Бюджет на обучение персонала: как рассчитать в 2026

Бюджет на обучение персонала — это сумма прямых и косвенных затрат работодателя на развитие сотрудников за год, от оплаты курсов до среднего заработка за дни учёбы. Считать его «на глаз» дорого: заложите только прямые расходы — и реальная цифра к декабрю окажется в полтора раза выше, а часть денег ещё и не пройдёт в налоговый вычет. Ниже — рабочая формула, буфер на текучесть, ориентиры в рублях на 2026 год и разбор того, как оформить расходы, чтобы они уменьшили налог на прибыль. Тема входит в большой материал про обучение и развитие сотрудников, где собран весь цикл от плана развития до оценки эффективности.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Из чего складывается бюджет на обучение персонала

Бюджет распадается на две части — прямые и косвенные затраты. Прямые видно сразу, они лежат в счетах от провайдеров. Косвенные прячутся в рабочем времени, и именно на них чаще всего спотыкаются при планировании. Заложил директор по персоналу 800 тысяч на курсы, отчитался, а бухгалтерия к концу года показывает перерасход — потому что забыли, что за дни учёбы сотрудник получает средний заработок, а наставник в это время не выполняет свою норму.

Прямые затраты — то, что уходит наружу. Оплата курсов и семинаров, доступы к онлайн-платформам, лицензии на LMS, гонорары внешних тренеров, командировочные на выездное обучение, покупка или разработка учебного контента. По данным нашего исследования корпоративного обучения, 97% компаний хотя бы часть материалов делают своими силами — и это тоже деньги, просто не всегда очевидные: время методолога, дизайн курса, съёмка видео.

Косвенные затраты — то, что остаётся внутри компании, но всё равно стоит денег. Средний заработок за дни обучения (ст. 187 ТК обязывает его сохранять при направлении на повышение квалификации с отрывом от работы). Время наставника, который вместо своих задач ведёт новичка. Потеря производительности, пока сотрудник учится, а не работает. Администрирование программы — часы эйчара и кадровика на организацию, приказы, учёт. Вот эту потерю производительности не оцифровывает почти никто, а зря.

Практический смысл таблицы простой: если считать только первые три строки, вы недосчитаете от четверти до трети реального бюджета. Косвенные затраты не проходят по счетам, но фактически уже потрачены — через фонд оплаты труда.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Косвенка — это где обычно и течёт бюджет. Направил ты линейного на курс с отрывом, а за эти дни ему капает средний заработок, плюс наставник над ним сидит вместо своей нормы, плюс план смены просел. По счетам чисто, а по ФОТ — минус. Я всегда закладываю косвенку отдельной строкой, иначе к концу года сюрприз.»

Как рассчитать бюджет на обучение: пошаговый алгоритм

Расчёт идёт снизу вверх — от стоимости обучения одного сотрудника к годовому бюджету всей компании. Сначала базовая формула на человека, потом масштабирование по сегментам, потом буфер на текучесть. Без последнего шага бюджет в компаниях с высокой текучкой занижен, иногда сильно.

Шаг 1. Стоимость обучения одного сотрудника

Берём все затраты на обучение конкретной категории за период и делим на число обученных:

Стоимость на сотрудника = (прямые затраты + косвенные затраты) ÷ число обученных сотрудников

Пример. За квартал линейный персонал прошёл обучение: курсы обошлись в 600 000 руб., средний заработок за учебные дни и время наставников — ещё 300 000 руб. Обучили 40 человек. Стоимость на одного = (600 000 + 300 000) ÷ 40 = 22 500 руб. По нашим данным, годовые затраты на обучение линейного сотрудника в среднем держатся около 22 845 руб. — так что цифра из примера в рынок укладывается.

Шаг 2. Масштабирование до годового бюджета компании

Штат неоднороден: линейный персонал, специалисты, руководители учатся по-разному и стоят по-разному. Поэтому бюджет собирается по сегментам, а не одной средней цифрой на всех.

Годовой бюджет = Σ (численность сегмента × средняя стоимость обучения на сотрудника в сегменте × частота обучения в год)

Разрыв между сегментами большой. На обучение топ-менеджера компании закладывают в 2,4 раза больше, чем на линейного сотрудника — это не прихоть, а разница в форматах: руководителям чаще берут внешние программы и индивидуальный коучинг, линейному хватает внутренних курсов и наставничества.

Читайте нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Шаг 3. Буфер на текучесть

Если сотрудник увольняется, деньги на его обучение потрачены, а отдачи нет — и на его замену придётся учить нового. В сегментах с высокой текучкой (ритейл, производственный линейный персонал, колл-центры) один и тот же курс за год оплачивается по несколько раз. Значит, стоимость сегмента надо умножать на цикл переобучения.

