Персонифицированный учёт подтверждается одним документом — уведомлением о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта по форме АДИ-РЕГ. Форма и порядок её оформления в виде электронного документа утверждены приказом СФР от 23.06.2023 № 1199, прежнее постановление Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п не применяется. В уведомлении указаны фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, пол и сам СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счёта. Статья 65 ТК РФ называет этот документ в закрытом перечне документов при приёме на работу и прямо допускает его в форме электронного документа. Зелёная карточка, выданная до 1 апреля 2019 года, остаётся действительной и обмену не подлежит, а новому работнику фонд выдаёт только АДИ-РЕГ.
Разберём, чем АДИ-РЕГ отличается от выписки из лицевого счёта и от справки СТД-СФР, которые кадровые службы регулярно принимают вместо него. Покажем, как проверить электронный файл, подписанный квалифицированной подписью фонда, и что делать, когда регистрации у работника нет вовсе: анкета АДВ-1 подаётся по форме из приказа СФР от 17.11.2025 № 1461. Во второй половине статьи — сценарная таблица по ситуациям приёма, размер штрафа за копию документа в личном деле, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Какой документ подтверждает регистрацию в системе персонифицированного учёта
Регистрация в системе означает, что на человека открыт индивидуальный лицевой счёт и ему присвоен постоянный страховой номер. Правовая основа — Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования. Сам номер не меняется никогда: ни при смене фамилии, ни при смене работодателя, ни при переезде.
С 1 апреля 2019 года пластиковые страховые свидетельства не выдают. Изменения внёс Федеральный закон от 01.04.2019 № 48-ФЗ: в статье 65 ТК РФ вместо страхового свидетельства появилась формулировка «документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, в том числе в форме электронного документа». Действующая форма такого документа — АДИ-РЕГ, утверждённая приказом СФР от 23.06.2023 № 1199 (зарегистрирован Минюстом России 26.07.2023 № 74449) и применяемая с 6 августа 2023 года. Электронный экземпляр формируется автоматически по запросу зарегистрированного лица и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью фонда.
Отсюда вытекает практическое следствие для кадровой службы: единого «бланка СНИЛС» больше нет, и от разных работников вы получите разные носители одного и того же факта. У человека со стажем это может быть зелёная карточка 2007 года, у выпускника — PDF из личного кабинета на Госуслугах, у того, кто недавно менял фамилию, — свежее уведомление, которое фонд прислал сам. Все три варианта равноценны, если в них совпадают фамилия, имя, отчество и дата рождения с паспортом.
Факт: перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый. Расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства — но не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит кандидата донести к документу о регистрации ещё справку о доходах или характеристику с прошлого места. Законного основания для такого требования нет, и отказать в приёме за непредставление этих бумаг нельзя. Сверьте свой внутренний перечень документов при приёме со статьёй 65 ТК РФ: всё, что в неё не попало и не названо указом Президента или постановлением Правительства, вы требуете незаконно.»
АДИ-РЕГ, выписка из лицевого счёта и СТД-СФР: что именно подтверждает каждый документ
Четыре разных документа фонда регулярно приносят друг вместо друга, потому что во всех есть СНИЛС и фамилия работника. Подтверждают они разное: факт регистрации, состояние счёта и трудовую историю — это три несовпадающих предмета доказывания.
| Документ | Что подтверждает | Кто выдаёт и основание |
|---|---|---|
| Уведомление АДИ-РЕГ | Факт регистрации в системе персучёта и присвоенный СНИЛС | СФР, приказ от 23.06.2023 № 1199 |
| Страховое свидетельство (зелёная карточка) | Тот же факт регистрации, если выдано до 1 апреля 2019 года | ПФР, выдача прекращена по 48-ФЗ |
| Сведения о состоянии индивидуального лицевого счёта (СЗИ-ИЛС) | Содержимое счёта: стаж, заработок, взносы, пенсионные коэффициенты | СФР, форма по приказу Минтруда от 09.01.2019 № 2н |
| Справка СТД-СФР | Трудовую деятельность по всем работодателям из базы фонда | СФР, по данным подраздела 1.1 формы ЕФС-1 |
| Форма СТД-Р | Трудовую деятельность только у текущего работодателя | Работодатель, выдаётся работнику |
Из таблицы следует правило приёмки: для оформления трудового договора достаточно первой или второй строки, а выписка из лицевого счёта и СТД-СФР решают другие задачи — проверку стажа и восстановление трудовой истории. Требовать их при приёме наравне с документом о регистрации оснований нет. Сведения в выписке обновляются раз в год, в феврале, а для работающих пенсионеров в августе, поэтому как подтверждение текущего трудоустройства она не работает в принципе: что содержит выписка из индивидуального лицевого счёта, фонд описывает отдельно, с разбивкой по разделам.
