Перевод на другую должность: записи, сроки, образцы 2026

Перевод на другую должность оформляется цепочкой документов: письменное согласие работника, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ, запись в трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности, отметка в личной карточке и подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Запись в трудовую книжку вносится не позднее 5 рабочих дней с даты приказа и дословно повторяет его текст, ЕФС-1 подаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Главное различие, от которого зависит весь комплект: постоянный перевод по части 1 статьи 72.1 ТК РФ требует согласия работника, записи в трудовую книжку и отчёта в Социальный фонд, а перемещение по части 3 той же статьи не требует ни согласия, ни записи, ни отчёта, если условия трудового договора не меняются.

Разберём формулировки для каждого документа: что писать в дополнительном соглашении, приказе и графе 3 трудовой книжки, чтобы записи совпадали между собой. Покажем, как считать даты при временном переводе, который стал постоянным, и какие основания позволяют перевести работника без его согласия. Отдельно разберём, как исправлять уже внесённую запись и какой подписью подписывают допсоглашение и приказ в электронном виде. Сроки, штрафы по статье 5.27 КоАП, образцы кадровых документов и стоимость подключения на 2026 год — во второй половине статьи.

Соберите приказ о переводе в формате .docx: заполните прежнюю и новую должность, оклад и вид перевода, документ сформируется готовым к подписанию.

Перевод, перемещение и совмещение: что вы оформляете на самом деле

Одним и тем же словом «перевод» кадровики называют четыре разные процедуры, и комплект документов у них разный. Перевод по части 1 статьи 72.1 ТК РФ — это постоянное изменение трудовой функции или структурного подразделения, указанного в трудовом договоре, либо переезд вместе с работодателем в другую местность. Он допускается только с письменного согласия работника. Перемещение по части 3 той же статьи — это другое рабочее место, другой механизм или другое подразделение в той же местности, когда ни одно условие трудового договора не меняется. Согласия работника оно не требует, записи в трудовую книжку по нему не делают.

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ вообще не относится к переводам: работник продолжает выполнять свою работу и в течение той же продолжительности рабочего дня дополнительно ведёт другую должность за доплату. Размер доплаты по статье 151 ТК РФ стороны определяют соглашением с учётом содержания и объёма дополнительной работы, а любая из сторон вправе отказаться от совмещения досрочно, предупредив письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Таблица показывает, какой документ и какая отчётность нужны в каждом случае.

Три строки из шести не порождают ни записи в трудовой книжке, ни отчёта в Социальный фонд. Если вы подали подраздел 1.1 по временному переводу или по совмещению, вы отчитались о кадровом мероприятии, которого не было, и сведения о трудовой деятельности работника теперь расходятся с приказом.

Цепочка документов при переводе и срок каждой записи

Порядок действий жёстче, чем кажется: согласие оформляется до приказа, приказ издаётся до записи в трудовую книжку, а запись повторяет приказ дословно. Нарушение этой последовательности — самая частая причина, по которой инспектор ГИТ снимает документы как оформленные задним числом.

Как оформить перевод на другую должность: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, есть ли должность в штатном расписании и свободна ли она. Если должности нет или все единицы заняты, сначала издаётся приказ об изменении штатного расписания либо утверждается штатное расписание в новой редакции.
2. Шаг 2. Получите письменное согласие работника. Формы у него нет: подойдёт заявление работника, предложение работодателя с отметкой о согласии или подпись на проекте дополнительного соглашения.
3. Шаг 3. Подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём фиксируются новая должность и подразделение, дата, с которой работник приступает, новый оклад или тарифная ставка, режим работы, если он меняется, и срок перевода, если перевод временный.
4. Шаг 4. Издайте приказ о переводе. Унифицированная форма Т-5 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 применяется по желанию: с 2013 года негосударственные организации вправе использовать собственные формы первичных документов. Ознакомьте работника с приказом под подпись.
5. Шаг 5. Внесите запись в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа. Срок и правило о дословном соответствии тексту приказа установлены Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, запись делается только в сведениях о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ.
6. Шаг 6. Отразите перевод в личной карточке и в других учётных документах: табеле, графике отпусков при смене подразделения, документах по охране труда, если новая должность требует другого инструктажа или медосмотра.
7. Шаг 7. Подайте подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Если 25-е выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Читайте также:  Образец совмещения должностей: приказ и доплата в 2026

Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий и должностей ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Комплект документов по одному переводу не помещается в один файл, и на этом ломается ручное оформление: допсоглашение подписывают в один день, приказ издают на следующий, а запись в трудовую книжку вносит третий человек через неделю. В сервисе Добыто перевод собирается одним маршрутом, где приказ не уходит на подписание, пока не подписано допсоглашение.

