Трудовая инспекция приходит в компанию по трём поводам: плановая проверка при высокой категории риска, внеплановое мероприятие по жалобе работника или сработавшему индикатору риска и прокурорская проверка соблюдения трудового законодательства. Плановые выездные проверки ограничены мораторием, который введён постановлением Правительства от 10.03.2022 № 336 и продлён до 2030 года, поэтому основной сценарий сегодня — внеплановые мероприятия и профилактические визиты. Подготовка зависит от повода: при плановой проверке предмет ограничен вопросами проверочных листов, которые Роструд публикует открыто, а при внеплановой инспектор идёт от конкретного обстоятельства из жалобы или индикатора и запрашивает документы, которые это обстоятельство подтверждают или опровергают.
Разберём, чем инспекционный визит отличается от документарной и выездной проверки по срокам и правам инспектора, какие документы запрашивают первыми и что предъявлять, если кадровые документы ведутся в электронном виде. Покажем, как проверить себя до визита и что именно оспаривать в предписании в досудебном порядке. Размеры штрафов по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП, сценарная таблица по поводам проверки, пошаговый аудит перед визитом и стоимость перевода кадровых документов в электронный вид — во второй половине статьи.
Кто приходит с проверкой и на каком основании в 2026 году
Федеральный государственный контроль за соблюдением трудового законодательства ведёт Роструд через территориальные государственные инспекции труда. Порядок закреплён Положением, утверждённым постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1230, а общие правила контрольных мероприятий — Федеральным законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ. Объекты контроля распределены по категориям риска: высокий (показатель тяжести 1 и более), значительный (от 0,99 до 0,75), средний (от 0,74 до 0,5), умеренный (от 0,49 до 0,25) и низкий. Плановые выездные проверки в условиях моратория сохранены только для работодателей высокого риска, остальные под мораторием до 2030 года.
Мораторий не означает, что проверок нет. Внеплановые мероприятия под него не подпадают с 2025 года, а параллельно работает прокуратура: проверка соблюдения трудового законодательства проводится по заданию Генеральной прокуратуры, и предметом становятся не только выплаты, но и специальная оценка условий труда, обучение и обеспечение средствами защиты. Сигналами для такой проверки служат задержка заработной платы, жалобы работников, признаки сокрытия трудовых отношений и низкий уровень оплаты.
Внимание: прокурорская проверка не даёт времени на подготовку. В практике южных регионов уведомление приходит утром, а через 2 часа проверяющие уже на месте, и комплект документов собрать заново невозможно.
Индикаторы риска: по каким сигналам назначают внеплановую проверку
Перечень индикаторов риска нарушения обязательных требований утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, его действие продлено до 31 декабря 2026 года. Индикатор сам по себе не нарушение: это статистический признак, по которому инспекция решает вопрос о проведении внепланового мероприятия и выбирает его вид. В перечень входят, в частности, признание компании банкротом по решению суда, признаки фиктивных результатов специальной оценки условий труда, переданных в информационную систему, и рост числа несчастных случаев без тяжёлых последствий.
Отдельный механизм давления работает без всякой проверки: с 1 января 2025 года Роструд ведёт публичный реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости. Правила ведения утверждены постановлением Правительства от 27.12.2024 № 1927, в реестр попадают работодатели, привлечённые к ответственности по части 4 статьи 5.27 КоАП после 1 января 2025 года, то есть за подмену трудового договора гражданско-правовым и за ненадлежащее оформление. Проверить своё наличие в списке можно до того, как это сделает контрагент или кандидат.
Виды контрольных мероприятий и их сроки
Контрольные мероприятия различаются по длительности, по тому, предупреждают ли о них, и по тому, чем они заканчиваются. Сроки установлены статьями 70-75 Федерального закона № 248-ФЗ.