Затраты сегмента с буфером = стоимость обучения сегмента × (1 + коэффициент текучести)

Простой пример. Обучение отдела из 50 линейных сотрудников стоит 1 000 000 руб. Текучесть в отделе 40% в год — значит, примерно 20 человек за год сменятся, и новичков тоже надо будет обучить. Реальные затраты: 1 000 000 × 1,4 = 1 400 000 руб. Разница в 400 тысяч — это не перерасход, это то, что вы всё равно потратите, просто заранее видите цифру.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Текучка — это тот множитель, про который в бюджете забывают чаще всего. В рознице у меня был кейс: заложили обучение на штат один раз, а по факту за год переобучали смену дважды. Головняк не в самих деньгах, а в том, что их не спланировали. Считаешь буфер — и внезапных дыр в бюджете нет.»

В сервисе Добыто мы видим эту логику на кадровых данных: там, где выстроен электронный учёт приёмов и увольнений, коэффициент текучести по каждому подразделению виден в цифрах, а не на глаз — и буфер на переобучение считается автоматически, а не постфактум.

Как рассчитать годовой бюджет на обучение: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Разбейте штат на сегменты: линейный персонал, специалисты, руководители. Внутри крупных подразделений имеет смысл дробить дальше.
2. Шаг 2. По каждому сегменту соберите прямые затраты — счета провайдеров, лицензии, разработку контента.
3. Шаг 3. Добавьте косвенные затраты — средний заработок за дни учёбы, время наставников, потерю производительности, администрирование.
4. Шаг 4. Поделите сумму на число обученных в сегменте — получите стоимость на одного сотрудника.
5. Шаг 5. Умножьте стоимость на численность сегмента и частоту обучения в год.
6. Шаг 6. Примените коэффициент текучести по каждому сегменту — это буфер на переобучение.
7. Шаг 7. Сложите сегменты и добавьте резерв 5-10% на незапланированное обучение (новые требования, срочная переподготовка).

Сколько закладывать на обучение: ориентиры в рублях на 2026 год

Точную цифру дают только внутренние данные компании, но ориентиры нужны, чтобы понять порядок величин. Рынок корпоративного обучения в России — около 91 млрд руб., из них 23,2 млрд уходит на обучение топ-менеджеров. Это к вопросу о том, насколько неравномерно распределяются деньги внутри штата.

Ориентиры по категориям сотрудников на год — усреднённые, их надо приземлять на свою отрасль и регион:

Формат обучения двигает эти цифры сильнее всего. Открытый семинар с внешним тренером дороже корпоративного формата на группу, а корпоративный — дороже внутреннего наставничества. При этом 71% компаний выбирают смешанный, гибридный формат — часть онлайн, часть очно — именно ради баланса цены и результата.

Читайте нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Есть ещё один аргумент за то, чтобы не резать бюджет под ноль. Замена уволившегося сотрудника обходится в 6-9 окладов — подбор, адаптация, потеря производительности на входе новичка. На этом фоне годовое обучение линейного сотрудника около 22 845 руб. выглядит дешевле, чем каждый раз закрывать дыру наймом. Обучение — способ снизить текучку, а не только строка расходов.

Образцы документов для системы обучения персонала

Стоимость сервиса КЭДО Добыто для учёта обучения и кадровых данных

Отдельная статья бюджета — инструмент, в котором вы ведёте учёт обучения, движение персонала и подписываете документы на курсы, ученические договоры и соглашения об отработке. Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора модулей. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, поэтому в бюджете их отдельной строкой закладывать не нужно.

Итоговая сумма собирается из численности персонала и набора функций — учёт обучения, коннектор с 1С, электронный архив ученических договоров. Свериться по деталям помогут актуальные тарифы сервиса Добыто, там же можно прикинуть цену под свой штат.

Как заложить бюджет, чтобы расходы уменьшили налог на прибыль

Спланированный бюджет теряет часть стоимости, если расход не проходит по налоговому учёту. Расходы на обучение уменьшают налог на прибыль по подп. 23 п. 1 и п. 3 ст. 264 НК — но при соблюдении условий. Не выполнили условие — и заложенные, скажем, 500 тысяч не уменьшили налоговую базу, то есть обошлись дороже на сумму налога. Поэтому налоговую корректность закладывают на этапе планирования, а не разбираются с ней потом.

Чек-лист учитываемости расхода по ст. 264 НК

1. Программа. Обучение по основным или дополнительным профессиональным образовательным программам, профподготовке, переподготовке, повышению квалификации либо независимая оценка квалификации.
2. Лицензия. У российской образовательной организации есть лицензия (у иностранной — соответствующий статус).
3. Договор от работодателя. Договор на обучение заключён между компанией и учебным заведением напрямую, а не работником самостоятельно.
4. Кого учим. Сотрудник в штате либо будущий работник, который по договору обязан отработать не менее года.
5. Документы. Договор, акт, программа обучения, приказ о направлении — комплект, который подтвердит расход при проверке.

