Перевод работника и ЕФС 1 сроки подачи сведений о новой должности связаны с датой документа, которым оформлено кадровое изменение. При постоянном переводе работодатель направляет в Социальный фонд России (СФР) подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «ПЕРЕВОД» не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа или другого документа-основания. В графе даты мероприятия указывают начало работы на новой должности, а в основании — дату и номер документа. Временная смена должности сама по себе такого отчёта не требует. Переход к другому работодателю отражают через увольнение и приём, для которых действует срок следующего рабочего дня.
Чтобы определить предельную дату, достаточно сопоставить вид изменения, документ-основание и календарь. Затем проверяют новую трудовую функцию, код ОКЗ и результат приёма сведений фондом. В 2026 году отдельно учитывают обновлённый формат ЕФС-1 и исключение кодов дистанционной и надомной работы. Во второй половине материала находятся инструкция для 1С ЗУП, порядок исправления принятой записи и контрольный список перед отправкой. Блок стоимости показывает расходы на кадровый документооборот и интеграцию с учётной программой; срок отчётности от выбранного сервиса не меняется.
Как определить срок подачи ЕФС-1 при переводе
Крайний срок для постоянного перевода — 25-е число следующего месяца после издания документа-основания. Это правило установлено пунктом 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования. Ждать окончания квартала для подраздела 1.1 нельзя: сведения о переводах и раздел 2 о взносах на травматизм имеют разные сроки.
В календаре отчётности фиксируют месяц приказа, даже если работа на новой должности начинается позже. Дата самого перевода нужна для графы 2, дата приказа — для графы 9. Когда эти даты приходятся на разные месяцы, подмена одной другой сдвигает срок. При наличии нескольких документов нужно установить, какой из них подтверждает оформление перевода, и сверить его с основанием в отчёте.
Для проверки этого правила доступны разъяснения СФР о сроке представления сведений при переводе: фонд прямо связывает предельную дату с месяцем издания приказа. Перед отправкой проверяют реквизиты именно оформленного документа, а не дату создания черновика в программе.
Что делать, если 25-е число выпало на выходной
Последний день переносится на ближайший следующий рабочий день. СФР разъяснил применение статьи 193 ГК РФ в письме от 25.01.2023 № 19-02/463л. Для документов о переводе, изданных в сентябре 2026 года, расчёт даёт срок 26 октября 2026 года: 25 октября приходится на воскресенье. Для октябрьских документов предельная дата — 25 ноября 2026 года.
Эти даты относятся к месяцу документа, а не ко всем событиям работника за соответствующий месяц. Приём и увольнение подчиняются другому правилу: сведения представляют не позднее рабочего дня, следующего за днём издания подтверждающего документа. Если одним пакетом передают несколько мероприятий, каждое проверяют по собственному сроку.
Практический результат расчёта — запись в календаре с датой основания, последним допустимым днём и ответственным за отправку. Резерв на проверку и исправления организация определяет самостоятельно; установленный законом срок не является рекомендуемой датой начала подготовки.
Какие изменения новой должности нужно отражать в СФР
Статья 72.1 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ относит к переводу изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, если подразделение указано в трудовом договоре. Для отчётности дополнительно учитывают постоянный характер изменения и специальные требования порядка заполнения ЕФС-1. Название операции в учётной программе не подтверждает само по себе обязанность подать сведения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Таблица помогает выбрать действие до заполнения подраздела 1.1.
