Отпускной стаж — это не весь период работы в компании, а только те отрезки рабочего года, за которые закон начисляет дни отпуска. Перечень включаемых периодов закрыт статьёй 121 ТК РФ: фактическая работа, время, когда человек не работал, но за ним сохранялось место (ежегодный отпуск, больничный, учебный отпуск, отпуск по беременности и родам), вынужденное отстранение с последующим восстановлением и отпуск без сохранения заработной платы в пределах 14 календарных дней за рабочий год. Не включаются отпуск по уходу за ребёнком, прогулы, отстранение по вине самого сотрудника и административные отпуска сверх 14 дней. Главное различие в счёте: 14 дней за свой счёт считаются по рабочему году сотрудника, а не по календарному, поэтому у двух людей с одинаковым стажем остаток отпуска может различаться на несколько дней.
Разберём каждую позицию перечня по отдельности и покажем шесть ситуаций, в которых кадровик и работник получают разные цифры: отстранение, уход за ребёнком, восстановление по решению суда, учебный отпуск, донорские дни и административный отпуск на границе рабочих лет. Дадим порядок самостоятельной сверки по документам, которые есть у любого работника. Таблица включаемых и исключаемых периодов со ссылками на нормы, пошаговая инструкция расчёта стажа и ответы по спорным случаям — во второй половине статьи.
Что такое отпускной стаж и чем он отличается от общего стажа работы
Отпускной стаж — это количество полных месяцев, за которые сотрудник заработал право на отпуск. Общий стаж в компании считается от даты приёма и до даты увольнения непрерывно, отпускной — с вычетом исключаемых периодов. Разница проявляется ровно в тех случаях, когда человек числился в штате, но закон не признаёт это время основанием для начисления дней. Посчитать свой стаж и остаток на любую дату можно в калькуляторе остатка дней отпуска.
За каждый полный месяц отпускного стажа начисляется 2,33 дня при стандартном 28-дневном отпуске: 28 делится на 12. При удлинённом отпуске норма другая: 44 дня в год дают 3,67 дня в месяц, 52 дня — 4,33, 56 дней — 4,67. Поэтому один исключённый месяц для педагога стоит дороже, чем для офисного сотрудника, и расхождение в стаже на три месяца у работника с отпуском 52 дня даёт потерю 13 дней.
Отпускной стаж считается не по календарю, а по рабочему году: он начинается с даты приёма на работу и заканчивается в день, предшествующий той же дате через год. У сотрудника, принятого 25 июля, рабочий год идёт с 25 июля по 24 июля. Исключаемые периоды сдвигают окончание рабочего года вперёд на столько дней, сколько выпало из стажа, и вместе с этим сдвигается дата, с которой начинает накапливаться отпуск следующего года.
Факт: отпуск без сохранения заработной платы включается в отпускной стаж, но только в пределах 14 календарных дней за рабочий год. Всё, что человек взял сверх этого порога, из стажа вычитается.
Какие периоды включаются в отпускной стаж по статье 121 ТК РФ
Перечень включаемых периодов в статье 121 ТК РФ закрытый: расширить его локальным актом работодатель не может, а вот улучшить положение работника и зачесть в стаж то, что закон не требует, — может, если это прописано в коллективном договоре или ЛНА.
Время фактической работы — основа стажа. Сюда попадают и те дни, когда сотрудник работал неполный рабочий день или неполную неделю: продолжительность отпуска от режима рабочего времени не зависит, и 2,33 дня в месяц начисляются одинаково и при пятидневке, и при работе на 0,5 ставки.
Время, когда человек не работал, но за ним сохранялось место работы, — вторая и самая объёмная группа. Больничный любой длительности, ежегодный основной и дополнительный отпуск, отпуск по беременности и родам целиком, учебный отпуск с сохранением места, дни сдачи крови, дни прохождения обязательного медосмотра, дни исполнения государственных и общественных обязанностей, диспансеризация в рамках предоставленных ТК РФ гарантий.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Вынужденное отстранение от работы с последующим восстановлением включается в стаж полностью, включая время, прошедшее до решения суда или инспекции. Та же логика работает при отстранении из-за непройденного по вине работодателя медосмотра: сотрудник не виноват, что осмотр не организовали, и период ему зачитывается.
