Надзорные органы приходят к работодателю по четырём поводам: жалоба работника, несчастный случай, срабатывание индикатора риска и обязательный профилактический визит. Чаще других появляется государственная инспекция труда, за ней идут прокуратура с проверками соблюдения трудового законодательства, Роскомнадзор по персональным данным, Социальный фонд России и налоговая по отчётности и зарплате, Роспотребнадзор по медосмотрам. Плановые проверки малого и среднего бизнеса ограничены мораторием до 2030 года, но внеплановые мероприятия и профвизиты под него не попадают. Порядок действий определяет повод: по жалобе работника инспектор запрашивает документы по конкретному эпизоду и укладывается в 10 рабочих дней, при несчастном случае поднимается весь массив по охране труда и проверяется не документ, а факт его исполнения.
Разберём по каждому органу: с чем он приходит, что запрашивает первым, какая статья КоАП применяется и какие суммы выписывают в 2026 году. Покажем, чем обязательный профилактический визит отличается от проверки и почему отказаться от него теперь нельзя. Отдельно разберём, что инспектор смотрит в электронных кадровых документах и на чём чаще всего рассыпается доказательная база у компаний с КЭДО. Сценарная таблица подготовки, образцы кадровых документов для скачивания, стоимость перевода документооборота в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто приходит к работодателю чаще всего и с чем
Контрольные мероприятия в отношении работодателя идут по правилам Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ о государственном контроле. Мораторий на плановые проверки продлён до 2030 года и распространяется на субъекты малого и среднего предпринимательства, кроме объектов чрезвычайно высокого и высокого риска. Плановые мероприятия действительно почти исчезли, но список поводов для внепланового визита при этом не сузился.
Ниже расстановка сил по частоте обращений к кадровой службе и по тому, какой документ орган запрашивает первым.
| Орган | Типичный повод | Что запрашивают первым | Основная санкция |
|---|---|---|---|
| Государственная инспекция труда, трудовые отношения | Жалоба работника, индикатор риска, обращение уволенного | Трудовые договоры, ЛНА и листы ознакомления, табели, расчётные листки | Статья 5.27 КоАП: 30 000-50 000 руб. на юрлицо, повторно 50 000-70 000 руб. |
| Государственная инспекция труда, охрана труда | Несчастный случай, допуск к работе без обучения | Протоколы обучения и удостоверения, журналы инструктажей, карточки СИЗ | Статья 5.27.1 КоАП: 110 000-130 000 руб. за допуск без обучения, 150 000 руб. за необеспечение средствами защиты |
| Прокуратура | Задержка зарплаты, низкий уровень оплаты, признаки сокрытия трудовых отношений | Документы по выплатам, специальная оценка, обучение, обеспечение средствами защиты | Представление об устранении, материалы передаются в ГИТ для составления протоколов |
| Роскомнадзор | Жалоба на обработку данных, сообщение об утечке | Согласия работников, политика обработки персональных данных, перечень целей | Статья 13.11 КоАП: до 700 000 руб. за обработку без письменного согласия, утечка от 3 до 15 млн руб. |
| Социальный фонд России | Просрочка или ошибки в ЕФС-1 | Отчётность персонифицированного учёта по конкретным работникам | 500 руб. за каждое застрахованное лицо; статья 15.33.2 КоАП: 300-500 руб. на должностное лицо |
| Военный комиссариат | Непредставление сведений и списков по воинскому учёту | Карточки воинского учёта, списки граждан для первоначальной постановки | Статья 21.4 КоАП: 40 000-50 000 руб. на должностное лицо, 350 000-400 000 руб. на организацию за списки |
| Роспотребнадзор | Санитарные требования к рабочим местам, просроченные медосмотры | Медицинские книжки, результаты периодических медосмотров, программа производственного контроля | Статья 6.3 КоАП: 10 000-20 000 руб. или приостановление деятельности до 90 суток |
Из таблицы видно расхождение, которое ломает интуицию кадровика: самый частый визит даёт не самый дорогой штраф. Обычное нарушение по статье 5.27 стоит компании десятки тысяч рублей, а допуск работника к работе без обучения по охране труда или обработка персональных данных без письменного согласия — сотни тысяч.
