Обучение персонала с чего начать: план из 5 шагов

Обучение персонала начинают не с выбора курса или тренера, а с цели и понимания, какой результат нужен бизнесу. Это главная развилка: система обучения имеет структуру, цели и шаги, а набор случайных тренингов из пожеланий даёт куски знаний, которые не складываются в результат. Разберём по шагам, с чего начать: как провести аудит и определить потребности, кого учить в первую очередь, как выбрать форму и методы, обкатать программу на пилоте и оценить эффективность, а также как с самого старта правильно оформить обучение документами. Это часть большого материала про обучение сотрудников, где собран весь путь от постановки цели до оценки эффективности программ.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

С чего начать обучение персонала: сначала цель, потом курс

Всё начинается с цели, а цель формируется из результата, который вы хотите получить от системы обучения. Частая ошибка — собирать обучение из пожеланий: пофантазировали, провели тренинг, получили какой-то эффект, потом родилась следующая тема. Это не система, а разрозненные куски. Прежде чем звать тренера или разворачивать платформу, ответьте, зачем вообще обучение: сократить ошибки, ускорить адаптацию новичков, снизить текучку, закрыть требование по охране труда. Необходимость обучения для нужд компании по статье 196 ТК РФ определяет работодатель, но определить и получить результат — разные вещи.

Шаг 1. Провести аудит и определить потребности

Потребность в обучении — это ответ на два вопроса: кого учить и чему учить. Качественная потребность про содержание: какие знания, умения и навыки нужны. Количественная — сколько работников разных категорий нуждается в обучении. Источники потребностей разные: результаты аттестации, индивидуальные планы развития, заявки и пожелания самих сотрудников, стратегия развития компании.

Чтобы понять реальную картину, проводят аудит через глубинные интервью. Сначала идут к бизнесу, он заказчик и платит: спрашивают руководителя про топ-10 ошибок сотрудников и как настроено взаимодействие между отделами. Потом к сотруднику, который работает давно, к тому, кто работает полгода, и к новичку — что было сложно на входе, кто помогал, сколько времени потратил. Отдельно оценивают неэффективное время новичка: сколько сейчас уходит, пока человек без обучения сам ищет информацию, чтобы понять, насколько это можно сократить. И смотрят, что уже есть: часто инструкций много, но они написаны сложным языком и лежат в одной папке без структуры, поэтому ими никто не пользуется.

Мария Ж, специалист по корпоративному обучению и HR-процессам:
«Самый рабочий инструмент — пойти к людям и посмотреть, как они работают. Не опросник, не догадки, а живое наблюдение. Тогда у специалиста по обучению складывается точная картина: он видит и цели сотрудника, и его боли, и потребности руководителя, и то, что реально происходит на рабочем месте. Половина неверных программ рождается из того, что аудит подменили фантазией.»

Шаг 2. Определить целевую аудиторию

Не стоит выстраивать обучение сразу для всех. Если в компании 25 должностей, брать все скопом — распылить ресурс и не получить результата нигде. Сделайте акцент на основных ролях, например на тех, кто приносит компании максимальную прибыль: кто приносит деньги, туда и вкладываемся в первую очередь. Дальше определяют должность, портрет сотрудника, снимают запрос заказчика (что хотим получить) и запрос самого сотрудника. Анализируют, что люди делают и какой у них результат, — и от результата выстраивают то, что позволяет к нему прийти.

Стоит сразу ответить и на четыре организационных вопроса. Кто будет обучаться — руководители, прошедшие испытательный срок, все. Каковы условия — прикладывает ли сам сотрудник усилия (человек ценит то, во что вкладывает время). Как обучать — эпизодически или комплексно (комплексный подход дороже, но выгоднее по результативности). И кто контролирует применение знаний на практике, иначе вклад в развитие обесценивается.

Шаг 3. Выбрать форму, методы и преподавателей

Форму обучения выбирают между внутренней и внешней. Внутренняя даёт контроль над процессом, использует имеющееся оборудование и учитывает интересы компании, но требует своей учебно-материальной базы. Внешняя позволяет взглянуть со стороны и сэкономить время, но не всегда попадает в потребности и рискует финансовыми потерями. Внутренний преподаватель подходит при регулярном обучении, внешний — если оно разовое.

