ЕФС-1 при переводе: сроки сдачи и коды в 2026 году

ЕФС-1 при переводе на другую должность подаётся по постоянному переводу и только по нему: подраздел 1.1 раздела 1 с кодом мероприятия «ПЕРЕВОД», срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Временный перевод, перемещение внутри организации и совмещение должностей в подраздел 1.1 не попадают вовсе. Главное различие, от которого зависит дата сдачи: срок отсчитывается от месяца издания приказа, а не от дня, когда работник приступил к новой работе. Приказ от 29 сентября о переводе с 1 октября сдаётся до 25 октября, а не до 25 ноября.

Разберём, какие виды перемещений работника попадают в подраздел 1.1, а какие кадровик подаёт зря, и как считать срок, если приказ издан задним числом, отменён или переиздан. Дадим чек-лист подготовки: что сверить в штатном расписании, какой код трудовой функции поставить и какие документы подписать до приказа. Сценарная таблица по датам, порядок исправления через отменяющую запись, размеры штрафов по 27-ФЗ и КоАП, стоимость перевода кадровых процессов в электронный вид на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какой перевод попадает в ЕФС-1, а какой кадровик подаёт зря

Подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 принимает только те события, которые меняют сведения о трудовой деятельности работника в его электронной трудовой книжке. Из всей группы кадровых изменений, которые в разговоре называют переводом, туда попадает один вид — постоянный перевод на другую работу у того же работодателя. Всё остальное оформляется приказом, дополнительным соглашением, записью в личной карточке, но в Социальный фонд не уходит.

Форма и порядок её заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, электронный формат — приказом СФР от 17.11.2025 № 1463; обе редакции применяются с 30 декабря 2025 года. Именно в этой редакции из подраздела 1.1 исчезли коды ДИСТ и НДОМ: перевод на дистанционную и надомную работу перестал быть самостоятельным кадровым мероприятием. Кадровики, которые работают по методичкам 2023-2024 годов, продолжают подавать такие записи и получают отказ в приёме формы.

Из таблицы видно, где именно теряется срок: два вида событий живут по правилу следующего рабочего дня, остальные — по правилу 25-го числа. Увольнение переводом к другому работодателю ошибочно считают «переводом» и спокойно ждут конца месяца, хотя на подачу есть один рабочий день.

Срок считается от приказа, а не от даты выхода на новую должность

Пункт 6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ называет два ориентира: месяц, в котором имел место случай, и месяц, в котором издан приказ. На практике для перевода отсчёт ведут от месяца издания приказа, потому что именно реквизиты приказа попадают в графу основания подраздела 1.1. Когда два ориентира расходятся, безопаснее считать по более раннему из них: сдать раньше срока нарушением не является, сдать позже — является.

Разница в один календарный день на границе месяца стоит целого отчётного цикла. Ниже — сценарии, которые мы разбираем чаще всего.

Проверить свой расчёт можно по кадровому приказу: возьмите дату в его шапке, прибавьте один календарный месяц, поставьте 25-е число. Дата фактического перевода в этом расчёте не участвует вообще.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: в компаниях с филиалами приказ о переводе подписывают на месте, а до отдела кадров он доезжает через несколько дней. В практике Добыто это и есть основная причина просрочки: событие относится к прошлому отчётному месяцу, а кадровая служба узнаёт о нём в новом. Электронное подписание убирает разрыв между датой приказа и моментом, когда о нём узнали кадры.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровики срывают срок не потому, что не знают про 25-е число, а потому, что считают его от неправильной даты. Возьмите за правило заводить событие в календарь отчётности в момент подписания приказа, а не в момент выхода работника на новую должность. Тогда приказ от 29 сентября о переводе с 1 октября не уедет у вас в ноябрьскую отправку».

Соберите приказ о переводе и зафиксируйте его дату

Что подготовить до издания приказа о переводе

Срок сдачи запускается датой приказа, поэтому всё, что может потребовать переиздания приказа, проверяется до его подписания. Переизданный приказ — это новая дата, новый отчётный месяц и, если первая запись уже ушла в СФР, ещё и отменяющая строка.

