Рабочее время: что работодатель вправе требовать в 2026

Рабочее время работодатель вправе занять только тем, что уже описано в трудовом договоре, должностной инструкции и локальных нормативных актах, с которыми работник ознакомлен под подпись. Всё, что выходит за эти рамки, статья 60 ТК РФ называет работой, не обусловленной трудовым договором: требовать её нельзя, нужны письменное согласие, отдельный приказ и оплата. Обучение по охране труда, инструктажи и медосмотры стоят особняком: их работодатель не просто вправе, а обязан требовать, а работника без них отстраняют от работы по статье 76 ТК РФ. Главное различие проходит по границе трудовой функции: внутри неё отказ работника разбирается как дисциплинарный проступок по статье 192 ТК РФ, за её пределами отказ законен и взысканию не подлежит.

Разберём три уровня требований и документы, которыми каждый из них закрепляется, чтобы требование было исполнимым, а не декларативным. Покажем, какие расхождения в приказах и журналах инспектор находит за минуту и какие требования незаконны даже при письменном согласии работника. Лимиты сверхурочной работы после 1 сентября 2026 года, категории работников, которых общие правила не касаются, размеры штрафов по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП и тарифы на перевод кадровых документов в электронный вид — во второй половине статьи.

Три уровня требований: что обязательно, что по согласию, что вне закона

Требование руководителя становится обязательным не от тона, а от основания. Оснований ровно три: трудовая функция, прямая обязанность работодателя по охране труда и отдельное соглашение сторон. Всё, что не попадает ни в одну группу, работник вправе не выполнять, и статья 60 ТК РФ даёт ему для этого прямую норму.

Таблица показывает, чем оформляется каждый тип требования и что происходит, если работник отвечает отказом.

Из таблицы видно закономерность, которая экономит время при разборе спорной ситуации: там, где согласие обязательно, оно должно быть письменным и полученным до начала работы, а не подтверждённым потом табелем или перепиской.

Документы, которые превращают пожелание в обязанность

Требование, не закреплённое документом, существует только на словах. Проверка это показывает быстрее всего: инспектор запрашивает не переписку, а комплект из трудового договора, должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка и листа ознакомления. Если в договоре режим описан формулировкой «согласно графику», а самого графика нет, требовать соблюдения нечего.

Минимальный комплект выглядит так. Трудовой договор фиксирует трудовую функцию, место работы и режим, если он отличается от общих правил. Должностная инструкция раскрывает функцию до конкретных обязанностей. Правила внутреннего трудового распорядка описывают время начала и окончания работы, перерывы, порядок учёта и дисциплинарные процедуры и принимаются с учётом мнения представительного органа работников по статье 190 ТК РФ. Лист ознакомления подтверждает, что работник видел все три документа до начала работы, как требует статья 68 ТК РФ.

Важный нюанс из практики: дата документа решает исход спора чаще, чем его текст. Дополнительное соглашение, датированное позже события, к которому оно относится, работает против работодателя: на момент события обязанности ещё не существовало. В бумажном обороте документы подписываются, когда до них дошли руки, и хронология ломается незаметно. При электронном подписании дата фиксируется технически, и спор о том, что было раньше, не возникает.

Что проверить до того, как предъявлять требование

Короткая самодиагностика по пяти пунктам закрывает большинство спорных ситуаций.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1. Требуемая работа названа в трудовом договоре или должностной инструкции дословно, а не выводится из общей формулировки про «иные поручения руководителя».
2. Работник ознакомлен с должностной инструкцией и правилами внутреннего трудового распорядка под подпись, и дата ознакомления не позже даты начала работы.
3. Режим рабочего времени описан конкретными часами, а не отсылкой к несуществующему графику.
4. Для требования за пределами нормы времени собрано письменное согласие до начала работы, а не после.
5. Требование не входит в перечень запрещённых для этой категории работников: возраст, беременность, медицинские противопоказания, действующий ученический договор.

Образцы документов по режиму работы и учёту времени

Комплект для проверки своих форм, начинать стоит с листа ознакомления с локальными нормативными актами: без него остальные документы не работают.

