Удаленная работа и свободный график как учитывать время и не нарушить кодекс

Удалённая работа по трудовому договору регулируется главой 49.1 ТК РФ. Если режим не закреплён в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении, дистанционный работник устанавливает его сам (статья 312.4 ТК РФ). Обязанность вести учёт фактически отработанного времени по части 4 статьи 91 ТК РФ при этом остаётся за работодателем. На практике табель заполняют методом отклонений: отмечают больничные, отпуска и другие неявки, а время взаимодействия с работодателем по закону включается в рабочее время. Если режим свободный, сверхурочной считается только работа сверх нормы, которую поручил работодатель. Если режим закреплён в допсоглашении, переработкой становится любое время за пределами установленных часов, отработанное по инициативе работодателя.

Ниже разобрано, как заполнять Т-12 и Т-13 на удалённого сотрудника и какие условия о времени на связи и отчётах вписать в допсоглашение. Правильные формулировки защищают работника от неоплаченных переработок, а работодателя — от проигранного спора об увольнении по статье 312.8 ТК РФ. Во второй половине статьи собраны лимиты и оплата сверхурочной работы по правилам, которые действуют с 1 сентября 2026 года, сценарная таблица, пошаговая инструкция оформления, образцы документов, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы.

Режим рабочего времени дистанционного работника по статье 312.4 ТК РФ

По статье 312.1 ТК РФ дистанционной считается работа вне места нахождения работодателя, его филиалов и обособленных подразделений, вне стационарного рабочего места, которое прямо или косвенно контролирует работодатель, при условии, что для работы и связи используются информационно-телекоммуникационные сети, в том числе интернет. Трудовой договор или допсоглашение фиксирует один из трёх вариантов: постоянная удалёнка на весь срок договора, временная непрерывно до 6 месяцев или периодическая, когда дни дома чередуются с днями на стационарном рабочем месте. Периодический вариант в кадровой практике называют комбинированным или гибридным.

Статья 312.4 ТК РФ содержит два правила. Режим дистанционного работника можно определить коллективным договором, ЛНА, принятым с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или допсоглашением. При временной удалёнке там же задают продолжительность и периодичность работы дома. Если ни один документ режим не устанавливает, работник определяет его по своему усмотрению: сам выбирает начало и конец дня, перерывы и распределение часов по дням недели. Правила внутреннего трудового распорядка офиса на такого сотрудника переносятся только тогда, когда в них прямо есть раздел о дистанционной работе.

Глава 49.1 действует только для работников по трудовому договору. У исполнителя по договору ГПХ и у самозанятого рабочего времени в смысле ТК РФ нет: их не табелируют, им не оплачивают сверхурочные, их не увольняют по статье 312.8. Если к исполнителю предъявляют требования о режиме, окне связи и отчётах по часам, это признаки трудовых отношений.

Свободный график в разговорной речи называют по-разному, но в ТК РФ за этим словом стоят несколько режимов с разной механикой учёта.

Для удалённого сотрудника режимы сочетаются: периодическая удалёнка с гибким временем, постоянная удалёнка с суммированным учётом. Выбор определяет одно обстоятельство: нужно ли работодателю, чтобы сотрудник был доступен в конкретные часы. Если нужно, эти часы закрепляют в допсоглашении как режим или как окно связи, и свободный режим по умолчанию уже не действует.

Как вести табель учёта рабочего времени на удалённого сотрудника

Часть 4 статьи 91 ТК РФ обязывает работодателя учитывать время, фактически отработанное каждым работником, и исключения для дистанционных работников в ней нет. Табель ведут по формам Т-12 или Т-13 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 либо по собственной форме, утверждённой в компании: унифицированные формы с 2013 года применять не обязательно. Указания к постановлению № 1 допускают два метода учёта: сплошную регистрацию явок и неявок или регистрацию только отклонений, то есть неявок, опозданий и сверхурочных часов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что об этом думает ГИТ: специалисты Роструда в ответе на портале Онлайнинспекция.РФ о табелировании дистанционного работника указывают, что для сотрудника, который определяет режим сам, в табеле можно отмечать только отклонения: временную нетрудоспособность, отпуска и другие случаи освобождения от работы. Если отклонений нет, считается, что работник отработал установленную для него норму. Для начисления зарплаты удобно проставлять общее количество часов за расчётный период (полмесяца или месяц): норма за вычетом отклонений.