Формулировки записи о переводе: что писать в каждом документе

Записи в разных документах связаны между собой: приказ повторяет допсоглашение, трудовая книжка повторяет приказ, ЕФС-1 повторяет трудовую книжку. Расхождение хотя бы в одном слове превращает комплект в набор противоречивых бумаг.

Дополнительное соглашение. Пункт формулируется через изменение конкретного пункта трудового договора, а не через общее «перевести». Рабочая конструкция: «Пункт 1.2 трудового договора от 12.03.2024 № 47 изложить в следующей редакции: „Работник принимается на работу в отдел логистики на должность старшего специалиста по закупкам“. Изменения вступают в силу с 1 октября 2026 года». Отдельными пунктами идут новый оклад и, если он меняется, режим рабочего времени. Дата вступления изменений в силу и дата подписания соглашения — разные даты, и путать их нельзя.

Приказ о переводе. В приказе указываются прежняя и новая должность с подразделениями, дата начала работы в новой должности, вид перевода (постоянно или временно с указанием срока), новый оклад и надбавки, основание. Основанием указывается дополнительное соглашение с номером и датой, а не заявление работника: заявление само по себе изменений в трудовой договор не вносит.

Трудовая книжка. Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе» без заголовка и без повторного указания наименования организации. В графе 1 — порядковый номер, в графе 2 — дата перевода, в графе 3 — текст вида «Переведён в отдел логистики на должность старшего специалиста по закупкам», в графе 4 — вид документа, его дата и номер. Слово «постоянно» в графу 3 не пишут: постоянный характер перевода следует из самого факта записи, потому что временные переводы в трудовую книжку не вносятся.

Сведения о трудовой деятельности и ЕФС-1. В подразделе 1.1 указывается кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД», наименование новой должности в точном соответствии со штатным расписанием, код выполняемой функции и реквизиты приказа. Наименование должности в отчёте, в приказе и в трудовой книжке должно совпадать посимвольно, включая сокращения.

Личная карточка. Раздел с приёмом и переводами заполняется по тем же реквизитам приказа, и работник знакомится с записью под подпись. Карточка нужна не только для внутреннего учёта: при споре именно по ней восстанавливают последовательность кадровых событий, когда приказы за разные годы лежат в разных делах.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перевод на должность, которой ещё нет в штатном расписании, — самая частая находка при аудите кадровых документов. Приказ есть, допсоглашение есть, а единицы в штатке нет, и наименование должности в приказе не совпадает со штатным расписанием ни по одному документу. Сверьте перед изданием приказа три источника: штатное расписание, проект допсоглашения и справочник должностей в кадровой программе.»

Образцы кадровых документов для оформления перевода

Комплект собран под один перевод: начните с дополнительного соглашения, остальное подтягивается к нему по реквизитам.

Временный перевод, который стал постоянным: как не потерять дату

По части 1 статьи 72.2 ТК РФ работника можно временно перевести на другую работу на срок до одного года, а для замещения временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, — до выхода этого работника. Записи в трудовую книжку при таком переводе нет, отчёт в Социальный фонд не подаётся.

Дальше работает норма, о которой вспоминают поздно. Если срок перевода истёк, прежняя работа работнику не предоставлена, он её не потребовал и продолжает работать на новой должности, условие о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным. Никакого отдельного действия работодателя для этого не нужно: перевод меняет характер сам, по факту.

Практические последствия три. Первое: с этого момента у вас возникает обязанность внести запись в трудовую книжку, и вносится она датой начала временного перевода, а не датой, когда вы спохватились. Второе: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся исходя из документа, которым оформлен постоянный характер перевода, то есть срок отчёта считается от него. Третье: вернуть работника на прежнюю должность в одностороннем порядке вы больше не можете — это будет уже новый перевод, снова с письменным согласием.