| Изменение | Действие по подразделу 1.1 | Что проверить |
|---|---|---|
| Постоянный перевод на другую должность у того же работодателя | Подать «ПЕРЕВОД» | Новая функция, дата начала работы, основание |
| Постоянная смена подразделения, закреплённого в трудовом договоре | Подать «ПЕРЕВОД» | Изменение условия договора |
| Временный перевод без иных отчётных изменений | По временной смене должности сведения не подавать | Ограниченный срок и условия возврата |
| Изменение только оклада | Самостоятельное мероприятие отсутствует | Сохранение трудовой функции и других отчётных условий |
| Установление или отмена неполного рабочего времени | Подать «ПЕРЕВОД» | Коды «НЕПД», «НЕПН» при установлении режима |
| Переход только на дистанционную или надомную работу в 2026 году | По этому изменению сведения не подавать | Отсутствие других изменений, требующих отчёта |
| Переход на работу в другое юридическое лицо | Прежний работодатель подаёт увольнение, новый — приём | Каждый страхователь соблюдает срок следующего рабочего дня |
Сочетание изменений проверяют отдельно. Временная работа на другой должности может сопровождаться установлением неполного рабочего времени, которое требует отчётного мероприятия независимо от временного характера должности. Режимы «НЕПД» и «НЕПН» обозначают неполный рабочий день и неполную рабочую неделю соответственно.
С 30.12.2025 из порядка заполнения исключены дополнительные коды «ДИСТ» и «НДОМ». Переход только на удалённую или надомную работу больше не создаёт обязанности представить мероприятие; постоянная смена должности одновременно с таким переходом остаётся отчётным событием. В справочнике и сформированной строке проверяют отсутствие исключённых кодов.
Какие документы подготовить до формирования отчёта
Для обычного постоянного перевода по соглашению сторон оформляют письменное согласие работника и дополнительное соглашение к трудовому договору. Статьи 72 и 72.1 ТК РФ требуют согласования изменяемых условий; исключения для временного перевода без согласия установлены частями 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ и не распространяются на обычное назначение на новую постоянную должность.
Дополнительное соглашение фиксирует новую трудовую функцию, изменяемые условия и дату их применения. Приказ или другой документ работодателя подтверждает оформление изменения для отчётности. До внесения сведений сопоставляют его с соглашением: расхождение даты перевода или названия должности нужно устранить в кадровых документах, иначе в ЕФС-1 попадут противоречивые данные.
У приказа о переводе нет отдельного срока подачи в СФР: фонд получает сведения из него в составе подраздела 1.1. Отправка работнику приказа для ознакомления также не заменяет представление ЕФС-1. Согласование условий труда, подписание документов и отчётность остаются отдельными действиями.
Как подготовить перевод к передаче сведений: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определить, меняется ли трудовая функция или условие о подразделении, и является ли перевод постоянным. Отдельно проверить изменение режима неполного рабочего времени.
- Шаг 2. Оформить согласованные условия в дополнительном соглашении и документ работодателя о переводе. Сопоставить наименование новой должности и дату начала работы.
- Шаг 3. Проверить документ-основание для ЕФС-1: наименование, дату и номер. По месяцу этого документа определить последний день представления сведений с учётом выходных.
- Шаг 4. Подготовить данные работника и новой трудовой функции для подраздела 1.1. Сверить СНИЛС, код ОКЗ, вид договора и применимые коды неполного рабочего времени.
- Шаг 5. Передать подготовленный комплект ответственному за отчётность. Контроль завершить проверкой ответа СФР и сохранением отправленного файла вместе с результатом обработки.
Как оформить документы о переводе в электронном виде
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) применяют по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Дополнительное соглашение и приказ о переводе могут оформляться электронно при соблюдении установленного порядка; вид электронной подписи выбирают для конкретного документа. Для изменения трудового договора простая электронная подпись (ПЭП) работника не подходит: статья 22.3 предусматривает усиленные подписи и условия их использования.
В Добыто документ создают по шаблону или загружают файлом, задают маршрут согласования и подписания. В карточке отслеживают действия участников; после подписания сохраняется электронный документ с подписью. Эти статусы относятся к кадровому оформлению и не подтверждают приём ЕФС-1 фондом.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы проверяем допустимость подписи по правилам кадрового документооборота. Судебные решения о договорах займа, подписанных кодом из SMS, не подтверждают допустимость такой подписи для каждого трудового документа. В перечне кадровых документов сопоставьте каждый вид документа с требованиями статьи 22.3 ТК РФ.»