Отпуск за свой счёт — единственная позиция перечня с количественным ограничением. Первые 14 календарных дней за рабочий год входят в стаж, остальное нет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С порогом 14 дней ошибаются чаще всего из-за того, что считают его по календарному году. Если человек взял 10 дней за свой счёт, вычитать нечего. Но когда в том же рабочем году он уже брал 8 дней раньше, суммарно выходит 18, и 4 дня из стажа уходят. Поднимите все приказы на отпуск без сохранения заработной платы за один рабочий год сотрудника и сложите дни по этому периоду, а не по январю-декабрю.»
Какие периоды не включаются и почему цифра в расчёте меньше ожидаемой
Исключаемых оснований меньше, но именно они дают расхождение между ожиданием работника и расчётом кадровика.
Отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет в отпускной стаж не входит ни одним днём. При этом отпуск по беременности и родам входит целиком, и эта граница проходит внутри одного декретного периода: больничный по БиР даёт стаж, а следующий за ним уход за ребёнком — нет. Женщина, пробывшая в отпуске по уходу 2,5 года, выходит на работу практически без накопленных дней за это время, хотя дни за декретный больничный у неё сохранились.
Отстранение от работы по вине самого сотрудника исключается. Типичные основания: появление на работе в состоянии опьянения, непройденный по собственной инициативе обязательный медосмотр, отсутствие обязательного обучения по охране труда, приостановление специального права (например, лишение водительских прав) на срок до двух месяцев.
Прогулы и любое другое отсутствие без уважительных причин из стажа выпадают по дням фактического отсутствия.
Административный отпуск сверх 14 календарных дней за рабочий год вычитается в части превышения.
Невыполнение трудовых обязанностей из-за недопуска к работе, когда недопуск связан с виной работника, тоже не зачитывается.
Сводная картина по обеим группам выглядит так.
| Период | В стаж | Условие и норма |
|---|---|---|
| Фактическая работа | Входит | Независимо от режима и ставки, ст. 121 ТК РФ |
| Больничный | Входит | Любой длительности, место работы сохраняется |
| Отпуск по беременности и родам | Входит | Целиком, весь период больничного по БиР |
| Отпуск по уходу за ребёнком | Не входит | Ни одним днём, до достижения ребёнком 3 лет |
| Ежегодный оплачиваемый отпуск | Входит | Основной и дополнительный |
| Отпуск за свой счёт | Входит частично | В пределах 14 календарных дней за рабочий год |
| Отстранение по вине работника | Не входит | Опьянение, непройденный медосмотр, отсутствие обучения |
| Отстранение с восстановлением | Входит | Весь период вынужденного отсутствия |
| Прогул | Не входит | По дням фактического отсутствия |
| Учебный отпуск с сохранением места | Входит | Гарантии главы 26 ТК РФ |
Из таблицы следует практический вывод: все расхождения живут в четырёх строках — уход за ребёнком, отстранение по вине работника, прогул и превышение 14 дней за свой счёт. Остальные позиции спорными не бывают, и проверять их повторно не нужно.
Шесть ситуаций, в которых расчёт работника и кадровика расходится
Первая — отпуск по уходу за ребёнком, оформленный частями. Мать берёт уход на год, выходит на четыре месяца, снова уходит до трёх лет ребёнка. В стаж войдут только те четыре месяца плюс дни больничного по БиР, а два отрезка ухода выпадут. Работник при подсчёте обычно складывает весь период от начала декрета.
Вторая — отстранение без приказа. Если сотрудника фактически не допустили к работе, но приказ об отстранении не издан, период документально выглядит как простой или как прогул. От квалификации зависит, попадёт он в стаж или нет, и восстановить картину потом можно только по табелю и расчётным листкам.
Третья — административный отпуск на границе двух рабочих лет. Человек взял 20 дней за свой счёт с 15 июля по 3 августа, а рабочий год у него заканчивается 24 июля. Дни распределяются по двум рабочим годам, и порог 14 дней применяется к каждому году отдельно, поэтому вычитать может быть нечего.
