Порядок обучения нового сотрудника определяет работодатель: по статье 196 ТК РФ необходимость подготовки и дополнительного профессионального образования он устанавливает сам, а формы обучения и перечень нужных профессий утверждает с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ. Внутри компании это решение раскладывается на четыре роли: директор подписывает ЛНА и приказы, служба персонала ведёт процедуру и документы, непосредственный руководитель задаёт содержание и критерии оценки, специалист по охране труда закрывает обязательный контур. Главное различие проходит по характеру программы. Обязательное обучение по нормативу (охрана труда, первая помощь, экологическая безопасность, обращение с отходами) идёт по чужим срокам и оформляется протоколами и удостоверениями. Корпоративное развитие компания проектирует сама и закрепляет положением об обучении.
Дальше разберём, кто какой документ подписывает и в какой момент, какие сроки нельзя пропустить при приёме, чем плановое обучение отличается от обучения по событию и как выглядит распределение ответственности, если HR-отдела в компании нет. Отдельно покажем, что остаётся за непосредственным руководителем и почему план обучения без критериев оценки не работает. Тарифы на перевод кадровых документов новичка в электронный вид, разбор ошибок с ценой в рублях и ответы на частые вопросы (сертификат против удостоверения, правило 70-20-10, синхронный и асинхронный формат) — во второй половине статьи.
Кто в компании принимает решения об обучении новичка
Работодатель как сторона трудовых отношений принимает решение об обучении, но подписывают документы конкретные должностные лица. Статья 196 ТК РФ отдаёт работодателю два права: определять необходимость подготовки работников и утверждать формы обучения и перечень профессий с учётом мнения представительного органа работников. Статья 197 ТК РФ закрепляет встречное право работника на подготовку и заключение договора об обучении. Из этих двух норм и вырастает вся внутренняя схема ролей.
На практике решения распределяются так: руководитель организации утверждает локальные акты и подписывает приказы, служба персонала держит процедуру, сроки и учёт, непосредственный руководитель отвечает за содержание обучения и за проверку результата, специалист по охране труда ведёт обязательный контур и комиссию по проверке знаний. Наставник закрывает передачу навыков на рабочем месте. Работник участвует в этом активнее, чем принято думать: без его письменного согласия нельзя направить его на независимую оценку квалификации и нельзя поручить ему наставничество.
| Роль | Какое решение принимает | Чем оформляется |
|---|---|---|
| Руководитель организации | Утверждает порядок обучения и бюджет, принимает решение о направлении на курсы | Приказ об утверждении положения об обучении, приказ о направлении на курсы повышения квалификации |
| Служба персонала | Ведёт процедуру: заявки, сроки, подбор провайдера, учёт документов об обучении | Заявка на обучение, журнал учёта обучения персонала, лист ознакомления с ЛНА |
| Непосредственный руководитель | Определяет содержание обучения новичка, цели на срок адаптации и критерии оценки | План адаптации и обучения, матрица компетенций отдела |
| Специалист по охране труда | Определяет, какие виды обязательного обучения нужны на конкретном рабочем месте | Программы инструктажей, перечень работников для обучения первой помощи, протокол проверки знаний |
| Наставник | Передаёт навыки на рабочем месте, подтверждает готовность к самостоятельной работе | Приказ о назначении наставника, дополнительное соглашение по статье 351.8 ТК РФ |
| Работник | Даёт письменное согласие на независимую оценку квалификации и на наставничество, подписывает соглашение об обучении | Письменное согласие, ученический договор или соглашение об обучении с условием отработки |
Спорные ситуации почти всегда возникают на стыке двух ролей: служба персонала считает, что содержание программы задаёт руководитель отдела, а руководитель ждёт готовый курс от HR. Разграничение фиксируется в положении об обучении одной строкой: кто формирует потребность, кто согласует бюджет, кто проверяет результат.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «За результат обучения новичка отвечают вдвоём служба персонала и непосредственный руководитель, и это стоит записать в положении прямым текстом. HR держит сроки, документы и провайдеров, руководитель отвечает за то, чему именно учить и как проверять. Если ответственность не разведена, программа новичка появляется на третьей неделе работы, когда испытательный срок уже наполовину прошёл.»
Два контура обучения: обязательный по нормативу и корпоративный
Обязательное обучение компания не проектирует, а исполняет. Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 задаёт порядок обучения по охране труда: обучение требованиям охраны труда проводится в течение 60 календарных дней после заключения трудового договора или перевода на другую работу, продолжительность стажировки на рабочем месте составляет не менее 2 смен. Инструктажи и обучение первой помощи идут своими сроками, а проверку знаний принимает комиссия работодателя и оформляет протоколом.
