Роспотребнадзор проверяет у работодателя санитарно-эпидемиологическое благополучие: условия труда на рабочих местах, программу производственного контроля, медицинские осмотры и личные медицинские книжки декретированных категорий, питьевой режим, договоры на дезинфекцию, дератизацию и вывоз отходов. Трудовые договоры, зарплата, отпуска и кадровый электронный документооборот в его компетенцию не входят: это государственная инспекция труда. Базовый комплект просят почти одинаковый: приказы о назначении ответственных, программа производственного контроля, протоколы лабораторных исследований, медицинская документация и журналы. Объём папки определяет вид деятельности: офису без производства и питания хватает организационных документов и спецоценки, а общепиту, торговле продуктами, образованию и медицине добавляются личные медицинские книжки на каждого работника и лабораторные замеры.
Разберём комплект по блокам и покажем, какие документы инспектор открывает первыми, какие вопросы он задаёт работникам помимо документов и почему опрос ломает формально заполненные журналы. Отдельно проведём границу между Роспотребнадзором, инспекцией труда и Роскомнадзором по конкретным вопросам и санкциям, чтобы не собирать не ту папку. Сценарная таблица по типам работодателей, порядок сбора документов за один проход, размеры штрафов по статьям 6.3 и 6.6 КоАП, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что проверяет Роспотребнадзор у работодателя, а что относится к трудовой инспекции
Полномочия Роспотребнадзора описаны Федеральным законом от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения». Из него следует предмет проверки у работодателя: рабочие места и производственные помещения, вредные факторы и их уровни, обязательные медицинские осмотры по статье 34, гигиеническое обучение и аттестация работников по статье 36, производственный контроль по статье 32. Требования к условиям труда собраны в санитарных правилах СП 2.2.3670-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к условиям труда», утверждённых постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 02.12.2020 № 40: там 27 разделов, включая отраслевые, и отдельный блок по номенклатуре, объёму и периодичности мероприятий производственного контроля.
Права трудовой инспекции лежат в другой плоскости. Инспектор ГИТ смотрит трудовые договоры, приказы по личному составу, табели, графики отпусков, расчётные листки, обучение по охране труда, спецоценку, выдачу средств защиты. Роспотребнадзор ни один из этих документов сам по себе не запрашивает, но пересечение есть: медосмотры интересуют оба ведомства, только основания и статьи КоАП разные. Ответственность работодателя тоже распределена по ведомствам, и из-за этого одно и то же нарушение иногда обходится в разные деньги.
| Что проверяется | Надзорный орган | Основание | Санкция для юрлица |
|---|---|---|---|
| Условия труда, производственный контроль, ЛМК, гигиеническая аттестация | Роспотребнадзор | 52-ФЗ, СП 2.2.3670-20 | Статья 6.3 КоАП: предупреждение или 10 000-20 000 ₽, либо приостановление деятельности до 90 суток |
| Санитарные требования к организации питания в столовой, кафе, буфете | Роспотребнадзор | 52-ФЗ | Статья 6.6 КоАП: 30 000-50 000 ₽ либо приостановление деятельности до 90 суток |
| Трудовой договор, зарплата, рабочее время, отпуска, КЭДО | Государственная инспекция труда, Роструд | ТК РФ | Часть 1 статьи 5.27 КоАП: 30 000-50 000 ₽ |
| Допуск к работе без обучения по охране труда или без обязательного медосмотра | Государственная инспекция труда | ТК РФ | Часть 3 статьи 5.27.1 КоАП: 110 000-130 000 ₽ |
| Обработка персональных данных работников и кандидатов | Роскомнадзор | 152-ФЗ | Предписание и штраф по статье 13.11 КоАП |
Из таблицы следует практический вывод по подготовке: комплект под Роспотребнадзор и комплект под ГИТ пересекаются только в медицинском блоке. Если вы собираете одну универсальную папку, к приходу санитарного врача в ней окажется много лишнего и не окажется программы производственного контроля.
Когда приходит проверка: основания, сроки и как узнать о ней заранее
Контрольные мероприятия идут по Федеральному закону от 31.07.2020 № 248-ФЗ. Со взаимодействием проводятся контрольная закупка, мониторинговая закупка, выборочный контроль, инспекционный визит, рейдовый осмотр, документарная проверка и выездная проверка. Без взаимодействия — наблюдение и выездное обследование, о них вы узнаёте уже по результату. Срок рейдового осмотра, документарной и выездной проверки по общему правилу не превышает 10 рабочих дней. Порядок, основания и права проверяемого подробно описаны в разъяснении Роспотребнадзора о порядке проведения проверок.
