Дистанционная работа и оборудование кто покупает обслуживает и компенсирует

Дистанционная работа по трудовому договору не обязывает сотрудника покупать технику за свой счёт. По части 1 статьи 312.6 ТК РФ оборудование, программно-технические средства и средства защиты информации обеспечивает работодатель. Личный или арендованный ноутбук работник использует только с согласия или ведома работодателя и в его интересах. Тогда компания выплачивает компенсацию за использование и возмещает рабочие расходы на интернет, связь, электричество и ремонт. Порядок, сроки и размеры выплат закрепляют в коллективном договоре, локальном нормативном акте (ЛНА), трудовом договоре или дополнительном соглашении. Фиксированной суммы ТК РФ не устанавливает. Если технику выдал работодатель, остаются вопросы ремонта и иных согласованных расходов. Если сотрудник работает на своей технике, нужны письменное согласие и раздельный расчёт двух выплат.

Материал разделяет дистанционного работника, надомника и исполнителя по договору ГПХ. Он показывает, что записать в допсоглашение и какими документами подтвердить рабочую долю интернета и электричества. Работодатель получит перечень условий для ЛНА, работник — список того, что проверить до покупки или ремонта за свой счёт. Отдельно разобраны налоговый предел 35 рублей в день и изменение по взносам на травматизм с 1 июля 2026 года. Пошаговая инструкция по оформлению стоит в середине материала. Судебная практика 2025-2026 годов, сценарная таблица, тарифы КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто обязан обеспечить дистанционного работника техникой по статье 312.6 ТК РФ

Обеспечение техникой ТК РФ возлагает на работодателя. По части 1 статьи 312.6 он даёт дистанционному работнику оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, необходимые для выполнения трудовой функции. Норму ввёл Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, она действует с 01.01.2021. Редакция ТК РФ от 25.05.2026, действующая на 01.11.2026, это правило сохраняет. Нового федерального размера компенсации за 2025-2026 годы не появилось.

Часть 2 той же статьи описывает вторую ветку. Работник вправе выполнять трудовую функцию на собственных или арендованных оборудовании, программно-технических средствах и средствах защиты информации при двух условиях. Первое: работодатель согласен или знает об этом. Второе: техника используется в его интересах. В этой ветке у работодателя возникают две отдельные обязанности:

• выплачивать компенсацию за использование принадлежащих работнику или арендованных им средств;
• возмещать расходы, связанные с их использованием.

Покупать рабочий ноутбук закон работника не обязывает, и покупка техники не становится условием дистанционной работы. Сумма чека тоже не превращается в компенсацию автоматически. Учитываются согласие или осведомлённость работодателя, служебная необходимость и условия выплаты из документа. Трудовое законодательство не содержит формулы амортизации личного компьютера, универсального тарифа, нижней или верхней границы компенсации. Поэтому размер устанавливают документы компании и договорённости с работником.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Дистанционный работник не обязан покупать технику, чтобы работать удалённо. Статья 312.6 ТК РФ оставляет работодателю две ветки: выдать оборудование или согласовать использование личного. Во второй ветке возникают сразу две выплаты, за использование имущества и в возмещение расходов на него, и Кодекс не даёт для них ни формулы, ни суммы. Пропишите обе выплаты в документе раздельно, с методом расчёта и перечнем подтверждений.»

Важный нюанс из практики: Четвёртый кассационный суд общей юрисдикции в определении от 05.11.2025 № 8Г-27510/2025 (дело № 88-28458/2025) разбирал спор о расходах на личное оборудование. Работник не обращался к работодателю за техникой, покупал её сам и не согласовывал затраты. В том же деле суд обсуждал и довод, что неоформленное соглашение само по себе не лишает права на возмещение, если работодатель знал об использовании личного имущества и допускал его. Исход таких дел зависит от доказательств осведомлённости работодателя. Поэтому заявку на технику и согласование затрат фиксируйте письменно до покупки.

Временный перевод на дистанционную работу по статье 312.9 ТК РФ

При временном переводе в исключительном случае по статье 312.9 ТК РФ работодатель определяет в ЛНА три порядка: обеспечения работников средствами за свой счёт, выплаты компенсации и возмещения расходов. Бывает, что перевести сотрудника нельзя из-за характера работы или работодатель не может обеспечить его нужной техникой. Тогда неотработанное время признаётся простоем по причинам, не зависящим от сторон. Простой оплачивают по части 2 статьи 157 ТК РФ: не ниже 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально времени простоя, если более высокий размер не установлен.