1. Штатное расписание. Должность, на которую переводите, должна существовать в штатном расписании на дату перевода и быть вакантной. Если должности нет, сначала приказ об изменении штатного расписания, потом приказ о переводе.
2. Наименование должности. Оно должно совпадать в штатном расписании, дополнительном соглашении, приказе и ЕФС-1 дословно. Расхождение в одном слове даёт расхождение сведений в электронной трудовой книжке.
3. Код трудовой функции. В подраздел 1.1 ставится код по ОК 010-2014 (МСКЗ-08) в формате XXXX.X, и подбирается он по фактически выполняемой работе, а не по формулировке в штатном расписании.
4. Дополнительное соглашение. Постоянный перевод — это изменение трудового договора, письменное соглашение сторон обязательно. Приказ без соглашения перевод не оформляет.
5. Согласие работника на КЭДО, если документы подписываются электронно. Работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на кадровый электронный документооборот; у тех, чей стаж начался позже, отдельное согласие не требуется.
6. Права подписи. Проверьте, кто подписывает приказ и кто подписывает саму ЕФС-1 усиленной квалифицированной подписью, если руководитель в отпуске или на больничном.

Важный нюанс из практики: в приказе о возложении обязанностей на время отсутствия руководителя нужен конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей директора» без перечня порождает ровно тот спор, который приказом пытались предотвратить: был ли заместитель вправе подписывать именно этот документ.

Образцы кадровых документов для оформления перевода

Комплект собран под один сценарий: постоянный перевод внутри организации, начинать удобнее с дополнительного соглашения — именно оно фиксирует новую должность и оклад.

Как оформить перевод электронно и не потерять дату приказа

Дата приказа в бумажном обороте плавает: приказ подписан 29 сентября, а до кадровика он доехал 6 октября вместе с подписью работника. Формально отчётный месяц — сентябрь, фактически кадровая служба узнаёт о событии в октябре. В электронном оформлении дата подписания фиксируется системой в момент нажатия кнопки, и расхождения между «подписано» и «дошло до кадров» не возникает.

Для перевода работнику достаточно усиленной неквалифицированной подписи, выданной в информационной системе работодателя, а дополнительное соглашение со стороны компании подписывается усиленной квалифицированной подписью. Сама ЕФС-1 уходит в Социальный фонд только с УКЭП юридического лица или уполномоченного представителя по машиночитаемой доверенности. Эти три подписи путать нельзя: подпись, которой работник подтвердил перевод, для отправки отчёта не годится.

В сервисе Добыто маршрут перевода собирается из трёх шагов: дополнительное соглашение, приказ, ознакомление с должностной инструкцией. Система показывает, кто из подписантов задерживает документ, и до конца отчётного месяца видно, успеет ли приказ в текущую отправку.

ЕФС-1 при переводе в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП запись подраздела 1.1 создаётся из документа «Кадровый перевод», и программа сама подставляет дату мероприятия и реквизиты приказа. Две типовые поломки: перевод проведён в базе задним числом, и запись попадает в уже отправленный комплект; либо код по ОК 010-2014 не заполнен в позиции штатного расписания, и строка уходит пустой. Обе проверяются одним отчётом по кадровым перемещениям за месяц до формирования файла.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Порядок работ обратный привычному: сначала процессы, потом система. Выпишите кадровые процессы, по каждому определите, сколько документов в год, кто подписывает и какой вид подписи нужен, и только после этого смотрите решения. Переводы и приём удобнее ставить во вторую очередь, после отпусков и командировок, где работнику хватает простой электронной подписи».

Ошибки, из-за которых срок по переводу срывается

Пять ситуаций, которые мы разбираем чаще всего. Все они стоят не переделки документа, а денег.