Обязательный профилактический визит, от которого нельзя отказаться
Профилактический визит по инициативе органа регулируется статьёй 52.1 Федерального закона № 248-ФЗ. Уведомление приходит не позднее чем за 24 часа до начала. Раньше от визита можно было отказаться и он заканчивался ничем, теперь отказаться нельзя, а по итогам выдаётся предписание, если нарушение не устранено до окончания визита. Неисполненное предписание — это состав по статье 19.5 КоАП и основание для внеплановой проверки.
Периодичность обязательных профвизитов установлена постановлением Правительства РФ от 01.10.2025 № 1511 и зависит от присвоенной категории риска. Для работодателей значительного риска визит проводится не чаще одного раза в три года. Проверьте свою категорию риска до того, как придёт уведомление: от неё зависит, ждать вам визита в ближайший год или нет.
Трудовая инспекция: поводы, документы и сроки
Внеплановое контрольное мероприятие ГИТ проводится не более 10 рабочих дней и согласуется с прокуратурой, кроме случаев угрозы жизни и здоровью и расследования несчастных случаев. Жалоба работника рассматривается в течение 30 календарных дней с возможностью продления ещё на 30 дней. Анонимные обращения не рассматриваются, но заявитель вправе попросить о конфиденциальности, и тогда работодателю его имя не сообщат.
Второй канал — индикаторы риска. Перечень утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, его действие продлено до 31 декабря 2026 года. Индикатор не доказывает нарушение, он показывает вероятность: по нему инспекция принимает решение о виде внепланового мероприятия. Сработавший индикатор по зарплате ниже регионального минимума или по резкому сокращению численности без отчётности — самый распространённый вход инспектора в компанию, где жалоб не было вовсе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Перечень вопросов, которые задаст инспектор, не секрет. Формы утверждены приказом Роструда от 01.02.2022 № 20, актуальные проверочные листы Роструда публикуются на сайте ведомства и обновляются вместе с нормами: последние правки касались труда женщин и лиц с семейными обязанностями, расследования несчастных случаев и организации обучения по охране труда. Пройдите по ним до визита — вопросы будут те же самые.
Важный нюанс из практики: прокурорская проверка соблюдения трудового законодательства приходит быстрее инспекционной. По практике южных регионов схема выглядит так: приходит уведомление, и через два часа прокуратура уже на месте. Сигналами служат несвоевременная выплата заработной платы, жалобы работников, признаки сокрытия трудовых отношений и низкий уровень оплаты труда. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля, в Москве — 32 916 рублей, и сверять зарплату надо с региональным значением.
Как инспектор проверяет, что документы не фиктивны
Инспектор спрашивает не только документы. Он спрашивает самих работников: как проводился вводный инструктаж, что на нём рассказывали, проводилось ли обучение первой помощи. Если работники отвечают, что с ними ничего не проводилось, у инспектора появляется доказательство фиктивности журнала, и аккуратно заполненные графы против этого не работают.
Механизм тот же, что в судебных спорах по электронным документам: формально оформленный документ не спасает, если фактическое исполнение не подтверждается. Разница в том, что суд идёт к этому выводу через доказывание, а инспектор получает его опросом за десять минут. Перед визитом опросите нескольких работников сами и сравните их ответы с журналами.
В практике Добыто при запросе ГИТ узким местом оказывается не отсутствие документа, а невозможность подтвердить ознакомление работника: акт принят, приказ издан, а листа ознакомления с подписями по половине штата нет. На бумажном учёте это выясняется в момент запроса, и восполнить разрыв уже нечем.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вы пришли на позицию, где кадровые документы, охрана труда или воинский учёт не велись, первым действием пишите служебную записку руководителю с перечислением ответственности по статье 5.27.1 КоАП. Она снимает с вас личную ответственность и фиксирует момент обнаружения. Приём универсальный: письменная фиксация состояния дел на дату прихода защищает от претензий за чужие нарушения.»
Что ГИТ смотрит в электронных кадровых документах
Электронные кадровые документы признаются законными, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. И в проверке, и в споре доказываются четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли он электронную подпись, получил ли электронный документ.