Четвёртая — восстановление на работе. Период вынужденного прогула после решения суда входит в стаж целиком, но в табеле за прошлые месяцы стоят отметки об отсутствии. Без корректировки табеля и издания приказа о восстановлении расчёт автоматизированной системы даст меньшую цифру.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Пятая — совместительство внутри одной организации. По каждому трудовому договору стаж считается отдельно и отпуск предоставляется отдельно, хотя человек один. Сотрудник видит один стаж, кадровик — два.
Шестая — дополнительные дни, которые есть в трудовом договоре, но не перенесены в учётный документ. За ненормированный рабочий день или за работу во вредных условиях положены дни сверх 28, однако если они не отражены в карточке учёта, стаж посчитается по стандартной норме 2,33.
Внимание: дополнительные дни за ненормированный рабочий день и за вредные условия нередко фигурируют в трудовом договоре, но в личную карточку не переносятся. Проверка начинается именно с этого расхождения: инспектор открывает перечень должностей с ненормированным днём и сверяет его с карточкой работника.
Как самостоятельно посчитать свой отпускной стаж: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите границы своего рабочего года. Возьмите дату приёма из трудового договора и отложите от неё год: период с даты приёма по день, предшествующий этой дате через год, и есть первый рабочий год. Дальше считайте такими же отрезками.
- Шаг 2. Выпишите по каждому рабочему году все приказы об отпуске без сохранения заработной платы и сложите календарные дни. Сравните сумму с 14: превышение пойдёт в вычет.
- Шаг 3. Выпишите периоды отпуска по уходу за ребёнком отдельно от отпуска по беременности и родам. Первый исключается, второй зачитывается полностью.
- Шаг 4. Поднимите приказы об отстранении и проверьте основание. Если причина в поведении работника, период исключается; если осмотр или обучение не организовал работодатель — зачитывается.
- Шаг 5. Сложите исключаемые календарные дни и отложите эту сумму от окончания рабочего года: получите фактическую дату его завершения.
- Шаг 6. Посчитайте полные месяцы стажа. Излишки свыше половины месяца округляются до полного месяца, менее половины отбрасываются. Умножьте число месяцев на свою норму: 2,33 при 28 днях, 2,67 при 32, 3,67 при 44.
- Шаг 7. Вычтите фактически использованные дни отпуска по приказам. Полученная цифра и есть остаток. Расхождение с данными кадровой службы больше одного дня — повод запросить расчёт в письменном виде.
Запросить справку о неиспользованных днях отпуска работник вправе по статье 62 ТК РФ: работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней со дня письменного заявления. Если расчёт не выдают или он не сходится, обращение можно подать через сервис Роструда «Онлайнинспекция.рф», где опубликованы официальные разъяснения по включению периодов в отпускной стаж.
Образцы кадровых документов для учёта отпускного стажа
Начните с приказа по форме Т-6: именно по нему потом восстанавливается, какие дни считаются использованными.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление на отпуск | Скачать |
| Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) | Скачать |
| Уведомление о начале отпуска | Скачать |
| Реестр сотрудников для сводного учёта | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
Во что обходится ошибка в отпускном стаже
Для работодателя неверно посчитанный стаж превращается в два разных нарушения. Если дней начислили меньше, чем положено, это непредоставление части ежегодного отпуска: по части 1 статьи 5.27 КоАП штраф на организацию начинается от 30 000 рублей и доходит до 70 000 рублей за каждый выявленный факт нарушения. При проверке по жалобе одного сотрудника инспектор обычно поднимает карточки по всему подразделению, и количество фактов умножается на численность.
Если дней начислили больше, компания оплачивает отпуск, права на который у работника не было, и при увольнении удержать переплату получается далеко не всегда. Статья 137 ТК РФ ограничивает основания удержания, а статья 138 ТК РФ — размер: не более 20 процентов от выплаты при каждой выдаче заработной платы. Остаток работодатель либо получает с согласия работника, либо списывает.
Для работника цена ошибки — разница в компенсации при увольнении. Каждый неучтённый день при среднем заработке 3 000 рублей стоит 3 000 рублей, а при расхождении в стаже на год это 28 дней и 84 000 рублей.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Расхождение между расчётом кадровика и реальностью почти всегда сидит в одних и тех же четырёх позициях: уход за ребёнком, отстранение, превышение 14 дней за свой счёт и дополнительные дни, не перенесённые в учётный документ. Прежде чем спорить о цифре, сверьте по этим четырём пунктам приказы и табель. В большинстве случаев после сверки спор закрывается без разбирательства.»
