Учёт отпусков сотрудников: журнал, реестр и сроки 2026

Учёт отпусков сотрудников — это система, в которой кадровая служба фиксирует запланированные и фактические периоды отдыха, остаток дней и основания для переносов. Без понятного журнала и реестра компания теряет контроль над накопленными днями, путается со сроками уведомлений и рискует получить замечание инспектора при проверке. Ниже разберём, на чём держится этот учёт: график по форме Т-7, реестр в личной карточке и лицевом счёте, документы при предоставлении отпуска, сроки хранения и то, как всё это перевести в электронный вид. Материал входит в большой блок про кадровый учёт отпусков, где собраны калькуляторы, образцы и пошаговые инструкции.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что входит в учёт отпусков сотрудников

Учёт отпусков складывается из трёх слоёв. Первый — планирование: график отпусков на год, где видно, кто и когда идёт отдыхать. Второй — оформление каждого конкретного отпуска: заявление или уведомление, приказ, записка-расчёт. Третий — регистрация и контроль остатка: журнал учёта, реестр в личной карточке, отметки в лицевом счёте, подсчёт накопленных и отгулянных дней.

Кадровик ведёт не один документ, а связку. График показывает план. Приказ фиксирует факт. Реестр или журнал сводит всё это в единую картину по каждому работнику — сколько дней положено, сколько использовано, сколько перенесено, сколько осталось. И вот тут начинаются грабли. Когда штат небольшой, всё держится в голове и в одном файле Excel. Когда сотрудников за сотню, ручной подсчёт превращается в занимательную арифметику, особенно если человек дробит отпуск на части или берёт его кусками по пятницам.

Виды отпусков, которые надо учитывать, не сводятся к основному ежегодному оплачиваемому. Есть дополнительные: за работу во вредных условиях, за ненормированный рабочий день, северные. У каждого своя продолжительность и свой счётчик дней. Потерять накопленные дни за прошлые периоды нельзя — они переходят дальше, и реестр обязан их сохранять.

Мария Ж, специалист по кадровому учёту:
«Учёт отпусков — это не про красивую табличку. Это про то, чтобы в любой момент по любому сотруднику кадровик мог сказать: вот его план, вот что он уже отгулял, вот остаток. Если эту связку рвёт хотя бы один незакрытый приказ, дальше всё едет. Поэтому реестр должен обновляться скопом сразу после подписания приказа, а не раз в квартал по памяти.»

График отпусков как основа учёта

График отпусков — локальный нормативный акт, обязательный и для работника, и для работодателя. Его составляют по унифицированной форме Т-7, утверждённой Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (форма по ОКУД 0301020). Компания вправе использовать собственный бланк или дополнить Т-7 своими столбцами — например, добавить графу с льготами сотрудника или с датой ознакомления.

Утвердить график на следующий год нужно не позднее чем за две недели до его окончания. На 2026 год крайний срок утверждения — 17 декабря 2025 года. Если в организации действует первичная профсоюзная организация, график принимают с учётом её мнения. В график включают всех работников, которые на день составления состоят в трудовых отношениях с работодателем.

График обязаны вести все работодатели, кроме микропредприятий. Отсутствие графика или его несвоевременное утверждение — это основание для административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. По мнению Роструда, в графике лучше указывать конкретную дату ухода в отпуск, а не просто месяц: это упрощает уведомление за две недели и выплату отпускных за три дня. Подробные разъяснения по составлению и переносам публикует портал Роструда Онлайнинспекция.рф, куда кадровику стоит заглядывать перед началом отпускной кампании.

По мере того как люди уходят отдыхать, график дополняют. Фактические даты, основания переноса — всё это заполняется в графах 7-9 формы Т-7. То есть график живёт весь год, а не лежит мёртвым грузом с января. На бумаге это выглядит так: распечатанный бланк, исписанный переносами и пометками, который понимает только тот кадровик, который его вёл. В электронном виде график пересобирается автоматически после каждого согласованного переноса.

Как составить график отпусков на год: пошаговая инструкция

Журнал и реестр отпусков: чем отличаются и зачем нужны

Журнал учёта отпусков и реестр отпусков — это внутренние регистры, которые закон напрямую не требует, но без которых контроль рассыпается. Их форму компания определяет сама в локальном нормативном акте. Журнал обычно ведут хронологически: дата приказа, ФИО, вид отпуска, период, количество дней. Реестр строят по сотрудникам: по каждому видно весь его отпускной баланс.

Раньше отметки об отпусках вели в личной карточке работника по форме Т-2 (раздел VIII) и в лицевом счёте по форме Т-54а (ОКУД 0301013), где есть отдельный блок «Отметки об использовании отпуска» с графами вид отпуска, основание-приказ, период, количество календарных дней, даты начала и окончания. С сентября 2021 года вести личную карточку Т-2 необязательно, но многие кадровики оставили её как удобный реестр — в ней вся история по человеку на одном листе.

