Трудовой договор состоит из двух разных блоков, и путают их постоянно: сведения о сторонах и условия работы. Сведения перечислены в части 1 статьи 57 ТК РФ: фамилия, имя и отчество работника, наименование работодателя, реквизиты документов, удостоверяющих личность, ИНН работодателя, сведения о представителе, подписавшем договор, и основание его полномочий, место и дата заключения. ИНН и СНИЛС работника в этот перечень не входят: ИНН при приёме требовать нельзя, работник приносит его сам, если хочет. Различие, от которого зависит порядок исправления: недостающие сведения вносятся прямо в текст договора, а недостающие условия оформляются приложением или отдельным соглашением сторон.
Разберём, какой документ даёт каждое поле, что работодатель не вправе требовать сверх статьи 65 ТК РФ, как проверить полномочия подписанта до подписания и что делать, когда паспорт заменён или изменилась фамилия. Отдельно покажем, где собранные данные хранятся и сколько: трудовые договоры и приказы по личному составу лежат 50 лет, а форма хранения определяется формой создания. Таблица допустимых видов подписи для трудового договора, разбор ошибок с ценой каждой, стоимость перевода договоров в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Соберите реквизиты сторон в конструкторе: он подставит их в текст и отдаст готовый файл трудового договора в .docx.
Какие сведения о сторонах обязательны по части 1 статьи 57 ТК РФ
Перечень сведений закрытый и короче, чем кажется по типовым шаблонам из интернета. В нём нет ни СНИЛС, ни адреса регистрации работника, ни его телефона: всё это попадает в договор по традиции, а не по требованию закона. Зато в нём есть пункт, который в шаблонах чаще всего оставляют незаполненным, — основание полномочий того, кто подписывает договор со стороны работодателя.
| Сведение по части 1 статьи 57 ТК РФ | Откуда берётся | Что сверить перед подписанием |
|---|---|---|
| ФИО работника | Паспорт | Написание буква в букву, включая ё в фамилии |
| Наименование работодателя | Устав, ЕГРЮЛ | Полное наименование в точности как в реестре, а не сокращённое |
| Сведения о документе, удостоверяющем личность работника | Паспорт | Серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения |
| Сведения о документе, удостоверяющем личность работодателя — физического лица | Паспорт индивидуального предпринимателя или физлица-работодателя | Заполняется только у работодателей — физических лиц |
| ИНН работодателя | Свидетельство о постановке на учёт, ЕГРЮЛ | Не указывается работодателями — физлицами, не являющимися ИП |
| Сведения о представителе работодателя и основание полномочий | Устав, доверенность, приказ о наделении полномочиями | Название и реквизиты конкретного документа, срок действия доверенности |
| Место и дата заключения договора | Заполняется при подписании | Дата заключения и дата начала работы могут не совпадать и указываются отдельно |
Строка про представителя работодателя — единственная в таблице, где данные берутся не из документа работника и не из реестра, а из внутренних актов компании. Если подписывает не руководитель, в договоре стоит не «в лице генерального директора», а название и реквизиты доверенности или приказа.
Чем подтверждается каждое поле и что требовать нельзя
Перечень документов при приёме на работу задан статьёй 65 ТК РФ и тоже закрытый. Обязательных для всех позиций шесть: паспорт с отметкой о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии — справка из МВД; трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, кроме случаев, когда человек устраивается впервые или идёт по совместительству; СНИЛС; документы воинского учёта для военнообязанных; документы об образовании и повышении квалификации; медицинская книжка для работников образования, торговли, медицины и общественного питания.
Отдельные должности требуют справок сверх этого набора. Справка об отсутствии судимости запрашивается там, где к работе не допускаются лица с непогашенной судимостью или подвергавшиеся уголовному преследованию, в первую очередь у педагогов; она предоставляется в бумажном или электронном виде с подписью представителя МВД. Для части должностей запрашивается справка об отсутствии административного наказания за употребление запрещённых средств.
