Кадровый документооборот

Блог

Под кадровым документооборот понимается комплекс действий, связанных с подготовкой, ведением, учетом, подписанием и хранением документов по кадрам. Сюда входят не только трудовые книжки и договоры для приема, перевода или увольнения персонала. Специалисты отдела по кадрам работают с приказами, положениями, личными карточками и делами, иной документацией. Чтобы упростить ведение дел и сократить расходы компании, можно перейти на систему электронного документооборота. Это современное решение, которое может использовать организация любой формы собственности.

Читайте, как ведется кадровый документооборот и что в него входит, как осуществляется ведение и подписание документации, чем нужно обеспечить отдел кадров, какие преимущества дает система «Добыто. КЭДО»

Что такое кадровый документооборот

Документы по кадрам есть в любой организации. Даже если там числится только руководитель, для урегулирования трудовых отношений с ним оформляется приказ и контракт, сдается обязательная отчетность. Если на предприятии много работников, необходимо постоянно оформлять, вести и хранить десятки, сотни и тысячи документов.

Исходя из специфики работы компании, кадровый документооборот будет включать следующие направления:

  • подготовка документации (например, типовые шаблоны и формы, приказы и договоры для подписания руководителем);
  • ведение текущих документов (например, в обычных условиях кадры ведут учет рабочего времени и дней отдыха, вносят данные в личные карточки и дела);
  • подписание документации (может включать согласование между разными службами организации, либо единоличное утверждение документа уполномоченным лицом);
  • учет документов по кадрам (как минимум, ведется номенклатура дел по кадровому документообороту);
  • хранение документации (например, сдача дел в архив, обеспечение надлежащих условий хранения).

Руководитель организации или начальник кадрового отдела может распределить указанные полномочия между разными сотрудниками. Например, обязанности по ведению архива документов обычно возлагаются на отдельного работника или группу специалистов. Они должны обладать навыками архивного дела, периодически проходить обучение по специфике своей работы. Общая ответственность за надлежащее ведение документооборота возлагается на руководителя компании.

Комментарий эксперта. На крупных предприятиях создается отдельное подразделение по кадрам. В небольших компаниях эти функции может выполнять один специалист. Задачей руководителя является создание надлежащих условий работы, техническое и программное обеспечение деятельности кадровой службы. Сюда входит и подключение к системе электронного документооборота (ЭДО).

Кадровый документооборот связан с ведением, оформлением, подписанием и хранением документов по кадрам.
Кадровый документооборот связан с ведением, оформлением, подписанием и хранением документов по кадрам.

Кто участвует в ведении документооборота по кадрам

Это зависит от решения руководителя и специфики работы компании. В документообороте по кадрам могут быть задействованы следующие подразделения и специалисты:

  • непосредственно кадровая служба;
  • специалисты общего делопроизводства организации (например, они регистрируют приказы по кадрам, принимают входящие документы);
  • различные подразделения компании (например, их представители могут принимать участие в собеседованиях соискателей на работу, в подписании документов);
  • временно созданные органы (например, комиссия по расследованию дисциплинарного проступка или несчастного случая);
  • специалисты службы технической поддержки (например, осуществляют подключение и настройки системы ЭДО, государственных информационных платформ);
  • директор организации (принимает итоговые решения по всем вопросам, подписывает документацию).

Для распределения полномочий и обязанностей издаются приказы, утверждаются общие положения, инструкции, правила и регламенты. Локальные акты общего действия могут распространяться на всех сотрудников организации, на отдельные службы.

Что входит в кадровый документооборот

Суть документооборота заключается в работе с документами. В отношении кадров может оформляться документация, связанная:

  • с подбором персонала (например, анкеты, образцы заявлений, тестовые задания для соискателей и т.д.);
  • с оформлением, изменением и прекращением трудовых отношений (договоры, трудовые книжки, должностные инструкции, приказы и т.д.);
  • с систематизацией и уточнением данных о сотрудниках (личные дела, карточки и т.д.);
  • с определением общих правил для организации (например, положения, правила распорядка и т.д.);
  • с взаимодействием с другими организациями и государственными структурами (например, приказы о переводе работника на другое предприятие, обязательная отчетность).

Чтобы избежать хаоса при ведении документооборота, разрабатываются и утверждаются различные инструкции, правила и положения. Например, отдельный локальный акт может регулировать процесс согласования и подписания определенного документа, сроки прохождения каждого этапа этих процедур. На основании локальных актов руководитель сможет контролировать надлежащее ведение документооборота.

