания приказа, а не в суде.
- Месячный срок с даты обнаружения не истёк, работник не находится в отпуске или на больничном на дату издания приказа об увольнении.
- Выбранная мера соотнесена с тяжестью проступка, обстоятельствами, предшествующим поведением и отношением работника к труду.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Служебная записка руководителя — это форма фиксации, а не доказательство: доказательством её делает то, что к ней приложено. В спорах, где позиция работодателя устояла, к записке прикладывали скриншоты переписки и выгрузки из системы учёта заявок, а сам порядок оценки был заранее описан в правилах внутреннего трудового распорядка. Проверьте, что ваш порядок фиксации нарушений появился в локальном акте до конфликта, а не под него».
Как издать приказ о дисциплинарном взыскании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте проступок документом с датой: докладной запиской непосредственного руководителя, актом, данными табеля. От этой даты пойдёт месячный срок.
- Шаг 2. Вручите работнику письменное требование объяснения и отсчитайте два рабочих дня. Отказ от получения требования оформляется актом.
- Шаг 3. Получите объяснительную или составьте акт о непредставлении объяснения по истечении двух рабочих дней.
- Шаг 4. Оцените уважительность причин и выберите меру: замечание, выговор либо увольнение по соответствующему основанию. Одно взыскание за один проступок.
- Шаг 5. Издайте приказ: опишите проступок с датой, сошлитесь на нарушенный пункт документа, перечислите документы-основания с датами и номерами, укажите вид взыскания без срока действия.
- Шаг 6. Объявите приказ работнику под роспись в течение трёх рабочих дней со дня издания, не считая времени его отсутствия на работе. При отказе составьте акт.
- Шаг 7. Подшейте комплект в одно дело: докладная, требование объяснения, объяснительная или акт, приказ, лист ознакомления. Через год восстановить его по памяти не получится.
Образцы кадровых документов для процедуры взыскания
Комплект собирает доказательную часть процедуры, а начать стоит с листа ознакомления с локальными актами: без него нарушенная обязанность не доказывается.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Акт об отказе от подписания документа | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
Год действия взыскания: премия, повторность и хранение приказа
По истечении года со дня применения взыскания работник считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Отдельный приказ для этого не издаётся, запись никуда не вносится: сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, за исключением случая, когда взысканием стало увольнение.
Досрочное снятие оформляется иначе. Работодатель вправе снять взыскание до истечения года по собственной инициативе, просьбе работника, ходатайству непосредственного руководителя или представительного органа работников. Издаётся приказ, и в нём указываются мотивы снятия. Формулировка «снять досрочно» без мотива оставляет открытым вопрос, почему одному работнику взыскание сняли, а другому нет.
Годичный срок часто путают с периодом, на который работника можно лишать премии. С 1 сентября 2025 года часть 3 статьи 135 ТК РФ описывает это прямо: снижение премии в связи с применением дисциплинарного взыскания касается только премий за период, в котором взыскание применено, и не может уменьшать месячную заработную плату более чем на 20 процентов. Виды премий, порядок, сроки их выплаты и условия снижения при этом должны быть описаны в локальном акте. Разбор изменений публикует государственная инспекция труда в составе Роструда, и формулировки положения об оплате труда удобнее сверять именно по ведомственным разъяснениям.
Полезно знать: издавать приказы в отношении работника, находящегося на больничном, кодекс не запрещает. Запрет один и жёсткий: увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности, статья 81 ТК РФ. Замечание и выговор под этот запрет не подпадают.
В сервисе Добыто дата издания приказа и дата ознакомления хранятся в карточке документа, поэтому год действия взыскания отсчитывается от фактических дат, а не от записи в журнале, которую восстанавливают по памяти.
Действующее взыскание нужно и для увольнения за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей по пункту 5 части 1 статьи 81 ТК РФ. Если год с даты первого приказа истёк или взыскание снято досрочно, признак неоднократности исчезает, и новое нарушение считается первым.
Год действия взыскания и срок хранения приказа не совпадают. Приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания документа, и перевод архива в электронный вид эти сроки не меняет.
Ошибки в приказе и их цена
Ошибка в дате обходится дороже, чем переоформление документа. Незаконное взыскание отменяется, а при увольнении работник восстанавливается с оплатой времени вынужденного прогула и компенсацией морального вреда. Для компании это выплата за все месяцы спора плюс судебные расходы, для руководителя — административная ответственность.
Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ наказывается предупреждением либо штрафом: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей, на индивидуального предпринимателя от 1000 до 5000 рублей, на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит дороже: на юридическое лицо от 50 000 до 70 000 рублей, на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет. Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности разбирают и сами инспекции: памятка государственной инспекции труда о дисциплинарной ответственности удобна как ориентир при подготовке внутреннего регламента.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём: контроль перешёл к обращениям работников и индикаторам риска, а узнать о срабатывании индикатора заранее работодатель не может. Профилактический визит при этом остаётся единственным форматом, где документы можно показать и получить замечания без штрафа. Если визит назначен, идите на него и используйте как бесплатную диагностику кадровых процедур».
