Хранение документов и статьи перечня как найти нужную статью за минуту

Как устроен Перечень № 236 и почему поиск по одному слову даёт неверный срок

В таблице Перечня четыре графы: номер статьи, вид документа, срок хранения и примечания. Формулировки статей обобщённые. В скобках перечислены основные виды документов, которые входят в статью, поэтому точного названия вашего документа в строке может не оказаться. Для поиска к Перечню составлен Указатель: виды документов в нём перечислены по алфавиту со ссылками на номера статей. Перечень действует с 18.02.2020. Порядок его применения задаёт Инструкция, утверждённая приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

Для работы удобнее открыть полный текст Перечня типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива и искать по нему поиском браузера. На официальном портале правовой информации акт размещён сканом на 230 страницах, и текст из скана не извлекается.

Совпадение слова в Указателе ещё не означает, что статья найдена. Статья 434 о приказах по личному составу разбита на пять подпунктов со сроками от 3 лет до 50/75 лет. Слово «журнал» приводит в статью 423, где у двух подпунктов разные сроки. После Указателя открывают саму статью и сверяют содержание строки, подпункт, срок и примечание. Если название в строке общее, документ соотносят с вопросом или функцией, которые описаны в статье.

На 05.10.2026 действуют приказы Росархива № 236 и № 237, а также Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и применяемые с 17.09.2023. 08.04.2026 Росархив разместил для общественного обсуждения проект нового Перечня, приём замечаний закрылся в мае 2026 года. Принятого акта, который заменил бы приказ № 236, в официальных публикациях нет. Поэтому номера статей и сроки в номенклатуре дел указывают по действующей редакции. Проект правил от 20.04.2026 касается государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек и научных организаций. Он не относится к Правилам № 77 для архивов организаций.

Статус проекта перед утверждением номенклатуры на следующий год проверяют в разделе проектов нормативных актов на сайте Росархива. После принятия нового акта номенклатуру сверяют уже с его текстом.

Статьи Перечня для кадровых документов: таблица сроков

Кадровые документы распределены по нескольким статьям Перечня № 236, и даже приказы разнесены по пяти подпунктам статьи 434 с разными сроками. Таблица сведена по тексту действующей редакции на 05.10.2026.

Сроки внутри статьи 434 расходятся от 3 лет до 50/75 лет. Поэтому приказ о приёме и приказ о ежегодном отпуске подшивают в разные дела: Правила № 77 требуют формировать приказы по срокам хранения. Обзоры часто относят графики отпусков к документам по личному составу и ставят им 50/75 лет. Статья 453 даёт графикам 3 года.

Запись 50/75 раскрывает статья 22.1 закона об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет. По истечении срока документы организаций, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, проходят экспертизу ценности.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В практике Добыто таблицы сроков сверяются с текстом самого акта: раздел 7.3 «Охрана труда», статьи 407-430, сверен по первоисточнику в сентябре 2026 года. Разрыв между 45 и 5 годами в статье 423 объясняется тем, что именно доказывает каждый журнал.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Протокол проверки знаний фиксирует разовое событие, и через три года его сменит новая проверка. Журнал инструктажа подтверждает, что работу по безопасности с человеком вели весь период его работы. Нужен он бывает тогда, когда бывший работник через двадцать лет связывает заболевание с условиями труда. Законченный журнал инструктажа передавайте в архив и закладывайте на него 45 лет хранения.»

Личное дело: статья 445 и состав по ЛНА

Статья 445 устанавливает для личных дел руководителей и работников срок 50/75 лет с отметкой ЭПК. Состав личного дела государственных и муниципальных служащих определяет законодательство. У работников остальных организаций состав задаёт локальный нормативный акт. Правила № 77 делают для личных дел исключение из правила «одно дело — один календарный год», поэтому в личном деле могут быть документы разных лет. Если перечень документов личного дела в ЛНА не закреплён, его утверждают до того, как дела уйдут в архив.

Порядок поиска статьи: от Указателя до номенклатуры дел

Номер статьи нужен для номенклатуры дел. По пунктам 5.1-5.3 Инструкции по применению Перечня, утверждённой приказом Росархива № 237, организация конкретизирует в номенклатуре наименование документа. К нему ставится ссылка на статью Перечня, а при наличии — на отраслевой перечень или номенклатуру. Похожая по теме строка таким основанием не служит.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибку обычно делают на первом шаге. Специалист по кадрам открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок, не зная, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Там, где у отрасли своя специфика обучения, скорее всего, будет и своя специфика хранения. Порядок такой: сначала ищите отраслевой перечень и только после него открывайте общий.»

