Удаленная работа от прямых работодателей как компании нанимать без посредников

Удалённая работа от прямых работодателей оформляется трудовым договором о дистанционной работе по главе 49.1 ТК РФ: компания подписывает его с работником сама, без кадрового агентства и без договора о предоставлении персонала. Договор можно заключить обменом электронными документами: работодатель ставит УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, а бумажный экземпляр компания высылает только по письменному заявлению работника в течение 3 рабочих дней. Документы по статье 65 ТК РФ кандидат передаёт в электронном виде, а проверка его сведений возможна только с согласия по 152-ФЗ. Порядок оформления зависит от стажа кандидата на 31.12.2021: у кого стажа не было, работает в КЭДО без отдельного согласия, у кого был — только после письменного согласия на электронный документооборот.

Разберём, чем прямой найм отличается от кадрового агентства, аутстаффинга и ГПХ, какие документы можно требовать у удалённого кандидата и как законно проверить его по открытым базам. Покажем, какую подпись выдавать новичку и в какой момент, чтобы электронное заявление выдержало трудовой спор. Сценарная таблица по типам кандидатов, пошаговая инструкция приёма, образцы документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Прямой найм, кадровое агентство, аутстаффинг и ГПХ: кто работодатель удалённого сотрудника

Прямой работодатель — это компания, которая сама заключает трудовой договор и отвечает перед работником по ТК РФ, даже если кандидата ей нашло агентство. Посредник меняет не способ поиска, а сторону договора: в одних моделях работодателем становится агентство, в других работодателя нет вовсе.

Задаче найма без посредников отвечают первые 2 строки: трудовой договор подписывает сама компания, разница только в том, кто ищет кандидата. Аутстаффинг переносит статус работодателя на агентство, а ГПХ убирает его вовсе.

Удалённая подработка по ГПХ: где проходит граница

Удалённую подработку часто оформляют договором ГПХ, чтобы не оплачивать отпуск и больничные. Если исполнитель выполняет одну и ту же функцию, подчиняется правилам распорядка и получает ежемесячную оплату за работу, а не за результат, ГИТ и суд квалифицируют отношения как трудовые. Штраф по части 3 статьи 5.27 КоАП РФ — от 50 000 до 100 000 руб. для юрлица и от 10 000 до 20 000 руб. для должностного лица, за повторное нарушение по части 4 — от 100 000 до 200 000 руб. для юрлица. Поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд, в том числе по отношениям с самозанятыми, обсуждались при подготовке Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ, но в итоговый текст не вошли: ориентиром остаются статьи 15 и 19.1 ТК РФ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «До выбора договора я прошу ответить на один вопрос: какие задачи будет выполнять человек — постоянную функцию, работу по совместительству или временную работу под конкретную задачу. Договор ГПХ возможен только в последнем случае, когда задача конкретная и разовая. Выбор между трудовым договором и ГПХ определяется существом отношений, а не удобством компании, поэтому зафиксируйте ответ до того, как выбирать форму.»

Трудовой договор о дистанционной работе: формат, режим, оборудование и увольнение

Статья 312.1 ТК РФ допускает 3 формата дистанционной работы, и формат фиксируется в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему:

• постоянно — в течение всего срока действия трудового договора;
• временно — непрерывно в течение срока не более 6 месяцев;
• периодически — с чередованием дистанционной работы и работы на стационарном рабочем месте.

Новому сотруднику формат прописывают сразу в трудовом договоре, работающему — дополнительным соглашением. Эти правила действуют в редакции Федерального закона от 08.12.2020 № 407-ФЗ о дистанционной (удалённой) работе, который с 1 января 2021 года изложил главу 49.1 ТК РФ заново и ввёл временный перевод на удалёнку по инициативе работодателя в исключительных случаях.

