Документы для внутреннего обучения: комплект без лицензии

Документы для внутреннего обучения без учебного центра — это положение об обучении персонала, программа курса, приказ о проведении обучения, журнал учёта и протокол проверки знаний с тестовыми материалами. Лицензия по 273-ФЗ нужна не всегда: пока компания учит собственных работников и не выдаёт документы об образовании и о квалификации, обучение оформляется локальными нормативными актами и лицензированию не подлежит. Порядок действий определяет норматив: обучение по внутренней потребности (продукт, регламенты, ПО, наставничество) закрывается своим комплектом ЛНА полностью, а обучение по охране труда работодатель проводит сам только после регистрации в реестре Минтруда и с комиссией не менее чем из трёх человек.

Разберём каждый документ комплекта: что в нём должно быть, кто подписывает и на какую статью ТК РФ он опирается. Покажем, чем сертификат внутреннего образца отличается от удостоверения о повышении квалификации и почему первый не даёт допуска к работе. Отдельно — как оформить наставничество по статье 351.8 ТК РФ. Сценарная таблица по размеру компании, чек-лист подготовки к запуску, требования к электронной подписи для ученического договора, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Соберите положение об обучении персонала под свою компанию: конструктор подставит реквизиты, порядок утверждения программ и правила учёта, останется утвердить приказом.

Когда внутреннее обучение законно без лицензии и учебного центра

Статья 196 ТК РФ отдаёт решение о необходимости подготовки работников работодателю. Формы обучения определяются коллективным договором, соглашениями и трудовым договором, а перечни профессий и специальностей, по которым проводится подготовка, работодатель утверждает с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ. Никакого согласования с надзорными органами это не требует.

Граница проходит по результату, а не по процессу. Лицензируется образовательная деятельность по образовательным программам, а признак такой деятельности — обучение по программе с выдачей документа об образовании или о квалификации. Внутренний курс по своему продукту, разбор регламентов, тренинг по работе в CRM и наставничество под эти признаки не подпадают: компания обучает работников для собственных нужд, документ государственного образца не выдаёт, платы за обучение с работника не берёт. Как только вы обещаете сотруднику удостоверение о повышении квалификации, начинается ДПО: нужны лицензия, программа не менее 16 часов и организация, имеющая право такие документы выдавать.

В таблице собрано, какие виды обучения компания закрывает своими силами полностью, какие с оговорками, а какие не оформить внутренними документами ни при каких условиях.

Первые три строки таблицы закрываются комплектом из пяти-шести бумаг, который компания утверждает сама. Начиная с четвёртой строки внутренний приказ перестаёт быть достаточным основанием для допуска работника к работе.

Базовый комплект: шесть документов внутреннего обучения

Комплект строится по логике «правило — план — решение — факт — результат». Каждый следующий документ ссылается на предыдущий, и именно эта цепочка при проверке доказывает, что обучение было, а не значилось на бумаге.

1. Положение об обучении персонала. Локальный нормативный акт, который задаёт правила: кто инициирует обучение, кто утверждает программы, за счёт каких средств, как фиксируется результат, что происходит при непрохождении проверки знаний. Утверждается приказом, работники знакомятся с ним под подпись.
2. Программа обучения. Тема, объём в академических или астрономических часах, содержание по разделам, форма проведения (синхронная или асинхронная), кто ведёт, форма итоговой проверки. Без указания часов и формы проверки программа не отличается от расписания встреч.
3. Приказ о проведении обучения. Основание — статья 196 ТК РФ, состав обучаемых, сроки, ответственный за организацию, ссылка на программу. Если обучение идёт с отрывом от работы, в приказе фиксируется сохранение места работы и среднего заработка по статье 187 ТК РФ.
4. Журнал учёта обучения персонала. Дата, тема, продолжительность, состав участников, подпись обучающего. Для асинхронных курсов роль журнала выполняет выгрузка из системы обучения с датой и результатом по каждому сотруднику.
5. Тестовые материалы и протокол проверки знаний. Тест с критерием зачёта, протокол с результатами и подписями проверяющих. Это единственный документ комплекта, который показывает не факт присутствия, а факт усвоения.
6. Итоговый документ работнику. Сертификат внутреннего образца, запись в личной карточке или отметка в индивидуальном плане развития. Юридической силы для допуска он не даёт, но закрывает цикл и работает на мотивацию.

