Отпускной билет военнослужащего: что это и как оформить

Отпускной билет военнослужащего — это документ, который удостоверяет, что военный находится в отпуске на законных основаниях, и сопровождает его всё время отдыха. Без него нельзя встать на учёт по месту проведения отпуска, подтвердить право на бесплатный проезд и вообще доказать, что человек не в самоволке, а в законном отпуске. Разберём, что это за документ, по какой форме он оформляется, какие сведения содержит, на каком основании выдаётся и какие отметки в нём ставят в военной комендатуре. Это отдельная история по сравнению с обычным трудовым отпуском по ТК РФ, где работнику хватает заявления и приказа.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое отпускной билет военнослужащего

Отпускной билет — служебный документ, который выдаётся военнослужащему при убытии в отпуск и подтверждает период, место и вид этого отпуска. Форма билета установлена приложением № 30 к Инструкции по делопроизводству в Вооружённых Силах РФ (ИД-2017), утверждённой приказом Министра обороны РФ от 04.04.2017 № 170 в действующей редакции.

Здесь сразу важно не путать три похожих документа из той же Инструкции. Командировочное удостоверение (приложение № 28) выдают при направлении в командировку. Предписание (приложение № 29) — при переводе к новому месту службы или увольнении в запас. А отпускной билет (приложение № 30) — именно при убытии в отпуск. Перепутать бланки — значит выписать не тот документ, и военного потом завернут при постановке на учёт.

Военная служба отличается от обычной работы тем, что военный остаётся под учётом Вооружённых Сил даже во время отдыха. Отпускной билет как раз и работает идентификатором: где человек, на какой срок выехал, когда обязан вернуться. Поэтому он одновременно и разрешение на отпуск, и проездной маршрут, и учётная карточка в одном бланке.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Для гражданского работника отпуск — это заявление плюс приказ, и всё. У военного по-старому, по строгой форме: отпускной билет, отметки в комендатуре, воинские перевозочные документы. Это не бумажка для галочки, а документ строгого учёта. Потеряешь его в дороге — и доказать законность отпуска становится головной болью.»

Какие сведения содержит отпускной билет

Бланк по приложению № 30 заполняется строевой частью или кадровым органом и содержит набор обязательных реквизитов. Пустых полей в нём оставаться не должно, иначе документ недействителен.

В отпускном билете указывают: воинское звание, фамилию, имя и отчество военнослужащего, занимаемую воинскую должность, наименование воинской части, вид отпуска (основной, дополнительный, по личным обстоятельствам, по болезни и так далее), его продолжительность в сутках, дату начала и окончания, место проведения отпуска. Отдельной строкой идёт отметка о том, что для проезда выданы воинские перевозочные документы — требования с указанием номера. Внизу — запись о том, что билет действителен по предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Срок отпуска в билете считается в сутках, а не в календарных днях как у обычного работника, и это не просто формулировка. К продолжительности отпуска добавляется время на проезд к месту проведения отпуска и обратно — до 15 суток, которое в сам отпуск не входит. Эти даты тоже отражаются в билете, чтобы военный понимал, к какому числу обязан вернуться в часть.

На основании чего и когда выдают отпускной билет

Отпускной билет не появляется сам по себе. Цепочка такая: военнослужащий подаёт рапорт на отпуск, командир воинской части издаёт приказ о предоставлении отпуска, и уже на основании этого приказа строевая часть выписывает отпускной билет. Выдают его непосредственно перед убытием в отпуск — первым днём отпуска. Заранее за месяц билет на руки не дают.

Сам отпуск, под который выписывается билет, зависит от вида и выслуги. Основной отпуск военнослужащего по контракту привязан к продолжительности военной службы в льготном исчислении.

