Опыт банков в переводе сотрудников на работу удаленно и его применение

Опыт банков в переводе сотрудников на работу удаленно сводится к трём решениям: кого переводить, как дать удалённый доступ к системам и как оформить документы без визита в офис. В марте 2020 года Газпромбанк выводил из офисов около 60% из примерно 20 200 сотрудников и начинал с тех, у кого удалённый доступ уже был настроен. Осенью того же года Сбербанк планировал перевести на дистанционный режим до 70% работников центрального аппарата и территориальных подразделений. У обычного работодателя эта практика работает через главу 49.1 ТК РФ. При эпидемии, аварии или катастрофе работодатель временно переводит людей по статье 312.9 ТК РФ без изменения трудового договора, а в остальных случаях удалёнка оформляется дополнительным соглашением по статье 312.2.

В статье — таблица соответствия банковских решений нормам ТК РФ, выбор между постоянной, временной и периодической дистанционной работой и меры защиты удалённого доступа из стандарта для финансовых организаций, которые применимы в любой компании. Разбираем подписание документов с сотрудником, которого вы ни разу не видели в офисе, увольнение за 2 рабочих дня без связи и возврат людей в офис через допсоглашения. Пошаговая инструкция, образцы документов, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что банки сделали при массовом переводе сотрудников на удалёнку

17 марта 2020 года Тинькофф начал выводить из офисов сотрудников, которые «технически могут работать из дома». В тот же день Газпромбанк запустил перевод около 60% персонала с сохранением обычной зарплаты: первыми на удалёнку ушли работники с уже настроенным удалённым доступом, остальные — после настройки рабочих мест. ВТБ создал центр оперативного управления, и большая часть штатных сотрудников перешла на удалённую работу. Отделения при этом продолжали работать в обычном режиме: клиентское обслуживание из дома не переводится.

Вторая волна пришлась на январь 2022 года. Руководство ВТБ рекомендовало подразделениям довести долю сотрудников на удалёнке до 70% и держать не меньше 50% по головной организации. Сбербанк ещё в 2020 году разделил режимы на полностью дистанционный и смешанный по графику, а заявки на дистанционную работу сотрудники оформляли сами до 31 декабря. В первую очередь такой режим рекомендовали людям старше 60 лет, беременным и работникам с хроническими заболеваниями.

С 2025 года маятник качнулся обратно. ИТ-специалисты одного из подразделений Сбербанка в конце 2025 года подписали дополнительные соглашения, по которым их можно вызвать в офис с уведомлением за 3 дня, а в 2026 году руководство потребовало, чтобы в офисе работали не меньше 70% сотрудников каждого отдела. Банк называет такой режим гибридной моделью 70/30. Вызов в офис оформили через допсоглашения, заранее согласованные с работниками, а не через устное распоряжение руководителя.

Каждому банковскому решению соответствует конкретная норма ТК РФ. В таблице — что из практики банков переносится в компанию любого размера.

Из шести строк только одна связана с исключительными обстоятельствами. Остальные пять работают в обычном режиме, и оформляются они заранее, до первого дня сотрудника на удалёнке.

Какой формат дистанционной работы выбрать по статье 312.1 ТК РФ

Временная дистанционная работа по соглашению сторон ограничена 6 месяцами непрерывно. Если нужен более долгий срок, оформляется постоянная удалёнка или периодическая, когда дни дома чередуются с днями на стационарном рабочем месте. Гибридная модель 70/30, которую используют банки, по ТК РФ относится к периодической дистанционной работе. Формат определяет, какие документы нужны и какие обязанности появляются у работодателя.

Если специфика работы не позволяет перевести сотрудника на удалёнку по статье 312.9 или работодатель не может обеспечить его средствами, время без работы считается простоем по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Перед временным переводом проверьте по каждой должности, есть ли у сотрудника техника и доступ к нужным системам.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Когда удалённая работа не подходит

Банки оставили в офисах всех, чья функция связана с клиентом или физическим носителем: отделения в 2020 году работали в полном составе. У обычного работодателя удалёнка не подходит по тем же признакам:

• функция требует присутствия: обслуживание клиентов, склад, производство, работа с оборудованием на объекте;
• работодатель не может выдать технику и средства защиты информации и не готов платить компенсацию за личные устройства по статье 312.6;
• доступ к нужным системам извне нельзя организовать по защищённому каналу;
• человек меняет местность так, что исполнять договор на прежних условиях невозможно: это отдельное основание расторжения по статье 312.8 ТК РФ.

