Специальные навыки и знания сотрудника как фиксировать их и подтверждать документами

Специальные навыки и знания сотрудника подтверждаются двумя группами документов. Внешние выдают образовательные организации и центры оценки квалификаций: диплом о профессиональной переподготовке, удостоверение о повышении квалификации, свидетельство о квалификации. Внутренние создаёт сам работодатель: протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист, оценочный лист, профиль компетенций. Внешний документ подтверждён, только когда сведения о нём есть в реестре: диплом и удостоверение — в ФИС ФРДО Рособрнадзора, свидетельство о квалификации — в реестре сведений о проведении независимой оценки квалификации. Внутренний документ имеет вес, только если процедура закреплена ЛНА. Порядок фиксации зависит от цели: для обучения, премии или кадрового резерва достаточно модели компетенций и оценки 360, для увольнения по пункту 3 части 1 статьи 81 ТК РФ нужна аттестация с представителем профсоюза в комиссии и предложением вакансий.

Материал помогает собрать доказательную базу по каждому навыку: какой документ что подтверждает, как сверить запись в реестре при приёме бумаги от работника, как описать компетенции, которых нет ни в одном дипломе. Отдельно разобрано изменение с 1 сентября 2026 года о зачёте демонстрационного экзамена СПО как независимой оценки квалификации. Сравнение методов оценки, пошаговый порядок аттестации, образцы документов, сроки хранения и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие документы подтверждают навыки и знания сотрудника и что именно они доказывают

Статья 195.1 ТК РФ определяет квалификацию работника как уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы. Ни один документ не закрывает это определение целиком: диплом говорит о знаниях на дату выпуска, протокол комиссии — о соответствии должности на дату заседания, свидетельство о квалификации — о сданном профессиональном экзамене. Поэтому навык подтверждается комплектом, где у каждого документа свой правовой статус, свой источник и свой способ проверки.

Последняя строка таблицы объясняет самую частую претензию проверяющих: сертификат честно подтверждает пройденный курс, но обязательную программу обучения не закрывает никогда. Если в договоре с учебным центром не назван вид итогового документа, компания рискует заплатить за обучение, которое по закону не считается проведённым.

Мария Ж, специалист по обучению персонала и кадровому праву: «Когда в коммерческом предложении учебного центра написано «выдаём сертификат установленного образца», я задаю один вопрос: каким актом установлен этот образец. Образцы установлены для документов о квалификации и о профессиональном обучении, сертификат в этот ряд не входит. Прежде чем платить, спросите, какой документ выдаётся и попадут ли сведения о нём в реестр.»

Компетенция и уровень образования: почему диплома недостаточно

Уровень образования фиксируется в разделе I личной карточки Т-2 и отвечает на вопрос, что человек знает. Компетенция отвечает на другой вопрос: как он действует. В оценке персонала эти понятия разводят: компетентность — это знания и навыки, компетенция — качество, которое проявляется в наблюдаемом поведении. Для прогноза эффективности на должности важнее поведение, поэтому два специалиста с одинаковым дипломом получают разные оценки. Если качество нельзя увидеть в конкретных действиях человека, оно не годится как критерий оценки и в документ не записывается.

Практический вывод для кадровой службы: дипломы и удостоверения подшиваются в личное дело как подтверждение знаний, а навыки, которых нет ни в одном образовательном документе, фиксируются внутренними документами по процедуре из ЛНА.

Как проверить документ о квалификации при приёме и после обучения

Требовать документ об образовании работодатель вправе не у всех. По статье 65 ТК РФ его предъявляют при приёме на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки. Копия диплома в личном деле — это обработка персональных данных, и на неё распространяются статьи 5 и 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ: цель обработки должна быть определена, срок хранения копии не должен её превышать. Отдельного правила именно о копиях дипломов закон не содержит, поэтому цель и срок фиксируются в локальном положении о персональных данных.

