Начисление отпускных в 1С:ЗУП: формула и порядок 2026

Начисление отпускных в 1С:ЗУП — это расчёт среднего дневного заработка сотрудника и суммы оплаты за дни отпуска прямо в программе, без ручных таблиц и калькулятора. Из статьи вы поймёте, по какой формуле считается средний заработок в 2026 году, какие выплаты входят в базу, как провести документ «Отпуск», в какой срок выдать деньги и где чаще всего ошибаются бухгалтеры. Это часть большого материала про оформление отпуска в 1С и КЭДО, где разобран весь путь от заявления работника до подписания приказа.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что нужно знать до начала расчёта отпускных в 2026 году

Порядок расчёта среднего заработка с 1 сентября 2025 года регулирует Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Оно сменило Постановление № 922, которое работало почти 18 лет. Методику не тронули: коэффициент 29,3 остался, расчётный период тот же — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отдыха. Поправки коснулись состава выплат, и об этом ниже. Базовые нормы по отпуску закреплены в статьях 114, 115, 136 и 139 Трудового кодекса. Минимальный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней.

Главное правило по срокам выплаты сидит в части 9 статьи 136 ТК РФ. Отпускные перечисляют не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. То есть посчитать сумму надо заранее, не дожидаясь конца месяца, в отличие от обычной зарплаты. Времени хватает: о начале отпуска работника уведомляют за две недели, и в эти же сроки кадровик готовит приказ. 1С:ЗУП считает всё это автоматически, но кадровик и бухгалтер обязаны понимать логику расчёта — иначе любой нестандартный случай превращается в ребус.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«С сентября 2025 года живём по новому Положению о среднем заработке. Первое, что проверяю на аудите у клиента — обновлён ли «зуб» и нет ли в локалках ссылок на старое 922-е постановление. Если ПО не накатили вовремя, проектные премии и нестандартные надбавки могут не попасть в базу, и сумма отпускных занижается. Это прямой косяк, который вылезает на проверке.»

Формула расчёта среднего дневного заработка для отпускных

Сумма отпускных считается просто: средний дневной заработок умножается на число календарных дней отпуска. Вся сложность сидит в среднем дневном заработке, и тут два варианта в зависимости от того, отработан расчётный период полностью или нет.

Полностью отработанный расчётный период

Когда сотрудник отработал все 12 месяцев без больничных, командировок и отпусков за свой счёт, формула такая:

Средний дневной заработок = выплаты за 12 месяцев / 12 / 29,3

Возьмём менеджера Полину. Она уходит в отпуск с 15 июня 2026 года на 14 календарных дней. Расчётный период — с 1 июня 2025 по 31 мая 2026, отработан полностью. Оклад 50 000 рублей в месяц, других выплат нет. Годовой доход — 600 000 рублей. Средний дневной заработок: 600 000 / 12 / 29,3 = 1706,48 рубля. Отпускные за 14 дней до удержания НДФЛ: 1706,48 х 14 = 23 890,78 рубля. После удержания НДФЛ 13% (3105,80 рубля) Полина получит на руки 20 784,98 рубля.

Неполный расчётный период

Если в каком-то месяце были периоды, которые из расчёта выкидываются — больничный, командировка с сохранением среднего, отпуск без содержания, — такой месяц считается неполным. Формула усложняется:

Дни неполного месяца = 29,3 / число календарных дней месяца х число отработанных календарных дней. Дальше зарплату за период делят на сумму: (29,3 х число полных месяцев) + дни всех неполных месяцев.

Разберём нового сотрудника, который пришёл 14 октября 2025 года и идёт в отпуск с 1 июля 2026 на 14 дней. Полных месяцев восемь — с ноября по июнь. Октябрь неполный: отработано с 14 по 31, это 18 календарных дней. Дни октября: 29,3 / 31 х 18 = 17,01. Сумма дней: 8 х 29,3 + 17,01 = 251,41. Зарплата за период — 430 000 рублей. Средний дневной заработок: 430 000 / 251,41 = 1710,33 рубля. Отпускные за 14 дней: 23 944,67 рубля до НДФЛ. Считать такое руками по каждому работнику — та самая занимательная арифметика, на которой кадровик теряет часы.

Какие выплаты входят в расчёт среднего заработка, а какие нет

В базу берут всё, что предусмотрено системой оплаты труда: оклад, премии и надбавки за результат, доплаты за совмещение и вредность, оплату переработок, ночных, работы в выходные, районные коэффициенты и северные надбавки. Новое Положение № 540 расширило список: из формулировки про доплаты убрали привязку к окладам и тарифным ставкам, и теперь в расчёт попадают доплаты за стаж, классность, особые условия — даже если они не привязаны к окладу напрямую. Добавили и денежные поощрения, их учитывают по тем же правилам, что и премии.