Кейс из практики: в производственной компании на 800 сотрудников мастера перевели на должность начальника участка на 11 месяцев на период отсутствия основного работника. Основной работник уволился, временный перевод никто не закрыл, мастер отработал в новой должности ещё полгода. При аудите выяснилось, что записи в трудовой книжке нет, а подраздел 1.1 не подавался 6 месяцев. Восстановление заняло 2 недели: издали приказ о признании перевода постоянным, внесли запись датой начала временного перевода и подали отчёт с пояснением.

Календарное правило простое: срок временного перевода ставится на контроль в день издания приказа, а не в день его окончания. В карточке сотрудника в Добыто дата окончания временного перевода задаётся отдельным полем, и за две недели до неё ответственному приходит уведомление.

Перевод без согласия работника: основания и их границы

Оснований, по которым работодатель меняет работу без письменного согласия работника, немного, и каждое ограничено сроком или процедурой.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Чрезвычайные обстоятельства. По части 2 статьи 72.2 ТК РФ при катастрофе природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастном случае на производстве, пожаре, наводнении, землетрясении, эпидемии и в других исключительных случаях работника переводят без его согласия на срок до одного месяца для предотвращения этих случаев или устранения их последствий.

Простой и замещение. По части 3 той же статьи перевод на срок до одного месяца допускается при простое, необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества и для замещения временно отсутствующего работника, если эти обстоятельства вызваны чрезвычайными причинами из части 2. Перевод на работу, требующую более низкой квалификации, в этом случае возможен только с письменного согласия работника. Оплата труда при переводах по частям 2 и 3 производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.

Изменение организационных или технологических условий труда. Статья 74 ТК РФ позволяет изменить условия трудового договора по инициативе работодателя, уведомив работника письменно не позднее чем за 2 месяца. Трудовую функцию менять этим способом нельзя: если вы меняете должность и круг обязанностей, статья 74 не применяется, нужно согласие работника.

Медицинское заключение. По статье 73 ТК РФ работника, нуждающегося в переводе по медицинскому заключению, переводят на другую подходящую работу с его письменного согласия. Если работник отказывается или подходящей работы нет, при сроке перевода до 4 месяцев он отстраняется от работы с сохранением места работы и без начисления заработной платы, а при сроке более 4 месяцев или постоянном переводе трудовой договор прекращается по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ. Отдельно действует запрет из части 4 статьи 72.1: переводить работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, нельзя ни при каких обстоятельствах.

Полный перечень требований по изменению условий трудового договора Роструд публикует в перечне обязательных требований на портале Онлайнинспекция.рф: там же указаны нормы, по которым инспектор проверяет наличие письменного соглашения сторон.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Документы во время больничного я делю не по форме, а по последствиям. Заявление на отпуск и согласие на обработку персональных данных подписываются спокойно, а перевод и изменение условий договора формально законны, но создают спор там, где можно было подождать неделю. Если подписать нужно срочно, зафиксируйте, как документ передан работнику, что у него была возможность прочитать и что он подтвердил готовность подписать сейчас.»

Когда перевод оформлять не нужно

Три ситуации регулярно оформляют переводом без оснований. Первая: работник пересаживается на другое рабочее место или переходит в соседнее подразделение в той же местности, а должность, оклад и режим остаются прежними. Это перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ, и согласия оно не требует. Вторая: работнику поручают дополнительные обязанности внутри рабочего дня за доплату. Это совмещение по статье 60.2, оно оформляется письменным согласием и приказом, запись в трудовую книжку не вносится. Третья: работник подменяет коллегу без изменения своей трудовой функции — здесь также работает механизм совмещения, а не перевода.

Ошибка в эту сторону обходится дороже, чем кажется. Лишняя запись о переводе в трудовой книжке и лишнее кадровое мероприятие в ЕФС-1 создают в сведениях о трудовой деятельности работника событие, которого не было, и исправлять придётся в обоих местах сразу.

Ошибки в записях о переводе и во что они обходятся

Перечень ошибок короткий, потому что повторяются одни и те же.

