Трудовая инспекция — это территориальный орган Роструда в субъекте РФ, а её рабочие инструменты для кадровика собраны на портале Онлайнинспекция.рф: 18 сервисов, из которых работодателю нужны пять. Самопроверка идёт в «Электронном инспекторе»: 79 тематических проверочных листов, акт самопроверки формируется на месте и в инспекцию не передаётся. Через раздел «Предприятие информирует» подаётся заявление об изменении категории риска, отправляются документы по электронной проверке и оформляется заявка на профилактический визит. Различие, которое определяет порядок действий: обращение через «Сообщить о проблеме» рассматривается 30 дней и запускает надзорную процедуру, а вопрос «Дежурному инспектору» получает ответ за 3 рабочих дня и никаких последствий для компании не создаёт.
Разберём, какой из трёх официальных сайтов открывать под конкретную задачу, где брать телефон своей инспекции, чем самопроверка отличается от реальной проверки и какие документы по кадровому электронному документообороту инспектор запрашивает первыми. Отдельно покажем ситуации, которые сервисы инспекции не закрывают вообще. Сценарная таблица сервисов, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, чек-лист подготовки к самопроверке и стоимость перевода кадровых документов в электронный вид на 2026 год — во второй половине статьи.
Что такое трудовая инспекция и какие вопросы она решает
Государственная инспекция труда (ГИТ) — территориальное подразделение Федеральной службы по труду и занятости. Полномочия инспекторов описаны в статьях 353-357 ТК РФ, а порядок контрольных мероприятий — в Федеральном законе от 31.07.2020 № 248-ФЗ о государственном контроле. Инспектор вправе беспрепятственно посещать работодателя, запрашивать документы и объяснения, выдавать предписания об устранении нарушений, отстранять от работы лиц, не прошедших обучение по охране труда, и составлять протоколы по КоАП.
Чужие вопросы инспекция не рассматривает. Санитарные условия в помещении, качество питьевой воды и работа столовой — это Роспотребнадзор. Взыскание задолженности по зарплате за прошлые периоды, восстановление на работе и компенсация морального вреда — суд. Признаки уголовного состава, например полная невыплата зарплаты свыше двух месяцев, — следственные органы и прокуратура. Жалоба в Роспотребнадзор на невыплату премии просто вернётся заявителю с перенаправлением, потеряв 30 дней.
При этом трудовое законодательство проверяет не только ГИТ. Прокурорские проверки соблюдения требований трудового законодательства идут по своей линии и по своим основаниям: несвоевременная выплата заработной платы, жалобы работников, признаки сокрытия трудовых отношений, низкий уровень заработной платы. Уведомление о такой проверке приходит с минимальным запасом времени, и времени на подготовку комплекта практически нет.
Официальный сайт трудовой инспекции: три адреса и разные задачи
Под словами «сайт трудовой инспекции» скрываются три разных ресурса, и путаница между ними стоит времени.
rostrud.gov.ru — сайт центрального аппарата Роструда. Здесь нормативные документы, руководства по соблюдению обязательных требований, реестры и разъяснения ведомства. Сюда же имеет смысл заходить за официальной позицией по спорному вопросу: на официальном сайте Роструда публикуются доклады с обобщением правоприменительной практики, из которых видно, какие нарушения инспекторы фиксируют чаще всего.
gitNN.rostrud.gov.ru — сайты территориальных инспекций, где номер после букв git соответствует коду региона: git77 для Москвы, git78 для Санкт-Петербурга, git62 для Рязанской области. Именно там лежит то, что чаще всего ищут по запросу «номер трудовой инспекции»: адрес, телефон приёмной, часы личного приёма и реквизиты для уплаты административного штрафа. Универсального единого телефона у инспекции нет, номер всегда региональный.
Онлайнинспекция.рф — сервисный портал Роструда, работающий с 2013 года. Здесь собраны интерактивные инструменты: подача обращений, консультации, самопроверка, взаимодействие работодателя с инспекцией через личный кабинет с авторизацией через Госуслуги.