Как закрепить требование к рабочему времени: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Опишите режим в правилах внутреннего трудового распорядка: время начала и окончания работы, продолжительность перерыва, выходные, порядок суммированного учёта, если он применяется.
2. Шаг 2. Согласуйте проект правил с представительным органом работников по статье 190 ТК РФ и утвердите его приказом.
3. Шаг 3. Перенесите в трудовой договор только то, что отличается от общего режима: неполное время, гибкий график, ненормированный рабочий день, сменность.
4. Шаг 4. Ознакомьте работников с правилами и должностными инструкциями под подпись, а новых работников — до подписания трудового договора.
5. Шаг 5. Назначьте приказом ответственного за ведение табеля и закрепите его обязанность в должностной инструкции.
6. Шаг 6. При изменении режима по инициативе работодателя вручите уведомление по статье 74 ТК РФ не позднее чем за два месяца и зафиксируйте дату вручения.

Учёт рабочего времени: чем работодатель доказывает исполнение и нарушение

Обязанность вести учёт фактически отработанного каждым работником времени установлена статьёй 91 ТК РФ, и это не формальность отдела кадров. Табель — основной документ, которым работодатель подтверждает и выполнение нормы, и факт переработки, и прогул. Спор о том, был ли работник на месте, без табеля решается в пользу работника.

Формы Т-12 и Т-13 обязательными не являются, организация вправе утвердить свою форму приказом. Обязателен не бланк, а содержание: персональный учёт по каждому работнику, отдельные коды для явок, сверхурочных часов, работы в выходной, ночных часов, отпуска, больничного и командировки. Сводная цифра «отработал месяц» проверку не проходит.

Табель, график и уведомления относятся к документам, которые закон разрешает вести и подписывать в электронном виде. В сервисе Добыто они попадают в личный кабинет работника тем же маршрутом, что и приказы, а на бумаге остаётся короткий закрытый перечень: журнал инструктажа по охране труда, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка тех, кто её сохранил.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сроки повторного обучения и инструктажей нужно вести от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение. Именно эти сроки чаще всего теряются при ручном учёте: приказ на отдел есть, а люди, которые в этот день были в отпуске или на больничном, выпадают из охвата. В практике Добыто персональные сроки выносят в систему первым делом при переходе на электронный кадровый документооборот.»

Соберите табель учёта рабочего времени по своей смене

Чего работодатель требовать не вправе даже с согласия работника

Часть требований не спасает ни письменное согласие, ни подпись работника под локальным актом. Статья 9 ТК РФ запрещает включать в договоры условия, снижающие уровень гарантий, а условие, ухудшающее положение работника, не применяется, даже если он его подписал. Это первое, что проверяет суд, когда работодатель приносит подписанный документ как доказательство.

Закрытый перечень здесь не составить, но типовые ситуации повторяются.

• Работа в перерыв для отдыха и питания. По статье 108 ТК РФ перерыв продолжительностью от 30 минут до двух часов в рабочее время не включается, и работник использует его по своему усмотрению. Требование не покидать рабочее место и отвечать на звонки превращает перерыв в рабочее время со всеми последствиями по оплате.
• Отработка опоздания после смены. Отработанное сверх нормы время — это сверхурочная работа с оплатой по статье 152 ТК РФ. Компенсировать опоздание неоплачиваемой переработкой нельзя, за опоздание применяется дисциплинарное взыскание.
• Поручения вне трудовой функции без оформления. Статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором. Общая фраза про иные поручения руководителя в должностной инструкции границу функции не расширяет.
• Сверхурочная работа сверх годового лимита. Согласие работника не легализует превышение предельных часов.
• Отработка за обязательное обучение. Обучение по охране труда, пожарной безопасности и электробезопасности проводится за счёт работодателя в силу его обязанности, и условие об отработке или о возмещении его стоимости при увольнении не применяется.
• Сокращённое рабочее время в обмен на полную ставку. Гарантия установлена законом, отказаться от неё работник не может.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Согласие работника не превращает незаконное условие в законное. Подпись под таким условием даёт работодателю ноль защиты и при этом фиксирует нарушение письменно, его же рукой. Расчёт на то, что человек не пойдёт жаловаться, — плохая ставка: по отдельным категориям работников, особенно по несовершеннолетним, инспекция и прокуратура реагируют заметно живее, чем по обычным обращениям.»

