Налоговая и самозанятый: что запросит инспекция у заказчика

Налоговая запрашивает у компании-заказчика по договорам с самозанятыми один и тот же набор: договоры со всеми приложениями, акты, чеки из приложения «Мой налог», платёжные поручения и банковские выписки, а следом пояснения о деловой цели привлечения исполнителей. Срок ответа зависит от основания требования: по пунктам 1 и 1.1 статьи 93.1 НК РФ — 5 рабочих дней, по конкретной сделке в рамках пункта 2 той же статьи — 10 рабочих дней. Главное различие, от которого зависит объём работы: инспекция проверяет контрагента по одной сделке или ищет признаки трудовых отношений. В первом случае хватает первичных документов, во втором в требование попадают пропуска, табели, штатное расписание, должностные инструкции и переписка с исполнителем.

Разберём требование построчно: какой документ что подтверждает и что в нём читает инспектор. Покажем, по каким формальным критериям компания попадает в выборку, и разведём действующие нормы и поправки, которые в закон не вошли, хотя их до сих пор пересказывают как принятые. Расчёт цены переквалификации в рублях, чек-лист подготовки до получения требования, порядок ответа по шагам, тарифы на электронный обмен документами и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что налоговая запрашивает у заказчика по самозанятым

Состав требования почти не меняется от инспекции к инспекции, потому что собирается под одну задачу: сопоставить то, что написано в договоре, с тем, как отношения выглядели фактически. Сначала идут первичные документы по расчётам, затем всё, что описывает организацию работы исполнителя.

Первые четыре строки инспекция закрывает вашими же документами почти без интерпретации: там либо есть чек на каждую выплату, либо его нет. Оставшиеся четыре строки — зона оценки, и именно их доказывают не документом, а совокупностью деталей.

По какой норме пришло требование и сколько дней на ответ

Основание требования указано на первой странице, и от него зависит и срок, и объём обязанностей компании. Сроки в НК РФ исчисляются в рабочих днях, если прямо не сказано «календарных» (статья 6.1 НК РФ).

Требование по пункту 2 статьи 93.1 НК РФ приходит чаще остальных и выглядит безобидно: спрашивают про одну сделку с одним исполнителем. Реальный смысл такого запроса виден по формулировке предмета: если инспекция просит не только акт и чек, но и сведения о порядке допуска исполнителя на территорию, проверяется не сделка, а схема.

Почему инспекция выбрала именно вашу компанию

Выборка формируется до того, как инспектор открывает ваши документы. ФНС анализирует в фоновом режиме всех заказчиков, получивших хотя бы один чек от плательщика налога на профессиональный доход, и присваивает риск-баллы по поведению выплат: одинаковые суммы, одни и те же числа месяца, длительность отношений, доля исполнителей в общем фонде выплат.

Параллельно работает межведомственный канал. Приказ Минтруда России от 02.02.2024 № 40н закрепил перечень сведений, которые налоговые органы передают в межведомственные комиссии субъектов РФ по противодействию нелегальной занятости. В перечне три критерия, которые прямо касаются работы с самозанятыми и с зарплатой:

• работодатели, у которых не менее 10 человек получали зарплату ниже МРОТ и доля таких работников превышает 10% от общей численности;
• организации и ИП, которые за 12 месяцев работали более чем с 10 самозанятыми при средней продолжительности сотрудничества более 3 месяцев и среднемесячном доходе исполнителя свыше 20 000 рублей;
• организации и ИП со среднемесячной зарплатой ниже на 35% от среднемесячной зарплаты в субъекте по соответствующему виду деятельности.

Второй критерий срабатывает у любой компании, которая системно закрывает сервисные функции внешними исполнителями. Само по себе попадание в перечень нарушением не является и штрафа не влечёт: это основание для запроса пояснений и для рассмотрения на комиссии.

Статус, ИНН и чек: что инспекция видит без вашего ответа

Налог на профессиональный доход введён Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Ставка составляет 4% при расчётах с физическими лицами и 6% при расчётах с организациями и ИП, годовой лимит дохода — 2,4 млн рублей. Регистрация и учёт идут через приложение «Мой налог» и личный кабинет плательщика НПД: там формируется чек, и оттуда сведения о каждой выплате попадают в ФНС в момент её проведения.

