Место дистанционной работы как описать его в договоре и зачем это нужно

Место дистанционной работы в трудовом договоре указывают до населённого пункта, где работник фактически выполняет трудовую функцию: так Роструд разъяснил в письме от 09.04.2024 № ПГ/05642-6-1. Точный адрес квартиры и адрес офиса работодателя для этого не нужны. Условие о месте работы обязательно по статье 57 ТК РФ, и от него зависят районный коэффициент, северная надбавка, минимальная зарплата по региональному соглашению и законность увольнения при переезде. При постоянной дистанционной работе переезд работника в другую местность может стать основанием для прекращения договора по части 2 статьи 312.8 ТК РФ, при временной удалённой работе, которая длится непрерывно не более 6 месяцев, такого основания закон не даёт.

Покажем, как записать место работы для постоянного, временного и комбинированного формата и что закрепить рядом: порядок взаимодействия, срок ответа на запросы, компенсацию за личную технику. Разберём переезд работника, в том числе за границу, по практике судов 2025-2026 годов и налоговые последствия смены страны. Пошаговая инструкция, образцы документов, порядок электронного подписания, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что считается местом работы дистанционного работника

Статья 312.1 ТК РФ называет дистанционной работу, которую сотрудник выполняет вне места нахождения работодателя, его филиала или обособленного подразделения и вне стационарного рабочего места под контролем работодателя, а взаимодействует с ним через интернет и другие сети общего пользования. Норма введена Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ и действует с 1 января 2021 года. Закон знает 3 формата: постоянную дистанционную работу, временную (непрерывно не более 6 месяцев) и периодическую, когда дистанционные периоды чередуются с работой на стационарном месте. В практике её чаще называют комбинированной или гибридной.

Офис работодателя местом работы такого сотрудника не считается. Роструд в письме от 09.04.2024 № ПГ/05642-6-1 указал, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения, то есть место исполнения трудовых обязанностей, и что в договоре достаточно конкретизировать его до населённого пункта. Ранее, в письме от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1, ведомство так же связывало место работы с населённым пунктом, где работник постоянно исполняет обязанности.

Статья 57 ТК РФ разделяет два реквизита, которые в шаблонах договоров часто сливаются. Место и дата заключения договора указываются в его вводной части, а место работы — отдельным обязательным условием. Для дистанционного работника они почти всегда разные: договор заключён, например, в Москве по адресу работодателя, а место работы — Казань, где живёт и работает сотрудник. Если в договоре стоит только город заключения, условия о месте работы в нём формально нет.

Минтруд собрал общие правила главы 49.1 ТК РФ и порядок применения 407-ФЗ на странице о регулировании дистанционной и удалённой работы: там удобно сверить терминологию перед тем, как править шаблон договора. Слова «удалённая работа» и «работа на удалёнке» в ТК РФ не используются, в документах пишут «дистанционная работа».

Что зависит от записи о месте работы

Условие о месте работы определяет, по правилам какого региона считаются деньги и какие основания для расторжения договора доступны сторонам.

Две первые строки работают в пользу работника из северного или дорогого региона, третья — в пользу работодателя, который заранее зафиксировал, где должна выполняться работа. Если место работы в договоре не указано, спор о каждой из этих строк решается по фактическим обстоятельствам, и собирать доказательства придётся задним числом.

Позицию по минимальной зарплате Роструд сформулировал в ответах на портале. В ответе на вопрос № 99335 от 11.07.2018 сказано, что зарплата дистанционного работника, выполнившего нормы труда, не может быть меньше минимальной зарплаты региона, в котором он фактически находится. В ответе № 138006 от 05.10.2020 тот же вывод показан на примере: работнику из Йошкар-Олы зарплата считается по минимуму, установленному в Республике Марий Эл. Это ответы портала, а не письма Минтруда: на них можно сослаться в переписке с работодателем, но нормой закона они не являются.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как сформулировать место дистанционной работы в трудовом договоре

Формулировка зависит от формата: для постоянной удалённой работы место работы одно, для периодической их два, для временной меняется только способ выполнения работы, а место работы по основному договору остаётся прежним.

