Статья 116 ТК РФ вводит ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск — дни отдыха, которые прибавляются к основным 28 сверху за вредные условия, ненормированный день, работу на Севере и особый характер труда. Для кадровика это самый частый источник просчётов в продолжительности: дополнительный отпуск нужно верно определить по основанию, посчитать за фактически отработанное время и сложить с основным без потери дней. Разберём, кому и за что положен дополнительный отпуск, какие сроки установлены законом, как его считать и когда работодатель вправе ввести свой отпуск за свой счёт. Как статья 116 связана с остальными нормами об отдыхе, показывает обзор статей главы 19 ТК РФ об отпусках.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Что такое дополнительный оплачиваемый отпуск по статье 116 ТК РФ
Дополнительный оплачиваемый отпуск прибавляется к основному, он не заменяет его и не входит в базовые 28 дней. Статья 116 называет четыре группы работников, которым такой отпуск положен по закону: занятые на работах с вредными и опасными условиями труда, работники с особым характером работы, работники с ненормированным рабочим днём и те, кто трудится в районах Крайнего Севера и приравненных местностях. Список открытый, другие федеральные законы добавляют к нему отдельные категории.
Виновник большинства ошибок по этой статье — привычка считать отпуск одной цифрой. Кадровик берёт 28 дней и на этом останавливается, хотя у работника с вредностью к ним прибавляется минимум 7 дней, а у северянина 24. Дополнительный отпуск оплачивается по тем же правилам среднего заработка, что и основной, и точно так же вносится в график. Разница в основании: основной есть у всех, дополнительный — только у того, кто подпадает под условие.
Вторая часть статьи 116 даёт работодателю право ввести дополнительные отпуска по своей воле, сверх обязательных. Порядок и условия таких отпусков закрепляют в коллективном договоре или локальном нормативном акте, который принимают с учётом мнения профсоюза при его наличии. Эти дни компания оплачивает за свой счёт, и в сервисе Добыто их заводят отдельным видом отпуска, чтобы добровольные дни не смешивались с обязательными по закону.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Дополнительный отпуск живёт по своему основанию, и это надо держать в голове. За вредность одно, за ненормированный день другое, за Север третье. Работник с вредностью и ненормированным днём получает оба дополнительных, они складываются. Я в практике вижу, как кадровик ставит человеку один дополнительный отпуск, думая, что этого хватит. При проверке ГИТ вскрывается недодача по второму основанию, и это отдельное нарушение.»
За что положен ежегодный дополнительный отпуск
Каждое основание дополнительного отпуска задаёт свою минимальную продолжительность и свою статью. Собрал обязательные основания в таблицу.
| Основание | Минимальная продолжительность | Норма |
|---|---|---|
| Вредные и опасные условия труда (классы 3.2-3.4 и 4 по СОУТ) | не менее 7 календарных дней | ст. 117 ТК РФ |
| Особый характер работы | по перечню Правительства РФ | ст. 118 ТК РФ |
| Ненормированный рабочий день | не менее 3 календарных дней | ст. 119 ТК РФ |
| Крайний Север | 24 календарных дня | ст. 321 ТК РФ |
| Местности, приравненные к Крайнему Северу | 16 календарных дней | ст. 321 ТК РФ |
| Прочие районы Севера с районным коэффициентом | 8 календарных дней | ст. 321 ТК РФ |
Продолжительность в таблице — минимум по закону. Отраслевое соглашение, коллективный договор или ЛНА могут увеличить дни, уменьшить их ниже минимума нельзя. Конкретную длину дополнительного отпуска за вредность определяют по результатам специальной оценки условий труда для каждого рабочего места. Механику начисления северных дней и их сложения с основным подробно разбирает материал про дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего Севера.
Как считается дополнительный отпуск и складывается с основным
Механика счёта зависит от основания, и здесь два разных подхода. Отпуск за вредные условия начисляется только за время, фактически отработанное во вредных условиях, статья 121 ТК РФ. Отработал работник во вредности полгода из года — дополнительный отпуск за вредность считают пропорционально этому времени. Отпуск за ненормированный день считают иначе: его дают за сам факт установленного режима, независимо от того, сколько работник реально задерживался. Даже если за год ни разу не привлекали сверх нормы, три дня положены.
Дополнительный отпуск суммируется с основным, статья 120 ТК РФ. Общая продолжительность отпуска работника — это основной плюс все положенные дополнительные. Северянин с ненормированным днём получает 28 дней основного, 24 за Север и 3 за ненормированный день, итого 55 календарных дней. Эту сумму и вносят в график по такому работнику.
При делении отпуска на части правило о непрерывной части в 14 дней из статьи 125 ТК РФ считают от полной суммы, с учётом всех дополнительных. Часть дополнительного отпуска за вредность сверх минимальных 7 дней разрешено заменить денежной компенсацией, но лишь когда это прямо предусмотрено отраслевым соглашением и коллективным договором и есть письменное согласие работника, статья 117 ТК РФ. Сами минимальные 7 дней деньгами заменить нельзя.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Занимательная арифметика начинается, когда у человека три основания сразу. Вредность считаем за отработанное во вредности время, ненормированный день — за режим целиком, Север — фиксированные 24 дня. Кадровик садится за калькулятор, и вот тут прячется цена ошибки. Один раз посчитал вредность как за полный год вместо фактически отработанного — и уже переплата, которую при увольнении не всегда удержишь.»