Что должен показывать нормальный реестр: сколько дней накоплено, сколько видов отпуска положено конкретному сотруднику, сколько уже использовано и сколько перенесено. Если этого нет, кадровик каждый раз считает остаток заново и теряет на этом часы. В сервисе Добыто реестр собран в модуле «График отсутствий» — там в одном календаре видно отпуска, больничные и командировки по всему штату, а в профиле каждого сотрудника лежит его остаток дней.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Самый частый головняк у новичка в кадрах — он принял дела и не понимает, сколько у людей висит неотгулянных дней. Бумажный реестр вёлся как попало, остатки нигде не сведены. Приходится поднимать все приказы за несколько лет и пересчитывать вручную. Электронный реестр эту боль закрывает: остаток считается сам после каждого приказа, и кадровик не шарится по архиву.»

Какие документы оформляют при предоставлении отпуска

Каждый отпуск порождает пакет документов, которые попадают в учёт. Состав зависит от того, идёт человек по графику или вне его, но базовый набор такой: уведомление о начале отпуска (если отпуск по графику, заявление не обязательно), приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6, записка-расчёт по форме Т-60 для начисления отпускных. Если работник просит отпуск вне графика, добавляется заявление.

Сроки жёсткие. Уведомить о начале отпуска нужно не позднее чем за две недели. Отпускные выплатить — не позднее чем за три календарных дня до начала. Если работника не предупредили за две недели или не выплатили деньги за три дня, он вправе требовать переноса отпуска на другое время. Поэтому записку-расчёт Т-60 готовят заранее, не дожидаясь конца месяца.

Образцы документов для учёта отпусков

Как учитывать остаток дней и переносы отпусков

Остаток дней — это разница между тем, что работнику положено, и тем, что он отгулял. Право на отпуск за первый рабочий год возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы, но по соглашению сторон можно дать его раньше. За каждый отработанный год накапливается 28 календарных дней основного отпуска плюс дополнительные, если они положены. Реестр должен держать этот счётчик в актуальном состоянии, иначе у людей копятся неотгулянные дни, а у компании — обязательства, которые рано или поздно превратятся в компенсацию при увольнении. Чтобы быстро прикинуть баланс конкретного работника, удобно использовать калькулятор остатка дней отпуска вместо ручного пересчёта по приказам.

Отпускные считают через средний дневной заработок. Берут расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если период отработан полностью, зарплату за него делят на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Получившийся средний дневной заработок умножают на количество календарных дней отпуска. Если период отработан не полностью, формула сложнее: полностью отработанные месяцы умножают на 29,3, прибавляют календарные дни в неполных месяцах, и на это число делят начисленную зарплату.

Переносы — отдельная история, которую учёт обязан фиксировать. Ежегодный отпуск продлевают или переносят, если работник заболел во время отпуска, был привлечён к государственным или общественным обязанностям, либо в иных случаях по ТК РФ. Бывает перенос по соглашению сторон — по заявлению работника при семейных обстоятельствах. Каждый перенос отражается в графе формы Т-7 и в реестре, чтобы плановая и фактическая даты не разъезжались. Когда переносов много, ручной учёт перестаёт справляться, и это тот момент, где компании задумываются о специалистах.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Накопленные дни — это денежки, которые висят на балансе компании. Я видела, как при увольнении руководителя у него обнаружилось 90 с лишним дней неотгулянного отпуска за несколько лет, потому что реестр толком не вёлся. Компенсация вышла серьёзная, и оспорить её не получилось — сами же не уследили. Поэтому остаток надо считать не на калькуляторе раз в год, а вести постоянно.»

Сроки хранения документов по учёту отпусков

Сроки хранения определяет Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. График отпусков хранят три года после окончания года, на который он составлен (статья 453 Перечня). То есть график на 2025 год можно уничтожить не раньше 1 января 2029 года. Приказ об утверждении графика хранят столько же.

Приказы и заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск хранят пять лет (статья 434 Перечня). Если организация в своих правилах документооборота включила заявление в состав личного дела работника, срок вырастает до 50 лет для документов после 01.01.2003 и до 75 лет для созданных раньше. Для отпусков работников с вредными или опасными условиями труда — тоже 50/75 лет. Электронные документы хранятся столько же, сколько бумажные: формат носителя на срок не влияет.