• Срок считают от даты перевода. Приказ конца месяца уезжает в следующую отправку, просрочка получается ровно на месяц.
• Подают временный перевод. Лишняя запись в электронной трудовой книжке работника, которую потом снимают отменяющей строкой.
• Не подают перевод, ставший постоянным. Обратная ошибка: раз временный не подавали, решают, что и признание его постоянным подавать не нужно.
• Приказ переиздают, а отчёт не корректируют. В СФР остаются реквизиты первого приказа, в кадрах — второго. Расхождение всплывает при запросе работником сведений о трудовой деятельности.
• Увольнение переводом к другому работодателю сдают по правилу 25-го числа. Здесь действует правило следующего рабочего дня, просрочка возникает в первые же сутки.

Четыре из пяти ошибок видны на одном экране — в списке кадровых событий месяца с датами приказов и отметкой, попало событие в отправку или нет. Мы закладываем такую сверку в конце каждого месяца отдельным шагом, до формирования файла, а не после протокола из Социального фонда.

Сколько стоит пропущенный срок

Непредставление сведений в срок, а также представление неполных или недостоверных сведений влечёт штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ. Штраф считается по людям, а не по отчётам: массовый перевод 40 человек при реорганизации отдела — это 20 000 рублей за одну забытую отправку. Должностное лицо отвечает отдельно по статье 15.33.2 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей.

Второй слой последствий не денежный. Сведения о трудовой деятельности работник получает через личный кабинет на портале государственных услуг и в форме СТД-Р. Если перевода там нет, вопрос приходит не в СФР, а в кадровую службу, и дальше по цепочке — в государственную инспекцию труда. Актуальный порядок сдачи отчётности и электронные сервисы приёма документов опубликованы в разделе для страхователей на сайте Социального фонда России.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как исправить ЕФС-1 по переводу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, что именно неверно: запись не подавалась вовсе, подана с ошибкой в данных или подана ошибочно и должна быть снята.
2. Шаг 2. Если запись не подавалась, сформируйте обычную форму с мероприятием «ПЕРЕВОД» и отправьте её, не дожидаясь конца текущего месяца. Дата приказа остаётся прежней.
3. Шаг 3. Если в записи ошибка, подайте строку с признаком отмены, повторив все реквизиты ошибочной записи дословно, и следом — правильную строку в том же комплекте.
4. Шаг 4. Если событие отменено приказом, подайте только отменяющую строку, новую запись не создавайте.
5. Шаг 5. Дождитесь протокола приёма от Социального фонда и сохраните его. Отправленный, но не принятый файл сроком сдачи не считается.
6. Шаг 6. Сверьте результат со сведениями, которые видит работник, и выдайте ему СТД-Р, если он об этом просил.

Когда ЕФС-1 при переводе подавать не нужно

Лишняя запись в подразделе 1.1 — такая же ошибка, как пропущенная, и снимается она тем же отменяющим механизмом. Отчёт не подаётся в следующих случаях.

Временный перевод любой продолжительности, включая перевод на время отсутствия другого работника, в сведения о трудовой деятельности не попадает. Перемещение на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности или на другой механизм, если трудовая функция и условия договора не меняются, тоже не подаётся: по части 3 статьи 72.1 ТК РФ это не перевод и согласия работника не требует.

Совмещение должностей не отражается в ЕФС-1 ни в момент поручения дополнительной работы, ни при её отмене. Работник продолжает занимать свою должность, трудовая функция по договору не меняется, а доплата по статье 151 ТК РФ — вопрос оплаты труда, а не персонифицированного учёта. Это касается и бюджетной сферы: совмещение должностей в дошкольном образовательном учреждении, где воспитатель ведёт часы за отсутствующего коллегу, оформляется согласием, дополнительным соглашением и приказом, но в подраздел 1.1 не идёт.

Изменение оклада без изменения должности само по себе мероприятием не является. Перевод на дистанционную или надомную работу после отмены кодов ДИСТ и НДОМ отдельным мероприятием тоже не считается. И отдельная категория — исполнители по договорам гражданско-правового характера: у них нет перевода в принципе, подаются только начало и окончание работ по договору, и по правилу следующего рабочего дня.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Разделяйте документы не по форме, а по последствиям. Перевод, который ухудшает положение работника, формально можно оформить и в период его отсутствия, но в споре опровергать доводы о давлении придётся работодателю. Если ситуация терпит неделю, подождите неделю: срок по ЕФС-1 отсчитывается от приказа, а значит перенос подписания переносит и отчётную дату».