Спорные ситуации с удалёнщиками почти всегда упираются в условия, которые не записали в договор. Минимальный набор:

• порядок взаимодействия — каналы обмена документами и срок, в который каждая сторона подтверждает получение электронного документа (статья 312.3 ТК РФ);
• режим рабочего времени — если договор, коллективный договор или ЛНА его не определяют, дистанционный работник устанавливает режим сам, а время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время (статья 312.4 ТК РФ);
• условия вызова на стационарное рабочее место — для временного и периодического формата (статья 312.4 ТК РФ);
• оборудование — кто его предоставляет или как компенсируется использование личного (статья 312.6 ТК РФ).

Статья 312.8 ТК РФ добавляет 2 основания увольнения дистанционного работника. Первое — работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более 2 рабочих дней подряд со дня поступления запроса. Второе — работник сменил местность, и из-за этого не может исполнять обязанности на прежних условиях. Первое основание опирается на порядок взаимодействия, поэтому каналы запросов и сроки ответа закрепляют в договоре до начала работы. Приказ об увольнении по статье 22.1 ТК РФ в КЭДО не переводится; если удалённый работник ознакомлен с ним электронно, компания направляет ему бумажную копию приказа заказным письмом с уведомлением (часть 3 статьи 312.8 ТК РФ).

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Удалённый доступ, удалённый рабочий стол и защита информации

Статья 312.6 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить дистанционного работника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Работник вправе с согласия или ведома работодателя работать на своём компьютере, но тогда компания выплачивает компенсацию за его использование и возмещает расходы в порядке, размере и сроки, установленные коллективным договором, ЛНА или трудовым договором. Для удалённого доступа к корпоративным системам и удалённого рабочего стола вариантов 2: выдать ноутбук с настроенными средствами защиты или прописать компенсацию за личное устройство и требования к нему в ЛНА. Если удалённого работника направляют выполнять поручение в другую местность, на него распространяются правила о командировках — статьи 166-168 ТК РФ.

Электронное оформление удалённого сотрудника: подписи, согласие на КЭДО и выдача ключа

Для трудового договора с удалённым работником закон требует усиленную подпись с обеих сторон: у работодателя — УКЭП, у работника — УКЭП или УНЭП (часть 1 статьи 312.3 ТК РФ). ПЭП для трудового договора не подходит. Её достаточно для заявлений на отпуск и командировку и для ознакомления с ЛНА: работник подписывает учётной записью в кадровой системе или на портале госуслуг. От лица компании подписывает генеральный директор или сотрудник по доверенности, например руководитель отдела кадров, и делает это УКЭП.

Если у кандидата нет подписи, УНЭП или УКЭП он бесплатно выпускает в мобильном приложении Госключ от Минцифры по подтверждённой учётной записи госуслуг и подписывает документ с телефона. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП работник получает через партнёров — удостоверяющие центры.

Вести КЭДО закон разрешает в собственной информационной системе работодателя, на платформе «Работа в России» или совмещать оба варианта. Функции государственной подсистемы электронного кадрового документооборота на портале «Работа в России» Роструд описывает на официальной странице: её стоит открыть, если удалённых сотрудников единицы и платная система пока избыточна.

Когда выдавать подпись новичку: при приёме или после испытания

Часть компаний выдаёт электронную подпись только после испытательного срока, чтобы не отзывать ключи у тех, кто не останется. Следствие такого решения: трудовой договор и весь комплект документов при приёме остаются на бумаге навсегда. Для удалённого найма это означает пересылку оригиналов почтой или курьером на каждого нового сотрудника. Альтернатив 2: выдавать подпись при приёме и принимать риск отзыва ключей либо использовать государственную подпись, которую человек получает сам через Госключ.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Момент выдачи подписи — это развилка, которую проходят осознанно, а не по умолчанию. Компаниям с низкой текучестью я советую выдавать подпись при приёме, тогда весь комплект уходит в электронный вид; там, где испытание не проходит заметная часть людей, подпись выдают после испытания, и приём остаётся бумажным. Третий путь — государственная подпись: если у человека есть учётная запись на портале, выдавать ничего не нужно. Запишите выбранный вариант в положение о КЭДО до первого найма.»

Подготовьте приказ о введении КЭДО до первого удалённого найма

Конструктор собирает приказ со ссылками на статьи 22.1-22.3 ТК РФ: понадобится выбрать виды подписи и назначить ответственного.