Как проверить документ, который принёс работник
У бумажного экземпляра проверять почти нечего: сверяется совпадение анкетных данных с паспортом и читаемость номера. Ни печати, ни подписи должностного лица на АДИ-РЕГ не предусмотрено, и их отсутствие не делает документ недействительным. С электронным экземпляром иначе: его юридическая сила держится на квалифицированной подписи фонда, а не на внешнем виде страницы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Здесь кадровые службы чаще всего ошибаются в самом начале — принимают за электронный документ то, что им не является. Файл, распечатанный и отсканированный обратно, подписи фонда уже не содержит: криптографический реквизит при печати теряется.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в любом споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан бумаги с изображением подписи и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к ним разные. Посмотрите на то, что принёс работник: если подпись существует отдельным реквизитом или файлом, перед вами электронный документ, и его можно проверить; если это картинка внутри страницы — перед вами электронный образ.»
Проверьте подпись фонда на электронном уведомлении прямо сейчас
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает владельца сертификата, удостоверяющий центр, период действия и статус подписи. Для уведомления о регистрации владельцем сертификата будет Фонд пенсионного и социального страхования, а не работник: документ подписывает выдавший его орган. В сервисе Добыто проверка запускается из браузера, устанавливать криптопровайдер для этого не нужно.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка имела вес, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре инстанции. У работодателя были и Положение о КЭДО, и перечень документов, и согласие работника, но кассация акты отменила: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, подпись выдали работнику в день подписания заявления, а фактически за него подписывал другой человек. При новом рассмотрении дело работодатель проиграл. Техническая исправность подписи спор не закрывает, пока не описано, как проверялась личность подписанта.
Как получить документ о регистрации в персучёте: пошаговая инструкция
Работник получает уведомление сам, работодатель за него этого сделать не может: доступа к чужому лицевому счёту у компании нет. Порядок отличается для тех, у кого СНИЛС уже есть, и для тех, у кого счёт ещё не открыт.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как работнику получить уведомление АДИ-РЕГ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли у вас СНИЛС. Если вы когда-либо работали официально, получали полис ОМС или родились после 15 июля 2020 года, счёт открыт: с этой даты фонд присваивает номер новорождённым проактивно, по сведениям о государственной регистрации рождения из органов ЗАГС.
- Шаг 2. Закажите уведомление в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте СФР. При наличии подтверждённой учётной записи документ формируется автоматически, файл подписывается квалифицированной подписью фонда.
- Шаг 3. Если бумажный экземпляр нужен на руки, обратитесь в клиентскую службу СФР или в МФЦ лично либо через представителя.
- Шаг 4. Сверьте фамилию, имя, отчество, дату и место рождения и пол с паспортом. Расхождение хотя бы в одном поле означает, что анкетные данные на лицевом счёте устарели и их нужно обновлять до приёма на работу.
- Шаг 5. Передайте работодателю файл целиком, вместе с подписью, а не скриншот и не фотографию экрана. Бумажный экземпляр отдавать в кадры не нужно: компании достаточно сведений из документа.
Первичное открытие счёта через портал недоступно: если СНИЛС никогда не присваивался, обращаются лично в клиентскую службу СФР или в МФЦ. Для работника, который выходит на первое место работы, есть и второй путь — через работодателя, и он разобран ниже.