Сам документ проверяется по записи в реестре, а не по печати на бланке. Сведения о дипломах о переподготовке, удостоверениях о повышении квалификации и документах о профессиональном обучении вносит в федеральную систему сама организация, выдавшая документ. Правовая основа — части 9 и 10 статьи 98 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ и постановление Правительства от 31.05.2021 № 825. Запрос по номеру документа выполняется в федеральном реестре сведений о документах об образовании и квалификации на сайте Рособрнадзора.

Читайте также:  Оценочный лист: пример заполнения и обязательные поля

Факт: сведения о документах по программам дополнительного профессионального образования вносятся в ФИС ФРДО в течение 30 календарных дней со дня выдачи, по основным программам профессионального обучения и СПО — в течение 3 рабочих дней. Срок хранения сведений в системе — 50 лет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Удостоверение, выданное в марте, к маю должно появиться в реестре. Если записи нет, первое действие — запрос в учебный центр, второе — проверка его лицензии в реестре лицензий, а не по скану на сайте. Положение о лицензировании образовательной деятельности утверждено постановлением Правительства от 18.09.2020 № 1490; изменения по постановлению от 27.01.2026 № 52 действуют с 1 сентября 2026 года, срок действия положения продлён до 1 сентября 2032 года. Лицензия у центра может быть, а сведения о конкретном документе при этом не внесены.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сверку записи в реестре имеет смысл встроить в момент, когда работник приносит документ в кадровую службу, а не делать её разово перед проверкой. Если записи нет и через два месяца, разобраться с учебным центром проще, пока договор с ним ещё не закрыт. Через год это превращается в отдельное расследование.»

В практике Добыто эту сверку закладывают в маршрут приёма документа об обучении: специалист по кадрам получает скан, проверяет номер в реестре и только после этого вносит сведения в личную карточку.

Важный нюанс из практики: ФИС ФРДО и реестр обученных лиц по охране труда — две разные системы с разными операторами. Квалификацию по программам дополнительного профессионального образования проверяют по первой, обучение и проверку знаний требований охраны труда — по второй. С 31 августа 2026 года регистрационный номер записи в реестре обученных лиц указывается в протоколе проверки знаний либо в приложенной к нему выписке, подписанной электронной подписью через ФГИС СОУТ. Компания, которая аккуратно ведёт одну проверку, регулярно пропускает вторую.

Свидетельство о квалификации проверяется в реестре сведений о проведении независимой оценки квалификации, его ведёт Национальное агентство развития квалификаций. Единого срока действия у свидетельства нет: он устанавливается советом по профессиональным квалификациям для конкретной квалификации и отражается в реестре. При приёме такого свидетельства в личную карточку записывают и дату окончания его действия, чтобы заранее запланировать повторный экзамен.

Модель компетенций и методы оценки: как зафиксировать навыки, которых нет в дипломе

Модель компетенций в управлении персоналом — это перечень качеств, нужных для успеха на конкретной должности, где каждое качество расписано через поведенческие индикаторы. Назвать компетенцию мало. Не «лидерство», а «берёт на себя принятие решения в ситуации неопределённости, обозначает задачи команде, несёт ответственность за результат». Индикатор можно наблюдать, оценить по шкале и записать в оценочный лист, поэтому именно он превращает навык в документ.

Модель строят двумя способами. Прецедентный подход ищет людей, похожих на успешного сотрудника: быстро, но субъективно и плохо масштабируется. Аналитический подход разбирает работу на составляющие и дольше занимает при разработке, зато даёт воспроизводимый результат. Порядок для аналитической модели такой: взять лучших действующих сотрудников на должности, выделить компетенции, которые отличают их от средних, собрать из них карту позиции и оценивать людей по этой карте через структурированное интервью и кейсы с баллами по шкале. Компетенции распределены неравномерно: на среднем уровне находится около 40% людей, на высоком — около 10%. Поэтому профиль требований при отборе осознанно сдвигают выше среднего уровня.

Знания и поведение проверяют разными инструментами. Hard skills — конкретные знания и навыки — проверяют тестами и практическими заданиями с однозначно правильным ответом. Soft skills — коммуникацию, мышление, поведение — через наблюдение, кейсы и интервью, где верного ответа нет. Тесты и непроверенные типологии личности дают иллюзию точности и слабо предсказывают результат на работе.