Порядок этих обстоятельств важнее, чем кажется. Сначала подтверждается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если рассыпается первое, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника, и перевод на КЭДО без такого согласия делает электронное взаимодействие с этим работником уязвимым при проверке.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление уходят на бумагу.
Система КЭДО должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника. Обратная сторона той же функции: журнал покажет и то, что работает против работодателя — дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Журнал не выборочный. В практике Добыто мы сверяем журнал подписания перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт, а не после начала спора.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»
Проверьте электронную подпись на кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Роскомнадзор и персональные данные работников
Кадровая служба обрабатывает персональные данные постоянно, и с 30 мая 2025 года цена ошибки здесь выросла резко: Федеральный закон № 420-ФЗ поднял санкции по статье 13.11 КоАП. Обработка без согласия в письменной форме там, где оно обязательно, стоит юрлицу до 700 000 рублей. Отсутствие политики обработки персональных данных — до 60 000 рублей. Утечка данных — от 3 до 15 млн рублей, повторная утечка переводится в оборотный штраф 1-3% годовой выручки, от 20 до 500 млн рублей.
Типовая уязвимость кадровой службы — проверка кандидатов и работников. Без подписанного согласия на обработку персональных данных проверка неправомерна, и здесь не помогает ни устное разрешение, ни галочка в анкете на сайте. Второе слабое место — сроки и цели: данные хранятся дольше заявленной цели или собираются избыточно относительно того, что написано в согласии.
Факт: проверка кандидата по базам законна только при его письменном согласии на обработку персональных данных по 152-ФЗ. Судимости, кредитная история, исполнительные производства и сведения от прошлых работодателей проверяются с согласия, а без согласия любая из этих проверок образует состав по статье 13.11 КоАП.
Охрана труда: направление с самыми крупными штрафами
Суммы по охране труда на порядок выше общих кадровых. Допуск к работе без обучения по охране труда — от 110 000 до 130 000 рублей, причём одинаково и когда обучение не проводилось вовсе, и когда нарушен его срок. Необеспечение работников средствами защиты — 150 000 рублей на организацию. Допуск водителя-экспедитора без психиатрического освидетельствования — 120 000 рублей. Инструктаж на рабочем месте, проведённый не непосредственным руководителем работника, а сторонним лицом, — от 50 000 до 80 000 рублей на юридическое лицо.
Отдельная категория ошибок: журнал есть, все расписались, а протокола проверки знаний и удостоверения у проводившего инструктаж нет. Инструктаж вправе проводить только тот, кто сам обучен в учебном центре. Без этого записи в журнале правового значения не имеют, и инспектор читает их как отсутствие инструктажа.
Полезно знать: единственный случай, когда документы по охране труда не нужны, — когда все работники, включая генерального директора, работают дистанционно. Тогда требуются только инструкции на выданную технику, а если работодатель ничего не выдаёт, не требуется и этого. Все остальные организации обязаны иметь документы по охране труда независимо от численности.
Кейс из практики: офисная организация на 10-15 человек, арендованный кабинет в бизнес-центре. Работник получил тяжёлые травмы в лифте бизнес-центра, передвигаясь между этажами по рабочим делам. Компания не отвечала ни за лифт, ни за здание, но случай расследуется как несчастный случай на производстве, и проверяются инструктажи, обучение и весь комплект по охране труда. Второй сюжет из той же категории: бухгалтер встала на крутящийся стул, чтобы положить папку на верхнюю полку, упала и сломала ногу.
Подрядчики: документ, который спрашивают первым
Когда на объекте крупной организации подрядчик получил травму, несовместимую с жизнью, первым документом, который запросила прокуратура, стал журнал вводного инструктажа для работников сторонних организаций. Не договор подряда, не акты, не проектная документация.