Ниже — сервисы портала, которые реально используются в кадровой работе, с задачей и результатом по каждому.
| Сервис | Какую задачу закрывает | Результат и срок |
|---|---|---|
| Электронный инспектор | Самопроверка по 79 проверочным листам: приём, изменение условий, увольнение, рабочее время, время отдыха, оплата труда, ответственность, обучение, охрана труда, отдельные категории работников | Акт самопроверки с перечнем нарушений и способами устранения; в инспекцию не передаётся |
| Дежурный инспектор | Консультация по конкретной норме, поиск ответа в базе часто задаваемых вопросов | Письменный ответ, 3 рабочих дня |
| Сообщить о проблеме | Заявление в ГИТ о нарушении трудовых прав | Ответ в течение 30 дней, возможна надзорная процедура в отношении работодателя |
| Предприятие информирует | Заявление об изменении категории риска, направление документов по запросу инспектора при электронной проверке | Решение отслеживается в личном кабинете; вход через Госуслуги |
| Профилактический визит | Заявка работодателя на визит инспектора по собственной инициативе | Разъяснения без протокола; предписание по итогам визита не выдаётся |
| Досудебное обжалование | Обжалование решений о проведении проверки, предписаний и актов контрольных мероприятий | Жалоба подаётся в течение 10 рабочих дней, рассматривается 20 рабочих дней |
| Банк типовых документов и памятки | Формы и образцы кадровых документов, разъяснения по процедурам | Скачивание без регистрации |
| Трудовой навигатор | Пошаговая схема действий по типовой ситуации с образцами документов | Схема на экране, регистрация не нужна |
Если письменный ответ нужен к дате приказа, вопрос идёт «Дежурному инспектору»: в «Сообщить о проблеме» горизонт 30 дней и другой предмет рассмотрения — там проверяют работодателя, а не отвечают на вопрос по норме.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Перед тем как задавать вопрос инспектору или переписывать локальный акт, мы проверяем статус нормы. Поправки Минтруда о применении мессенджера MAX для документооборота между работником и работодателем и о неквалифицированной подписи для договоров с дистанционными работниками на дату публикации остаются проектом, и виды подписи для кадровых документов определяются действующей редакцией статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Сверяйте формулировку по действующей редакции, а не по обзорам: значительная часть публикаций написана до 1 сентября 2026 года и говорит о поправках в будущем времени.»
Факт: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей. Сверять оклады перед самопроверкой нужно с региональным значением.
Электронный инспектор: как пройти самопроверку и что она даёт
Сервис «Электронный инспектор» работает с 2014 года, в сентябре 2025 года перезапущен в обновлённом формате. Логика простая: вы выбираете тему, отвечаете на вопросы по реальным документам своей организации, а система на выходе формирует акт самопроверки с перечнем выявленных нарушений и способами их устранения, включая инструкции и шаблоны документов. После исправлений проверку можно пройти повторно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ключевое ограничение указано на самом сервисе: результаты самопроверки в инспекцию труда не отправляются. Это инструмент внутреннего аудита, а не способ отчитаться перед ГИТ и не основание для снижения категории риска. Акт можно распечатать и передать руководителю или в кадровую службу как обоснование бюджета на исправление нарушений.
Проверочные листы в сервисе разложены по одиннадцати блокам: приём на работу, изменение условий трудового договора, увольнение, рабочее время, время отдыха, оплата труда, ответственность сторон, подготовка и дополнительное профессиональное образование, охрана труда, особенности регулирования труда отдельных категорий работников, иные вопросы. Начинать логично с блоков, где формируется основная масса нарушений: оплата труда и оформление трудового договора.
В Добыто мы используем акт самопроверки как входную точку аудита перед внедрением КЭДО. Он показывает, какие нарушения нужно закрыть на бумаге до того, как процесс переведён в электронный вид: перенос неисправленной ошибки в систему делает её только заметнее для инспектора.
Что подготовить до запуска самопроверки
Проверочные листы построены вокруг конкретного работника и конкретного документа. Если открывать их с пустыми руками, половина ответов окажется наугад, и акт получится бесполезным.
- Штатное расписание и оргструктура в действующей редакции. С 1 января 2026 года применяется классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам.