Что важно на 2026 год: официальные требования и формулировки статьи стоит сверять по первоисточнику, разъяснения по спорным ситуациям публикует Федеральная налоговая служба — там же удобно проверять актуальные письма по учёту расходов на обучение.

Риск возврата суммы в доходы при раннем увольнении

Отдельная ловушка бюджета. Если по окончании обучения трудовой договор не заключён в течение 3 месяцев или расторгнут раньше, чем через год после начала действия, ранее учтённую сумму придётся включить во внереализационные доходы — то есть вернуть в налоговую базу. Числовой смысл: учли 200 тысяч на обучение, сотрудник ушёл через полгода — эти 200 тысяч поднимаются в доход, и налог с них платится.

Исключение — когда договор прекращён по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (об этом есть разъяснение Минфина от 11.03.2016 № 03-03-06/1/13684). Тогда возвращать сумму в доходы не нужно.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Частая грабля — компания компенсирует обучение работнику, а не платит учебному заведению по прямому договору. По письмам Минфина такой расход в вычет не берут. Схема должна быть простая: договор от компании, акт, приказ. Иначе денюжки потратили, а налог не уменьшили — обидно и на ровном месте.»

Ученический договор как защита бюджета

Чтобы деньги на обучение не сгорали при увольнении, есть рычаг из трудового права — ученический договор (ст. 198-208 ТК) или соглашение об обучении с условием отработки. В нём фиксируется срок, который сотрудник обязан отработать после дорогого курса. Уходит раньше — возвращает затраты пропорционально неотработанному времени. Это законный способ вернуть в бюджет часть вложенного, если человек решил уйти сразу после того, как компания оплатила ему повышение квалификации.

В сервисе Добыто ученические договоры и соглашения об отработке подписываются электронной подписью и хранятся в архиве с отметками времени — при споре о возврате затрат вся цепочка подписей поднимается за минуту, без поиска бумажного оригинала по папкам.

Что с НДФЛ и страховыми взносами

Приятная часть для бюджета: оплата обучения работника по основным и дополнительным профессиональным программам в лицензированном учреждении не облагается НДФЛ (п. 21 ст. 217 НК) и страховыми взносами (подп. 12 п. 1 ст. 422 НК). Независимая оценка квалификации тоже освобождена от НДФЛ (п. 21.1 ст. 217 НК). Условие ключевое — лицензия у образовательной организации, поэтому её копию стоит запросить сразу. Это значит, что обучение не создаёт для сотрудника налоговой нагрузки, а для компании — дополнительных взносов, и в бюджет эти суммы закладывать не нужно.

Как доказать отдачу и защитить бюджет на следующий год

Бюджет без измерения отдачи защищать нечем: в следующем году статью расходов урежут первой. Базовая формула возврата на вложения даёт цифру, с которой можно идти к финансовому директору:

ROI обучения = (денежный эффект от обучения — затраты на обучение) ÷ затраты на обучение × 100%

Денежный эффект проще всего оцифровать на линейном персонале и продажах через показатели до и после: рост выработки, снижение брака, рост среднего чека, сокращение времени выхода новичка на норму, падение текучести. Для «несчитаемых» ролей берут прокси-метрики — число ошибок, скорость закрытия задач, результаты аттестации. Даже переход от «понравилось участникам» к связи обучения с KPI уже превращает строку расходов в обоснованное вложение.

Пока рынок до этого доходит редко: 71% компаний измеряют только обратную связь участников, 43% доводят оценку до связи с KPI, и лишь 12% применяют полноценную модель Киркпатрика с оценкой поведения и бизнес-результата. Компания, которая поднимается хотя бы на уровень KPI, получает аргумент, которого нет у большинства конкурентов по бюджетной защите.

Типовые ошибки при планировании бюджета на обучение

Первая ошибка — заложить только прямые затраты. Считают счета провайдеров, забывают средний заработок за дни учёбы и время наставников. Мотив понятный: косвенку не видно в счетах, кажется, что её нет. Цена ошибки — перерасход ФОТ на четверть-треть от плана и разговор с финансовым директором в декабре.

Вторая — игнорировать текучесть. Бюджет считают на текущий штат, будто он не меняется. В рознице и на линейном персонале это занижает цифру в разы, потому что одну и ту же смену за год обучают дважды. Цена ошибки — незапланированные траты на переобучение, которые всплывают внезапно.

Третья — компенсировать обучение работнику вместо прямого договора с учебным заведением. Так делают ради простоты: сотрудник сам оплатил, компания вернула. Цена ошибки — расход не проходит в вычет по ст. 264, то есть компания платит налог с суммы, которую могла бы списать.