• Приказ без дополнительного соглашения. Работодатель издаёт приказ, работник расписывается в ознакомлении, а соглашение об изменении трудового договора не подписывается. Изменение условий договора допускается только по соглашению сторон в письменной форме, и подпись в графе «с приказом ознакомлен» его не заменяет.
• Запись в трудовой книжке не совпадает с приказом. В приказе «специалист по закупкам», в книжке «специалист отдела закупок». Порядок ведения трудовых книжек требует, чтобы запись точно соответствовала тексту приказа.
• Запись о временном переводе. В трудовую книжку вносят перевод на 6 месяцев, а потом человек увольняется, и в книжке остаётся должность, на которой он не работал на момент увольнения.
• Пропущенный срок ЕФС-1. Приказ издан в конце месяца, отчёт уходит вместе со следующей пачкой, и срок до 25-го числа следующего месяца пропущен.
• Перевод на должность, которой нет в штатном расписании. Приказ и допсоглашение оформлены, штатное расписание не менялось, оклад в документах не соответствует ни одной строке штатки.
• Задним числом. Дата допсоглашения позже даты приказа, а дата приказа позже даты, с которой работник фактически трудится на новой должности.

Цена ошибки считается не по стоимости переоформления. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф: на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Штраф назначается по каждому выявленному нарушению, а при проверке кадровых документов инспектор смотрит не один комплект, а выборку. Вторая часть цены — трудовой спор: если суд признает перевод несостоявшимся, работник восстанавливается в прежней должности с выплатой разницы в заработке за всё время.

Неверную запись о переводе не зачёркивают. В разделе «Сведения о работе» вносится новая строка: следующий порядковый номер, дата внесения исправления, текст «Запись за номером таким-то недействительна» и следом правильная запись о переводе. В графе 4 указывается документ-основание, по которому вносится исправление. Если ошибку допустил предыдущий работодатель, исправление вносит он, а при его ликвидации — правопреемник или текущий работодатель на основании подтверждающих документов.

Что проверить до издания приказа

1. Есть ли должность в штатном расписании, свободна ли единица, совпадает ли наименование посимвольно с проектом приказа.
2. Соответствует ли наименование должности классификатору ОК 016-2025 и нужен ли приказ об изменении штатного расписания.
3. Получено ли письменное согласие работника и подписано ли дополнительное соглашение до даты приказа.
4. Постоянный перевод или временный: от этого зависят запись в трудовую книжку и подача ЕФС-1.
5. Требует ли новая должность медосмотра, обучения по охране труда, проверки знаний или допуска — и проведены ли они до даты начала работы.
6. Меняется ли режим рабочего времени, и внесено ли новое условие в дополнительное соглашение.
7. Кто и в какой срок вносит запись в трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности, и кто подаёт отчёт в Социальный фонд.

Перевод в КЭДО: какой подписью подписывают допсоглашение и приказ

Дополнительное соглашение и приказ о переводе подписываются разными видами электронной подписи, и это не техническая деталь, а требование статьи 22.3 ТК РФ. Дополнительное соглашение — это внесение изменений в трудовой договор, поэтому работодатель подписывает его только усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник — УКЭП либо УНЭП, сертификат которой создан и используется в инфраструктуре государственных услуг. ПЭП для допсоглашения о переводе не подходит. Приказ о переводе к перечню договорных документов не относится: работодатель подписывает его УКЭП или УНЭП, а работник знакомится и подписывает любым видом подписи, включая простую, если её использование закреплено соглашением сторон.

Бумажная трудовая книжка в электронный вид не переводится: записи о переводе в неё вносятся вручную, даже если весь остальной комплект подписан электронно. Для работников, отказавшихся от бумажной книжки, кадровое мероприятие фиксируется только в сведениях о трудовой деятельности, и дублировать его бумажным носителем не нужно.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки допсоглашения о переводе и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Отдельно проверьте, описан ли в вашем локальном нормативном акте порядок идентификации работника при подписании. Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно: суд смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: на пилоте видно, кто из работников реально не умеет пользоваться системой и за кого подписывает кто-то другой.

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что переводы у вас оформляются на бумаге и переделывать процесс дорого, начать можно с одного кадрового события: перевести в электронный вид только цепочку «согласие — допсоглашение — приказ», оставив трудовые книжки и инструктажи как есть.

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы 2026

Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны документов.