Для таких должностей выгоднее перевести в электронный вид документооборот и не трогать место работы: заявление на отпуск и ознакомление с ЛНА подписываются со смартфона, а трудовая функция выполняется на месте.

Как оформить перевод на дистанционную работу по соглашению сторон

Дистанционным работником человек становится с даты, указанной в трудовом договоре или допсоглашении, где прямо закреплено условие о дистанционной работе. Статья 312.2 ТК РФ разрешает заключать такие договор и допсоглашение обменом электронными документами, без личной встречи. Бумажный экземпляр работодатель направляет только по письменному заявлению работника, не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления.

В допсоглашении мало написать «работает удалённо». Банковская практика 2025-2026 годов показывает, какие условия потом оказываются спорными: срок уведомления о вызове в офис, порядок чередования дней, способ связи и срок ответа. Статья 312.3 ТК РФ отдаёт порядок взаимодействия коллективному договору или ЛНА, принятому с учётом мнения профсоюза, если он есть. Там же устанавливается срок, в который каждая сторона подтверждает получение электронного документа. Копии документов, связанных с работой, работодатель направляет дистанционному работнику по его заявлению не позднее 3 рабочих дней, на бумаге или в электронном виде.

Как перевести сотрудника на удалённую работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите формат по статье 312.1 ТК РФ: постоянный, временный на срок до 6 месяцев или периодический с чередованием офисных и удалённых дней.
2. Шаг 2. Проверьте, есть ли у работодателя ЛНА о порядке взаимодействия с дистанционными работниками: каналы связи, срок подтверждения получения документов, время, когда сотрудник должен быть на связи. Если ЛНА нет, примите его до перевода.
3. Шаг 3. Решите вопрос оборудования: выдать технику, программы и средства защиты информации или закрепить размер и срок выплаты компенсации за личные устройства по статье 312.6 ТК РФ.
4. Шаг 4. Подготовьте допсоглашение: дата начала, формат, режим рабочего времени, порядок взаимодействия, компенсация, порядок и срок вызова на стационарное рабочее место.
5. Шаг 5. Подпишите допсоглашение на бумаге или обменом электронными документами. Со стороны работодателя трудовой договор и допсоглашения подписываются УКЭП.
6. Шаг 6. Ознакомьте работника с ЛНА о дистанционной работе и порядке удалённого доступа до даты начала работы из дома.
7. Шаг 7. Если работник подал письменное заявление на бумажный экземпляр, направьте его не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления.

Порядок в этой инструкции рассчитан на перевод по соглашению сторон. При временном переводе по статье 312.9 шаги 4 и 5 заменяет ЛНА о временном переводе, а шаг 6 остаётся обязательным: работника знакомят с этим ЛНА доступным способом.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Равнозначность собственноручной подписи у видов ЭП возникает по разным основаниям. Квалифицированная подпись равнозначна в силу закона, а простой и неквалифицированной нужны соглашение между участниками обмена и ЛНА с правилами определения лица по подписи. Если выбираете простую подпись для заявлений дистанционного работника, сначала оформите соглашение, иначе равнозначности нет.»

Образцы документов для перевода сотрудника на удалённую работу

Комплект закрывает оформление самой удалёнки и электронного обмена документами с дистанционным работником; начните с допсоглашения о дистанционной работе.

Удалённый доступ и защита информации: что взять из банковского стандарта

Для финансовых организаций меры защиты удалённого доступа с мобильных и переносных устройств перечислены в пункте 7.9 ГОСТ Р 57580.1-2017. Обычная компания этот стандарт соблюдать не обязана, но в нём уже есть готовый порядок подключения к корпоративным системам из дома. Подключаетесь ли вы через VPN или через удалённый рабочий стол, стандарт требует:

• утвердить правила удалённого доступа и перечень ресурсов, доступных извне;
• аутентифицировать не только пользователя, но и само устройство;
• передавать данные по защищённому каналу с двусторонней взаимной аутентификацией;
• после установки защищённого канала проводить двухфакторную аутентификацию пользователя;
• не допускать прямого сетевого соединения устройства с внутренней сетью, а выход в интернет направлять через инфраструктуру организации;
• управлять устройствами через MDM-систему: шифрование, удалённое удаление информации, блокировка по времени, запрет облачных хранилищ и режима USB;
• защищать устройства от вредоносного кода и полностью стирать данные при выводе устройства из эксплуатации.