| Мероприятие | Предельный срок | Особенности |
|---|---|---|
| Инспекционный визит | 1 рабочий день в одном месте | Проводится без предварительного уведомления работодателя |
| Документарная проверка | 10 рабочих дней | Документы по требованию представляются в течение 10 рабочих дней |
| Выездная проверка | 10 рабочих дней | Для малого предприятия не более 50 часов, для микропредприятия не более 15 часов |
| Рейдовый осмотр | 10 рабочих дней | Взаимодействие с каждым контролируемым лицом не более 1 рабочего дня |
| Выездное обследование | 1 рабочий день | Идёт без взаимодействия с работодателем, по общедоступным объектам |
| Профилактический визит | 1 рабочий день | Об обязательном визите уведомляют не позднее чем за 5 рабочих дней |
Из таблицы следует практический вывод про распределение усилий: готовиться к предупреждению за сутки бессмысленно, потому что инспекционный визит приходит без уведомления, а документарная проверка даёт на сбор комплекта 10 рабочих дней и превращается в проверку того, что в компании уже лежало готовым.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельно стоит профилактический визит по инициативе работодателя: инспектор разбирает применение норм в формате беседы, в том числе по видео-конференц-связи. По итогам такого визита предписание не выдаётся и протокол об административном правонарушении не составляется, максимум — объявленное предостережение. Для компании, которая только что навела порядок в кадровых документах и хочет проверить результат, это самый дешёвый способ услышать позицию инспекции.
Какие документы запрашивает инспектор и что смотрят первым
Требование о представлении документов приходит письменно, с перечнем. Стандартное ядро запроса одинаково почти во всех мероприятиях: штатное расписание, трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы по личному составу, график отпусков, табели учёта рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка и положение об оплате труда, документы об ознакомлении работников с локальными нормативными актами, расчётные листки и платёжные ведомости, документы по персональным данным. Дальше состав зависит от повода.
| Повод проверки | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Жалоба на задержку или неполную выплату зарплаты | Даты выплат в положении об оплате труда и в договорах, расчётные листки, платёжные документы, расчёт компенсации по статье 236 ТК РФ | Охрана труда, воинский учёт |
| Жалоба на увольнение | Основание и процедура: заявление, приказ, ознакомление, окончательный расчёт, выдача трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности | Штатное расписание прошлых лет |
| Несчастный случай | Материалы расследования, журналы инструктажей, документы об обучении, медосмотры, выдача средств защиты | График отпусков |
| Индикатор риска по спецоценке | Отчёт о специальной оценке условий труда, декларация, карты рабочих мест, ознакомление работников | Кадровое делопроизводство по приёму |
| Плановая проверка по высокому риску | Вопросы опубликованных проверочных листов, за их пределы предмет плановой проверки не выходит | Внутренние регламенты, не относящиеся к обязательным требованиям |
Документы — половина проверки. Вторая половина — опрос: инспектор спрашивает работников, как проводился вводный инструктаж, что на нём рассказывали, проводилось ли обучение по первой помощи. Расхождение между подписями в журнале и ответами людей даёт инспектору доказательство фиктивности документов, и дальше комплект бумаг работает против работодателя, а не на него.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Инспектор проверяет не только папку, но и людей. Если работники говорят, что инструктаж с ними никто не проводил, подписи в журнале превращаются в подтверждение нарушения. Перед проверкой полезно пройти по подразделениям и задать те же вопросы, которые задаст инспектор: обычно расхождения находятся не в документах, а в том, что люди про эти документы помнят.»
Срок хранения — отдельная тема запроса. Инспектор вправе запросить документы за прошлые периоды, и здесь работодателей подводит архив: график отпусков и табели хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно. При переходе в электронный вид сроки не сокращаются.
Проверьте подписи на электронных кадровых документах до визита инспектора
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что предъявлять, если кадровые документы ведутся в КЭДО
Электронные кадровые документы признаются законными, если кадровый электронный документооборот введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. При споре и при проверке доказываются четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли работник с локальным актом о КЭДО, использовал ли работник электронную подпись, получил ли работник электронный документ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Обратите внимание на порядок. Сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому приказ о введении КЭДО, положение и согласия работников мы держим отдельной папкой, готовой к выгрузке.»
Перевод на КЭДО без письменного согласия работника — самостоятельное нарушение: статья 22.2 ТК РФ требует согласия каждого, и без него использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя. Второй частый сюжет — ограничение доступа работника к своим электронным документам, третий — порядок хранения и уничтожения. В практике Добыто на внедрении чаще всего не хватает именно согласий: система настроена, маршруты согласования работают, а по части работников письменного согласия нет.
