HRlink – система кадрового электронного документооборота, предназначенная для более удобного управления персоналом и максимального возможного отказа от бумажной документации. Это российская система, с помощью которой можно хранить и подписывать кадровую документацию, автоматизировать целый ряд рутинных операций для сжижения нагрузки сотрудников кадрового отдела. Новые технологии помогают автоматизировать документооборот и значительно ускорить решение всех вопросов.
Читайте, для каких целей можно использовать сервис Hrlink, в чем он поможет при управлении персоналом, каких плюсы и минусы есть у программы.
Функционал программы HRlink
HRlink предусматривает три уровня доступа в систему, для этого при регистрации можно перейти в выбранный личный кабинет: сотрудника, кадровика или руководителя. С помощью программы можно быстро создать новый документ, а затем удостоверить его с помощью цифровой электронной подписи – с этого момента документ приобретает юридическую силу, в него уже нельзя будет внести исправления.
После подписания документы можно будет или хранить на серверах компании, или отправить в облачное хранилище для экономии места. Также документ можно будет отправить другим сотрудникам с параллельной отправкой уведомлений выбранным способом: они могут быть доставлены в виде смс, через сообщения в мессенджерах, по электронной почте или при интеграции по API. По аналогичным алгоритмам работают модули «Добыто», но они существенно проще и удобнее для рядовых пользователей.
Программа HRlink обладает следующим набором функциональных возможностей:
- Ознакомление с кандидатами на вакансии. Для этого можно автоматически собирать и распознавать сканы документов, это позволит проверить благонадежность сотрудника еще до этапа личного взаимодействия. Только при наличии всех требуемых документов и их подтвержденной подлинности можно будет приглашать кандидата на собеседование.
- Получение четырех видов электронной подписи. Это УКЭП, УНЭП, подпись портала Госуслуг и «Госключ». Они дают разные возможности, о чем будет подробно рассказано ниже.
- Проведение многоступенчатого согласования документов. Для этого достаточно один раз настроить маршрут согласования, а затем документ будет последовательно переходить от одного сотрудника к другому.
- Запуск автоматического уведомления о подписании кадровых документов. Для этого электронный помощник будет рассылать сотрудникам сообщения по выбранному каналу.
- Контроль состояния документа на каждом этапе согласования. Это даст возможность всегда видеть, на какой стадии рассмотрения находится дело. У документа может быть 1 из 3 статусов: просмотрен, не просмотрен, подписан.
- Хранение документов в облачном хранилище. Он надежно защищено от постороннего проникновения, в результате удастся избежать хищения важных данных.
- Удобная система поиска по архиву. Это даст возможность максимально быстро найти требуемый документ. Ничего не потеряется, при этом не нужно будет хранить большое количество документации предприятия в бумажном виде и занимать место.
- Доступ в аккаунт с любого устройства. Это может быть смартфон, планшет, ноутбук, рабочий ПК. В результате ля работы с документацией необязательно находиться в офисе, сотрудник кадровой службы может выполнять все свои функции из дома в удаленном режиме.
Таким образом, HRlink обладает обширным функционалом, с помощью которого можно будет оптимизировать работу с кадровой документацией. С помощью этого сервиса можно свести к минимуму количество бумажных документов, а также значительно упростить бюрократические процедуры в организации. Тем не менее, для большинства компания более эффективным решением станет использование сервиса «Добыто. КЭДО». Преимущества программы можно оценить по демоверсии.
Мнение эксперта. На данном этапе полностью отказаться от бумажного документооборота в организации невозможно. Некоторые виды документов могут быть оформлены только в бумажном виде: такое ограничение установлено законодательно для заявлений на увольнение, актов о несчастных случаях на производстве, журналов проведения инструктажей по охране труда и некоторых других видов документации. Например, заменить электронные трудовые книжки на бумажные можно только после письменного согласия работников, полученного путём заключения соглашения.
Особенности и возможности программы
HRlink – сервис ведения кадрового электронного документооборота на предприятиях любого масштаба, от маленьких фирм до крупных заводов. Однако больше он подходит именно для больших предприятий с численностью персонала от 50-100 человек. Поэтому фирмам, подпадающим под критерии малого и среднего бизнеса, лучше обратить внимание на модуль «Добыто. КЭДО».