Плановые проверки до 2030 года назначаются только объектам чрезвычайно высокого и высокого риска, опасным производственным объектам II класса и гидротехническим сооружениям II класса. Остальным вместо плана назначают профилактический визит: инспектор приходит, смотрит, даёт рекомендации, протокол и постановление о штрафе при этом не составляются. От профилактического визита по общему правилу можно отказаться, уведомив контрольный орган не позднее чем за 3 рабочих дня до даты, но обязательный профилактический визит для объектов высокого риска таким уведомлением не отменяется. Свою категорию риска, предстоящие мероприятия и их результаты вы смотрите в едином реестре на портале proverki.gov.ru по ИНН.
Внеплановая проверка от категории риска не зависит. Поводом становятся сведения о причинении вреда или угрозе вреда, поручение Президента или Правительства, требование прокурора, истечение срока предписания. Жалоба работника или посетителя — это именно сведения об угрозе вреда, и мораторий на такой сценарий не распространяется.
Внимание: помимо санитарных и трудовых надзоров работодателя проверяет прокуратура по приказу Генпрокуратуры о соблюдении требований трудового законодательства. Сигналами служат несвоевременная выплата заработной платы, жалобы работников, признаки сокрытия трудовых отношений и низкий уровень зарплаты. Это не плановое мероприятие: приходит уведомление, и через два часа проверяющие уже на месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Комплект документов к проверке Роспотребнадзора: что просят у любого работодателя
Перечень зависит от вида деятельности, но ядро повторяется почти везде. Первое, что открывают, — правоустанавливающие документы на помещение: свидетельство о собственности либо договор аренды. Дальше идут документы, подтверждающие фактическое выполнение санитарных мероприятий.
- Организационные: приказ о назначении ответственного за производственный контроль, приказ о распределении обязанностей, утверждённые локальные нормативные акты по санитарным вопросам и питьевому режиму.
- Производственный контроль: программа производственного контроля, протоколы лабораторных исследований и измерений, договор с аккредитованной лабораторией.
- Медицинские: поимённые списки работников для периодических осмотров, заключительные акты медицинской организации, личные медицинские книжки декретированных категорий, документы о профессиональной гигиенической подготовке и аттестации.
- Договоры на санитарные услуги: вывоз твёрдых коммунальных отходов, дезинфекция, дезинсекция и дератизация, стирка спецодежды, обслуживание систем вентиляции и кондиционирования.
- Журналы и отчётность: журнал учёта дезинфекционных работ, журнал регистрации проверок, акты и предписания прошлых мероприятий с отметками об исполнении.
- Материалы по условиям труда: отчёт о специальной оценке условий труда, карты спецоценки, перечень вредных факторов на рабочих местах.
Формы проверочных листов Роспотребнадзора опубликованы на сайтах территориальных управлений и используются инспектором дословно: вопросы в них закрытые, ответ по каждому — «да», «нет» или «неприменимо». Лист по вашему виду деятельности заменяет любые догадки о том, что спросят.
Отдельный вопрос — скорость подачи. Часть документов проверяющий просит за прошлые периоды, и в бумажном архиве поиск одного приказа трёхлетней давности занимает день. В сервисе Добыто кадровые документы поднимаются по работнику и по виду документа из браузера, а к каждому прикладывается журнал действий: кто и когда его подписал.
Проверьте электронную подпись на кадровом документе перед подачей инспектору
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Лайфхак: если вы приняли участок, на котором документы не велись, первым действием напишите служебную записку руководителю о фактическом состоянии дел с перечислением ответственности по статье 5.27.1 КоАП. Записка фиксирует момент обнаружения и снимает с вас ответственность за чужие нарушения.
Как собрать папку документов к проверке: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Найдите свою организацию в реестре на proverki.gov.ru по ИНН и посмотрите присвоенную категорию риска и запланированные мероприятия. От категории зависит, готовитесь вы к плановой проверке или к профилактическому визиту.