Метод отклонений подходит, пока работодатель не вмешивается в распределение часов. Как только в допсоглашении появляется режим с конкретными часами или периодическая удалёнка по дням, табель заполняют по дням. В собственной форме табеля можно предусмотреть отдельное обозначение дней дистанционной работы, чтобы при гибриде было видно, где сотрудник работал в конкретную дату. Для работника с суммированным учётом дни и часы отмечают по графику, иначе переработку за учётный период не посчитать.

Данные для отметок об отклонениях у удалённого сотрудника приходят в электронном виде: номер ЭЛН, заявление на отпуск, приказ о командировке. В сервисе Добыто в личном кабинете сотрудника есть блок учёта рабочего времени с кнопкой согласования, а рядом лента запросов на отпуск и счётчики дней отпуска и отгулов. Отклонения, которые попадают в табель, проходят через тот же контур, что и кадровые документы. Для компаний на 1С:ЗУП модуль Добыто устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Порядок учёта зависит от того, какой вариант удалёнки оформлен и что закреплено в документах. Сценарии ниже встречаются чаще всего.

Из таблицы видно, что табель по дням нужен всем, у кого в документах есть часы или дни. Метод отклонений остаётся только для постоянной удалёнки без режима, и там весь контроль переносится в порядок взаимодействия и отчёты. Конструктор ниже собирает табель Т-13 на 31 день с обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки.

Сформируйте табель Т-13 на дистанционного сотрудника

Время на связи, отчёты и контроль: что закрепить в документах

Последняя часть статьи 312.4 ТК РФ включает время взаимодействия дистанционного работника с работодателем в рабочее время. Если в допсоглашении окно связи с 10:00 до 17:00, а руководитель регулярно назначает созвоны на 20:00, эти часы рабочие. При превышении нормы они становятся сверхурочной работой по инициативе работодателя, и спорить о том, что сотрудник на удалёнке сам распоряжается временем, уже поздно. Для работника отсюда следует практический вывод: переписка и звонки по поручению руководителя вне согласованных часов фиксируются и учитываются.

Часть 9 статьи 312.3 ТК РФ отсылает порядок взаимодействия, передачу результатов работы и отчётов по запросам работодателя к коллективному договору, ЛНА, трудовому договору или допсоглашению. Закон не задаёт ни каналов связи, ни сроков ответа, поэтому без документа их нет. В допсоглашение или положение о дистанционной работе включают:

• каналы связи: корпоративная почта, мессенджер, система КЭДО, видеосвязь;
• окно доступности в часах с указанием часового пояса, если работодатель его устанавливает;
• срок ответа на запрос работодателя в рабочих днях или часах;
• форму и периодичность отчётов: ежедневный, еженедельный, по завершении задачи;
• срок подтверждения получения электронного документа — по части 3 статьи 312.3 его обязана направлять каждая сторона, а срок определяется в документах компании;
• для сотрудника за рубежом — дни, которые стороны считают нерабочими праздничными.

От этих условий зависит дополнительное основание увольнения. По части 1 статьи 312.8 ТК РФ договор можно расторгнуть, если в период удалёнки работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам работы более 2 рабочих дней подряд со дня поступления запроса. Если порядком взаимодействия установлен более длительный срок, действует он. Работодателю нужно доказать, что запрос был направлен по согласованному каналу, дошёл до работника и что срок истёк. Без зафиксированного канала и даты запроса основание рассыпается в суде. Если с приказом об увольнении работника знакомят электронно, в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа ему направляют заказным письмом с уведомлением заверенную бумажную копию.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Электронный документооборот не отменяет бумагу полностью. Суд вправе истребовать подлинник, если только он может подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу документа или подписи. Распечатка электронного документа остаётся копией, пока её не заверили. Прежде чем отказываться от бумажного архива, выпишите, какие документы по удалённым сотрудникам существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Контроль через трекеры, учёт активности за компьютером и записи созвонов работодатель вводит для контроля количества и качества выполняемой работы: эта цель прямо названа в пункте 1 статьи 86 ТК РФ. Сведения, которые собирает программа, являются персональными данными, поэтому порядок контроля описывают в ЛНА о дистанционной работе или о персональных данных и знакомят с ним работника до начала мониторинга. Собирать через программу можно только то, что связано с работой: доступ к личным устройствам и личной переписке этой целью не покрывается, а нарушения в обработке персональных данных проверяет Роскомнадзор по 152-ФЗ.