Какие документы запросить у удалённого кандидата и как проверить его без посредника

Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый: требовать документы сверх него можно, только если это предусмотрено законом, указом Президента или постановлением Правительства. Базовый комплект:

• паспорт с отметкой о регистрации, а при её отсутствии — справка из МВД;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, кроме тех, кто устраивается впервые или по совместительству;
• СНИЛС;
• документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
• документы об образовании и квалификации, если работа требует специальных знаний;
• медицинская книжка — для работников образования, торговли, медицины и общественного питания.

Дистанционный кандидат вправе передать эти документы в форме электронных документов, а работодатель может запросить нотариально заверенные копии на бумаге (часть 3 статьи 312.2 ТК РФ).

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Типовая ситуация: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания у такого требования нет: перечень расширяют только указ Президента и постановление Правительства, но не письмо ведомства и не внутренний регламент компании. Кандидат может отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Сверьте анкету для удалённых кандидатов с перечнем статьи 65 и уберите из неё всё, что закон не называет.»

Проверка удалённого кандидата по открытым базам с согласия по 152-ФЗ

Без подписанного согласия проверка персональных данных кандидата неправомерна: сначала он подписывает согласие на обработку персональных данных и, если проверку ведёт служба безопасности, отдельное согласие на проверку. После этого сведения сверяют по открытым государственным источникам: банку исполнительных производств ФССП, реестру сведений о банкротстве, списку недействительных паспортов, реестру дисквалифицированных лиц, картотеке судебных дел и федеральному реестру документов об образовании.

Сценарии приёма по типу кандидата

Состав документов и согласий меняется в зависимости от того, кого вы нанимаете на удалёнку.

Больше всего подготовки требует кандидат со стажем до 2022 года: без его письменного согласия электронное оформление по КЭДО не запускается, и на случай отказа нужен параллельный бумажный порядок.

Образцы документов для приёма дистанционного сотрудника

Комплект покрывает приём от согласий кандидата до приказа; начните с трудового договора и допишите в него условия о дистанционной работе.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Где искать удалённых сотрудников напрямую и как соискателю распознать прямого работодателя

Работодатели со среднесписочной численностью более 25 человек за предыдущий год обязаны размещать сведения о вакансиях на платформе «Работа в России» по статье 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации». Для прямого найма это рабочий канал без комиссии посредника, а на той же платформе работает подсистема электронного кадрового документооборота: вакансия, отклик и подписание документов проходят в одном государственном контуре.

Соискателю, который ищет удалённую работу на дому или удалённую подработку, прямого работодателя выдают проверяемые признаки:

• вакансию размещает юрлицо или ИП, чьи ИНН и ОГРН находятся в ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• оффер ведёт к трудовому договору с условием о дистанционной работе по статье 312.1 ТК РФ, а не к договору ГПХ на постоянную функцию;
• у кандидата запрашивают документы только из статьи 65 ТК РФ, а проверку проводят после письменного согласия на обработку персональных данных;
• договор подписывают УНЭП или УКЭП работника, например выпущенной через Госключ, а не пересылкой скана.

Удалённая работа без опыта оформляется так же, как любая другая: для впервые устраивающегося трудовая книжка не нужна, а отдельное согласие на КЭДО не требуется. Испытательный срок таким кандидатам устанавливают на общих основаниях, но с 01.09.2026 по 144-ФЗ его нельзя назначить женщинам с детьми до 3 лет (раньше запрет касался детей до полутора лет).

Как принять удалённого сотрудника без посредников: подготовка, порядок и онбординг

Трудовые споры с удалёнщиками проигрывают из-за процедуры, которую не описали до найма, поэтому подготовка идёт раньше первого оффера.

