1С:Зарплата и управление персоналом относится к многофункциональным программам для бухгалтеров и кадровиков организаций любой формы собственности. Фактически, это комплекс решений как в плане расчета и начисления зарплаты, так и кадрового учета. Интересно, что даже базовых решений в плане кадрового электронного документооборота и информационного обмена с госорганами в самой программе не предусмотрено – для этого потребуется либо покупать отдельно продукты 1С, либо, что дешевое и удобнее, использовать модуль интеграции «Добыто. КЭДО».
Рассмотрим подробнее назначение и функционал решения от 1С, сравним возможности и удобство при использовании 1С:ЗУП с дополнительными модулями для работы с КЭДО и при интеграции с модулем «Добыто. КЭДО».
Назначение 1С:ЗУП
Компания 1С всегда славилась тем, что уже в названии продукта явно указывает, для чего нужно конкретное ПО, а что от него ожидать бесполезно. 1С:ЗУП предназначена для решения следующих задач в компании (государственной или коммерческой):
- Автоматический расчет зарплаты с учетом ставки, всех бонусов и начислений, отработанного времени.
- Исчисление налогов и взносов, удерживаемых с фонда зарплаты – не нужно рассчитывать, сколько потребуется удержать в пользу СФР, ФНС.
- Отражение заработной платы и удержанных налогов в затратах предприятия для формирования отчетности.
- Управление денежными расчетами с сотрудниками.
- Учетов кадров, перемещение кадров, управление обучением персонала.
- Инструменты автоматизации кадрового делопроизводства.
В целом, именно для кадрового электронного документооборота 1С:Зарплата и управление персоналом не предназначена, хотя, казалось бы, и чисто бухгалтерской, и специализированной кадровой программой не является, но и государственные, и коммерческие организации ее приобретают. В чем же смысл?
С помощью 1С:ЗУП осуществляется автоматизация базовых процессов по зарплате и управлению персоналом, а все, что выходит за рамки этого – разработчик предлагает приобретать отдельно. Это функциональная HRM-система, но для взаимодействия рядовых сотрудников, бухгалтерии, кадровиков предлагается приобрести пакет 1С: Кабинет сотрудника, для формирования отчетности в государственные органы, службы фонды – 1С:Отчетность, для справочной информации, необходимой в работе кадровику – 1С:ИТС и т.д. А это отнюдь не дешевые, да и не самые простые в освоении сервисы.
Намного дешевле, проще и легче разобраться с модулем «Добыто. КЭДО» для кадрового электронного документооборота. Тем более, что в подписку включен доступ не только специалистов кадровых служб, но и рядовых сотрудников через личный кабинет. Вместо громоздкой и неудобной в использовании ИТС лучше пользоваться сервисом «Добыто.Знания». Оба сервиса можно легко интегрировать с учетными системами, используемыми в компании.
Мнение эксперта. Модуль «Добыто. КЭДО» легко интегрируется в 1С:Зарплата и управление персоналом – не потребуется приглашать специалиста для этой задачи. Далее сотрудник кадровой службы сможет продолжить работу в 1С:ЗУП без необходимости приобретения 2-х отдельных сервисов: 1С:Кабинет сотрудника и 1С:КЭДО. Все возможности сервиса будут доступны при использовании электронных подписей.
Функциональные возможности 1С:Зарплата и управление персоналом
Программа 1С:ЗУП предназначена как для кадровиков, так и бухгалтеров. Рассмотрим функциональные возможности и принцип работы именно для сотрудников кадровой службы. Важно сразу понять, что в программе можно легко настроить доступ для каждого сотрудника, и определить, что он сможет делать, с какими документами работать и т.д. Правда, это доступно только в версии ПРОФ или КОРП, а не в базовой.
Ниже представлены некоторые из функций, доступных кадровику при запуске программы:
- Справочники. Работа с персоналом основана на базе данных из справочников. Здесь вносятся и изменяются при необходимости организации (можно приобрести лицензию сразу на несколько компаний), подразделения, должности (классический классификатор), графики работы (по умолчанию – 5-дневная рабочая неделя, но легко настраивается по своему усмотрению в зависимости от режима работы компании), штатное расписание, сотрудники. Обратите внимание, что в справочнике сотрудники каждому присваивается уникальный табельный номер.
- Движение кадров. Тут осуществляется все работа кадровика, связанная с учетом и движением персонала – прием на работу, перевод, увольнение. Принимать на работу можно как одного сотрудника, так и сразу несколько – для этого в программе проще воспользоваться документом «Прием на работу списком». Т.е. вручную оформлять в штат каждого работника не нужно. Аналогичная возможность существует для переводов и увольнений, можно сразу массово переводить, увольнять работников.