Отдельно держите лист ознакомления с ЛНА: он подтверждает, что до начала обучения работник знал правила, по которым его учат и проверяют. В практике Добыто чаще всего в комплекте отсутствует именно положение об обучении: программы и приказы есть, а правила, по которым они издаются, нигде не закреплены.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Обучение проигрывает текучке до тех пор, пока время на него не закреплено в регламенте. Мы рекомендуем прямо в положении об обучении зафиксировать норму, например от 5 часов в неделю, и обозначить, что руководитель ведёт запуск программы минимум полторы-две недели, пока система не заработает сама. Проверьте свой действующий ЛНА: если в нём нет ни нормы времени, ни ответственного за запуск, обучение существует только в планах».

Шаблоны документов для внутреннего обучения

Комплект закрывает цикл от правила до проверки знаний; начинать имеет смысл с положения об обучении, потому что на него ссылаются все остальные документы.

Как оформить одно занятие: от заявки до протокола

Разовый тренинг оформляется тем же набором, что и годовая программа, только короче. Пропуск любого шага рвёт цепочку доказательств: обучение прошло, а подтвердить его нечем.

Как оформить внутреннее обучение: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Примите заявку от руководителя подразделения с указанием, какой навык проседает и у кого. Заявка становится основанием для приказа и защищает от вопроса «зачем учили».
2. Шаг 2. Утвердите программу: тема, часы, содержание, форма проведения, кто ведёт, чем проверяется результат.
3. Шаг 3. Издайте приказ о проведении обучения со ссылкой на статью 196 ТК РФ, списком участников, датами и ответственным.
4. Шаг 4. Ознакомьте участников с приказом и программой под подпись. Для дистанционных сотрудников это делается в системе КЭДО, бумагу возить не нужно.
5. Шаг 5. Проведите занятие и зафиксируйте факт: журнал с подписями для очного формата, выгрузка о прохождении курса для асинхронного.
6. Шаг 6. Проведите проверку знаний по утверждённому тесту и оформите протокол с результатом по каждому участнику.
7. Шаг 7. Внесите результат в матрицу компетенций и индивидуальный план развития, при необходимости выдайте сертификат внутреннего образца.

Форма проведения меняет только состав подтверждающих документов. Синхронное обучение идёт в реальном времени: очный тренинг, вебинар, разбор кейсов в микрогруппе. Для него нужны расписание и отметка явки, а время занятия попадает в табель как рабочее. Асинхронное обучение сотрудник проходит в своём темпе по записи или тексту: здесь вместо явки фиксируется срок в приказе и отчёт системы с датой прохождения и баллом. Смешивать доказательства нельзя: журнал с подписями не подтверждает прохождение видеокурса, а лог системы не заменяет отметку явки на очном занятии.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В практике Добыто узкое место обычно не в самом обучении, а в ознакомлении: приказ издан, программа утверждена, а половина подписей собирается три недели по филиалам. Приказы, программы и листы ознакомления работник подписывает простой электронной подписью в информационной системе работодателя, и цикл сокращается до пары дней.

Наставничество: как оформить по статье 351.8 ТК РФ

С 1 марта 2025 года наставничество прямо описано в Трудовом кодексе. Наставничество в сфере труда — это выполнение работником по поручению работодателя и с его письменного согласия работы по оказанию другому работнику помощи в овладении навыками работы. Три следствия для кадровика: без письменного согласия поручить наставничество нельзя; содержание, сроки, форма выполнения работы и размер доплаты фиксируются в трудовом договоре или дополнительном соглашении; и наставник, и работодатель вправе отказаться от наставничества досрочно, предупредив другую сторону не менее чем за три рабочих дня.