Из периода и из суммы исключают дни и выплаты, когда зарплата не начислялась в обычном порядке: больничные, декрет, отпуска без содержания, командировки с сохранением среднего заработка, простои. Материальная помощь и разовые выплаты, не связанные с трудом, в базу не идут. Районный коэффициент отдельно на сумму отпускных не накручивают — он уже сидит внутри среднего заработка, повторное начисление задвоит выплату.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Главные грабли при расчёте среднего — это премии. Годовую премию надо привязать к расчётному периоду, квартальные учесть по своим правилам, а разовую матпомощь вообще не трогать. В «одинэске» это настраивается видами начислений, и если их завели криво, средний поедет. Я всегда советую перед массовым уходом в отпуска прогнать пилот на двух-трёх сотрудниках и сверить записку-расчёт глазами.»

Начисление отпускных в 1С:ЗУП — порядок действий

В 1С:ЗУП весь расчёт держится на документе «Отпуск». Он лежит в разделе кадрового и расчётного учёта (Кадры или Зарплата — Все отсутствия сотрудников). Вы выбираете сотрудника, ставите месяц начисления и дату, указываете период отпуска — даты начала и окончания. Программа сама считает число календарных дней. Если виды начислений и данные о доходах заведены верно, блок «Расчёт» заполняется автоматически, средний заработок система берёт за 12 месяцев. По кнопке «Показать подробности расчёта» видно, из чего сложился средний — удобно для самопроверки.

На дату из поля «Планируемая дата выплаты» программа исчисляет НДФЛ. Отсюда печатаются приказ по форме Т-6, записка-расчёт и расчёт среднего заработка. Выплата идёт по кнопке «Выплатить» — формируется «Ведомость» в банк, в кассу или на счёт. В практике Добыто мы постоянно ловим один и тот же затык: дата ведомости не должна быть раньше даты документа «Отпуск», иначе НДФЛ не подтянется к удержанию и поедет 6-НДФЛ. Страховые взносы при этом отражает документ «Начисление зарплаты и взносов» в том месяце, когда начислен отпуск.

Как начислить отпускные в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

НДФЛ и страховые взносы с отпускных в 2026 году

НДФЛ с отпускных удерживают в день фактической выплаты денег, а не в момент начисления. Именно поэтому в 1С:ЗУП налог привязан к планируемой дате выплаты. С 2025 года работает пятиступенчатая прогрессивная шкала по 176-ФЗ: до 2,4 млн рублей годового дохода — 13%, дальше ставки растут. Для большинства работников отпускные облагаются по ставке 13%. Перечисляют налог в составе единого налогового платежа, по нему подаётся уведомление дважды в месяц.

С 1 января 2026 года добавился нюанс по северным регионам: при расчёте НДФЛ долю, приходящуюся на районные коэффициенты и процентные надбавки, выделяют и облагают по двухступенчатой шкале — 13% до 5 млн рублей и 15% с превышения. Страховые взносы начисляют на всю сумму отпускных в том месяце, когда их начислили. Ещё одна цифра 2026 года: МРОТ вырос до 27 093 рублей, и если фактический средний дневной заработок оказался ниже минимального, в расчёт идёт минимальное значение.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Дата получения дохода по отпускным — это дата выплаты, а не дата приказа. Звучит как мелочь, но именно на этом сыпется 6-НДФЛ. Если отпускные начислили в июне, а выплатили в июле, в отчёт за полугодие они не попадают — уходят в девять месяцев. В «зубе» это работает корректно, когда дата ведомости проставлена правильно. Логику тут искать бессмысленно, её надо просто соблюдать.»

Образцы кадровых документов для оформления и расчёта отпуска

Сроки выплаты отпускных и ответственность работодателя

Срок жёсткий: деньги на счёт работника поступают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (часть 9 статьи 136 ТК РФ). Если три дня выпадают на праздники или выходные, выплату двигают на более ранний срок. Если работника не предупредили об отпуске за две недели или не выплатили отпускные за три дня, он вправе требовать переноса отдыха на другое время. Это не теория, а позиция, которую инспектор труда читает дословно.

За просрочку или невыплату отпускных работодателя ждёт ответственность по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: должностное лицо штрафуют на 10 000-20 000 рублей, организацию — на 30 000-50 000 рублей. Сверить порядок выплат и подать обращение работник может через сервис Роструда онлайнинспекция.рф. Чтобы не считать сроки вручную, удобно держать под рукой планировщик графика отпусков — он показывает наложения периодов и помогает спланировать выплаты заранее.