Что работодатель требовать обязан: охрана труда и допуск к работе

Обратная сторона темы обсуждается реже, хотя штрафы здесь выше. Обучение по охране труда, инструктажи, стажировка, обязательные медосмотры и психиатрическое освидетельствование — не право работодателя, а его обязанность по статье 214 ТК РФ. Работника, который их не прошёл, статья 76 ТК РФ обязывает отстранить от работы, и заработная плата за период отстранения не начисляется.

Контроль за этим блоком с 2026 года устроен иначе, чем привыкли. Мораторий на плановые проверки действует, плановые мероприятия остались для категории высокого риска, а основной контроль перешёл в другие формы: внеплановые проверки по индикаторам риска, реагирование на обращения и профилактические визиты. Проверки ведут государственные инспекции труда как территориальные органы Роструда по правилам Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ. Перед проверкой полезно пройти сервис самопроверки «Электронный инспектор»: он показывает те же расхождения в документах, которые инспектор увидит на месте.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём. Индикатор риска срабатывает автоматически, по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать о срабатывании заранее он не может. Профилактический визит — единственный формат, где документы показывают без штрафа, а уклонение от обязательного визита само по себе даёт основание для внеплановой проверки.»

Что об этом думает ГИТ: проверка идёт по проверочным листам, и за их рамки инспектор выходить не вправе. Работодателю это выгодно: самопроверка по тем же спискам закрывает проверку заранее. Типовые находки почти никогда не выглядят как «обучение не проводилось». Они выглядят как расхождение документов между собой: дата инструктажа позже даты начала работы по приказу о приёме, комиссия, члены которой сами не обучены, повторный инструктаж, проведённый приказом на подразделение без охвата отсутствовавших.

Отдельный источник лишних расходов — программы, которые продают под видом обязательных. Программа обязательна только тогда, когда в действующем нормативном акте одновременно названы категория работников, периодичность или событие-триггер и последствие недопуска. Нет хотя бы одного признака — обязанности нет, а бюджет обучения конечен: каждая купленная несуществующая обязанность оборачивается не проведённым вовремя повторным инструктажем. В практике Добыто перечень обязательного обучения по должностям со ссылкой на пункт акта и периодичностью заводят в систему отдельным справочником: он показывает систему работы, а не набор оплаченных программ.

Сверхурочные, выходные и командировки: требование за пределами нормы

Привлечение сверх нормы регулируется с 1 сентября 2026 года по обновлённым правилам: изменения внесены Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Общий лимит сверхурочной работы остался прежним — 120 часов в год. При наличии коллективного договора либо отраслевого или межотраслевого соглашения, распространяющегося на работодателя, лимит поднимается до 240 часов в год, а привлечение сверх 120 часов допускается с письменного согласия работника. Для отдельных категорий работников лимит остаётся на уровне 120 часов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Оплата приведена к единому порядку: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном размере за каждый час. Конкретные размеры определяются коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника повышенная оплата заменяется дополнительным временем отдыха. Работники, которых привлекают к сверхурочной работе более 120 часов, получили право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка.

Для работы в выходной или нерабочий праздничный день действует своя процедура по статье 113 ТК РФ: письменное согласие, приказ и выбор работника между оплатой не менее чем в двойном размере и другим днём отдыха. Согласие, полученное после выхода на работу, ситуацию не исправляет.

Командировка: когда согласие обязательно

Командировка по статье 166 ТК РФ — поездка по распоряжению работодателя, и для большинства работников согласия она не требует. Исключение составляют категории из статьи 259 ТК РФ: беременных женщин направлять в командировку нельзя вовсе, а работников с детьми до трёх лет и другие защищённые категории — только с письменного согласия, при отсутствии медицинских противопоказаний и после письменного уведомления о праве отказаться. Уведомление вручается до приказа, а не вместе с ним.

