Дисциплинарное взыскание объяснение работника как затребовать и зафиксировать отказ

Дисциплинарное взыскание — замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию — работодатель применяет только после того, как затребовал у работника письменное объяснение и дал на него 2 рабочих дня (часть 1 статьи 193 ТК РФ). Форму требования закон не устанавливает. Поэтому требование составляют письменно и фиксируют дату вручения: от неё считают 2 рабочих дня по графику конкретного работника. Отсутствие объяснения взысканию не препятствует, но акт о непредоставлении составляют только после истечения срока. Главное различие — какой отказ вы фиксируете. Отказ получить требование подтверждает попытку вручения в конкретную дату. Непредоставление объяснения устанавливают актом не раньше окончания 2 рабочих дней, даже если работник сразу заявил, что писать ничего не будет.

В материале разобраны обязательные элементы требования с образцом формулировки и способы вручения лично и через КЭДО с видами электронной подписи по статье 22.3 ТК РФ. Показан подсчёт срока при сменном графике, болезни и отпуске. Отдельно описано, чем акт об отказе получить требование отличается от акта о непредоставлении объяснения и от акта об отказе ознакомиться с приказом, и какие ошибки ставят процедуру под сомнение. Таблица всех сроков статьи 193, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что статья 193 ТК РФ требует до приказа о дисциплинарном взыскании

Дисциплинарный проступок по части 1 статьи 192 ТК РФ — виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей. За него работодатель вправе применить замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию. Часть 5 статьи 192 обязывает учитывать тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он совершён. Опоздание на работу, прогул и неисполнение поручения проходят одну и ту же процедуру статьи 193, какое бы дисциплинарное взыскание работнику ни планировалось.

До применения взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение (часть 1 статьи 193). Форму такого запроса закон не устанавливает. Это прямо отмечено в Руководстве по соблюдению обязательных требований, утверждённом приказом Роструда от 11.11.2022 № 253, и там же указано, что работодателю нужны письменные доказательства запроса. Письменное требование с отметкой о вручении доказывает, что объяснение запрашивали, и фиксирует дату, от которой идут 2 рабочих дня.

Если за 2 рабочих дня объяснение не представлено, составляют акт. По части 2 статьи 193 непредоставление объяснения не препятствует применению взыскания. Двухдневную гарантию не заменяют ни месячный срок на применение взыскания, ни предельные сроки в 6 месяцев, 2 и 3 года: их проверяют отдельно.

На 16.10.2026 действует редакция ТК РФ от 25.05.2026, вступившая в силу 01.09.2026. Поправок к порядку объяснения по статье 193 в 2026 году не выявлено, а дата редакции кодекса изменения именно этой статьи не означает. Перед подписанием приказа сверьте текст статьи 193 в редакции, действующей на дату взыскания.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Суд принимает или отвергает электронный документ по тому, соблюдён ли режим, в котором его создали и подали. Формат на это не влияет. Проигрывают из-за дефектов процедуры: неверного вида подписи для конкретного документа, отсутствия идентификации подписанта, момента выдачи подписи. Перед приказом проверьте каждый документ цепочки — требование, акт, объяснение — на то, кем, каким способом и когда он подписан.»

Три отказа в дисциплинарной процедуре: получить требование, объясниться, ознакомиться с приказом

Отказ работника встречается на трёх стадиях, и каждую фиксируют своим документом в свой момент. Единого нормативного алгоритма для всех трёх отказов нет: требование и непредоставление объяснения регулирует часть 1 статьи 193 ТК РФ, ознакомление с приказом — часть 6.

Ни один отказ, зафиксированный до истечения 2 рабочих дней, не даёт права подписать приказ раньше срока. Если работник передумает и принесёт объяснение в оставшиеся дни, его принимают и оценивают вместе с другими материалами проверки.

В решении от 03.02.2026 по делу № 2-5792/2025 события развивались так. Работник отказался ознакомиться с требованием, требование зачитали вслух и составили акт. Затем его всё же вручили под подпись, и работник представил объяснение. Работодатель довёл требование до работника повторно уже после акта. Вывода о том, что зачитывания и одного акта хватает в любом споре, из этого дела не следует.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как затребовать объяснение письменно: содержание требования, вручение и подсчёт срока

Требование привязывают к одному эпизоду: объяснение по другому эпизоду не подтверждает, что работнику дали высказаться по вменяемому проступку. В текст требования включают:

• дату, время и место нарушения и то, в чём оно выразилось;
• трудовую обязанность, которая не исполнена, с указанием пункта трудового договора, должностной инструкции или ЛНА;
• предложение дать письменное объяснение по этому эпизоду;
• срок — 2 рабочих дня со дня, следующего за днём получения требования;
• указание, что к объяснению можно приложить документы, подтверждающие уважительность причин;
• дату составления, должность и подпись лица, которое требует объяснение;
• поле для отметки работника о получении: дата, время, подпись.