Продолжительность увеличивается за службу в особых условиях: в районах Крайнего Севера и местностях с неблагоприятными экологическими условиями — на 15 суток, в приравненных местностях — на 10 суток, в местностях с неблагоприятными климатическими условиями — на 5 суток. Ветеранам боевых действий добавляется 15 суток, а за должности с повышенной опасностью для жизни и здоровья — до 15 суток. Основной отпуск по просьбе контрактника можно разделить на части, но одна из частей не может быть менее 15 суток. Посчитать выслугу, от которой зависит длительность, удобно через калькулятор отпускного стажа в 2026 году — принцип подсчёта стажа близок к гражданскому.

Отпускной билет выписывается под любой из этих отпусков — и под основной, и под дополнительные, и под отпуск по личным обстоятельствам. Меняется только строка с видом отпуска и его продолжительностью.

Образцы кадровых документов для гражданского персонала и кадровой службы

Как оформляется отпускной билет: пошаговый порядок

Порядок оформления выстроен жёстко, и пропускать этапы нельзя. Каждый шаг привязан к предыдущему документу.

Сначала рапорт. Военнослужащий пишет его командиру части, указывая вид отпуска, желаемые сроки и место проведения. Рапорт можно написать от руки или напечатать, форма относительно свободная. После рассмотрения командир принимает решение и издаёт приказ о предоставлении отпуска. И уже одновременно с приказом строевая часть готовит отпускной билет по приложению № 30, выдаёт воинские перевозочные документы на проезд и передаёт билет военному перед самым убытием.

Как оформить отпускной билет военнослужащему: пошаговая инструкция

Отметки о прибытии и убытии: военная комендатура и военкомат

Главная особенность отпускного билета по сравнению с гражданскими документами — отметки о постановке на учёт. По прибытии к месту проведения отпуска военнослужащий обязан встать на учёт у дежурного по военной комендатуре гарнизона, а где комендатуры нет — в ближайшем военном комиссариате. Перед убытием к месту службы — сняться с учёта. При постановке и снятии с учёта на отпускном билете ставится соответствующая отметка.

Сроки тут конкретные. Отметку о прибытии надо сделать не позднее следующего дня после приезда, об убытии — накануне или в день отъезда. Военнослужащий обязан весь отпуск держать билет при себе и предъявлять его по требованию начальников и старших. В отпуск к месту учёта можно прибывать и в гражданской одежде, форма для этого необязательна.

Без этих отметок отпускной билет превращается в проблему. По возвращении военный сдаёт билет с отметками в строевую часть или отдел кадров, и именно отметки подтверждают, что отпуск использован по правилам, а не превратился в неконтролируемое отсутствие. Нет отметок — могут возникнуть вопросы и к самому отпуску, и к выплатам.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права:
«Самые частые грабли у военных — забыть отметиться или потерять билет в дороге. На гражданке это решалось бы за пять минут, а тут целая процедура: восстанавливать, объясняться, доказывать. Я всегда говорю — отметился по прибытии в первый же день, и спишь спокойно. Это та дисциплина, которую в военном делопроизводстве не обойти.»

Воинские перевозочные документы и проезд в отпуск

Отпускной билет напрямую связан с воинскими перевозочными документами (ВПД). Это бланки, по которым военнослужащий и члены его семьи имеют право на проезд к месту проведения основного отпуска и обратно за счёт государства. Номер выданных ВПД вписывается прямо в отпускной билет, отдельной строкой.

ВПД считаются использованными правильно, если проезд состоялся в период отпуска. Для подтверждения проезда военный по возвращении предъявляет отпускной билет с отметками военного комиссариата вместе с проездными документами — билетами на поезд или самолёт. Если отметок в военкомате нет, подтвердить законность проезда и сохранить право на компенсацию сложно. Поэтому связка простая: отпускной билет, отметки, ВПД работают вместе, по отдельности каждый из них теряет смысл.

Отдельно про болезнь. Если военнослужащий заболел во время отпуска, отпуск продлевается на количество дней болезни. Продлевает его командир воинской части на основании справки из лечебного учреждения, и эти дни тоже отражаются в учёте. Полный перечень видов отпусков и условия их предоставления публикует Главное управление кадров Министерства обороны РФ.