Типичные ошибки при начислении отпускных в 1С:ЗУП

Первая ошибка — работа на устаревшем ПО. Если конфигурацию не обновили после 1 сентября 2025 года, программа считает по логике Постановления № 922, проектные бонусы и нетипичные надбавки не попадают в базу, и средний заработок занижается. Цена ошибки — недоплата работнику, претензия и перерасчёт задним числом, а при проверке ГИТ ещё и штраф.

Вторая — дата ведомости раньше даты документа «Отпуск». НДФЛ не подтягивается к удержанию, расчётный листок и 6-НДФЛ показывают расхождения, и квартальный отчёт приходится переделывать. Третья — неверный учёт неполных месяцев: бухгалтер делит на 12 и 29,3, хотя в периоде был больничный, и сумма выходит больше реальной. Четвёртая — повторное начисление районного коэффициента поверх среднего заработка, который этот коэффициент уже включает. За время работы сервиса Добыто мы подключили более 500 компаний, и почти в каждом проекте по отпускам встречался хотя бы один из этих косяков. Лечится это не героизмом бухгалтера, а пилотом на пилотной группе и сверкой записок-расчётов перед массовым раскатыванием.

КЭДО и 1С:ЗУП — как оформить отпуск электронно

Начисление в 1С:ЗУП закрывает расчётную часть, но вокруг отпуска есть кадровый кругооборот: заявление работника, уведомление, приказ Т-6, ознакомление под подпись. На бумаге это беготня между подписантами и риск, что приказ задержится. Через КЭДО весь маршрут идёт электронно. Сотрудник подаёт заявление из личного кабинета или мобильного приложения, руководитель согласует, кадровик готовит приказ, документы подписываются электронной подписью.

Для кадровых документов чаще всего хватает усиленной неквалифицированной подписи. Работник подписывает бесплатно через Госключ — приложение Минцифры, которое выдаёт УНЭП. Работодатель ставит УКЭП. В сервисе Добыто реализована бесшовная интеграция с 1С:ЗУП: кадровик работает в привычном интерфейсе «зуба», а отправка на подписание идёт одной кнопкой, без дублирования действий в разных системах. Вся цепочка подписей фиксируется с метками времени — это защита при проверке ГИТ и в суде по 63-ФЗ и 377-ФЗ. Когда дойдёте до выбора вида подписи для штата, держите под рукой калькулятор остатка дней отпуска — он помогает свести данные перед массовым оформлением.

Стоимость сервиса КЭДО Добыто для оформления отпусков

Итоговая цена зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Для оформления отпусков важны интеграция с 1С, электронный архив и поддержка нужного вида подписи. Тарифы Добыто построены по модели оплаты за сотрудника в месяц.

По тарифу Бизнес действует минимальная оплата за 50 сотрудников — 30 000 рублей в год. Итоговая сумма зависит от численности персонала, вида подписи и состава модулей, поэтому актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться по бюджету точнее.

Выводы: начисление отпускных в 1С:ЗУП

Расчёт отпускных в 2026 году опирается на статью 139 ТК РФ и Постановление Правительства № 540 от 24.04.2025, которое с 1 сентября 2025 года сменило Постановление № 922. Методика прежняя: средний дневной заработок равен выплатам за 12 месяцев, делённым на 12 и на 29,3, а сумма отпускных получается умножением среднего на число календарных дней отпуска. Для неполного периода применяется отдельная формула с пересчётом дней. Деньги работник получает не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, иначе работодателю грозит штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП до 50 000 рублей.

В 1С:ЗУП весь расчёт держится на документе «Отпуск»: система сама считает дни и средний заработок, печатает приказ Т-6 и записку-расчёт, исчисляет НДФЛ на планируемую дату выплаты. Главное — проверять состав выплат, держать конфигурацию обновлённой и не ставить дату ведомости раньше даты документа «Отпуск». НДФЛ удерживают в день выплаты, страховые взносы начисляют в месяце начисления отпуска. Перед массовым уходом в отпуска стоит прогнать расчёт на пилотной группе и сверить записки-расчёты вручную.

В 2026 году добавились два момента: с 1 января выделяют долю районных коэффициентов и северных надбавок при расчёте НДФЛ, а МРОТ вырос до 27 093 рублей, что задаёт нижнюю планку среднего дневного заработка. Тренд очевиден — кадровый кругооборот вокруг отпуска уходит в электронный вид, и связка 1С:ЗУП с КЭДО становится рабочим стандартом, а не экзотикой.

Часто задаваемые вопросы