Перед временным переводом проверьте, что в ЛНА прописаны все три порядка. Для сотрудников, которых нечем обеспечить, заранее определите оформление простоя.

Дистанционный работник, надомник и исполнитель по ГПХ: у кого какие правила по технике

Статья 312.6 ТК РФ действует для дистанционного работника, то есть сотрудника по трудовому договору. Он выполняет трудовую функцию вне стационарного места, которое контролирует работодатель, и использует сети связи (статья 312.1 ТК РФ). Надомник и исполнитель по гражданско-правовому договору (ГПХ) получают средства труда по другим правилам:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Договорное название не исключает признания отношений трудовыми по статьям 15 и 19.1 ТК РФ, если фактические отношения имеют признаки трудовых. Глава 49.1 ТК РФ о дистанционной работе к самому договору ГПХ не применяется. Требования статьи 312.6 на исполнителя по ГПХ и самозанятого не переносятся.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Надомника и дистанционного работника регулируют разные статьи. Статья 310 ТК РФ прямо допускает, что надомник приобретает инструменты за свой счёт и получает компенсацию их износа. Статья 312.6 построена на обязанности работодателя обеспечить техникой. Исполнитель по договору подряда по общему правилу работает своими силами и средствами, если договор не предусматривает иное. Прежде чем считать компенсацию, проверьте, какой договор подписан и по какой главе ТК РФ или ГК РФ складываются отношения.»

Когда компенсация по статье 312.6 ТК РФ не положена

Статья не работает за пределами трудового договора о дистанционной работе. Надомнику компенсацию износа даёт статья 310 ТК РФ, исполнителю по ГПХ — условия договора. Внутри дистанционной работы основание отпадает, если работник использует собственную технику без согласия и без ведома работодателя или не в его интересах: оба условия части 2 статьи 312.6 обязательны. Сам удалённый режим компенсацию за личное имущество не порождает, если работодатель выдал всю нужную технику и иных расходов стороны не согласовали. Перед расчётом выплат сверьте вид договора и наличие согласия работодателя на личную технику.

Как закрепить технику и компенсацию в трудовом договоре, допсоглашении или ЛНА

Часть 2 статьи 312.6 ТК РФ называет четыре документа, которые определяют порядок, сроки и размеры выплат:

• коллективный договор;
• ЛНА, принятый с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
• трудовой договор;
• дополнительное соглашение к трудовому договору.

Режим работы и способ обеспечения техникой закрепляют в трудовом договоре или допсоглашении конкретного сотрудника. Размеры, порядок и сроки выплат, перечень расходов и подтверждение их рабочей части записывают там же. Если правила одинаковы для всех дистанционных работников, их выносят в ЛНА или коллективный договор.

Компенсацию за использование имущества и возмещение расходов в документе описывают раздельно. Для каждой выплаты указывают:

• перечень имущества работника, которое используется в работе;
• метод расчёта суммы;
• периодичность выплаты;
• документы, которыми работник подтверждает расходы;
• порядок согласования новых расходов.

Работа может идти через удалённый доступ к корпоративной сети или удалённый рабочий стол компании. Тогда программы для подключения и средства защиты информации стоит назвать в перечне отдельно. Из документа должно быть видно, что из них выдаёт работодатель, а что работник ставит на своё устройство.

В Добыто для этой задачи есть шаблон допсоглашения о дистанционной работе и конструктор дополнительного соглашения. Конструктор формирует файл .docx к трудовому договору с местом под новую редакцию пункта о технике и выплатах.

Сформируйте допсоглашение с новой редакцией пункта о технике и компенсации

Как оформить компенсацию за личную технику дистанционного работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите ветку. Работодатель либо выдаёт технику по части 1 статьи 312.6 ТК РФ, либо согласует использование личной или арендованной по части 2. При временном переводе по статье 312.9 ТК РФ порядок обеспечения прописывают в ЛНА.
2. Шаг 2. Зафиксируйте согласие письменно. В трудовом договоре или допсоглашении назовите режим работы и способ обеспечения техникой. Перечислите имущество работника, которое используется в работе.
3. Шаг 3. Раздельно опишите компенсацию за использование и возмещение расходов. Для каждой выплаты укажите метод расчёта, периодичность и подтверждающие документы.
4. Шаг 4. Интернет, связь и электричество могут использоваться и для работы, и в быту. Для такого смешанного использования установите долю рабочего использования или метод её расчёта.
5. Шаг 5. Пропишите порядок согласования новых расходов, включая ремонт личного устройства. Укажите, что работник согласует ремонт заранее и представляет чеки.
6. Шаг 6. Выберите налоговую схему. Это либо сумма не более 35 рублей за день дистанционной работы, либо возмещение документально подтверждённых расходов. Размер укажите в том же документе.
7. Шаг 7. Если условия вносятся в ЛНА, примите его с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, как требует часть 2 статьи 312.6 ТК РФ. Затем подпишите допсоглашение с работником и храните его вместе с перепиской о технике.

