Обучение сотрудников в рабочее время: что обязан работодатель

Обучение сотрудников в рабочее время обязательно тогда, когда его требует норматив или инициирует сам работодатель: время подготовки в этом случае относится к рабочему по статье 91 ТК РФ и оплачивается. Статья 196 ТК РФ разделяет две ситуации: необходимость подготовки и дополнительного профессионального образования для собственных нужд работодатель определяет сам, а в случаях, прямо названных федеральными законами и иными нормативными актами, он обязан обучать работников, потому что без этого их нельзя допускать к работе. Обучение по охране труда организуется за счёт работодателя по статьям 214 и 219 ТК РФ и постановлению Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Различие, от которого зависит расчёт: обучение с отрывом от работы оплачивается по среднему заработку (статья 187 ТК РФ), а без отрыва идёт как обычное рабочее время.

Разберём, какие виды подготовки нельзя перенести на личное время работника, как оплачивать вечерний вебинар и субботний тренинг, чем асинхронный курс отличается от синхронного при учёте часов и как оформить направление на обучение, чтобы приказ выдержал проверку. Сценарная таблица по оплате, штрафы по части 3 статьи 5.27.1 КоАП, порядок удержания затрат при увольнении, образцы приказа и соглашения об обучении, стоимость электронного оформления на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Когда работодатель обязан учить, а когда только вправе

Статья 196 ТК РФ построена на разграничении интереса и обязанности. Подготовка ради развития компании остаётся усмотрением работодателя: он решает, кого, чему и в каком объёме учить, и закрепляет это в локальном нормативном акте с учётом мнения профсоюзного органа. Обязанность возникает в другой ситуации: когда обучение по федеральному закону или подзаконному акту является условием выполнения определённых видов деятельности. Здесь у работодателя нет выбора ни по факту обучения, ни по его оплате, ни по времени проведения: необученный работник к работе не допускается.

Статья 197 ТК РФ даёт работнику право на подготовку и дополнительное профессиональное образование, которое реализуется через договор с работодателем. Право работника не превращается в обязанность компании оплачивать любой курс: без договора или соглашения об обучении требование сотрудника обучить его за счёт организации не подкреплено ничем.

Обязательные контуры обучения и что остаётся на выходе

Ниже собраны направления подготовки, где обязанность работодателя следует из нормативного акта, а не из внутренней политики компании.

Все четыре нормативных контура объединяет одно последствие: работник без действующего документа не допускается к работе, а инспектор проверяет не факт покупки курса, а наличие протокола, журнала и сведений в реестре. Отраслевые перечни удобно сверять с разъяснениями инспекций труда: например, в ответах на частые вопросы об инструктажах и обучении по охране труда перечислены все виды инструктажей, ответственные за их проведение и способ документирования.

Почему обучение по инициативе работодателя попадает в рабочее время

Статья 91 ТК РФ относит к рабочему времени не только исполнение трудовых обязанностей, но и иные периоды, которые отнесены к рабочему времени нормативными актами. Обязательный инструктаж, проверка знаний, стажировка на рабочем месте проходят под управлением работодателя и по его распоряжению, поэтому работник в это время не свободен и не распоряжается собой. Отсюда следует практический вывод: перенести обязательную подготовку на личное время сотрудника без последствий по оплате нельзя.

Статья 187 ТК РФ описывает отдельную конструкцию. Когда работодатель направляет работника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы, за ним сохраняются место работы и средняя заработная плата, а при обучении в другой местности оплачиваются командировочные расходы по правилам служебных командировок. Средний заработок и текущая зарплата совпадают не всегда: при сдельной оплате или переменной премии расхождение доходит до заметных сумм, и спор с работником возникает именно на этом.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Обучение по инициативе работодателя проще всего проверять одним вопросом: может ли работник отказаться без последствий. Если не может, значит, это распоряжение работодателя, а время подготовки идёт как рабочее со всеми правилами оплаты. Сверьте по табелю, чем закрыты дни обучения: код «повышение квалификации с отрывом от работы» и запись «явка» дают разные суммы в расчёте.»

Как оплачивать обучение за пределами графика

Работодатель вправе поставить занятие на вечер или на выходной, но это не отменяет режим рабочего времени. Привлечение к обучению после смены по распоряжению работодателя подчиняется правилам сверхурочной работы: статья 99 ТК РФ требует письменного согласия работника в общем случае, а статья 152 задаёт оплату не менее чем в полуторном размере за первые два часа и не менее чем в двойном за последующие. Занятие в выходной или нерабочий праздничный день идёт по статьям 113 и 153 ТК РФ: не менее двойного размера либо одинарная оплата плюс другой день отдыха по желанию работника.

