Увольнение по собственному желанию: порядок оформления 2026

Увольнение по собственному желанию оформляется по статье 80 ТК РФ и держится на четырёх опорах: письменное заявление работника, соблюдённый срок предупреждения, приказ о прекращении трудового договора и полный расчёт с выдачей документов в последний рабочий день. Общий срок предупреждения — две недели, и течь он начинает со следующего дня после того, как работодатель получил заявление. Запись в трудовую книжку вносится по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, сведения по форме ЕФС-1 уходят в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Различие, от которого зависит расчёт даты: руководитель организации предупреждает за месяц по статье 280 ТК РФ, работник на испытании и сезонный работник — за три календарных дня по статьям 71 и 296 ТК РФ.

Разберём формулировки заявления, из-за которых дата увольнения читается двояко, и границу, за которой работник уже не может передумать. Отдельно — электронное заявление через КЭДО: суды отменяют такие увольнения не из-за формата документа, а из-за дефектов идентификации, и мы разберём конкретное дело, прошедшее четыре инстанции. Чек-лист проверки перед изданием приказа, сценарная таблица оснований расторжения договора, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП и тарифы на кадровый электронный документооборот — во второй половине статьи.

Соберите приказ по форме Т-8 с правильным основанием и реквизитами документа-основания прямо здесь: конструктор подставит формулировку пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ и отдаст готовый файл.

Четыре условия, при которых увольнение не оспорят

Претензии к увольнению по собственному желанию почти никогда не касаются самого факта ухода. Спорят о другом: было ли решение добровольным, правильно ли посчитан срок, той ли датой издан приказ, всё ли выплачено. Работник вправе оспорить увольнение в суде в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа либо со дня выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности (статья 392 ТК РФ). Этот месяц и есть период, в котором дефекты оформления превращаются в иск.

Добровольность доказывает работодатель. Если работник заявит, что заявление написано под давлением, суд будет смотреть на обстоятельства: предшествовал ли заявлению конфликт, были ли до этого попытки применить дисциплинарные взыскания, совпадает ли почерк и дата, не написаны ли одинаковые заявления несколькими людьми в один день. Само по себе наличие подписи работника вопрос не закрывает.

Срок предупреждения зависит от категории работника и от вида договора. Общее правило статьи 80 ТК РФ действует не для всех, и ошибка здесь стоит дороже всего: увольнение раньше срока без согласия работника — это увольнение с нарушением процедуры.

Срок из таблицы — минимальный для работника, а не обязательный для сторон. По соглашению сторон договор расторгается и до его истечения (часть 2 статьи 80 ТК РФ), но согласие работодателя должно быть зафиксировано: резолюция на заявлении, отдельное соглашение или приказ с датой, о которой просил работник.

Заявление работника: что проверить до издания приказа

Заявление подаётся в письменной форме. Закон не требует объяснять причину ухода, и работодатель не вправе её требовать. Зато к дате требования жёсткие, потому что именно из неё считается всё остальное: последний рабочий день, дата приказа, дата расчёта, срок подачи ЕФС-1.

Конструкция «прошу уволить меня с 15 марта» читается двояко: последним рабочим днём может оказаться и 14, и 15 марта. Формулировка «прошу уволить меня 15 марта» однозначна — это последний рабочий день и день увольнения. Если работник написал с предлогом, правильный ход — не исправлять чужой документ, а попросить написать заявление заново либо получить письменное уточнение даты. Исправление, внесённое кадровой службой в заявление работника, в споре работает против работодателя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Течение двухнедельного срока начинается на следующий день после получения заявления работодателем, поэтому дата получения должна быть зафиксирована, а не восстановлена по памяти. Я прошу регистрировать заявление в журнале входящих в день поступления и ставить отметку о получении на экземпляре работника. Если заявление пришло по почте, отсчёт идёт от даты фактического получения, а не от даты на конверте, и подтверждать её придётся вам.»