Как подписать допсоглашение с работником, который работает удалённо

Допсоглашение с дистанционным сотрудником подписывают электронной подписью без личной встречи. У нового сотрудника подписи может ещё не быть. Тогда путь проходит через Госключ:

1. сотрудник устанавливает приложение и входит по подтверждённой учётной записи Госуслуг;
2. выпускает УНЭП или УКЭП;
3. получает документ из системы КЭДО;
4. подтверждает подпись, и документ возвращается в систему.

В Добыто кадровик создаёт или загружает допсоглашение, а система строит маршрут согласования и отправляет сотруднику уведомление. Сотрудник читает документ и подписывает его электронной подписью с телефона.

Шаблон допсоглашения о дистанционной работе для условий о технике

Начните с этого шаблона, если условия о технике и выплатах нужно добавить к действующему трудовому договору.

Интернет, связь, электричество и ремонт: какие расходы возмещаются и чем их подтвердить

Возмещению по части 2 статьи 312.6 ТК РФ подлежат расходы, связанные с использованием личной или арендованной техники в работе. Сюда могут попасть интернет, мобильная связь, электричество, ремонт, настройка программного обеспечения и расходные материалы. Условие одно: расходы связаны с трудовой функцией, и их размер или рабочую часть можно обосновать. Обязательного размера оплаты домашнего интернета, телефона или электричества закон не устанавливает. Возмещать бытовые затраты целиком он тоже не требует: речь идёт о рабочих расходах.

Способы подтверждения ФНС описала в разъяснении о налоговом учёте расходов дистанционных работников от 31.08.2022. Подтверждением служат счета за электричество и интернет, а методику расчёта ведомство рекомендует закрепить в ЛНА. Это ведомственный подход к документированию, федеральной таблицы тарифов в нём нет.

Интернет и электричество дома часто нужны и для работы, и в быту. Для такого смешанного использования в документе выбирают один из вариантов: возмещение полностью, пропорционально рабочему использованию или по подтверждённым счетам. При пропорциональном варианте рядом записывают долю или метод её расчёта. Иначе рабочую часть расходов придётся доказывать в споре.

Внимание: Алтайский краевой суд апелляционным определением от 28.04.2026 № 33-3800/2026 отказал во взыскании расходов на личную технику, связь и электричество. Не было доказано, что работодатель согласовал или знал об использовании имущества, а стороны письменно не определили компенсацию и рабочую долю затрат. Суд указал, что не вправе сам устанавливать за стороны размер и порядок выплат.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

По ремонту личного компьютера Роструд в консультации о ремонте рабочего компьютера при дистанционной работе указывает на чеки, оформление допсоглашения и выплату по согласованному порядку. Отдельной нормы о безусловной оплате любого ремонта нет. Для личного устройства подтверждают два обстоятельства: оно использовалось в работе с согласия или ведома работодателя, и ремонт связан с таким использованием. Для техники, выданной работодателем, порядок ремонта закрепляют во внутренних правилах и документах о передаче.

Личный смартфон или планшет на удалённой работе может служить и для связи, и для подписания кадровых документов. С планшета разные виды ЭП работают по-разному. Результат зависит от того, где хранится ключ: в сервисе КЭДО, в Госключе или на токене. Значение имеет и система устройства, Android или iPad. Если сотрудник подписывает документы с личного устройства, вид подписи выбирают с учётом этой совместимости.

Что проверить работнику до покупки или ремонта техники за свой счёт

• В трудовом договоре или допсоглашении есть условие об использовании личной техники.
• Согласие работодателя оформлено письменно или подтверждается перепиской и заявками.
• Назван порядок согласования новых расходов, включая ремонт.
• Чеки и счета сохраняются, и по ним видно, что расходы относятся к работе.
• Для смешанного использования интернета и электричества указана рабочая доля или метод её расчёта.