Итоговая сумма складывается из численности, набора функций и необходимости интеграции: на тарифе «Старт» ограничение по численности жёсткое, на «Бизнесе» действует минимальная годовая оплата независимо от фактического числа сотрудников. Актуальный состав функций и условия перехода между тарифами опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что разница при повышении тарифа пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

УКЭП для руководителя и ответственных за кадры в тарифы не входит: её получают через удостоверяющие центры отдельно, и это надо закладывать в бюджет заранее, потому что без УКЭП работодателя дополнительное соглашение о переводе в электронном виде подписать нельзя.

Выводы

Правильная запись о переводе начинается не с трудовой книжки, а со штатного расписания и письменного согласия работника: приказ повторяет допсоглашение, книжка повторяет приказ, отчёт в Социальный фонд повторяет книжку. Постоянный перевод даёт запись в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 до 25-го числа следующего месяца, временный перевод и совмещение не дают ни того, ни другого, а перемещение не требует даже согласия. Отдельного контроля требуют два срока: окончание временного перевода и дата подачи отчёта.

Мы в Добыто собираем перевод одним маршрутом, где приказ не уходит на подписание раньше допсоглашения, а дата окончания временного перевода стоит на контроле с момента издания приказа. Это снимает большую часть расхождений между документами, которые потом приходится исправлять отдельной записью.

Частые вопросы о записи о переводе

Нужно ли оформлять перевод, если меняется только наименование должности по новому классификатору?

Перевода здесь нет, если трудовая функция остаётся прежней. С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст, и при изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительное соглашение к трудовому договору. Запись в трудовую книжку о переводе не вносится, но справочники должностей в кадровой программе обновить придётся, иначе наименования в приказах и в отчётности разойдутся.

Можно ли оформить перевод, пока работник на больничном?

Прямого запрета в законе нет, и практика допускает перевод, если работник во время нетрудоспособности подписал дополнительное соглашение. Риск не юридический, а доказательственный: в споре работник заявит, что подписывал больным, не читал и не понимал, а опровергать это придётся работодателю. Если ждать нельзя, зафиксируйте способ передачи документа, время на ознакомление и подтверждение готовности подписать. Увольнение по инициативе работодателя в этот период запрещено статьёй 81 ТК РФ, включая увольнение по итогам испытания.

Что делать, если работник отказался подписать дополнительное соглашение о переводе?

При переводе по статье 72.1 ТК РФ отказ работника окончателен: перевод не состоится, принудить к нему нельзя. При изменении условий по статье 74 ТК РФ порядок другой: работодатель уведомляет письменно не позднее чем за 2 месяца, а при отказе обязан предложить в письменной форме другую имеющуюся работу, соответствующую квалификации работника, либо нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнять с учётом состояния здоровья. Трудовую функцию по статье 74 менять нельзя.

Как оформить совмещение должностей в детском саду и рассчитать доплату?

Совмещение в дошкольном образовательном учреждении оформляется по общим правилам статьи 60.2 ТК РФ: письменное согласие работника с указанием срока, содержания и объёма дополнительной работы, затем приказ. Размер доплаты по статье 151 ТК РФ устанавливается соглашением сторон с учётом содержания и объёма работы, а в бюджетном учреждении дополнительно учитывается положение об оплате труда. Запись в трудовую книжку не вносится, отчёт в Социальный фонд по совмещению не подаётся. Отказаться от совмещения досрочно может любая сторона, предупредив письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Как отменить приказ о переводе, изданный по ошибке?

Если работник к работе в новой должности не приступал, издаётся приказ об отмене приказа о переводе с указанием реквизитов отменяемого документа и причины, а дополнительное соглашение аннулируется отдельным соглашением сторон. Если запись в трудовую книжку уже внесена, она признаётся недействительной отдельной записью, а следом вносится верная. Если подраздел 1.1 формы ЕФС-1 уже подан, подаются корректирующие сведения: отменяющая запись по ошибочному мероприятию и, при необходимости, верная.

Обязательна ли унифицированная форма Т-5 для приказа о переводе?

Нет. Форма Т-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года негосударственные организации вправе применять собственные формы первичных учётных документов, утвердив их в учётной политике. Содержание при этом остаётся обязательным: прежняя и новая должность с подразделениями, дата начала работы, вид перевода и его срок, новый оклад и надбавки, основание с реквизитами дополнительного соглашения.