Цена пропуска здесь считается в рублях. Допуск работника к исполнению трудовых обязанностей без обучения и проверки знаний требований охраны труда по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ даёт штраф на юридическое лицо от 110 000 до 130 000 рублей, на должностное лицо — от 15 000 до 25 000 рублей. Работника, не прошедшего обучение и проверку знаний, работодатель обязан отстранить от работы по статье 76 ТК РФ, и заработок за период отстранения не начисляется. Сведения об обученных лицах и об организациях, оказывающих услуги в области охраны труда, работодатель проверяет в единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда Минтруда: это тот случай, когда провайдера обучения имеет смысл сверить до оплаты счёта.
Второй обязательный слой закрывают отраслевые законы. По статье 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ руководители организаций и специалисты, ответственные за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду, должны иметь подготовку в области охраны окружающей среды и экологической безопасности. По статье 15 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ лица, допущенные к сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию и размещению отходов I-IV классов опасности, обязаны иметь документы о квалификации, выданные по результатам профессионального обучения или дополнительного профессионального образования. Кадровику это даёт простой рабочий вопрос при приёме: принимает ли новичок решения, влияющие на окружающую среду, и допускается ли он к отходам.
Факт: 48% компаний не имеют собственной программы онбординга. Чаще всего причиной называют нехватку времени и ресурсов, реже — непонимание, как такую программу разработать.
Корпоративный контур работодатель собирает под себя: вводный курс о компании и продукте, обучение внутренним сервисам, профессиональные программы, наставничество. Здесь у компании есть свобода в форматах и сроках, но есть и своя дисциплина: программа без ответственного и без проверки результата превращается в список ссылок, который новичок открывает один раз.
Внутри каждого контура обучение бывает плановым и событийным. Плановое живёт в годовом плане и бюджете, событийное запускается приёмом, переводом, выдачей нового доступа или инцидентом на участке. Для новичка почти всё обучение событийное, поэтому сроки считаются от даты приказа о приёме; привязка к началу квартала здесь не работает. В практике Добыто специалисты по кадрам чаще всего теряют именно событийные сроки: заявка на обучение подаётся тогда, когда руководитель вспомнил о ней на первой планёрке с новичком.
Какими документами закрепляется порядок обучения
Порядок обучения живёт в четырёх документах, и каждый закрывает свой вопрос. Положение об обучении персонала описывает процедуру целиком: кто формирует потребность, как подаётся заявка, кто согласует бюджет, как оценивается результат. Положение об адаптации отвечает за первые месяцы новичка и контрольные точки. Положение о наставничестве описывает отбор наставников, их нагрузку и доплату. Приказ переводит общее правило в конкретное действие по конкретному работнику.
Юридическая тонкость касается второго абзаца статьи 196 ТК РФ: формы подготовки и перечень необходимых профессий работодатель определяет с учётом мнения представительного органа работников по правилам статьи 372 ТК РФ. Если в компании есть профсоюз, положение об обучении принимается по этой процедуре, и пропуск шага делает документ уязвимым при проверке. С самим положением работника знакомят под подпись до подписания трудового договора по статье 68 ТК РФ. Ознакомление в день первого направления на курс эту обязанность уже не закрывает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соберите положение об обучении под свою структуру
Отдельная строка в положении — порядок оплаты и последствия увольнения. Если компания оплачивает внешнее обучение, условие об отработке фиксируется в трудовом договоре или отдельном соглашении, иначе взыскать затраты по статье 249 ТК РФ не получится. Для ученического договора действуют правила главы 32 ТК РФ. При направлении на повышение квалификации с отрывом от работы за работником по статье 187 ТК РФ сохраняются место работы и средний заработок, и это же указывается в приказе.
Кадровые документы по обучению и адаптации новичка
Комплект собран под задачу первых трёх месяцев; начинать имеет смысл с положения об обучении, остальные документы к нему пристраиваются.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение об обучении персонала | Скачать |
| План адаптации нового сотрудника | Скачать |
| Приказ о назначении наставника (ст. 351.8 ТК РФ) | Скачать |
| Заявка на обучение сотрудников | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
| Матрица компетенций отдела | Скачать |
Важный нюанс из практики: в компании на 450 сотрудников с 16 городами присутствия оформление новичка занимало почти весь первый рабочий день: кадровик вручную вносил данные, печатал комплект, ловил ошибки в подписях и перепечатывал. После перехода на предварительную анкету кандидата и электронную подпись подписание комплекта уложилось в 30 минут, а ознакомление с ЛНА — примерно в 20-30 минут рабочего времени первого дня. Освободившееся время ушло на установочную встречу с руководителем. В практике Добыто мы собираем маршрут подписания так, чтобы приказ, трудовой договор и лист ознакомления с положением об обучении уходили новичку одним пакетом.