- Два-три трудовых договора разных типов: бессрочный, срочный, с дистанционным работником. Проверочные листы по приёму опираются на текст договора, а не на приказ.
- Расчётные документы за последние три месяца: расчётные листки, платёжные ведомости, локальный акт об оплате труда. Блок «Оплата труда» самый объёмный.
- Правила внутреннего трудового распорядка и график отпусков с отметками об ознакомлении работников.
- Комплект по охране труда: приказ об ответственном, программы и журналы инструктажей, документы об обучении, результаты специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков.
Отдельно проверьте, кто у вас отвечает за охрану труда. Если численность больше 50 человек, нужен отдельный специалист по охране труда, необязательно на полную ставку. До 50 человек достаточно назначенного ответственного, например кадрового работника, но приказ об ответственном обязателен в любом случае.
Как пройти самопроверку в Электронном инспекторе: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте сервис «Электронный инспектор» на портале Онлайнинспекция.рф и выберите роль работодателя.
- Шаг 2. Выберите тематический блок и конкретный проверочный лист. Проверка идёт по одному работнику и одной процедуре: массово по всей компании сервис не считает.
- Шаг 3. Отвечайте на вопросы, сверяясь с подлинниками документов, а не по памяти. Формулировка «вроде бы ознакомлен» даёт ложноположительный результат, который на реальной проверке не повторится.
- Шаг 4. Дойдите до конца листа и сформируйте акт самопроверки. В нём указано, какая норма нарушена и как нарушение устраняется.
- Шаг 5. Устраните нарушения, оформив документы текущими датами, и пройдите тот же лист повторно. Расхождения между первым и вторым актом фиксируют объём проделанной работы.
- Шаг 6. Повторите проверку по остальным листам, которые относятся к вашим категориям работников: дистанционным, несовершеннолетним, занятым на работах с вредными условиями труда.
Лайфхак: приходя на позицию, где до вас не велось кадровое делопроизводство, КЭДО или воинский учёт, начните со служебной записки руководителю с перечислением ответственности. Письменная фиксация состояния дел на дату выхода защищает от претензий за чужие нарушения.
Важный нюанс из практики: инспектор проверяет не только документы. Он опрашивает самих работников: как проводился вводный инструктаж, что на нём рассказывали, проводилось ли обучение по первой помощи. Если работники отвечают, что с ними ничего не проводилось, инспектор получает доказательство фиктивности документов, и безупречно заполненный журнал перестаёт работать. Самопроверка в «Электронном инспекторе» этот механизм не воспроизводит: она видит бумагу, но не видит фактическое исполнение.
Сервисы для работодателя: категория риска, профилактический визит, обжалование
Раздел «Предприятие информирует» требует авторизации через Госуслуги и закрывает две задачи. Первая — заявление об изменении категории риска: в форме указывается текущая и желаемая категория, прикладываются подтверждающие документы, заявление автоматически уходит в инспекцию по региону, решение видно в личном кабинете. Вторая — направление документов и сведений, запрошенных инспектором в ходе электронной проверки, без визита в приёмную.
Категория риска определяет частоту контроля. Мораторий на плановые проверки продлён до 2030 года, и плановые проверки сохранены только для работодателей высокого и чрезвычайно высокого риска с периодичностью один раз в 2 года. Для остальных плановые проверки заменены обязательными профилактическими визитами. К высокому риску относят, в частности, наличие за предшествующие 3 года несчастного случая со смертельным исходом по вине работодателя, двух и более тяжёлых несчастных случаев либо задолженности по заработной плате свыше 3 месяцев в отношении не менее 50 работников.