Кейс из практики: в компании из сегмента B2B-продаж подбор менеджеров перевели на профиль компетенций с поведенческими индикаторами. До этого кандидатов оценивали без единых критериев. После внедрения профиля срок выхода новых сотрудников на план сократился на 24%.

Какой метод оценки что подтверждает

Любой метод оценки даёт вероятностный результат, поэтому один инструмент решение не обосновывает. Методы различаются тем, что измеряют, кто оценивает и какие юридические последствия возможны по итогам.

Из таблицы следует простой критерий выбора: если по итогам может последовать кадровое решение против воли работника, нужна аттестация по ЛНА; если цель — развитие, обучение и кадровый резерв, достаточно 360, деловой игры и KPI в комбинации, а оценку ведут совместно HR и непосредственный руководитель.

Оценка 360: пример анкеты и правила, без которых результат не работает

Оценка 360 — это систематический сбор обратной связи о сотруднике от нескольких значимых респондентов по стандартизированному опроснику, привязанному к модели компетенций. Анкета строится блоками компетенций, в каждом — утверждения о наблюдаемом поведении со шкалой от 1 до 5 и открытый вопрос в конце. Форматы различаются охватом: 180 — одна плоскость, например руководитель и самооценка; 360 — руководитель, коллеги того же уровня, подчинённые и самооценка; 540 — дополнительно клиенты, партнёры и поставщики.

Право выбрать оценщиков часто дают самому участнику, и это право стоит ограничить требованиями: обязательно включить руководителя и заданное минимальное число коллег, чтобы человек не набрал только удобных респондентов. Без обратной связи по итогам 360 превращается в бумагу, которая лежит в папке: главный предмет разговора — разрыв между самооценкой сотрудника и тем, как его видят окружающие.

При обработке результатов в опросник добавляют отдельный вопрос об общей эффективности сотрудника и смотрят, с какими компетенциями она связана сильнее. В одном из разборов максимальная корреляция общей эффективности оказалась с лидерством — около 0,91, слабая — с коммуникациями. Корреляция Пирсона на шкале 1-5 может давать некорректный результат из-за ненормального распределения оценок, поэтому корректнее применять хи-квадрат и коэффициент V Крамера.

Полезно знать: метод 360 применяют только к действующим сотрудникам, которых есть кому оценить изнутри. Для отбора внешних кандидатов он не используется, а с социометрией, которая изучает отношения в группе, его не смешивают.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Положение об оценке 360: локальный акт до первого опроса

В положении закрепляют цели оценки, состав респондентов, шкалу, порядок обратной связи и то, как результаты используются в решениях об обучении. Участие в оценке связано с обработкой персональных данных, поэтому вместе с положением оформляют согласие сотрудника на участие в оценке и обработку данных.

Цель аттестации персонала и порядок, который выдерживает судебную проверку

Цель аттестации — документально подтвердить, соответствует ли работник занимаемой должности или выполняемой работе. Только её результат может стать основанием увольнения по пункту 3 части 1 статьи 81 ТК РФ: «несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации». Порядок аттестации устанавливается ЛНА, принятым с учётом мнения представительного органа работников (часть 2 статьи 81 ТК РФ). Если решение комиссии может привести к увольнению, в её состав включается представитель выборного органа первичной профсоюзной организации (часть 2 статьи 82 ТК РФ).

Верховный Суд в пункте 31 постановления Пленума от 17.03.2004 № 2 разъяснил границы: уволить по этому основанию нельзя, если аттестация не проводилась либо комиссия пришла к выводу о соответствии работника. При этом выводы аттестации — не единственное доказательство деловых качеств, суд оценивает их вместе с другими материалами. Поэтому протокол комиссии лучше подкреплять документами о квалификации, результатами KPI и оценочным листом руководителя.