Что проверить до перевода сотрудника на свободный график

1. Какой вариант удалёнки оформляется: постоянная, временная до 6 месяцев или периодическая. От этого зависят порядок отпусков и условия вызова в офис.
2. Нужны ли работодателю конкретные часы доступности. Если нужны, они вписываются в допсоглашение, и свободный режим не устанавливается.
3. Есть ли в компании ЛНА о дистанционной работе с порядком взаимодействия и отчётов, и учтено ли при его принятии мнение профсоюза, если он есть.
4. Входит ли должность в перечень должностей с ненормированным рабочим днём и предусмотрен ли по ней дополнительный отпуск.
5. Какой вид электронной подписи есть у работника для допсоглашения: УКЭП или УНЭП.
6. Каким методом будет вестись табель и кто передаёт кадровику данные об отклонениях.
7. Есть ли ЛНА о контроле работы через программы и ознакомлен ли с ним работник.

Сверхурочная работа, выходные и праздники на удалёнке

По статье 99 ТК РФ сверхурочная работа выполняется по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, а при суммированном учёте — сверх нормы за учётный период. Если дистанционный работник сам распределяет часы и по своей инициативе работает вечером или дольше обычного, сверхурочной работы нет. Если руководитель поручил срочную задачу, которая выводит сотрудника за норму, это сверхурочная работа: нужны письменное согласие работника, учёт часов и повышенная оплата. Продолжительность сверхурочной работы для каждого работника не должна превышать 4 часов в течение 2 дней подряд.

С 1 сентября 2026 года 144-ФЗ установил единый порядок оплаты: первые 2 часа — не менее чем в полуторном размере, последующие часы — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа в году — не менее чем в двойном за каждый час. Конкретные размеры определяют коллективный договор, отраслевое соглашение, ЛНА или трудовой договор. По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха. Отдельно закон урегулировал особенности оплаты при суммированном учёте.

При свободном режиме сверхурочные почти всегда возникают из поручений в мессенджере, которые никто не оформляет. Поручение с конкретным сроком, из-за которого сотрудник работает сверх нормы, по смыслу статьи 99 является инициативой работодателя. Чтобы часы попали в табель и расчёт, работодатель оформляет привлечение распоряжением и получает согласие работника в электронной форме, а работник отражает эти часы в отчёте по порядку, установленному в допсоглашении.

С выходными и праздниками та же логика. Если дистанционный работник со свободным режимом сам решил работать в субботу, а в среду отдохнуть, привлечения к работе в выходной нет. Если работодатель поручил работу в конкретный выходной или нерабочий праздничный день, действуют статьи 113 и 153 ТК РФ: письменное согласие, приказ и оплата не менее чем в двойном размере либо, по желанию работника, одинарная оплата и другой день отдыха. Для сотрудника в другой стране удобнее заранее согласовать в договоре, какие дни стороны считают нерабочими праздничными.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как оформить удалённую работу со свободным графиком: договор, ЛНА и подписи

Перевод действующего сотрудника на удалёнку меняет условия трудового договора, поэтому по статье 72 ТК РФ оформляется письменным допсоглашением. С новым сотрудником условие о дистанционной работе включают сразу в трудовой договор. Без согласия работника перевести его можно только временно по статье 312.9 ТК РФ: в случае катастрофы, производственной аварии, эпидемии и других исключительных обстоятельств, на период их действия и на основании ЛНА работодателя, с которым работника знакомят.

Вид подписи для электронного оформления задан частью 1 статьи 312.3 ТК РФ. Трудовой договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности, ученический договор, их изменение и расторжение подписываются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Для остальных документов стороны могут использовать другие виды электронной подписи или иную форму, закреплённую в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении, если она фиксирует факт получения документа. С ЛНА, приказами, уведомлениями и требованиями дистанционного работника знакомят письменно под роспись, обменом электронными документами или в иной форме из тех же документов. По части 5 статьи 312.1 работодатель вправе распространить на удалённых сотрудников общие правила КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ.

Важный нюанс из практики: суды признают договоры займа и услуг, подписанные простой электронной подписью через код из SMS, по части 2 статьи 5 63-ФЗ. К кадровым документам эта практика не переносится: для них действуют статьи 22.1-22.3 и 312.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи. Допсоглашение о переводе на удалёнку, подписанное ПЭП работника, требованиям части 1 статьи 312.3 не соответствует.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП работник может получить через партнёров — удостоверяющие центры. Удалённый новичок, у которого есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах, выпускает УНЭП или УКЭП в приложении Госключ и подписывает документ с телефона.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выпуск подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Если дата выдачи подписи совпадает с датой заявления об увольнении, суд оценивает это обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Откройте журнал своей системы и проверьте, что у удалённых сотрудников эти даты не совпадают.»