Когда разбираться со стажем по отдельности не нужно
Если сотрудник проработал весь рабочий год без больничных, отпусков за свой счёт и отстранений, стаж равен календарному периоду, и подробная сверка не нужна: 12 полных месяцев дают полный отпуск за год.
Если человек в штате меньше шести месяцев, право на отпуск по статье 122 ТК РФ ещё не наступило, и считать стаж имеет смысл только для расчёта компенсации при увольнении.
Для исполнителей по договору ГПХ и самозанятых отпускного стажа не существует в принципе: нормы ТК РФ об отпусках на них не распространяются, и переносить этот расчёт на них нельзя.
Полезно знать: из стажа исключаются периоды отстранения от работы по вине самого сотрудника. Если медосмотр или обучение по охране труда не организовал работодатель, отстранение в стаж входит, и вычитать эти дни нельзя.
Как вести учёт отпускного стажа, чтобы не пересчитывать вручную
Ручной учёт разваливается на двух операциях: сложении административных отпусков по рабочему году и переносе дополнительных дней из трудового договора в учётную форму. Обе операции делаются один раз при оформлении документа, а ошибка обнаруживается через два-три года при увольнении.
В практике Добыто расхождения чаще всего всплывают именно при инвентаризации остатков перед сдачей отчётности: приказы на отпуск за свой счёт лежат в бумажном виде, а дни по ним ни в одну таблицу не попали. Когда приказы и заявления подписываются в КЭДО, каждый день отпуска без сохранения заработной платы привязан к рабочему году сотрудника автоматически, и порог 14 дней отслеживается системой, а не памятью специалиста.
Мы закладываем сверку остатков по пилотной группе перед раскаткой на всю компанию: на выборке из 30-50 человек видно, в каких именно периодах исторические данные расходятся, и переносить в систему заведомо неверные цифры не приходится.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что пересчитывать стаж по всему штату вручную невозможно, выгрузка по всем сотрудникам с остатками на любую дату формируется из кадровой системы за несколько секунд, и отдельный специалист под эту задачу не нужен.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Точный учёт стажа нужен не ради порядка в папках, а потому что штрафы по части 1 статьи 5.27 КоАП считаются за каждый выявленный факт, и при проверке их число равно числу карточек с ошибкой. Начните с инвентаризации по одному подразделению: если расхождения находятся больше чем у четверти сотрудников, вручную этот массив уже не выправить.»
Стоимость перевода кадрового учёта отпусков в электронный вид
Итоговая стоимость зависит от численности штата, числа подразделений, набора кадровых процессов, которые переводятся в электронный вид, и выбранного вида электронной подписи для работников.
| Тариф или услуга | Стоимость | Численность и сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 руб. за сотрудника / мес | до 25 сотрудников, подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника / мес | без ограничения численности, подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», минимальная оплата | Минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 руб. в год | за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнеса», выделенный сервер, SLA 99.9%, API | По запросу | персональный менеджер |
| Интеграция с 1С:ЗУП (входит в «Бизнес» и «Корпорацию») | в рамках тарифа | установка и настройка за один день |
Стоимость считается за сотрудника в месяц, поэтому бюджет на перевод отпусков в электронный вид зависит от численности, а не от количества кадровых документов. Состав каждого тарифа и условия по численности опубликованы на странице тарифов сервиса КЭДО Добыто: оттуда видно, какие виды электронной подписи и какие шаблоны входят в выбранный тариф.
На «Бизнесе» действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 руб. в год, поэтому компании до 25 человек обычно считаются по «Старту», а выбор между тарифами определяется не численностью, а тем, нужны ли УКЭП и интеграция с 1С.
Выводы
Отпускной стаж складывается из фактической работы и периодов, когда за сотрудником сохранялось место, а всё расхождение с ожиданиями работника сидит в четырёх позициях: уход за ребёнком, отстранение по его вине, прогулы и административный отпуск сверх 14 дней за рабочий год. Порог административного отпуска считается по рабочему году от даты приёма, а исключаемые дни сдвигают окончание этого года вперёд. Проверить свой стаж можно по приказам, табелю и справке, которую работодатель обязан выдать в течение трёх рабочих дней.