Обязательной единой формы аттестационного листа для всех работодателей нет, бланки носят примерный или отраслевой характер. В типовом аттестационном листе фиксируют сведения об образовании и повышении квалификации, вопросы комиссии и ответы, выводы и рекомендации. Оценочный лист, который заполняет руководитель до заседания, лучше строить по той же модели компетенций, что и анкету 360: тогда комиссия видит один и тот же набор индикаторов с разных сторон.

Как провести аттестацию персонала: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Утвердите положение об аттестации как ЛНА с учётом мнения представительного органа работников: периодичность, категории работников, критерии оценки, форма аттестационного листа, порядок работы комиссии.
2. Шаг 2. Издайте приказ о проведении аттестации с графиком и составом комиссии. Если по итогам возможно увольнение, включите в комиссию представителя выборного органа первичной профсоюзной организации.
3. Шаг 3. Подготовьте материалы на каждого работника: копии документов о квалификации с проверенной записью в реестре, оценочный лист руководителя по модели компетенций, результаты KPI за период.
4. Шаг 4. Проведите заседание, зафиксируйте вопросы, ответы и решение комиссии в протоколе, заполните аттестационный лист с выводами и рекомендациями.
5. Шаг 5. По рекомендации комиссии оформите приказ о направлении на обучение, переводе или изменении условий трудового договора; результат внесите в раздел IV личной карточки Т-2.
6. Шаг 6. При выводе о несоответствии до увольнения предложите работнику все подходящие вакансии в данной местности, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые (часть 3 статьи 81 ТК РФ), и проверьте, что он не находится на больничном и в отпуске (часть 6 статьи 81 ТК РФ).

Образцы документов для аттестации, оценки компетенций и учёта квалификации

Комплект покрывает путь от локального акта до записи в личной карточке; начинать стоит с положения об аттестации, потому что остальные документы ссылаются на него.

Повышение уровня компетенции сотрудников: как оформить обучение, чтобы результат остался в документах

Потребность в обучении и направлении на независимую оценку квалификации для собственных нужд определяет работодатель (части 1-2 статьи 196 ТК РФ). Работник, в свою очередь, имеет право на подготовку, дополнительное профессиональное образование и независимую оценку квалификации (статья 197 ТК РФ). Направление на независимую оценку возможно только с письменного согласия работника, на условиях коллективного договора, соглашения или трудового договора. При направлении с отрывом от работы за работником сохраняются место работы и средний заработок, при направлении в другую местность оплачиваются командировочные расходы, а саму независимую оценку оплачивает работодатель (статья 187 ТК РФ).

Документальная цепочка обучения выглядит так: заявка на обучение, приказ о направлении на курсы, договор с учебным центром с указанием вида итогового документа, удостоверение или диплом с проверенной записью в реестре, запись в разделе V (повышение квалификации) или VI (профессиональная переподготовка) личной карточки Т-2. Если работодатель обучает сам, его комиссия оформляет протокол проверки знаний: удостоверение образовательного образца при таком обучении не выдаётся и не требуется. Тариф Бизнес в Добыто включает кастомные шаблоны, поэтому собственные формы приказа о направлении на обучение и протокола комиссии можно завести в КЭДО и подписывать по маршруту.

Ученический договор и возмещение затрат на обучение

Ученический договор работодатель вправе заключить с соискателем или со своим работником (статья 198 ТК РФ). В нём указывают приобретаемую квалификацию, обязанности сторон, срок ученичества и размер оплаты (статья 199 ТК РФ). Если работник без уважительной причины увольняется до окончания согласованного срока отработки, он возмещает затраты на обучение пропорционально фактически не отработанному времени, если иное не предусмотрено договором (статья 249 ТК РФ).

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре о взыскании затрат по статье 249 ТК РФ вид документа об обучении влияет на позицию работодателя. Если обучение шло по программе дополнительного профессионального образования, у работника появилась подтверждённая квалификация, и расходы связаны с конкретным результатом. С сертификатом об участии доказывать сложнее: факт оплаты курса не всегда означает, что работник получил то, за что заплатили. Вид итогового документа стоит прописывать и в договоре с учебным центром, и в ученическом договоре.»

