Штатное расписание не содержит фамилий: в нём есть структурное подразделение, наименование должности, количество штатных единиц и оклад. Личная карточка описывает конкретного человека. Связывают их два документа: трудовой договор, где по статье 57 ТК РФ трудовая функция указывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, и приказ о приёме или переводе. Совпадать обязаны четыре реквизита: наименование подразделения, наименование должности, размер оклада или тарифной ставки и дата кадрового события. Дальше порядок действий расходится: если вы меняете штатное расписание, нужен приказ работодателя, а при затронутых условиях договора ещё и дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ; если исправляете ошибку в карточке, приказ не нужен, достаточно записи по действующему основанию.
Разберём сверочную таблицу реквизитов по графам формы Т-3 и разделам формы Т-2, случаи, когда наименование должности нельзя формулировать свободно, и порядок отражения совмещения, совместительства и долей ставки. Покажем, как связка устроена в 1С:ЗУП и в системе КЭДО и какие расхождения вылезают при выгрузке ЕФС-1. Пошаговая инструкция по сверке, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что связывает штатное расписание и личную карточку работника
Между этими двумя документами нет прямой ссылки. Штатное расписание описывает структуру: сколько единиц по каждой должности предусмотрено и с каким окладом. Личная карточка описывает биографию работника внутри компании. Юридический мостик между ними выстраивается через цепочку из пяти звеньев: штатное расписание, утверждённое приказом руководителя, трудовой договор с формулировкой должности, приказ о приёме или переводе, запись в разделе III личной карточки, сведения в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Разрыв в любом звене означает, что должность из трудового договора не подтверждается структурой компании.
Форма Т-3 для штатного расписания и форма Т-2 для личной карточки утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года негосударственные организации вправе применять собственные формы первичных учётных документов: это следует из части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте. Решение о применяемой форме закрепляется приказом или учётной политикой, иначе при проверке придётся объяснять, почему документ выглядит не так, как унифицированный бланк.
Личная карточка с 1 сентября 2021 года перестала быть обязательной: постановление Правительства от 24.07.2021 № 1250 отменило Правила ведения трудовых книжек, где она упоминалась, а в новом порядке ведения трудовых книжек по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н личных карточек нет. Минтруд подтвердил это письмом от 24.12.2021 № 14-6/В-1487. Отказ от карточки оформляется приказом. Но если карточки вы ведёте, расхождение между карточкой и штатным расписанием инспектор читает как ошибку кадрового учёта, а работник в суде — как доказательство своей версии условий труда.
Какие реквизиты обязаны совпадать: сверочная таблица
Совпадение проверяется по четырём полям, и у каждого есть конкретное место в обеих формах. Ниже — соответствие граф формы Т-3 разделам формы Т-2 и документ, которым каждое поле подтверждается.
| Реквизит | Где в штатном расписании (Т-3) | Где в личной карточке (Т-2) | Чем подтверждается |
|---|---|---|---|
| Структурное подразделение | Графа 1 — наименование, графа 2 — код | Раздел III, столбец «Структурное подразделение» | Трудовой договор, приказ о приёме или переводе |
| Наименование должности | Графа 3 — должность, разряд, класс квалификации | Раздел III, столбец «Должность (специальность, профессия)» | Трудовой договор по статье 57 ТК РФ |
| Количество штатных единиц и доля ставки | Графа 4 — количество штатных единиц | Прямого поля нет, следует из условий трудового договора | Трудовой договор, приказ о приёме |
| Оклад или тарифная ставка | Графа 5 — тарифная ставка (оклад) | Раздел III, столбец «Тарифная ставка (оклад), надбавка» | Трудовой договор, дополнительное соглашение |
| Надбавки и доплаты | Графы 6-8 — надбавки, графа 9 — всего в месяц | Раздел III, тот же столбец через надбавку | Положение об оплате труда, дополнительное соглашение |
| Дата кадрового события | Дата ввода расписания в действие в шапке формы | Раздел III, столбец «Дата» | Приказ, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 |
Мы закладываем сверку справочника должностей отдельным этапом до запуска КЭДО: расхождения дешевле закрыть до того, как первый электронный приказ уйдёт сотруднику на подпись. Строка про долю ставки в таблице выше выглядит слабее остальных: в форме Т-2 отдельного поля под неё нет. Поэтому 0,5 ставки видно только в трудовом договоре и в приказе, а в карточке она не отражается. Если вы ведёте карточки в свободной форме, добавьте туда столбец с долей ставки: это единственный способ увидеть расхождение между суммой занятых долей и количеством единиц в графе 4 без выгрузки из учётной системы.
Факт: с 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц по Федеральному закону от 28.11.2025 № 429-ФЗ. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального: в Москве на 2026 год он равен 32 916 рублей, и оклады в графе 5 нужно сверять с региональным значением.
Наименование должности: когда формулировку нельзя придумывать
По общему правилу работодатель называет должности так, как считает нужным. Ограничение включается, когда с работой связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений: тогда часть 2 статьи 57 ТК РФ требует, чтобы наименование должности и квалификационные требования соответствовали квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. Это касается должностей с досрочной пенсией, дополнительным отпуском за вредные условия, сокращённой продолжительностью рабочего времени. Красивое название вроде «специалист клиентского счастья» на такой позиции лишает работника права на льготу и создаёт спор, который работодатель обычно проигрывает.
Разночтение в одну букву тоже работает против компании. Если в штатном расписании стоит «инженер по охране труда», а в трудовом договоре и карточке — «специалист по охране труда», формально работник занимает должность, которой в штатном расписании нет. Инспектор фиксирует это как нарушение порядка оформления, а при споре о сокращении такая должность становится аргументом работника: сократить можно то, что существует в структуре.
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на ОК 016-2025 многие свели к обновлению одного файла со штатным расписанием. Классификатор связан с ОКЗ, а код по ОКЗ уходит в подраздел 1.1 формы ЕФС-1, поэтому старое наименование должности всплывает при первой же отправке сведений в СФР. Проверьте по каждой позиции три места сразу: строку в штатном расписании, формулировку в трудовом договоре и справочник должностей в учётной программе.»
Образцы штатного расписания, карточки и приказов для сверки
Комплект собран под одну задачу — свести структуру и персональные записи; начните с формы Т-3, остальное подтягивается к ней.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, форма Т-3 (бланк) | Скачать |
| Штатное расписание (заполненный образец) | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
Как связка устроена в 1С:ЗУП и в системе КЭДО
В 1С:ЗУП штатное расписание существует как справочник позиций, а не как файл. Позиция объединяет подразделение, должность из справочника «Должности», количество ставок и оклад. Кадровый документ «Приём на работу» не даёт ввести должность руками: он выбирает позицию штатного расписания, и оттуда подразделение и оклад попадают в карточку сотрудника. Расхождение в такой схеме возникает по двум причинам: включена настройка, разрешающая приём мимо штатного расписания, либо должность в справочнике переименовали без изменения самого штатного расписания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Система КЭДО собственного штатного расписания не ведёт. Она забирает из учётной системы уже сформированный документ, строит маршрут согласования и возвращает подписанный файл со статусом. В практике Добыто это снимает распространённую ошибку: кадровик перестаёт готовить приказ в текстовом редакторе в обход учётной системы, а значит, приказ не может содержать должность, которой нет в позициях штатного расписания.
Лайфхак: готовый коннектор к 1С устанавливается за час и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации ваших разработчиков, поэтому сроки проекта считайте от способа интеграции: численность штата влияет на них слабее.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Первые 50 подписаний мы ведём вместе с клиентом и на них же вылавливаем расхождения справочников: обычно всплывают две-три должности, которые в 1С называются иначе, чем в утверждённом штатном расписании. Обучение линейных сотрудников выпуску подписи и подписанию укладывается в один-два вебинара, а вот сверку справочников закладывайте отдельной задачей до старта.»
Как сверить штатное расписание с личными карточками: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите действующее штатное расписание на текущую дату: подразделение, должность, количество штатных единиц, оклад по каждой позиции.
- Шаг 2. Выгрузите список работников с должностями, подразделениями, окладами и долями ставок из учётной системы или из карточек.
- Шаг 3. Сведите два списка по паре «подразделение плюс должность» и найдите позиции, где занятых долей ставки больше, чем единиц в графе 4.
- Шаг 4. По каждому расхождению поднимите первичный документ: трудовой договор, дополнительное соглашение, приказ. Первичный документ определяет, что править — расписание или карточку.
- Шаг 5. Проверьте наименования должностей, для которых предусмотрены льготы, ограничения или досрочная пенсия, на соответствие справочникам и профессиональным стандартам по части 2 статьи 57 ТК РФ.
- Шаг 6. Сверьте справочник должностей в учётной программе с утверждённой редакцией штатного расписания и с кодами по ОКЗ, которые уходят в ЕФС-1.
- Шаг 7. Расхождения, требующие изменения условий договора, закройте дополнительными соглашениями; расхождения в структуре — приказом об изменении штатного расписания.
Совмещение, совместительство и доли ставки в штатном расписании
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ дополнительной строки в штатном расписании не создаёт. Работник выполняет дополнительную работу по другой или той же должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, получает доплату по статье 151 ТК РФ, а должность, которую он совмещает, остаётся в расписании вакантной. Совместительство по статье 60.1 ТК РФ устроено иначе: это отдельный трудовой договор, отдельная занятая единица и отдельная запись в карточке. Путаница между этими режимами — самая частая причина, по которой сумма занятых ставок расходится с графой 4.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ) | Письменное согласие работника, срок и содержание работы, размер доплаты по ст. 151; отказ возможен с предупреждением за 3 рабочих дня | Новая строка в штатном расписании: совмещаемая должность остаётся вакантной |
| Внутреннее совместительство (ст. 60.1, 282 ТК РФ) | Отдельный трудовой договор, занятая штатная единица, лимит 4 часа в день по ст. 284 ТК РФ | Доплата в основном договоре: оплата идёт по второму договору |
| Два работника на 0,5 ставки | Сумма долей не превышает количество единиц в графе 4; в графе 5 стоит полный оклад по должности | Отдельная позиция под каждую половину ставки |
| Вакантная должность | Позиция остаётся в расписании и предлагается работникам при сокращении по ст. 180 ТК РФ | Наличие карточки: работника на позиции нет |
| Дистанционный работник (гл. 49.1 ТК РФ) | Должность и подразделение в расписании на общих основаниях; порядок электронного обмена в договоре или ЛНА | Отдельное подразделение под удалённых сотрудников |
Из таблицы следует практическое правило для сверки: при совмещении ищите приказ и согласие работника, при совместительстве — второй трудовой договор, при долях ставки — арифметику по графе 4. Три разных документа, три разных места проверки.
Изменение штатного расписания: что делать с карточками и когда сообщать в СФР
Изменение вводится приказом руководителя: либо приказом о внесении изменений, либо утверждением штатного расписания в новой редакции. Первый вариант удобнее при точечных правках, второй — когда меняется больше трети позиций. Дальше порядок зависит от того, затрагивает ли изменение условия трудового договора. Переименование должности, изменение оклада, перевод в другое подразделение меняют условия договора и требуют дополнительного соглашения по статье 72 ТК РФ. Одностороннее изменение по статье 74 ТК РФ возможно только по причинам организационных или технологических условий труда, с письменным уведомлением работника за 2 месяца. При сокращении численности или штата предупреждение по статье 180 ТК РФ тоже даётся за 2 месяца.
Сведения о кадровом мероприятии уходят в Социальный фонд по форме ЕФС-1. Подраздел 1.1 при приёме и увольнении подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. При постоянном переводе на другую работу срок другой: не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ. В подразделе указываются наименование должности и код по ОКЗ, поэтому расхождение справочников выходит наружу именно здесь. Порядок заполнения и актуальные формы разбираются в базе знаний СФР по форме ЕФС-1. Нарушение срока обходится в 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Важный нюанс из практики: при переводе внутри компании кадровики нередко правят строку в разделе III личной карточки поверх старой записи. Прежняя запись должна оставаться: раздел III — это история должностей и окладов, и по нему восстанавливается стаж на конкретной позиции. Штатные расписания по месту разработки и утверждения хранятся постоянно по перечню Росархива, утверждённому приказом от 20.12.2019 № 236, личные карточки — 50 лет. Предыдущая редакция расписания уничтожению не подлежит.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Электронный формат не меняет ни сроки хранения, ни состав документов. Меняется механика ввода данных: работник подаёт заявление на изменение сведений из личного кабинета, кадровик получает готовую задачу с приложенными подтверждающими документами и только проверяет их перед проведением карточки. Руками ничего не перенабирается, и это убирает опечатки в должности и подразделении, которые потом всплывают в отчётности.»
Ошибки связки и сколько они стоят
Четыре ошибки повторяются чаще остальных. Первая: работника приняли на должность, которой нет в штатном расписании, потому что позицию не успели ввести. Вторая: должность переименовали в расписании и не оформили дополнительные соглашения, из-за чего договоры и карточки описывают несуществующую позицию. Третья: оклад в графе 5 расходится с окладом в трудовом договоре, обычно после индексации, проведённой приказом по оплате труда без правки расписания. Четвёртая: сумма занятых долей ставки превышает количество штатных единиц, что означает выплаты по позиции, которой в структуре нет. В проектах Добыто мы начинаем внедрение с пилотной группы одного подразделения, и первые несовпадения между позициями штатного расписания и справочником должностей вылезают именно на ней.
Считать цену ошибки только штрафом неправильно. По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ организация платит от 30 000 до 50 000 рублей, должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей или получает предупреждение. Ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи стоит организации от 50 000 до 100 000 рублей. К этому добавляются 500 рублей за каждое застрахованное лицо при просрочке ЕФС-1 и перерасчёт зарплаты, если оклад в договоре и в расписании отличаются: суд взыщет большую сумму за весь период. Отдельная статья расходов — трудовой спор о сокращении, где отсутствие позиции в расписании работает как аргумент о фиктивности сокращения, а восстановление на работе тянет за собой оплату вынужденного прогула.
Кейс из практики: у части компаний бумажный кадровый архив вынесен в отдельное помещение или здание в нескольких километрах от офиса, и на поиск оригинала приказа о переводе трёхлетней давности уходит рабочий день с выездом. После перевода архива в электронный вид тот же документ поднимается за две минуты по фильтру, и сверка штатного расписания с карточками из проекта на несколько недель превращается в регулярную процедуру.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда штатное расписание можно не вести
Работодателю — физическому лицу без статуса ИП штатное расписание не нужно. Индивидуальный предприниматель с работниками находится в общем режиме: статья 57 ТК РФ требует указывать должность в соответствии со штатным расписанием, и Роструд рассматривает отсутствие документа как нарушение трудового законодательства. Отдельная ситуация у микропредприятий: статья 309.2 ТК РФ разрешает им полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, если условия, которые обычно в них закрепляют, перенесены в типовую форму трудового договора. Штатное расписание в перечне статьи 309.2 прямо не названо, поэтому отказ от него — решение с юридическим риском, и в спорной ситуации проще вести документ на одну страницу, чем доказывать инспектору правомерность его отсутствия.
Личная карточка — обратный случай. С 1 сентября 2021 года её ведение необязательно, и компании с полноценной учётной системой отказываются от формы Т-2 приказом: те же данные хранятся в карточке сотрудника в 1С:ЗУП и выгружаются по запросу. Смысл в отказе появляется, когда данные действительно ведутся в одном месте. Если карточки заполняются в Word параллельно учётной системе, отказ от формы Т-2 убирает не работу, а второй источник расхождений.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Штатное расписание работник не подписывает: это внутренний документ работодателя, он подписывается со стороны компании усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя либо уполномоченного сотрудника по приказу или машиночитаемой доверенности. Подпись работника нужна на трудовом договоре и дополнительном соглашении, и здесь достаточно усиленной неквалифицированной подписи при наличии соглашения о её использовании с описанным порядком проверки.»
Стоимость перевода штатных документов и карточек в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с 1С. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф на всех планах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по регламенту центра |
Итоговый счёт складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес». Действующие условия по каждому плану опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.