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API считаются отдельно. Действующие условия по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Для компаний до 25 человек арифметика простая: годовая стоимость тарифа «Старт» сопоставима с одним штрафом за 18 непереданных вовремя записей по персонифицированному учёту.

Выводы

В подраздел 1.1 ЕФС-1 попадает только постоянный перевод, а отчётный месяц определяется датой приказа, а не днём выхода работника на новую должность. Временный перевод, перемещение и совмещение в отчёт не идут, а увольнение переводом к другому работодателю сдаётся по правилу следующего рабочего дня. Ошибка стоит 500 рублей за каждого работника по 27-ФЗ плюс административный штраф на должностное лицо, поэтому дешевле проверить штатное расписание и код трудовой функции до подписания приказа, чем потом снимать записи отменяющей строкой.

В Добыто перевод оформляется одним маршрутом: дополнительное соглашение, приказ и ознакомление с должностной инструкцией подписываются электронной подписью, а дата каждого шага фиксируется системой. Кадровой службе это даёт то, чего не даёт бумага: точную дату приказа в момент подписания и понятный список переводов, которые попадают в текущую отправку.

Частые вопросы

Нужно ли подавать ЕФС-1, если работника перевели в другое обособленное подразделение в том же городе?

Зависит от того, что написано в трудовом договоре. Если структурное подразделение указано в договоре как обязательное условие, его смена — это перевод, и подраздел 1.1 подаётся до 25-го числа следующего месяца. Если подразделение в договоре не поименовано, а трудовая функция и остальные условия не меняются, это перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ: согласия работника не требуется и в ЕФС-1 оно не отражается.

Как сдать ЕФС-1 по переводу, если в организации меньше 11 работников?

Организации, у которых численность застрахованных лиц за отчётный период составляет 10 человек и менее, вправе подавать сведения на бумаге. При 11 и более работниках форма сдаётся только в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной подписью. Срок для перевода в обоих случаях одинаковый — 25-е число месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Работник переведён и в тот же месяц уволен. Сколько отправок нужно?

Две, с разными сроками. Перевод уходит по правилу 25-го числа следующего месяца, увольнение — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Объединить их в одну отправку можно, только если увольнение подано вовремя, а перевод включён в тот же комплект досрочно.

Меняется ли срок, если приказ о переводе подписан электронной подписью?

Нет. Вид подписи на приказе на срок подачи не влияет: отсчёт идёт от даты издания приказа. Электронное подписание меняет другое — дату видно точно, она фиксируется в журнале системы, и спор о том, когда именно приказ был подписан, не возникает.

Что делать, если перевод отменили после того, как ЕФС-1 уже ушла в СФР?

Подать строку с признаком отмены записи, повторив реквизиты ошибочной записи без изменений: дату мероприятия, наименование должности, код трудовой функции, вид, дату и номер приказа. Новую запись при этом создавать не нужно — отменяющая строка снимает сведения из электронной трудовой книжки работника.

Как быть, если после перевода изменилось наименование должности по новому классификатору?

Переименование должности в штатном расписании оформляется приказом о внесении изменений в штатное расписание или утверждением его в новой редакции, плюс дополнительными соглашениями к трудовым договорам. В подраздел 1.1 такая запись подаётся до 25-го числа следующего месяца, а код трудовой функции проверяется заново: он берётся по ОК 010-2014 (МСКЗ-08) исходя из фактически выполняемой работы.

Кто отвечает за просрочку: бухгалтер, который отправляет форму, или кадровик, который издал приказ?

Штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо накладывается на организацию, поэтому спор о внутренней вине на размер санкции не влияет. Административный штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ получает должностное лицо, чьи обязанности закреплены приказом или должностной инструкцией. Если распределение обязанностей нигде не зафиксировано, ответственным считается руководитель.