Четвёртая — оплатить обучение без связи с должностью и профилем работы. Курсы «для общего развития», не относящиеся к трудовой функции, налоговая при проверке снимает. Цена ошибки — доначисление налога плюс отказ в вычете. Обучение должно быть привязано к квалификации сотрудника.

Выводы: как рассчитать бюджет на обучение персонала

Бюджет на обучение считается снизу вверх: стоимость обучения одного сотрудника, затем масштабирование по сегментам штата, затем буфер на текучесть. Прямые затраты — это счета провайдеров и лицензии, но половина реальной суммы прячется в косвенных: средний заработок за дни учёбы по ст. 187 ТК, время наставников, потеря производительности. Заложите только прямые — недосчитаете от четверти до трети. Ориентиры на 2026 год: линейный сотрудник 10-30 тыс. руб. в год, руководитель 30-50 тыс. и выше, при том что на топ-менеджеров тратят в 2,4 раза больше, чем на линейный персонал.

Планировать бюджет нужно вместе с налоговой корректностью. Расходы уменьшают налог на прибыль по ст. 264 НК только при договоре от работодателя с лицензированным учреждением, по программе, связанной с квалификацией, и для штатного сотрудника или будущего работника с отработкой от года. Если человек увольняется раньше года, учтённую сумму возвращают во внереализационные доходы — защититься от этого помогает ученический договор с условием отработки. Само обучение по профпрограммам не облагается НДФЛ и взносами, так что эти суммы в бюджет закладывать не надо.

И последнее: бюджет без измерения отдачи превращается в трату вслепую. Даже простой переход от «понравилось участникам» к связи обучения с KPI даёт цифру, которой можно защищать статью расходов в следующем году. На фоне того, что замена уволившегося стоит 6-9 окладов, вложение в обучение почти всегда дешевле, чем экономия на нём.

Часто задаваемые вопросы

Чем ученический договор отличается от соглашения об обучении с условием отработки?

Ученический договор — самостоятельный документ по главе 32 ТК (ст. 198-208), его можно заключить и с работником, и с человеком, который только ищет работу; на время ученичества выплачивается стипендия. Соглашение об обучении с условием отработки чаще оформляют как допсоглашение к трудовому договору: работодатель оплачивает курс, а сотрудник обязуется отработать оговорённый срок и при досрочном уходе вернуть затраты пропорционально неотработанному времени. Для защиты дорогого обучения подходят оба, выбор зависит от того, в штате человек или ещё нет.

Как учесть тренинги и семинары без выдачи документа о квалификации?

Если по итогам мероприятия не выдают документ об образовании или квалификации, затраты учитывают не как расходы на обучение по ст. 264, а как консультационные или информационные услуги (подп. 14-15 п. 1 ст. 264 НК). Для этого нужен договор, акт и программа мероприятия, подтверждающие деловую цель. НДФЛ и взносами такие суммы не облагают.

Обязательно ли сохранять сертификат об обучении для подтверждения расхода?

Отсутствие сертификата само по себе не лишает права на расход. Суды признавали затраты обоснованными при наличии договора и акта выполненных услуг, даже когда документа о квалификации не было (например, постановление 9ААС от 13.03.2012 № 09АП-3920/2012-АК). Минимальный доказательный комплект — договор с лицензированным учреждением, акт, программа и приказ о направлении.

Можно ли включить в бюджет обучение кандидатов, которые ещё не в штате?

Да, но с условием. Расходы на обучение будущих работников учитываются, если с человеком заключён договор, по которому он обязан заключить трудовой договор и отработать у вас не менее года. Обучение сторонних лиц, которые не станут вашими сотрудниками, в расходы не берётся (письмо Минфина от 29.10.2018 № 03-03-06/1/77361). Это ограничивает круг тех, на кого можно тратить бюджет с вычетом.

Как заложить в бюджет обучение самозанятых и исполнителей по ГПХ?

Вычет по ст. 264 НК рассчитан на штатных сотрудников и будущих работников с обязательством отработки, поэтому обучение самозанятых и исполнителей по договорам ГПХ под него, как правило, не подпадает. Если такое обучение всё же нужно, его закладывают как отдельную статью и обосновывают через деловую цель по общим правилам учёта расходов, а не через «обучающую» норму. Планируя бюджет на смешанный штат, эти суммы считают отдельно от расходов на обучение персонала.

На какой период считать бюджет — на год или на квартал?

Базовый горизонт — календарный год, потому что частота обучения, буфер на текучесть и налоговые условия завязаны на годовой цикл. Внутри года бюджет полезно разбивать поквартально: так раньше видно, как расходуется косвенка и не пора ли включать резерв 5-10% на незапланированное обучение. Квартальная разбивка не меняет годовую сумму, но убирает декабрьские сюрпризы по ФОТ.