Формулировки в таблице — образец логики, а не готовый текст: населённый пункт и регион подставляются по фактическому месту работы конкретного сотрудника. Регион лучше называть рядом с городом, если в стране есть одноимённые населённые пункты или если от региона зависят коэффициенты.

Что закрепить рядом с местом работы

Запись о населённом пункте работает только в связке с правилами удалённой работы. Глава 49.1 ТК РФ разрешает закреплять их в трудовом договоре, дополнительном соглашении, коллективном договоре или ЛНА, и выбор документа не меняет их силы:

• Порядок взаимодействия (статья 312.3 ТК РФ). Канал связи, способ обмена документами и срок ответа на запрос работодателя. Если срок не установлен, действует общее правило статьи 312.8 ТК РФ: договор может быть расторгнут, если работник без уважительной причины не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд после запроса.
• Режим рабочего времени (статья 312.4 ТК РФ). Часы, в которые работник доступен. Для сотрудника в другом часовом поясе стоит прямо указать, по какому времени считается рабочий день.
• Оборудование и компенсация (статья 312.6 ТК РФ). Работодатель обеспечивает работника техникой и программами либо выплачивает компенсацию за использование личного или арендованного оборудования и возмещает связанные расходы. Порядок, сроки и размер выплат фиксируются в одном из документов, перечисленных выше.
• Уведомление о смене населённого пункта. Закон такую обязанность прямо не называет, но без неё работодатель узнаёт о переезде постфактум, когда уже изменились коэффициенты, налоги и доступ к системам. Условие формулируют как обязанность сообщить о переезде заранее и согласовать изменение места работы дополнительным соглашением.
• Охрана труда (статья 312.7 ТК РФ). Обязанности работодателя ограничены перечнем этой статьи и ознакомлением работника с требованиями безопасной работы с оборудованием, которое работодатель предоставил или рекомендовал.

Порядок взаимодействия на практике проверяется не текстом договора, а тем, может ли работник им пользоваться. Если обмен документами идёт через систему КЭДО, сотрудник должен уметь подписать документ сам, без помощи коллег.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а то, может ли он фактически работать в системе. Если за работника документы подписывает другой человек, потому что сам он в системе не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу: проверьте на нескольких дистанционных сотрудниках, что каждый проходит подписание самостоятельно.»

Как прописать место дистанционной работы: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите формат по статье 312.1 ТК РФ: постоянная дистанционная работа, временная (непрерывно не более 6 месяцев) или периодическая с чередованием периодов.
2. Шаг 2. Уточните у работника населённый пункт и регион, из которого он будет работать. Проверьте, относится ли местность к районам Крайнего Севера или приравненным к ним, и какая минимальная зарплата установлена в регионе.
3. Шаг 3. Запишите место работы отдельным условием договора, не смешивая его с местом заключения договора во вводной части: это два разных реквизита статьи 57 ТК РФ.
4. Шаг 4. Закрепите порядок взаимодействия, срок ответа на запросы, режим рабочего времени и компенсацию за технику — в самом договоре или в ЛНА со ссылкой на него в договоре.
5. Шаг 5. Добавьте обязанность работника заранее сообщить о смене населённого пункта и способ, которым он это делает.
6. Шаг 6. Пересчитайте зарплату с учётом районного коэффициента, процентной надбавки и регионального минимума по месту работы.
7. Шаг 7. Подпишите договор или дополнительное соглашение. Электронно — работодатель усиленной квалифицированной подписью, работник УКЭП или УНЭП; по письменному заявлению работника бумажный экземпляр направляется не позднее 3 рабочих дней.

Для сотрудника, который уже работает в офисе и переходит на удалённую работу, место работы меняют дополнительным соглашением: это изменение условия трудового договора по соглашению сторон в письменной форме.

Образцы договора и допсоглашения для дистанционного работника

Начните с дополнительного соглашения, если сотрудник уже работает в компании, а общий трудовой договор используйте как основу и дополните его условиями главы 49.1 ТК РФ.

Переезд дистанционного работника в другой город или за границу

Часть 2 статьи 312.8 ТК РФ звучит так: трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращён в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечёт невозможность исполнения обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. Условий 2, и нужны оба: работа постоянная, а не временная или периодическая, и переезд действительно мешает работать как раньше. Сам факт смены города основанием для увольнения не является.

Суды проверяют второе условие через текст договора. Если в нём указано, где должна выполняться работа, работодателю проще доказать, что после переезда прежние условия исполнить нельзя.

Важный нюанс из практики: Московский городской суд определением от 06.05.2025 № 33-18488/2025 подтвердил увольнение по части 2 статьи 312.8 ТК РФ сотрудника, переехавшего в Таиланд. В его договоре местом выполнения работы была согласована Москва, и суд установил, что продолжить отношения на прежних условиях невозможно.

Важный нюанс из практики: Второй кассационный суд общей юрисдикции определением от 22.01.2026 № 88-2113/2026 признал законным увольнение дистанционного работника после переезда за границу. Работодатель ограничил удалённый доступ к своим информационным системам из-за рубежа, и работа на прежних условиях стала невозможна.

Работнику, который планирует работать удалённо из другой страны, до переезда стоит выяснить две вещи: согласен ли работодатель изменить место работы дополнительным соглашением и сохранится ли удалённый доступ к рабочему столу, почте и корпоративным сервисам из новой страны. Отключение доступа суд в 2026 году принял как обстоятельство, которое делает работу невозможной.

Переезд внутри России: что пересчитать

Переезд в другой регион при сохранении работы не ведёт к увольнению, но меняет расчёт зарплаты. Районный коэффициент и процентная надбавка начисляются по местности, где выполняется трудовая функция: сотрудник, переехавший из Москвы в район Крайнего Севера, получает право на них, а уехавший с Севера — теряет. Изменение места работы оформляют дополнительным соглашением, и с даты, указанной в нём, бухгалтерия начинает применять коэффициенты и минимум зарплаты нового региона.

Налоги при работе из-за границы

С 1 января 2024 года выплаты по договору дистанционной работы с российским работодателем относятся к доходам от источников в РФ и для налогового нерезидента, поэтому работодатель удерживает с них НДФЛ как налоговый агент. С 1 января 2025 года такие выплаты облагаются по прогрессивной шкале 13%, 15%, 18%, 20% и 22% в зависимости от суммы дохода, в том числе если работник — нерезидент. Налоговое резидентство определяется отдельно от места работы, в частности по пребыванию в РФ не менее 183 дней в календарном году, и за его изменением следит сам работник.

Если вы работодатель и сотрудник сообщил о переезде, решение принимается в два шага: сначала проверяется, можно ли сохранить работу на прежних условиях с учётом доступа к системам и налогов, затем подписывается дополнительное соглашение либо оформляется прекращение договора. В Добыто дополнительное соглашение об изменении места работы подписывается удалённо, а электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому работнику не нужно приезжать в офис ради одного документа.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как оформить договор с дистанционным работником электронно

Статья 312.2 ТК РФ разрешает заключить трудовой договор и дополнительное соглашение о дистанционной работе обменом электронными документами. Если работник подаёт письменное заявление, работодатель направляет ему оформленный на бумаге экземпляр не позднее 3 рабочих дней. Требования к подписи задаёт статья 312.3 ТК РФ: договор и дополнительное соглашение работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Для остального обмена документами стороны могут договориться о другом виде электронной подписи или о способе, который фиксирует факт получения документа.

Для компании с сотрудниками в разных регионах бумажный документооборот означает курьеров и ожидание оригиналов, электронный — подписание в день отправки документа.

Какой подписью подписывать договор и допсоглашение

Простая электронная подпись для трудового договора с дистанционным работником не подходит: статья 312.3 ТК РФ требует от работника УКЭП или УНЭП, от работодателя — УКЭП. ПЭП допустима для заявлений, уведомлений и другого обмена, если такой способ закреплён в договоре или ЛНА. Отдельно проверьте, что подписываете именно электронный документ, а не скан бумажного.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В споре о подписи мы первым делом выясняем, в каком режиме создан документ. Скан договора, подписанного от руки, и файл, подписанный криптографически, подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём видно изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Что закрепить в положении о КЭДО для удалённых сотрудников

Электронная форма сама по себе к проигрышу в споре не ведёт: проигрывают из-за дефектов процедуры. Это видно по делу об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота.