По подрядчикам нужен отдельный комплект: приказ о назначении ответственного за вводный инструктаж для сторонних организаций, отдельная программа и инструкция (не та же, что для своих работников, потому что там другие опасности и это не трудовые отношения), отдельный журнал регистрации, положение о взаимодействии с подрядными организациями приложением к договору, единый перечень вредных и опасных производственных факторов и перечень мероприятий по предотвращению повреждения здоровья работников подрядчиков.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Возражение «у нас офис, у нас ничего не случится» разбивается двумя типовыми случаями: травма в лифте арендованного здания и падение со стула в бухгалтерии. Оба расследуются как несчастные случаи на производстве. Если у вас есть лестницы, на которые кто-то забирается менять лампочки, или один служебный автомобиль, дешевле передать это подрядчику по договору, чем вести отдельный пласт документов по работам на высоте и по транспорту.»
СФР, военкомат и Роспотребнадзор: что прилетает кадровой службе
Социальный фонд России редко приходит с выездом, но регулярно приходит с требованием. Несвоевременная сдача ЕФС-1 стоит 500 рублей за каждого работника, на которого сведения поданы с нарушением срока, столько же — за ошибки в сведениях персонифицированного учёта по каждому застрахованному лицу. Для должностного лица добавляется штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП. Отдельный момент, который упускают: по части нарушений в сфере сведений о трудовой деятельности протокол составляет ГИТ, а СФР передаёт ей информацию о нарушении.
Воинский учёт с 1 октября 2023 года стал дорогим направлением. Непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для ведения воинского учёта, наказывается по статье 21.4 КоАП штрафом от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо. Непредставление в установленный срок списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт, обходится организации в 350 000-400 000 рублей.
Роспотребнадзор проверяет то, что кадровая служба часто считает не своим: медицинские книжки, результаты периодических медосмотров, документы о гигиеническом обучении персонала, приказы о назначении ответственных за санитарное состояние и производственный контроль, программу производственного контроля. Допуск сотрудника к работе без обязательных документов квалифицируется по статье 6.3 КоАП: от 10 000 до 20 000 рублей или приостановление деятельности до 90 суток. Для офисных работников с классом условий труда 2, работающих только с компьютером, Минтруд допускает непрохождение медосмотра, но это исключение, а не общее правило.
Цена ошибки: что добавляется к сумме штрафа
Штраф — самая предсказуемая часть расходов и обычно не самая крупная. К нему добавляются предписание со сроком исполнения, повторная проверка исполнения, а при неисполнении — состав по статье 19.5 КоАП и новое внеплановое мероприятие. При повторном нарушении по части 2 статьи 5.27 КоАП для должностного лица предусмотрена дисквалификация, и руководитель теряет право занимать должность.
По несчастным случаям срока давности для компенсации морального вреда нет. Сценарий, который повторяется: организация решает случай не расследовать, а просто выплатить работнику премию. Работник обращается в инспекцию, случай признаётся сокрытым, инспектор расследует его единолично, а затем работник взыскивает моральный вред в суде. Суммы по несчастным случаям заметно выше, чем по спорам об увольнении или взыскании зарплаты.
Третья статья расходов — время. Восстановление охраны труда с нуля при штатной численности около 100 человек занимает минимум полгода, а если специалист параллельно ведёт другие задачи, дольше. Это не тот объём, который закрывается за две недели перед визитом.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Инструктажи и обучение при восстановлении проводятся текущими датами, даже если работники в компании давно. Тогда нарушение перестаёт быть длящимся: инспектор увидит нарушение сроков, но зафиксирует, что нарушение выявлено и устранено, и появляется шанс на предупреждение вместо штрафа. Датировать документы задним числом в этой ситуации — худшее из решений.»
Подготовка к визиту: что проверить заранее
Подготовка строится не от страха перед конкретным органом, а от сценария. Разные поводы поднимают разные стопки документов, и распылять ресурс на всё сразу смысла нет.
| Сценарий | Что критично в первые сутки | Что вторично |
|---|---|---|
| Жалоба уволенного работника | Приказ об увольнении на бумаге, расчёт при увольнении, платёжные документы, подтверждение ознакомления | Полный аудит всех ЛНА компании |
| Несчастный случай | Извещение, состав комиссии, протоколы обучения, журналы инструктажей, карточки выдачи средств защиты | Специальная оценка прошлых периодов |
| Обязательный профилактический визит | Проверочные листы по своим темам, действующие редакции ЛНА, листы ознакомления | Документы уволенных за прошлые годы |
| Запрос Роскомнадзора | Согласия работников, политика обработки персональных данных, перечень целей и сроков хранения | Табели и графики отпусков |
| Сработавший индикатор риска по зарплате | Расчётные листки, платёжные ведомости, сверка с региональным МРОТ, положение об оплате труда | Документы по охране труда |
Столбец «что вторично» нужен не для того, чтобы не делать эти документы, а чтобы не тратить на них те сутки, которые есть до визита.