Уничтожение раньше срока или утрата документов влечёт ответственность по статье 13.25 КоАП РФ. Бумажный архив требует отдельного помещения со шкафами и защитой от солнца. Электронный архив снимает эту нагрузку: документы лежат в системе весь установленный срок, и кадровику не нужно бегать с бумажками между шкафами. В практике Добыто хранение подписанных приказов и заявлений настроено так, что найти нужный документ по сотруднику или периоду можно за пару кликов, а не перебирать папки.

Автоматизация учёта отпусков: журнал и реестр в электронном виде

Электронный учёт отпусков снимает с кадровика самую трудоёмкую часть — сведение данных. Система понимает, сколько у сотрудника накоплено дней и сколько видов отпуска ему положено, проверяет распределение на соответствие ТК РФ и внутренним регламентам, подсказывает ошибку в момент её появления, а не блокирует заявку молча. Планирование идёт по схемам: общее по всей организации, точечное по подразделениям (когда не все филиалы закрываются в один горячий период), индивидуальное для спецкатегорий и топ-менеджмента.

Дальше система автоматически извещает сотрудника о начале отпуска, показывает вид и продолжительность, дату выхода на работу. В личном кабинете человек видит остаток своих дней по каждому виду отпуска. Руководитель работает с уже проверенными данными от подчинённых, видит пересечения, согласует или вносит коррективы. Кадровик из исполнителя превращается в наблюдателя: приказы готовятся автоматически, данные обмениваются между мастер-системой и КЭДО. Для удобного планирования по датам подойдёт планировщик графика отпусков на 2026 год, который показывает наложения периодов до утверждения графика.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Когда у компании 500 человек, бумажный график превращается в простыню формата А1 на стене, в которой разбирается только один кадровик с тридцатилетним стажем. И пока он на больничном, отпуска не двигаются. В электронном виде реестр живёт сам: остаток считается из коробки, уведомления уходят сотрудникам пушем, приказы формируются скопом. Кадровик перестаёт быть узким горлышком.»

Стоимость автоматизации учёта отпусков в КЭДО Добыто

Стоимость зависит от численности персонала и выбранного тарифа: чем больше штат и шире набор функций (интеграция с 1С, электронный архив, кастомные шаблоны), тем выше уровень тарифа. Учёт отпусков, график отсутствий и формирование приказов входят в функционал на всех тарифах.

Итоговая сумма складывается из числа рабочих мест, выбранного вида подписи и набора подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто КЭДО помогут рассчитать бюджет под конкретную численность штата.

Частые ошибки в учёте отпусков и их цена

Ошибка 1. Утвердить график позже срока. Кадровик откладывает график на потом, не успевает к 17 декабря и подписывает его в январе. Делают так, потому что отпускная кампания кажется не срочной на фоне текущих задач. Цена: отсутствие утверждённого графика — основание для штрафа по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, для юридического лица это 30 000-50 000 рублей, при повторном нарушении больше.

Ошибка 2. Указывать в графике только месяц вместо даты. Так делают ради гибкости — чтобы не привязываться к числу. Но Роструд рекомендует конкретную дату, и без неё кадровик не может корректно отсчитать две недели на уведомление и три дня на выплату отпускных. Цена: сорванные сроки уведомления дают работнику право требовать переноса, а это пересчёт и переоформление всего пакета.

Ошибка 3. Не вести реестр остатка дней. Остаток нигде не сведён, накопленные дни теряются в приказах за разные годы. Делают так из-за нехватки времени и веры в то, что всё в голове. Цена: при увольнении всплывают десятки неотгулянных дней, и компания платит компенсацию, которую можно было распланировать заранее.

Выводы: учёт отпусков сотрудников

Учёт отпусков держится на трёх документах: график по форме Т-7 как обязательный ЛНА, пакет при предоставлении отпуска (уведомление, приказ Т-6, записка-расчёт Т-60) и внутренний реестр или журнал, который сводит остаток дней по каждому работнику. График утверждают не позднее чем за две недели до конца года, на 2026 год — до 17 декабря 2025. Уведомление о начале отпуска — за две недели, выплата отпускных — за три календарных дня до начала.

Практически контроль сводится к двум вещам: не упустить сроки и не потерять накопленные дни. Реестр обновляют сразу после подписания приказа, а не задним числом. Остаток считают через средний дневной заработок с коэффициентом 29,3. Переносы фиксируют в графах формы Т-7. Сроки хранения берут из приказа Росархива № 236: график — три года, приказы и заявления — пять лет, документы в составе личного дела — 50/75 лет.

Чем крупнее штат, тем быстрее ручная таблица перестаёт справляться с переносами, дроблением отпусков и подсчётом нескольких видов отпуска одновременно. Электронный реестр пересобирает данные автоматически, уведомляет сотрудников и снимает с кадровой службы рутину сведения остатков. Это тот участок учёта, где автоматизация окупается раньше всего.

Часто задаваемые вопросы