Что делает работодатель, если регистрации у работника нет
Часть 4 статьи 65 ТК РФ возлагает эту обязанность на компанию: если на лицо, поступающее на работу впервые, индивидуальный лицевой счёт не открыт, работодатель представляет в территориальный орган СФР сведения, необходимые для регистрации. Отказать в приёме из-за отсутствия документа о регистрации нельзя — закон прямо предусматривает, что его может не быть.
Сведения подаются по форме АДВ-1 «Анкета зарегистрированного лица». Действующие формы регистрационных документов персучёта, включая АДВ-1 и АДВ-2, утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1461 и применяются в 2026 году. Анкета представляется не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма работника или заключения с ним договора гражданско-правового характера. Заполняет её кадровая служба по документам работника, подписывает и направляет в фонд страхователь.
В практике Добыто первое трудоустройство без открытого счёта встречается почти исключительно у двух категорий: у выпускников, родившихся до июля 2020 года, и у иностранных работников, впервые оформляющихся в России. Для всех остальных счёт уже открыт, и задача кадровой службы сводится к сверке данных, а не к регистрации.
Образцы кадровых документов для оформления приёма и подтверждения стажа
Комплект собран под первый день нового сотрудника: начните с личной карточки, в которую переносятся реквизиты документа о регистрации.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Личная карточка работника (форма Т-2) | Скачать |
| Приказ о приёме на работу (форма Т-1) | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Копия АДИ-РЕГ в личном деле: чем это заканчивается
Привычка снимать копию документа о регистрации и подшивать её в личное дело осталась со времён зелёных карточек. Роскомнадзор считает хранение копий паспорта, СНИЛС, ИНН и свидетельств избыточной обработкой персональных данных по статье 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, и письменное согласие работника этот дефект не лечит: суды признают такое хранение неправомерным и при наличии согласия.
Цена ошибки изменилась радикально. С 30 мая 2025 года ответственность по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ составляет от 300 000 до 700 000 рублей для юридического лица и от 100 000 до 300 000 рублей для должностного лица. Копии документов двухсот работников, собранные «на всякий случай», — это один состав, а не двести, но сумма от численности не зависит и остаётся шестизначной.
Рабочее решение простое и не требует ни согласий, ни дополнительных актов: реквизиты из документа переносятся в личную карточку и в кадровую систему, а копия уничтожается после оформления трудового договора. Для отчётности в фонд нужен номер, а не изображение бланка. Мы закладываем этот шаг в маршрут оформления приёма: карточка заполняется в момент приёмки документов, файл работника в системе не сохраняется.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Проверку документов имеет смысл встроить в момент, когда работник приносит их в кадровую службу, а не делать её разово перед проверкой. Разбираться с расхождением в фамилии или с нечитаемым файлом проще в первый день, пока человек рядом и заинтересован в оформлении. Возьмите свой чек-лист приёма и добавьте в него две строки: сверка анкетных данных с паспортом и удаление копий после внесения реквизитов в карточку.»
Как документ связан с ЕФС-1 и что в форме изменилось в 2026 году
СНИЛС из документа о регистрации — ключ, по которому фонд разносит по лицевым счетам всё, что компания сдаёт в составе единой формы ЕФС-1. Ошибка в номере означает, что сведения о приёме, стаже или взносах на счёт работника не попадут, а формально отчёт будет сдан.
С 30 декабря 2025 года применяется форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. По подразделу 1.1 раздела 1 при приёме и при увольнении срок прежний: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление либо прекращение трудовых отношений. Годовые сведения о страховом стаже по подразделу 1.2 подаются не позднее 25 января следующего года. Порядок представления по каждому разделу фонд описывает в базе знаний страхователя по форме ЕФС-1, там же перечислены три способа подачи: на бумаге, через портал фонда и через оператора связи с усиленной подписью.
Запрос «отмена ЕФС-1» отражает не отмену формы, а отмену её частей. В новой редакции исчез тип сведений «Назначение выплат по обязательному социальному страхованию»: подавать ЕФС-1 при уходе работника в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком больше не требуется. В подразделе 1.1 отменены коды «ДИСТ» и «НДОМ», указывать их в графе 6 не нужно, и добавлен код «МДИГ» для застрахованных по международным договорам иностранцев и лиц без гражданства. Графы с индивидуальным номером рабочего места и классом условий труда заполняются только при вредном или опасном классе по итогам спецоценки.