Что решает непосредственный руководитель
Содержание обучения задаёт тот, кто будет принимать работу. Руководитель отвечает за три вещи: чему учить в первые месяцы, в какой последовательности и по каким критериям оценивать результат на испытательном сроке. План онбординга без критериев оценки превращается в список активностей, по которому невозможно сказать, справился человек или нет.
Рабочая структура программы новичка собирается из двух частей. Общая папка сотрудника одинакова для всех: чем занимается компания, её цели, история, организационные политики. Папка должности своя для каждой позиции: смысл и замысел должности, продукт должности, показатели работы, кто руководитель, полномочия, технология работы по шагам с примерами и антипримерами. Для руководящих позиций добавляется третья часть — управленческая. Базовая адаптация по такой схеме занимает 3-5 дней, дальше сотрудник добирает детали в работе.
Глубина программы зависит от позиции. Чем сильнее работа описана стандартом, тем короче обучение: линейного сотрудника с алгоритмизированным трудом адаптируют в первую неделю. Для сложных управленческих позиций погружение растягивается до полугода, в отдельных случаях до года, поэтому и набор контрольных точек у них другой.
| Кто выходит на работу | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Рабочий на производстве | Инструктажи, стажировка не менее 2 смен, проверка знаний комиссией, допуск к отходам при работе с ними | Развёрнутый индивидуальный план развития на первые месяцы |
| Офисный специалист | Папка должности с технологией работы по шагам, доступы в сервисы в первый день, критерии оценки на испытательный срок | Очный формат обучения по внутренним регламентам |
| Руководитель отдела | Управленческий блок программы, знакомство с ключевыми людьми, встречи с топ-менеджментом, показатели подразделения | Пошаговые инструкции по рядовым операциям |
| Дистанционный сотрудник | Единая точка входа в базу знаний, электронное подписание комплекта документов, регулярные встречи один на один | Экскурсия по офису и очные знакомства в первый день |
Распределение нагрузки между ролями меняется вместе с типом позиции: на производстве основную часть обучения новичка ведут специалист по охране труда и наставник, на офисных и управленческих позициях — непосредственный руководитель.
Лайфхак: документы для оформления собирайте до первого рабочего дня, пока будущий сотрудник ещё дорабатывает на прежнем месте. Он заполняет анкету и прикрепляет сканы дома, в спокойной обстановке, и первый день освобождается под знакомство с компанией и обучение.
Как закрепить порядок обучения новичка: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите по должности обязательный контур: инструктажи, обучение требованиям охраны труда в течение 60 календарных дней, стажировка не менее 2 смен, первая помощь, экологическая подготовка при негативном воздействии на окружающую среду, допуск к отходам I-IV классов опасности.
- Шаг 2. Утвердите положение об обучении и положение об адаптации; при наличии представительного органа работников проведите процедуру учёта мнения по статье 372 ТК РФ.
- Шаг 3. Соберите папку должности вместе с руководителем отдела: продукт должности, показатели, полномочия, технология работы по шагам.
- Шаг 4. Назначьте наставника приказом и оформите с ним дополнительное соглашение с его письменного согласия по статье 351.8 ТК РФ.
- Шаг 5. Ознакомьте новичка с ЛНА под подпись до подписания трудового договора и выдайте план обучения с целями и критериями оценки на испытательный срок.
- Шаг 6. Зафиксируйте контрольные точки: десятый рабочий день, конец первого месяца, завершение испытательного срока. На каждой точке руководитель сверяет фактический прогресс с планом.
- Шаг 7. Внесите результаты в журнал учёта обучения и приложите документы об обучении: протоколы проверки знаний, удостоверения, внутренние тесты.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Руководители тратят до 90% времени обучения на пересказ регламентов своими словами, и это неэффективно. Взрослый человек усваивает материал лучше, когда добывает знание сам: выдайте текст или видео, назначьте срок, проверьте через 3 дня. Роль руководителя смещается с чтения лекции на проверку понимания, и на новичка уходит в разы меньше его часов.»