Лайфхак: В модуле кадровых документов доступны фильтры по сотруднику, типу, дате создания и статусу. Для поиска нужного основания можно сочетать эти параметры, не просматривая весь список документов.
Подготовьте приказ с прежней и новой должностью
Конструктор формирует приказ с прежней и новой должностью, окладом и видом перевода. Созданный файл проверяют по согласованным условиям трудового договора; формирование приказа не означает отправку отчёта в СФР.
Как заполнить новую форму ЕФС-1 по переводу в 2026 году
На 03.10.2026 применяют форму и порядок заполнения по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 и электронный формат по приказу СФР от 17.11.2025 № 1463 с учётом изменений приказа СФР от 15.04.2026 № 389. Первые два приказа вступили в силу 30.12.2025. Обновление формы не отменило обязанность сообщать о постоянном переводе и не заменило месячный срок квартальным.
Приказ № 389 изменил, в частности, справочник кодов должностей для подраздела 1.3. При электронной отправке после 1 июля 2026 года нужен актуальный формат файла: это отражено в уведомлении СФР о переходе на новый формат ЕФС-1. Обновление печатного бланка и обновление формата выгрузки проверяют раздельно.
Для перевода готовят титульный лист, подраздел 1 со сведениями о зарегистрированном лице и подраздел 1.1 с мероприятием. Подраздел 1.3 отражает заработную плату и условия деятельности работников определённых государственных и муниципальных учреждений; это другая часть ЕФС-1, которую не следует выбирать вместо подраздела 1.1.
В строке перевода нужно различать следующие реквизиты.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Графа | Содержание при переводе |
|---|---|
| 2 | Дата начала работы по переводу |
| 3 | Кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД» |
| 5 | Новая трудовая функция, подразделение при наличии условия в договоре, код вида договора |
| 6 | Код выполняемой функции по ОКЗ, применимые коды неполного рабочего времени |
| 8 | Наименование документа-основания |
| 9 | Дата документа-основания |
| 10 | Номер документа без знака «№» |
| 11 | В обычной строке пусто; при отмене ранее принятой записи ставится «X» |
Графу причин увольнения при переводе не заполняют. Территориальный код в графе 4 определяют по месту работы, если применимы условия районов Крайнего Севера или приравненных местностей. Проверку проводят по каждому работнику: прежняя строка приёма не заменяет сведения о новой трудовой функции.
Как выбрать код должности и не перепутать классификаторы
Код выполняемой функции в подразделе 1.1 берут из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) ОК 010-2014. Его формат — 4 цифры группы занятий и контрольная цифра после точки: XXXX.X. Код подбирают по фактически выполняемым обязанностям, сопоставляя их с описанием соответствующего занятия.
Справочник должностей для подраздела 1.3 и ОКЗ для подраздела 1.1 решают разные задачи. Обновлённый в 2026 году код наименования должности в подразделе 1.3 имеет 12 цифровых знаков; подставлять его вместо ОКЗ в строку перевода нельзя. В учётной программе проверяют поле, в которое выгружается выбранный код.
Как сформировать и проверить ЕФС-1 в 1С ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3 подраздел 1.1 готовят документом «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1». Он доступен в разделе «Кадры» или «Отчётность, справки» через «Электронные трудовые книжки»; конкретный путь зависит от интерфейса. Создание отчёта по стажу либо подразделу 1.3 не заменяет документ о трудовой деятельности.
Источником данных служит кадровое мероприятие. В документе «Кадровый перевод» проверяют сотрудника, организацию, дату начала новых условий, должность и подразделение. Для отражаемого события должен быть установлен признак «Отразить в трудовой книжке». После проведения документа проверяют, что мероприятие попало в формируемый подраздел 1.1.