Отдельный источник ошибок в 1С:ЗУП — коды должностей. Код трудовой функции в подразделе 1.1 берётся из Общероссийского классификатора занятий, а с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам, а справочники в кадровой программе приходится обновлять вручную.
Внимание: в статьях и видеоинструкциях до сих пор встречается форма СЗВ-ТД. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1. Если в источнике устарела эта деталь, проверяйте в нём и все остальные реквизиты: сроки, названия форм и номера приказов.
Сколько стоит опоздание и ошибка в сведениях
Финансовая санкция по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ — 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения не представлены, представлены не полностью или искажены. Отдельно установлен штраф 1 000 рублей за несоблюдение электронной формы представления, если численность работников превышает 10 человек. Должностное лицо отвечает по части 1 статьи 15.33.2 КоАП РФ — от 300 до 500 рублей.
Работают два способа снизить сумму, и оба завязаны на скорость. Страхователь, который сам нашёл и исправил ошибку до того, как её обнаружил фонд, санкций не несёт вовсе. Если фонд прислал уведомление об устранении расхождений, на исправление даётся 5 рабочих дней, и при укладывании в этот срок штрафа тоже не будет. Требование об уплате выставляется в течение 10 дней со дня решения, оплатить его нужно за 20 календарных дней, а при уплате в первые 10 календарных дней сумма уменьшается вдвое.
Что проверить до первого рабочего дня и когда документ не нужен
Проверка занимает минуты, если сделать её до выхода человека, а не после первой сданной отчётности. До первого рабочего дня достаточно закрыть пять вопросов:
- Совпадают ли фамилия, имя, отчество и дата рождения в документе о регистрации с паспортом.
- Читается ли номер СНИЛС полностью, все 11 цифр, включая контрольные две.
- В каком виде получен документ: бумажный экземпляр, файл с подписью фонда или изображение экрана, которое документом не является.
- Открыт ли лицевой счёт вообще, и не относится ли работник к тем, на кого подаётся анкета АДВ-1.
- Внесён ли номер в кадровую систему до формирования приказа о приёме, от даты которого пойдёт отсчёт срока по подразделу 1.1 ЕФС-1.
Важный нюанс из практики: ИНН при приёме требовать нельзя, и отсутствие ИНН в сведениях о физических лицах не даёт налоговой права не принять отчёт. Работник приносит ИНН и свидетельства о рождении детей по своей инициативе, для вычета, и их место в бухгалтерии, а не в личном деле.
Сценарии: что критично, а что вторично
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Приём работника со стажем | Сверка анкетных данных с паспортом и внесение номера в систему | Носитель: карточка, бумажное уведомление или файл |
| Первое трудоустройство, счёт не открыт | Анкета АДВ-1 не позднее следующего рабочего дня | Наличие у работника бумажного экземпляра на руках |
| Работник сменил фамилию | Обновление анкетных данных на счёте до ближайшей ЕФС-1 | Замена самого номера: он не меняется |
| Договор ГПХ с физическим лицом | СНИЛС нужен: по договору подаётся подраздел 1.1 с датами | Трудовая книжка и СТД-Р: по ГПХ они не оформляются |
| Внутренний перевод или совместительство внутри компании | Кадровое мероприятие в подразделе 1.1 в свой срок | Повторный запрос документа: сведения уже в системе |
| Работник потерял документ | Ничего: уведомление заказывается заново за минуты | Дубликат зелёной карточки: его не выдают с 2019 года |
Когда отдельный документ о регистрации не нужен
Требовать его повторно не нужно у работника, который уже оформлен в компании: при переводе, внутреннем совместительстве, продлении срочного договора и изменении условий труда сведения о застрахованном лице у вас есть. Не нужен он и при заключении договора с самозанятым, который платит налог на профессиональный доход: такой договор в подраздел 1.1 не попадает, а обязанностей страхователя по персучёту у заказчика в этой конструкции не возникает. И не нужен он как условие допуска к работе: отсутствие документа о регистрации основанием для отказа в приёме не является ни в одной ситуации.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с ощущением, что сверка данных и сроки подачи держатся у вас на памяти конкретного специалиста, задачу закрывает маршрут оформления: реквизиты вносятся один раз при приёме, а кадровое мероприятие для подраздела 1.1 формируется от даты приказа автоматически.
