Расчёт больничного листа: пошаговая инструкция 2026

Расчёт больничного листа в 2026 году сводится к одной формуле: средний дневной заработок умножают на процент по стажу и на число календарных дней нетрудоспособности. Заработок берут за 2024 и 2025 годы и всегда делят на 730, ничего не исключая из этого числа. Полученный дневной заработок зажат между двумя границами: 890,73 рубля снизу и 6 827,40 рубля сверху. Первые три дня болезни или бытовой травмы оплачивает работодатель, остальные дни — Социальный фонд России. При уходе за больным членом семьи, карантине и производственной травме фонд платит с первого дня. Код причины нетрудоспособности в электронном листке определяет и то, кто платит первые три дня, и то, применяется ли шкала стажа.

Ниже разобран каждый шаг с цифрами 2026 года и с проверками, которые бухгалтер делает до начисления: сравнение с предельными базами, два ограничителя дневного заработка, правило МРОТ за полный календарный месяц. Показано, в каком месяце это правило даёт больше минимального дневного заработка и по каким кодам сумму снижают. Во второй половине — таблица кодов ЭЛН, сценарии по совместителям, уволенным и исполнителям по ГПХ, сроки передачи сведений в Социальный фонд с учётом изменений с 1 июля 2026 года, стоимость подключения и ответы на частые вопросы.

Из чего складывается сумма пособия: формула и четыре переменные

Пособие по временной нетрудоспособности считают по схеме: средний дневной заработок × процент по стажу × календарные дни по ЭЛН. Дни считают календарные: выходные и праздники внутри периода нетрудоспособности оплачиваются наравне с буднями. У каждой переменной есть собственный ограничитель, и ошибка чаще возникает на этапе их применения, а не в умножении.

Все переменные сверяются с фиксированными значениями 2026 года.

Из таблицы следует предел, который стоит помнить наизусть: при стаже 8 лет и больше за 10 дней болезни работник не получит больше 68 274 рублей, каким бы ни был его оклад. При стаже от 5 до 8 лет потолок дневной выплаты опускается до 5 461,92 рубля, при стаже до 5 лет — до 4 096,44 рубля.

Что собрать до расчёта: данные, без которых начислять нельзя

До начисления бухгалтеру нужны пять вещей, и все они собираются из разных источников. Если хотя бы одна не проверена, расчёт придётся переделывать после запроса Социального фонда.

1. Сведения о закрытом ЭЛН. Номер, даты начала и окончания, код причины нетрудоспособности, отметки о нарушении режима. В 2026 году листок оформляется только электронно, бумажный вариант остался для узкой категории работников, чья работа связана со сведениями, составляющими государственную тайну.
2. Страховой стаж на день начала нетрудоспособности. Считается по трудовой книжке и сведениям о трудовой деятельности, а не по стажу работы в текущей компании.
3. Заработок за 2024 и 2025 годы с разбивкой по годам и только в пределах баз по взносам.
4. Табель за месяц болезни. Дни нетрудоспособности закрываются кодом Б (цифровой код 19), эти дни не оплачиваются как рабочие.
5. Районный коэффициент, если он установлен для местности, где работает сотрудник.

Табель здесь не формальность: он показывает, сколько дней месяца сотрудник фактически отработал, и именно по нему проверяющий сверяет, не начислены ли одновременно и зарплата, и пособие за один и тот же день.

В сервисе Добыто карточки сотрудников и график отсутствий находятся в одном контуре: даты нетрудоспособности и данные о ставке бухгалтер берёт из одной записи, а не сверяет три источника.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Соберите табель с отметками о днях нетрудоспособности

Шаг 1. Заработок за расчётный период и замена лет

В базу расчёта входят все выплаты, на которые начислялись страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством: оклад, премии, надбавки, отпускные. Не входят суммы, на которые взносы не начислялись, — прежде всего сами пособия, включая прошлые больничные. Каждый год проверяется на свой лимит: если в 2025 году сотрудник заработал 3 100 000 рублей, в расчёт войдут 2 759 000, а не полная сумма. Лимиты не перетекают между годами: недобор по 2024 году не увеличивает допустимую сумму по 2025-му.