Комплект, который закрывает вопросы инспектора по электронному документообороту, собран из требований, которые предъявляют суды: приказ о введении КЭДО и положение о кадровом электронном документообороте; перечень документов и категорий работников, к которым применяется КЭДО; порядок создания личного кабинета работника, формирования и подписания документов; уведомление о переходе и письменное согласие каждого работника; ознакомление с локальным актом о КЭДО с подтверждением; соглашение об использовании неквалифицированной подписи; документы о выдаче ключа с указанием даты и обстоятельств; закреплённый порядок идентификации работника при подписании; выгрузка журнала действий по спорному документу; бумажные приказ об увольнении и акт ознакомления с ним.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97, поэтому полностью электронного увольнения не существует.
Кейс из практики: в производственной компании на 900 сотрудников перед внеплановой проверкой по жалобе уволенного работника мы сверили журнал подписания с кадровыми документами. Выяснилось, что ключ электронной подписи выдали работнику на день позже даты подписания дополнительного соглашения. Соглашение переоформили на бумаге до прихода инспектора, и претензий по этому эпизоду не возникло.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Журнал действий в системе не выборочный, он показывает всё: и подтверждение отправки документа, и дату выдачи ключа, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Смотреть журнал надо до того, как начался спор или пришло требование инспекции, а не после. Мы делаем такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.»
Шаблоны кадровых документов, которые запрашивают чаще всего
Комплект для самопроверки перед визитом инспектора: начните с листа ознакомления с локальными нормативными актами, к нему претензии возникают чаще, чем к самим актам.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Образец табеля учёта рабочего времени | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
Подготовка к проверке: аудит своими силами
Подготовка начинается не с папок, а с фиксации точки отсчёта. Если вы пришли на позицию, где кадровое делопроизводство, воинский учёт или охрана труда не велись, первое действие — служебная записка руководителю с описанием состояния дел на дату вашего выхода и перечислением ответственности, в том числе по статье 5.27.1 КоАП. Записка снимает с вас личную ответственность за чужие нарушения и фиксирует момент обнаружения.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Приём со служебной запиской универсален и работает не только в охране труда. Он применим везде, где до вас ничего не велось: кадровое делопроизводство, воинский учёт, КЭДО. Письменная фиксация состояния дел на дату прихода защищает специалиста от претензий за нарушения предшественника, а руководителю показывает реальный объём задач.»
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите свою категорию риска и посмотрите, есть ли компания в плане проверок на год и в реестре работодателей с фактами нелегальной занятости.
- Шаг 2. Пройдите по вопросам опубликованных проверочных листов Роструда. Предмет плановой проверки за их пределы не выходит, а для внеплановой это готовый чек-лист самопроверки.
- Шаг 3. Сверьте обязательные локальные нормативные акты и листы ознакомления. Проверяйте не наличие акта, а наличие подписи каждого работника и дату, которая не раньше даты приёма.
- Шаг 4. Проверьте блок оплаты труда: даты выплат в договорах и положении совпадают, зарплата не ниже регионального МРОТ, расчётные листки выдаются, компенсация за задержку рассчитана.
- Шаг 5. Восстановите пропущенные инструктажи и обучение текущими датами. Тогда нарушение перестаёт быть длящимся: инспектор увидит нарушение сроков, но зафиксирует, что оно устранено, и появляется шанс на предупреждение вместо штрафа.
- Шаг 6. Выгрузите электронные кадровые документы вместе с журналом действий и проверьте подписи на выборке: договоры, дополнительные соглашения, приказы за последний год.
Лайфхак: восстановление кадрового блока с нуля при штатной численности 100 человек занимает минимум полгода, а при других параллельных задачах дольше. Планируйте аудит как проект с этапами, а не как подготовку за неделю до визита.
Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска. Заявление может быть сформировано ошибочно при первичном использовании системы, и суды учитывают это обстоятельство при восстановлении работника. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и просим подтверждать значимые действия новых пользователей вне системы, особенно заявление об увольнении.