- Учет неявок. До составления табеля учета рабочего времени необходимо внести изменения по работе сотрудников – сверх нормы, прогулы, отсутствия по уважительным причинам и пр. Для этого предусмотрены документы с информативными названиями, чтобы кадровику не пришлось все запоминать – например, «Работа в выходные и праздники» или «Отпуска по уходу и возвраты из отпусков».
- Электронные трудовые книжки и сдача отчетности. С 2023 г. сдавать отчеты по формам СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС, поскольку вместо них используется 1 отчет по форме ЕФС-1 для СФР. Соответственно, вместо СЗВ-ТД в 1С:ЗУП заполняется раздел 1.1 формы ЕФС-1. В этом разделе (проводка документа ЕФС-1) вносятся все необходимые изменения в трудовой деятельности – прием на работу, увольнение, перевод, внутреннее совмещение и пр. Вносить код из ОКЗ вручную не потребуется – программа сама его выставить в соответствии с должностью сотрудника из справочника.
- Работа с кадровыми документами. В 1С:ЗУП уже имеется огромное количество шаблонов типовых документов кадровых процессов, которые каждая компания может подстраивать под себя. Ряд документов, хотя и дублируется по названию, но имеет разное содержание в разделах «Кадры» и «Зарплата», т.е. для кадровой службы и бухгалтерии документ «Отпуска» нужен для разных целей. В модуль «Добыто. КЭДО» тоже можно добавить шаблоны типовых форм, редактировать их, создавать свои шаблоны для часто используемых локальных нормативных актов.
- Грейды. Удобный инструмент HRM-системы, позволяющий создавать и контролировать систему мотивации персонала. Компенсации проезда, бонусы за хороший результат – все отображается здесь.
Конечно, выше указаны далеко не все инструменты, необходимые специалисту отдела кадров для ведения кадрового электронного документооборота. Но некоторых функций, без которых не обойтись, в программе не предусмотрено. Например, информационный обмен с сотрудниками невозможен без установки 1С:Кабинет сотрудника. Кадровик может подготовить локальный нормативный акт, но отправить его работнику для подписания нельзя. Если же будет интегрирован модуль «Добыто. КЭДО», то можно будет направлять работникам любые документы – как просто для ознакомления, так и для подписания.
Выбрать 1С:ЗУП с 1С:Кабинет сотрудника или с «Добыто. КЭДО»?
1С:Кабинет сотрудника существенно расширяет функции 1С:Зарплата и управление персоналом, но аналогичные функции доступны и при использовании сервиса «Добыто. КЭДО». Рассмотрим некоторые возможности, которые сотрудники и кадровики получают при выборе решения 1С:Кабинет сотрудника и «Добыто. КЭДО».
- Отправка сотрудникам электронных документов – реализовано в обоих случаях.
- Уведомления по SMS, e-mail о поступлении новых электронных документов – доступно как с 1С:Кабинет сотрудника, так и с «Добыто. КЭДО».
- Шаблоны электронных документов в кабинете сотрудника – можно пользоваться при обоих модулях.
- Отправка произвольных документов сотруднику – доступно в обоих случаях.
- Отправка произвольных электронных документов – в 1С:Кабинет сотрудника не предусмотрено, в «Добыто. КЭДО» можно загружать, подписывать и отправлять кадровику.
- Маршруты подписания – в «Добыто. КЭДО» можно легко создать как последовательные, так и параллельные маршруты подписания электронных документов.
В целом, использование программы 1С:Зарплата и управление персоналом с интегрированным модулем «Добыто. КЭДО» станет мощным инструментом для решения практически любых задач кадровой службы. В сервисе кадрового ЭДО удобно почти мгновенно подписывать электронной подписью любые документы, следить за текущим статусом электронных документов, напоминать о том, что нужно поставить свою подпись до определенного срока.
Интерфейс личного кабинета сервиса «Добыто. КЭДО» максимально упрощен, хотя функционал и расширен. Не нужно будет обучать сотрудников, поскольку все функции интуитивно понятны. Про 1С:Кабинет сотрудника такое сказать нельзя – если раньше человек никогда не сталкивался с 1С, то потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть к личному кабинету.
Мнение эксперта. Не стоит обходить вниманием и сервис «Добыто. Знания», который станет полноценной заменой 1С:ИТС. База знаний может структурировать любые инструкции, схемы, указания, справочные материалы компании, предоставив доступ как отдельным подразделениям, так и всем сотрудникам сразу. Чтобы оценить все возможности сервиса, предлагаем скачать бесплатную демоверсию.