- Шаг 2. Скачайте с сайта территориального управления Роспотребнадзора проверочный лист по вашему виду деятельности и пройдите его как самопроверку, отвечая по каждому вопросу «да», «нет» или «неприменимо».
- Шаг 3. Сформируйте организационный блок: приказ об ответственном за производственный контроль, приказ о распределении обязанностей, приказы об утверждении локальных нормативных актов. Сверьте, что подписант действовал в своих полномочиях на дату приказа.
- Шаг 4. Проверьте программу производственного контроля на соответствие текущей деятельности: перечень контрольных точек, факторы, периодичность замеров. Если после утверждения программы у вас появились новые помещения или процессы, программа переутверждается.
- Шаг 5. Соберите медицинский блок: поимённые списки, заключительные акты, действующие личные медицинские книжки с отметками о медосмотре и аттестации. Каждую книжку проверьте по реестру, а не по внешнему виду бланка.
- Шаг 6. Поднимите предписания предыдущих мероприятий и приложите к каждому доказательства исполнения. Неисполненное предписание само по себе служит основанием для новой внеплановой проверки.
- Шаг 7. Проведите обход помещений с проверочным листом в руках и зафиксируйте расхождения между документами и фактом: маркировка инвентаря, наличие аптечек, работа вентиляции, места хранения уборочного инвентаря.
Образцы приказов и журналов для папки к проверке
Комплект закрывает организационную часть и подтверждение обучения, начните с приказа о распределении обязанностей: без него остальные документы висят в воздухе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
| Протокол проверки знаний работников | Скачать |
Медицинский блок: личные медицинские книжки, медосмотры и гигиеническая аттестация
Медицинская часть даёт больше всего нарушений, потому что её ведут в трёх разных местах: кадры, бухгалтерия и руководитель подразделения. Личная медицинская книжка обязательна для декретированных групп — работников пищевой промышленности, общественного питания и торговли, детских и образовательных организаций, медицинских организаций, коммунального и бытового обслуживания. Форма и порядок выдачи утверждены приказом Минздрава России от 18.02.2022 № 90н. Бумажный бланк допускается до 1 сентября 2027 года, дальше основной формат — электронная книжка; сведения о выданных книжках и о результатах профессиональной гигиенической подготовки хранятся в едином реестре, а проверить конкретную книжку можно по QR-коду и штрих-коду на бланке. Порядок оформления и категории работников описаны в материалах Роспотребнадзора о личных медицинских книжках.
Медицинские осмотры проводятся по приказу Минздрава России от 28.01.2021 № 29н. Работодатель формирует поимённый список работников, подлежащих периодическому осмотру, и направляет его в медицинскую организацию не позднее чем за 2 месяца до согласованной даты начала осмотра. Заключительный акт медицинской организации — тот документ, который инспектор просит вместе со списками: он показывает, сколько человек из списка осмотр прошли фактически. Расхождение между списком и актом закрывает вопрос о допуске к работе не в пользу работодателя.
Профессиональная гигиеническая подготовка и аттестация — отдельная обязанность по статье 36 52-ФЗ, её порядок установлен приказом Минздрава России от 29.06.2000 № 229. Отметка об аттестации вносится в личную медицинскую книжку, и отсутствие этой отметки при действующем медосмотре даёт самостоятельное нарушение.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Перечень документов при приёме закрытый, и медицинская книжка в нём стоит не для всех, а для работников образования, торговли, медицины и общественного питания. Требовать её у бухгалтера или менеджера нельзя, как нельзя требовать справку о доходах с прошлого места или характеристику: законного основания нет. Сверьте свой перечень документов при приёме со статьёй 65 ТК РФ и уберите всё, что в неё не входит.»
Важный нюанс из практики: медицинская книжка нужна не по названию отрасли в уставе, а по фактическим работам. Небольшая организация в бизнес-центре может быть уверена, что декретированных категорий у неё нет, пока не окажется, что кухню для сотрудников обслуживает собственный работник по трудовому договору.
Производственный контроль: программа, замеры и протоколы
Производственный контроль — обязанность всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по статье 32 52-ФЗ, независимо от численности и отрасли. Программа производственного контроля составляется до начала деятельности, утверждается руководителем, и в ней назначаются ответственные лица. Номенклатура, объём и периодичность мероприятий берутся из СП 2.2.3670-20 применительно к вашим процессам: какие факторы измеряются, на каких рабочих местах, с какой частотой, кто проводит замеры.