Стоимость подключения КЭДО для работы со сведениями персучёта: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронные подписи для работников входят в тариф, отдельной покупки ПЭП и УНЭП не требуется.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются на всех тарифах |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес», а тариф меняется в любой момент с пропорциональным пересчётом разницы за оставшийся период. Полные условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Регистрацию работника в системе персонифицированного учёта подтверждает уведомление АДИ-РЕГ по приказу СФР от 23.06.2023 № 1199, а выданные до апреля 2019 года зелёные карточки продолжают действовать наравне с ним. Выписка из лицевого счёта и справка СТД-СФР решают другие задачи и при приёме не требуются. Если счёт не открыт, компания подаёт анкету АДВ-1 не позднее следующего рабочего дня, а отказ в приёме по этому основанию незаконен. Копию документа в личное дело подшивать не нужно: реквизиты переносятся в карточку, а хранение лишних копий стоит от 300 000 рублей для юридического лица.
Большинство ошибок в персучёте возникает не на отчётности, а на приёмке документов: расхождение в фамилии или неверный номер всплывают через квартал, когда сроки уже прошли. В Добыто сверка данных и формирование кадрового мероприятия для подраздела 1.1 привязаны к приказу о приёме, поэтому дата отсчёта берётся из документа, а не из календаря специалиста.
Частые вопросы
Можно ли получить дубликат зелёной карточки, если она испортилась или потерялась
Нет. Изготовление страховых свидетельств прекращено с 1 апреля 2019 года по Федеральному закону от 01.04.2019 № 48-ФЗ, дубликаты не выпускаются. Вместо карточки заказывается уведомление АДИ-РЕГ — в личном кабинете на Госуслугах, на сайте СФР, в клиентской службе фонда или в МФЦ. Номер при этом остаётся прежним, потому что он присваивается один раз и за человеком закреплён пожизненно.
Нужен ли СНИЛС при заключении договора ГПХ с физическим лицом
Да. По договору гражданско-правового характера подаётся подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с датами заключения и прекращения договора, а разнести эти сведения на лицевой счёт без страхового номера фонд не сможет. Если у исполнителя счёта нет, заказчик подаёт анкету АДВ-1 в тот же срок, что и по трудовому договору: не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения договора.
Меняется ли номер при смене фамилии и что делать кадровой службе
Номер не меняется. Обновляются анкетные данные лицевого счёта: заявление подаётся по форме АДВ-2, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1461. Фонд обрабатывает новые сведения и присылает уведомление АДИ-РЕГ с актуальной фамилией. До отправки ближайшей ЕФС-1 данные нужно поправить и в кадровой системе, иначе сведения уйдут со старой фамилией и не пройдут сверку.
Есть ли страховой номер у ребёнка и с какого возраста
С рождения, если ребёнок родился после 15 июля 2020 года: с этой даты фонд открывает лицевой счёт проактивно по сведениям о государственной регистрации рождения, поступающим из органов ЗАГС, и направляет номер в личный кабинет родителя на Госуслугах. Для подростка, устраивающегося на первую работу, это означает, что регистрация у него уже есть и анкету АДВ-1 подавать не нужно.
Можно ли принять от работника скриншот из приложения Госуслуг
Как подтверждение изображение экрана не работает: в нём нет ни подписи фонда, ни полного состава реквизитов. Принимайте либо бумажный экземпляр из клиентской службы или МФЦ, либо файл целиком, вместе с подписью. Если нужна именно распечатка, она остаётся копией электронного документа и заверяется организацией с отметкой о верности копии.
Как часто обновляются сведения в выписке из индивидуального лицевого счёта
Раз в год, в феврале, а для работающих пенсионеров в августе. Поэтому выписка показывает состояние счёта на прошлый отчётный период и не годится для проверки текущего трудоустройства или стажа за последние месяцы. За актуальными сведениями о заработке обращаются в клиентский офис фонда.