Для небольшой компании полный перечень избыточен. Правила доступа, защищённый канал и двухфакторная аутентификация настраиваются без отдельной службы безопасности, а ЛНА о порядке удалённого доступа закрывает и требование статьи 312.6 ТК РФ о средствах защиты информации.

Компенсация за личную технику и интернет

Если сотрудник работает на своём ноутбуке и домашнем интернете, работодатель выплачивает компенсацию за использование этих средств и возмещает связанные с ними расходы. Размер и сроки выплат закрепляются в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении. Точной формулы для электроэнергии и услуг связи закон не даёт. В ответе Роструда о компенсации расходов дистанционному работнику прямо указано: порядок расчёта определяют стороны, но обязанность возместить расходы сохраняется, даже если оборудование выдал работодатель.

Персональные данные при удалённом кадровом обмене

Кадровые документы дистанционного работника содержат сведения о семье, здоровье и доходах. В облачном сервисе КЭДО у данных появляются третьи лица: провайдер, владелец серверов и удостоверяющий центр, если подписи выпускает сторонний УЦ. Передача им персональных данных требует согласия работника по 152-ФЗ. Второе типовое нарушение — доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву вместо разграничения по ролям.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Выбор облачного сервиса для кадровых документов — это ещё и обязанность собрать согласия работников на передачу данных третьим лицам. Формулировки «данные хранятся защищённо» недостаточно. Попросите вендора перечислить всех, кто получит доступ к данным: обычно в списке три организации — провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»

Кадровые документы с удалённым сотрудником: КЭДО и электронная подпись

Бумажные документы удалённому работнику приходится возить курьером или отправлять почтой. На одного сотрудника в год оформляется от 3 до 15 кадровых документов. Перевод их в электронный вид экономит от 1 000 до нескольких тысяч рублей на человека в год на бумаге, печати, курьерах и хранении. Кадровый электронный документооборот работает по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым 377-ФЗ. У работника КЭДО включается только с его письменного согласия, если трудовая деятельность началась до 1 января 2022 года. Для принятых позже отдельное согласие не требуется.

Какой подписью подписывает каждая сторона

В одном документе с двух сторон законно стоят подписи разных видов. Работодатель подписывает трудовой договор и допсоглашения УКЭП: неквалифицированной подписью работодателя трудовой договор не подписывается. Работник подписывает большинство документов УНЭП, если в ЛНА указан удостоверяющий центр. Для заявления на отпуск, заявления на командировку и ознакомления с ЛНА работнику достаточно ПЭП. Кандидат ещё не работник, поэтому для подписания трудового договора УНЭП с ним заранее оформляется соглашение об электронном взаимодействии.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Самая трудоёмкая часть внедрения — выдача ключей: собрать людей, объяснить про пин-коды, вести журнал, отзывать подписи при увольнении. Госключ эту часть снимает. УНЭП в нём выпускается при наличии подтверждённой учётной записи на Госуслугах по правилам постановления Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Для УКЭП нужна дистанционная идентификация, например по биометрическому загранпаспорту. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров — удостоверяющие центры.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда выдавать подпись, при приёме или после испытательного срока, — это решение, а не случайность. Если подпись выдают после испытания, трудовой договор и весь комплект приёма остаются на бумаге. При низкой текучести я выдаю подпись при приёме. Если испытание не проходит заметная часть людей, выдачу можно отложить. Третий вариант — Госключ: у человека с учётной записью на портале подпись уже есть, выдавать ничего не нужно.»

Как банковские процедуры переносятся в удалённое оформление

Важный нюанс из практики: разработчики, которые делают продукты для банков, переносят в кадровый сервис банковскую идентификацию в 3 шага. Сначала лайвнесс-тест подтверждает, что перед камерой живой человек. Затем фото паспорта сверяется с видео, и последним шагом паспорт проверяется по базе на утерю и кражу. Только после этого человеку выпускается подпись, которая хранится в смартфоне под пин-кодом. По такой схеме подпись выпускали даже водителю-дальнобойщику в рейсе: условие одно — доступ к интернету. От банков пришло и второе требование к системе: процедура разбора конфликтной ситуации, когда работник заявляет, что документ подписывал не он.

Заявление, подписанное в КЭДО, получает дату и время подписания, и задним числом его не оформить. Если сотрудник не подписал документ в срок, этап можно настроить на автоматическое закрытие: например, через 8 часов документ возвращается специалисту по кадрам. Дальше есть 2 варианта: подписать на бумаге, если это допускает ЛНА, или изменить даты и отправить документ заново.