Практическое отличие программы от формального документа видно по одному признаку: есть ли под неё протоколы. Утверждённая программа с периодичностью замеров раз в год и пустой папкой протоколов за два года — это не отсутствие бумаги, а подтверждённое неисполнение собственного документа. Договор с аккредитованной лабораторией и протоколы измерений инспектор запрашивает вместе с программой, а не по отдельности.
Факт: оценка профессиональных рисков обязательна для всех работодателей, специальная оценка условий труда — тоже для всех, кроме дистанционных работников. Смывающие и обезвреживающие средства нужны в том числе офисным работникам: выдавать их в офисе не требуется, они стоят в дозаторах, но нормы и приказ об утверждении норм должны быть.
Кейс из практики: в крупной организации подрядчик получил травму, несовместимую с жизнью, при работе на высоте. Первым документом, который запросила проверка, стал журнал вводного инструктажа для работников сторонних организаций. Для подрядчиков нужен отдельный комплект: приказ о назначении ответственного за вводный инструктаж сторонних организаций, отдельная программа и инструкция, отдельный журнал регистрации, положение о взаимодействии с подрядными организациями приложением к договору.
Электронные кадровые документы при проверке: что можно показать с экрана
Электронные кадровые документы принимаются проверяющими и судами, если кадровый электронный документооборот введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. Порядок доказывания при споре всегда один и тот же: сначала подтверждается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан конкретным человеком. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.
Отсюда состав папки под электронную часть: приказ о введении КЭДО и положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания, уведомление о переходе и письменное согласие каждого работника, подтверждение ознакомления с локальным актом, соглашение об использовании неквалифицированной подписи, документы о выдаче ключа и выгрузка журнала действий по спорному документу. В практике Добыто мы делаем сверку журнала подписания до проверки, а не после: журнал не выборочный, он показывает и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Что остаётся на бумаге при любом КЭДО
Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге, основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Журнал инструктажа по охране труда и акт о несчастном случае на производстве тоже остаются бумажными, а трудовая книжка сохраняет бумажную форму у тех работников, кто не перешёл на электронные сведения. Для проверки это значит, что папка гибридная всегда: часть документов вы показываете с экрана, часть достаёте физически.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сначала мы поднимаем приказ о введении КЭДО и согласия работников, и только потом смотрим на конкретные подписанные документы. Порядок именно такой: без подтверждённого основания электронная часть папки не работает, сколько бы документов в ней ни лежало. Проверьте по своей компании два факта: собрано ли письменное согласие с каждого недистанционного работника и есть ли подтверждение ознакомления с положением о КЭДО.»
Ошибки, из-за которых папка не спасает, и цена этих ошибок
Первая ошибка — расчёт на то, что проверяют только документы. Инспектор спрашивает не только бумаги, но и самих работников: как проводился вводный инструктаж, что на нём рассказывали, проводилось ли обучение по первой помощи. Если работники говорят, что с ними ничего не проводилось, инспектор получает доказательство того, что документы фиктивны. Механизм тот же, что в судебных спорах по электронным документам: формально оформленный документ не спасает, когда фактическое исполнение не подтверждается, только здесь способ проверки проще — опрос.
Вторая ошибка — инструктаж на рабочем месте, который проводит не тот человек. Проводит его непосредственный руководитель работника, а не специалист по охране труда и не начальник соседнего подразделения. Третья ошибка — подписи в журнале от лица, которое само не обучено в учебном центре: без протокола и удостоверения записи в журнале правового значения не имеют.
Четвёртая ошибка относится к ознакомлению с локальными актами: подпись собрана, а подтвердить дату и факт ознакомления нечем. В практике Добыто мы выгружаем журнал ознакомления отдельным файлом по каждому работнику, и вопрос о том, кто и когда документ видел, закрывается одной выгрузкой.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверяющего интересует не сам журнал, а связка: кто проводил, обучен ли он, подтверждается ли это протоколом и удостоверением, и помнит ли работник, что с ним говорили. Разрыв в любом звене превращает подписанный журнал в набор автографов. Возьмите свой журнал инструктажей и по каждому инструктирующему найдите документ об обучении — этого достаточно, чтобы увидеть проблему заранее.»