Независимая оценка квалификации и зачёт демоэкзамена с 1 сентября 2026 года

Независимая оценка квалификации по Федеральному закону от 03.07.2016 № 238-ФЗ проводится в форме профессионального экзамена в центре оценки квалификаций. Экзамен оплачивает соискатель или иные лица, при направлении работодателем — работодатель. После успешной сдачи ЦОК выдаёт свидетельство о квалификации в течение 30 дней, сведения о нём вносятся в реестр.

С 1 сентября 2026 года действует часть 7 статьи 4 закона № 238-ФЗ, введённая Федеральным законом от 23.07.2025 № 253-ФЗ: советы по профессиональным квалификациям могут признавать результаты демонстрационного экзамена при государственной итоговой аттестации по программам СПО результатами независимой оценки квалификации. Автоматически это не происходит. Нужны инициатива работодателя и согласие студента, профильные контрольные материалы, соответствующие оценочным средствам независимой оценки, и эксперты с квалификацией, подтверждённой советом. Для работодателя, который берёт выпускников колледжа, это способ получить подтверждённую квалификацию нового сотрудника без отдельного экзамена в ЦОК, если условия согласованы до демоэкзамена.

Кейс из практики: компания провела ассессмент-центр для 500 руководителей, суммарные затраты превысили 15 млн руб. Результаты оценки в дальнейшем не использовались ни в обучении, ни в кадровых решениях. Стоимость ошибки здесь — вся сумма: оценка без плана применения результатов не создаёт ни одного документа, на который можно опереться.

Где хранить подтверждения квалификации: личное дело, Т-2 и электронный архив

Личная карточка Т-2 по форме, утверждённой постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, собирает сведения о квалификации в одном документе: образование — в разделе I, аттестация — в разделе IV, повышение квалификации — в разделе V, профессиональная переподготовка — в разделе VI. Унифицированная форма не обязательна для всех работодателей, но содержание этих разделов нужно в любой адаптированной версии. Личные карточки хранятся 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних.

Форма хранения определяется формой создания документа. Протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся в бумажном виде. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не заменяет оригинал.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При переводе обучения и аттестации в электронный вид решение о форме документа принимается один раз, на входе. Дальше вы живёте с ним весь срок хранения, а для журналов инструктажей это 45 лет. Поэтому до запуска определите, какие протоколы создаются электронно и подписываются ЭП, а какие остаются на бумаге, и закрепите это в ЛНА.»

Электронный кадровый документ хранится комплектом: сам документ, файл электронной подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности. При выборе системы стоит проверить, выгружает ли она этот комплект целиком, и получить от вендора полный перечень лиц с доступом к данным. Кадровые документы содержат персональные данные, и передача их внешнему провайдеру требует оснований по 152-ФЗ.

В Добыто электронный архив входит в тариф Бизнес, а электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах; УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Готовый модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, поэтому приказ о направлении на обучение или протокол комиссии не приходится заводить в двух системах.

Типовые ошибки при подтверждении квалификации и их цена

Ошибки в этой зоне редко видны сразу: они проявляются при проверке, в споре о затратах на обучение или в суде по иску об увольнении.

• Сертификатом закрывают обязательную программу. Самая дорогая ошибка: обязанность не выполнена, а деньги на курс уже потрачены.
• Проверяют лицензию учебного центра, но не запись в реестре. Лицензия есть, а сведения о конкретном удостоверении не внесены, и документ не подтверждается при проверке.
• Хранят только копии удостоверений по охране труда. Выполнение обязанности подтверждают протокол проверки знаний и запись в реестре обученных лиц.
• Требуют удостоверение от собственной комиссии. Работодатель, который обучает сам, выдаёт протокол, а не образовательный документ.
• Увольняют по итогам оценки 360 или ассессмента. Основанием по пункту 3 части 1 статьи 81 ТК РФ служит только аттестация по ЛНА; если аттестация не проводилась, Пленум Верховного Суда прямо запрещает увольнение по этому основанию.
• Проводят оценку без плана применения результатов. Деньги на ассессмент или 360 потрачены, а в личном деле не появляется ни рекомендаций комиссии, ни плана обучения.