Трудовая функция заполняется из позиции штатного расписания, если оно ведётся в программе, либо из карточки должности. Если код ОКЗ исправлен только в справочнике, это ещё не подтверждает правильность уже сформированного отчёта. Проверяют значение в кадровом документе и строке выгрузки.
В справочниках должностей и подразделений предусмотрены отдельные наименования для сведений о трудовой деятельности. Они могут отличаться от сокращённого названия, которым пользуются внутри организации. Поле для выгрузки сопоставляют с кадровыми документами, особенно когда программа показывает должность правильно, а отчёт содержит старое название.
При неполном рабочем времени проверяют настройки графика. Порядок заполнения допускает одновременное указание «НЕПД» и «НЕПН», если действуют оба режима. Старая версия программы может ограничивать выбор одним кодом; возможность передать нужное сочетание проверяют после обновления конфигурации и классификаторов.
Как разграничить интеграцию КЭДО и отправку отчётности
В тарифе «Бизнес» Добыто предусмотрена интеграция с 1С; готовый модуль для 1С:ЗУП обеспечивает синхронизацию документов. Обмен кадровыми документами и статусами подписания относится к оформлению перевода. Формирование ЕФС-1, её отправка и получение ответа СФР проверяются отдельно в используемой системе отчётности.
Важный нюанс из практики: при внедрении электронного подписания проверяют фактическую способность работника пользоваться системой. Подпись в журнале ознакомления не подтверждает, что он самостоятельно подписывает документы. Для кадрового комплекта сохраняют установленный порядок идентификации и сведения о выдаче подписи.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед развёртыванием КЭДО на всю компанию мы предусматриваем пилотную группу. Она нужна для проверки работы сотрудников в системе, включая самостоятельное подписание. Проверьте, что работник умеет выполнить действие сам и что порядок его идентификации описан.»
Как проверить результат отправки в СФР
Подготовленный файл, его передача и обработка фондом — разные состояния отчёта. После отправки проверяют квитанции и протокол, в том числе результат по конкретному работнику. Сообщение о доставке файла само по себе не отвечает на вопрос, принято ли мероприятие о переводе.
При электронной подаче используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Если отчёт подписывает представитель организации, дополнительно проверяют полномочия и машиночитаемую доверенность. Электронная форма обязательна при численности работающих застрахованных лиц за предшествующий отчётный период более 10 человек по пункту 2 статьи 8 27-ФЗ; один перевод в текущем файле не отменяет это требование.
В кадровом модуле Добыто видны маршрут и статусы каждого участника, после исполнения документ доступен в архиве. Ответ СФР о ЕФС-1 сохраняют в контуре отчётности: отметка о подписании приказа в кадровой системе не позволяет установить результат обработки сведений фондом.
Факт: Подписанный кадровый документ можно скачать на своё устройство вместе с электронной подписью. Доступ к документам в архиве предоставляется сотрудникам с соответствующими правами.
Для подтверждения выполненных действий сохраняют отправленный файл, дату его передачи и ответ фонда. Если возникла ошибка формата или приёма, фиксируют содержание сообщения и устраняют причину. Первоначальный срок подачи не продлевается автоматически из-за сбоя в учётной программе.
Как исправить новую должность или отменить запись ЕФС-1
Принятую ошибочную запись подраздела 1.1 исправляют через отмену прежних сведений и представление правильных. В строке отмены повторяют первоначальные данные, а в графе 11 ставят «X». Следующая строка содержит исправленные реквизиты без признака отмены. Этот порядок закреплён пунктами 51 и 52 порядка заполнения по приказу № 1462.
Если перевод не состоялся, а сведения о нём уже приняты, представляют только отмену соответствующего мероприятия. Когда событие было, но ошибочны должность, дата, код ОКЗ или основание, к отмене добавляют правильную строку. Если сведения не отправляли вовсе, подают обычное мероприятие; отменять в таком случае нечего.