Во что обходится неподготовленность
Стоимость ошибки считается не по одному штрафу. По статье 6.3 КоАП юридическое лицо получает от 10 000 до 20 000 ₽ либо приостановление деятельности на срок до 90 суток, и второй вариант для торговли и общепита дороже любого штрафа. Нарушение санитарных требований к организации питания по статье 6.6 КоАП добавляет от 30 000 до 50 000 ₽ с той же альтернативой в виде приостановления. Допуск работника к работе без обучения по охране труда обходится юридическому лицу в 110 000-130 000 ₽ по части 3 статьи 5.27.1 КоАП, причём размер одинаков и когда обучение не проводилось вовсе, и когда нарушен срок. Необеспечение работников средствами защиты — 150 000 ₽ на организацию, допуск водителя-экспедитора без психиатрического освидетельствования — 120 000 ₽.
Отдельная строка расходов возникает из несчастных случаев: срока давности по компенсации морального вреда здесь нет. Организация, решившая случай не расследовать, а выплатить работнику премию, получает потом признание случая сокрытым, единоличное расследование инспектором и иск о моральном вреде. Суммы по таким искам значительно выше, чем по спорам об увольнении или взыскании зарплаты.
Важный нюанс из практики: офисная компания на 10-15 человек в арендованном бизнес-центре не отвечала ни за здание, ни за лифт. Работник получил тяжёлые травмы, пользуясь лифтом бизнес-центра в рабочее время по рабочим делам. Расследовать пришлось как несчастный случай на производстве, и проверялись инструктажи, обучение и весь комплект документов арендатора.
Полезно знать: если инструктажи и обучение не проводились, их проводят текущими датами, даже когда работники трудятся давно. Тогда нарушение перестаёт быть длящимся: инспектор увидит нарушение сроков, но нарушение выявлено и устранено, и появляется шанс на предупреждение вместо штрафа.
Кому готовиться не нужно: сценарии, где комплект избыточен
Санитарный надзор приходит не ко всем и не одинаково. Полностью дистанционный штат — единственный сценарий, где охрана труда сводится к инструкции на выданный работнику ноутбук, а при отсутствии выданной техники не требуется и она. Специальная оценка условий труда в отношении дистанционных работников не проводится. Офисная компания без собственного питания, без производства и без декретированных категорий готовит организационный блок и спецоценку, а лабораторные исследования и личные медицинские книжки к ней не относятся.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Весь штат дистанционный, включая руководителя | Инструкция по работе с выданной техникой, локальный акт о дистанционной работе | Спецоценка не проводится, лабораторные замеры и ЛМК не применяются |
| Офис без питания и производства | Приказы об ответственных, оценка профрисков, спецоценка, аптечки, нормы смывающих средств, вводный инструктаж | Лабораторные исследования в минимальном объёме, ЛМК не требуются |
| Торговля продуктами, общественное питание | ЛМК с отметками о медосмотре и аттестации, программа производственного контроля с замерами, договоры на дезинфекцию и вывоз отходов | Отраслевые разделы СП 2.2.3670-20 по производствам не применяются |
| Образование, медицина | ЛМК, периодические осмотры и заключительные акты, гигиеническая аттестация, производственный контроль | Освобождение работников от инструктажа по признаку «офисный» не работает |
| Производство с вредными факторами, работы с подрядчиками | Спецоценка, замеры по программе, медосмотры по 29н, средства защиты, отдельный комплект по подрядным организациям | Универсальная инструкция для административного персонала недостаточна |
Таблица показывает, где экономия оправдана: лабораторные исследования и медицинские книжки составляют основную часть бюджета подготовки, и для офисной компании они не нужны. Работу на высоте и транспорт при этом дешевле вывести на подрядчика по договору: одна лестница или один водитель тянут за собой отдельный пласт документов, несопоставимый с выгодой.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Освобождение от инструктажа строится от фактических опасностей, а не от должности. Начальник отдела, который выезжает на объекты и передвигается по стройке, освобождению не подлежит, даже если по спецоценке у него класс 2. Проверьте по своим работникам не название должности, а куда они реально ездят и что делают руками.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и тарифы КЭДО
Цена складывается из численности сотрудников, набора функций и способа интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | доступен сразу после подключения |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и собственные интеграции считаются отдельно. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата по тарифу «Бизнес». Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Санитарный надзор и надзор за трудовым законодательством собирают разные папки: первому нужны производственный контроль, медицинский блок и договоры на санитарные услуги, второму — кадровые документы и охрана труда. Объём подготовки задаёт вид деятельности, а не численность: дистанционному штату достаточно инструкции на технику, общепиту и образованию нужны личные медицинские книжки на каждого работника и протоколы лабораторных исследований. Комплект документов ценен ровно настолько, насколько он подтверждается фактом: опрос работников и пустая папка протоколов ломают формально оформленные журналы быстрее любой экспертизы.