Если хотя бы одного пункта нет, запросите у работодателя допсоглашение до покупки или ремонта.

35 рублей в день по НК РФ: НДФЛ, страховые взносы и взносы на травматизм с 1 июля 2026 года

С 01.01.2024 действует Федеральный закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ. По нему компенсация за использование оборудования и связанные с ним расходы дистанционного работника не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в одном из двух пределов. Первый — не более 35 рублей за день дистанционной работы. Второй — сумма фактически произведённых и документально подтверждённых расходов. Основания — пункт 1 статьи 217 и пункт 1 статьи 422 НК РФ. Сумму при этом определяет коллективный договор, ЛНА, трудовой договор или допсоглашение.

Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ добавил к этим правилам освобождение от взносов на травматизм. Оно действует с 1 июля 2026 года по абзацу 17 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ. Такие выплаты не облагаются этими взносами в сумме, определённой трудовым договором, но не более 35 рублей в день. Второй вариант — размер фактически произведённых и документально подтверждённых затрат. Сравнение норм по каждому платежу:

Три налоговых освобождения построены на одной альтернативе: 35 рублей в день или подтверждённые расходы. Для НДФЛ и страховых взносов сумма может быть закреплена в любом из четырёх документов. Норма о взносах на травматизм говорит о сумме, определённой трудовым договором. Поэтому условие о размере удобно записать в трудовом договоре или допсоглашении к нему, даже если общий порядок изложен в ЛНА.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «35 рублей в день — предел, в котором компенсация дистанционному работнику освобождается от НДФЛ и страховых взносов без подтверждающих документов. На размер трудовой компенсации этот предел не влияет, ТК РФ сумму не ограничивает. При расходах выше предела освобождение даёт вторая ветка: фактически произведённые и документально подтверждённые затраты. Порядок сбора счетов закрепите в том же документе, что и размер выплаты.»

Бухгалтерии для расчёта НДФЛ и взносов нужно условие о размере компенсации из допсоглашения. В Добыто при интеграции с 1С:ЗУП кадровые документы синхронизируются автоматически, поэтому подписанное допсоглашение попадает в учётную систему без ручного переноса. Перед первой выплатой сверьте, какая из двух налоговых схем указана в документе и ведётся ли учёт дней дистанционной работы.

Что будет, если не оформить использование личной техники: судебная практика 2025-2026 годов

Без письменного условия спор возникает по четырём вопросам. Давал ли работодатель согласие? Использовалось ли имущество фактически? Было ли оно нужно для работы? Каков размер расходов? Отсутствие соглашения автоматически не освобождает работодателя, но и не гарантирует работнику взыскание. Суд оценивает факты и доказательства по конкретному делу.

Важный нюанс из практики: Седьмой кассационный суд общей юрисдикции рассмотрел дело дизайнера (определение от 30.07.2026 № 8Г-11021/2026). Работодатель не оспаривал дистанционную работу и то, что оборудование не выдавал. Нижестоящие суды присудили компенсацию за личный компьютер, программное обеспечение и связь. Кассация не согласилась с их выводами о дистанционном характере работы и об увольнении. Право на конкретную сумму это дело окончательно не закрепило, и использовать его как ориентир размера компенсации не стоит.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Одного удалённого режима и пакета чеков для взыскания расходов может не хватить. Суды проверяют, знал ли работодатель об использовании личной техники, нужна ли она была для работы и относятся ли расходы к рабочей деятельности. Сохраняйте переписку о технике, выданные доступы, заявки и расчёт рабочей доли затрат с первого дня работы на своём оборудовании.»

Что решает спор и что уходит на второй план, зависит от того, как была устроена работа на технике:

Письменное согласие и порядок расчёта, оформленные до начала работы на своей технике, позволяют перевести спор из доказывания осведомлённости работодателя в проверку расчёта по документу.

Цена неоформленной договорённости для сторон разная. Работник рискует не взыскать расходы, даже если чеки сохранены. Работодатель может закрепить размер выплаты в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении. Без этого он теряет основание освободить выплату от НДФЛ и страховых взносов в пределах 35 рублей в день.

Если вы работодатель и сотрудник уже работает на своей технике без документов, оформите допсоглашение сейчас. Приложите к нему перечень используемого имущества и порядок расчёта рабочей доли расходов.