Чек-лист проверки перед изданием приказа

1. Дата подачи зафиксирована. Есть входящий номер, отметка о получении или запись в системе регистрации.
2. Дата увольнения посчитана от следующего дня. Срок предупреждения истекает в соответствующее число последней недели или месяца; если последний день выпал на выходной, днём увольнения будет ближайший следующий рабочий день.
3. Категория работника проверена по таблице сроков. Испытание, сезон, короткий договор и должность руководителя меняют срок.
4. Проверено, не попадает ли случай под часть 3 статьи 80 ТК РФ. Зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию, установленное нарушение трудового законодательства работодателем обязывают уволить в срок, указанный работником.
5. Проверено, не приглашён ли на место работника другой человек в порядке перевода. От этого зависит, сможет ли работник отозвать заявление.
6. Посчитаны неиспользованные дни отпуска. Компенсация за все неиспользованные отпуска выплачивается по статье 127 ТК РФ.
7. Проверены удержания и задолженности. Удержание за неотработанные дни отпуска ограничено правилами статьи 137 ТК РФ.
8. Определён способ выдачи трудовой книжки. Бумажная книжка или сведения по форме СТД-Р, если работник от бумажной отказался.

Пункт про приглашённого в порядке перевода работника пропускают чаще остальных, а он решает исход спора об отзыве заявления.

Отзыв заявления: где проходит граница

До истечения срока предупреждения работник вправе отозвать заявление в любой день, включая последний (часть 4 статьи 80 ТК РФ). Увольнение в этом случае не производится. Единственное исключение: на его место в письменной форме приглашён другой работник, которому по закону не может быть отказано в заключении трудового договора. Практически это работник, приглашённый в порядке перевода от другого работодателя, — ему нельзя отказать в течение месяца со дня увольнения с прежнего места (статья 64 ТК РФ).

Устная договорённость с кандидатом здесь не считается. Если приглашения в письменной форме нет, отзыв заявления обязателен к исполнению, даже когда новый сотрудник уже вышел на работу. Отсюда практический порядок: пока не истёк срок предупреждения, письмо-приглашение кандидату оформляется до того, как работодатель начнёт рассчитывать на его выход.

Отдельный сценарий — отпуск с последующим увольнением по статье 127 ТК РФ. Днём увольнения считается последний день отпуска, но все расчёты и документы выдаются в последний рабочий день перед отпуском. Отозвать заявление работник может только до дня начала отпуска, и то же исключение с приглашённым работником действует. После начала отпуска возврата нет, даже если весь отпуск ещё впереди.

Обратная ситуация тоже встречается: срок предупреждения истёк, приказ не издан, работник продолжает ходить на работу и не настаивает на увольнении. Тогда действие трудового договора продолжается (часть 6 статьи 80 ТК РФ), и уволить человека по старому заявлению уже нельзя — нужно новое.

Электронное заявление об увольнении: что проверяет суд

Заявление об увольнении переводится в электронный вид законно: статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают кадровый электронный документооборот по большинству документов. Заявление не входит в перечень, для которого работник обязан применять усиленную подпись, поэтому через информационную систему работодателя его можно подписать простой электронной подписью, если порядок её использования закреплён соглашением сторон и локальным нормативным актом. Юридически это допустимо. Доказательственно — слабее, чем усиленная неквалифицированная подпись, и вот почему.

Спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя было Положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, описанный порядок создания личного кабинета. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил. Кассация признала, что заявление сформировал сам истец, но в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, и отдельно указала: при поступлении электронного заявления от имени работника работодателю надлежало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл.

Перевесили три обстоятельства. Подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении. Работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек. Всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней, потому что совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает не в пользу работодателя даже при правильно оформленных Положении о КЭДО и перечне документов. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, и что порядок идентификации описан в локальном акте.»

В практике Добыто заявления на увольнение переводят в электронный вид последними, уже после отпусков, командировок и ознакомления с локальными актами. Причина не в законе, а в цене ошибки: по заявлению на отпуск спор стоит несколько дней отдыха, по заявлению об увольнении — восстановление на работе и оплата вынужденного прогула. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, чтобы к моменту перевода увольнений в систему у людей уже был опыт подписания.

Как оформить увольнение: порядок действий и документы

Приказ об увольнении входит в четыре исключения из КЭДО по части 3 статьи 22.1 ТК РФ вместе с трудовой книжкой и сведениями о трудовой деятельности, актом о несчастном случае на производстве и документами о прохождении инструктажей по охране труда. Компания с полностью электронным кадровым документооборотом всё равно печатает приказ и знакомит с ним работника под роспись.