Профилактический визит работодатель может инициировать сам, направив заявление в свободной форме. Порядок описан в статье 52.2 Федерального закона № 248-ФЗ: контролируемое лицо вправе отозвать заявление либо отказаться от визита, уведомив орган не позднее чем за 5 рабочих дней до даты проведения. Об обязательном профилактическом визите инспектор предупреждает за 5 рабочих дней. По итогам визита предписание не выдаётся, протокол не составляется, а разъяснения инспектора дают понимание, какие именно вопросы он задаст на настоящей проверке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Досудебное обжалование работает через Госуслуги: в личный кабинет автоматически подтягиваются сведения о проверках, доступных для обжалования. Обжаловать в этом порядке придётся решения о проведении проверки, предписания об устранении нарушений и акты контрольно-надзорных мероприятий. Срок подачи жалобы — 10 рабочих дней с даты получения документа, срок рассмотрения — 20 рабочих дней со дня регистрации, в исключительных случаях он продлевается ещё на 20 рабочих дней.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Профилактический визит имеет смысл заказывать не тогда, когда у вас всё в порядке, а тогда, когда вы уже прошли самопроверку и знаете свои слабые места. Инспектор в этом формате объясняет требование, а не фиксирует нарушение, и разговор получается предметным. Перед подачей заявления сверьте по журналу ознакомления, что все локальные акты, которые вы собираетесь показывать, действительно доведены до работников.»
Ещё один обязательный для многих работодателей ресурс — платформа «Работа в России». Размещать сведения о вакансиях на ней обязаны органы власти, государственные и муниципальные учреждения, юридические лица с долей участия государства, а также работодатели со среднесписочной численностью работников за предшествующий календарный год свыше 25 человек.
Какой сервис открывать в конкретной ситуации
Сервисов много, а рабочих сценариев у кадровика немного. Таблица ниже сводит их вместе и отдельно называет то, чего сервис не даст.
| Ситуация | Что открывать | Чего сервис не даст |
|---|---|---|
| Пришли в компанию, где кадровые документы не велись | Электронный инспектор, блоки «Приём на работу» и «Оплата труда» | Не снимет ответственность за прошлые периоды и не заменит служебную записку руководителю |
| Спорная норма, нужен письменный ответ до издания приказа | Дежурный инспектор, 3 рабочих дня | Ответ носит разъяснительный характер и не связывает суд и другого инспектора |
| Компания отнесена к более высокой категории риска, чем считаете справедливым | Предприятие информирует, заявление об изменении категории риска | Не работает без подтверждающих документов и без учётной записи Госуслуг |
| Получено предписание, с которым не согласны | Досудебное обжалование через Госуслуги, 10 рабочих дней на подачу | Не приостанавливает автоматически исполнение предписания |
| Нужен адрес, телефон или реквизиты для уплаты штрафа | Сайт территориальной инспекции gitNN.rostrud.gov.ru своего региона | Единого федерального номера трудовой инспекции не существует |
| Работник грозит жалобой из-за задержки выплаты | Урегулирование разногласий: работник направляет обращение работодателю до подачи в ГИТ | Не отменяет права работника обратиться в инспекцию, суд или прокуратуру |
Сервис урегулирования разногласий запускается работником, а не работодателем, но ответ на такое обращение готовит компания. Письменный ответ по существу, отправленный в течение нескольких дней, часто закрывает вопрос до подачи заявления в инспекцию.
Что инспектор спрашивает по электронным кадровым документам
Компании, перешедшие на КЭДО, сталкиваются с отдельным набором вопросов. Инспектор проверяет не файлы, а право компании вообще вести кадровые документы электронно: введён ли КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ, получено ли письменное согласие каждого работника по статье 22.2 ТК РФ, ознакомлен ли работник с локальным актом о КЭДО, каким видом подписи подписан конкретный документ. Если рассыпается первое, до проверки самих документов дело не доходит.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно.
Из этого следует практическое требование к системе: она должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника, чтобы работодатель мог подтвердить факты отправки, доставки и работы с документом конкретного пользователя. Обратная сторона такая же: журнал не выборочный. Он покажет и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал подписания надо смотреть до того, как спор начался, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт: выгружаем журнал по спорным документам и сравниваем дату выдачи ключа с датой подписания. Проверьте по своей системе, что эти даты не совпадают, — совпадение суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя.»
Комплект документов по КЭДО, который запрашивают первым
Ниже — шаблоны из библиотеки Добыто, собранные в том порядке, в котором их обычно перечисляет инспектор. Начинать проверку своего комплекта стоит с приказа о введении КЭДО: без него остальные документы теряют основание.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
В практике Добыто чаще всего спотыкаются не на технике, а на согласиях: положение написано, приказ издан, а письменные согласия собраны не у всех работников. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, чтобы этот разрыв обнаружился на 20 сотрудниках, а не на трёх тысячах.