Лайфхак: порядок восстановления с нуля один и тот же независимо от направления: служебная записка руководителю с фиксацией состояния дел, затем оценка профессиональных рисков, вводный инструктаж, средства защиты параллельно с обучением. Начинать с закупки средств защиты до служебной записки — значит принять чужие нарушения на себя.
Образцы кадровых документов, которые запрашивают при проверке
Комплект собран по составу первого запроса инспектора: смотрите первым лист ознакомления с ЛНА, именно на нём чаще всего обнаруживается разрыв между принятыми актами и доведением их до работников.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Штатное расписание, форма Т-3 | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени, форма Т-12 | Скачать |
| График отпусков, форма Т-7 | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
Как подготовиться к визиту надзорного органа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Установите основание визита по документу: уведомление о профилактическом визите, решение о проведении контрольного мероприятия, требование прокуратуры. От основания зависит перечень, который проверяющий вправе запросить, и срок мероприятия.
- Шаг 2. Возьмите проверочные листы Роструда по своим темам и пройдите по ним самостоятельно, отмечая пункты, по которым документа нет или он просрочен.
- Шаг 3. Соберите базовый кадровый комплект: штатное расписание, трудовые договоры и дополнительные соглашения, ЛНА с листами ознакомления, график отпусков, табели, расчётные листки, платёжные документы.
- Шаг 4. Проверьте блок охраны труда: приказ об ответственном и приказ о распределении полномочий, протоколы проверки знаний и удостоверения, журналы инструктажей, карточки выдачи средств защиты, оценку профессиональных рисков, специальную оценку условий труда.
- Шаг 5. Проверьте блок персональных данных: письменные согласия работников, политику обработки, перечень целей и сроков хранения, приказ об ответственном за обработку.
- Шаг 6. Если кадровые документы ведутся электронно, выгрузите журнал действий по спорным документам и убедитесь, что подписи на них проходят проверку, а приказы об увольнении существуют на бумаге.
- Шаг 7. Опросите нескольких работников по тем же вопросам, которые задаст инспектор: помнят ли вводный инструктаж, обучение первой помощи, ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка. Расхождение с журналами устраняйте до визита.
- Шаг 8. Оформите недостающее служебной запиской с датой обнаружения и планом устранения. Документ с текущей датой лучше отсутствующего документа и лучше документа задним числом.
Кейс из практики: производственная компания около 100 человек, охрана труда не велась несколько лет, специалист пришёл на позицию после смены собственника. Порядок действий: служебная записка руководителю в первую неделю, оценка профессиональных рисков, вводный инструктаж текущими датами, средства защиты параллельно с обучением. Полное восстановление заняло чуть больше полугода. Попытка закрыть этот объём за месяц перед плановым сроком нереальна, и специалисты, которые за это берутся, обычно получают набор документов с несовпадающими датами.
Когда отдельная подготовка к надзору не нужна
Есть узкий случай, когда весь описанный аппарат избыточен: организация, где все работники, включая руководителя, оформлены как дистанционные, никакое оборудование им не выдаётся и никаких рабочих мест работодатель не предоставляет. Специальная оценка условий труда для дистанционных не проводится, комплект по охране труда сокращается до инструкций на выданную технику или исчезает вовсе.