В практике Добыто маршрут командировки собирают так, чтобы уведомление о праве отказаться уходило работнику раньше приказа: при бумажном обороте эти два документа регулярно подписываются одним днём, и защищённая категория оказывается уведомлённой задним числом.

Категории работников, к которым общие требования не применяются

Одинаковое требование ко всему штату — самый частый источник нарушений, потому что ограничения привязаны не к должности, а к статусу человека. Таблица собирает ситуации, которые чаще остальных проходят мимо кадровой службы.

Проверка по этой таблице занимает один рабочий день на штат в пару сотен человек и снимает большую часть претензий, которые инспектор находит при сверке двух документов между собой.

Цена незаконного требования и цена лишнего контроля

Незаконное требование редко заканчивается одним эпизодом. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП — это предупреждение или штраф на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Неоплаченная переработка добавляет требование о взыскании заработной платы с процентами по статье 236 ТК РФ, а незаконное дисциплинарное взыскание — его отмену с компенсацией морального вреда.

Дороже всего обходится охрана труда. Часть 3 статьи 5.27.1 КоАП даёт юридическому лицу от 110 000 до 130 000 рублей за каждого работника, допущенного без обучения. Пятнадцать необученных работников превращают верхнюю границу в сумму, сопоставимую с годовым бюджетом обучения средней компании. Повторное аналогичное нарушение по части 5 той же статьи — от 100 000 до 200 000 рублей на юридическое лицо либо приостановление деятельности на срок до 90 суток, а на должностное лицо от 30 000 до 40 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Нарушения по режиму и обучению почти никогда не выглядят как отсутствие документа. Они выглядят как расхождение между документами: инструктаж датирован позже первого рабочего дня, приказ на подразделение есть, а половина отдела была в отпуске. Сверьте даты в журналах с датами приёма за последний год — это одна выгрузка и один вечер работы, а находит она больше, чем полный аудит комплекта.»

Когда жёсткий контроль режима избыточен

Тотальный учёт нужен не всем. Если оплата труда полностью повременная, штат небольшой и стабильный, сверхурочные не применяются, а результат работы виден по сдаче задач, подробная фиксация каждого часа даёт только административную нагрузку: обязанность по статье 91 ТК РФ закрывается обычным табелем.

Контроль перестаёт быть избыточным в трёх случаях: работа идёт по сменам или суммированному учёту, часть штата работает дистанционно, а заработная плата зависит от отработанных часов. В этих ситуациях спор о количестве часов рано или поздно возникает, и выигрывает его тот, у кого есть персональный учёт по каждому работнику.

Стоимость перевода кадровых документов о режиме в электронный вид

Стоимость зависит от численности штата и от набора функций: интеграция с учётной системой, электронный архив и уровень поддержки распределены по тарифам.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа, а не из количества документов: графики, табели, уведомления и согласия подписываются в рамках того же тарифа. Полные условия по каждому пакету и состав функций указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф меняется в любую сторону: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому пилотную группу можно запускать на младшем тарифе и переходить на старший после раскатки на весь штат.

Выводы

Объём законных требований к работнику задаётся не устным распоряжением, а комплектом из трудового договора, должностной инструкции и правил внутреннего трудового распорядка с подтверждённой датой ознакомления. Внутри трудовой функции требование обязательно, за её пределами нужны письменное согласие до начала работы, приказ и оплата, а отдельные требования незаконны даже при подписи работника. Обучение по охране труда, инструктажи и медосмотры работодатель обязан требовать сам, и цена пропуска считается по каждому допущенному работнику.

Большая часть претензий инспекции возникает не из-за отсутствия документов, а из-за разъехавшихся дат: уведомление позже приказа, соглашение позже события, инструктаж позже первого рабочего дня. В сервисе Добыто маршруты согласования и персональные сроки обучения ведутся так, что хронология фиксируется технически, а не восстанавливается по памяти кадровой службы при подготовке к проверке.