Когда сервисы инспекции не помогут
Портал закрывает вопросы толкования и самоконтроля, но у него есть жёсткие границы.
Индивидуальный трудовой спор. Инспекция не рассматривает спор о размере задолженности, не восстанавливает на работе по существу разногласий и не взыскивает компенсацию морального вреда. По несчастным случаям срока давности нет, и суммы компенсации морального вреда там значительно выше, чем по спорам об увольнении или взыскании зарплаты.
Ответ «Дежурного инспектора» не защищает. Разъяснение по конкретному вопросу не связывает ни суд, ни другого инспектора при проверке. Оно полезно как аргумент и как ориентир, но выстраивать на нём рискованную конструкцию не стоит.
Самопроверка не отменяет мораторий и не заменяет декларирование. Акт «Электронного инспектора» никуда не передаётся и на категорию риска не влияет. Снизить категорию можно только через заявление с подтверждающими документами в разделе «Предприятие информирует».
Отсутствие плановых проверок не означает отсутствие контроля. Мораторий касается плановых мероприятий. Внеплановые проверки по жалобам, обязательные профилактические визиты и прокурорские проверки продолжаются в обычном режиме.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Кейс из практики: небольшая организация на 10-15 человек, офис в бизнес-центре. В здании сломался лифт, работник получил тяжёлые травмы, перемещаясь между этажами по рабочим делам. Компания не отвечала ни за лифт, ни за здание, но случай подлежал расследованию как несчастный случай на производстве, и проверялись инструктажи, обучение и весь комплект по охране труда. Небольшая численность и офисный характер работы от расследования не освобождают.
Полезно знать: охрана труда не нужна только в одном случае — когда все работники, включая генерального директора, дистанционные. Тогда достаточно инструкции на выданный работнику ноутбук. Все остальные организации, независимо от численности, обязаны иметь документы по охране труда.
Цена ошибки: что стоит непройденная самопроверка
Штраф по статье 5.27 КоАП назначается на организацию и на руководителя одновременно, поэтому считать нужно обе суммы. По части 1 это от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо. Повторное нарушение по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей на организацию и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.
Ненадлежащее оформление трудового договора или подмена его договором ГПХ по части 4 обходится организации в 50 000-100 000 рублей, а при повторе по части 5 — в 100 000-200 000 рублей с дисквалификацией должностного лица. Невыплата или неполная выплата зарплаты в срок по части 6 — от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, при повторе по части 7 — от 50 000 до 100 000 рублей.
Охрана труда считается отдельно и дороже. Допуск к работе без обучения по охране труда — от 110 000 до 130 000 рублей на организацию по статье 5.27.1 КоАП, причём сумма одинакова и когда обучение не проводилось вовсе, и когда нарушен срок. Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты — 150 000 рублей на организацию. Допуск водителя-экспедитора без психиатрического освидетельствования — 120 000 рублей.
Отдельная статья расходов — решение платить работнику вместо расследования несчастного случая. Если организация выдаёт пострадавшему премию и не расследует случай, работник обращается в инспекцию, случай признаётся сокрытым, инспектор расследует его единолично, а затем работник взыскивает моральный вред в суде.
Что об этом думает ГИТ: при восстановлении кадрового и охранного блока с нуля инструктажи и обучение проводятся текущими датами, даже если работники трудятся давно. Тогда нарушение перестаёт быть длящимся: инспектор увидит нарушение сроков, но зафиксирует, что нарушение выявлено и устранено, и появляется шанс на предупреждение вместо штрафа. Оптимальный срок восстановления для штатной численности 100 человек — минимум полгода.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Интеграция с 1С:ЗУП (готовый модуль) | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, тарифа и требований к инфраструктуре: выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Действующие условия и состав функций по каждому тарифу приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.
УКЭП для руководителя и уполномоченных подписантов получают через партнёров-удостоверяющих центров, стоимость по этой позиции рассчитывается индивидуально.