Из этого следует практическая вещь: инспекция знает суммы и даты ваших выплат раньше, чем отправит требование. Проверять нужно не сумму, а статус исполнителя на дату каждой выплаты. Сделать это можно бесплатно в сервисе ФНС по проверке статуса плательщика НПД: по ИНН и дате он показывает, был ли человек зарегистрирован на конкретный день, и результат сохраняется как подтверждение вашей добросовестности.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отдельно разводим две сущности, которые постоянно смешивают. Самозанятый и ИП на НПД — разные правовые статусы налогоплательщика при одном налоговом режиме: индивидуальный предприниматель вправе применять НПД и тогда не платит фиксированные страховые взносы. Для заказчика различие проявляется в реквизитах договора и в том, чем подтверждается статус контрагента, но обязанность получить чек остаётся одинаковой.

Признаки, по которым отношения признают трудовыми

Перечень признаков ФНС направила инспекциям письмом от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@. Он не закрытый: в дело идут любые обстоятельства, которые показывают, что исполнитель лишён самостоятельности, характерной для предпринимательской деятельности. Самые весомые группы выглядят так.

1. Закрепление трудовой функции. В договоре описано не задание с результатом, а постоянная функция: «оказывает услуги по ведению бухгалтерского учёта», «выполняет обязанности водителя».
2. Отсутствие срока. В договоре нет сроков выполнения проекта или разового задания, договор бессрочный и автоматически пролонгируется.
3. Инфраструктурная зависимость. Исполнитель работает на территории заказчика, использует его материалы и технику, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.
4. Организационная зависимость. Задачи ставит руководитель подразделения, исполнитель включён в рабочие чаты и планёрки наравне с работниками.
5. Периодичность и одинаковый размер выплат. Оплата в одни и те же числа и одинаковой суммой каждый месяц.
6. Единственный заказчик. Все чеки исполнителя за период выписаны на одну компанию.

Доказательствами по письму ФНС служат пропуск на территорию, график работы и отпусков, документы о командировке, расчётные листы, товарные накладные и счета-фактуры, оформленные на исполнителя. Ни один из этих документов сам по себе не является нарушением. Проблема появляется, когда их набирается несколько по разным группам признаков. В практике Добыто на внедрении мы отдельно сверяем, не попал ли внешний исполнитель в кадровые документы компании: чаще всего его находят в журналах инструктажей и в заявках на доступы, а не в договорах.

Важный нюанс из практики: против компании чаще всего играют не договоры, а вспомогательные документы, которые оформляли для удобства. Журнал инструктажа по охране труда с фамилией исполнителя, заявка на пропуск с указанием отдела, служебная записка о выдаче ноутбука — каждая бумага закрывает инспектору один из признаков письма ФНС без всякого спора.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Совпадение дат читается против компании сильнее, чем любая формулировка в договоре. Когда документ о допуске исполнителя на объект датирован тем же днём, что и договор, а акты за все месяцы подписаны одной датой в конце года, инспектор получает готовую конструкцию и ему не нужно ничего доказывать. Откройте свои акты за прошлый год и посмотрите, в какие даты они подписаны фактически.»

Как ответить на требование по договорам с самозанятыми: пошаговый порядок

1. Шаг 1. Зафиксируйте дату получения требования по квитанции о приёме в электронном документообороте с инспекцией и посчитайте крайний срок в рабочих днях: 5 дней по пунктам 1 и 1.1 статьи 93.1 НК РФ, 10 дней по пункту 2 той же статьи.
2. Шаг 2. Определите по тексту требования его границы: перечень исполнителей, период, конкретную сделку. Документы за пределами этих границ не представляются, и это нужно прямо указать в сопроводительном письме.
3. Шаг 3. Если объём выгрузки не позволяет уложиться в срок, направьте уведомление о невозможности представить документы в срок с указанием причины и реальной даты. Уведомление подаётся на следующий день после получения требования.
4. Шаг 4. Сверьте комплект по каждому исполнителю: договор, акты, чеки на каждую выплату, платёжные поручения. Расхождение даты чека и даты платежа проверьте по правилу статьи 14 закона 422-ФЗ: при безналичном перечислении чек формируется не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта.
5. Шаг 5. Проверьте статус каждого исполнителя на даты выплат через сервис ФНС и приложите результаты проверки к ответу.
6. Шаг 6. Напишите пояснения о деловой цели привлечения исполнителей: какая задача решалась, почему она разовая или проектная, почему для неё не создана штатная должность. Пояснения готовятся до отправки документов, а не после вопроса инспектора.
7. Шаг 7. Сформируйте опись с нумерацией и отправьте комплект по телекоммуникационным каналам связи. Опись остаётся вашим доказательством того, какие именно документы были представлены.

В практике Добыто мы проводим такую сверку до наступления события: журнал подписания и комплект по каждому исполнителю смотрим перед проверками, а не после того, как требование уже пришло. Разница в том, что до требования расхождение можно устранить документально, а после остаётся только объяснять.

Чего в законодательстве 2026 года нет

Разграничение действующих норм и проектов — отдельная работа при подготовке к запросу, потому что значительная часть материалов в открытых источниках описывает несостоявшиеся поправки как принятые.

Второе заблуждение касается самой конструкции договора. Договор подряда по главе 37 ГК РФ или договор возмездного оказания услуг не защищает сам по себе: часть 2 статьи 15 ТК РФ прямо запрещает заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения. Статья 19.1 ТК РФ устанавливает, что неустранимые сомнения при рассмотрении спора толкуются в пользу наличия трудовых отношений, а признанные трудовыми отношения считаются возникшими со дня фактического допуска к работе. Название документа на этой конструкции не сказывается никак.

Третье заблуждение — про добровольность. Переквалификацию инициирует не только суд по заявлению исполнителя: основанием служит и предписание государственной инспекции труда, не обжалованное в суд. Проверка ГИТ и налоговый запрос идут по разным процедурам, но питаются одними и теми же вашими документами.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перед тем как строить защиту на какой-либо норме, проверьте её статус на дату, а не по пересказу в статье. По поправкам, обсуждавшимся в 2026 году, значительная часть публикаций писалась до 1 сентября и говорит о будущем времени, а по инициативам Минтруда, наоборот, статус проекта в пересказах теряется. Откройте действующую редакцию нормы и посмотрите дату вступления изменений в силу.»

Сколько стоит переквалификация: считаем цену ошибки

Стоимость ошибки складывается из четырёх частей, и штраф в ней самая маленькая.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Административный штраф. Часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения: должностные лица — от 10 000 до 20 000 рублей, ИП — от 5 000 до 10 000 рублей, юридические лица — от 50 000 до 100 000 рублей. При повторном нарушении по части 5 той же статьи: дисквалификация должностного лица на срок от 1 года до 3 лет, ИП — от 30 000 до 40 000 рублей, юридические лица — от 100 000 до 200 000 рублей.

Доначисления. Компания признаётся налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов по всем выплатам за весь проверенный период. К этому добавляется штраф по статье 123 НК РФ — 20% от неперечисленной суммы налога, штраф по статье 122 НК РФ — 20% от неуплаченной суммы взносов и 40% при доказанном умысле, а также пени по статье 75 НК РФ за каждый день просрочки.

Утрата расходов. Без чека из «Мой налог» затраты на выплату исполнителю не учитываются в расходах, а выплата не освобождается от страховых взносов: это прямое правило статьи 15 закона 422-ФЗ. Отсутствие чеков превращает признанные расходы в доначисление независимо от того, дошло ли дело до переквалификации.

Трудовые последствия. Отношения считаются трудовыми со дня фактического допуска, а значит, за весь период возникают обязанности работодателя: отпускные, оплата больничных, выходное пособие при увольнении. Эти суммы взыскивает уже сам исполнитель через суд.

Арифметика простая. При десяти исполнителях со средней выплатой 60 000 рублей в месяц за год проходит 7,2 млн рублей выплат. НДФЛ и страховые взносы с этой базы, штрафы и пени дают сумму, на которую компания могла бы содержать штатное подразделение. Административный штраф в 100 000 рублей на этом фоне перестаёт быть значимой частью расчёта.

Что подготовить до того, как придёт требование

Подготовка занимает несколько дней и делается один раз, дальше поддерживается по мере заключения новых договоров. Проверьте по каждому действующему исполнителю семь позиций.

1. Договор содержит конкретный результат и срок, а не описание постоянной функции, и в нём нет отсылок к правилам внутреннего трудового распорядка, графику работы и подчинению руководителю подразделения.
2. По каждой выплате есть чек, и дата чека укладывается в правило статьи 14 закона 422-ФЗ.
3. Статус исполнителя проверен на дату каждой выплаты, результаты проверки сохранены.
4. Исполнитель не состоял с вами в трудовых отношениях в предшествующие 2 года: доходы от бывшего работодателя не подпадают под НПД по пункту 8 части 2 статьи 6 закона 422-ФЗ.
5. Годовой доход исполнителя по вашим выплатам не подводит его к лимиту 2,4 млн рублей.
6. Акты описывают результат, а суммы по месяцам различаются, если различался объём работ.
7. Исполнитель не числится в журналах инструктажей, табелях и кадровых документах компании, а выдача техники и доступов оформлена по договору, а не по внутренним заявкам на работника.

Документы, которые инспекция сверяет между собой

Комплект для самопроверки: начните со штатного расписания и сравните перечень должностей с предметами действующих договоров.

Когда самозанятый заказчику не подходит

Часть задач закрывать исполнителями на НПД нельзя вовсе, и здесь никакая подготовка документов не поможет.

• Бывший работник в пределах 2 лет. Доходы от услуг для заказчика, который был работодателем исполнителя менее двух лет назад, не признаются объектом налогообложения НПД. Чек по такой выплате не освобождает заказчика от НДФЛ и взносов.
• Постоянная функция с ежедневным подчинением. Продавец в торговом зале по графику компании, водитель на машине компании, оператор на линии — это трудовая функция, и договор оказания услуг её не меняет.
• Работа, требующая допуска и инструктажа по охране труда. Как только вы проводите исполнителю инструктаж и фиксируете это в журнале, вы документируете признак трудовых отношений.
• Выплаты, приближающие исполнителя к лимиту 2,4 млн рублей в год. После утраты статуса заказчик становится налоговым агентом с даты утраты, а не с момента, когда об этом узнал.

Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах и 12 000 перевозчиков выполняла около 5 000 рейсов в месяц, при этом по требованиям рынка полный пакет документов — договор, заявка и закрывающий акт — должен был подписываться до начала перевозки, а не задним числом. Попытка выдавать перевозчикам квалифицированную подпись провалилась: на выпуск уходил минимум день, а приехать в удостоверяющий центр из региона за 1200 километров перевозчики отказывались. Задачу закрыл переход на подписание с телефона усиленной неквалифицированной подписью: выпуск подписи и подписание первого документа занимали 5-10 минут, и пакет по каждому рейсу стал собираться день в день.

Кейс из практики: страховой группе с агентской сетью в 5 500 человек акт выполненных работ был нужен для каждой выплаты вознаграждения. Обмен шёл через квалифицированную подпись стоимостью около 3 000 рублей в год на человека с обязательным очным визитом, и в части регионов удостоверяющих центров просто не было. После перехода на мобильную неквалифицированную подпись агент выпускает её по паспорту за 5 минут, а компания получает подписанный акт к каждой выплате.

Электронный обмен как способ пройти запрос без потерь

Требование инспекции проверяет не только содержание документов, но и вашу способность их предъявить в срок. Компания, у которой акты лежат сканами в личной почте менеджеров, тратит отведённые 5 или 10 рабочих дней на поиск, а не на подготовку пояснений.

Электронный обмен закрывает три конкретных дефекта. Первый: дата подписания фиксируется системой, а не проставляется рукой задним числом. Второй: по каждому документу выгружается журнал действий — когда отправлен, когда открыт, когда подписан второй стороной. Третий: комплект по исполнителю собирается одним запросом, а не восстанавливается по переписке.

Здесь важно не смешивать два режима. Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ применяется к работникам по трудовым договорам и требует согласия каждого работника. С самозанятым вы работаете в режиме обычного электронного документооборота между сторонами гражданско-правового договора, и порядок такого обмена закрепляется соглашением сторон, а не положением о КЭДО. В практике Добыто мы разводим эти контуры на этапе настройки: один маршрут для кадровых документов, другой для договоров и актов с внешними исполнителями.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Система, которую внедряли ради доказательности, работает в обе стороны. Она подтвердит отправку и подписание документа, но она же покажет вход под чужой учётной записью и отсутствие активности исполнителя при формально подписанном акте. Проверьте по своей выгрузке, кто фактически подписывал документы за прошлый период.»

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки акта и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Стоимость перевода документооборота в электронный вид: тарифы

Тарифы Добыто КЭДО считаются по штатным сотрудникам и покрывают кадровый контур. Обмен с внешними исполнителями строится по правилам обычного электронного документооборота, поэтому итоговая конфигурация зависит от того, какие маршруты нужны компании помимо кадровых.

Итоговая сумма зависит от численности, набора функций и необходимости интеграции с учётной системой. Действующие условия по каждому тарифу и состав включённых функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Требование по договорам с самозанятыми проверяет не законность самой модели, а совпадение документов с фактическими отношениями. Инспекция начинает с чеков, актов и платежей, а дальше идёт в пропуска, табели и штатное расписание, и на этом участке компания либо подтверждает разовый характер работ, либо закрывает инспектору признаки из письма ФНС собственными внутренними бумагами. Сроки жёсткие: 5 или 10 рабочих дней в зависимости от основания требования, и большая их часть уходит на поиск документов, если архив не собран заранее.

Мы в Добыто ставим электронный обмен так, чтобы кадровый контур и контур договоров с внешними исполнителями не смешивались, а по каждому документу выгружались дата подписания и журнал действий. Такая выгрузка одинаково работает и при налоговом запросе, и при проверке государственной инспекции труда.

Частые вопросы

Может ли самозанятый оказывать услуги бывшему работодателю

Может, но доход от такого заказчика не подпадает под налог на профессиональный доход, если трудовые отношения между ними прекратились менее двух лет назад. Это пункт 8 части 2 статьи 6 закона 422-ФЗ. Чек, сформированный по такой выплате, не освобождает компанию от обязанностей налогового агента по НДФЛ и от страховых взносов. Двухлетний срок считается от даты прекращения трудового договора, а не от даты последней выплаты.

Что делать, если исполнитель превысил лимит 2,4 млн рублей в середине договора

Статус плательщика НПД прекращается с даты превышения, и с выплат после этой даты заказчик-организация становится налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов. Момент, когда компания об этом узнала, значения не имеет. Поэтому статус проверяется перед каждой выплатой через сервис ФНС, а в договор закладывается обязанность исполнителя уведомить об утрате статуса и ответственность за её нарушение.

Инспекция запросила документы за три года, обязана ли компания представлять всё

Обязана в пределах периода и перечня, указанных в требовании. Период истребования в статье 93.1 НК РФ не ограничен глубиной, но ограничен предметом: требование по конкретной сделке не даёт права запрашивать весь документооборот компании. Документы хранятся 5 лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, и если запрошенный документ за пределами этого срока уничтожен по акту, вы сообщаете об этом в тот же срок, что и представляете остальные.

Отличается ли комплект документов, если исполнитель зарегистрирован как ИП на НПД

Состав запрашиваемых документов тот же: договор, акты, чеки, платёжные документы. Различие в реквизитах договора и в подтверждении статуса: по ИП дополнительно проверяется выписка из ЕГРИП. Обязанность получить чек сохраняется, потому что она привязана к налоговому режиму, а не к организационно-правовой форме исполнителя.

Признают ли переписку в мессенджере доказательством трудовых отношений

Признают, если обмен был системным и устойчивым, а не разовым. Практика по электронной переписке остаётся неоднородной, и суды опираются на два обстоятельства: длительность сложившегося порядка обмена и его закрепление в документах сторон. Ежедневные поручения исполнителю в рабочем чате наравне с работниками закрывают признак организационной зависимости из письма ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@.

Можно ли отказаться отвечать, сославшись на коммерческую тайну

Нельзя. Сведения, полученные налоговым органом, составляют налоговую тайну по статье 102 НК РФ, и режим коммерческой тайны не является основанием для отказа. Непредставление документов по требованию влечёт штраф по статье 126 НК РФ — 200 рублей за каждый документ, а неправомерное несообщение информации по статье 129.1 НК РФ — 5 000 рублей и 20 000 рублей при повторном нарушении в течение календарного года.