Полезно знать: при численности более 50 человек нужен отдельный специалист по охране труда, допускается неполная ставка. До 50 человек достаточно назначенного ответственного, например кадрового работника, но приказ о назначении обязателен в обоих случаях.
Как проходит проверка и что делать с предписанием
Инспектор предъявляет служебное удостоверение и копию решения о проведении контрольного мероприятия. В решении указаны вид мероприятия, основание, предмет и перечень мероприятий, которые инспектор вправе совершить: осмотр, опрос, получение письменных объяснений, истребование документов, инструментальное обследование, экспертиза. Действия за пределами предмета решения и перечня — основание для возражений, которые фиксируются письменно сразу, а не после получения акта.
По итогам составляется акт. Если нарушения выявлены, к акту прикладывается предписание с конкретными требованиями и сроком исполнения. Административный штраф назначается отдельным постановлением по делу об административном правонарушении. Два документа живут своей жизнью: исполнение предписания не отменяет штраф, а уплата штрафа не отменяет обязанность устранить нарушение.
Досудебное обжалование обязательно: жалоба подаётся электронно через портал государственных услуг. На решение контрольного органа даётся 30 календарных дней со дня, когда контролируемое лицо узнало о нарушении своих прав, на предписание — 10 рабочих дней с момента получения. Пропуск этого срока закрывает дорогу в суд, поэтому решение об обжаловании принимается сразу, а не после совещаний.
Отдельный сценарий по заработной плате: если предписание о выплате начисленной, но не выплаченной зарплаты не исполнено в срок, инспектор принимает решение о принудительном исполнении по статье 360.1 ТК РФ. Это исполнительный документ, он направляется судебному приставу, и деньги списываются со счетов без судебного разбирательства.
Цена ошибки: штрафы и что усиливает наказание
Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП стоит организации от 30 000 до 50 000 рублей, повторное — до 70 000 рублей с возможной дисквалификацией руководителя. Ненадлежащее оформление трудового договора или подмена его гражданско-правовым по части 4 той же статьи обходится юридическому лицу в 50 000-100 000 рублей и добавляет запись в публичный реестр Роструда. Нарушения по охране труда считаются отдельно и по каждому работнику.
Допуск к работе без обучения по охране труда наказывается штрафом от 110 000 до 130 000 рублей, причём одинаково и когда обучение не проводилось вовсе, и когда нарушен его срок. Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты для организации доходит до 150 000 рублей. Допуск водителя-экспедитора без психиатрического освидетельствования — 120 000 рублей. Принять медсестру в штат для предрейсовых и послерейсовых осмотров нельзя: нужна медицинская лицензия на такие осмотры, то есть договор с медицинской организацией.
Персональные данные проверяет не трудовая инспекция, а Роскомнадзор, но материалы по кадровым документам часто уходят к нему. Обработка данных без письменного согласия, когда оно обязательно, стоит юридическому лицу до 700 000 рублей, отсутствие политики обработки персональных данных — до 60 000 рублей, утечка данных — от 3 до 15 миллионов рублей. С 1 января 2026 года дела по статье 13.11 КоАП рассматривают мировые судьи.
Самая дорогая категория лежит за пределами административных штрафов. По несчастным случаям срока давности нет. Если организация решает случай не расследовать, а выплатить работнику премию, работник обращается в инспекцию, случай признаётся сокрытым, инспектор расследует его единолично, а затем в суде взыскивается компенсация морального вреда. Суммы по таким делам значительно выше, чем по спорам об увольнении или взыскании заработной платы.
Когда подготовка к проверке избыточна
Полный пакет охраны труда не нужен в единственном случае: когда все работники, включая генерального директора, работают дистанционно. Тогда нужны только инструкции по работе с выданным оборудованием, а если работодатель ничего не выдаёт, не нужны и они. Все остальные организации независимо от численности обязаны иметь документы по охране труда.