Как перевести сотрудника на удалёнку со свободным графиком: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Примите или дополните ЛНА о дистанционной работе: порядок взаимодействия, каналы связи, срок ответа на запрос, форма отчётов, срок подтверждения получения электронных документов. Если в компании есть профсоюз, учтите мнение его выборного органа.
2. Шаг 2. Получите заявление работника или согласуйте с ним перевод. Для временной удалёнки определите срок, он не может превышать 6 месяцев непрерывно.
3. Шаг 3. Подготовьте допсоглашение: вид удалёнки, режим рабочего времени или прямое указание, что режим работник устанавливает сам, окно связи, порядок компенсации расходов на оборудование и связь, условия вызова на стационарное рабочее место для временной удалёнки.
4. Шаг 4. Подпишите допсоглашение УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника либо на бумаге.
5. Шаг 5. Издайте приказ о переводе на дистанционную работу и ознакомьте с ним работника в порядке статьи 312.3.
6. Шаг 6. Ознакомьте работника с ЛНА о дистанционной работе и о контроле работы через программы, если они применяются.
7. Шаг 7. Перенастройте табель: метод отклонений для свободного режима или учёт по дням для закреплённого режима и гибрида. Назначьте, кто передаёт кадровику данные об отклонениях и сверхурочных часах.

Образцы документов для перевода на дистанционную работу и учёта времени

Начните с допсоглашения о дистанционной работе: в нём закрепляются режим, окно связи и порядок взаимодействия, от которых зависит учёт времени.

Ошибки в учёте времени дистанционных работников и их цена

Большая часть претензий ГИТ по удалённым сотрудникам связана с расхождением между документами и фактической организацией работы. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ стоит юрлицу от 30 000 до 50 000 рублей, должностному лицу и ИП — предупреждение или от 1 000 до 5 000 рублей. Ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи обходится юрлицу от 50 000 до 100 000 рублей.

1. Табель по норме при регулярных вечерних созвонах. Работодатель не хочет оформлять переработки и ставит 8 часов в день. Время взаимодействия по статье 312.4 рабочее, поэтому работник взыскивает неоплаченные сверхурочные, а ГИТ квалифицирует это по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
2. Ненормированный день без дополнительного отпуска. Условие вписывают в допсоглашение, чтобы не учитывать вечерние часы. Дополнительный отпуск не менее 3 календарных дней по статье 119 ТК РФ при этом обязателен, и его отсутствие — самостоятельное нарушение.
3. Увольнение по статье 312.8 без зафиксированного запроса. Работодатель пишет в личный мессенджер руководителя, который в документах как канал связи не указан. Суд восстанавливает работника и взыскивает средний заработок за время вынужденного прогула.
4. Допсоглашение подписано ПЭП работника. Документ не соответствует части 1 статьи 312.3, и условие о дистанционной работе считается неоформленным.
5. Мониторинг без ЛНА и ознакомления. Программа собирает сведения о работнике без описанного порядка обработки персональных данных, и риск переходит в зону проверки Роскомнадзора.

Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО и затем оспорил его. У работодателя были положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя, но Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в материалах не было сведений о порядке идентификации, а при поступлении электронного заявления работодателю следовало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя. Для удалённых сотрудников, которых кадровик не видит лично, этот риск выше.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а подпись в журнале ознакомления её не подтверждает. Если документы за сотрудника подписывает кто-то другой, потому что сам он в системе не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию и проверяем, что удалённые сотрудники проходят подписание сами.»

Когда свободный график дистанционному работнику не подходит

Свободный режим по статье 312.4 означает, что работодатель не вправе требовать присутствия онлайн в конкретные часы. Он не подходит должностям, где работа привязана ко времени: линия поддержки по графику, диспетчеризация, приём заявок клиентов в часы работы компании, дежурства. Для них в допсоглашении закрепляют режим или гибкое время по статье 102 с фиксированной частью дня, когда сотрудник обязан быть на связи. Свободный режим не подходит и тогда, когда работодатель регулярно планирует работу сверх нормы: переработки придётся оформлять и оплачивать по статье 99, а метод отклонений в табеле их не покажет. Если сотрудник работает удалённо временно, а в офис его могут вызвать, условия вызова без закрепления в документах работодатель применить не сможет.