Какие документы остаются на бумаге

Общий режим КЭДО не распространяется на трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда и приказы об увольнении. Для дистанционного работника статья 312.8 ТК РФ отдельно разрешает ознакомление с приказом об увольнении в электронной форме. Работодатель при этом обязан в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа направить работнику его копию на бумаге заказным письмом.

Рабочее время, контроль и возврат в офис

Если трудовой договор не устанавливает иное, дистанционный работник сам определяет режим рабочего времени (статья 312.4 ТК РФ). Время взаимодействия с работодателем при этом включается в рабочее время. Банки, которым нужна синхронная работа команд, закрепляют часы на связи и срок ответа в договоре и ЛНА, чтобы «сам определяет режим» не превратился в «недоступен в рабочее время».

От этой записи зависит единственное специальное основание увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя. По статье 312.8 ТК РФ договор можно расторгнуть, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам трудовой функции более 2 рабочих дней подряд с момента запроса. Запрос должен уйти по каналу, указанному в договоре или ЛНА. Если канал не закреплён, доказать, что работник получил запрос и не ответил, работодатель не сможет.

Сколько стоит ошибка в оформлении удалёнки

Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф на юрлицо от 30 000 до 50 000 рублей. Это только прямая санкция. При постоянной удалёнке без условия о вызове в офис возврат сотрудника на стационарное рабочее место меняет условия трудового договора. Такое изменение проходит по соглашению сторон (статья 72 ТК РФ) или с уведомлением за 2 месяца при изменении организационных или технологических условий труда (статья 74 ТК РФ). Банки в 2025 году решили этот вопрос заранее, подписав допсоглашения с уведомлением о вызове за 3 дня.

Что об этом думает ГИТ: в проверочных листах Роструда трудовой договор в электронной форме приравнен к бумажному, и его наличие в любом из двух видов не считается нарушением. Инспекция проверяет содержание договора и соблюдение порядка его заключения.

Как внедрить удалённую работу и КЭДО: пилот, этапы, сроки

Банки 2020 года переводили людей волнами: сначала подготовленных, потом остальных. В КЭДО этот принцип работает так же. Компании выбирают один из 3 вариантов: полный переход по всем процессам сразу, пилот в одном подразделении по всем процессам или перевод всей организации, но по одному процессу. Начинают обычно с отпусков, командировок и ознакомления с ЛНА: этих документов больше всего, и работнику для них достаточно ПЭП. Трудовые договоры, допсоглашения, ученические договоры и договоры о материальной ответственности переводят вторым этапом.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Пилот в одном подразделении проверяет технологию, а пилот на одном процессе для всей компании проверяет людей. Технология обычно работает, а внедрения чаще всего останавливаются из-за сопротивления сотрудников. Если все пройдут через один простой процесс, через квартал в компании не останется людей, для которых электронное подписание незнакомо.»

В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: так снимается основная часть ошибок настройки. До выбора системы выпишите все кадровые процессы и по каждому определите, какие документы в нём оформляются, сколько их в год, кто подписывает и какая подпись нужна. Отдельно посчитайте сотрудников со стажем до 2022 года: те, кто откажется от КЭДО, останутся в бумажном режиме параллельно.

Кейс из практики: ИТ-компания на 300 сотрудников в 12 городах за год выросла по численности примерно на 30%, при этом всех людей вёл 1 специалист по кадрам. Часть сотрудников работала неделю из дома, неделю из другого города, а документы требовали подписи каждую неделю. Компания перевела кадровые документы в электронный вид, провела вебинар для сотрудников, подготовила инструкции и дала индивидуальные консультации. Острая фаза с потоком вопросов длилась 3 месяца, после чего заявления на отпуск, допсоглашения и ознакомление с ЛНА стали подписываться из любого города без курьера.

Если учёт ведётся в 1С:ЗУП, модуль интеграции Добыто устанавливается и настраивается за 1 день, и документы синхронизируются автоматически. Сроки проекта определяет подготовка людей, а не установка: на сбор согласий, обучение и отработку возражений закладывайте не меньше 3 месяцев.

Что проверить работнику перед переходом на удалёнку

Постоянная или временная удалёнка по соглашению сторон без вашей подписи под допсоглашением не вводится. Без согласия работника работодатель переводит его только по статье 312.9 ТК РФ и только на период исключительных обстоятельств. По окончании этого срока работодатель обязан вернуть прежнюю работу. Перед подписанием допсоглашения проверьте в нём:

• формат и срок: постоянно, временно до 6 месяцев или с чередованием офисных дней;
• кто обеспечивает техникой, а если вы работаете на своей — размер и срок выплаты компенсации, включая интернет и электроэнергию;
• канал связи и часы, в которые вы должны быть доступны: от них считаются 2 рабочих дня по статье 312.8;
• порядок и срок вызова в офис, если формат периодический;
• вид электронной подписи, которой вы будете подписывать документы, и соглашение о её использовании.