Наставник: кто назначает и как это оформляется
Наставничество с 1 марта 2025 года описано в статье 351.8 ТК РФ. Наставничество в сфере труда — выполнение работником на основании его письменного согласия по поручению работодателя работы по оказанию другому работнику помощи в овладении навыками работы на производстве и рабочем месте. Содержание, сроки и форма такой работы указываются в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Работник вправе досрочно отказаться от наставничества, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив работника не менее чем за три рабочих дня.
Выбор наставника остаётся за руководителем подразделения. Распространённое заблуждение — искать наставника среди тех, кто сейчас меньше загружен. Лучший наставник получается из действующего успешного сотрудника, сторонний тренер такую роль не закрывает. Схема работы простая: сначала новичок наблюдает за работой наставника, затем работает сам под присмотром, затем присмотр снимается по мере роста самостоятельности. Руководитель при этом не обучает каждого новичка лично, а делегирует наставничество своим сильным сотрудникам: это разгружает его и развивает самих наставников, потому что объясняя они систематизируют собственные знания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кейс из практики: в компании с большим штатом и десятками должностей адаптацию вели двумя способами: сажали новичка рядом с опытным менеджером и выдавали список из 130-140 вопросов для самостоятельной проработки. Опытный сотрудник терял свою продуктивность, а список плохо искался. Компания собрала корпоративную академию на платформе Moodle, наполняла её около полугода, сделала адаптационные треки примерно под 66 должностей и встроила тесты в рабочий процесс, в том числе после очного обучения. Наставник перестал быть единственным источником ответов, а проверка усвоения стала измеримой.
Полезно знать: 92% сотрудников хранят рабочую информацию на личных дисках, а 46% не знают, где искать нужные материалы. Пока знания живут на компьютерах отдельных людей, порядок обучения новичка держится на устной передаче и рушится вместе с уходом носителя.
Ошибки в организации обучения и их цена
Первая ошибка — считать, что обучение новичка начинается после испытательного срока. Обязательный контур привязан к дате приёма, и просрочка обучения по охране труда обходится юридическому лицу в 110 000-130 000 рублей штрафа, а работника приходится отстранять от работы без сохранения заработка.
Вторая ошибка — обучать без фиксации результата. Компания провела ассессмент 500 руководителей по цене около 30 000 рублей за человека, суммарно более 15 млн рублей, и результаты оценки в дальнейшем не использовались. Та же логика работает с обучением новичков: программа без проверки знаний и без решения по итогам оценки становится расходом без эффекта.
Третья ошибка — экономить на обучении из страха, что обученный сотрудник уйдёт. Годовое обучение линейного сотрудника обходится примерно в 22 845 рублей, а замена уволившегося — в 6-9 месячных окладов, то есть при окладе 60 000 рублей это 360 000-540 000 рублей. Обучение дешевле замены в 16-24 раза и окупается, если предотвращает хотя бы одно увольнение на 16 обученных. Риск ухода закрывают соглашением об отработке и карьерным треком внутри компании.
Когда отдельный порядок обучения новичку не нужен
Развёрнутая программа адаптации оправдана не всегда. Если работа алгоритмизирована и полностью описана стандартом, срок погружения укладывается в первую неделю, и отдельный трек обучения избыточен: достаточно инструктажей, стажировки и наставника на смену. При штате до 25 человек и приёме нескольких сотрудников в год положение об обучении часто заменяется разделом в правилах внутреннего трудового распорядка плюс приказами по конкретным работникам. Обязательный контур по охране труда при этом сохраняется в полном объёме независимо от численности.
Ещё один случай — проектная команда под задачу на 2-3 месяца, собранная из готовых специалистов. Ей нужен ввод в контекст проекта: цели, роли, инструменты, правила коммуникации. Программа развития компетенций на таком горизонте результата не даст.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: одно подразделение проходит новый порядок обучения целиком, от заявки до протокола проверки знаний. Это снимает основную часть ошибок в маршрутах согласования и в формулировках приказов до того, как в процесс войдут все отделы.»
Стоимость перевода обучения и кадровых документов новичка в электронный вид
Стоимость зависит от численности штата и набора функций: подписи для сотрудников входят в тариф, отдельно оплачиваются интеграции и расширенные требования к инфраструктуре.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | в день оформления |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности, набора подписей и требований к интеграции и SLA; действующие условия по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Для расчёта под конкретный штат считайте не только абонентскую плату: экономия появляется на времени кадровика при оформлении и ознакомлении с ЛНА, а этот объём зависит от того, сколько человек компания принимает в месяц.