Частые вопросы

Можно ли требовать, чтобы работник оставался на связи после окончания смены

Требовать нельзя. После окончания рабочего дня наступает время отдыха, которым работник распоряжается по своему усмотрению. Если он фактически выполняет работу по распоряжению руководителя, это сверхурочная работа: нужны письменное согласие, приказ, отражение часов в табеле и оплата по статье 152 ТК РФ. Условие о постоянной доступности, вписанное в должностную инструкцию, ухудшает положение работника и по статье 9 ТК РФ не применяется. Доступность в нерабочее время законна только для работников с ненормированным рабочим днём, и то эпизодически, с компенсацией дополнительным отпуском не менее трёх календарных дней.

Обязан ли работник выполнять поручение, которого нет в должностной инструкции

Нет, за одним исключением. Статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором, и ссылка на производственную необходимость сама по себе основанием не является. Исключение даёт статья 72.2 ТК РФ: при катастрофе, аварии, несчастном случае, пожаре, наводнении или простое по этим причинам работника переводят без согласия на срок до одного месяца, а перевод на работу более низкой квалификации всё равно требует письменного согласия. Во всех остальных случаях дополнительная работа оформляется по статье 60.2 ТК РФ дополнительным соглашением с указанием содержания, объёма, срока и доплаты.

Можно ли требовать от работника обедать на рабочем месте

Обычный перерыв для отдыха и питания продолжительностью от 30 минут до двух часов в рабочее время не включается, и работник вправе покидать рабочее место. Если условия производства не позволяют выйти, работодатель обязан обеспечить возможность приёма пищи на рабочем месте, и тогда такой перерыв включается в рабочее время и оплачивается. Промежуточная схема, при которой перерыв формально не оплачивается, а покидать место запрещено, в споре читается как рабочее время с требованием доплаты за весь период.

Вправе ли работодатель требовать отработать опоздание после смены

Нет. Время, отработанное сверх установленной продолжительности по инициативе работодателя, считается сверхурочным и оплачивается в повышенном размере, поэтому отработка опоздания создаёт работодателю новую обязанность вместо компенсации потерь. За само опоздание применяется дисциплинарное взыскание в порядке статьи 193 ТК РФ: письменное объяснение с двумя рабочими днями на подготовку, приказ не позднее месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения.

Можно ли направить работника на обязательное обучение в выходной день

Обучение по распоряжению работодателя в день отдыха — это привлечение к работе в выходной по статье 113 ТК РФ. Нужны письменное согласие работника, приказ и оплата не менее чем в двойном размере либо другой день отдыха по выбору работника. Обязательность самой программы порядок привлечения не меняет: она объясняет, зачем обучение нужно, но не отменяет процедуру. Для работников до 18 лет и беременных женщин такое привлечение запрещено.

Что делать, если работник отказался подписать приказ о привлечении к сверхурочной работе

Отказ от подписи фиксируется актом в присутствии двух работников, но юридически это разные ситуации. Отказ подписать приказ об уже выполненной работе на оплату не влияет: часы подтверждаются табелем и подлежат оплате в повышенном размере. Отказ дать согласие до начала работы правомерен вне случаев части 3 статьи 99 ТК РФ, и дисциплинарным проступком он не является. Взыскание, наложенное за такой отказ, суд отменяет.

Как требовать соблюдения режима от дистанционного работника

Режим дистанционной работы определяется трудовым договором или дополнительным соглашением, а если он там не описан, работник устанавливает его самостоятельно. Требовать присутствия онлайн с 9 до 18 можно только тогда, когда эти часы прямо закреплены в договоре. Порядок взаимодействия и сроки ответа на запросы тоже прописываются в договоре или локальном акте, иначе претензия к скорости ответа не опирается ни на что. Учёт времени при этом ведётся так же, как для офисных работников: обязанность по статье 91 ТК РФ от места работы не зависит.