Основная часть ошибок в стаже возникает не в расчёте, а при оформлении документов: приказ подписан на бумаге, а дни по нему никуда не перенесены. В практике Добыто кадровые документы по отпускам подписываются электронной подписью и сразу привязываются к рабочему году сотрудника, поэтому порог 14 дней и дополнительные дни по трудовому договору учитываются без ручной сверки.
Частые вопросы об отпускном стаже
Входит ли в отпускной стаж период работы по срочному трудовому договору, если его потом продлили
Да, если трудовые отношения не прерывались. Стаж считается непрерывно по одному трудовому договору, а продление срочного договора дополнительным соглашением разрыва не создаёт. Если же договор был расторгнут, работнику выплачена компенсация за неиспользованный отпуск, а затем он принят заново, отпускной стаж обнуляется и новый рабочий год начинается с даты нового приёма. Право на первый отпуск по новому договору появится снова через 6 месяцев по статье 122 ТК РФ.
Как считается отпускной стаж при переводе из одного подразделения в другое
Перевод внутри одной организации на стаж не влияет: трудовой договор продолжает действовать, рабочий год не прерывается, дни продолжают накапливаться по прежней норме. Если при переводе изменилась продолжительность отпуска (например, сотрудник перешёл на должность с ненормированным рабочим днём), норма накопления меняется с даты, указанной в дополнительном соглашении, и стаж делится на два отрезка с разными нормами. Перевод в другую организацию, даже в рамках одной группы компаний, — это увольнение и новый приём, со всеми последствиями для стажа.
Исключаются ли из стажа дни простоя по вине работодателя
Нет. При простое за работником сохраняется место работы, поэтому период входит в отпускной стаж целиком и оплачивается по правилам статьи 157 ТК РФ. То же относится к дням, когда сотрудник не работал из-за приостановки деятельности организации не по своей вине. Исключение составляет простой по вине работника, но на практике такая квалификация встречается редко и требует документального подтверждения вины.
Что делать, если приказы об отпуске за свой счёт за прошлые годы не сохранились
Приказы по личному составу об отпусках без сохранения заработной платы хранятся 50 лет, если документы созданы после 2003 года, поэтому первым делом стоит запросить их в архиве организации. Если документы утрачены, период подтверждается табелями учёта рабочего времени и расчётными листками: в дни административного отпуска заработная плата не начисляется, и это видно по расчёту. При полном отсутствии подтверждений период трактуется в пользу работника, то есть вычет не производится.
Влияет ли отпускной стаж на размер отпускных или только на количество дней
На количество дней. Размер отпускных считается отдельно, по среднему дневному заработку: суммарный заработок за 12 месяцев делится на произведение числа полных месяцев на коэффициент 29,3. Исключаемые из отпускного стажа периоды и исключаемые из расчёта среднего заработка периоды пересекаются, но не совпадают: например, отпуск по уходу за ребёнком не даёт стажа и одновременно исключается из базы для среднего заработка, а отпуск за свой счёт в пределах 14 дней стаж даёт, но из расчёта среднего заработка исключается.
Можно ли коллективным договором зачесть в стаж отпуск по уходу за ребёнком
Да. Статья 121 ТК РФ устанавливает минимальный перечень, а улучшать положение работника по сравнению с законом работодатель вправе. Условие о зачёте отпуска по уходу за ребёнком в отпускной стаж прописывается в коллективном договоре или ЛНА и действует для всех сотрудников, на которых этот документ распространяется. Отменить такое условие задним числом нельзя: оно уже создало у работников право, и пересчитать накопленные дни в меньшую сторону работодатель не сможет.
Как стаж считается у сотрудника на неполном рабочем дне
Так же, как у занятого полный день. Продолжительность ежегодного отпуска от режима рабочего времени и от размера ставки не зависит: 2,33 дня за каждый полный месяц начисляются и при 0,25 ставки. Разница появится только в сумме отпускных, потому что средний дневной заработок у сотрудника на неполном дне ниже. Сокращённая продолжительность рабочего времени для отдельных категорий работников на норму накопления дней тоже не влияет.