Заработок берётся по всем работодателям расчётного периода, а не только по текущему. Районные коэффициенты и северные надбавки входят в базу на общих основаниях, поскольку взносы на них начисляются. Выплаты по договорам ГПХ, заключённым в 2024 и 2025 годах, тоже учитываются: взносы на случай временной нетрудоспособности за исполнителей начисляются с 2023 года.

Заработок у прошлых работодателей запрашивать у работника не нужно. Справка по форме 182н отменена с 1 января 2023 года, и весь расчётный период 2026 года — 2024 и 2025 годы — целиком приходится на время, когда сведения о заработке уже хранятся в системе персонифицированного учёта Социального фонда.

Отдельная развилка — замена лет расчётного периода. Если в 2024 или 2025 году работница была в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребёнком, эти годы по её письменному заявлению заменяются на более ранние. Три условия действуют одновременно: заявление в свободной форме от самого работника, замена только на непосредственно предшествующие годы и только при условии, что пособие от этого увеличится. Без заявления бухгалтер менять годы не вправе, даже видя, что так работнику выгоднее.

Дата наступления страхового случая — это день открытия ЭЛН, а не день его закрытия и не день выплаты. Больничный, открытый 28 декабря 2025 года и закрытый 12 января 2026 года, считается по заработку за 2023 и 2024 годы целиком, включая январские дни. Пересчитывать его при переходе на новый год нельзя.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Самая частая причина расхождения с Социальным фондом — цифры, которые бухгалтер перенёс из прошлогодней памятки. Предельные базы, МРОТ и максимум дневного заработка меняются каждый январь, и расчёт по прошлогоднему максимуму фонд не примет. Перед первым расчётом в новом году сверьте три значения: предельные базы за оба года расчётного периода, действующий МРОТ и производный от него минимальный дневной заработок.»

Шаг 2. Средний дневной заработок и два ограничителя

Сумму заработка за два года делят на 730. В отпускных из расчётного периода вычитают дни болезни, командировок и отпусков. В больничном делитель фиксирован: даже если сотрудник половину 2024 года провёл на больничном, делить всё равно нужно на 730.

Дальше результат проходит две проверки подряд. Сначала сравнение с минимумом: если фактический средний дневной заработок меньше 890,73 рубля или заработка не было вовсе, в расчёт берут 890,73 рубля. В местностях с районным коэффициентом минимум умножается на этот коэффициент. При неполном рабочем времени минимум считают пропорционально доле ставки: на половине ставки это 445,37 рубля в день. Затем сравнение с максимумом: всё, что выше 6 827,40 рубля, срезается до этой величины.

Есть третья проверка, о которой вспоминают реже. Пособие за полный календарный месяц не может быть ниже МРОТ. Дневной эквивалент считается как 27 093 рубля, делённые на число календарных дней конкретного месяца, и в коротких месяцах он выше обычного минимума. В январе и марте 2026 года это 873,97 рубля — ниже 890,73, поэтому работает общий минимум. А в феврале 2026 года получается 967,61 рубля, и для низкооплачиваемого сотрудника февральский больничный считается именно по этой величине.

Держите в учётной системе обе величины минимума: постоянные 890,73 рубля и переменную, равную МРОТ, делённому на число дней конкретного месяца. Расчёт по одной формуле в феврале занижает пособие.

Пример. Стаж работника — 6 лет, заработок 900 000 рублей за 2024 год и 1 080 000 рублей за 2025 год, больничный с кодом 01 на 10 календарных дней. Обе суммы ниже предельных баз, значит, берём их полностью: 1 980 000 / 730 = 2 712,33 рубля в день. Величина попадает между минимумом и максимумом, корректировать её не нужно. Стаж 6 лет даёт 80%: 2 712,33 × 0,8 = 2 169,86 рубля за день. За 3 дня работодатель начислит 6 509,58 рубля, за оставшиеся 7 дней Социальный фонд — 15 189,02 рубля, всего 21 698,60 рубля до удержания НДФЛ.

