При работе в системе кадрового электронного документооборота используются разные электронные подписи – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная и простая. Тип конкретной электронной подписи напрямую зависит от вида документа и лица, его подписывающего. Как правило, у рядовых сотрудников больше возможностей для подписания электронных документов, чем, например, у работодателя, который обязан применять только УКЭП юридического лица.
Читайте, для чего нужна УНЭП, какие правила действуют в отношении электронной подписи данного типа, как ее можно выпустить, в чем заключаются особенности ее применения при подписании документов.
Определение
УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) – разновидность электронной подписи, создаваемая с помощью криптографических средств. Позволяет точно определить лицо, подписавшее документ, подлинность документа. Является аналогом собственноручной подписи, если участники документооборота заключили соответствующее соглашение.
Особенности усиленной неквалифицированной электронной подписи
УНЭП представляет собой уникальный набор символов, добавляемых в электронный документ. Именно по этим символам можно определить версию документа (вносились ли изменения в документ после подписания или нет), человека, который подписал документ (подпись выдается на конкретное лицо). В отличие от усиленной квалифицированной электронной подписи для выпуска УНЭП необязательно личное присутствие человека в удостоверяющем центре – оформить электронную подпись можно дистанционно. Более того, в системе «Добыто. КЭДО» можно выпустить УНЭП сотрудника буквально за 10-15 минут.
Среди других особенностей выделим следующее:
- УНЭП применяется для юридически значимого кадрового документооборота только, если работодатель выпустил соответствующий локальный нормативный акт, в котором указано, что такая подпись имеет юридическую силу. При отсутствии этого ЛНА работодатель не сможет использовать в качестве доказательства в суде при разрешении трудовых споров документ, подписанный сотрудником УНЭП. Но, если сотрудник использовал личную УКЭП, то такой документ будет иметь юридическую силу (можно использовать в качестве доказательства в суде). Вместо ЛНА условия о признании усиленной неквалифицированной электронной подписи можно указать и в трудовом договоре.
- Подписание электронного документа возможно с любого устройства. Подписывать кадровые документы сотрудники могут не только с рабочего ПК, но и с ноутбука, смартфона, планшетного компьютера. Такая возможность предусмотрена в сервисе «Добыто. КЭДО».
- Любые кадровые электронные документы. Сотрудники с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи могут подписывать любые документы – трудовой договор, должностную инструкцию, ознакомление с приказом, графиком отпусков, заявление на отпуск и пр. Т.е. для рядовых сотрудников нет ограничений на использование УНЭП при кадровом электронном документообороте.
Работодатель может использовать УНЭП для кадровых документов, кроме трудового, ученического договора, дополнительных соглашений к трудовому договору, договора о материальной ответственности, договора на получение образования, приказа о дисциплинарном взыскании, уведомления об изменениях условий труда – для перечисленных электронных документов работодатель использует только УКЭП юридического лица.
Мнение эксперта. Работник не обязан использовать именно усиленную неквалифицированную электронную подпись, если у него есть личная усиленная квалифицированная электронная подпись. Более того, многие кадровые документы разрешено подписывать простой электронной подписью. В «Добыто. КЭДО» есть возможность выпуска и использования сотрудником как УНЭП, так и ПЭП.
Процесс выпуска УНЭП
Для начала напомним, что оформление электронных подписей для сотрудников, оплата услуги выпуска УНЭП – это обязанность работодателя, а не работника. Сотрудник не должен оплачивать из личных средств выпуск подписи. Если работодатель отказывается оформлять УНЭП сотрудникам, то это нарушение трудового законодательства.
Выпуск усиленной неквалифицированной электронной подписи возможен двумя способами:
- Личное обращение в удостоверяющий центр. Потребуется предоставить документы, удостоверяющие личность, оплатить услугу. Токен (носитель информации, где хранится сертификат электронной подписи) приобретается отдельно. Обратиться можно в любой удостоверяющий центр, в т.ч. неаккредитованный.
- Дистанционный выпуск электронной подписи. При дистанционном выпуске сотрудник заполняет шаблонное заявление в системе кадрового электронного документооборота, отправляет его в кадровую службу. Кадровик проверяет сведения в заявлении и разрешает выпуск УНЭП. При дистанционном способе выпускается облачная усиленная неквалифицированная электронная подпись – на физическом носителе она не хранится.