Внедрение сервиса позволит наладить взаимодействие между отделами, упростить общение по поводу подготовки и согласования документов. Программа обладает несколькими особенностями, выгодно отличающими ее от аналогов:
- Возможность организовать работу с сотрудниками, работающими и по обычному трудовому договору, и по договору ГПХ. В обоих случаях на работников распространяются нормы трудового законодательства.
- Возможность пересылать документы по одному или устраивать массовые рассылки уведомлений. Это позволит быстро оповестить все предприятие о важной новости и о необходимости выполнить какие-либо действия с документацией.
- Возможность использования шаблонов документов. Это упрощает их создание с нуля, дает возможность быстрее запускать сложный процесс согласования.
- Дополнительные возможности для сотрудника кадровой службы и руководителя предприятия, для которых предусмотрены отдельные типы аккаунтов. В результате можно разграничивать уровень доступа к документации и важной корпоративной информации.
Еще одним плюсом программы станет возможность настройки сценариев подписания документов. Это удобно для крупных предприятий, где документация должна последовательно походить между несколькими отделами с длительным согласованием. Можно выстраивать цепочки с неограниченным количеством участников, что позволит постоянно видеть, на какой стадии согласования находится документ.
Мнение эксперта. Полезным плюсом программы станет возможность установки личной ответственности сотрудников за своевременное согласование документов и передачу на каждый новый этап. Все участники цепочки видят, где и на каком этапе сейчас находится документ, в результате согласование проходит значительно быстрее. Если раньше на всю цепочку требовалось несколько дней, а то и целая неделя, то после внедрения сервиса вопрос может быть согласован всего за несколько часов.
С какими электронными подписями работает сервис?
Одно из важных преимуществ сервиса HR Link, как и модуля «Добыто. КЭДО» – работа с практически всеми существующими видами электронных подписей при удостоверении документов. Это дает возможность работать со всеми разновидностями цифровой документации, они будут признаны легитимными и приобретут юридическую силу.
Сервис работает со следующими разновидностями электронных подписей:
- Простая электронная подпись (ПЭП). Это числовой код, с помощью которого можно подтвердить согласие на выполнение определенного действия. Поскольку надежность такой подписи невелика, спектр ее возможных применений резко ограничен.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Она применяется для работы с большинством документов, требующих взаимодействия между контрагентами: договорами, соглашения счет-фактурами и т. д. В сервисе предусмотрена легитимная удаленная выдача УНЭП в соответствии с требованиями Федерального закона 183-ФЗ. Чтобы такая подпись была приравнена к собственноручной, партнеры должны заключить между собой дополнительное соглашение.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она дает право подписывать все виды электронных документов, в том числе те, результат которых должен быть зафиксирован в Росреестре. Например, это сделки о купле-продажи недвижимости между организациями.
- Подпись, требующая авторизации через портал Госуслуг. Она дает возможность подтвердить личность сотрудника.
- Цифровая подпись «Госключ». Она предназначена преимущественно для взаимодействия с государственными и налоговыми органами, возможности ее применения ограничены.
Использование всех видов цифровых подписей дает возможность работать со всеми видами электронных версий документов. Это значительно ускоряет и упрощает документооборот в организации, что становится важным конкурентным преимуществом.
Что дает внедрение сервиса кадрового электронного документооборота?
Все больше организаций выбирают переход на цифровой кадровый документооборот, чтобы ускорить бизнес-процессы и значительно упростить бюрократические процедуры согласований. С помощью цифровых версий документов можно взаимодействовать с контрагентами на расстоянии: больше не нужно отправлять сотрудников с бумажными документами в командировки или пересылать бумаги по почте с риском утери или длительной задержки в пути. Сервис «Добыто. КЭДО» является профильным программным обеспечением, разработанным с учетом особенностей кадровых процессов.
Внедрение сервиса HR Link дает организации несколько преимуществ:
- Возможность за несколько минут создавать новые документы благодаря использованию готовых шаблонов. В большинстве организаций налажен стандартный документооборот с использованием типовых форм документов – использование шаблонов значительно ускоряет их подготовку. Сразу после создания документ может быть отправлен на согласование по заданному маршруту. Каждому новому сотруднику в цепочке будет мгновенно приходить уведомление выбранным способом.
- Значительное ускорение рабочих процессов. Личная ответственность и отработанная цепочка согласований дает возможность оперативно решать вопросы и согласовывать все важные моменты.