Шаг 3. Процент по стажу и случаи, когда стаж не важен

Базовая шкала по статье 7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ: страховой стаж 8 лет и более — 100% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, до 5 лет — 60%. Стаж считают на день начала нетрудоспособности, и один лишний отработанный день перед открытием листка может перевести работника в следующую группу.

В страховой стаж входят периоды работы по трудовому договору, государственной гражданской и муниципальной службы, военной и иной службы, а также периоды другой деятельности, за которые уплачивались взносы на социальное страхование. Стаж работы в текущей компании здесь роли не играет: сотрудник, проработавший у вас месяц, при общем стаже 9 лет получает 100%. Подтверждают стаж трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, а при расхождениях — трудовые договоры и справки прежних работодателей.

Из этой шкалы есть выходы в обе стороны. При уходе за ребёнком до 8 лет пособие платят в размере 100% среднего заработка независимо от стажа и от того, лечится ребёнок дома или в стационаре. При производственной травме или профессиональном заболевании тоже 100% независимо от стажа, но уже по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ, и максимум там свой: четырёхкратный максимальный размер ежемесячной страховой выплаты за полный календарный месяц. В обратную сторону работают два правила: страховой стаж менее 6 месяцев ограничивает пособие МРОТ за полный календарный месяц с районным коэффициентом, а болезнь в течение 30 календарных дней после увольнения оплачивается по ставке 60% независимо от стажа.

Возрастные границы по уходу за ребёнком между собой не совпадают, и на этом расхождении ошибаются регулярно. Размер 100% среднего заработка привязан к возрасту до 8 лет, а лимит 60 оплачиваемых дней в году — к возрасту до 7 лет. Для семилетнего ребёнка это значит 100% оплаты при лимите 15 дней по каждому случаю и не более 45 дней в году.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Лимиты оплачиваемых дней по уходу считаются нарастающим итогом за календарный год по всем детям: до 7 лет — 60 дней в году, до 90 дней при заболевании из перечня Минздрава; с 7 до 15 лет — 15 дней по каждому случаю и не более 45 дней в году; для ребёнка-инвалида до 18 лет — 120 дней в году. Уход за взрослым членом семьи оплачивается не более 7 дней по каждому случаю и не более 30 дней в году. Дни сверх лимита в ЭЛН отражаются, но не оплачиваются, и это тот случай, когда работник считает, что бухгалтерия недоплатила.

Шаг 4. Кто оплачивает дни: работодатель, фонд и коды ЭЛН

Деление дней между работодателем и Социальным фондом зависит не от длительности больничного, а от кода причины нетрудоспособности. Правило про три дня работает только для заболевания и бытовой травмы самого работника. Во всех остальных случаях фонд платит с первого дня, и начислять работодателю нечего.

Проверка кода занимает секунду, а ошибка в нём даёт двойное расхождение: работодатель начисляет лишние три дня, которые фонд всё равно оплатит сам, и одновременно завышает расходы, которые не примут при проверке.

Как рассчитать больничный: пошаговая инструкция для бухгалтера

1. Шаг 1. Получите сведения о закрытом ЭЛН, проверьте код причины нетрудоспособности, даты и отметки о нарушении режима.
2. Шаг 2. Сложите заработок за 2024 и 2025 годы, сравнив каждый год с предельной базой: 2 225 000 и 2 759 000 рублей соответственно.
3. Шаг 3. Разделите сумму на 730 и сравните результат с минимумом 890,73 рубля и максимумом 6 827,40 рубля, а для низких заработков дополнительно с МРОТ, делённым на число дней месяца болезни.
4. Шаг 4. Определите процент по страховому стажу на день начала нетрудоспособности или примените специальное правило: 100% при уходе за ребёнком до 8 лет и при производственной травме, 60% при болезни в течение 30 дней после увольнения.
5. Шаг 5. Умножьте дневное пособие на календарные дни и разделите их: первые три дня за счёт работодателя при кодах 01 и 02, остальные — за счёт фонда.
6. Шаг 6. Ответьте на запрос Социального фонда в течение 3 рабочих дней, передав стаж, районный коэффициент, сведения о неполном рабочем времени и о периодах освобождения от работы.
7. Шаг 7. Начислите свою часть пособия, удержите НДФЛ, отразите сумму в расчётном листке и выплатите в ближайший день выплаты заработной платы.