Аргумент про офис не защищает. Работник небольшой организации в бизнес-центре получил тяжёлые травмы из-за неисправного лифта, когда шёл между этажами по рабочим делам: организация не отвечала ни за лифт, ни за здание, но расследовать случай как производственный и отвечать документами пришлось ей. Второй типичный сюжет — бухгалтер, которая забралась на крутящийся стул за папкой, упала и сломала ногу. Проверяться в обоих случаях будут инструктажи, обучение и весь смежный комплект.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и требований к интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск бесплатно |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту центра |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | настраивается при подключении |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и необходимости интеграции, поэтому годовой бюджет считается по фактическому штату: условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Переход между тарифами доступен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Сравнивать эти суммы имеет смысл не с нулём, а с ценой одного эпизода: базовый штраф организации по части 1 статьи 5.27 КоАП перекрывает годовую минимальную оплату сервиса для штата в 50 человек.
Выводы
Проверка инспекции труда в 2026 году редко бывает плановой: чаще срабатывает жалоба, индикатор риска из перечня Минтруда или задание прокуратуры, а инспекционный визит приходит без предупреждения. Готовность определяется не скоростью сбора папок, а тем, что в компании уже есть: подписанные листы ознакомления, корректные даты выплат, проведённые инструктажи и понятная выгрузка электронных документов вместе с журналом действий. Опрос работников проверяет то же самое, что и документы, поэтому расхождение между бумагой и практикой обходится дороже, чем отсутствие отдельного документа.
Мы в Добыто занимаемся переводом кадровых документов в электронный вид и сверкой журналов подписания перед проверками и спорными увольнениями. Электронный архив с прослеживаемой историей действий закрывает большую часть вопросов инспектора за время, пока идёт документарная проверка.
Частые вопросы
Куда жаловаться на работодателя: в трудовую инспекцию или в Роспотребнадзор?
Трудовые вопросы — зарплата, оформление, увольнение, рабочее время, охрана труда — относятся к компетенции государственной инспекции труда, обращение подаётся через сайт Роструда и сервис онлайнинспекция.рф с идентификацией заявителя. Роспотребнадзор отвечает за санитарно-эпидемиологические требования: микроклимат, освещённость, питьевой режим, условия в помещениях. Взыскание задолженности по зарплате за пределами начисленных сумм и восстановление на работе идут только через суд, инспекция такие требования не рассматривает.
Может ли инспекция взыскать зарплату без суда?
Да, но только начисленную и не выплаченную. Если предписание о выплате не исполнено в установленный срок, инспектор принимает решение о принудительном исполнении по статье 360.1 ТК РФ. Такое решение является исполнительным документом и направляется судебному приставу для списания средств со счетов организации. Спор о размере не начисленных сумм этот механизм не закрывает.
Будет ли проверка по анонимной жалобе?
Обращение без идентификации заявителя не служит основанием для внепланового контрольного мероприятия: жалоба должна быть подана с подтверждением личности, в том числе через единую систему идентификации на портале государственных услуг. По анонимному сигналу инспекция может ограничиться объявлением предостережения или учесть информацию при оценке индикаторов риска.
Проверяет ли инспекция договоры с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?
Инспекция оценивает не сам факт работы с самозанятым, а признаки подмены трудовых отношений: постоянный график, подчинение правилам распорядка, рабочее место, регулярные равные выплаты. Переквалификация влечёт ответственность по части 4 статьи 5.27 КоАП и попадание в реестр работодателей с фактами нелегальной занятости, который Роструд ведёт с 1 января 2025 года по правилам постановления Правительства от 27.12.2024 № 1927.
Нужно ли распечатывать электронные кадровые документы для инспектора?
Распечатывать весь массив не требуется: документы представляются выгрузкой в электронном виде вместе с журналом действий, подтверждающим отправку, получение и подписание. Дополнительно готовятся приказ о введении КЭДО, положение, согласия работников и соглашения об использовании неквалифицированной подписи. Приказ об увольнении и акт ознакомления с ним предъявляются на бумаге в любом случае.
Что делать, если кадровые документы утрачены или их никогда не было?
Составьте акт об утрате или служебную записку о фактическом состоянии дел на текущую дату, затем восстанавливайте комплект по приоритету: обязательные локальные акты и листы ознакомления, документы по оплате труда, инструктажи и обучение текущими датами. Восстановление кадрового блока в компании на 100 человек занимает от полугода, и наличие письменно зафиксированного плана работ — аргумент в пользу предупреждения вместо штрафа.