Второй случай — компания, где кадровый учёт ведут два человека на 10-15 работников и весь документооборот помещается в одну папку. Здесь автоматизация не окупается, а подготовка сводится к прохождению проверочных листов раз в год. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и в организациях до 25 человек пилот съедает больше ресурса, чем экономит сама система.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности, выбранного набора функций и необходимости интеграции с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль (тариф «Бизнес») | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма определяется численностью и тем, нужны ли УКЭП, кастомные шаблоны и интеграция с 1С: на тарифе «Старт» их нет. Состав каждого пакета и условия перехода между тарифами указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же оговорено, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Расстановка визитов у работодателя устойчива: трудовая инспекция по жалобам и индикаторам риска, прокуратура по зарплате и признакам подмены трудовых отношений, Роскомнадзор по согласиям и утечкам, СФР и военный комиссариат по отчётности, Роспотребнадзор по медосмотрам. Мораторий убрал плановые мероприятия, но не убрал внеплановые и не отменил обязательные профвизиты, от которых с 2026 года нельзя отказаться. Суммы распределены неравномерно: типовое кадровое нарушение стоит десятки тысяч, охрана труда и персональные данные — сотни тысяч и миллионы. Проверяется при этом не наличие документа, а его исполнение, и инспектор устанавливает это опросом работников.
Значительная часть подготовки сводится к тому, чтобы документ находился за минуты и подтверждал ознакомление работника. Мы в Добыто выстраиваем кадровый документооборот так, чтобы выгрузка по запросу занимала минуты, журнал действий по каждому документу сохранялся и бумажные исключения вроде приказа об увольнении были выделены в отдельный контур.
Частые вопросы
Узнает ли работодатель, кто из работников написал жалобу
Анонимные обращения инспекция не рассматривает, реальные данные заявителя указать придётся. При этом в тексте обращения можно попросить о конфиденциальности, и тогда инспектор не сообщает работодателю сведения о заявителе. Срок рассмотрения — 30 календарных дней с возможностью продления не более чем на 30 дней.
Кто отвечает за нарушения, которые допустил предыдущий кадровик
Административная ответственность по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП наступает у юридического лица и у действующего должностного лица. Защищает письменная фиксация: служебная записка руководителю на дату выхода на позицию с описанием состояния дел и перечислением ответственности. Она не отменяет обязанности устранить нарушения, но переносит точку отсчёта на момент обнаружения.
Считается ли производственной травма, полученная в помещении арендодателя
Да, если работник находился там в рабочее время в связи с выполнением трудовых функций. Травма в лифте бизнес-центра при перемещении между этажами по рабочим делам расследуется как несчастный случай на производстве, и проверяться будут инструктажи, обучение и весь комплект по охране труда работодателя, а не собственника здания.
Можно ли предъявить инспектору электронные документы вместо бумажных
Да, если КЭДО введён по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, получено письменное согласие каждого работника по статье 22.2 и работник ознакомлен с локальным актом о КЭДО. Исключения остаются на бумаге: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним, журнал инструктажа по охране труда, акт о несчастном случае, бумажная трудовая книжка. Дополнительно система должна выгружать журнал действий по каждому документу.
Нужны ли документы по охране труда, если все сотрудники дистанционные
Если дистанционно работают все, включая генерального директора, комплект сводится к инструкциям на выданную технику. Если работодатель ничего не выдаёт, не требуется и этого. Специальная оценка условий труда для дистанционных рабочих мест не проводится. Достаточно одного недистанционного работника, и требования возвращаются в полном объёме.
Проверяют ли самозанятых и исполнителей по ГПХ так же, как штатных работников
Требования трудового законодательства на них не распространяются, но признаки сокрытия трудовых отношений входят в перечень сигналов для прокурорской проверки. Поправки, дававшие Роструду право обращаться в суд при выявлении признаков трудовых отношений без трудового договора, обсуждались при подготовке Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ, но в итоговый текст не вошли. Ссылаться на них как на действующие нормы нельзя.
Что грозит за неисполнение предписания по итогам профилактического визита
Предписание выдаётся, если нарушение не устранено до окончания обязательного профилактического визита. Неисполнение образует состав по статье 19.5 КоАП и служит самостоятельным основанием для внеплановой проверки. Периодичность обязательных визитов установлена постановлением Правительства РФ от 01.10.2025 № 1511: для работодателей значительного риска — не чаще одного раза в три года.