Когда пособие снижают до МРОТ и когда не назначают вовсе

Статья 8 закона 255-ФЗ даёт три основания снизить пособие до МРОТ за полный календарный месяц с учётом районного коэффициента. Первое — нарушение режима без уважительных причин, в ЭЛН это код 23 или 24 с датой нарушения; снижение действует с даты отметки, дни до неё оплачиваются в обычном размере. Второе — неявка на врачебный осмотр или на медико-социальную экспертизу, коды 26 и 27, тоже с даты неявки. Третье — заболевание или травма вследствие опьянения, дополнительный код 021; здесь снижение распространяется на весь период нетрудоспособности, а не на его часть.

Отметка врача о нарушении режима автоматического снижения не даёт. Закон говорит о нарушении без уважительных причин, а оценка уважительности остаётся за тем, кто назначает пособие. Практический порядок такой: запросите у работника письменное объяснение, приложите его к расчёту и зафиксируйте решение. Если объяснение принято, пособие считается в обычном размере, и расхождение с отметкой в ЭЛН будет объяснимо при проверке.

Статья 9 перечисляет периоды, за которые пособие не назначается вообще: отстранение от работы без начисления заработной платы, заключение под стражу или административный арест, проведение судебно-медицинской экспертизы, а также освобождение от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, кроме ежегодного оплачиваемого отпуска. Отдельное правило по простою: если нетрудоспособность началась в период простоя, пособие не назначается, а если началась до него и продолжается — платят в размере сохраняемой за простой заработной платы, но не выше обычного размера пособия.

Сколько стоит ошибка в расчёте

Цена ошибки складывается не из одной суммы. Если работодатель передал в фонд недостоверные сведения и из-за этого пособие переплатили, излишне понесённые расходы взыскивают с работодателя, а не с работника. Нарушение срока представления сведений само по себе даёт штраф 5 000 рублей по статье 15.2 закона 255-ФЗ, а отказ представить документы по запросу — 200 рублей за каждый непредставленный документ. Занижение пособия обходится дешевле в деньгах, но дороже в трудозатратах: это перерасчёт, доплата, корректировка удержанного НДФЛ и новый расчётный листок.

Сроки: когда передать сведения и когда работник получит деньги

Схема проактивная: заявление от работника не требуется. Медицинская организация закрывает ЭЛН, сведения уходят в Социальный фонд, фонд направляет работодателю запрос недостающих данных. У работодателя есть 3 рабочих дня на ответ. Фонд назначает и выплачивает свою часть в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня получения всех сведений. Свои три дня работодатель выплачивает в ближайший после назначения день выплаты заработной платы, то есть в ближайший аванс или зарплату, а не отдельным платежом на следующий день.

С 1 июля 2026 года порядок обмена изменился: постановление Правительства РФ от 10.05.2026 № 545 скорректировало постановление от 23.11.2021 № 2010. Фонд сначала использует данные индивидуальных лицевых счетов работников и собственные сведения и только затем запрашивает работодателя. Из перечня запрашиваемых данных исключены сведения о страховом стаже и о календарных днях периодов освобождения от работы, если они уже учтены на лицевом счёте. Работодателей освободили от ответственности за непредставление сведений, которые у фонда уже есть. Актуальные форматы взаимодействия, типовые причины отклонения запросов и порядок действий при расхождении данных описаны в базе знаний Социального фонда по направлению сведений.