Полностью отклонённый файл требует исправления причины отказа и новой отправки. При частичном приёме сначала устанавливают, какие записи приняты: одинаковое действие для всего пакета может создать ненужные отмены либо дубли. Перед корректировкой открывают протокол и копию первоначального файла.
Важный нюанс из практики: распечатка изначально электронного кадрового документа является его копией. Для проверки реквизитов и подлинности сохраняют сам электронный документ и подпись; распечатка не заменяет этот комплект.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Мы различаем электронный оригинал и его бумажную копию. Распечатка электронного документа остаётся копией; для её использования требуется надлежащее заверение. Проверьте, что у вас сохранены исходные файлы и что понятно, каким способом подтверждается их подлинность.»
Удаление или изменение кадрового документа в 1С не исправляет сведения, которые фонд уже принял. После подготовки отмены и новой строки проверяют результат их обработки. В контроле должны остаться первоначальные сведения, основание исправления и ответ СФР на корректировку.
Что проверить перед сроком и как оценить последствия ошибки
За несвоевременные, неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности предусмотрены предупреждение либо штраф должностному лицу от 300 до 500 рублей по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ. Вопрос об этой ответственности относится к компетенции Роструда. Подача просроченного отчёта остаётся необходимой, даже если срок уже пропущен.
Санкцию 500 рублей за каждого застрахованного лица по статье 17 27-ФЗ нельзя автоматически применять к сообщению о переводе работника по трудовому договору. Эта финансовая санкция предусмотрена для других перечисленных в законе сведений, включая сведения по договорам ГПХ и о страховом стаже. Разграничение составов приведено на странице СФР об ответственности за нарушения отчётности. Расчёт штрафа для перевода требует выбора соответствующей нормы и лица, которое привлекают к ответственности.
Расходы на восстановление документов, работу специалиста и повторную отправку зависят от конкретной ошибки; единой установленной суммы для них нет. Исправление реквизитов в принятой записи не следует использовать как способ изменить дату реально изданного приказа и скрыть просрочку. Дату отправки подтверждают сохранёнными документами обмена.
Контрольный список для ответственного за отчёт
- Перевод квалифицирован как отчётное событие, временное изменение и перемещение проверены отдельно.
- Месяц для расчёта срока определён по документу-основанию; перенос последнего дня учтён по календарю.
- Дата перевода в графе 2 отделена от даты документа в графе 9.
- ФИО, СНИЛС и дата рождения работника совпадают с его документами.
- Новая трудовая функция и название подразделения согласованы с оформленным переводом.
- Код ОКЗ, вид договора и применимые коды неполного рабочего времени проверены в выгрузке.
- Реквизиты основания заполнены, исключённые коды «ДИСТ» и «НДОМ» отсутствуют.
- Версия программы и формат файла актуальны для даты отправки.
- Полномочия подписанта проверены; сохранены файл, сведения о передаче и ответ фонда.
Если один из пунктов не подтверждён, в контроле остаётся конкретная задача: исправление кадрового основания, настройка выгрузки или проверка результата обработки. Ответственным за закрытие задачи назначают сотрудника, у которого есть доступ к соответствующему документу или системе.
Стоимость КЭДО для оформления перевода и интеграции с 1С
Стоимость кадрового документооборота зависит от численности работников и выбранного тарифа. Эти расходы относятся к оформлению и хранению документов; отдельная цена подготовки или подачи ЕФС-1 в переданном тарифном описании не опубликована. Тарифы не устанавливают срок представления сведений о переводе.
| Услуга | Стоимость | Срок |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Не указан для полного внедрения |
| Тариф «Бизнес», интеграция с 1С и электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Не указан для полного внедрения |
| Тариф «Корпорация», выделенный сервер, API и кастомные интеграции | По запросу | Не указан |
| Выпуск ПЭП и усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) для сотрудников | Бесплатно на всех тарифах | Не указан |
Для «Бизнеса» действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Условия расчёта под численность организации приведены в тарифах Добыто КЭДО. Бесплатный выпуск ПЭП и УНЭП не означает бесплатного выпуска УКЭП: её получение предусмотрено через партнёров — удостоверяющие центры.