Дополнительные документы привязаны к категориям работников, а не к должности: согласие родителя или представителя несовершеннолетнего младше 15 лет; разрешение органа опеки на трудоустройство лица младше 14 лет; согласие представителя или опеки на трудоустройство сироты или ребёнка до 14 лет; справка с основного места работы для внешних совместителей, принимаемых на вредные производства и опасные виды работ; медицинское заключение для работы в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера; договор добровольного медицинского страхования для высококвалифицированных специалистов, временно находящихся в России; сведения об имуществе и доходах для должностей, связанных с коррупционными рисками. Для иностранных работников добавляются патент или разрешение на работу, а для постоянно проживающих — вид на жительство.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Справка с основного места работы для совместителя на вредных работах существует потому, что организм у человека один: нельзя работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству. Если вы не спросили и приняли, а человек два года отработал в двойной вредности, отвечать будете вы, а не он. Перед приёмом совместителя на вредное производство запросите справку и приобщите её к комплекту документов.»
Что работник приносит по своей инициативе
ИНН и свидетельства о рождении детей в перечень статьи 65 не входят. Работодатель требовать их не вправе, а работник передаёт сам, если ему это выгодно: свидетельства — в бухгалтерию ради налогового вычета и дополнительных гарантий, ИНН — просто для удобства расчётов. Отчётность без ИНН физического лица налоговая принять обязана, поэтому отсутствие номера не блокирует ни один процесс.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: расширить перечень документов при приёме могут только закон, указ Президента и постановление Правительства. Ни приказ министерства, ни письмо ведомства, ни внутренний регламент компании такого права не дают, и отказать кандидату в приёме за непредоставление справки о доходах с прошлого места работы или характеристики нельзя.
Образцы документов, из которых собираются данные сторон
Комплект собран под задачу приёма: начинать удобнее с формы трудового договора, остальные документы закрывают то, что оформляется вокруг него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Личная карточка работника | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 | Скачать |
Данные работодателя: кто подписывает и как это проверить
Со стороны организации договор подписывает либо руководитель, действующий по уставу, либо лицо, которому полномочия переданы доверенностью или приказом. В обоих случаях в договоре указывается конкретное основание, а не общая формулировка. Работник, читающий свой экземпляр, проверяет то же самое: совпадает ли наименование в шапке с наименованием в ЕГРЮЛ и указан ли документ, дающий подписанту право подписи.
Наименование, ИНН, ОГРН и сведения о лице, имеющем право действовать без доверенности, бесплатно сверяются по выписке из ЕГРЮЛ на сайте ФНС: выписка формируется по ИНН или названию за пару минут и показывает актуальное состояние реестра на текущую дату. Расхождение наименования в договоре с реестром — повод не подписывать, а спросить, не проходила ли компания реорганизацию или смену названия.
Второй сервис ФНС, полезный до подписания, — реестр дисквалифицированных лиц. Дисквалификация лишает человека права занимать руководящие должности, и договор, подписанный дисквалифицированным директором, придётся переоформлять. Проверка занимает минуту и делается по фамилии и дате рождения.
При электронном подписании по доверенности добавляется машиночитаемая доверенность. Она не приложение к процессу: МЧД входит в комплект хранения кадрового документа наравне с самим файлом и файлом подписи, и публикуется в реестре. Если кадровые документы у вас подписывает уполномоченный работник, при его увольнении первой отзывается именно доверенность.
Важный нюанс из практики: в практике Добыто самая частая правка в чужом шаблоне трудового договора — строка с основанием полномочий. Её либо оставляют от прошлого директора, либо пишут «на основании Устава» у человека, который действует по доверенности. Проверяется это за минуту сверкой с ЕГРЮЛ и приказом, а исправляется потом дополнительным подписанием всего массива договоров.
Как проверить данные работодателя до подписания: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте полное наименование организации в шапке договора с наименованием в выписке из ЕГРЮЛ. Сокращённое наименование в шапке допустимо только рядом с полным.
- Шаг 2. Сверьте ИНН из договора с ИНН в выписке. Несовпадение означает, что перед вами реквизиты другого юридического лица.
- Шаг 3. Найдите в выписке лицо, имеющее право действовать без доверенности. Если договор подписывает оно — основанием служит устав.
- Шаг 4. Если подписывает другое лицо, запросите реквизиты доверенности или приказа и проверьте срок действия на дату подписания.
- Шаг 5. Проверьте подписанта по реестру дисквалифицированных лиц и убедитесь, что на вашем экземпляре стоит подпись работника о получении второго экземпляра.
Срок договора: какие данные появляются только в срочном
По умолчанию трудовой договор заключается на неопределённый срок. Срочный заключается на период не более пяти лет и только по основаниям статьи 59 ТК РФ, причём в текст вносятся два дополнительных элемента: сам срок и обстоятельства, послужившие основанием для срочности, со ссылкой на конкретный абзац статьи 59. Договор, где срок стоит, а причина не названа, в споре читается как заключённый на неопределённый срок.