Выводы
Сервисы Роструда закрывают три разные задачи кадровика: проверить себя до прихода инспектора через «Электронного инспектора» с 79 проверочными листами, получить письменное разъяснение по спорной норме за 3 рабочих дня и вести диалог с инспекцией через личный кабинет — от заявления об изменении категории риска до досудебного обжалования предписания за 10 рабочих дней. Границы у этих инструментов жёсткие: акт самопроверки в инспекцию не уходит, разъяснение не связывает суд, а мораторий на плановые проверки не отменяет ни внеплановых мероприятий по жалобам, ни обязательных профилактических визитов.
Отдельный слой вопросов возникает у компаний на КЭДО: инспектор смотрит не файлы, а основание для электронного взаимодействия и вид подписи под конкретным документом. Мы в Добыто собираем этот комплект на старте внедрения и сверяем журналы подписания перед проверками и конфликтными увольнениями, чтобы разрыв между локальным актом и фактическим исполнением обнаруживался заранее.
Частые вопросы
Можно ли по акту самопроверки снизить категорию риска организации?
Нет. Результаты самопроверки в «Электронном инспекторе» в инспекцию не передаются, и на категорию риска они не влияют. Снижение категории оформляется отдельно: через раздел «Предприятие информирует» подаётся заявление с указанием текущей и желаемой категории и прикладываются подтверждающие документы. Заявление автоматически уходит в инспекцию по региону, решение отслеживается в личном кабинете. Для входа нужна подтверждённая учётная запись Госуслуг.
Инспектор запросил документы, а компания давно на КЭДО. Что распечатывать?
Распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы такая копия что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Вместе с документами готовят выгрузку журнала действий по каждому спорному документу: она подтверждает факты отправки, доставки и подписания конкретным пользователем. Приказ об увольнении и акт ознакомления с ним предъявляются только в бумажном оригинале.
Что делать, если работник пожаловался в Роспотребнадзор, а не в трудовую инспекцию?
Роспотребнадзор рассматривает санитарно-эпидемиологические вопросы: микроклимат, освещённость, организацию питания, состояние помещений. Трудовые права — оплата, режим, оформление, увольнение — в его компетенцию не входят, и такое обращение перенаправляется по подведомственности. Для работодателя это означает удлинение сроков, но не снятие вопроса: после перенаправления в ГИТ обращение рассматривается в общем порядке до 30 дней.
Обязательно ли отвечать инспекции через личный кабинет или можно возить документы лично?
Электронное взаимодействие через раздел «Предприятие информирует» — право работодателя, а не обязанность. Смысл в скорости и в фиксации: направленные через личный кабинет документы и дата их отправки видны обеим сторонам. Для компаний с несколькими подразделениями в разных регионах это снимает вопрос курьерской логистики при запросах от инспекции.
Можно ли отказаться от профилактического визита, если он назначен инспекцией?
От профилактического визита можно отказаться, уведомив контрольный орган не позднее чем за 5 рабочих дней до даты проведения. О самом визите инспектор предупреждает также за 5 рабочих дней. Отказ не влечёт санкций, но лишает возможности получить разъяснения без протокола: по итогам профилактического визита предписание не выдаётся и административное дело не возбуждается.
Помогают ли шаблоны из Банка типовых документов на портале пройти проверку?
Они снимают вопрос формы, но не вопрос содержания. Инспектор проверяет соответствие документа фактическим обстоятельствам: совпадают ли должности в штатном расписании и трудовых договорах, доведены ли локальные акты до работников под подпись, соответствуют ли оклады региональному МРОТ. Типовой бланк, заполненный без сверки с реальной ситуацией, нарушение не закрывает, а иногда фиксирует его письменно.
Инспекция запрашивает документы за прошлые годы, а система КЭДО внедрена недавно. Как отвечать?
За период до введения КЭДО документы предъявляются в том виде, в каком они существовали: бумажные оригиналы из архива. Сроки хранения при переходе на электронный вид не меняются, а приказ о введении КЭДО фиксирует дату, с которой применяется электронный порядок. Именно эта дата разграничивает два режима, и на неё инспектор смотрит в первую очередь при вопросах о комплектности.