Комплект получается компактным: письменное согласие работника, дополнительное соглашение с условиями и размером выплаты, приказ о назначении наставника с указанием подопечного и срока, план наставничества. План удобно строить по трём этапам: новичок наблюдает за работой наставника, затем работает сам под присмотром, затем присмотр снимается по мере роста самостоятельности.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Лучший наставник — это действующий успешный сотрудник, а не сторонний тренер и не сам руководитель. Руководитель делегирует наставничество и разгружает себя, а наставник, объясняя, систематизирует собственные знания. Проверьте по своей оргструктуре, есть ли на каждой ключевой должности второй человек, способный передать технологию: если нет, наставничество вы не запустите, сколько бы приказов ни издали».

Важный нюанс из практики: в компании B2B-продаж подбор по профилю компетенций и системная работа с новичками сократили срок выхода менеджера на план на 24%. Экономический эффект наставничества считается не по числу проведённых часов, а по сдвигу этого срока.

Матрица компетенций и ИПР: чем обосновать план обучения

Матрица компетенций — это таблица, где по строкам идут сотрудники подразделения, по столбцам компетенции, а в ячейках уровень владения. Работает она при одном условии: компетенция описана через наблюдаемое поведение, а не через оценочное прилагательное. «Ответственный» в матрицу не ставится, «берёт на себя решение в ситуации неопределённости, обозначает задачи команде, отвечает за результат» ставится. Для каждой компетенции задаются поведенческие индикаторы, иначе руководители соседних отделов оценят одно и то же слово по-разному.

Матрица даёт основание для приказа: видно, у кого и какой уровень проседает, и обучение перестаёт быть решением «по ощущениям». Из неё же вырастает индивидуальный план развития. ИПР строится по правилу 70-20-10: примерно 70% развития приходится на практику и задачи на рабочем месте, 20% — на обучение у других людей, включая наставничество и обратную связь, 10% — на формальные курсы и тренинги. В документах это выражается прямо: в ИПР по каждой зоне роста прописываются рабочая задача, наставник и курс, а не только название тренинга.

Кейс из практики: розничная компания вела адаптацию двумя способами — сажала новичка рядом с опытным менеджером и выдавала список из 130-140 вопросов для проработки. Наставник терял продуктивность, список не искался. Компания собрала корпоративную академию на LMS: наполнение заняло около полугода, адаптационные треки сделали примерно под 66 должностей, тесты встроили в рабочий процесс, в том числе после очного обучения. Интеграция с мессенджером для уведомлений не прижилась: сотрудники не захотели настраивать привязку номера.

Сертификат, удостоверение и протокол: что выдать сотруднику на руки

Путаница между этими тремя документами — причина большей части споров при проверках. Сертификат внутреннего образца компания печатает сама и в любом дизайне; юридического значения для допуска к работе у него нет. Удостоверение о повышении квалификации выдаёт только организация, имеющая право вести образовательную деятельность по программам ДПО, и только по программе не менее 16 часов. Протокол проверки знаний — внутренний документ, но именно он в ряде случаев является основанием для допуска.

Выдавайте сертификат там, где он мотивирует и фиксирует прохождение внутренней программы. Не заменяйте им протокол: при проверке смотрят именно на протокол, программу и подтверждение полномочий комиссии.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если обучение идёт с отрывом от работы, приказ обязателен даже при полностью внутренней программе. В приказе прямо указывают, что за работником на период обучения сохраняются место работы и средний заработок, — это статья 187 ТК РФ. Проверьте формулировку в своём образце приказа: фраза про сохранение среднего заработка часто теряется при копировании старого шаблона, и тогда бухгалтерия начисляет оплату по факту отработанных часов».

Когда своими силами нельзя: охрана труда, первая помощь, экология

Обучение по охране труда работодатель вправе проводить сам, но по Порядку обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Требования жёсткие: уведомительная регистрация в реестре Минтруда, комиссия по проверке знаний не менее чем из трёх человек, утверждённые программы, материально-техническая база и обученные лица, которые ведут занятия. Сведения о результатах проверки знаний вносятся в реестр обученных лиц в ЕИСОТ: до появления записи считается, что обучения не было, каким бы подробным ни был внутренний протокол.