Для готового модуля 1С:ЗУП в тарифном описании указан срок установки и настройки за один день. Это срок настройки модуля, который нельзя переносить на согласование документов со всеми работниками или на приём ЕФС-1 фондом. Для планирования перевода отдельно определяют срок подписания кадрового комплекта и предельную дату отчётности.
Выводы
При постоянной смене должности срок подачи подраздела 1.1 рассчитывают по месяцу документа о переводе, а дату начала новых условий указывают отдельно. Перед отправкой сопоставляют кадровые основания с выгрузкой и проверяют актуальность формата. Ошибку в принятых сведениях исправляют отменой прежней записи и правильной строкой, сохраняя результаты обработки фондом.
Добыто поддерживает подготовку, согласование, подписание и хранение кадровых документов, а также обмен документами с 1С. Отчётность о переводе контролируют в отдельном процессе до подтверждения результата СФР.
Частые вопросы о переводе и сведениях ЕФС-1
Что подавать, если временный перевод стал постоянным?
После признания перевода постоянным возникает обязанность представить мероприятие «ПЕРЕВОД». Срок определяют по месяцу документа о признании постоянного характера перевода, а в основании отражают документы о временном переводе и о признании его постоянным. Первоначальный временный перевод и последующее оформление постоянной работы проверяют вместе, чтобы не потерять историю изменения условий.
Как отразить переименование должности при слиянии компаний?
При слиянии страхователей и изменении наименований должностей в штатном расписании правопреемника представляют мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» с прежним и новым регистрационными номерами, а дополнительно — «ПЕРЕВОД» по работникам с изменёнными названиями должностей. В письме СФР от 04.07.2025 № 19-20/34940 указано, что дополнительное мероприятие требуется независимо от изменения трудовой функции и представляется организацией-правопреемником. Мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» относится к страхователю; название новой должности отражается в строке перевода.
Нужно ли сообщать о переводе совместителя?
Да, сведения о постоянном переводе представляют и по работнику-совместителю. В графе 5 указывают соответствующий код вида договора: «1» для бессрочного совместительства, «1.1» для срочного договора до 6 месяцев, «1.2» для срочного договора более 6 месяцев. Внутреннее совместительство проверяют как отдельные трудовые отношения, чтобы строка основного договора не подменила сведения о второй работе.
Нужен ли нулевой подраздел 1.1, если переводов в месяце не было?
Нулевые сведения о переводе не представляют: подраздел 1.1 заполняют при наличии соответствующего события или другого основания для его подачи. Отсутствие переводов не освобождает от сообщения о приёме, увольнении и других отчётных мероприятиях. Обязанности по остальным разделам ЕФС-1 проверяют независимо от этой части отчёта.
Что означает ИЛС ПФР и где работнику проверить новую должность?
ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, который сейчас ведёт СФР; название ПФР сохраняется в старых документах и запросах. Сведения о трудовой деятельности можно проверить в форме СТД-СФР через Госуслуги или обращение в фонд. Если должность или дата расходятся с оформленным переводом, работник передаёт работодателю информацию о расхождении и документы для проверки и исправления отчётности.
Нужно ли вместо ЕФС-1 направлять СЗВ-ТД для старого кадрового события?
Форму определяют по периоду издания документа о мероприятии. СФР разъясняет: для документа, изданного до 01.01.2023, используют СЗВ-ТД, для последующих документов — ЕФС-1. При исправлении старой записи сначала устанавливают дату её основания; актуальная должность работника сама по себе не определяет форму исправления исторических сведений.