Кейс из практики: районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 отказал работнику: у работодателя было положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) отменил решение: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодатель не выяснил причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, системой он пользоваться не умел, и за него подписывал другой человек.

Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что сотрудник способен пользоваться системой. Для дистанционного работника это особенно чувствительно: личной встречи при выдаче подписи нет, и порядок идентификации подтверждается только документами.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Проверьте три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи и есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»

Какие документы останутся на бумаге

Статья 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге часть документов даже при полном переходе на КЭДО: в частности, трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Для дистанционного работника это означает, что часть документооборота всё равно пойдёт почтой, и способ её отправки стоит закрепить в порядке взаимодействия.

Ошибки в условии о месте работы и во что они обходятся

Большинство ошибок возникает из-за того, что договор с дистанционным работником собирают из шаблона офисного договора и меняют в нём только должность и оклад.

1. В месте работы указан адрес офиса работодателя. Так делают, потому что адрес уже стоит в шаблоне. Если сотрудник фактически работает в районе Крайнего Севера или приравненной местности, ему не начисляют районный коэффициент и процентную надбавку. Недоплату придётся выплатить за весь период с компенсацией за задержку по статье 236 ТК РФ, а неполная выплата зарплаты наказывается по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ штрафом для юрлица от 30 000 до 50 000 рублей.
2. Место работы не указано вовсе, есть только город заключения договора. Обязательное условие статьи 57 ТК РФ отсутствует, это ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: для юрлица штраф от 50 000 до 100 000 рублей. Вдобавок при переезде работника работодателю нечем подтвердить, на каких условиях согласовывалась работа.
3. Договор подписан простой электронной подписью. Статья 312.3 ТК РФ требует для трудового договора и дополнительного соглашения УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Документ с ПЭП не соответствует установленной форме, и спор о его условиях придётся решать доказательствами, что стороны их согласовали.
4. Временная удалённая работа оформлена без срока. Статья 312.1 ТК РФ ограничивает временную дистанционную работу 6 месяцами непрерывно. Если работник остаётся на удалёнке дольше, формат нужно переоформить дополнительным соглашением на постоянный или периодический, иначе документы перестают соответствовать фактическим условиям труда.
5. От бумажного архива отказались без плана подтверждения подлинности. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях назначается экспертиза документа или подписи.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не значит, что бумага больше никогда не понадобится. Оригиналы истребуют, когда их прямо запросил суд или когда только подлинник подтверждает обстоятельство дела. Планируя отказ от бумажного архива, выпишите документы, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Платформа Добыто соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а электронный архив на тарифе «Бизнес» хранит подписанные договоры и допсоглашения вместе с подписями. Это закрывает вопрос, где лежит оригинал электронного документа, но не снимает необходимости правильно сформулировать условие о месте работы.

Когда правила дистанционной работы не применяются

Глава 49.1 ТК РФ и правила о месте дистанционной работы подходят не всем, кто работает вне офиса:

• Исполнители по договору ГПХ и самозанятые. Удалённая подработка по договору подряда или оказания услуг трудовым договором не является: на исполнителя не распространяются требования статьи 57 ТК РФ, районные коэффициенты и основания расторжения по статье 312.8 ТК РФ.
• Работа на территории или объекте под контролем работодателя. Если сотрудник работает вне главного офиса, но на стационарном рабочем месте, которое прямо или косвенно контролирует работодатель, это не дистанционная работа по определению статьи 312.1 ТК РФ. Местом работы указывают это подразделение или объект.
• Временный перевод при чрезвычайных обстоятельствах. По статье 312.9 ТК РФ при катастрофе, эпидемии и иных исключительных обстоятельствах работодатель переводит сотрудников на удалённую работу без их согласия. Перевод оформляют ЛНА, где указывают основание, список работников, срок, порядок обеспечения техникой и компенсации, организацию взаимодействия. Трудовой договор и место работы в нём при этом не меняются.