Формулировка-образец для опоздания: «Прошу в течение 2 рабочих дней со дня, следующего за днём получения настоящего требования, представить письменное объяснение причин опоздания на работу 14.10.2026 с 9:00 до 9:40. К объяснению вы вправе приложить документы, подтверждающие уважительность причин».

Пункт о документах страхует процедуру. Третий кассационный суд общей юрисдикции указал, что работнику нужно довести необходимость объясниться и возможность представить документы об уважительных причинах отсутствия, а также предоставить срок. Оценку суд связал с тем, доказано ли доведение требования в конкретных обстоятельствах дела.

Важный нюанс из практики: если проступок связан с работой, которую сотрудник выполнял за отсутствующего коллегу, при разборе ситуации имеет значение приказ о возложении на него этих обязанностей. Без такого приказа работодателю сложнее доказать, чьи именно обязанности не исполнены. Проверьте наличие этого приказа до того, как формулировать эпизод в требовании.

Способы вручения требования и подтверждение даты

Лично под подпись: работник ставит на втором экземпляре дату, время и подпись, экземпляр с отметкой остаётся у работодателя. Отказ получить требование или расписаться фиксируют актом в момент вручения.

Через КЭДО — если требование есть в перечне документов ЛНА о КЭДО и работник переведён на электронный документооборот. Информационная система работодателя по статье 22.3 ТК РФ обязана обеспечивать подписание, хранение и фиксацию получения документа сторонами. Дату вручения в этом случае подтверждают записи системы. В Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: требование объяснения не направляется работнику в день, когда ему выпустили подпись.

Электронная почта и мессенджер вне системы КЭДО режим статей 22.1-22.3 не подтверждают. Электронная почта упомянута в статье 22.3 только применительно к заявлению о выдаче документов по статье 62, на другие кадровые документы это правило не распространяется. Требование, отправленное фотографией в чат, оставляет спорными и дату получения, и подпись отправителя.

Как считать 2 рабочих дня по графику работника

Статья 193 технику подсчёта не раскрывает, поэтому в споре доказывают дату и время вручения и график конкретного работника. Безопасный порядок такой: первый день срока — следующий за днём вручения, в зачёт идут только рабочие дни этого работника, включая смены в субботу и воскресенье при сменном графике.

Пятидневка: требование вручено в пятницу 16.10.2026, рабочие дни для объяснения — понедельник 19 и вторник 20 октября, акт о непредоставлении составляют не раньше 21.10.2026. Сменный график сутки через трое со сменами 16, 20 и 24 октября: требование вручено в смену 16.10.2026, в зачёт идут смены 20 и 24 октября, и акт составляют не раньше 25.10.2026. Если считать по календарю пятидневки, срок истёк бы 20 октября, и акт от 21 октября оказался бы преждевременным.

Как зафиксировать отказ получить требование и непредоставление объяснения

Акт об отказе получить требование и акт о непредоставлении объяснения составляют в разные дни. Первый фиксирует событие в момент вручения, второй — результат после истечения 2 рабочих дней. О том, принёс ли работник объяснение позже, первый акт ничего не говорит, поэтому второй он не заменяет.

Что записать в акт об отказе получить требование

• дату, время и место попытки вручения;
• кто вручал требование и кто присутствовал;
• реквизиты требования и эпизод, по которому запрошено объяснение;
• способ доведения: передача в руки, зачитывание вслух;
• слова работника дословно, если он объяснил отказ;
• подписи составителя и присутствовавших.

После акта требование можно довести до работника повторно способом, который даст подтверждаемую дату: вручением под подпись или через КЭДО, если работник на него переведён. Срок 2 рабочих дня при повторном вручении безопаснее считать от более поздней даты.

Если работник сразу заявил, что объясняться не будет

Устное заявление не создаёт исключения из 2 рабочих дней: закон такого исключения не предусматривает. Слова работника фиксируют в акте с датой, временем и дословной формулировкой. Возможность представить объяснение сохраняют до конца срока, а приказ готовят только после акта о непредоставлении.

Что указать в акте о непредоставлении объяснения

Акт составляют после истечения 2 рабочих дней, и он подтверждает каждое звено процедуры:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• фактические дату и время вручения требования;
• эпизод и содержание требования;
• способ доведения требования до работника;
• истечение 2 рабочих дней;
• отсутствие объяснения на дату составления акта.