Запросы фонда отклоняются чаще всего не из-за расчёта, а из-за расхождения анкетных и кадровых данных: разное написание фамилии, некорректные сведения о сотруднике. Сверку карточек разумно делать до наступления страхового случая, а не в те 3 рабочих дня, которые даны на ответ.

В практике Добыто интерактивный график показывает, кто в отпуске, кто в командировке и кто на больничном: больничные выделены красным. Перед ответом фонду бухгалтер берёт готовый перечень дней, а не пересказ по телефону.

Когда автоматизация обмена не даёт выигрыша

Интеграционный модуль окупается там, где больничные идут потоком и кадровые данные меняются часто. При численности до 25 сотрудников, когда кадры и расчёт ведёт один человек, интеграция экономит минуты: сведения в фонд всё равно уходят через оператора электронного документооборота, и этот канал обязателен независимо от того, введён ли у вас КЭДО. Переход на электронный кадровый документооборот закрывает другую задачу — подтверждение вручения документов работнику, и оценивать его стоит по ней.

Частные случаи, на которых чаще всего ошибаются

Ниже сценарии, где общая формула остаётся прежней, а один из входных параметров меняется. Слева ситуация, в центре то, что нужно проверить в первую очередь, справа последствие для расчёта.

Строка про отпуск — источник регулярных споров. Работник, ухаживавший за ребёнком в отпуске, уверен, что отпуск ему продлят, и бухгалтерия оказывается крайней, хотя решает здесь код в ЭЛН, а не позиция компании.

Важный нюанс из практики: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, эту позицию Минтруд подтвердил письмом от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронного увольнения не бывает, а дата бумажного приказа задаёт отсчёт тех 30 календарных дней, в которые бывший работник ещё имеет право на пособие по ставке 60%.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ручной свод данных по отсутствиям — главный источник арифметических ошибок в пособиях. Когда график отпусков живёт распечаткой на стене, а больничные приходят в мессенджер, кадровик сводит всё в таблицу вручную и держит в голове одновременно лимиты по уходу, переносы и коды. Заведите один источник данных об отсутствиях, из которого и табель, и расчёт берут одни и те же даты.»

Чем закрывается расчёт: табель, расчётный листок и НДФЛ

Пособие облагается НДФЛ, кроме пособия по беременности и родам, и не облагается страховыми взносами. Налог удерживает каждый со своей части: работодатель — с трёх дней, которые платит сам, Социальный фонд — с остальной суммы, которую перечисляет работнику напрямую. Поэтому итоговая сумма приходит работнику двумя платежами от двух источников, и вопрос «почему пришло меньше» почти всегда объясняется этим разделением, а не ошибкой расчёта.

Свою часть работодатель обязан показать в расчётном листке: статья 136 ТК РФ требует извещать работника о составных частях заработной платы и об иных суммах, начисленных ему. Пособие за первые три дня — как раз такая сумма.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Расчётный листок здесь показателен: сам по себе он электронно не отправляется, но при введённом КЭДО — отправляется. Дело не в том, что документ другой, а в том, что появилось правовое основание для электронного взаимодействия в целом. Если планируете рассылать листки через личные кабинеты, сначала проверьте, введён ли у вас КЭДО приказом и собраны ли согласия работников.»

В сервисе Добыто выплаты ведутся отдельным модулем с историей начислений и статусами, а расчётные листки уходят в личный кабинет работника и остаются в электронном архиве. Это снимает вопрос, получил ли сотрудник листок: факт выдачи фиксируется системой.

Важный нюанс из практики: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на взаимодействие через КЭДО. Без согласия конкретного человека электронные документы и электронную подпись с ним использовать нельзя, поэтому в одной и той же компании часть расчётных листков уходит в личные кабинеты, а часть по-прежнему печатается и вручается под подпись.

Образцы документов для оформления и выплаты пособия

Комплект собран под расчётный участок: первым открывайте табель, остальные формы закрывают персональный учёт начислений и выплату.

Стоимость подключения КЭДО для расчётного участка

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов подписи и от того, требуется ли интеграция с 1С. Тарифы сервиса Добыто на дату публикации.