Отдельный случай — договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Здесь вместо календарной даты указывается событие: выход основного работника. Прекращается такой договор в день выхода, и предупреждать о прекращении за три дня не требуется. Во всех остальных срочных договорах работодатель предупреждает работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, а основанием прекращения выступает пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ — истечение срока трудового договора.
Факт: с 1 сентября 2026 года предельная численность работников, с которыми субъект малого предпринимательства вправе заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон, увеличена с 35 до 70 человек. Изменение внесено Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что перепроверять срочность каждого договора вручную некому, отдельный кадровый аудит для этого не нужен: в Добыто срок и основание срочности становятся полями карточки документа, и договоры с незаполненным основанием отбираются фильтром за одно действие.
Что делать, если сведений не хватило или они изменились
Отсутствие части сведений или условий не делает трудовой договор незаключённым и не даёт права его расторгнуть — об этом прямо сказано в части 3 статьи 57 ТК РФ. Дальше начинается различие, которое определяет способ исправления. Недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора: в оба экземпляра, от руки или новой редакцией страницы, с подписями сторон. Недостающие условия оформляются приложением к договору либо отдельным соглашением сторон в письменной форме, и это приложение становится неотъемлемой частью договора.
Смена фамилии, замена паспорта, изменение наименования работодателя относятся к сведениям. Дополнительное соглашение здесь не требуется по смыслу нормы, хотя часть работодателей оформляет его по привычке; вреда от этого нет, а обязанности такой закон не устанавливает. Изменение оклада, режима работы, места работы — это условия, и они меняются только соглашением сторон либо по процедуре статьи 74 ТК РФ с письменным уведомлением.
Отдельно про форму и экземпляры. Договор составляется в двух экземплярах, каждый подписывается обеими сторонами, один передаётся работнику. Получение работником своего экземпляра подтверждается его подписью на экземпляре работодателя. При фактическом допуске к работе без оформления письменный договор составляется не позднее трёх рабочих дней со дня допуска.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Где хранятся данные сторон и сколько
Сроки хранения кадровых документов задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020). Порядок хранения, экспертизу ценности, описи и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Дополнительно применяются 125-ФЗ об архивном деле, Трудовой кодекс и 152-ФЗ о персональных данных.
Лайфхак: форма хранения определяется формой создания. Договор, подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Договор, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его тоже не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним все 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводством они завершены после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Графики отпусков и табели живут 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты по месту утверждения — постоянно. Логика длинных сроков не в интересах работодателя: документы нужны самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать.
Собранные данные сторон — это персональные данные, причём чувствительные: сведения о семье, здоровье, доходах. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам решают этот вопрос техническими средствами, а не доверием. В Добыто права на карточку сотрудника выдаются по роли, и обращение к трудовому договору фиксируется в журнале с указанием пользователя и времени.
При облачном хранении добавляется третье лицо. Кадровые документы уходят провайдеру, а при аренде инфраструктуры — ещё и владельцу серверов, при внешнем удостоверяющем центре — ещё и ему. Передача данных третьим лицам требует основания, и собирать согласия работников придётся с учётом этой передачи.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос, который я советую задавать вендору прямо: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Не «данные хранятся защищённо», а список лиц — обычно там не одна компания, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Получив список, вы поймёте, чьи наименования должны попасть в согласие работника на передачу данных.»
К составу комплекта хранения есть отдельные требования Минтруда: кадровый электронный документ хранится вместе с файлом подписи и, если подписан по доверенности, с машиночитаемой доверенностью. Практический вопрос к системе звучит не «хранит ли», а «выгружает ли комплект целиком»: при проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, а не картинка на экране.
Когда бумага всё равно понадобится
Переход на электронные документы не отменяет права суда истребовать подлинник. Оригиналы запрашивают в двух ситуациях: когда суд их прямо затребовал и когда только подлинник способен подтвердить обстоятельство дела; при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Распечатка электронного документа остаётся копией, и чтобы она что-то значила, её заверяют — оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Какой подписью подписывается трудовой договор в электронном виде
Виды подписи для кадровых документов разведены статьями 22.1-22.3 ТК РФ, и для трудового договора требования жёстче, чем для заявления на отпуск. Со стороны работодателя трудовой договор неквалифицированной подписью не подписывается. Со стороны работника допустима усиленная подпись двух видов, а простая — нет.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении условий договора по статье 74 | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, согласия, ознакомление с ЛНА | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Из таблицы следует конструкция, которую стоит понимать до внедрения: в одном документе с двух сторон стоят подписи разных видов, и это законно. Работодатель подписывает как организация, работник — как физическое лицо, и требования к ним разные.