Преимущества «Добыто. КЭДО» по сравнению с 1С:ЗУП
До оценки преимуществ сразу оговоримся, что сравнивать будем именно процессы кадрового электронного документооборота. Поскольку КЭДО изначально в базовой версии 1С:ЗУП без подключенных дополнительных сервисов не предусмотрен, то будем считать, что 1С:Кабинет сотрудника также приобретен.
К плюсам сервиса «Добыто. КЭДО» относится следующее
- Выпуск усиленных неквалифицированных электронных подписей для сотрудников. В системе кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО» можно выпускать УНЭП для сотрудников без каких-либо ограничений – эта функция бесплатна. В 1С:ЗУП можно работать с электронными подписями в 1С:Кабинет сотрудника, но это не очень удобно.
- Отправка произвольного документа сотрудником кадровику в 1С:ЗУП. С помощью модуля 1С:Кабинет сотрудника кадровик может сформировать и провести в 1С:ЗУП произвольный электронный документ, отправить его сотруднику, но не наоборот. Сотрудник не сможет отправить кадровику произвольный документ. Если в 1:Зарплата и управление персоналом интегрирован модуль «Добыто. КЭДО», то работник в личном кабинете может отправлять как документы, созданные на основе шаблонов, так и произвольные документы – например, созданная в текстовом редакторе и подписанная в сервисе объяснительная об отсутствии на рабочем месте.
- Оплата лицензии. По умолчанию базовая версия 1С:ЗУП рассчитана только на одного сотрудника компании. В «Добыто. КЭДО» количество специалистов кадровой службы, которые будут иметь доступ к модулю, не ограничивается. Оплата по подписке осуществляется только за рядовых сотрудников, которые будут пользоваться системой и осуществлять обмен кадровыми электронными документами. Стоимость за сотрудников намного меньше, чем в других системах кадрового электронного документооборота.
Стоит отметить, что «Добыто. КЭДО» позволяет закрыть все вопросы, связанные с коммуникацией с сотрудниками компании – отправка и получение документов, подписание электронных документов УНЭП, участие в сложном маршруте подписания, когда электронный документ отправляется на согласование и подписание сразу нескольким сотрудникам.
Мнение эксперта. Не стоит недооценивать возможности мощной программы 1С:ЗУП, особенно в версиях ПРОФ и КОРП. Но это больше HRM-система, т.е. именно для управления персоналом. Под решение задач кадрового электронного документооборота она изначально не предназначалась. Зато при интеграции с модулем «Добыто. КЭДО» можно получить полноценную HRM-систему со всеми функциями системы кадрового ЭДО.
Заключение
- Программа 1С:Зарплата и управление персоналом является мощной HRM-системой, предназначенной как для кадровиков, так и бухгалтеров. Правда, в базовой версии многих возможностей не реализовано. В частности, нет функций кадрового электронного документооборота и коммуникаций с сотрудниками, невозможно получать и работать в системе с документами, отправленными сотрудниками, невозможно выпускать простые и усиленные неквалифицированные электронными подписями.
- Ряд отсутствующих инструментов можно добавить путем приобретения сервисов от 1С – например, 1С:КЭДО, 1С:Кабинет сотрудника, но это дорого, неудобно. Гораздо дешевле и проще в интеграции будет модуль «Добыто. КЭДО». При оплате подписки учитываются только рядовые сотрудники, т.е. за модулем может работать любое количество специалистов кадровой службы.
Вопросы и ответы
Можно ли пользоваться сервисом «Добыто. КЭДО» с любого устройства или только с ПК?
Рядовые сотрудники получают доступ к личному кабинету с любого устройства – ПК, ноутбука, смартфона. Главное, чтобы был доступ в интернет. При этом весь функционал и на ПК, и на мобильном телефоне будет одинаковым. Это удобно, поскольку можно взаимодействовать с дистанционными сотрудниками, работниками в командировках в регионах с другими часовыми поясами.
Для полноценной работы 1С:ЗУП при кадровом ЭДО и при взаимодействии с персоналом достаточно оплатить сервис 1С:Кабинет работника?
Нет, 1С:Кабинет работника предназначен для взаимодействия по кадровым вопросам с сотрудниками, а для полноценного кадрового электронного документооборота потребуется приобретать 1С:КЭДО. Это дорого, неудобно, отнимает много времени на интеграцию продуктов 1С между собой. Лучше воспользоваться модулем «Добыто. КЭДО».
Зачем интегрировать модуль «Добыто. КЭДО» в 1С?
Система кадрового электронного документооборота доступна в качестве модуля интеграции, который может быть интегрирован не только в 1С, но и любую учетную систему, которой пользуется компания. Необязательно наличие именно 1С:Зарплата и управление персоналом.