Полезные документы для оформления дополнительного отпуска
Открыть список документов
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск | Скачать |
| Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) | Скачать |
| Записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма Т-60) | Скачать |
| Образец графика отпусков (форма Т-7) | Скачать |
| Уведомление о начале отпуска | Скачать |
| Дополнительное соглашение об изменении режима работы | Скачать |
| Образец табеля учёта рабочего времени | Скачать |
| Форма Т-34 лицевой счёт работника | Скачать |
| Образец личной карточки работника (Т-2) | Скачать |
| Реестр сотрудников (шаблон) | Скачать |
Добровольные дополнительные отпуска работодателя
Часть 2 статьи 116 разрешает работодателю установить дополнительные отпуска сверх обязательных, с учётом производственных и финансовых возможностей. Компании вводят такие дни как элемент соцпакета: отпуск за стаж в организации, за отсутствие больничных, к свадьбе или рождению ребёнка. Закон эти дни не требует, поэтому и продолжительность, и условия компания задаёт сама.
Единственное жёсткое требование — оформление. Порядок и условия добровольного отпуска закрепляют в коллективном договоре или локальном нормативном акте, и ЛНА принимают с учётом мнения выборного органа профсоюза, если он есть. Без закреплённого документа отпуск повисает: бухгалтерия не понимает, на каком основании начислять, а при споре работник не может доказать право на эти дни.
Оплачиваются добровольные отпуска по общим правилам среднего заработка за счёт работодателя. При расчёте налога на прибыль такие дни в расходы не идут, это стоит учитывать при планировании соцпакета. В остальном добровольный дополнительный отпуск ведут так же, как обязательный: он входит в график, оформляется приказом и суммируется с основным.
Читайте нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как оформить дополнительный отпуск: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Определите основание: вредность по СОУТ, ненормированный день по ЛНА, работа на Севере или добровольный отпуск компании.
- Шаг 2. Проверьте продолжительность: минимум по закону или больше по коллективному договору и ЛНА.
- Шаг 3. Для вредности посчитайте дни за фактически отработанное во вредных условиях время.
- Шаг 4. Сложите дополнительный отпуск с основным и внесите общую продолжительность в график.
- Шаг 5. Оформите приказ Т-6 с указанием основного и дополнительного отпуска, ознакомьте работника под подпись.
- Шаг 6. Передайте продолжительность в расчёт отпускных, выплатите не позднее чем за три календарных дня до начала.
Заявление на отпуск пригодится, когда работник берёт дополнительные дни вне графика, держите бланк отдельно от приказа.
Самое рискованное место — работник с несколькими основаниями сразу: вредность за отработанное время, ненормированный день за режим, Север фиксированно. Свести это руками по большому штату и не ошибиться в днях сложно, а недодача по одному из оснований — готовое нарушение для ГИТ. Мы в Добыто заводим каждый вид дополнительного отпуска отдельным основанием, и система сама складывает дни и подставляет итог в приказ.
Типичные ошибки при учёте дополнительного отпуска
Ошибки по статье 116 растут из невнимания к основаниям и к способу счёта. Разберём по сути, мотиву и цене.
Учитывают одно основание из нескольких. У работника вредность и ненормированный день, а в приказ идёт только вредность. Мотив — невнимательность при переносе данных. Цена: недоданные дни по второму основанию, при проверке инспектор фиксирует нарушение, работник требует доотдыха.
Считают вредность за полный год. Дополнительный отпуск за вредные условия начисляют как за целый год, хотя работник провёл во вредности только часть времени. По статье 121 ТК РФ такой отпуск идёт лишь за фактически отработанное во вредных условиях время. Итог — переплата, которую при увольнении не всегда получится удержать.
Вводят добровольный отпуск без ЛНА. Компания на словах обещает лишние дни за стаж, но документа нет. Основания для начисления бухгалтерия не видит, а при споре работник не докажет право. Добровольный отпуск без закреплённого порядка в КД или ЛНА юридически повисает.
Не суммируют дополнительный отпуск с основным. В график заносят только основные 28 дней, дополнительные теряются. Работник недобирает положенное, а компания при проверке объясняет, куда делись дни за вредность или Север.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Тут по регионам всё разное, особенно по северным коэффициентам, врать не буду — универсальной цифры нет, каждый случай считают по своим данным. Поэтому мы в системе привязываем дополнительный отпуск к основанию в карточке работника: вредность подтягивается из результатов СОУТ, ненормированный день из ЛНА, Север из места работы. Кадровику не приходится помнить, у кого что, система складывает сама.»
Как вести учёт дополнительных отпусков в электронном виде
Электронный учёт снимает главную сложность статьи 116 — ручное сложение разных оснований с разной механикой счёта. Кадровый электронный документооборот регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ: приказы работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью, работник — усиленной неквалифицированной. Заявления, приказы Т-6 и график с дополнительными отпусками закон разрешает вести в КЭДО.