Что проверить до первого удалённого найма

1. Утверждены приказ о введении КЭДО и положение о КЭДО, и в положении описан порядок идентификации работника при подписании.
2. Принято решение о моменте выдачи подписи: при приёме, после испытания или через Госключ.
3. В шаблоне трудового договора есть порядок взаимодействия, режим рабочего времени и условия вызова в офис (статьи 312.3 и 312.4 ТК РФ).
4. Определено, чьё оборудование использует работник и как компенсируется личное (статья 312.6 ТК РФ).
5. Система фиксирует дату и обстоятельства выдачи подписи.
6. Есть регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении.

Как оформить дистанционного работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, какие задачи будет выполнять работник: постоянную функцию, совместительство или временную работу. Для постоянной функции и совместительства выбирайте трудовой договор, ГПХ — только для конкретной разовой задачи.
2. Шаг 2. Получите от кандидата согласие на обработку персональных данных, при проверке службой безопасности — отдельное согласие на проверку, и сверьте сведения по открытым базам.
3. Шаг 3. Примите документы по статье 65 ТК РФ в электронной форме; если нужно, запросите нотариально заверенные копии на бумаге.
4. Шаг 4. У кандидата со стажем до 2022 года получите письменное согласие на КЭДО. Если он отказался, оформляйте его на бумаге.
5. Шаг 5. До подписания трудового договора ознакомьте кандидата с ЛНА обменом электронными документами.
6. Шаг 6. Подпишите трудовой договор: УКЭП со стороны работодателя, УКЭП или УНЭП со стороны работника. По письменному заявлению работника направьте ему бумажный экземпляр не позднее 3 рабочих дней.
7. Шаг 7. Издайте приказ о приёме и ознакомьте с ним работника электронно.
8. Шаг 8. Подайте сведения о приёме в СФР в составе ЕФС-1, а по военнообязанным — в военкомат.

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, в Добыто для неё есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, документы между системами синхронизируются автоматически.

Онбординг удалённого сотрудника

У удалёнщика нет первого дня в офисе, поэтому оформление, выдача доступов и знакомство с командой переезжают на период до выхода и на первую неделю. Первые 1-3 месяца заканчиваются выходом на план и обратной связью по итогам. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию: она снимает основную часть ошибок настройки до того, как через систему пойдут новые удалённые сотрудники.

Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формирует по всей стране резерв медицинских специалистов, которых в чрезвычайной ситуации нужно оформить в экстренном порядке. Без КЭДО около 200 человек оформляли за несколько дней, подбирая обходные решения в общем документообороте. После перехода на КЭДО у специалистов резерва, которых сейчас около 800, есть личные кабинеты, и к моменту мобилизации большая часть комплекта документов на приём уже готова.

Когда прямой электронный найм не подходит и во что обходятся ошибки

Электронный трудовой договор с удалёнщиком — не универсальный вариант. Он не подходит или требует обходного порядка в 5 ситуациях:

• задача конкретная и разовая — для неё возможен договор ГПХ;
• кандидат со стажем до 2022 года отказался от КЭДО — его документы ведут на бумаге параллельно с электронными;
• работник фактически не умеет пользоваться системой, и за него подписывал бы кто-то другой;
• у кандидата нет подтверждённой учётной записи госуслуг и нет другой подписи — Госключ ему недоступен до подтверждения;
• должность связана с документами, которые статья 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Ошибки, из-за которых компания проигрывает спор с удалённым работником

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд в 2022 году работнику отказал: у работодателя было положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции решение отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодателю надлежало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, за него подписывал другой человек, и система работодателя это зафиксировала.

Работодателя подвели не электронная форма и не вид подписи, а процедура выдачи ключа и отсутствие описанной идентификации. В Добыто мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно способен пользоваться системой.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он, и оценивает фактическую способность работника работать в системе, а не подпись в журнале ознакомления. Проверьте в своей системе, не совпадает ли дата выдачи подписи с датой первых кадровых действий, и опишите порядок идентификации в локальном акте.»

Вторая типовая ошибка — постоянная удалённая функция по договору ГПХ: её цена — штраф по статье 5.27 КоАП РФ и признание отношений трудовыми со всеми гарантиями ТК РФ. Третья — требование документов сверх статьи 65 ТК РФ: отказать кандидату, который их не принёс, компания не вправе.