Выводы
Решение об обучении принимает работодатель, а внутри компании оно распадается на роли: директор утверждает положение и подписывает приказы, служба персонала ведёт процедуру и учёт, руководитель отдела задаёт содержание и критерии, специалист по охране труда закрывает обязательный контур, наставник передаёт навыки на рабочем месте. Обязательные программы идут по срокам нормативов и оформляются протоколами и удостоверениями, корпоративные компания собирает сама и закрепляет положением об обучении. Разграничение ответственности стоит записать в ЛНА до приёма первого новичка: тогда сроки и документы держит процедура, а память конкретного специалиста перестаёт быть точкой отказа.
Мы в Добыто ведём кадровое оформление новичка в электронном виде: комплект документов, ознакомление с положением об обучении и с планом адаптации подписывается в одном маршруте, а сроки и подписи фиксируются автоматически. Это снимает с кадровика ручную часть работы и оставляет время на содержательную часть адаптации.
Частые вопросы
Чем отличается сертификат от удостоверения о повышении квалификации
Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке выдаёт организация с образовательной лицензией по программам дополнительного профессионального образования: программа повышения квалификации длится не менее 16 академических часов, программа профессиональной переподготовки — не менее 250 часов. Сертификат об участии в тренинге или вебинаре к документам об образовании не относится и подтверждает только факт участия. Для обязательных требований (охрана труда, экологическая безопасность, допуск к отходам) сертификат не подойдёт: там нужен документ о квалификации или протокол проверки знаний.
Что такое синхронное и асинхронное обучение и что выбрать для новичка
Синхронный формат идёт в реальном времени вместе с преподавателем или наставником: очный тренинг, вебинар, разбор кейсов в микрогруппе. Асинхронный сотрудник проходит сам в удобное время: курс в LMS, видеозапись, регламент с тестом. Для первых дней рабочая комбинация такая: правила и справочная информация уходят в асинхронный формат, а всё, что требует обсуждения и обратной связи, остаётся синхронным. Взрослые эффективно учатся в совместной деятельности, поэтому разбор реальных ситуаций в группе не заменяется записью.
Что такое правило 70-20-10 и как применить его к плану новичка
Модель 70-20-10 распределяет развитие по источникам: основная часть приходится на практику и рабочие задачи, меньшая — на наставничество и обратную связь, оставшаяся — на формальное обучение (курсы, тренинги). В индивидуальном плане развития это выглядит как три группы действий по каждой цели с контрольными точками на 1, 3 и 6 месяцев. Для новичка это означает, что курс в LMS сам по себе результата не даст: под каждый блок обучения нужна рабочая задача, на которой навык применяется.
Какие категории руководителей и специалистов должны иметь экологическую подготовку
По статье 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ подготовку в области охраны окружающей среды и экологической безопасности должны иметь руководители организаций и специалисты, ответственные за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Отдельное требование действует по статье 15 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ: лица, допущенные к обращению с отходами I-IV классов опасности, обязаны иметь документы о квалификации, полученные по итогам профессионального обучения или дополнительного профессионального образования.
Как понять, сколько наставников нужно подразделению
Потребность считается от плана найма: сколько новичков подразделение принимает за квартал и сколько подготовленных наставников закреплено приказами. Ориентир по нагрузке задаёт схема работы наставника: он ведёт новичка от наблюдения до самостоятельной работы, и на этот период часть его собственной выработки снижается. Если новичков в квартал больше, чем наставников, часть обучения переводится в асинхронный формат, а наставник подключается на разбор ошибок. Отдельно закладывается мотивация наставников: статус, признание, доплата по дополнительному соглашению.
Можно ли удержать с работника расходы на обучение при увольнении
Удержание возможно, если обучение не относится к обязательному по закону и если условие об отработке зафиксировано письменно — в трудовом договоре, соглашении об обучении или ученическом договоре. По статье 249 ТК РФ работник возмещает затраты пропорционально неотработанному времени, если увольняется без уважительной причины. Когда сумма превышает средний месячный заработок, взыскание идёт через суд; приказом об удержании такую сумму закрыть нельзя.
Кто утверждает порядок обучения, если в компании нет HR-отдела
Полномочия остаются у руководителя организации: он подписывает положение и приказы. Ведение процедуры возлагается приказом на конкретного работника — бухгалтера, офис-менеджера, специалиста по кадрам по совместительству, а содержание обучения задаёт руководитель подразделения, куда выходит новичок. Обязательный контур по охране труда при этом не упрощается: комиссия по проверке знаний создаётся приказом, протоколы оформляются, обучение по требованиям охраны труда проводится в течение 60 календарных дней после заключения трудового договора.