Читайте нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Каждый вид дополнительного отпуска система хранит отдельным основанием в карточке работника и складывает с основным автоматически. Вредность подтягивается из данных СОУТ, ненормированный день из перечня должностей в ЛНА, северные дни из места работы. При планировании система подсказывает, если общая продолжительность не сходится с основаниями или нарушено правило о непрерывной части в 14 дней. Наши специалисты настраивают виды отпусков под структуру компании, чтобы добровольные дни соцпакета не смешивались с обязательными.
При проверке ГИТ архив выгружается по фамилии и дате: документ в PDF плюс файл подписи в формате sig с отметкой времени. Инспектор видит, что дополнительные дни в приказе соответствуют основанию и просуммированы с основным отпуском. Актуальные проверочные листы по отпускам публикует Роструд на портале Онлайнинспекция.рф.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Электронный приказ на дополнительный отпуск ценен привязкой к основанию: в нём видно, откуда взялись 7 дней за вредность и 24 за Север. По исследованию рынка у каждой третьей компании с КЭДО уже был опыт предъявления электронных кадровых документов на проверках ГИТ, и инспекторы их принимают. Так что для работодателя это про прозрачность: подпись с меткой времени показывает, что дни начислены по основанию и в срок доведены до работника.»
Стоимость перехода на электронный учёт отпусков с Добыто
Итоговая стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа, набора модулей и вида электронной подписи. Ориентиры по тарифам такие:
| Тариф | Стоимость | Что входит |
|---|---|---|
| Старт | от 30 ₽ / сотрудник / мес | До 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка |
| Бизнес | от 50 ₽ / сотрудник / мес | Неограниченно сотрудников, ПЭП/УНЭП/УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив |
| Корпорация | по запросу | Всё из тарифа Бизнес, выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции |
Для небольшой компании тариф считается по числу сотрудников, для крупного штата — индивидуально, с учётом on-premise, интеграций и SLA. Модуль отпусков с учётом дополнительных оснований и автоматическим сложением дней входит в тарифы с полным функционалом. Итоговую сумму под свою численность удобно прикинуть через актуальные тарифы сервиса Добыто.
Выводы: дополнительный отпуск по статье 116 ТК РФ
Статья 116 ТК РФ даёт ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам с вредными и опасными условиями труда, особым характером работы, ненормированным рабочим днём и занятым в районах Крайнего Севера. Минимальные сроки заданы законом: не менее 7 дней за вредность по статье 117, не менее 3 за ненормированный день по статье 119, 24 дня за Крайний Север и 16 за приравненные местности по статье 321. Дополнительный отпуск прибавляется к основным 28 дням и оплачивается по среднему заработку.
Практический минимум для кадровика: определить все основания у работника, посчитать вредность за фактически отработанное во вредности время, сложить дополнительный отпуск с основным по статье 120, внести общую продолжительность в график и держать при делении одну часть не менее 14 дней. Добровольные отпуска сверх обязательных работодатель вводит по части 2 статьи 116 через коллективный договор или ЛНА за свой счёт. Электронный учёт привязывает каждый дополнительный отпуск к основанию в карточке работника и складывает дни сам, снимая риск недодачи и переплаты.
Часто задаваемые вопросы
Кому положен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск?
Сколько дополнительных дней положено за вредные условия труда?
Сколько дней даёт дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день?
Сколько дополнительных дней отпуска за работу на Крайнем Севере?
Суммируется ли дополнительный отпуск с основным?
Как считается дополнительный отпуск за вредность при неполном годе?
Можно ли заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией?
Может ли работодатель установить свой дополнительный отпуск?
Оплачивается ли дополнительный отпуск так же, как основной?
Как дополнительный отпуск влияет на деление отпуска на части?
Положен ли дополнительный отпуск за особый характер работы?
Можно ли оформлять приказы на дополнительный отпуск электронно?
Дополнительный отпуск по статье 116 — это несколько оснований с разной механикой счёта, которые кадровик обязан верно определить и сложить с основным. Добыто заводит каждый вид дополнительного отпуска отдельным основанием в карточке работника: вредность из СОУТ, ненормированный день из ЛНА, Север из места работы. Система складывает дни сама и подставляет итог в приказ Т-6 и расчёт.
Сервис работает с компаниями от небольшого штата до нескольких десятков тысяч сотрудников, ведёт клиента до первых подписаний и знает практику работы с ГИТ и Минтрудом. Переход раскатывается поэтапно, по подразделениям и типам документов, не останавливая работу отдела кадров.
- Каждый дополнительный отпуск привязан к основанию: вредность, ненормированный день, Север
- Автоматическое сложение основного и всех дополнительных отпусков в общую продолжительность
- Отдельный вид для добровольных отпусков соцпакета, без смешения с обязательными
- Проверка правила о непрерывной части в 14 дней при делении отпуска
- Мобильное приложение для подписания заявлений и приказов с телефона
- Готовый коннектор с 1С (ЗУП, КА, ERP) за час без разработчиков
- Электронный архив с выгрузкой документов и подписей в формате sig для проверки ГИТ