Комментарий эксперта. В целях контроля за ведением документооборота могут назначаться и проводиться внутренние проверки, независимый аудит с привлечением сторонней организации. Сама кадровая служба периодически проводит инвентаризацию дел и документов. Для соблюдения сроков проведения указанных мероприятий руководители организации могут разработать и утвердить план, график. Таким способом можно своевременно выявлять недочеты в системе документооборота, вносить коррективы и устранять ошибки, привлекать виновных лиц к ответственности.

Оптимальным решением для кадров является внедрение системы электронного документооборота.
Оптимальным решением для кадров является внедрение системы электронного документооборота.

Документы, связанные с оформлением трудовых отношений

Основной объем документов по кадрам, прямо или косвенно, связан с оформлением трудовых отношений. В их перечень могут входить:

  • заявления о приеме на работу, переводе на другую должность или в иную организацию, об увольнении;
  • трудовые договоры и контракты, дополнительные соглашения;
  • трудовые книжки (в письменной или электронной форме);
  • должностные инструкции, приказы, дополнительные соглашения;
  • предупреждения (уведомления) о предстоящем сокращении или увольнении, обходные листы;
  • документы об оценке условий труда;
  • табели учета времени работы, дней отпуска;
  • личные дела и карточки сотрудников;
  • иные документы, исходя из специфики деятельности организации и отдела кадров.

Еще несколько лет назад все перечисленные документы велись только в письменном виде. Сейчас большинство компаний полностью или частично перешли на электронный документооборот, в том числе по кадрам. Для этого можно использовать разные системы ЭДО, отдельные профильные программы, государственные интернет-платформы. Рекомендуем обратиться внимание на сервис «Добыто. КЭДО», где есть модули под любые задачи документооборота.

Документы, связанные с взаимодействием с другими службами и органами

Оборот кадровой документации предусматривает постоянное или разовое взаимодействие с иными специалистами, службами и организациями. Вот несколько примеров:

  • для подсчета кадрами рабочего времени соответствующие сведения и документы передают профильные подразделения;
  • в согласовании документов о приеме на работу могут участвовать несколько отделов компании (например, кадры, служба безопасности, начальник участка или цеха, и т.д.);
  • кадровая документация используется для подготовки и сдачи обязательной отчетности (например, в Социальный фонд РФ нужно регулярно сдавать отчеты по стажу и численности персонала).

Быстро оформить разовый документ можно даже в письменной форме. Но при регулярном взаимодействии с другими службами и органами не обойтись без системы электронного документооборота. Например, государственные учреждения принимают отчетность строго в электронном формате. Поэтому организация должна подключиться к федеральным информационным системам, внедрить у себя ЭДО, получить ЭЦП на руководителя и/или иных специалистов. Система «Добыто. КЭДО» позволяет реализовать все указанные выше функции.

Как ведется кадровый документооборот

Рассмотрим общие правила ведения кадрового документооборота. Для этого необходимо:

  • определиться с кадровой политикой компании, разработать соответствующие локальные акты;
  • обеспечить отдел кадров современной техникой, обычными канцтоварами, программным обеспечением;
  • организовать обучение сотрудников, которые будут задействованы в кадровом документообороте;
  • подключиться к системе электронного документооборота, различным государственным платформам и порталам.

Чтобы оптимизировать кадровое делопроизводство, можно перевести в электронный формат документы, которые ранее были оформлены в письменном виде. В перечень таких мероприятий может входить отбор документации, ее сканирование и распознавание, формирование цифровых архивов и баз данных. В системе «Добыто. КЭДО» есть весь необходимый функционал для оцифровки документов. Также ее можно интегрировать с другими системами, которые использует организация (например, 1С).  

Система электронного документооборота автоматизирует все процессы по кадровому делопроизводству.
Система электронного документооборота автоматизирует все процессы по кадровому делопроизводству.

Письменная или электронная форма документов?

Для коммерческих организаций пока нет обязательных требований о ведении электронного документооборота. Но для государственных структур такое правило применяется уже с начала 2023 года. Поэтому сдавать отчетность и направлять почти все документы в гос. органы нужно «в цифре».