Унифицированной формы такого акта статья 193 не устанавливает. Порядок истребования объяснения и составления акта разобран в методическом пособии Роструда для кадрового работника, с ним удобно сверить внутренние шаблоны требования и акта.

Как затребовать объяснение и зафиксировать отказ: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте дату обнаружения проступка и сверьте сроки: месяц со дня обнаружения и 6 месяцев со дня совершения, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — 2 года.
2. Шаг 2. Проверьте по графику и табелю, где работник: на смене, болеет или в отпуске. Определите, какие его рабочие дни войдут в срок на объяснение.
3. Шаг 3. Составьте требование по одному эпизоду: дата, время, суть нарушения, нарушенная обязанность, срок 2 рабочих дня, право приложить документы об уважительных причинах.
4. Шаг 4. Вручите требование под подпись или через КЭДО, если требование есть в перечне ЛНА и работник переведён на КЭДО. При отказе получить требование или расписаться составьте акт с датой, временем и способом доведения.
5. Шаг 5. Выждите 2 рабочих дня по графику работника, даже если он устно отказался объясняться. Объяснение, принесённое в срок, примите и оцените.
6. Шаг 6. Если объяснения нет, после истечения срока составьте акт о непредоставлении: дата и время требования, эпизод, способ доведения, истечение срока, отсутствие объяснения.
7. Шаг 7. Издайте приказ в пределах месячного срока и объявите его под роспись в течение 3 рабочих дней со дня издания. При отказе ознакомиться составьте отдельный акт по части 6 статьи 193.

Журнал регистрации требований и форма акта об отказе от подписания

Начните с журнала, где регистрируют выданные требования и отказы, а форму акта об отказе от подписания дополните под эпизод с требованием датой и временем вручения, эпизодом и способом доведения.

Работник болеет или в отпуске: как не принять отсутствие за отказ объясниться

Время болезни и отпуска работника не включается в месячный срок применения взыскания (часть 3 статьи 193 ТК РФ), поэтому ожидание его выхода месячный срок не расходует. Дни нетрудоспособности и отпуска рабочими днями работника не считаются и в 2 рабочих дня на объяснение не входят.

Президиум Верховного Суда РФ в обзоре практики, утверждённом 09.12.2020, подчеркнул: временную нетрудоспособность работника и невозможность реализовать право на объяснение нельзя игнорировать при оценке процедуры. Если требование вручено, а со следующего дня работник открыл листок нетрудоспособности, акт о непредоставлении по календарю не составляют. Реальную возможность объясниться предоставляют после выхода на работу, а отсутствие из-за болезни отказом не считают.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда документ нужно передать работнику, который болеет или только вышел на работу, я работаю с доказательствами. Фиксирую, как документ передан, и что у человека были возможность и время с ним ознакомиться. Не ставьте работника перед фактом в день выхода после болезни: схему «вышел, а на столе документы, подпиши сегодня» суд читает ровно так, как она выглядит. Проверьте по табелю, что 2 рабочих дня на объяснение приходятся на дни, когда работник фактически на работе.»

Требование и объяснение через КЭДО: согласие работника, ЛНА и виды подписи

Статья 22.1 ТК РФ разрешает оформлять в КЭДО требование о представлении объяснения, объяснение работника и приказы о замечании и выговоре. Условие — КЭДО введён ЛНА, где указаны используемая система, перечень документов, категории работников, порядок и срок уведомления работников и дата введения (статья 22.2). Работника уведомляют о переходе и о праве согласиться на него.

По общему правилу перевод на КЭДО требует согласия работника. Без согласия в КЭДО переводят только лиц, принятых на работу после 31.12.2021 и не имевших трудового стажа на 31.12.2021 (части 5-8 статьи 22.2). В практике Добыто проверку перед запуском дисциплинарных документов в КЭДО начинаем с того, разведены ли в компании перечень документов и виды подписи. Требование и объяснение должны стоять в перечне ЛНА, а у каждого подписанта должна быть подпись, разрешённая для его документа.

Какой электронной подписью подписывают требование, объяснение и приказ о выговоре

Для каждого документа процедуры статья 22.3 ТК РФ задаёт свой перечень подписей, и перечни для работодателя и работника различаются.

Работник может подписать объяснение ПЭП при соглашении сторон, но ознакомиться ПЭП с приказом о выговоре в информационной системе работодателя не может. Правила таблицы относятся к системе работодателя: у платформы «Работа в России» способы подписи свои.