Метод подбирают под цель и содержание: лекции, семинары, тренинги, деловые игры, кейс-стади, наставничество, вебинары, игры-тренажёры. При выборе смотрят не только на то, как люди работают (очно или в движении), но и на возраст и на то, чему учат: hard skill вроде программного обеспечения тренинговым форматом не возьмёшь, нужен практичный формат, где человек изучил и сразу попробовал. Если в рабочее время учить не дают, а после работы люди не хотят, идут от микрообучения — 15 минут и сразу применил, а на уровне HR-стратегии это регулируют через человеко-часы, которые компания разрешает вложить в развитие.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Люди не хотят идти к теоретикам, они хотят к практикам. Что бы ни говорили про неважно кто, главное знания — это работает только на бумаге. Бизнес-тренер должен быть внутри бизнеса, говорить цифрами бизнеса и показывать каждому сотруднику, какой результат тот получит. Иначе даже классный контент повиснет, а сарафанное радио разнесёт, что обучение бесполезное.»

Шаг 4. Разработать программу, обкатать на пилоте и запустить

Программу разрабатывают под практическое применение именно в этой компании. Берут реальные кейсы, привлекают экспертов из каждого подразделения по своей теме, выстраивают цикл обучения и согласуют с внутренним заказчиком. Чтобы не путаться, кого по каким темам обучать, составляют матрицу обучения: конкретные специалисты отделов — по каким инструкциям и процедурам их учат.

Дальше не сразу на всех, а тестирование: проводят на одной группе, смотрят эффект, собирают обратную связь, корректируют — и только потом запускают на весь штат. Каждое обучение закрывают подведением итогов и отчётностью для бизнеса. Обучение как процесс идёт по замкнутому циклу: провели, оценили знания, поняли, что улучшить, переработали программу — и снова. При запуске выявляют заинтересованных сотрудников и привлекают их в соавторство: это пиар системы обучения внутри компании, через первые результаты и сарафанное радио потянутся остальные. Вовлечь всех не получится, часть людей просто не захочет — это нормально принять.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Не раскатывайте сырую программу на всю компанию — откатайте на пилотной группе. Пара недель на пилот экономит месяц на устранении граблей при массовом запуске. И презентуйте систему бизнесу цифрами: цель, за счёт чего её закрываем, какой результат. Когда заказчик слышит в презентации мы с Еленой Ивановной делали, сопричастность работает лучше любых уговоров.»

Как запустить обучение персонала с нуля: пошаговая инструкция

Образцы документов для запуска обучения персонала

Главный шаблон темы держим отдельно — заявка на обучение, с которой стартует сбор потребностей и планирование программ.

Заявка на обучение сотрудников

Читайте нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Готовый бланк заявки на обучение — заполняется руководителем подразделения.

.DOCX · БЕСПЛАТНО · ОБНОВЛЕНО В 2026

Скачать заявку

Прикинуть, во сколько обойдётся программа обучения и как быстро она окупится, помогает калькулятор бюджета.

Шаг 5. Оценить эффективность обучения

Оценка эффективности отвечает на три вопроса: достигло ли обучение целей, могло ли оно быть эффективнее и какова ценность проведённого обучения. Проверку знаний выстраивают под вид обучения: после первичного логичнее тестирование, после повторного — опрос или билеты в формате диалога, чтобы человек показал, что усвоил теорию и практику. При внешнем обучении оценить сложнее: организация-исполнитель заинтересована в высоких показателях, поэтому итог перепроверяют своими силами.

Навыки, полученные на основе знаний, удобно оценивать по модели Киркпатрика с четырьмя уровнями: реакция (как участники восприняли обучение), научение (насколько усвоены знания и навыки), поведение (применяют ли новое на рабочем месте) и результаты (в какой степени достигнуты намеченные цели). Все критерии соотносят с изначальными целями обучения и учебной программой — иначе оценка повисает в воздухе. И помните про золотое правило работы с информацией в три шага: сначала ищешь в обучающих материалах, потом гуглишь, потом спрашиваешь коллегу. Если оно соблюдается, отдел обучения сокращает лишние телодвижения, а база знаний реально снижает поток однотипных вопросов.

Как оформить обучение персонала документами с самого начала

Закон не предписывает единую форму направления на обучение, поэтому порядок компания разрабатывает сама и закрепляет в локальном нормативном акте — положении об обучении персонала. С него и стоит начать документальную часть. На практике порядок такой: с образовательной организацией заключают договор (предварительно проверив лицензию), к нему прикладывают копию лицензии и программу; руководитель издаёт приказ о направлении на обучение с указанием основания и того, что обучение финансирует и проводит в своих интересах работодатель; с работником заключают соглашение об обучении.