Отдельная развилка возникает с соискателем. Человек ещё не работник, локальный акт о КЭДО на него не распространяется, а трудовой договор подписать нужно. Поэтому до подписания оформляется соглашение об электронном взаимодействии, где он соглашается подписывать документы электронной подписью. Обойти этот шаг нельзя: для простой и неквалифицированной подписи равнозначность собственноручной возникает из соглашения сторон, а не из закона.
Практический выход для соискателей и удалённых сотрудников — государственный сервис подписи в мобильном приложении. Неквалифицированная подпись выпускается при наличии подтверждённой учётной записи на портале государственных услуг, квалифицированная — при наличии биометрического загранпаспорта. Ограничения честные: нужен смартфон, а биометрический загранпаспорт есть далеко не у всех.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Ошибки при сборе данных сторон и цена каждой
Ошибки в этом блоке однотипны и происходят из экономии времени на сверке. Разберу пять, которые встречаются чаще прочих.
- Реквизиты перенесены из старого шаблона. Мотив понятен: шаблон рабочий, зачем трогать. После смены наименования, реорганизации или переезда в договоре остаются данные, которых в реестре уже нет.
- Основание полномочий не заполнено или заполнено формально. Договор подписывает директор по персоналу, а в шапке стоит «в лице генерального директора, действующего на основании Устава».
- В срочном договоре нет обстоятельств срочности. Срок указан, ссылка на абзац статьи 59 отсутствует. В споре такой договор читается как бессрочный, и увольнение по истечении срока рассыпается.
- Собраны документы сверх статьи 65. Справка о доходах с прошлого места, характеристика, копия свидетельства о браке без основания — это обработка персональных данных без законного основания, отдельный состав нарушения по линии Роскомнадзора.
- Трудовой договор подписан со стороны работодателя неквалифицированной подписью. Статья 22.3 ТК РФ допускает для этого документа только УКЭП, и исправляется ошибка переподписанием всего массива.
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления. Ненадлежащее оформление трудового договора образует состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 5 000 до 10 000 рублей на индивидуального предпринимателя и от 50 000 до 100 000 рублей на организацию. При повторном нарушении по части 5 той же статьи организация платит от 100 000 до 200 000 рублей, а должностное лицо получает дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет. Штраф считается по каждому договору, а не по проверке целиком, поэтому ошибка в шаблоне умножается на численность.
Кейс из практики: в проекте по переводу кадрового документооборота в электронный вид у ритейлера на 3200 сотрудников дольше всего шло не внедрение системы, а обучение линейного персонала: 4 месяца вместо запланированных двух. Основную часть ошибок настройки сняла пилотная группа, на которой отработали маршрут подписания трудового договора до раскатки на всю компанию.
Когда переводить трудовые договоры в электронный вид не нужно
КЭДО решает задачу доставки и подписания документа на расстоянии. Если все сотрудники сидят в одном офисе, текучесть низкая, а приёмов за год — единицы, выигрыш во времени не покроет работы по внедрению: локальный акт, уведомления, сбор согласий, выдача подписей, отзыв подписей при увольнении. Второй сценарий отказа — когда у значительной части работников нет смартфона или подтверждённой учётной записи на портале государственных услуг: техническая база под электронную подпись отсутствует, и добровольное согласие вы не соберёте. Третий — компания с обособленными подразделениями, где кадровый учёт ведётся несогласованно: сначала приводится в порядок номенклатура дел и перечень документов, потом обсуждается электронный формат.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Откройте своё Положение о КЭДО и проверьте, описан ли там порядок идентификации работника при подписании: без этого раздела спор проигрывается при технически исправной подписи.»