Бумажный экземпляр договора или допсоглашения можно потребовать письменным заявлением, работодатель направит его в течение 3 рабочих дней. Если трудовая деятельность началась до 1 января 2022 года, от перехода на КЭДО можно отказаться, и тогда документы будут оформляться на бумаге.

Если вы работодатель и видите в этом списке пункты, которых нет в ваших допсоглашениях, заведите их в шаблон до следующего перевода. В Добыто допсоглашение о дистанционной работе, ознакомление с ЛНА и заявления удалённого сотрудника проходят по одному маршруту согласования со смартфона работника.

Стоимость КЭДО для удалённых сотрудников: тарифы на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и требований к интеграции и инфраструктуре.

Для компании с удалёнными сотрудниками в нескольких городах стоимость определяют численность и то, нужна ли работодателю УКЭП на стороне сотрудников и синхронизация с 1С. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу и состав функций — на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Банки прошли весь путь удалёнки: массовый временный вывод людей из офисов в 2020 году, гибридные режимы и возврат в офис через заранее подписанные допсоглашения в 2025-2026 годах. Перенимать стоит порядок решений. Сначала выбирается формат по главе 49.1 ТК РФ, затем закрепляются в допсоглашении и ЛНА канал связи, компенсация и условия вызова в офис, настраивается защищённый доступ, и только после этого сотрудники переходят на электронное подписание документов.

Кадровую часть этой схемы Добыто закрывает на практике: допсоглашения, ознакомление с ЛНА и заявления удалённых сотрудников подписываются электронной подписью со смартфона, а подписи для работников выпускаются в рамках тарифа.

Частые вопросы об удалённой работе

Как подписать трудовой договор о дистанционной работе с кандидатом, у которого нет электронной подписи?

Кандидат может получить УНЭП в Госключе, если у него есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах: подпись выпускается дистанционно, ехать в удостоверяющий центр не нужно. Поскольку трудовых отношений ещё нет, с кандидатом заранее оформляется соглашение об электронном взаимодействии, а работодатель подписывает договор УКЭП. Бумажный экземпляр работник вправе потребовать письменным заявлением, срок отправки — 3 рабочих дня.

Что делать, если сотрудник потерял телефон с электронной подписью?

Подпись нужно деактивировать через техническую поддержку сервиса КЭДО: по телефону горячей линии или из аккаунта с компьютера после подтверждения личности. Без пин-кода подписью в чужом телефоне не воспользоваться. При удалении приложения подпись удаляется вместе с ним. Подписанные документы при этом не пропадают: они хранятся в аккаунте и доступны с компьютера.

Нужна ли машиночитаемая доверенность, если документы удалённому работнику подписывает не директор?

Да. Если кадровый документ подписывает уполномоченный работник по доверенности, машиночитаемая доверенность обязательна и публикуется в реестре. Она входит в комплект хранения вместе с самим документом и файлом подписи. При увольнении уполномоченного работника доверенность отзывается первой.

Можно ли часть документов одного сотрудника подписать электронно, а часть на бумаге?

Можно, если случаи бумажного оформления перечислены в ЛНА о порядке электронного документооборота, например пропадание связи у работника. Закон разрешает вводить КЭДО частично: по отдельным процессам, подразделениям, категориям работников или видам документов. Приказ на отпуск, подписанный на бумаге, потому что у сотрудника не работал интернет, при таком порядке нарушением не считается.

Нужно ли дистанционному работнику писать заявление на отпуск по графику?

Если отпуск предоставляется по графику отпусков, работника в любом случае уведомляют о начале отпуска. Когда компания не использует заявления и опирается только на график, уведомление подписывается работником в системе КЭДО, в том числе неквалифицированной подписью. Отпуск вне графика оформляется заявлением, для которого работнику достаточно ПЭП.

Проводится ли специальная оценка условий труда на рабочем месте дома?

Нет. Специальная оценка условий труда для дистанционных работников не проводится, и большая часть требований по охране труда на них не распространяется. Обязанность работодателя сохраняется в части безопасной работы с оборудованием и средствами, которые он выдал или рекомендовал.