Как найти статью Перечня № 236 по виду документа: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, утверждён ли для вашей отрасли ведомственный перечень. Для документов, специфичных для отрасли, он имеет приоритет над Перечнем № 236.
2. Шаг 2. Откройте Указатель к Перечню № 236 и найдите вид документа по алфавиту. В HTML-тексте на сайте Росархива то же делают поиском браузера по слову из названия.
3. Шаг 3. Перейдите к статье и прочитайте строку целиком: заголовок статьи, перечень в скобках, подпункт. Если название общее, сопоставьте документ с вопросом или функцией, описанными в строке.
4. Шаг 4. Прочитайте графу срока и графу примечаний. Проверьте отметку ЭПК, сноски о вредных и опасных условиях труда и разделение «по месту утверждения» и «в других организациях».
5. Шаг 5. Найдите в строке специальное условие отсчёта: «после истечения срока действия», «после замены новыми», «после закрытия». Если его нет, срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
6. Шаг 6. Внесите в номенклатуру дел конкретизированное наименование дела, срок и номер статьи с подпунктом.
7. Шаг 7. Если точного вида нет ни в одном применимом перечне, передайте вопрос экспертной комиссии организации. До её решения не включайте документы в акт о выделении к уничтожению.

Как прочитать срок в найденной строке: отсчёт, ЭПК и условия статьи

По пункту 4.1 Инструкции № 237 срок хранения считают с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Для журналов, книг и реестров точка отсчёта — 1 января года после завершения их ведения. Статья может содержать собственное условие: «после истечения срока договора», «после замены новыми», «после последней записи». Тогда сначала учитывают это условие, затем применяют общее правило.

Вот два расчёта по этому правилу. Дело с приказами о ежегодных отпусках за 2026 год (статья 434 «б», 5 лет) хранится с 01.01.2027, и срок истекает в конце 2031 года. Журнал вводного инструктажа, ведение которого завершено в 2026 году (статья 423 «а», 45 лет), хранится с 01.01.2027 до конца 2071 года.

Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) по пункту 4.9 Инструкции № 237 означает следующее: документ или его часть по результатам экспертизы ценности могут быть отобраны на постоянное хранение. Срок «постоянно» эта отметка автоматически не присваивает. Уничтожить дело после окончания срока без экспертизы она тоже не разрешает. Для дел с ЭПК пункт 27 Правил № 77 требует полистного просмотра, для электронных дел — подокументного.

Часть статей задаёт в одной строке два срока: по месту утверждения или составления документа и в других организациях. Оригинал локального акта и копия того же акта, полученная из другой организации, в таком случае хранятся разное время.

Перед переносом срока в номенклатуру сверьте условие отсчёта, отметку ЭПК и разделение по месту утверждения. Ошибка в любом из этих элементов сдвигает дату, после которой дело можно выносить на экспертизу.

Когда Перечня № 236 недостаточно: отраслевые документы и пробелы

Отраслевые перечни имеют приоритет

Перечень № 236 основной для большинства организаций. Для отдельных сфер действуют более детализированные перечни, и для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет над общим. В здравоохранении хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации регулируют приказы Минздрава России. В образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов. В финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов. Общие управленческие и кадровые документы таких организаций ищут в Перечне № 236.

Вида документа нет в Перечне

Отсутствие строки в Перечне не освобождает от хранения документа и не даёт основания уничтожить его по похожей статье. Инструкция № 237 не разрешает назначать срок произвольной аналогией. Положение об экспертной комиссии организации, утверждённое приказом Росархива от 11.04.2018 № 43, относит к функциям комиссии подготовку предложений о сроках хранения документов, не предусмотренных перечнями. Такие предложения затем согласуют в ЦЭПК при Росархиве. Пока срок не установлен и экспертиза не завершена, документ остаётся на хранении.