Как оформить увольнение по собственному желанию: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Примите и зарегистрируйте заявление. Зафиксируйте дату получения, проставьте отметку на экземпляре работника, при необходимости согласуйте дату резолюцией руководителя.
2. Шаг 2. Рассчитайте дату увольнения. Отсчёт со следующего дня после получения заявления, срок берётся по категории работника.
3. Шаг 3. Издайте приказ о прекращении трудового договора. Форма Т-8 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 применяется по выбору организации: с 2013 года унифицированные формы первичных документов необязательны, и компания вправе утвердить свою форму приказа. Основание — пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, документ-основание — заявление работника с датой и номером.
4. Шаг 4. Ознакомьте работника с приказом под роспись. Если довести приказ до сведения невозможно или работник отказывается расписаться, на приказе делается соответствующая запись (статья 84.1 ТК РФ).
5. Шаг 5. Оформите расчёт. Записка-расчёт по форме Т-61 или собственная форма: зарплата за отработанное время, компенсация за все неиспользованные отпуска по статье 127 ТК РФ, удержания, НДФЛ.
6. Шаг 6. Выплатите всё в день увольнения. Статья 140 ТК РФ: расчёт производится в день прекращения трудового договора, а если работник в этот день не работал — не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте.
7. Шаг 7. Выдайте трудовую книжку или форму СТД-Р. Запись вносится по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ в порядке, утверждённом приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Тем, кто отказался от бумажной книжки, выдаются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (статья 66.1 ТК РФ).
8. Шаг 8. Подайте ЕФС-1. Подраздел 1.1 сдаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Форма и порядок заполнения применяются в редакции приказа СФР от 17.11.2025 № 1462, действующей с 30.12.2025.

Шаги 5-8 связаны по датам жёстче остального: от даты приказа отсчитывается срок ЕФС-1, а расчёт и выдача документов привязаны к последнему рабочему дню. В Добыто эти три события ставятся в один маршрут с контрольными сроками, чтобы приказ, расчётный документ и отправка сведений не расходились по датам.

Если работник не явился за трудовой книжкой в последний рабочий день, в тот же день направляется уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи (статья 84.1 ТК РФ). Уведомление отправляется заказным письмом с описью вложения: подтверждать факт отправки придётся именно вам.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы документов для оформления увольнения

Комплект собран под последовательность из инструкции: начинайте с заявления работника, дальше по порядку выдачи документов.

Что закрыть в день увольнения, кроме кадровых документов

Кадровый комплект оформлен, а доступы уволенного продолжают работать. Увольнение сотрудника, имевшего доступ к ключевой информации, входит в перечень событий компрометации ключа электронной подписи. Компрометацией считается сам факт ухода человека с доступом, независимо от того, забрал он что-то или нет.

Порядок здесь обратный привычному. Первой отзывается машиночитаемая доверенность, а не сертификат. Подпись принадлежит человеку как физическому лицу и уходит вместе с ним: получить новый сертификат на себя он вправе, запретить это нельзя. Полномочия принадлежат компании, и снимает их компания. Если доверенность не отозвана, уволенный может подписывать документы от имени организации новой подписью. Доверенность отзывается через личный кабинет самостоятельно и мгновенно, сертификат — через удостоверяющий центр.

По части 7 статьи 14 Федерального закона № 63-ФЗ об электронной подписи запись о прекращении действия сертификата вносится удостоверяющим центром в реестр в течение двенадцати часов с момента наступления обстоятельств либо с момента, когда центру о них стало известно. Действие сертификата прекращается с момента внесения записи в реестр, а не с момента вашего обращения. На практике центры блокируют сертификат за несколько минут после подачи заявки, но опираться в процедуре стоит на срок из закона.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос при увольнении звучит не «сдал ли он свой токен», а «чьими ключами он пользовался и какие пин-коды знал». Если уходит бухгалтер, который два года подписывал отчётность ключом директора, отзывать нужно ключ директора. Проверьте журнал выданных носителей и сверьте его с актуальным составом сотрудников: расхождения обычно находятся сразу.»