Для работодателя оптимальным вариантом будет массовый дистанционный выпуск облачных УНЭП для сотрудников. Оформляется электронная подпись в системе КЭДО работодателя. В сервисе «Добыто. КЭДО» можно полностью бесплатно выпустить простую и усиленную неквалифицированную электронную подпись сотрудника.
Как пользоваться УНЭП?
Использование сотрудником усиленной неквалифицированной электронной подписи для подписания кадровых документов различается в зависимости от используемой системы КЭДО. В общем случае процесс подписания выглядит следующим образом:
- Сотруднику приходит уведомление о поступлении нового документа. Уведомления могут приходить по e-mail или SMS.
- Сотрудник входит в личный кабинет системы кадрового электронного документооборота. В личном кабинете есть доступ ко всем входящим и исходящим электронным документам сотрудника. Работник находит и открывает в системе нужный документ.
- Подписание электронного документа УНЭП. В личном кабинете возле нового документа будет находиться кнопка «Подписать». Сотруднику достаточно нажать на кнопку. Если для подписания используются одноразовые пароли, то нужно будет ввести в систему код из СМС.
- Изменение статуса электронного документа. После подписания статус документа изменится на «Подписанный», и кадровик и иные участники документооборота получат уведомление об этом.
В сервисе «Добыто. КЭДО» подписывать электронные документы сотрудники могут с любого устройства при наличии доступа в интернет. При этом на смартфоне или планшете не потребуется устанавливать специальное мобильное приложение – доступ в личный кабинет осуществляется через веб-версию сервиса. Это быстро и удобно, поскольку ознакомиться с документами и подписать их можно в любое время и в любом месте, а не только на работе.
Мнение эксперта. Использование УНЭП простое и удобное – не потребуется долго обучать сотрудников работе с системой «Добыто. КЭДО». Благодаря интуитивно понятному интерфейсу каждый сотрудник сможет самостоятельно разобраться с системой кадрового электронного документооборота.
Что еще нужно знать про УНЭП?
Усиленная неквалифицированная электронная подпись действительна в той системе, в которой она выпущена. Т.е. сотрудник сможет подписывать кадровые электронные документы в сервисе «Добыто. КЭДО», но использовать такую УНЭП в банке или еще где-то не сможет.
Если в компании только вводится кадровый электронный документооборот, то необходимо объяснить сотрудникам, как именно работать с системой, для каких документов достаточно простой электронной подписи, а для каких необходимо УНЭП. При использовании сервиса «Добыто.Знания» контент-менеджер компании или иной сотрудник, ответственный за наполнение базы знаний, может создать соответствующий раздел о КЭДО. Это удобно не только для информирования работников о работе с системой и подписания документов, но и для предоставления другой важной информации, необходимой для работы. Например, при отправке документов на подписание кадровик может создать ссылки на соответствующие статьи в базе знаний.
Усиленные неквалифицированные электронные подписи специалист кадровой службы может выпускать массово. При использовании модуля «Добыто. КЭДО» можно в 1С просмотреть все заявления на выпуск УНЭП от сотрудников, и выпустить подписи для всех работников – не потребуется делать это отдельно по каждому человеку.
Кадровик при подписании документов от лица компании не может использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись – необходимо пользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью физического лица и машиночитаемой доверенностью. Руководитель компании пользуется только УКЭП юридического лица. Поэтому УНЭП в кадровом делопроизводстве в основном предназначена для рядовых сотрудников компании.
Если работник увольняется, то каким-то специальным образом аннулировать его облачную УНЭП в системе «Добыто. КЭДО» не потребуется. Кадровику в модуле интеграции достаточно лишь запретить для этого сотрудника доступ в личный кабинет.
В сервисе «Добыто. КЭДО» в стоимость подписки уже включен выпуск УНЭП для всех сотрудников, которым будет предоставлен личный кабинет. Соответственно, количество личных кабинетов равно количеству сотрудников и равно количеству выпускаемых усиленных неквалифицированных электронных подписей.