Важный нюанс из практики: на профильных ресурсах регулярно спрашивают о журнале учёта инструкций по охране труда и журнале их выдачи. Вести их нужно, а отдельной строки для них в Перечне № 236 нет. Близкий по содержанию вид документа (инструкции по охране труда или журналы инструктажа) служит ориентиром для предложения экспертной комиссии. Решение комиссии оформляется документом, и при проверке организация показывает документированное решение.

Найденная строка закрывает вопрос не во всех случаях. Действия по типовым сценариям сведены в таблицу.

Рекомендуемая форма акта о выделении к уничтожению (приложение № 3 к Правилам № 77) содержит графы для индекса по номенклатуре, срока хранения и номера статьи Перечня. Для дела без подтверждённой статьи эти графы заполнить нечем, поэтому такое дело до решения экспертной комиссии в акт не включают.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Во что обходится уничтожение по ошибочной статье

Типовой сценарий ошибки: журналы по охране труда уничтожают через 5 лет вместе с протоколами проверки знаний, ориентируясь на подпункт «б» статьи 423. Через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда. Другой вариант — несчастный случай с работником, который отработал 20 лет. Расследование в обоих случаях запрашивает выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы. Без журнала проведение инструктажей не доказать, а доказывать придётся работодателю.

Обратная ошибка — поставить графикам отпусков 50/75 лет вместо 3. Тогда в архив длительного хранения уходят документы, которые по статье 453 выносятся на экспертизу уже через 3 года. Проверьте по номенклатуре, не стоят ли журналы инструктажа и графики отпусков в строках с чужим сроком.

Электронные кадровые документы: срок прежний, комплект хранения другой

Срок хранения не зависит от носителя: по пункту 4.2 Инструкции № 237 электронная форма срок не сокращает. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ введены Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Часть 11 статьи 22.3 обязывает работодателя обеспечивать сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Это касается и работы через собственную систему, и работы через платформу «Работа в России». Приказ о приёме, подписанный в КЭДО, хранится 50/75 лет по статье 434 «а», как и бумажный.

Какие кадровые документы закон оставляет на бумаге

Статья 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО четыре группы документов:

• трудовые книжки и формируемые сведения о трудовой деятельности;
• акт о несчастном случае на производстве установленной формы;
• приказ об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Для этих документов срок отсчитывают по бумажному делу, поэтому номенклатура заранее разделяет электронные и бумажные дела. В охране труда протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся на бумаге.

Комплект электронного документа по приказу Минтруда № 578н

С 01.03.2023 действует приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Электронный кадровый документ хранится комплектом из пяти частей:

• основная часть в формате PDF/A-1A;
• приложения в предусмотренных форматах;
• файлы электронных подписей, если они есть;
• машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней;
• описание в XML.

Состав комплекта приведён в разделе Минтруда о кадровом электронном документообороте. Предельного срока архивного хранения приказ № 578н не устанавливает.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания документа. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его тоже не заменяет. Решение о форме принимайте один раз, при создании документа: оно действует весь срок хранения.»

В тарифе «Бизнес» сервиса Добыто электронный архив входит в подписку, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Срок хранения каждого дела при этом задаёт статья Перечня, указанная в номенклатуре.

Что проверить в системе электронного архива до загрузки документов

У приказов по личному составу и личных дел архивный срок 50/75 лет, и всё это время подпись в архиве должна оставаться проверяемой. Для этого к подписи добавляют метку времени. При смене криптоалгоритмов поверх прежней подписи формируют усовершенствованную подпись, после чего документ передают в архив с сохранением проверяемости.

Перед загрузкой кадрового архива поставщику системы задают вопросы по чек-листу:

• где физически хранятся данные и кто получает к ним доступ; в облачном КЭДО это обычно три компании: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр;
• какие виды подписи поддерживаются с обеих сторон и можно ли их комбинировать в одном документе;
• есть ли интеграция с государственным сервисом электронных подписей;
• выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность;
• есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений;
• что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.

Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через КЭДО суд проверял не только положение о КЭДО и согласие работника на переход. Он также выяснял дату выдачи подписи, порядок идентификации при подписании и то, мог ли работник фактически пользоваться системой. Решающими оказались данные, зафиксированные самой системой: подпись выдали в день подписания заявления, а подписывал за работника другой человек. Мы в Добыто разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней. Сведения о выдаче подписи и идентификации хранятся вместе с документами.