Стоимость КЭДО для оформления и учёта времени дистанционных работников

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

Для компании с удалёнными сотрудниками итог определяет численность и то, будут ли допсоглашения подписываться УКЭП работника или достаточно бесплатной УНЭП. Тариф можно повысить или понизить в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Свобода дистанционного работника в распределении часов действует ровно до тех пор, пока режим не закреплён в документах, но учёт отработанного времени работодатель ведёт в любом случае. При свободном режиме табель заполняют по отклонениям, при закреплённом режиме и гибриде — по дням. Созвоны и поручения по инициативе руководителя остаются рабочим временем, а сверх нормы превращаются в сверхурочную работу с лимитами и оплатой по правилам, действующим с 1 сентября 2026 года. Защитой для обеих сторон служат допсоглашение и ЛНА с порядком взаимодействия, подписанные подходящим видом электронной подписи.

В Добыто допсоглашения, приказы и ознакомление с ЛНА для удалённых сотрудников проходят в одном контуре с учётом рабочего времени и отпусков, а подписи ПЭП и УНЭП сотрудники получают в составе тарифа.

Частые вопросы об удалённой работе и учёте времени

Нужно ли доплачивать дистанционному работнику за работу ночью, если он сам выбрал ночные часы?

Статья 154 ТК РФ предусматривает повышенную оплату работы в ночное время, с 22:00 до 6:00, а статья 312.4 позволяет дистанционному работнику устанавливать режим самостоятельно. Прямого ответа, как эти нормы соотносятся, ТК РФ не даёт. Чтобы снять спор, в допсоглашении фиксируют, что работа выполняется в часы, выбранные работником, и отдельно описывают, как оформляется поручение работодателя выполнить задачу ночью. Работа ночью по такому поручению оплачивается в повышенном размере.

Как дистанционному работнику передать больничный?

По статье 312.3 ТК РФ работник сообщает работодателю серию и номер электронного листка нетрудоспособности, если медицинская организация и работодатель участвуют в системе обмена сведениями для ЭЛН. В остальных случаях оригиналы документов для пособия направляют по почте заказным письмом с уведомлением. В табеле дни болезни отмечаются как отклонение и при методе отклонений уменьшают норму за период.

В какой срок работодатель обязан выслать удалённому сотруднику копии документов о работе?

Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления по статье 62 ТК РФ. Копии направляют на бумаге заказным письмом с уведомлением либо в форме электронного документа, если работник указал это в заявлении.

Как предоставляется отпуск дистанционному работнику?

Для постоянной удалёнки порядок ежегодного оплачиваемого и других отпусков определяется коллективным договором, ЛНА или трудовым договором в соответствии с ТК РФ. Для временной удалёнки отпуск предоставляется в общем порядке главы 19 ТК РФ: по графику отпусков и с уведомлением о начале отпуска не позднее чем за 2 недели. Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска — 28 календарных дней, как и у офисных сотрудников.

Можно ли уволить сотрудника, который работает удалённо постоянно и переехал в другой город?

По части 2 статьи 312.8 ТК РФ договор с работником на постоянной удалёнке может быть прекращён, если он сменил местность выполнения работы и это делает невозможным исполнение обязанностей на прежних условиях. Сам по себе переезд основанием не является: работодатель должен показать, что условия договора выполнить больше нельзя, например из-за часового пояса, несовместимого с закреплённым окном связи.

Можно ли вернуть временного дистанционщика в офис до окончания срока?

Статья 312.4 ТК РФ позволяет закрепить в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении условия и порядок вызова временно удалённого работника на стационарное рабочее место, а также его выхода в офис по своей инициативе. Если условия вызова закреплены, работодатель действует по ним. Если нет, досрочное возвращение оформляется соглашением сторон. Исключение — временный перевод по статье 312.9, который заканчивается вместе с исключительными обстоятельствами.

Нужен ли табель на исполнителя по договору ГПХ, который работает удалённо?

Нет. Часть 4 статьи 91 и глава 49.1 ТК РФ касаются работников по трудовому договору. Исполнителю по ГПХ оплачивают результат по акту, режим и время на связи ему не устанавливают. Если в договоре ГПХ появляются часы работы, окно доступности и табель, это признаки трудовых отношений, и ГИТ вправе квалифицировать такой договор по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ.