Сайт налоговой для самозанятых — это два разных сервиса, и компании нужны оба. Проверка статуса на npd.nalog.ru работает по ИНН и на конкретную дату: сервис отвечает, был ли человек плательщиком налога на профессиональный доход именно в этот день, и ничего больше. Подтверждение чека идёт по другому маршруту — по QR-коду или ссылке из чека, которая открывается на lknpd.nalog.ru. Порядок действий определяет одно различие: статус проверяют на дату акта и на дату каждой выплаты, а чек — после каждого расчёта, потому что исполнитель вправе аннулировать его позже.
Разберём, что возвращает сервис ФНС и какие четыре вещи он не показывает: совпадение ФИО, приближение к лимиту 2,4 млн рублей, двухлетний запрет на работу с бывшим работодателем и действительность чека. Покажем, как зафиксировать результат проверки, чтобы он работал при налоговом споре, и какие справки из «Мой налог» для этого годятся. Пороги мониторинга ФНС и Роструда, действующие с 16 февраля 2026 года, сценарная таблица по типам сделок, тарифы на электронное подписание и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что показывает сервис проверки статуса плательщика НПД
Сервис запрашивает две вещи: ИНН исполнителя и дату, на которую нужен ответ. На выходе компания получает подтверждение или отказ — зарегистрирован ли человек как плательщик налога на профессиональный доход на указанный день. ФИО, сумма дохода, вид деятельности и реквизиты договоров в ответе не появляются. Проверка бесплатная, регистрация не нужна, а для регулярных сверок ФНС предусмотрела автоматический режим через API сервиса. Открыть сервис проверки статуса налогоплательщика НПД можно с любого рабочего места, доступ к личному кабинету организации для этого не требуется.
Ответ сервиса решает узкую задачу: он подтверждает, что с выплаты этому человеку не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы, а расходы можно принять к учёту. Всё остальное компания проверяет другими инструментами. В практике Добыто сверку по списку ИНН ставят в тот же шаг, где бухгалтерия готовит реестр на выплату: отдельная процедура «проверить всех раз в месяц» не выживает дольше двух кварталов.
Ниже — разграничение инструментов ФНС, которые обычно смешивают в одну процедуру.
| Инструмент ФНС | Что подтверждает | Чего не показывает | Когда применять |
|---|---|---|---|
| Проверка статуса по ИНН на npd.nalog.ru | Статус плательщика НПД на конкретную дату | ФИО, доход, вид деятельности, историю трудовых отношений | На дату договора, акта и каждой выплаты |
| Справка о постановке на учёт, КНД 1122035 | ФИО, ИНН и дату постановки на учёт, подписана электронной подписью ФНС | Статус на любую дату позже выдачи справки | При заключении договора, для сверки ФИО с паспортом |
| Справка о состоянии расчётов, КНД 1122036 | Доход по месяцам и начисленный налог на профессиональный доход | Источники дохода и расчёты с другими заказчиками | Когда исполнитель подходит к лимиту 2,4 млн рублей |
| Чек по QR-коду или ссылке на lknpd.nalog.ru | Что расчёт проведён через «Мой налог», и отметку об аннулировании | Факт поступления денег исполнителю | После каждой выплаты и перед закрытием квартала |
| API сервиса проверки статуса | То же, что ручная проверка, но по списку ИНН | Ничего сверх ручной проверки | Когда исполнителей десятки и сверка идёт перед реестром выплат |
Из таблицы следует практический вывод для бухгалтерии: ни один из инструментов не закрывает задачу целиком, и ручная проверка статуса без чека даёт ровно половину доказательства по расходам.
Как проверить самозанятого на сайте налоговой: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите ИНН из договора или из справки КНД 1122035. Проверка по фамилии, телефону или паспорту в сервисе не работает: единственный идентификатор — ИНН.
- Шаг 2. Откройте страницу проверки статуса на npd.nalog.ru, введите ИНН в поле поискового запроса.
- Шаг 3. Укажите дату, на которую нужен статус. Для акта ставьте дату подписания акта, для платежа — дату списания со счёта, а не день, когда вы проводите проверку.
- Шаг 4. Сохраните результат: снимок экрана с видимой датой запроса, введённым ИНН и ответом сервиса. Файл кладите в то же дело, где лежат договор и акты по этому исполнителю.
- Шаг 5. Повторите проверку на дату следующей выплаты. Статус, подтверждённый месяц назад, к дате нового платежа ничего не подтверждает.
- Шаг 6. При отрицательном ответе остановите платёж до выяснения: если человек снялся с учёта, компания становится налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов по этой выплате.
На какую дату проверять статус и как фиксировать результат
Статус плательщика НПД не постоянен. Человек снимается с учёта в приложении за минуту и без объяснения причин, теряет право на режим в день превышения лимита 2,4 млн рублей за календарный год, переходит на другой налоговый режим как индивидуальный предприниматель. Ни о чём из этого заказчика никто не уведомляет: обязанность сообщать об утрате статуса закон на исполнителя не возлагает, а условие об уведомлении работает только тогда, когда оно прямо записано в договоре.
Отсюда режим проверок: на дату заключения договора, на дату подписания каждого акта и на дату каждого платежа. Компании, которые платят исполнителям еженедельно, встраивают проверку в подготовку реестра на выплату — иначе процедура держится на памяти конкретного бухгалтера.
Факт: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила в споре, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что проверить до первой выплаты: чек-лист заказчика
- Совпадают ли ФИО в договоре с ФИО в справке КНД 1122035 — сам сервис проверки статуса имя не возвращает.
- Не работал ли исполнитель у вас по трудовому договору в последние два года: доходы от бывшего работодателя в этот период объектом НПД не признаются.
- Не попадает ли предмет договора в перечень запрещённых для режима видов деятельности.
- Прописан ли в договоре порядок передачи чека и срок, в который исполнитель обязан его направить.
- Кто в компании отвечает за проверку статуса перед платежом и где хранится результат.
Справки КНД 1122035 и КНД 1122036: что берёт компания у исполнителя
Обе справки формирует сам исполнитель в приложении «Мой налог» или в его веб-версии на lknpd.nalog.ru, в разделе формирования справок. Компания запросить их за исполнителя не может: доступа к чужому кабинету у заказчика нет.
Справка о постановке на учёт по форме КНД 1122035 содержит ФИО, ИНН и дату постановки на учёт. Справка о состоянии расчётов по форме КНД 1122036 показывает доход по месяцам и сумму налога. Обе подписываются электронной подписью ФНС России, и именно подпись отличает справку от картинки из мессенджера: файл со скриншотом кабинета доказательственной силы не имеет.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки документа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на присланный исполнителем файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи или экрана, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Справку удобно проверять сразу при получении, не откладывая до налоговой проверки. В практике Добыто справка лежит в одном деле с договором, актами и результатами проверок статуса: при запросе инспекции комплект поднимается целиком, а не собирается по трём почтовым ящикам.
Проверьте электронную подпись ФНС на справке исполнителя
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Чек самозанятого: сроки, проверка по QR и аннулирование
Чек формируется в «Мой налог» и передаётся заказчику по правилам статьи 14 закона 422-ФЗ. При расчётах наличными и электронными средствами платежа — в момент расчёта. При иных формах безналичных расчётов, а это обычный перевод компании на счёт исполнителя, — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором прошёл расчёт. Практический смысл: закрыть декабрьские выплаты чеками компания вправе требовать только к 9 января, и претензия «чека нет на следующий день после платежа» юридически пуста.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Без чека выплата не превращается в расход. Пункты 8 и 9 статьи 15 закона 422-ФЗ прямо запрещают учитывать такие затраты при расчёте налоговой базы, и никакой акт этот документ не заменяет.
Внимание: суд вправе истребовать подлинник документа, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, заранее определите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.
Проверяется чек единственным способом — переходом по QR-коду или ссылке из самого чека. Подлинный чек открывается на домене lknpd.nalog.ru и показывает копию, которая хранится в базе налоговой. Если ссылка не открывается или выдаёт ошибку, документа в базе ФНС нет. Аннулированный чек открывается с отметкой «Аннулирован» и датой аннулирования — поэтому сверку по ссылкам имеет смысл повторять перед закрытием квартала, а не только в день получения чека.
Отдельная ловушка: мобильное приложение ФНС «Проверка чеков» для чеков самозанятых не предназначено, оно работает с кассовыми чеками, пробитыми на контрольно-кассовой технике. Попытка проверить там чек из «Мой налог» даёт отрицательный результат, который ничего не означает.