Сценарная таблица ниже показывает, как один и тот же курс меняет режим учёта в зависимости от инициатора и формата.

Строка про асинхронный формат чаще всего и становится предметом спора: платформа фиксирует прохождение курса в 23:40, а работник заявляет о переработке. Отметка о времени в системе обучения работает как доказательство обеих сторон, поэтому срок прохождения стоит привязывать к рабочим часам, а не к календарной дате.

Синхронный и асинхронный формат: что меняется для учёта часов

Синхронное обучение идёт в реальном времени: тренинг, очный семинар, вебинар с преподавателем. Расписание задаёт границы, поэтому часы легко сопоставить с графиком работы и заранее решить, освобождать работника от смены или нет. Асинхронное обучение сотрудник проходит сам: видеокурс, тест, электронный модуль, статья в базе знаний. Формально удобнее, юридически сложнее, потому что фактическое время прохождения определяет работник, а не расписание.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Для обязательных программ практический вывод простой: если работник должен пройти курс, ставьте ему для этого рабочие часы и фиксируйте это в задании или в приказе. Смешанный формат сейчас преобладает: по данным рынка обучения 2026 года, около 71% компаний сочетают онлайн и очные занятия, только очно учат 16%, только онлайн — 13%. Обязательный инструктаж по технике безопасности при этом остаётся очным даже у компаний с развитой платформой обучения.

Отметка о прохождении курса подтверждает знание программы, но не заменяет подпись работника под приказом или листом ознакомления. В Добыто эти два контура разведены: платформа обучения фиксирует результат теста, а КЭДО хранит подписанные кадровые документы с датой и временем подписания.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Асинхронный курс кажется способом сэкономить рабочее время, но экономия исчезает, как только программа обязательная. Мы закладываем в задание конкретное окно: например, вторник и четверг с 14 до 16 часов, и в этот интервал работник освобождён от текущих задач. Проверьте свои курсы по журналу платформы: если основная масса прохождений приходится на вечер и выходные, у вас уже есть неучтённая переработка.»

Как оформить направление на обучение

Комплект документов зависит от того, кто инициатор и есть ли отрыв от работы. Для обязательной подготовки основанием служат норматив и приказ; для развивающего обучения добавляются соглашение сторон и, при необходимости, условие об отработке.

Как направить работника на обучение с отрывом от работы: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите основание: норматив, который требует подготовки для допуска к работе, или решение работодателя о развитии сотрудника. От этого зависит, обязателен ли курс и кто платит.
2. Шаг 2. Проверьте лицензию образовательной организации и вид итогового документа. По программе повышения квалификации выдаётся удостоверение, по профессиональной переподготовке — диплом, внутренний сертификат компании статуса документа об образовании не имеет.
3. Шаг 3. Зафиксируйте условия соглашением: срок обучения, стоимость, обязанность отработать после окончания. Без письменного условия об отработке взыскать затраты при увольнении не получится.
4. Шаг 4. Издайте приказ о направлении на обучение со ссылкой на статью 187 ТК РФ, датами, темой программы, наименованием организатора и указанием на сохранение места работы и среднего заработка.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника с приказом под подпись, а бухгалтерию — с порядком оплаты счёта и расчёта среднего заработка.
6. Шаг 6. Отразите дни обучения в табеле, получите итоговый документ, внесите запись в журнал учёта обучения и передайте сведения туда, где это требуется нормативом.

В практике Добыто приказ о направлении на обучение и лист ознакомления подписываются в КЭДО простой или усиленной неквалифицированной подписью, а срок ознакомления сокращается с нескольких дней до нескольких минут. Для работников на удалёнке и в филиалах это снимает основную задержку: подпись собирается без пересылки бумаги.

Скачайте приказ о направлении на курсы повышения квалификации

Важный нюанс из практики: приказ, в котором нет фразы о сохранении места работы и среднего заработка, инспектор читает как направление без гарантий по статье 187 ТК РФ. Такая формулировка добавляется одной строкой, а её отсутствие превращает спор о деньгах в спор о законности всего направления.

Шаблоны документов для оформления обучения работников

Комплект закрывает весь путь от заявки до фиксации результата; начните с положения об обучении, оно задаёт правила для остальных документов.

Что проверить до запуска обучения

Диагностика занимает один рабочий день и снимает большую часть претензий по оплате и допуску.