Компании могут добровольно перейти на внутренний электронный документооборот. Это современное решение для любых предприятий, от малого и среднего бизнеса до крупных корпораций. При использовании ЭДО нужно учитывать следующее:

  • можно выбрать систему с разным функционалом под свои нужды (например, для всего делопроизводства в целом или только для документооборота по кадрам);
  • для подписания документов могут требоваться ЭЦП разного вида (например, для текущих нужд в «Добыто. КЭДО» можно быстро сформировать обычную неквалифицированную цифровую подпись);
  • при внедрении ЭДО нужно убедиться, что сотрудники кадрового отдела умеют работать с системой (на начальном этапе обычно проводится первичное обучение навыкам, а затем тренинги, семинары и т.д.);
  • необходимо выбирать ЭДО, которая обеспечивает надлежащую защиту информации и документов от несанкционированного доступа.

Специальные требования действуют в отношении работы с персональными данными. Это также необходимо учитывать при организации кадрового документооборота. Как минимум, нужно оформлять согласие работника для обработки его персональных сведений. За нарушение режима защиты указанной информации может грозить административная или уголовная ответственность.

Функционал ЭДО позволяет оцифровать документацию, ранее оформленную в письменном виде.

Техническое оснащение

Ведение кадрового документооборота невозможно без надлежащей технической и программной базы. Для этого сотрудников нужно обеспечить:

  • оргтехникой и программными приложениями;
  • канцтоварами, офисной мебелью и принадлежностями;
  • доступом к интернет-ресурсам и приложениям;
  • электронной цифровой подписью (по мере необходимости, можно оформить полноценную ЭЦП через удостоверяющие центры).

Не менее важны условия труда для сотрудников кадровой службы, учитывая, что работа с системами электронного документооборота предусматривает постоянное нахождение за компьютером, использование иной техники. Оценка условий труда осуществляется по федеральным стандартам с определенной периодичностью. Ответственность за проведение этой процедуры возлагается на руководителя организации.

Преимущества системы электронного документооборота

Все системы ЭДО, представленные на рынке, упрощают ведение делопроизводства, в том числе по кадрам. Вот какие преимущества вы получите, если перейдете на систему документооборота «Добыто. КЭДО»:

  • использование алгоритмов искусственного интеллекта, что ускоряет все процессы и помогает в текущей работе;
  • возможность интеграции с другими платформами и системами, которые уже использует организация;
  • быстрое формирование документов, возможность подписания и пересылки их в электронном виде;
  • наличие модулей защиты информации и средств хранения документации, соответствующих требованиям законодательства;
  • возможность хранить документы на облачных сервисах или на своих серверах;
  • удобная и простая настройка под свои задачи, наличие модулей для обучения персонала;
  • наличие сервисом для проверки знаний и самообучения сотрудников, базы нормативно-правовых актов.

Служба технической поддержки поможет быстро настроить систему и решить возникающие вопросы, обучить сотрудников навыкам работы. Ознакомиться с функционалом системы «Добыто. КЭДО» можно по бесплатной демоверсии.

Пример работы с документом по кадрам через систему электронного документооборота.
Пример работы с документом по кадрам через систему электронного документооборота.

Выводы

  • Кадровый документооборот – это комплекс мероприятий и действий, связанных с документами по кадрам. Это может быть подготовка, подписание, учет и хранение документации, иные процессы.
  • Кадровый документооборот может вести в письменной или электронной форме. Оптимальным вариантом является переход на платформу «Добыто. КЭДО», которую можно интегрировать с другими программами и системами.
  • При переходе на ЭДО можно оцифровать документы, ранее оформленные в письменном виде. Отчетность по кадрам для государственных органов нужно изначально направлять в электронном формате.

FAQ

Что такое кадровый документооборот на предприятии?

Это комплекс действий, связанных с ведением и хранением документации по кадрам. Делопроизводство ведется в письменной или электронной форме, а перечень полномочий сотрудников определяется руководителем.

Что нужно для ведения кадрового документооборота?

Для этого необходимо обучить сотрудников, обеспечить их оргтехникой и программными приложениями, подключиться к системе электронного документооборота. Для подписания и направления документов может потребоваться ЭЦП.

Кто участвует в кадровом документообороте организации?

Прежде всего, это непосредственно специалисты отдела (службы) кадров. Также при взаимодействии участвуют представители других подразделений компании и отдельные должностные лица, руководитель. Документы по кадрам могут оформляться временными органами (например, комиссией по дисциплинарным проступкам).

Список источников

Добыто