Отпускной билет и гражданский персонал воинских частей: где помогает КЭДО

Отпускной билет — документ исключительно для военнослужащих, и кадровый электронный документооборот по 377-ФЗ на военную службу не распространяется. Военное делопроизводство ведётся по своей Инструкции ИД-2017, и заменить отпускной билет электронным документом КЭДО нельзя.

Но в воинских частях, военных учреждениях и ведомствах работает гражданский персонал — вольнонаёмные сотрудники, чьи трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом. Вот их отпуска оформляются обычными заявлениями и приказами, и эту часть кадрового учёта переводят в электронный вид. В сервисе Добыто мы ведём отпуска именно гражданского персонала: заявление, согласование графика, приказ подписываются электронной подписью, кадровику не нужно бегать с бумажками по подразделениям.

Стоимость автоматизации кадрового учёта отпусков гражданского персонала

Стоимость зависит от численности гражданского персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Электронный учёт касается только вольнонаёмных сотрудников, военнослужащих он не затрагивает. Ниже актуальные тарифы сервиса Добыто КЭДО.

Тариф Бизнес идёт от 50 ₽ за сотрудника в месяц при минимальной оплате 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от численности гражданского персонала и объёма подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее.

Типичные ошибки при оформлении отпускного билета

Разберу ошибки, которые встречаются в строевых частях и у самих военнослужащих чаще всего. Каждая стоит времени, нервов и иногда денег.

Первая ошибка — выписать не тот бланк. Вместо отпускного билета по приложению № 30 готовят командировочное удостоверение или предписание. Происходит это от спешки и путаницы в приложениях Инструкции. Цена ошибки — военного не поставят на учёт по месту отпуска, документ придётся переоформлять, а отпуск фактически зависает.

Вторая ошибка — не отметиться в комендатуре или военкомате. Военный приезжает в отпуск и забывает встать на учёт в первый же день. Кажется, что отдых есть отдых, зачем формальности. Результат — билет без отметок, проблемы с подтверждением проезда по ВПД и риск, что отпускные за этот период попросту не подтвердят.

Третья ошибка — потеря отпускного билета в дороге. Документ носят как попало, а он один и восстанавливается через часть. Без билета невозможно ни отметиться, ни подтвердить законность отсутствия. Приходится просить выслать заполненный бланк, объясняться с командованием и тратить часть отпуска на бумажные хлопоты.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Военное делопроизводство мы не трогаем — это закрытый строгий контур со своими формами. Но за время работы Добыто мы подключили сотни организаций, и в ведомствах с гражданским персоналом боль типовая: отпуска вольнонаёмных тонут в бумаге рядом с военными приказами. Развести эти потоки и перевести гражданскую часть в электронный вид — дело понятное и быстрое, грабли уходят сами.»

Выводы: что важно запомнить об отпускном билете военнослужащего

Отпускной билет военнослужащего — это документ строгого учёта по форме приложения № 30 к Инструкции по делопроизводству в ВС РФ (приказ Министра обороны от 04.04.2017 № 170). Он удостоверяет вид, срок и место отпуска, выдаётся при убытии на основании приказа командира части, который издаётся по рапорту военнослужащего. Путать его с командировочным удостоверением и предписанием нельзя — это разные приложения той же Инструкции.

Ключевая особенность билета — отметки о постановке на учёт. По прибытии к месту отпуска военный встаёт на учёт в военной комендатуре гарнизона или военкомате не позднее следующего дня, перед отъездом снимается с учёта, и обе отметки фиксируются в билете. Без них подтвердить законность отпуска и право на проезд по воинским перевозочным документам сложно. Билет нужно держать при себе весь отпуск и по возвращении сдать в строевую часть.

Продолжительность самого отпуска у контрактника зависит от выслуги — от 30 суток при стаже менее 10 лет до 45 суток при выслуге 20 лет и более, плюс надбавки за особые условия службы. Кадровый электронный документооборот на военную службу не распространяется, поэтому отпускной билет остаётся бумажным документом строгой формы, а электронный учёт отпусков возможен только для гражданского персонала воинских частей и ведомств.

Часто задаваемые вопросы