• Есть ли норматив, который делает программу обязательной для конкретной должности, и указан ли он в перечне работников.
• Утверждён ли локальный нормативный акт об обучении и ознакомлены ли с ним работники под подпись.
• Совпадают ли часы занятий с графиком работы и нет ли выхода за норму рабочего времени.
• Оформлено ли письменное согласие там, где его требуют статьи 99 и 113 ТК РФ, а для наставника — статья 351.8 ТК РФ.
• Кто оплачивает курс, по какому счёту и в какой срок закрываются документы образовательной организации.
• Каким документом подтверждается результат и куда вносятся сведения о прохождении.

Наставничество и стажировка: обучение внутри смены

Наставничество с 1 марта 2025 года урегулировано статьёй 351.8 ТК РФ. Поручить работнику наставничество можно только с его письменного согласия, а содержание, сроки, форма работы и размер доплаты указываются в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Досрочно отказаться вправе обе стороны, предупредив другую не позднее чем за три рабочих дня. Наставник выполняет эту работу в своё рабочее время, поэтому нагрузку по основной должности приходится пересматривать: иначе доплата закрывает форму, а не фактическую переработку.

Стажировка на рабочем месте по правилам постановления № 2464 идёт под руководством назначенного работника и полностью попадает в рабочее время обоих. Практика подтверждает результат: новичок рядом с наставником осваивается заметно быстрее, чем при самостоятельном разборе регламентов, а опытный сотрудник, объясняя, систематизирует собственные знания.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Наставничество разваливается там, где его поручают устно. С марта 2025 года требуется письменное согласие работника и допсоглашение с содержанием, сроками и размером доплаты, иначе поручение просто не имеет силы. Проверьте свои приказы о наставничестве: если в них нет ссылки на согласие работника и на условия доплаты, документ придётся переоформлять.»

Кейс из практики: производственная компания на 1200 сотрудников проводила обязательные инструктажи очно, а листы ознакомления с программами обучения собирала бумагой по трём площадкам. Сбор подписей занимал до 10 рабочих дней, часть листов терялась к моменту проверки. После перевода ознакомления и приказов в КЭДО срок сбора сократился до 2 рабочих дней, а комплект по каждому работнику стал выгружаться одним файлом.

Обучение по экологической безопасности и другие отраслевые требования

Статья 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ требует подготовки в области охраны окружающей среды и экологической безопасности от руководителей организаций и специалистов, ответственных за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Норма адресована не всем работникам, а тем, кто принимает решения: обычно это руководитель организации, главный инженер, технолог, эколог предприятия, руководители производственных подразделений. Круг таких лиц работодатель определяет сам и закрепляет приказом, отталкиваясь от категории объекта негативного воздействия и полномочий по должностной инструкции.

Отдельное требование действует по отходам: статья 15 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ обязывает лиц, допущенных к обращению с отходами I — IV классов опасности, иметь документы о квалификации, полученные по итогам профессионального обучения или программы дополнительного профессионального образования. Проверить, попадает ли конкретная должность под требование, можно по двум признакам: принимает ли работник решения, влияющие на обращение с отходами, и указана ли соответствующая функция в его должностной инструкции.

Цена ошибки: штрафы, споры и невозвратные расходы

Допуск работника к обязанностям без обучения и проверки знаний требований охраны труда наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: штраф на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей составляет от 15 000 до 25 000 рублей, на юридических лиц — от 110 000 до 130 000 рублей. Санкция считается по каждому необученному работнику, поэтому при проверке цеха сумма умножается на численность смены.

Нарушения по оплате идут по другой статье. Неоплаченный вечерний вебинар или неучтённый субботний тренинг квалифицируются как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностных лиц и предпринимателей и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. К штрафу добавляются доплата за переработку, проценты по статье 236 ТК РФ и предписание об устранении нарушения.

Третья группа потерь возникает при увольнении обученного работника. Статья 249 ТК РФ позволяет взыскать затраты на обучение пропорционально неотработанному времени, но только при двух условиях: обучение шло за счёт работодателя и в трудовом договоре или соглашении об обучении есть письменное условие о сроке отработки. Без такого условия расходы остаются на компании независимо от суммы курса.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Страх «обучу, а он уйдёт» обходится дороже самого обучения. Годовое обучение линейного сотрудника стоит около 22 845 рублей, а замена уволившегося — 6 — 9 месячных окладов, и разрыв достигает 16 — 24 раз. Посчитайте по своей компании: если обучение удерживает хотя бы одного работника из шестнадцати, оно уже окупилось, а условие об отработке в соглашении закрывает остаток риска.»

Когда обучение в рабочее время не требуется

Обязанность освобождать работника от работы возникает не всегда. Курс, который сотрудник выбрал сам для личного развития и который не связан с допуском к работе, проходится в свободное время и работодателем не оплачивается. Дополнительное профессиональное образование по инициативе работника без договора с компанией тоже не даёт права на средний заработок по статье 187 ТК РФ.