Сроки на обжалование у работника короткие и считаются по-разному: три месяца со дня, когда он узнал о нарушении своего права, и один месяц по спорам об увольнении со дня вручения копии приказа либо выдачи сведений о трудовой деятельности. Обжаловать взыскание можно и в государственную инспекцию труда, и в органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Ниже — типовые ситуации и дата, на которой в каждой из них рвётся процедура.
| Ситуация | Критичная дата | Что приложить к приказу |
|---|---|---|
| Опоздание или отсутствие менее четырёх часов | дата и время, зафиксированные в день нарушения | табель, данные системы контроля доступа, акт, пункт правил внутреннего трудового распорядка о времени начала работы |
| Прогул, отсутствие более четырёх часов подряд | дата обнаружения и дата выхода работника для дачи объяснения | акты за каждый день отсутствия, табель, требование объяснения, оценка уважительности причин |
| Недостача или нарушение, выявленное ревизией | дата совершения проступка: срок предельный — два года | акт ревизии или аудиторской проверки с датой и номером |
| Работник заболел после требования объяснения | дата открытия и закрытия листка нетрудоспособности | расчёт месячного срока с исключением дней болезни |
| Проступок руководителя, о котором заявил представительный орган | дата поступления заявления и дата ответа о результатах рассмотрения | заявление представительного органа, материалы рассмотрения, статья 195 ТК РФ в основании |
Отдельная ошибка — два взыскания за один проступок. Замечание и последующий выговор за то же нарушение статья 193 ТК РФ прямо запрещает, и отмена второго приказа ломает выстроенную позицию по неоднократности.
Внимание: дисциплинарное взыскание и результат испытания — разные процедуры. Конституционный Суд исходит из того, что отсутствие взысканий не доказывает успешное прохождение испытания, а совершение проступка не означает неудовлетворительного итога. Опоздания сами по себе не обосновывают увольнение по итогам испытания.
Когда приказ о взыскании не нужен
Взыскание применяется за дисциплинарный проступок — неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Там, где обязанности нет или нет вины, приказ не нужен и опасен.
Отказ работника от отзыва из отпуска нарушением трудовой дисциплины не является: отзыв возможен только с согласия работника. То же с отказом выйти в выходной день, если для привлечения требуется письменное согласие. Взыскание за такой отказ снимается в первой же инстанции.
К исполнителям по договорам гражданско-правового характера и к самозанятым дисциплинарные взыскания не применяются: у них нет трудовых обязанностей и правил внутреннего трудового распорядка. Приказ о выговоре подрядчику — это готовое доказательство трудовых отношений, которое в споре о переквалификации сработает против заказчика.
Не нужен приказ и там, где вместо взыскания хватает разговора и фиксации задачи. Дисциплинарная ответственность — это ответственность перед работодателем, а не перед государством, и работодатель вправе её не применять: статья 192 ТК РФ даёт право, а не обязанность.
Стоимость перевода кадровых приказов в электронный вид
Стоимость зависит от численности работников и набора функций: тарификация в Добыто идёт за сотрудника в месяц, электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельно считать выпуск подписей не нужно: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Выводы
Срок действия взыскания в приказе не пишут: год отсчитывается от даты приказа по статье 194 ТК РФ и прекращается сам. Работа кадровика сосредоточена на четырёх других датах — проступка, обнаружения, объяснения и издания приказа, — и на документах, которые эти даты подтверждают. Замечание и выговор оформляются электронно, приказ об увольнении остаётся на бумаге, а ошибка в сроках стоит отмены взыскания и восстановления работника с оплатой вынужденного прогула.
Мы в Добыто ведём кадровые приказы в электронном виде с маршрутами согласования, фиксацией даты ознакомления и электронным архивом, поэтому сроки по каждому работнику не теряются в переписке. Практика показывает, что дисциплинарные споры выигрывает не тот, кто строже формулирует, а тот, у кого собран комплект документов с датами.
Частые вопросы
Можно ли объявить «строгий выговор» или «выговор с занесением в личное дело»?
Нет. Перечень взысканий в статье 192 ТК РФ закрытый: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. Иные меры допускаются только федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, кроме случая, когда взысканием стало увольнение, поэтому «занесение в личное дело» юридического значения не имеет.
Нужно ли издавать приказ о снятии взыскания через год?
Нет. По истечении года со дня применения взыскания работник считается не имеющим его автоматически, отдельный документ не требуется. Приказ издаётся только при досрочном снятии, и в нём указываются мотивы: инициатива работодателя, просьба работника, ходатайство непосредственного руководителя или представительного органа работников.
Что делать, если работник заболел сразу после проступка?
Месячный срок на применение взыскания не течёт в период болезни и отпуска, поэтому дата издания приказа сдвигается на число дней отсутствия. Предельный шестимесячный срок со дня совершения проступка при этом продолжает идти. Приказ о замечании или выговоре можно издать и во время болезни, а увольнение по инициативе работодателя в этот период запрещено.
Можно ли лишить работника премии на весь год действия взыскания?
Нет. Снижение премии в связи с взысканием касается только премий за период, в котором взыскание применено, и не может уменьшать месячную заработную плату более чем на 20 процентов. Виды премий, порядок, сроки выплаты и условия снижения описываются в локальном нормативном акте, иначе снижение оспаривается вместе с самим взысканием.
Считается ли лишение премии вторым взысканием за один проступок?
Снижение премии в перечень дисциплинарных взысканий не входит, поэтому правилу «одно взыскание за один проступок» оно не противоречит. Работает это только при условии, что премия по локальному акту стимулирующая, а основания снижения в нём описаны заранее. Премия, входящая в фиксированную часть оплаты труда, таким способом не уменьшается.
Сколько хранить приказ о дисциплинарном взыскании?
Приказ относится к документам по личному составу, срок хранения — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания документа. Год действия взыскания на срок хранения не влияет: приказ остаётся в архиве и после того, как работник считается не имеющим взыскания. В электронном архиве сроки те же, что и для бумажного.
Можно ли уволить за неоднократность, если первое взыскание снято досрочно?
Нет. Увольнение по пункту 5 части 1 статьи 81 ТК РФ требует, чтобы на момент нового проступка у работника было действующее взыскание. После досрочного снятия или по истечении года признак неоднократности исчезает, и новое нарушение считается первым со всеми последствиями для выбора меры.