Мы в Добыто ведём кадровые документы в электронном виде и выгружаем по запросу и сам документ, и журнал действий по нему, поэтому подготовка кадровой части к любому контрольному мероприятию занимает часы, а не недели поиска по шкафам.
Частые вопросы
Работник пожаловался в Роспотребнадзор на задержку зарплаты. Что будет дальше?
Обращение по вопросам оплаты труда Роспотребнадзор не рассматривает: это компетенция государственной инспекции труда. По части 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ обращение пересылается в орган по компетенции в течение 7 дней со дня регистрации, о чём заявителя уведомляют. Итог для работодателя тот же самый, только с задержкой: проверять придёт ГИТ, а не санитарный врач. Работнику быстрее подавать жалобу сразу через сервис Роструда «Онлайнинспекция.рф».
Мораторий на проверки действует. Значит ли это, что Роспотребнадзор не придёт?
Нет. Мораторий ограничивает плановые мероприятия: до 2030 года они назначаются только объектам чрезвычайно высокого и высокого риска, опасным производственным объектам II класса и гидротехническим сооружениям II класса. Внеплановая проверка по сведениям об угрозе вреда, требованию прокурора или из-за неисполненного предписания назначается независимо от категории риска. Остальным вместо плановой проверки приходит профилактический визит, по итогам которого штраф не выписывается.
Нужна ли медицинская книжка сотрудникам офиса, если в офисе есть кухня для работников?
Сама по себе кухня для сотрудников не делает их работниками общественного питания, и личная медицинская книжка им не требуется. Ситуация меняется, когда приготовление и раздача пищи входит в трудовые обязанности вашего работника: тогда он попадает в декретированную категорию со всеми требованиями — медосмотр, гигиеническая подготовка и аттестация, отметки в книжке. Проверьте не наличие кухни, а трудовые функции в договорах и должностных инструкциях.
Охрана труда в компании не велась вообще. С чего начинать и сколько это займёт?
Первое действие — служебная записка руководителю о фактическом состоянии дел с перечислением ответственности по статье 5.27.1 КоАП. Дальше по порядку: оценка профессиональных рисков, вводный инструктаж, средства защиты параллельно с обучением. Инструктажи и обучение проводятся текущими датами. Для штатной численности около 100 человек реалистичный срок восстановления — минимум полгода, при параллельных задачах дольше.
Можно ли показать проверяющему кадровые документы с экрана вместо бумажных оригиналов?
Можно по тем документам, которые закон разрешает вести электронно, при условии что КЭДО введён по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним остаются бумажными по статье 22.1 ТК РФ, что подтверждено письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Журнал инструктажа по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка тех, кто не перешёл на электронные сведения, тоже предъявляются физически.
Сколько длится проверка и можно ли узнать о ней заранее?
Срок рейдового осмотра, документарной и выездной проверки по общему правилу не превышает 10 рабочих дней. Предстоящие контрольные мероприятия, их основания и результаты публикуются в едином реестре на портале proverki.gov.ru, поиск идёт по ИНН. По итогам мероприятия составляется акт с перечнем выявленных нарушений, ссылками на нарушенные требования, доказательственными материалами и заполненным проверочным листом.
Обязательна ли программа производственного контроля компании без производства?
Да, производственный контроль по статье 32 52-ФЗ ведут все юридические лица и индивидуальные предприниматели в соответствии с осуществляемой деятельностью. Отличается не обязанность, а наполнение: у офисной компании программа короткая и почти без лабораторных исследований, у общепита и производства в неё входят контрольные точки, перечень факторов, периодичность замеров и договор с аккредитованной лабораторией. Программа утверждается руководителем до начала деятельности и переутверждается при появлении новых помещений или процессов.