Стоимость КЭДО для оформления документов дистанционных сотрудников в 2026 году

Стоимость кадрового электронного документооборота (КЭДО) зависит от численности сотрудников и тарифа. Цены ниже приведены на 01.11.2026.

Для тарифа «Бизнес» действует минимальная оплата. Перейти на другой тариф можно в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав функций по каждому тарифу опубликован на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф платформы работодатель оплачивает за кадровый документооборот. Компенсацию работнику за ноутбук, интернет или электричество он не включает: эту выплату компания считает отдельно по своему документу. В описании тарифа «Старт» перечислены ПЭП и УНЭП. Если для документов дистанционных работников нужна УКЭП, порядок её получения уточните при подключении.

Выводы

Технику для дистанционной работы обеспечивает работодатель. Работа на личной или арендованной технике возможна при согласии или осведомлённости компании и в её интересах. Тогда возникают две выплаты: за использование имущества и в возмещение рабочих расходов. Их размер, порядок и сроки стороны определяют сами, потому что ТК РФ цифры не задаёт. Налоговый предел 35 рублей в день освобождает выплату от НДФЛ и взносов, а с 1 июля 2026 года и от взносов на травматизм. Суды 2025-2026 годов разрешают споры по доказательствам согласия и рабочей доли расходов.

Добыто ведёт кадровый электронный документооборот с дистанционными сотрудниками. Допсоглашение о технике и выплатах формируется по шаблону, а сотрудник подписывает его электронной подписью с телефона. Подписанный документ хранится в электронном архиве вместе с остальными кадровыми документами.

Ответы на частые вопросы о технике дистанционного работника

Можно ли платить компенсацию свыше 35 рублей в день?

Можно: ТК РФ размер не ограничивает. Статья 312.6 оставляет порядок, сроки и размеры выплат коллективному договору, ЛНА, трудовому договору или допсоглашению. Предел 35 рублей действует только для освобождения от НДФЛ и страховых взносов. Часть выплаты сверх 35 рублей за день дистанционной работы, не подтверждённая документами, под освобождение не попадает. Если работник собрал счета, освобождается сумма фактически произведённых и документально подтверждённых расходов.

Как считать 35 рублей при комбинированном графике с офисными днями?

Предел привязан к каждому дню дистанционной работы. При комбинированном режиме часть дней сотрудник работает в офисе. В расчёт идут только дни, когда он выполнял трудовую функцию дистанционно. Эти дни отражают в учёте рабочего времени, а размер за день записывают в документе о компенсации. Так бухгалтерия может проверить сумму перед выплатой.

Как часто выплачивать компенсацию за технику?

Периодичность ТК РФ не задаёт: статья 312.6 оставляет порядок и сроки выплат документу компании или соглашению сторон. Налоговый предел считается по дням. Поэтому при ежемесячной выплате сумму рассчитывают как 35 рублей, умноженные на число дней дистанционной работы за месяц. Фактические расходы по чекам возмещают в срок, указанный в том же документе, после того как работник представил подтверждения.

Кто ремонтирует ноутбук, который выдал работодатель?

Единого нормативного правила о ремонте выданной техники ТК РФ не содержит. Порядок закрепляют во внутренних правилах и документах о передаче оборудования. В них указывают, кто организует ремонт, за чей счёт он идёт и как сотрудник сообщает о неисправности. Если правило не записано, спор о ремонте решают по фактическим обстоятельствам. Поэтому документы о передаче оформляют в день выдачи техники.

Работодатель выдал ноутбук: нужно ли возмещать интернет и электричество?

Выдача компьютера сама по себе не снимает вопроса об иных согласованных расходах дистанционной работы. Обязательного размера оплаты домашнего интернета, связи или электричества закон не устанавливает. Поэтому в трудовом договоре или ЛНА определяют, компенсируются ли эти расходы полностью, пропорционально рабочему использованию или по подтверждённым счетам. Если условие не записано, работнику придётся доказывать две вещи: работодатель знал о расходах, и они относятся к работе.

Как изменить размер компенсации, если расходы работника выросли?

Размер может быть закреплён в трудовом договоре или допсоглашении. Тогда его меняют новым дополнительным соглашением к трудовому договору с новой редакцией пункта о компенсации. Если размер установлен ЛНА, изменения принимают с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, как требует часть 2 статьи 312.6 ТК РФ. Для налогового освобождения новая сумма должна быть отражена в одном из четырёх документов: коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении.