Самозанятого оформляют на работы гражданско-правовым договором: подряда по главе 37 ГК РФ или возмездного оказания услуг по главе 39 ГК РФ. Приказа о приёме, записи в трудовой книжке и сведений в ЕФС-1 здесь нет, НДФЛ и страховые взносы компания не платит, но только при двух условиях: у исполнителя действует статус плательщика налога на профессиональный доход на дату расчёта, и он передал чек из приложения «Мой налог». Без чека расходы не уменьшают базу по налогу на прибыль. От одного обстоятельства зависит вся схема оформления: если человек был вашим работником менее двух лет назад, режим НПД к выплатам от вас не применяется, и вы удерживаете НДФЛ и начисляете взносы как по обычному договору ГПХ с физлицом.
Дальше по шагам: что проверить до подписания, какие условия договора приводят к переквалификации в трудовые отношения, как принимать акт и чек, как подписать документы дистанционно. Будет таблица опасных формулировок с готовыми заменами и цифры, по которым налоговая передаёт сведения о заказчике в межведомственную комиссию по противодействию нелегальной занятости. Стоимость электронного документооборота на 2026 год, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Самозанятый, ИП и штатный работник: что меняется для компании
Самозанятый — это физическое лицо или ИП, которое применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» по 422-ФЗ от 27.11.2018. Эксперимент по этому режиму идёт до 31 декабря 2028 года. Исполнитель сам платит налог: 4% с доходов от физических лиц и 6% с доходов от организаций и ИП. Годовой лимит дохода — 2,4 млн рублей, новому плательщику один раз даётся вычет 10 000 рублей. Для заказчика значение имеет не ставка исполнителя, а состав документов и то, кто платит НДФЛ и взносы.
Четыре формы привлечения человека различаются по налогам, закрывающим документам и ограничениям. Ниже — рабочая сводка, по которой выбирают форму до переговоров о цене.
| Форма привлечения | НДФЛ и взносы | Закрывающие документы | Ключевое ограничение |
|---|---|---|---|
| Работник по трудовому договору | НДФЛ удерживает работодатель, взносы начисляет он же | Приказ, табель, расчётный листок | Все гарантии ТК РФ: отпуск, больничный, оплата простоя |
| Самозанятый на НПД | Заказчик не платит ни НДФЛ, ни взносы при наличии чека | Акт и чек из приложения «Мой налог» | Лимит 2,4 млн рублей в год, правило двух лет, закрытый перечень запрещённых видов деятельности |
| Физлицо по договору ГПХ без статуса | Заказчик удерживает НДФЛ как налоговый агент и начисляет взносы по единому тарифу | Акт, расчёт по выплате | Сведения о заключении и прекращении договора подаются в подразделе 1.1 ЕФС-1 |
| ИП на своём режиме | Налоги и взносы за себя платит сам предприниматель | Акт, счёт, платёжное поручение | Проверяется действующая регистрация в ЕГРИП и коды ОКВЭД под предмет договора |
ИП тоже вправе применять НПД: тогда он не платит фиксированные взносы за себя, а для заказчика документы те же, что и у самозанятого физлица, — акт и чек. Разница проявляется в одном месте: при утрате права на НПД такой исполнитель остаётся предпринимателем и переходит на другой режим сам, а физлицо без статуса ИП превращается для вас в обычного исполнителя по ГПХ с НДФЛ и взносами.
Что проверить до подписания договора
Проверка занимает 10-15 минут и закрывает большую часть последующих доначислений. Статус плательщика НПД подтверждается на конкретную дату: сервис проверки статуса налогоплательщика НПД на сайте ФНС выдаёт ответ по ИНН и выбранной дате, там же публикуется техническое описание для автоматической проверки через API. Ответ сервиса сохраняют скриншотом или выгрузкой к каждому расчёту: статус снимается задним числом при превышении лимита, и на момент спора доказывать придётся вам.
Что проверяют до заключения договора: чек-лист
- Статус на дату договора и на дату каждой выплаты. Не единожды при знакомстве, а перед каждым платежом.
- Правило двух лет. По пункту 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ доходы от заказчика, который был работодателем исполнителя менее двух лет назад, объектом НПД не признаются. Проверяется по кадровому архиву, а не со слов человека.
- Вид деятельности. Часть 2 статьи 4 422-ФЗ закрывает режим для перепродажи товаров, реализации подакцизных и маркируемых товаров, добычи полезных ископаемых, работы по агентским договорам, договорам поручения и комиссии.
- Наличие работников у исполнителя. Самозанятый не вправе привлекать работников по трудовым договорам. Если он собирает бригаду, это уже подряд с ИП или юрлицом.
- Остаток лимита. При крупном заказе спросите, сколько исполнитель уже выбрал из 2,4 млн рублей за год: при превышении он теряет право на НПД с даты превышения, и ваши следующие выплаты облагаются НДФЛ и взносами.
- Реквизиты для оплаты. Счёт физического лица, а не корпоративный счёт стороннего юрлица.
Факт: квалифицированную электронную подпись выдают только очно в удостоверяющем центре, её выпуск стоит около 3000 рублей и действует год, после чего нужно продление за ту же сумму. Усиленная неквалифицированная подпись выпускается в мобильном приложении по паспорту и смартфону за несколько минут и не требует поездки.
Отдельная строка в договоре — обязанность исполнителя сообщить об утрате статуса НПД в течение одного-двух рабочих дней и возместить заказчику доначисленные налоги, взносы и пени. Норма прямого действия это не даёт, но в суде такая оговорка работает как основание для взыскания убытков. В практике Добыто чаще всего спотыкаются именно здесь: договор подписан один раз, а статус исполнителя никто не перепроверяет вторые полгода.
Пошаговый порядок оформления самозанятого на работы
Порядок одинаков и для разовой работы, и для длительного сотрудничества. Отличается только периодичность закрывающих документов: акт составляется на каждый этап или на каждый календарный месяц, а чек привязан к расчёту.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как оформить самозанятого на работы: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите предмет: конкретный результат работы или объём услуг. Формулировка «выполнение обязанностей по должности» на этом шаге исключается.
- Шаг 2. Проверьте статус исполнителя в сервисе ФНС по ИНН на дату заключения договора и сохраните ответ.
- Шаг 3. Подготовьте договор подряда или возмездного оказания услуг. В реквизитах сторон указывается ИНН исполнителя и отметка о применении НПД, в тексте — сроки, порядок сдачи-приёмки и цена за результат.
- Шаг 4. Подпишите договор. Бумажный экземпляр или электронный документ, подписанный электронной подписью по соглашению сторон, имеют равную силу.
- Шаг 5. Примите результат по акту. Акт подписывают обе стороны, в нём фиксируется объём, период и сумма.
- Шаг 6. Оплатите работу и получите чек из приложения «Мой налог». Без чека расходы по налогу на прибыль не учитываются.
- Шаг 7. Сложите в одну папку договор, акт, чек и подтверждение статуса на дату расчёта. Этот комплект запрашивают и налоговая, и трудовая инспекция.
Сведения о самозанятом в СФР не подаются: он не застрахованное лицо по этому договору, подраздел 1.1 ЕФС-1 на него не заполняется. Это одно из немногих мест, где режим НПД реально экономит время кадровой службы, а не только деньги компании.
Подпишите договор и акт электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
В сервисе Добыто документ подписывается прямо в браузере, без установки криптопровайдера на машину исполнителя, и вопрос доставки оригиналов закрывается: файл подписи формируется рядом с документом либо встраивается внутрь. Для договора с самозанятым из другого города это способ получить подписанный комплект в тот же день, а не через неделю почтовой пересылки.
Лайфхак: переводите обмен документами в электронный вид не всем пакетом сразу, а с одного типа документа. В практике перехода компания численностью более 250 человек начала с одного документа и подключила большинство исполнителей за 3-4 недели.
Кейс из практики: логистическая компания с семью филиалами и сетью из 12 000 перевозчиков обязана получать полный пакет документов до выхода в рейс, а заявка приходит вечером и должна быть закрыта договором к восьми утра. Пока обмен шёл через квалифицированную подпись, на её выдачу уходил минимум день и требовалась поездка в удостоверяющий центр, удалённость от филиалов доходила до 1200 километров. После перехода на подпись, которая выпускается в смартфоне, выпуск подписи и подписание первого договора занимали 5-10 минут, и около 5000 рейсов в месяц закрываются документами день в день.
Договор с самозанятым: формулировки, которые вызывают переквалификацию
Отношения признают трудовыми не по названию договора, а по содержанию: статьи 15 и 19.1 ТК РФ прямо запрещают гражданско-правовыми договорами регулировать трудовые отношения, а неустранимые сомнения толкуются в пользу их наличия. Признаки, которые ищут инспекторы, перечислены в письме ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@: выполнение работы на территории заказчика, его материалами и оборудованием, подчинение внутреннему распорядку, пропуск на объект, выплаты дважды в месяц одинаковыми суммами, отсутствие конкретного результата и срока.
| Условие в договоре | Как читает инспектор | Чем заменить |
|---|---|---|
| «Исполнитель выполняет обязанности менеджера по продажам» | Трудовая функция по должности | «Исполнитель оказывает услуги по поиску покупателей, результат передаётся отчётом по форме приложения № 1» |
| «Оплата 5-го и 20-го числа каждого месяца» | Зарплатный ритм выплат | «Оплата в течение 5 рабочих дней с даты подписания акта сдачи-приёмки» |
| «Исполнитель соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, режим работы с 9:00 до 18:00» | Подчинение режиму работодателя | «Исполнитель определяет режим и способ оказания услуг самостоятельно, согласуются только сроки сдачи» |
| «Заказчик предоставляет рабочее место, инструмент и расходные материалы» | Инфраструктурная зависимость исполнителя | Исполнитель работает своими средствами, доступ на объект оформляется разовым пропуском под конкретный этап |
| «Договор действует бессрочно, объём определяется заданиями заказчика» | Постоянный характер отношений | Срок договора, перечень этапов и измеримый результат по каждому |
Перечень признаков в письме ФНС открытый: налоговый орган оценивает любые обстоятельства, которые показывают отсутствие у исполнителя самостоятельности. Поэтому чистого договора мало — совпасть должна и фактура: переписка о задачах, а не о явке, оплата по актам, а не по календарю.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о статусе отношений решает не название документа, а процедура вокруг него. Когда мы разбираем дело, в первую очередь смотрим, чем подтверждается результат работы: если по всему массиву переписки видно только время прихода и ухода, договор подряда уже не спасёт. Поднимите переписку с исполнителем за последний квартал и посмотрите, о чём она — о результате или о явке.»
Цена ошибки: во что обходится переквалификация
Заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей, ИП — от 5 000 до 10 000 рублей, юридическое лицо — от 50 000 до 100 000 рублей. Повторное нарушение по части 5 той же статьи даёт дисквалификацию должностного лица на срок от одного года до трёх лет, для юрлица — от 100 000 до 200 000 рублей.
Штраф здесь не основная сумма. При переквалификации налоговая доначисляет НДФЛ и страховые взносы за весь период договора, добавляет пени и штраф по статье 122 НК РФ, а работник получает право требовать отпускные, оплату больничных и восстановление стажа. Отдельно снимаются расходы, принятые без чеков.
Внимание: налоговые органы передают в межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости сведения о компаниях, у которых более 10 договоров с плательщиками НПД при среднемесячном доходе исполнителя свыше 20 000 рублей и средней продолжительности сотрудничества более 3 месяцев за год. Перечень утверждён приказом Минтруда от 02.02.2024 № 40н.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
У трудовой инспекции работает свой индикатор риска подмены трудовых отношений с самозанятыми: сотрудничество более чем с 35 исполнителями на НПД дольше 3 месяцев, среднемесячный доход каждого от 35 000 рублей и не менее 75% этого дохода от одного заказчика. Срабатывание индикатора — основание для внеплановой проверки ГИТ, и первым делом инспектор запрашивает договоры, акты и переписку.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Считайте не штраф, а полную стоимость переквалификации: НДФЛ и взносы за весь срок договора, пени, снятые расходы и требования самого исполнителя по отпускным. Один договор такой суммы обычно не даёт, а пул из тридцати исполнителей на постоянных выплатах — даёт. Посчитайте свой пул по критериям приказа № 40н до того, как это сделает налоговая.»
Акт и чек: как подтвердить расходы и не потерять их
Чек формируется исполнителем в приложении «Мой налог» или в веб-кабинете плательщика НПД. По части 3 статьи 14 422-ФЗ при расчёте наличными или электронными средствами платежа чек передаётся в момент расчёта, при иных формах безналичных расчётов — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором прошёл расчёт. Организации не учитывают в расходах затраты на приобретение работ и услуг у плательщика НПД при отсутствии чека — это прямая норма части 8 статьи 15 422-ФЗ, и она действует и на общей системе, и на УСН.
Чек не заменяет акт. Акт фиксирует, что именно принято и за какой период, чек — что исполнитель отразил доход и заплатит с него налог. В комплекте нужны оба документа плюс договор: по одному чеку инспекция состав расходов не признаёт, потому что из чека не виден объём работ.
Отдельный риск — аннулирование чека. Исполнитель вправе аннулировать его в приложении, и тогда ваш расход остаётся без подтверждения. Практическая защита проста: сверяйте чеки по своей базе раз в квартал, а в договор закладывайте обязанность исполнителя не аннулировать чек по исполненному обязательству и возместить убытки.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка имела значение, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Сначала выясните, что именно у вас на руках: скан подписанного от руки акта — это электронный образ, а файл с криптографической подписью — электронный документ. Требования к подписи и порядок подачи у них разные, и половина споров растёт из смешения этих двух режимов. Откройте файл: если внутри изображение собственноручной подписи, перед вами образ.»
Шаблоны документов для работы с исполнителями и штатом
Комплект собирает то, что запрашивают при проверке первым; начните с согласия на обработку персональных данных — оно нужно и по договору ГПХ, если вы собираете паспортные данные исполнителя.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата электронной подписи | Скачать |
| Акт об отказе от подписания и уведомление второй стороне | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
Когда самозанятый не подходит
Режим НПД закрывает разовые и проектные задачи с измеримым результатом. Есть ситуации, где он не применяется вовсе или создаёт риск, несопоставимый с экономией на взносах.
| Ситуация | Что оформлять | Что критично |
|---|---|---|
| Человек уволился от вас менее двух лет назад | Трудовой договор либо ГПХ с удержанием НДФЛ и взносами | Режим НПД к его доходам от вас не применяется по пункту 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ |
| Постоянная функция в графике компании: кассир, водитель на маршруте, оператор смены | Трудовой договор | Подчинение режиму и рабочее место заказчика читаются как трудовые отношения |
| Исполнитель перепродаёт товар или работает по агентскому договору | Договор с ИП или юридическим лицом | Такие доходы под НПД не подпадают, чек не спасает |
| Годовой объём заказа приближается к 2,4 млн рублей | Договор с ИП | С даты превышения лимита заказчик становится налоговым агентом по НДФЛ |
| Работы с постоянным доступом на опасный объект и обязательными инструктажами | Трудовой договор или договор с подрядной организацией | Обязанности по охране труда установлены в отношении работников, а не исполнителей по ГПХ |
Приём в штат снимает вопрос о переквалификации, но добавляет кадровый документооборот: трудовой договор, приказ, ознакомление с локальными актами, табель, график отпусков. Здесь и появляется КЭДО — он работает с работниками по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и к договорам с самозанятыми не относится: с исполнителем вы обмениваетесь документами по обычному электронному документообороту и подписи используете по соглашению сторон.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой электронного обмена на всех исполнителей: десять человек проходят полный цикл от выпуска подписи до чека, и только после этого подключается остальной пул. Это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов.
Электронная подпись для договора с самозанятым
Для гражданско-правового договора вид подписи стороны выбирают сами: статья 160 ГК РФ допускает подписание документа любым способом, позволяющим достоверно определить лицо, а 63-ФЗ разрешает признавать равнозначными собственноручной подписи документы, подписанные простой или неквалифицированной подписью, если стороны об этом договорились. Соглашение об использовании подписи включают отдельным разделом в сам договор либо подписывают первым документом на бумаге.
Практическое ограничение одно: удостоверяющие центры находятся в России, и исполнитель, который уехал за границу, квалифицированную подпись там не получит. Мобильная неквалифицированная подпись выпускается в приложении по паспорту и работает из любой страны, и для договоров подряда, актов и отчётов её достаточно.
Важный нюанс из практики: стандартный порядок «сначала подписывает автор документа, потом вторая сторона» разворачивается под процесс заказчика. Крупная страховая группа с агентской сетью в 5500 человек перестроила маршрут так: компания формирует акт и отправляет его без подписи, агент подписывает первым, и только затем документ подписывает заказчик. Причина простая — выпуск квалифицированной подписи каждому агенту стоил бы около 3000 рублей на человека и требовал очной явки, поэтому сеть перевели на подпись, которая выпускается в смартфоне за пять минут.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда исполнителей десятки, считайте не только тариф сервиса, но и стоимость выпуска подписей: квалифицированная подпись на каждого — это около 3000 рублей и очная явка в удостоверяющий центр, и часть исполнителей просто откажется тратить на это день. Посчитайте свой пул: если в нём больше двадцати человек, вариант с подписью в смартфоне окупается на первом же цикле документов.»
Стоимость электронного документооборота: тарифы Добыто
Стоимость зависит от численности подключённых людей и набора функций: интеграции, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к SLA.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и необходимости интеграции с учётной системой; действующие условия по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф меняется в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Для договоров с самозанятыми кадровая часть не задействуется: исполнителю нужен только доступ к подписанию и получение своего экземпляра.
Выводы
Оформление самозанятого держится на четырёх опорах: проверенный статус на дату каждого расчёта, договор с результатом вместо трудовой функции, акт и чек в одном комплекте. Правило двух лет и лимит 2,4 млн рублей отсекают часть исполнителей ещё на этапе переговоров, а критерии приказа Минтруда № 40н и индикатор риска трудовой инспекции показывают, при каком объёме пула компания попадает в поле зрения контролирующих органов. Экономия на взносах имеет смысл только там, где отношения действительно проектные.
Сервис Добыто закрывает техническую часть: подписание договоров и актов электронной подписью без поездок и курьеров, маршруты согласования и электронный архив, а для штата — полноценный кадровый документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Если часть исполнителей со временем переходит в штат, документы и подписи остаются в одном контуре.
Частые вопросы
Можно ли заключить договор с самозанятым, который одновременно работает в компании по трудовому договору?
Нет. Доходы от заказчика, который является или являлся работодателем менее двух лет назад, не признаются объектом НПД по пункту 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ. Выплаты по такому договору облагаются НДФЛ и страховыми взносами как обычные выплаты физлицу, а чек, сформированный исполнителем, ситуацию не меняет: налоговая пересчитает обязательства заказчика.
Что делать, если самозанятый превысил лимит 2,4 млн рублей в середине договора?
Право на НПД он теряет с даты превышения. Все выплаты после этой даты вы облагаете НДФЛ как налоговый агент и начисляете страховые взносы, если исполнитель не зарегистрировался как ИП. Документы до даты утраты статуса остаются в силе, чеки по ним действительны. Проверка статуса перед каждой оплатой и есть способ поймать этот момент вовремя.
Может ли компания работать с самозанятым из другой страны?
Применять НПД вправе граждане России, а также граждане Белоруссии, Казахстана, Армении и Киргизии, которые встали на учёт по ИНН, полученному в России. Гражданство третьей страны исключает режим НПД, и договор с таким исполнителем оформляется по общим правилам с удержанием НДФЛ по применимой ставке.
Самозанятый аннулировал чек после того, как получил оплату. Что делать заказчику?
Сначала запросите повторное формирование чека: исполнитель вправе сформировать его заново с указанием фактической даты расчёта. Если чек не восстановлен, расход по этой операции подтвердить нечем, и его снимают при проверке. Сведения об аннулировании фиксируются в приложении «Мой налог», а взыскать доначисленный налог и пени можно только через договорную оговорку об ответственности исполнителя.
Нужно ли подавать сведения по самозанятому в Социальный фонд России?
Нет. Плательщик НПД не является застрахованным лицом по договору с вами, поэтому подраздел 1.1 формы ЕФС-1 на него не подаётся и взносы не начисляются. Для сравнения: по договору ГПХ с физлицом без статуса самозанятого сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора.
Можно ли подписывать акты с самозанятым простой электронной подписью?
Да, если стороны заранее договорились о таком порядке. По 63-ФЗ документы, подписанные простой или неквалифицированной подписью, признаются равнозначными бумажным при наличии соглашения сторон, которое определяет правила определения подписанта и обязанность сохранять конфиденциальность ключа. Соглашение включают разделом в договор или подписывают отдельным документом до начала обмена.