Мнение эксперта. В обязательном порядке выпускать усиленные неквалифицированные электронные подписи не нужно – заявления, объяснительные записки и некоторые другие кадровые документы можно подписывать с помощью простой электронной подписи. Но по трудовому законодательству определены кадровые документы, которые сотрудник может подписывать только УНЭП или УКЭП – для таких электронных документов запрещено применять ПЭП.
Почему стоит использовать «Добыто. КЭДО» для выпуска УНЭП?
Модуль «Добыто. КЭДО» помогает сотрудникам просто и быстро подписывать кадровые документы в электронной форме. Не нужно, например, распечатывать заявление, относить его в отдел кадров, ждать, когда документ рассмотрят и подпишут. Отправлять кадровые документы можно дистанционно. Благодаря уведомлениям работники сразу узнают о том, что статус отправленного документа изменился.
К другим преимуществам сервиса «Добыто. КЭДО» относится следующее:
- Бесплатный выпуск подписей для сотрудников. Выпустить простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись для сотрудника можно бесплатно – услуга уже включена в стоимость подписки. Работодатель сможет существенно сэкономить на выпуске УНЭП для работников.
- Быстрый выпуск УНЭП. При посещении удостоверяющего центра потребуется время для выпуска электронных подписей. Сделать это через личный кабинет сервиса «Добыто. КЭДО» можно буквально за 15 минут. Сотруднику не потребуется посещать отдел кадров – взаимодействие с кадровиком осуществляется через систему удаленно.
- Оплачиваются только сотрудники, получающие доступ в личный кабинет сервиса. За кадровиков работодателю платить не потребуется. Т.е. в компании может работать несколько специалистов кадровой службы, использующих сервис «Добыто. КЭДО», и при оплате подписки их учитывать не потребуется.
Система «Добыто. КЭДО» настраивается достаточно быстро – при выборе облачной версии интеграция с учетной системой работодателя занимает от 10 минут. После настройки можно сразу начать пользоваться сервисом – добавить сотрудников в систему, отправить им приглашения для доступа в личный кабинет и выпуска УНЭП.
Заключение
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись по механизмам защиты не уступает усиленной квалифицированной электронной подписи. При этом стоимость УНЭП при получении в удостоверяющем центре намного ниже, чем УКЭП. Облачная электронная подпись выпускается дистанционно в системе кадрового электронного документооборота.
- В сервисе «Добыто. КЭДО» выпуск УНЭП для сотрудников бесплатный. Сам процесс выпуска занимает порядка 15 минут, и не потребует от работника лично обращаться в отдел кадров. Достаточно заполнить форму заявления на выпуск электронной подписи и согласиться с условиями. Кадровики могут разрешать выпуск усиленной неквалифицированной электронной подписи отдельно для каждого работника, а могут массово выпустить УНЭП для всех сотрудников.
- В сервисе «Добыто. КЭДО» сотрудники в личном кабинете могут выпускать и пользоваться как простой, так и усиленной неквалифицированной подписью. Подписывать кадровые документы можно с любого устройства – хоть с телефона. Система «Добыто. КЭДО» предоставляется по модели SaaS и On-Premise. При использовании локального хранилища работать с электронными документами, подписывать их можно и без доступа в интернет.
Вопросы и ответы
Как взаимодействовать с сотрудником, который отказался от перехода на кадровый ЭДО?
На законодательном уровне не предусмотрен обязательный переход на КЭДО для бизнеса, поэтому каждый сотрудник может отказаться от обмена документами в электронной форме. С такими сотрудниками работодатель должен вести документооборот в бумажной форме – применение каких-либо дисциплинарных взысканий за отказ от КЭДО является неправомерным.
Нужен ли перевыпуск УНЭП при изменении личных данных сотрудника?
Да – в сертификате электронной подписи указываются личные данные физического лица (владельца УНЭП). Если у работника меняется фамилия или иные личные данные, то старая электронная подпись становится недействительной. В сервисе «Добыто. КЭДО» возможен автоматический перевыпуск УНЭП.
Поможет ли УНЭП узнать о том, что в документ были внесены изменения уже после подписания?
Да – при подписании документа шифруются данные о самом документе, лице, его подписавшем, времени подписания. Если одна из сторон документооборота захочет внести изменения после подписания, то электронная подпись автоматически становится недействительной. Документ потребуется подписывать заново – юридической силы он иметь не будет.