Когда требование через КЭДО не подходит

• Работник не дал согласия на КЭДО и не относится к принятым после 31.12.2021 без трудового стажа на эту дату: требование и приказ вручают на бумаге.
• Требования и объяснения нет в перечне документов ЛНА о КЭДО: электронное требование вне перечня режимом статьи 22.1 не охватывается.
• У работника нет УКЭП или УНЭП из перечня части 4 статьи 22.3: ознакомить его с приказом о взыскании в системе работодателя нельзя.
• Взыскание — увольнение: приказ об увольнении из режима статьи 22.1 исключён.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд в 2022 году отказал работнику: у работодателя были Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл. Подпись выдали в день подписания заявления, за работника подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя. Для дисциплинарных документов в КЭДО из этого дела следуют две проверки: описан ли в ЛНА порядок идентификации работника и способен ли работник фактически пользоваться системой.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для спора недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в ЛНА о КЭДО порядок идентификации не описан, технически исправная подпись спор не выигрывает. Откройте свой ЛНА и найдите раздел о том, как система устанавливает личность работника при подписании.»

Сроки дисциплинарного взыскания по статье 193 ТК РФ и повторное взыскание

Статья 193 задаёт 6 сроков, и каждый считается от своей даты: от вручения требования, обнаружения проступка, его совершения или издания приказа.

Два рабочих дня ожидания входят в месячный срок: ожидания объяснения нет среди исключений части 3 статьи 193, поэтому требование не запускает новый месяц и не приостанавливает текущий. Требование, вручённое в конце месяца, оставляет на оценку объяснения и приказ только остаток срока.

За один проступок применяется только одно дисциплинарное взыскание (часть 5 статьи 193). Если за опоздание 14.10.2026 уже объявлено замечание, новое требование объяснения по тому же опозданию не открывает возможности объявить выговор или уволить.

При увольнении за прогул стадия объяснения не меняется: требование по конкретному дню отсутствия, 2 рабочих дня, объяснение или акт о непредоставлении. Меняется носитель итогового приказа.

Что теряет работодатель при ошибке на стадии объяснения

Приказ, подписанный до истечения 2 рабочих дней без полученного объяснения, нарушает гарантию части 1 статьи 193. Восьмой кассационный суд общей юрисдикции разъясняет её смысл так: взыскание применяют после полученного объяснения либо после непредоставления объяснения по истечении срока. Документы следующих стадий этот дефект не исправляют, и акт об отказе ознакомиться с приказом нарушение стадии объяснения не устраняет.

Время, ушедшее на исправление процедуры, засчитывается в месяц со дня обнаружения проступка. Если месяц или 6 месяцев со дня совершения истекли, новое требование объяснения взыскание уже не открывает.

Перед развёртыванием КЭДО на всю компанию мы закладываем пилотную группу. На ней проверяем фактическую способность работников пользоваться системой до того, как через КЭДО пойдут документы со сроком в 2 рабочих дня.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что я выясняю в споре о подписи, — в каком режиме создан документ. Объяснение, написанное от руки и отсканированное в систему, остаётся электронным образом бумажного документа. Файл, подписанный работником электронной подписью, — электронный документ, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на файл объяснения: если в нём изображение собственноручной подписи, бумажный подлинник сохраните, потому что суд вправе его истребовать.»

Что делать работнику, которому вручили требование объяснения

У работника есть 2 рабочих дня по своему графику, и считаются они со дня, следующего за вручением. Отказ расписаться в получении требования срок не останавливает и объясниться позже не мешает: работодатель зафиксирует попытку вручения актом, а срок пойдёт своим чередом.

Объяснение пишут по эпизоду из требования: дата, обстоятельства, причина. Если причина уважительная, к объяснению прикладывают подтверждающие документы, и право на это признаёт кассационная практика. Копию объяснения с отметкой о дате получения работодателем или подтверждение отправки через КЭДО сохраните у себя.

Стоимость КЭДО для требований, объяснений и приказов о взыскании: тарифы на 2026 год

Цена зависит от тарифа и численности сотрудников, а подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников в тариф уже входят.

Цены приведены на 16.10.2026 и относятся к системе КЭДО. Отдельной цены за составление требования, акта или юридическое сопровождение дисциплинарной процедуры на странице тарифов нет. Перед выбором сверьте состав подписей: на странице тарифов Добыто КЭДО в карточке «Старт» указаны ПЭП и УНЭП, в карточке «Бизнес» — ПЭП, УНЭП и УКЭП, а приказ о взыскании в системе работодатель подписывает УКЭП.

Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Документы между системой и 1С:ЗУП синхронизируются автоматически.

Выводы

Взыскание устойчиво в споре, если подтверждена вся цепочка: письменное требование по конкретному эпизоду с доказанной датой вручения, 2 рабочих дня по графику работника, объяснение или акт о непредоставлении, приказ в пределах месяца и объявление под роспись в течение 3 рабочих дней. Отказ получить требование, устный отказ объясниться и отказ ознакомиться с приказом оформляют разными актами в разные моменты, и ни один из них срок на объяснение не сокращает. Болезнь или отпуск работника к отказам не относятся.

Добыто КЭДО поддерживает ПЭП, УНЭП и УКЭП и работает по требованиям статей 22.1-22.3 ТК РФ. Поэтому требование, объяснение и приказ о замечании или выговоре можно провести через систему с подписью нужного вида для каждого подписанта и с фиксацией получения документа.

Частые вопросы о требовании объяснения и актах

Нужно ли запрашивать объяснение, если нарушение подтверждено видеозаписью или актом об опоздании?

Да. Часть 1 статьи 193 ТК РФ требует затребовать письменное объяснение до применения любого дисциплинарного взыскания, и исключений для нарушений, подтверждённых записью или актом, норма не содержит. Видеозапись и акт подтверждают факт нарушения, объяснение даёт работнику возможность назвать причину и приложить документы о её уважительности. Если за 2 рабочих дня объяснения нет, составляют акт о непредоставлении, и по части 2 статьи 193 это не препятствует взысканию.

Обязан ли работник писать объяснение от руки или по форме работодателя?

Нет. Статья 193 не требует рукописного текста и не устанавливает унифицированной формы объяснения, поэтому годится и рукописный, и напечатанный текст. На практике в объяснении ставят дату и подпись, а в КЭДО — электронную подпись разрешённого вида: УКЭП, УНЭП или ПЭП при соглашении сторон о правилах идентификации. Отказ работника заполнять бланк работодателя не делает объяснение, написанное в свободной форме, непредставленным.

Сколько человек должны подписать акт о непредоставлении объяснения?

Обязательного числа свидетелей статья 193 ТК РФ не устанавливает, унифицированной формы акта тоже нет. Совет о числе подписантов в Руководстве по соблюдению обязательных требований, утверждённом приказом Роструда от 11.11.2022 № 253, носит характер рекомендации. Для спора имеет значение, подтверждает ли акт вручение требования и истечение 2 рабочих дней, поэтому подписывают его лица, которые могут подтвердить эти обстоятельства.

Можно ли применить взыскание до истечения 2 рабочих дней, если объяснение уже получено?

Да, если получено письменное объяснение по эпизоду из требования. Часть 1 статьи 193 связывает ожидание в 2 рабочих дня с непредоставлением объяснения: когда объяснение представлено, работодатель вправе оценить его и принять решение раньше. Отдельного разъяснения ведомства по этому сценарию нет, вывод следует из буквального текста частей 1 и 2 статьи 193. Если объяснение касается другого эпизода, право высказаться по вменяемому проступку не реализовано, и срок нужно выждать.

Как подтвердить в суде требование и объяснение, подписанные в КЭДО?

Электронный документ признан письменным доказательством статьёй 71 ГПК РФ. Распечатка электронного требования или объяснения остаётся копией электронного документа, поэтому её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо организацией с отметкой о верности копии. Вместе с распечаткой суду представляют сведения о том, кто и когда подписал документ и когда его получил работник, а также ЛНА о КЭДО с порядком идентификации.

Распространяется ли порядок статьи 193 ТК РФ на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?

Нет. Статья 192 ТК РФ связывает дисциплинарный проступок с неисполнением трудовых обязанностей, а они возникают только у работника по трудовому договору. С исполнителем по договору ГПХ и самозанятым ответственность за ненадлежащее исполнение определяют условия договора и гражданское законодательство. Замечание, выговор, требование объяснения по статье 193 и акт о непредоставлении к ним не применяются.

Можно ли объявить выговор, если работник объяснился, но вину не признал?

Да. Объяснение не означает автоматического признания вины, а непризнание вины взыскание не блокирует: виновный проступок по части 1 статьи 192 ТК РФ работодатель устанавливает по совокупности материалов и оценивает содержание объяснения. Если работник назвал причину и приложил документы, их проверяют, потому что при выборе вида взыскания часть 5 статьи 192 обязывает учитывать тяжесть проступка и обстоятельства его совершения. Выводы по доводам работника фиксируют в материалах проверки до издания приказа.