Исполнитель вправе аннулировать чек и после выплаты, например при возврате средств или исправлении ошибки. Если чек аннулирован без основания и исполнитель отказывается сформировать новый, заказчик вправе обратиться в налоговый орган и инициировать проверку в отношении плательщика НПД.
Шаблоны для работы с внештатными исполнителями в электронном виде
Начните с регламента обмена: он фиксирует, какие документы стороны подписывают электронно и в каком виде передают чеки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
Что сервис ФНС не проверяет: ограничения режима НПД
Положительный ответ сервиса означает только регистрацию в реестре плательщиков НПД. Он не означает, что конкретная сделка вписывается в режим. Ограничения закона 422-ФЗ сервис не проверяет, а последствия их нарушения ложатся на заказчика.
- Бывший работодатель. Доходы от организации, с которой человек состоял в трудовых отношениях менее двух лет назад, объектом налога на профессиональный доход не признаются. Статус при этом остаётся активным, и сервис покажет зелёный ответ.
- Лимит дохода. 2,4 млн рублей за календарный год по всем заказчикам. Право на режим теряется в день превышения, а выплаты после этой даты облагаются как доход обычного физического лица.
- Запрещённые виды деятельности. Перепродажа товаров и имущественных прав, торговля подакцизными и маркируемыми товарами, добыча и продажа полезных ископаемых, работа по договорам поручения, комиссии и агентским договорам в интересах другого лица.
- Наёмные работники. Плательщик НПД не вправе иметь работников по трудовым договорам.
- Ставки налога. 4% с доходов от физических лиц и 6% с доходов от организаций и предпринимателей. Для компании эти проценты означают одно: исполнитель платит налог сам, и удерживать что-либо из его вознаграждения заказчик не должен.
Режим действует в рамках эксперимента, который закон ограничил периодом до 31 декабря 2028 года. Договоры, рассчитанные на более длительный срок, стоит писать с условием о смене налогового статуса исполнителя.
Мониторинг ФНС и Роструда в 2026 году: пороги и цена ошибки
Сведения о компаниях, которые массово работают с плательщиками НПД, налоговые органы передают в межведомственные комиссии субъектов по противодействию нелегальной занятости. Перечень таких сведений утверждён приказом Минтруда от 02.02.2024 № 40н, и с 16 февраля 2026 года он работает в редакции приказа от 19.11.2025 № 657н. Мониторинг стал двухуровневым.
Годовой уровень: более 35 плательщиков НПД за 12 месяцев при среднемесячном доходе каждого свыше 35 000 рублей. Квартальный уровень: 10 и более плательщиков НПД со средним доходом свыше 25 000 рублей в месяц, если в предыдущем квартале эти люди состояли с той же организацией в трудовых отношениях. Прежняя планка в 10 исполнителей и 20 000 рублей для годового мониторинга поднята, но перевод вчерашних работников в самозанятые теперь попадает в отдельный квартальный фильтр.
Попадание в перечень — не штраф, а основание для вызова на комиссию и запроса документов. Дальше работают признаки подмены трудовых отношений, которые ФНС описала в письме от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@: исполнитель работает на территории заказчика, его материалами и техникой, подчиняется внутреннему распорядку; выплаты идут в одни и те же даты одинаковыми суммами; в договоре нет ни сроков, ни конкретного объёма работ. Перечень открытый, и суды оценивают совокупность обстоятельств, а не отдельный пункт.
Цена ошибки складывается из трёх частей. Первая — доначисления: НДФЛ с выплат, страховые взносы, пени за весь период отношений. Вторая — административный штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: от 50 000 до 100 000 рублей на организацию, от 10 000 до 20 000 на должностное лицо, от 5 000 до 10 000 на предпринимателя. Повторное нарушение по части 5 той же статьи стоит организации от 100 000 до 200 000 рублей, а должностному лицу — дисквалификации на срок от одного года до трёх лет. Третья часть не измеряется деньгами напрямую: с 1 января 2025 года Роструд ведёт общедоступный реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости, и основанием для включения служит вступившее в силу постановление по той же части 4 статьи 5.27 КоАП. По состоянию на февраль 2026 года в реестре 656 субъектов, 603 из них добавлены в течение 2025 года.
Ниже — разбор по типовым сценариям: что в каждом из них решает исход, а что второстепенно.
| Сценарий работы с исполнителем | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Разовая работа, один договор и один акт | Статус на дату акта и выплаты, чек в срок по статье 14 | Детализация объёма работ в договоре |
| Ежемесячные выплаты одному исполнителю больше полугода | Привязка оплаты к результату, разные суммы и даты платежей, описанный результат в акте | Название договора: подряд или услуги |
| Исполнитель раньше работал у вас в штате | Дата увольнения: два года запрета по закону 422-ФЗ, квартальный фильтр мониторинга | Сумма вознаграждения |
| Более 35 исполнителей, доход каждого выше 35 000 рублей в месяц | Готовность комплекта документов к запросу комиссии, единообразие договоров | Способ перечисления денег |
| 10 и более бывших работников в статусе НПД за квартал | Документальное обоснование, чем новые работы отличаются от прежней трудовой функции | Наличие чеков: они есть и при переквалификации |
Сценарии с постоянными выплатами проверка на сайте налоговой не закрывает: статус там будет подтверждён в каждой строке реестра, а спор пойдёт о содержании отношений.
Как подписывать договор и акты с самозанятым и почему это не КЭДО
Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и закону 377-ФЗ применяется к работникам. На исполнителя по гражданско-правовому договору эти нормы не распространяются: согласие на переход к КЭДО у него не берут, в локальный нормативный акт о КЭДО его не включают, а обмен документами строится по правилам 63-ФЗ и Гражданского кодекса. Смешение двух режимов — частая причина, по которой при проверке у компании оказывается комплект документов не по той процедуре.
Практически это означает: в договоре или отдельном соглашении стороны описывают, какой подписью подписывают документы, как определяется её принадлежность и в каком порядке передаются файлы. Простая электронная подпись допустима, если такое соглашение есть; усиленная неквалифицированная подпись даёт криптографическое подтверждение неизменности документа и личности подписанта.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Квалифицированную подпись выдают только очно в удостоверяющем центре, её выпуск стоит около 3000 рублей и продлевается каждый год за ту же сумму. Для договоров, актов выполненных работ и отчётов с внештатными исполнителями этого не требуется: усиленная неквалифицированная подпись выпускается в мобильном приложении по паспорту за несколько минут и закрывает основную часть таких документов. Посчитайте, сколько исполнителей вам нужно подключить, и сравните с бюджетом на квалифицированные сертификаты.»
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в семи городах распределяла заказы между перевозчиками, при этом каждый день появлялся новый исполнитель, а полный пакет документов — договор, заявка и закрывающий акт — требовался день в день, до выхода машины в рейс. Удалённость исполнителя от ближайшего филиала доходила до 1200 километров, а выдача квалифицированной подписи занимала минимум день и требовала личного визита. После перехода на подписание со смартфона выпуск подписи и подписание первого договора занимали 5-10 минут, и пакет документов стал закрываться до оказания услуги.
Важный нюанс из практики: страховая группа с агентской сетью около 5500 человек упиралась в то же ограничение: 90% агентов обменивались документами с квалифицированной подписью, а в части городов удостоверяющих центров просто не было. Переход на подпись, которая выпускается в приложении по паспорту за 5 минут, снял и расходы на сертификаты, и географическое ограничение сети.
В практике Добыто договоры и акты с внештатными исполнителями подписывают усиленной неквалифицированной подписью, а соглашение о её использовании оформляют отдельным документом до первого подписания. Мы закладываем пилотную группу из нескольких исполнителей перед подключением всей сети: на пилоте видно, где именно ломается процесс передачи чеков.
Когда проверка на сайте налоговой не спасает
Сервис ФНС отвечает на вопрос о статусе и не отвечает на вопрос о характере отношений. Есть ситуации, в которых положительный ответ сервиса не защищает компанию.
- Исполнитель выполняет постоянную трудовую функцию: сидит на рабочем месте заказчика, подчиняется графику, получает фиксированную сумму в дни выплаты зарплаты. Здесь спор пойдёт о переквалификации, и статус плательщика НПД в нём роли не сыграет.
- Исполнитель — ваш бывший работник, с увольнения которого прошло меньше двух лет. Статус активен, но доход от вас под режим НПД не подпадает.
- Компания подменяет штат: массово переводит работников в самозанятые и заключает с ними договоры на ту же работу. Квартальный фильтр мониторинга рассчитан ровно на этот случай.
- Исполнитель не передаёт чеки. Расходы не принимаются к учёту независимо от того, сколько раз компания проверяла его статус.
Полезно знать: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Проигрывают спор не из-за электронного формата, а из-за дефектов процедуры: отсутствия порядка идентификации подписанта, неверного вида подписи для конкретного документа, неоформленных полномочий представителя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Установить, что документ сформирован в системе от имени конкретного человека, для победы в споре недостаточно. Отдельно оценивается, был ли у компании описанный порядок идентификации подписанта и зафиксирован ли он в документах. Если в вашем регламенте обмена этот порядок не описан, спор вы проиграете даже при технически исправной подписи.»
Стоимость электронного подписания документов с внештатными исполнителями
Стоимость зависит от числа подключённых пользователей и набора функций: интеграции с учётной системой, кастомных шаблонов, электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП | бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП, тариф «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма считается от численности подключённых пользователей и выбранного набора функций, поэтому компании с 30 и с 300 подписантами получают разный расчёт. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, данные приведены на дату публикации.
Выводы
Сайт налоговой закрывает для компании две задачи из нескольких: подтверждает статус плательщика НПД на конкретную дату и позволяет убедиться, что чек существует в базе ФНС и не аннулирован. Всё остальное — совпадение ФИО, двухлетний запрет для бывшего работодателя, лимит 2,4 млн рублей, характер отношений — проверяется документами и содержанием договора. Проверку привязывают к датам акта и платежа, результат сохраняют вместе с договором, а чеки сверяют по ссылке до закрытия квартала.
Мы в Добыто выстраиваем электронный обмен с внештатными исполнителями так, чтобы договор, акт, результат проверки статуса и чек лежали в одном деле и поднимались одним запросом. При вызове на межведомственную комиссию или налоговой проверке это экономит недели на сбор комплекта по каждому исполнителю.
Частые вопросы
Можно ли проверить статус самозанятого, если он не дал ИНН
Сервис проверки статуса работает только по ИНН: ни фамилия, ни номер телефона, ни паспортные данные в нём не принимаются. Если исполнитель не назвал ИНН, номер можно определить через отдельный сервис ФНС «Узнать ИНН» по паспортным данным, но для этого нужны согласие человека и точные сведения о документе. Проще запросить справку КНД 1122035: в ней ИНН и ФИО указаны вместе, а сама справка подписана электронной подписью налогового органа.
Что делать, если исполнитель снялся с учёта между актом и выплатой
Обязанности по НДФЛ и страховым взносам определяются на дату выплаты дохода. Если на этот день статус утрачен, компания удерживает НДФЛ как налоговый агент и начисляет страховые взносы на вознаграждение. Чек по такой выплате исполнитель сформировать уже не сможет, поэтому проверку ставят непосредственно перед платежом, а не после подписания акта.
Нужно ли проверять статус, если исполнитель зарегистрирован как индивидуальный предприниматель
Предприниматель вправе применять налог на профессиональный доход, и тогда он проверяется в том же сервисе по своему ИНН. Разница в последствиях: если предприниматель утратил право на НПД, он остаётся плательщиком налогов по другому режиму и рассчитывается сам, а страховые взносы за него компания не платит. Для физического лица без статуса предпринимателя утрата НПД сразу превращает заказчика в налогового агента.
Считается ли чек действительным, если исполнитель прислал его позже 9-го числа
Срок в статье 14 закона 422-ФЗ установлен для исполнителя, и его нарушение не лишает заказчика права учесть расходы, если чек в итоге сформирован и содержит верные реквизиты. Претензии к просрочке налоговый орган предъявляет плательщику НПД. Риск заказчика в другом: чек, сформированный с опозданием на несколько месяцев, чаще оказывается вне периода, за который компания уже сдала отчётность.
Нужно ли отдельное согласие исполнителя на проверку его данных в сервисе ФНС
Обработка персональных данных стороны договора для его исполнения возможна без отдельного согласия: основание предусмотрено пунктом 5 части 1 статьи 6 закона 152-ФЗ. Отдельное согласие требуется, когда компания собирает данные сверх необходимого для договора объёма или передаёт их третьим лицам. Порядок обработки и срок хранения данных исполнителей при этом описывают в локальных документах оператора.
Могут ли применять НПД граждане других государств
Режим доступен гражданам государств Евразийского экономического союза — Белоруссии, Казахстана, Армении и Киргизии, а также гражданам Украины. Регистрация для них возможна только по ИНН, полученному в России, по паспорту иностранного государства встать на учёт нельзя. Проверяется такой исполнитель в том же сервисе и по тем же правилам, что и гражданин России.