Не требует отдельного освобождения от работы и ознакомление с локальными нормативными актами: чтение положения об оплате труда или правил внутреннего трудового распорядка проходит в рабочие часы и обучением в смысле статьи 196 ТК РФ не является. Отдельный расчёт нужен только там, где норматив прямо предписывает программу, объём часов и проверку знаний.

Стоимость электронного оформления документов об обучении

Стоимость зависит от численности работников и набора функций: подписи для сотрудников входят в тариф, отдельно их покупать не нужно.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, а при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в каждый из трёх пакетов.

Выводы

Обязанность учить работника возникает из норматива, а не из желания компании: там, где обучение служит условием допуска к работе, оно оплачивается работодателем и проводится в рабочее время. Развивающие программы остаются на усмотрение работодателя, но как только он назначает срок и требует прохождения, включаются правила учёта и оплаты рабочего времени, включая сверхурочные и работу в выходной. Асинхронный формат этих правил не отменяет, а условие об отработке защищает расходы компании только в письменном виде.

Мы в Добыто ежедневно работаем с кадровыми документами по обучению: приказами о направлении, листами ознакомления, соглашениями об отработке и журналами учёта. Перевод этого комплекта в электронный вид сокращает сбор подписей до минут и оставляет по каждому работнику готовую выгрузку на случай проверки.

Частые вопросы

Чем сертификат отличается от удостоверения о повышении квалификации

Удостоверение о повышении квалификации выдаёт организация, имеющая лицензию на образовательную деятельность, по итогам освоения программы дополнительного профессионального образования. Оно подтверждает квалификацию для целей допуска к работе. Сертификат участника тренинга, вебинара или внутренней школы образовательным документом не является: инспектор при проверке обязательного обучения его не примет. Перед оплатой курса проверьте у организатора лицензию и вид итогового документа, который получит работник.

Как отразить дни обучения в табеле учёта рабочего времени

Дни обучения с полным отрывом от работы отмечаются кодом повышения квалификации, а не кодом явки: от этого зависит расчёт по среднему заработку по статье 187 ТК РФ. Если работник учится без отрыва и продолжает выполнять обязанности, ставится обычная явка. Смешанный день, когда занятие занимает часть смены, удобно закрывать по фактически отработанным часам с отдельной отметкой о времени обучения в задании или служебной записке.

Что такое правило 70-20-10 и как оно влияет на рабочее время

70-20-10 — модель распределения развивающих действий в индивидуальном плане: основная часть приходится на практику в реальных задачах, меньшая — на обучение у наставника и обратную связь, оставшаяся — на формальные курсы. Практика и наставничество идут внутри рабочего дня и отдельного освобождения от работы не требуют, а вот формальную часть плана нужно ставить в график заранее, иначе она сдвигается на вечера.

Можно ли обязать сотрудника учиться во время отпуска

Нет. Ежегодный оплачиваемый отпуск — время отдыха, работник в этот период свободен от исполнения трудовых обязанностей. Направить его на обучение можно только с отзывом из отпуска по правилам статьи 125 ТК РФ и с его согласия, с переносом неиспользованной части. Требование пройти курс до выхода из отпуска без такого оформления создаёт неоплаченную переработку.

Нужно ли создавать корпоративный университет, чтобы закрыть обязательное обучение

Обязательные программы закрываются лицензированными организациями и внутренними процедурами по постановлению № 2464, а не собственным университетом. Корпоративный университет решает другую задачу: систематизирует развитие и удерживает знания внутри компании. У компаний с такой структурой норма составляет около 40 часов обучения на сотрудника в год при расходах около 1,3% фонда оплаты труда, и это ориентир для планирования, а не требование закона.

Как определить, кого включать в план обучения в первую очередь

Потребность удобно считать через матрицу компетенций: по строкам должности и требуемые навыки, по столбцам фактический уровень работников. Разрыв между требуемым и фактическим уровнем даёт очередь на обучение. Отдельно отмечаются позиции, где обучение обязательно по нормативу: они идут вне очереди, потому что без документа работника нельзя допускать к работе.

Обязана ли компания оплачивать обучение по инициативе самого работника

Обязанности нет. Статья 197 ТК РФ даёт работнику право на подготовку и дополнительное профессиональное образование, которое реализуется договором с работодателем, и без такого договора расходы несёт сам работник. Если стороны договорились об оплате, разумно сразу зафиксировать в соглашении срок отработки: статья 249 ТК РФ позволяет взыскать затраты пропорционально неотработанному времени только при письменном условии.