Обучение приёмам оказания первой помощи требует отдельного перечня работников. Он формируется по подпунктам «а» — «ж» пункта 33 Порядка № 2464: при срабатывании любого условия работник попадает в перечень, и отдельным подпунктом идёт включение по решению работодателя. Частая ошибка — перечень не оформлен, а обучение проводится «по ощущениям», по списку профессий из старого приказа.

Подготовка в области охраны окружающей среды и экологической безопасности установлена статьёй 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ. Её должны иметь руководители организаций и специалисты, ответственные за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Форму и периодичность подготовки закон не устанавливает, поэтому компании закрывают требование программами ДПО у лицензированных организаций: внутренний протокол Росприроднадзор как подтверждение подготовки не рассматривает. Для допуска к обращению с отходами I-IV классов опасности нужен документ о квалификации по 89-ФЗ, и это единственный вариант.

Сколько стоит ошибка в оформлении

Цена ошибки складывается из трёх частей. Первая — штраф: до 130 000 рублей за одного допущенного без обучения работника, и считается он по каждому такому работнику. Вторая — повторное обучение: если протокол оформлен неуполномоченной комиссией, программу и проверку знаний придётся проводить заново, а работников на это время отстранять. Третья, самая дорогая, — обучение, результаты которого никуда не пошли. В практике встречалась компания, которая провела оценку 500 руководителей по цене около 30 000 рублей за человека, потратила более 15 млн рублей и не использовала результаты ни в планах развития, ни в решениях о назначениях. Внутреннее обучение уязвимо к тому же сценарию: если протокол не связан с матрицей компетенций и ИПР, деньги и часы уходят в отчёт.

Что подготовить до запуска и как перевести обучение в электронный вид

Перед изданием первого приказа проверьте пять позиций. Первое: утверждено ли положение об обучении персонала и учтено ли мнение представительного органа работников там, где это требуется по статье 372 ТК РФ. Второе: есть ли перечень должностей и компетенций, под которые пишутся программы. Третье: назначен ли ответственный за учёт и хранение протоколов и на какой срок они хранятся. Четвёртое: определён ли порядок действий при непрохождении проверки знаний, включая повторную проверку. Пятое: каким способом будут подписываться документы обучения — на бумаге или в системе КЭДО, и какие подписи выданы работникам.

Требования к подписи различаются по видам документов. Приказы, программы, журналы, протоколы и листы ознакомления работник подписывает простой электронной подписью в информационной системе работодателя, а работодатель — усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной. Ученический договор и договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы попадают в перечень части 1 статьи 22.3 ТК РФ: работодатель подписывает их только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, полученной через государственную систему. Подписать ученический договор простой электронной подписью нельзя, и это самая частая ошибка при переносе обучения в электронный вид.

Ученический договор по статьям 198-208 ТК РФ заключается, когда компания вкладывает деньги в подготовку и рассчитывает на отработку. В нём указывают квалификацию, срок ученичества, обязанность отработать по договору и размер стипендии, который по статье 204 ТК РФ не может быть ниже МРОТ. При увольнении без уважительных причин раньше согласованного срока работник возмещает затраты пропорционально неотработанному времени по статье 249 ТК РФ.

Объём комплекта зависит от масштаба компании. Универсального набора нет: то, что критично для производства на 800 человек, для команды из 30 человек становится лишней бюрократией.

Мы закладываем пилотную группу из одного подразделения перед раскаткой на всю компанию: на пилоте видно, какие поля в шаблонах лишние и где маршрут согласования упирается в одного человека.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Взрослый усваивает материал хуже всего в формате лекции, поэтому асинхронный формат для внутреннего обучения часто выигрывает: даёте материал, обозначаете срок, проверяете через три дня. Но у него есть документальное условие — в приказе должен стоять срок прохождения, иначе подтвердить факт обучения нечем. Сверьте свои приказы по асинхронным курсам: если срока нет, добавьте его до ближайшей проверки».