Самопроверку можно начать с выгрузки документов об обучении за последний год: каждый сверить с реестром, а выданные в виде сертификатов отметить отдельно и проверить, не закрывают ли они обязательную программу.

Стоимость КЭДО для учёта аттестации, обучения и документов о квалификации

Стоимость электронного учёта квалификации зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли электронный архив и интеграция с 1С.

Для хранения протоколов аттестации и документов об обучении в электронном архиве нужен тариф «Бизнес»: в «Старте» архива и УКЭП нет. Итоговая сумма зависит от численности и выбранного тарифа, перейти на другой тариф можно в любой момент с пересчётом разницы пропорционально оставшемуся периоду; актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Навык сотрудника считается подтверждённым, когда у него есть документальный след, который можно проверить: запись в ФИС ФРДО или реестре независимой оценки для внешних документов и процедура по ЛНА для внутренних. Модель компетенций с поведенческими индикаторами переводит в документ то, чего нет в дипломах, а оценка 360 и деловая игра дают материал для развития. Кадровые решения против воли работника опираются только на аттестацию с соблюдением статей 81 и 82 ТК РФ, а обучение за счёт компании защищается ученическим договором с указанием вида итогового документа.

В Добыто приказы о направлении на обучение, протоколы комиссий и документы об обучении подписываются и хранятся в одном электронном архиве с синхронизацией в 1С:ЗУП, поэтому история квалификации каждого сотрудника собирается в одном месте и выгружается комплектом для проверки.

Частые вопросы о подтверждении навыков и квалификации сотрудника

Может ли работник отказаться от направления на независимую оценку квалификации?

Да. По части 2 статьи 196 ТК РФ работника направляют на независимую оценку квалификации только с его письменного согласия и на условиях, установленных коллективным договором, соглашением или трудовым договором. Отказ от экзамена дисциплинарным проступком не является. Если согласие получено, экзамен оплачивает работодатель, а при отрыве от работы за работником сохраняются место и средний заработок по статье 187 ТК РФ.

Нужно ли запрашивать диплом у каждого кандидата при приёме на работу?

Нет. Статья 65 ТК РФ обязывает предъявлять документ об образовании или квалификации только при приёме на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки. Если должность таких требований не содержит, запрос диплома и хранение его копии сложно обосновать с позиции статей 5 и 6 152-ФЗ: обработка персональных данных допускается только для определённой цели и не дольше, чем этого требует цель.

Обязан ли работодатель применять профстандарты при оценке навыков?

Только частично. По статье 195.3 ТК РФ профстандарт обязателен в части квалификационных требований, которые установлены ТК РФ, федеральным законом или иным нормативным правовым актом. Остальные характеристики профстандарта работодатель использует как основу для собственных требований к должности, например при составлении модели компетенций. Действующие профстандарты публикуются в национальном реестре Минтруда.

Можно ли уволить по результатам аттестации работника, который ушёл на больничный?

Нет, пока он нетрудоспособен. Часть 6 статьи 81 ТК РФ запрещает увольнение по инициативе работодателя во время временной нетрудоспособности и отпуска, кроме ликвидации организации или прекращения деятельности ИП. После выхода работника сначала предлагаются все подходящие вакансии в данной местности по части 3 статьи 81 ТК РФ, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые; в других местностях — если это предусмотрено коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

Сколько хранить протоколы проверки знаний и журналы инструктажей по охране труда?

Сроки разные. По Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, протоколы результатов обучения по охране труда и журналы проверки знаний хранятся 5 лет, а журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. Закончившийся журнал инструктажей передаётся в архив, а не уничтожается вместе с протоколами пятилетнего срока.

Что делать, если для отрасли есть свой перечень сроков хранения?

Применять отраслевой. Для документов, специфичных для отрасли, отраслевые перечни имеют приоритет над Перечнем № 236: в здравоохранении это приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России. Если вида документа нет ни в одном перечне, срок определяют по аналогии с наиболее близким документом, а решение экспертной комиссии фиксируют в номенклатуре дел.