Стоимость КЭДО для найма и оформления удалённых сотрудников в 2026 году

Стоимость электронного оформления удалёнщиков зависит от численности сотрудников в системе, нужных видов подписи и интеграции с 1С. Цены указаны на дату публикации, сентябрь 2026 года.

Итоговый бюджет складывается из числа сотрудников, которых вы переводите в электронный контур, и тарифа: для компании до 25 человек с удалёнщиками на ПЭП и УНЭП хватает «Старта», для УКЭП у работников и интеграции с 1С нужен «Бизнес». Условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними собраны на странице тарифы Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Подключение технически занимает минуты, а сбор согласий у сотрудников со стажем до 2022 года идёт дольше и зависит от численности.

Выводы

Нанять удалённого сотрудника без посредника — значит заключить трудовой договор с условием о дистанционной работе самостоятельно: агентство может найти кандидата, но стороной договора остаётся компания. Такой договор подписывается электронно, если у работодателя есть УКЭП, а у работника — УНЭП или УКЭП, в том числе выпущенная через Госключ. Споры компании проигрывают из-за неописанной процедуры: порядка взаимодействия, идентификации подписанта и момента выдачи ключа, а не из-за электронной формы документа.

Добыто закрывает эту процедуру для удалённого найма: сервис выпускает сотрудникам подписи, проводит приём и ознакомление с ЛНА электронно и хранит документы в архиве, который выдерживает проверку ГИТ и суда.

Частые вопросы о найме удалённых сотрудников

Можно ли перевести работника на удалённую работу без его согласия?

Да, но только временно и в исключительных случаях по статье 312.9 ТК РФ: катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, а также решение органа власти. Работодатель принимает ЛНА о временном переводе, знакомит с ним работника и обеспечивает его оборудованием или выплачивает компенсацию за использование личного. После окончания обстоятельств работнику возвращают прежние условия трудового договора.

Сколько часов можно работать на удалённой подработке по совместительству?

По статье 284 ТК РФ совместитель работает не более 4 часов в день; в дни, когда он свободен от основной работы, — полный рабочий день. За месяц продолжительность работы по совместительству не превышает половины месячной нормы рабочего времени. Дистанционный формат эти лимиты не меняет, а трудовую книжку у совместителя не запрашивают.

Как удалённый работник передаёт больничный и получает копии документов?

Статья 312.3 ТК РФ разрешает дистанционному работнику подавать заявления в электронном виде. Копии документов, связанных с работой, работодатель направляет по почте или в электронном виде в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления. Документы о временной нетрудоспособности работник может передать по почте или в электронном виде, а электронный листок нетрудоспособности формируется в СФР без участия работника.

Можно ли заключить с удалённым сотрудником срочный трудовой договор?

Да, если есть основание по статье 59 ТК РФ. С 01.09.2026 по Федеральному закону от 25.05.2026 № 144-ФЗ субъект малого предпринимательства вправе заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон, если у него не более 70 работников: раньше порог составлял 35 человек. Формат удалённой работы на срок до 6 месяцев оформляется отдельно — как временная дистанционная работа по статье 312.1 ТК РФ.

Как подтвердить подлинность электронного трудового договора, если его запросит суд?

Электронный документ признаётся письменным доказательством по части 3 статьи 75 АПК РФ и статье 71 ГПК РФ. Суд вправе затребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях назначает экспертизу документа или подписи. Распечатка электронного договора — копия, а не оригинал: её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.

Можно ли принять на удалённую работу человека, который живёт за границей?

Глава 49.1 ТК РФ прямо не запрещает такой найм, но по статье 312.8 ТК РФ смена работником местности, из-за которой он не может выполнять обязанности на прежних условиях, — основание для увольнения. С 2024 года доходы по трудовому договору о дистанционной работе с российской организацией облагаются НДФЛ по ставкам 13% и 15% независимо от налогового резидентства работника. Место выполнения работы и порядок связи с таким сотрудником фиксируют в трудовом договоре до подписания.