В Добыто отзыв доверенности и сертификата стоит в чек-листе увольнения на том же уровне, что и закрытие доступов к информационным системам. Практически это три действия в последний рабочий день: принять носитель под роспись с фиксацией в журнале учёта, подать заявление на отзыв сертификата, проверить, не выданы ли на основе доверенности уволенного доверенности следующего уровня.

Ошибки, из-за которых увольнение оспаривают, и цена каждой

Ошибки при увольнении по собственному желанию повторяются из компании в компанию, и почти все они связаны с датами и выплатами.

• Увольнение раньше срока предупреждения без письменного согласия работника. Делают ради закрытия вакансии или чтобы не держать конфликтного человека в коллективе. Процедура нарушена, увольнение оспоримо.
• Приказ задним числом. Издаётся, когда кадровая служба пропустила дату. В споре дата приказа сверяется с датой заявления, табелем и расчётным листком, и расхождение видно сразу.
• Неполный расчёт в последний день. Чаще всего забывают компенсацию за неиспользованный отпуск за предыдущие периоды или премию, начисляемую после закрытия месяца.
• Отказ принять отзыв заявления при отсутствии письменного приглашения другому кандидату. Устная договорённость с кандидатом основанием для отказа не является.
• Задержка трудовой книжки или СТД-Р без направленного уведомления. Пока уведомление не отправлено, ответственность за задержку лежит на работодателе.

Дальше считаем деньги. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф: на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении по части 2 штраф на юридическое лицо составляет от 50 000 до 70 000 рублей, а должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трёх лет. Невыплата или неполная выплата причитающихся при увольнении сумм квалифицируется по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: юридическому лицу от 30 000 до 50 000 рублей, должностному от 10 000 до 20 000 рублей, при повторном нарушении по части 7 — до 100 000 рублей на юридическое лицо.

Административный штраф выписывается один раз, а выплаты работнику считаются за каждый день. За задержку расчёта работодатель платит проценты не ниже одной сто пятидесятой ключевой ставки Банка России от невыплаченных сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока по день фактического расчёта включительно (статья 236 ТК РФ). За задержку выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности возмещается неполученный заработок (статья 234 ТК РФ). При восстановлении на работе суд взыскивает средний заработок за всё время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда (статья 394 ТК РФ). Разбирательство длиной в полгода при зарплате 80 000 рублей даёт около 480 000 рублей только по вынужденному прогулу, без учёта судебных расходов и штрафа.

Разъяснения о порядке увольнения по инициативе работника, включая правила отзыва заявления и выдачи документов, опубликованы в справочных материалах государственной инспекции труда: их удобно использовать, когда нужно показать работнику официальную позицию надзорного органа, а не пересказ кадровой службы.

Когда увольнение по собственному желанию не подходит

Заявление работника закрывает не каждую ситуацию, и подмена основания создаёт риск больший, чем само расставание. Если инициатива исходит от компании, а работника просят написать заявление «по собственному», спор об увольнении под давлением почти гарантирован: доказывать добровольность будет работодатель.

Строка про сокращение объясняет, почему подмена основания невыгодна и в деньгах: при сокращении работник получает выходное пособие и сохраняемый заработок на период трудоустройства, а при увольнении по собственному желанию — только расчёт и компенсацию отпуска. Работник, который посчитает разницу, пойдёт оспаривать увольнение, и мотив у него будет финансовый.

С 1 сентября 2026 года преимущественное право на оставление на работе при сокращении распространено на работников, чей трудовой договор был возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Изменение внесено Федеральным законом от 25.04.2026 № 108-ФЗ в часть 1 статьи 179 ТК РФ и действует на общих основаниях: при равной производительности труда и квалификации.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Критерий уважительности причины один: обстоятельство препятствует продолжению работы независимо от воли работника. Нашёл место с большей зарплатой — воля его, сокращать срок предупреждения работодатель не обязан; переезжает из-за перевода супруга — воля не его. Уважительность проверяется и по времени: Роструд уже высказывался, что зачисление в вуз не считается уважительной причиной для сокращения срока отработки, если после зачисления работник несколько месяцев спокойно работал.»

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид

Стоимость КЭДО считается по численности сотрудников и по набору функций: тарифы отличаются лимитом подключённых работников, доступными видами подписи, наличием интеграции с 1С и электронного архива.

Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, а по тарифу «Бизнес» — ещё и от минимального платежа за год. Условия каждого тарифа, состав функций и порядок перехода между тарифами перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что разница при повышении тарифа пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Для сравнения с ценой ошибки: годовой минимальный платёж по тарифу «Бизнес» сопоставим с нижней границей штрафа на юридическое лицо по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за одно нарушение.

Выводы

Увольнение по инициативе работника оспаривают не из-за самого расставания, а из-за дат и выплат: неверно посчитанный срок предупреждения, приказ задним числом, неполный расчёт в последний день, отказ принять отзыв заявления без письменного приглашения другому кандидату. Заявление и большая часть кадровых документов переводятся в электронный вид, приказ об увольнении остаётся бумажным, а доказательственная сила электронного заявления определяется не видом подписи, а описанным и зафиксированным порядком идентификации. В последний рабочий день закрывается не только кадровый комплект: машиночитаемая доверенность отзывается первой, сертификат электронной подписи — следом.

Добыто занимается кадровым электронным документооборотом и выстраивает процедуры так, чтобы сроки, маршруты подписания и статусы документов фиксировались системой, а не восстанавливались по памяти в момент спора. Отдельно мы помогаем развести во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней — деталь, которая в судебных разбирательствах по электронным заявлениям об увольнении оказывается решающей.

Частые вопросы об увольнении по собственному желанию

Можно ли уволить работника по собственному желанию, пока он на больничном

Да. Запрет части 6 статьи 81 ТК РФ касается увольнения по инициативе работодателя, а здесь инициатива работника. Если срок предупреждения истекает в период временной нетрудоспособности, договор прекращается в эту дату, приказ издаётся, расчёт производится по статье 140 ТК РФ. Ознакомить с приказом под роспись в такой ситуации обычно невозможно, поэтому на приказе делается запись об этом, а трудовая книжка или СТД-Р выдаются после выхода либо по уведомлению. Больничный при этом оплачивается по общим правилам.

Работник подал заявление и сразу ушёл в отпуск. Когда его увольнять

Срок предупреждения течёт независимо от того, где находится работник: отпуск, больничный и командировка его не приостанавливают и не продлевают. Если две недели истекают в период отпуска, днём увольнения будет соответствующая дата, даже когда работник в этот день на работе не появляется. Отдельная конструкция — отпуск с последующим увольнением по статье 127 ТК РФ: там днём увольнения считается последний день отпуска, а расчёт и документы выдаются в последний рабочий день перед его началом.

Что делать, если работник не пришёл за трудовой книжкой

В последний рабочий день направьте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи (статья 84.1 ТК РФ). Отправляйте заказным письмом с описью вложения и сохраняйте квитанцию: в споре доказывать факт и дату отправки придётся работодателю. Пересылать книжку по почте без письменного согласия работника нельзя.

Обязан ли работодатель отпустить работника без отработки, если тот поступил в вуз

Обязан, если заявление действительно обусловлено невозможностью продолжать работу (часть 3 статьи 80 ТК РФ). Уважительность проверяется и по времени: если после зачисления работник несколько месяцев продолжал работать и только потом подал заявление, связь между зачислением и невозможностью работать теряется. Роструд высказывался в этом ключе прямо. В остальных случаях срок сокращается только по соглашению сторон, и согласие работодателя фиксируется письменно.

Нужно ли отзывать электронную подпись уволенного, если он сдал токен

Да. Сертификат принадлежит человеку как физическому лицу, и получить новый он вправе в любой момент, поэтому сданный носитель сам по себе доступ не закрывает. Первой отзывается машиночитаемая доверенность: через личный кабинет, самостоятельно и мгновенно. Сертификат отзывается через удостоверяющий центр, запись о прекращении его действия вносится в реестр в течение двенадцати часов (часть 7 статьи 14 Федерального закона № 63-ФЗ), и только с момента записи действие сертификата прекращается.

Сколько хранить документы по уволенному работнику

Документы по личному составу, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это касается приказа об увольнении, заявления, личной карточки, документов о начислениях. Электронный архив обязанность хранения не отменяет и не сокращает: при проверке или споре понадобится не изображение на экране, а комплект файлов — сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписывался по ней. Проверьте заранее, выгружает ли ваша система такой комплект целиком.