Стоимость перевода документов по обучению в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, электронного архива, типов подписи. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому набору функций и порядок расчёта разобраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Внутреннее обучение без учебного центра держится на пяти-шести документах: положение об обучении как правило, программа как план, приказ как решение, журнал как факт, протокол проверки знаний как результат. Лицензия при этом не нужна, пока компания не выдаёт документы об образовании и о квалификации. Граница проходит по нормативу: охрана труда требует регистрации в реестре Минтруда и комиссии из трёх человек, экологическая подготовка и допуск к отходам I-IV классов внутренними актами не закрываются вовсе. Сертификат внутреннего образца мотивирует, но допуска к работе не даёт, а ученический договор подписывается только усиленной подписью.

Сложность в этой теме не в написании положения, а в том, чтобы собрать подписи под приказами, программами и листами ознакомления в срок и сохранить их в проверяемом виде. Мы в Добыто настраиваем маршруты для кадровых документов так, чтобы обучение фиксировалось в момент проведения, а не восстанавливалось задним числом перед приходом инспектора.

Частые вопросы

Нужно ли согласовывать положение об обучении с представительным органом работников?

Само положение утверждается работодателем, но перечни профессий и специальностей, по которым проводится подготовка, определяются с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ — это прямое требование статьи 196 ТК РФ. Если представительного органа в компании нет, требование не применяется, и достаточно приказа об утверждении. Формулировку о порядке учёта мнения лучше вынести в преамбулу положения: тогда при проверке не придётся доказывать, что процедура соблюдалась.

Обязательно ли вести журнал учёта обучения на бумаге?

Форма журнала не установлена нормативно, поэтому его можно вести в электронном виде, если компания перешла на КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и способна выгрузить записи в машиночитаемом виде по запросу. Для асинхронных курсов роль журнала выполняет отчёт системы обучения с датой прохождения и результатом по каждому сотруднику. Исключение — журналы, форма которых задана отраслевым нормативом: их ведут так, как предписано в самом нормативе.

Как оплачивается внутреннее обучение, если оно проводится в выходной день?

Обучение по инициативе работодателя проходит в рабочее время, и время занятия включается в табель. Привлечение к обучению в выходной или нерабочий праздничный день оформляется как привлечение к работе в такой день: письменное согласие работника, приказ, оплата по правилам статьи 153 ТК РФ или предоставление другого дня отдыха по выбору работника. Проводить обязательное обучение за счёт личного времени работника без компенсации нельзя.

Нужен ли ученический договор, если компания учит своими силами и без прямых затрат?

Не нужен. Ученический договор по статьям 198-208 ТК РФ заключают, когда компания несёт расходы на подготовку и рассчитывает на отработку либо выплачивает стипендию в период ученичества. Для внутреннего курса, который ведёт штатный сотрудник в рабочее время, достаточно приказа и программы. Требовать возмещения по статье 249 ТК РФ можно только при наличии письменного условия об отработке и подтверждённых затрат: часы штатного наставника к таким затратам не относятся.

Как определить, кому из сотрудников нужен наставник?

Нормативного показателя потребности в наставничестве не существует, поэтому её выводят из матрицы компетенций: наставник назначается там, где уровень владения ключевой компетенцией ниже требуемого профиля должности, и там, где технологию работы знает один человек и не передаёт её дальше. Второй индикатор — срок выхода на плановые показатели: если новичок в подразделении выходит на план дольше, чем принято по должности, это зона наставничества. Оба показателя берутся из документов, которые уже есть: матрицы, ИПР и отчётов по результатам.

Можно ли удержать с уволившегося стоимость внутреннего обучения?

Удержание возможно только при трёх условиях одновременно: обучение не относилось к обязательному по требованию норматива, в трудовом договоре или отдельном соглашении есть письменное условие о сроке отработки, увольнение произошло без уважительных причин раньше этого срока. Сумма считается пропорционально фактически не отработанному времени по статье 249 ТК РФ. Если требуемая сумма превышает средний месячный заработок, по своему приказу удержать её нельзя: остаётся соглашение о добровольном возмещении или обращение в суд.