При численности до 25 человек считать выгоду проще по тарифу «Старт»; при численности от 50 человек ориентируйтесь на минимальную годовую оплату по тарифу «Бизнес» и добавляйте к расчёту стоимость интеграции с вашей учётной системой, если она не типовая.
Выводы
Штатное расписание и личная карточка соединяются через трудовой договор и приказ, прямой ссылки между этими документами нет. Сверять их нужно по четырём полям: подразделение, должность, оклад и дата события. Наименование должности перестаёт быть свободным, как только с работой связаны льготы или ограничения. Совмещение новой строки в расписании не создаёт, совместительство занимает отдельную единицу, а доли ставки должны укладываться в графу 4. Любое изменение расписания, затрагивающее условия договора, закрывается дополнительным соглашением, а сведения о переводе уходят в СФР до 25-го числа следующего месяца.
В практике Добыто расхождения справочников вылавливаются на этапе интеграции с учётной системой, до того как первый электронный приказ уйдёт сотруднику на подпись. Мы подключаем маршруты согласования так, чтобы кадровый документ формировался из позиции штатного расписания, а не набирался вручную, и сопровождаем компанию до момента, когда кадровая служба работает в системе самостоятельно.
Частые вопросы о связке штатного расписания и личных карточек
Обязан ли работодатель знакомить работника со штатным расписанием под подпись
Такой обязанности в ТК РФ нет. По статье 68 ТК РФ работника знакомят с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью: правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией. Штатное расписание содержит сведения по всем работникам, включая размеры окладов, и его выдача конкретному сотруднику означала бы раскрытие данных других работников. При сокращении работнику предлагают перечень вакантных должностей, а не сам документ.
Должны ли совпадать оклады у двух работников на одной должности
Да, оклад в графе 5 привязан к должности. Статьи 22 и 132 ТК РФ требуют равной оплаты за труд равной ценности, и разные оклады по одной позиции — типовое основание для предписания ГИТ и для иска о взыскании разницы. Различия в оплате оформляются через надбавки и доплаты в графах 6-8: за квалификационную категорию, за стаж, за интенсивность. Основания для надбавок закрепляются в положении об оплате труда.
Можно ли утвердить штатное расписание задним числом
Нет. Приказ об утверждении датируется днём подписания, а дата ввода в действие указывается отдельно в шапке формы Т-3 и может быть будущей. Если работника приняли на должность, которой в расписании не было, задним числом документ не переоформляют: вводят позицию текущим приказом и фиксируют фактическую дату. Попытка датировать приказ прошедшим числом в электронном виде видна сразу, поскольку метка времени в электронной подписи показывает реальный момент подписания.
Что записывать в карточке при переводе внутри одного подразделения без изменения оклада
В разделе III формы Т-2 добавляется новая строка с датой перевода, тем же подразделением, новой должностью и прежним окладом; в столбце «Основание» указываются реквизиты приказа. Прежняя строка сохраняется. Работник расписывается в разделе III напротив новой записи. Сведения подаются в СФР по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа, даже если размер оплаты не изменился.
Как хранить штатное расписание и карточки в электронном виде, чтобы их приняла проверка
Сроки хранения при переходе в электронный вид не меняются: штатные расписания по месту утверждения хранятся постоянно, личные карточки — 50 лет. Документы, связанные с работой, формируются в формате PDF/A-1A по единым требованиям Минтруда, утверждённым приказом от 20.09.2022 № 578н. Проверяющим предоставляется комплект: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника, сам файл документа и отдельные файлы электронных подписей с расширением sig или p7s.
Кто подписывает штатное расписание в электронном виде
Со стороны работодателя документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью: либо подписью руководителя, либо подписью уполномоченного сотрудника, действующего по приказу или по машиночитаемой доверенности. Право подписи обычно делегируют двум-трём сотрудникам кадровой службы и бухгалтерии, чтобы процесс не останавливался в отпуск руководителя. Визуальный штамп подписи на печатной форме юридической силы не имеет: значение имеет прикреплённый файл подписи, который проверяется программными средствами.