Правовую рамку задают статьи 196 и 197 ТК РФ (кто определяет необходимость и кто платит), статья 187 ТК РФ (сохранение места и среднего заработка при обучении с отрывом), глава 32 про ученический договор, статья 195.3 про профстандарты и статья 351.8 про наставничество с 1 марта 2025 года. Обязательное обучение по охране труда идёт по Постановлению Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, с 1 сентября 2026 года в обновлённой редакции, и факт обучения всегда фиксируют письменно — в листе ознакомления, журнале и протоколе проверки знаний с росписью сотрудника, чтобы показать на проверке. Актуальный реестр стандартов ведёт Минтруд на портале профессиональных стандартов.

Все эти документы относятся к кадровым и с самого начала удобнее вести в электронном виде. Мы в Добыто оформляем их через КЭДО: сотрудник знакомится с положением об обучении и подписывает согласие в системе, приказ о направлении на курсы подписывается ЭП, а факт фиксируется с меткой времени и хранится в электронном архиве. Так вы не собираете бумажные подписи по кабинетам и в любой момент выгружаете документ с подписями к проверке ГИТ.

Запуск обучения с нуля порождает сразу пачку документов: положение, заявки, приказы о направлении на курсы, соглашения об обучении, протоколы проверки знаний. На бумаге это тормозит старт — подписи собираются днями, а часть теряется. Мы в Добыто переводим оформление обучения в КЭДО, чтобы документальная часть не отставала от самих программ.

Оформить документы об обучении в КЭДО

Читайте нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Типичные ошибки на старте обучения персонала

Начать с курса, а не с цели. Выбрали красивый тренинг и запустили, не поняв, какой результат нужен. Программа не связана с бизнес-метрикой, оценить эффект нечем. Цена: потраченный бюджет при нулевой отдаче.

Учить сразу всех. Взяли все должности скопом вместо фокуса на прибыльных ролях. Ресурс распылён, заметного результата нет нигде.

Пропустить пилот. Раскатали сырую программу на весь штат, минуя тестовую группу. Ошибки вылезают уже на всех, исправлять дороже. Пилот на одной группе экономит недели переделок.

Не оформить документы вовремя. Начали обучать, а положения об обучении нет, приказы не изданы, факт нигде не зафиксирован. При проверке ГИТ или трудовом споре доказательной базы не будет.

Стоимость автоматизации документов об обучении в Добыто

Расходы на само обучение зависят от формата и того, учите вы своими силами или заказываете курсы на аутсорсе. Отдельная статья — автоматизация кадровых документов, которые запуск обучения порождает с первого дня. Стоимость КЭДО в сервисе Добыто зависит от численности штата и выбранного тарифа, а прикинуть нагрузку на кадровую службу помогает калькулятор численности HR-службы.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, тарифа и набора модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать бюджет под ваш штат точнее.

Выводы: с чего начать обучение персонала

Обучение персонала начинают с цели, привязанной к бизнес-результату и сроку, а не с выбора курса. Дальше идёт аудит и определение потребностей через глубинные интервью с бизнесом и сотрудниками, оценку неэффективного времени новичка и существующих материалов. Целевую аудиторию сужают до тех, кто приносит максимальную прибыль, а не берут все должности сразу. Форму и методы подбирают под цель, возраст и тип навыка, разворачивают LMS или базу знаний.

Программу обкатывают на пилотной группе и только потом раскатывают на весь штат, а эффективность оценивают по модели Киркпатрика на четырёх уровнях. Обучение как процесс идёт по замкнутому циклу: провели, оценили, улучшили, повторили. Вовлечь абсолютно всех не выйдет — опирайтесь на заинтересованных и сарафанное радио. Правовую рамку задают статьи 196, 197 и 187 ТК РФ, глава 32, статьи 195.3 и 351.8, а также Постановление № 2464 по охране труда.

Документальную часть закладывают с самого старта: положение об обучении как локальный акт, договор с образовательной организацией с проверкой лицензии, приказ о направлении и соглашение с работником. Факт обучения фиксируют письменно — журналом, листом ознакомления и протоколом проверки знаний. Если перевести всё это в электронный вид с первого дня, документальная часть не тормозит запуск, а доказательная база к проверке всегда под рукой.

Часто задаваемые вопросы