Стоимость КЭДО для оформления дистанционных сотрудников в 2026 году

Стоимость электронного оформления зависит от числа сотрудников и нужных видов подписи: для трудового договора с удалённым работником со стороны работодателя нужна УКЭП, со стороны работника — УНЭП или УКЭП. Цены указаны на дату публикации.

Итоговая сумма считается от численности: тариф «Старт» рассчитан на компании до 25 сотрудников, при большем штате и необходимости в УКЭП подходит «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Для дистанционного сотрудника местом работы служит населённый пункт, из которого он фактически работает, а не адрес офиса и не город подписания договора. Эта запись определяет коэффициенты, минимальную зарплату и то, сможет ли работодатель опереться на часть 2 статьи 312.8 ТК РФ, если работник уедет, в том числе за рубеж. Условие о месте работы надёжно, когда рядом зафиксированы порядок связи, срок ответа, компенсация за технику и обязанность сообщить о переезде.

Добыто ведёт кадровый электронный документооборот с сотрудниками в разных городах: договоры и дополнительные соглашения об изменении места работы подписываются удалённо с подписью нужного вида, а сотрудникам подписи ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно.

Частые вопросы о месте дистанционной работы

Можно ли записать место работы как «по месту жительства работника» или «Российская Федерация»?

Такая запись не позволяет определить, по какому региону начислять районный коэффициент и какую минимальную зарплату применять. Роструд в письме от 09.04.2024 № ПГ/05642-6-1 указал, что место работы дистанционного сотрудника достаточно конкретизировать до населённого пункта. Название города и региона закрывает требование статьи 57 ТК РФ, а адрес квартиры в договор включать не обязательно.

Сколько может длиться временная удалённая работа и что делать после 6 месяцев?

Статья 312.1 ТК РФ ограничивает временную дистанционную работу 6 месяцами непрерывно. Если работа вне офиса продолжается дольше, стороны подписывают дополнительное соглашение о постоянной или периодической дистанционной работе и указывают в нём место работы по фактическому населённому пункту. Исключение — перевод по статье 312.9 ТК РФ при исключительных обстоятельствах: он длится на срок их действия и оформляется ЛНА.

Нужно ли проводить специальную оценку условий труда у дистанционного работника дома?

Нет. Часть 3 статьи 3 Федерального закона № 426-ФЗ исключает условия труда дистанционных работников из специальной оценки. Обязанности работодателя по охране труда ограничены статьёй 312.7 ТК РФ: в частности, он знакомит работника с требованиями безопасной работы с оборудованием и средствами, которые предоставил или рекомендовал.

Что делать работнику, если в договоре указан московский офис, а он работает из северного региона?

Направьте работодателю письменное заявление с просьбой изменить место работы дополнительным соглашением и пересчитать зарплату с учётом районного коэффициента и процентной надбавки по месту выполнения трудовой функции; на позицию Роструда из письма от 12.09.2023 № ПГ/18818-6-1 можно сослаться прямо. Если работодатель отказывает, можно обратиться в ГИТ или в суд: по спорам о невыплате заработной платы срок обращения в суд — 1 год со дня установленного срока выплаты по части 2 статьи 392 ТК РФ.

Обязан ли работодатель платить региональную минимальную зарплату, если сотрудник работает из другого региона?

Региональная минимальная зарплата обязательна для работодателя, на которого распространяется региональное соглашение по части 11 статьи 133.1 ТК РФ. Работодатель, который в течение 30 календарных дней после публикации предложения о присоединении направил мотивированный письменный отказ, этим соглашением не связан и платит не ниже федерального МРОТ. Если отказа не было, Роструд считает, что зарплата дистанционного работника, выполнившего норму труда, не может быть ниже минимума региона, где он фактически находится.

Нужен ли отдельный локальный акт о дистанционной работе?

Закон его не требует: статья 312.3 ТК РФ позволяет закрепить порядок взаимодействия в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении. ЛНА удобен, когда удалённо работают несколько сотрудников с одинаковыми правилами: срок ответа, каналы связи и порядок компенсации за технику утверждаются один раз, а в договорах остаются место работы и ссылка на акт. С ЛНА работника знакомят под подпись до подписания договора.