Итоговая сумма определяется численностью и тарифом: на «Старте» цена считается за каждого подключённого сотрудника, на «Бизнесе» действует минимальный годовой платёж, а расширенные требования по SLA и интеграциям уходят в тариф «Корпорация». Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельной строки в бюджете на них закладывать не нужно. Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Сумма больничного определяется четырьмя величинами, и каждая проверяется отдельно: заработок за 2024 и 2025 годы в пределах баз по взносам, деление на фиксированные 730 дней, коридор от 890,73 до 6 827,40 рубля в день и процент по страховому стажу. Код причины нетрудоспособности решает, кто оплачивает первые три дня и применяется ли шкала стажа вообще. Сроки жёсткие: 3 рабочих дня на ответ фонду, 10 рабочих дней на выплату фондом, ближайший день зарплаты для части работодателя.

Расчёт ломается не на арифметике, а на данных: расхождения в кадровых сведениях, потерянные дни отсутствий, бумажные расчётные листки без подтверждения вручения. Мы в Добыто закрываем именно этот участок: единый график отсутствий, выплаты с историей начислений и расчётные листки в личном кабинете работника с фиксацией факта выдачи.

Частые вопросы

Оплатят ли больничный, если работник заболел в период простоя?

Нет, за период простоя пособие не назначается, если нетрудоспособность началась уже во время простоя. Если работник заболел до начала простоя и болезнь продолжается, пособие платят в размере сохраняемой за простой заработной платы, но не выше суммы, которую работник получил бы по общим правилам. Это прямо следует из статьи 9 и части 7 статьи 7 закона 255-ФЗ.

Нужно ли работнику приносить справку о заработке с прошлой работы?

Нет. Справка по форме 182н отменена с 1 января 2023 года приказом Минтруда от 19.10.2022 № 677, а расчётный период 2026 года — 2024 и 2025 годы — полностью приходится на время, когда сведения о заработке уже ведутся в системе персонифицированного учёта. Фонд берёт их сам, а недостающие данные запрашивает у работодателя.

Как считать пособие, если в 2024 и 2025 годах заработка не было совсем?

Расчёт идёт от МРОТ: 27 093 × 24 / 730 = 890,73 рубля в день, с умножением на районный коэффициент и на процент по стажу. Дополнительно проверьте пособие за полный календарный месяц: в феврале 2026 года дневная величина по МРОТ выше и составляет 967,61 рубля, в 30-дневных месяцах — 903,10 рубля.

Оформляют ли ещё бумажные больничные листы?

В 2026 году листок нетрудоспособности оформляется в электронном виде. Бумажный бланк остался для узкой категории работников, чья деятельность связана со сведениями, составляющими государственную тайну. Работнику достаточно сообщить номер ЭЛН, данные приходят в бухгалтерию через систему электронного документооборота с фондом. Сам работник видит свои листки нетрудоспособности и статус выплаты в личном кабинете на портале госуслуг.

Облагается ли пособие страховыми взносами?

Страховыми взносами пособие по временной нетрудоспособности не облагается, включая часть за первые три дня за счёт работодателя. НДФЛ удерживается со всей суммы, кроме пособия по беременности и родам: со своей части налог удерживает работодатель, с части фонда — фонд как налоговый агент.

Сколько времени есть у работника, чтобы получить пособие по старому больничному?

Шесть месяцев со дня восстановления трудоспособности либо со дня окончания периода освобождения от работы по уходу за больным членом семьи. Срок установлен статьёй 12 закона 255-ФЗ и важен прежде всего для больничных, открытых после увольнения, и для ситуаций, когда сведения по какой-то причине не дошли до фонда вовремя.

Можно ли заменить годы расчётного периода, если работник просто мало зарабатывал?

Нет. Замена лет по части 1 статьи 14 закона 255-ФЗ возможна только тогда, когда в расчётном периоде были отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребёнком, только по письменному заявлению работника и только если пособие от замены увеличится. Низкий заработок сам по себе основанием не является.