Стоимость перевода трудовых договоров в электронный вид
Стоимость КЭДО считается по численности сотрудников, а не по количеству документов, поэтому перевод трудовых договоров отдельно не тарифицируется: он входит в подключение. Данные ниже приведены по действующим тарифам сервиса Добыто на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Установка и настройка модуля для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны доступны начиная с тарифа «Бизнес», а УКЭП для подписания трудовых договоров со стороны работодателя выпускается через партнёров-удостоверяющих центров. Актуальный состав каждого пакета и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с пилотной группы на младшем тарифе и переходить на старший после раскатки — рабочая схема.
Выводы
Данные сторон в трудовом договоре сводятся к семи позициям части 1 статьи 57 ТК РФ, и каждая берётся из конкретного документа: паспорта работника, устава и выписки из ЕГРЮЛ, доверенности или приказа о полномочиях подписанта. Требовать документы сверх статьи 65 нельзя, а ИНН работник передаёт только по собственной инициативе. Пропущенные сведения дописываются в текст договора, пропущенные условия оформляются отдельным соглашением. Хранится собранное долго: трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 лет, и форма хранения повторяет форму создания.
Мы в Добыто собираем реквизиты сторон один раз на уровне организации, дальше они подставляются в шаблоны автоматически, а срок и основание срочности становятся полями карточки документа, которые видно фильтром. Это снимает основную часть ошибок, которые иначе обнаруживаются при проверке сразу по всему массиву договоров.
Частые вопросы
Нужно ли указывать в трудовом договоре СНИЛС и адрес регистрации работника?
Часть 1 статьи 57 ТК РФ такого требования не содержит: там перечислены ФИО, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные работодателя и подписанта, место и дата заключения. СНИЛС нужен работодателю для отчётности в Социальный фонд России, но в договор вносить его закон не обязывает. Адрес регистрации в договоре — тоже традиция, а не требование; если вы его включаете, придётся обновлять сведения при каждом переезде работника.
Что делать, если работник сменил фамилию после подписания договора?
Фамилия относится к сведениям, а не к условиям, поэтому по части 3 статьи 57 ТК РФ изменение вносится непосредственно в текст трудового договора — в оба экземпляра. Основанием служит свидетельство о заключении или расторжении брака либо иной документ о перемене имени, копия приобщается к кадровым документам. Дополнительное соглашение здесь по смыслу нормы не требуется, хотя его оформление нарушением не будет.
Можно ли принять на работу без трудовой книжки и СНИЛС?
Без трудовой книжки — да, если человек устраивается впервые или идёт по совместительству: это прямые исключения статьи 65 ТК РФ. Для тех, кто уже работал, вместо книжки предоставляются сведения о трудовой деятельности. СНИЛС входит в обязательный перечень, но при первом трудоустройстве регистрацию в системе персонифицированного учёта обеспечивает работодатель, направляя сведения в Социальный фонд России.
Кто оплачивает выпуск электронной подписи работнику?
Расходы на получение и использование электронной подписи в рамках кадрового электронного документооборота несёт работодатель. Неквалифицированную подпись работник может получить и самостоятельно через государственный сервис при наличии подтверждённой учётной записи на портале государственных услуг, а квалифицированную там же — при наличии биометрического загранпаспорта. Требовать от работника купить подпись за свой счёт нельзя.
Как быть с данными иностранного работника, который трудится за границей удалённо?
Конструкция договора определяется существом отношений, а не местом нахождения человека. Распространённое рассуждение «работает из-за рубежа, значит гражданско-правовой договор» — зона риска: признаки трудовых отношений от пересечения границы не исчезают, и вопрос переквалификации остаётся. Для иностранца, работающего в России, состав сведений обычный, плюс патент или разрешение на работу, а для постоянно проживающего — вид на жительство.
Сколько хранится согласие на обработку персональных данных и договор после увольнения?
Срок отсчитывается не от даты увольнения, а от завершения дела делопроизводством. Трудовой договор и приказы по личному составу хранятся 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Документы, связанные с обработкой персональных данных, уничтожаются по общему правилу после достижения цели обработки, но только если они не входят в дело с более длинным архивным сроком: в таком случае действует срок по перечню Росархива.
Договор подписан с двух сторон разными видами подписи — это нарушение?
Нет. Работодатель подписывает как организация, и для трудового договора ему доступна только УКЭП; работник подписывает как физическое лицо и использует УКЭП или УНЭП. Разные виды подписи в одном документе — штатная конструкция статьи 22.3 ТК РФ. Нарушением будет обратное: подписание трудового договора со стороны работодателя неквалифицированной подписью или подписание его работником простой электронной подписью.