- Отказ от большей части бумажных документов. В результате сокращаются расходы, а бумагу, чернила для принтеров и различные канцелярские принадлежности в офисе, что может существенно сократить затраты для организации.
- Уменьшение объемов архивного хранения документов. Больше нет необходимости отводить большие помещения под архивы и хранить бумаги в течение десятилетий. Цифровые копии отправляются в облачное хранилище, в результате можно будет обеспечить им безопасное хранение на долгие годы.
- Защита от хищения коммерческой тайны путем защищенного доступа к информации. Контроль доступа сотрудников к данным дает возможность избежать хищения разглашения или неправомерного использования ценных для компании сведений.
В результате сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО) позволит значительно упростить и ускорить все виды работ с документацией, сделает работу предприятия более эффективной и экономичной. Это полностью оправдает затраты на внедрение сервиса.
Интеграции системы КЭДО HR Link
Одним из важных дополнительных преимуществ этой программы стали широкие возможности интеграции. Система связана сразу с несколькими крупными сервисами, которыми пользуется большинство российских предприятий:
- Предустановленная интеграция с 1С:ЗУП. Сервис без проблем интегрируется с корпоративными продуктами 1С, что позволяет организовать более эффективное управление предприятием. Можно подписывать документы с помощью УКЭП, проводить массовую выгрузку данных сотрудников в 1С, возвращать документы, проводить пакетную печать и использовать еще множество полезных возможностей. Это упрощает взаимодействие руководства предприятия, кадрового отдела и бухгалтерии.
- Готовый API для интеграции с корпоративным порталом Битрикс24. Это система управления бизнесом, с помощью которой можно организовать эффективное взаимодействие между филиалами, оптимизировать различные бизнес-процессы.
- Интеграция с порталом «Работа в России». Это дает возможность загружать документы с квалифицированной подписью работодателя, подписывать трудовые договоры и другие документы с сотрудниками. Можно формировать архив, подписывать заявления и выполнять другие функции.
- Интеграция с системой «БОСС-Кадровик» для оптимизации работы кадровой службы.
Это основные возможности интеграции, благодаря которым расширяются возможности цифрового документооборота. Еще проще эти процессы реализованы в сервисе «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. Внедрение системы электронного подписания документов упрощает работу с контрагентами и сотрудниками из других городов. Одним из плюсов КЭДО стала возможность более быстрого расширения деятельности компании в другие регионы России.
Возможности использования HR Link для работы с удаленными сотрудниками
Российские компании активно привлекают удаленных сотрудников для уменьшения зарплатного фонда и обеспечения более быстрого выполнения повседневных задач. Не секрет, что в регионах зарплаты ниже, чем в Москве, а возможностей найти квалифицированных специалистов зачастую даже больше. В результате работодатели заключают договоры с удаленными сотрудниками, на которых распространяются те же права и обязанности что и на оффлайн-персонал.
HR Link дает возможность более эффективно взаимодействовать с удаленными сотрудниками. С ними можно будет заключать договоры на расстоянии, можно мгновенно пересылать любые документы на согласование и утверждение, при этом используется усиленная неквалифицированная подпись. Между работником и работодателем заключается соглашение об использовании УНЭП, с этого момента обе стороны могут использовать цифровую подпись в качестве аналога собственноручной.
После трудоустройства сотрудник должен быть ознакомлен с различными локальным нормативными актами (ЛНА). По трудовому законодательству это нужно сделать под роспись. Еще недавно, сотруднику приходилось вручную подписывать документы, а затем пересылать и работодателю по почте. Сегодня все это можно заменить пересылкой цифровой версии документов, удостоверенных цифровой подписью.
С помощью сервиса HR Link сотрудникам организации можно предоставить цифровые подписи -это делается прямо в приложении без посещения удостоверяющего центра.
Заключение
- HR Link – сервис кадрового электронного документооборота, с помощью которого можно оптимизировать работу с документами и перевести большую часть документации компании в цифровой вид.
- Отказ от бумажного документооборота существенно ускоряет и оптимизирует решение вопросов, делает управление компании более быстрым. В результате организация увеличивает конкурентоспособность, получает важные дополнительные преимущества на рынке.
- Использование специализированного сервиса открывает широкие возможности для работы с удалёнными партнерами и сотрудниками, что станет дополнительным плюсом для бизнеса.