Если система не выгружает комплект целиком или не фиксирует обстоятельства выдачи подписи, эти пробелы закрывают до перевода архива, а не во время проверки ГИТ или судебного спора.

Как сформировать дела и описи, чтобы документ находился по работнику

Правила № 77 называют дело единицей классификации, а номенклатуру дел — основой формирования дел и описей. В одно дело группируют документы одного календарного года, исключения сделаны для переходящих и личных дел. Документы постоянного и временного хранения группируют раздельно, приказы формируют по срокам хранения. Описи составляют отдельно: по делам постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу. Требования изложены в пунктах 7, 10, 12, 49 и 63 Правил организации хранения, утверждённых приказом Росархива № 77.

Разбор накопленного архива по этим требованиям идёт в четыре шага:

1. Разделить документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы и действующие приказы.
2. Завершённые разделить по порогу 10 лет. В охране труда к первой группе относятся протоколы и инструкции, ко второй — журналы инструктажей и карты специальной оценки условий труда.
3. Внутри группы сортировать по видам (журналы, протоколы, акты, ЛНА, переписка), внутри вида — по годам от старых к новым.
4. Оформить номенклатуру дел со сроками и статьями Перечня.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Разделение по порогу 10 лет определяет физическое место хранения. Документами со сроком до 10 лет пользуются, их достают, поэтому они лежат рядом. Документы свыше 10 лет уходят в архив и понадобятся, скорее всего, в критической ситуации, когда искать некогда. Порог закладывайте в номенклатуру сразу, чтобы дело попадало на нужное место хранения при закрытии.»

Проверьте, находит ли ваша опись документы по фамилии работника. Если поиск возможен только по году, добавьте в описи по личному составу и охране труда указатель работников.

Стоимость КЭДО с электронным архивом: тарифы на 2026 год

Стоимость определяют тариф и численность сотрудников. Отдельных позиций за поиск статьи Перечня и физическое хранение бумажных дел на странице тарифов нет.

Цены приведены по состоянию на 05.10.2026. Итоговая сумма зависит от численности сотрудников, видов подписи и потребности в интеграциях; актуальные условия указаны на странице тарифов КЭДО Добыто. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Срок хранения кадрового документа задаёт вся строка Перечня № 236: подпункт, примечание, отметка ЭПК и условие отсчёта. Указатель быстро выводит на нужную статью, но вывод о сроке делают только после сверки строки и записи статьи в номенклатуру. Отраслевой перечень проверяют раньше общего, отсутствие строки разрешает экспертная комиссия, а электронный носитель срок не меняет.

Сервис Добыто ведёт кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и хранит подписанные документы в электронном архиве. Номенклатура со ссылками на статьи Перечня позволяет держать каждое дело столько, сколько требует закон.

Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов

Сколько хранить документ по личному составу, законченный ровно 1 января 2003 года?

Статья 22.1 закона № 125-ФЗ различает документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003 (75 лет), и законченные после этой даты (50 лет). Сам день 01.01.2003 формулировка прямо не относит ни к одной из категорий, а специального правила для него в действующих редакциях нет. Решение по таким делам фиксирует экспертная комиссия организации. Если у статьи стоит отметка ЭПК, дело в любом случае проходит экспертизу ценности до уничтожения.

Сколько хранить копию выданной архивной справки?

По статье 178 Перечня № 236 копии архивных справок, выданных по запросам пользователей, и документы к ним хранятся 5 лет с отметкой ЭПК. Архивная справка по пункту 46.9 Правил № 77 — это ответ архива с данными и шифрами исходных единиц хранения. Срок её копии не сокращает срок исходного личного дела: по статье 445 личное дело хранится 50/75 лет ЭПК.

Приказ 29н — это статья Перечня?

Нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры работников, сроки хранения документов он не устанавливает. Для документов о медосмотрах ищут статьи Перечня № 236. Например, перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров хранятся по статье 411: постоянно по месту утверждения, в других организациях — до замены новыми.

Сколько хранить согласие на обработку персональных данных уволенного работника?

По статье 441 Перечня № 236 согласие хранится 3 года после истечения срока его действия или после отзыва, если федеральный закон или договор не устанавливает иное. Увольнение само по себе отсчёт не запускает, отсчёт идёт от истечения срока согласия или его отзыва. Положения и инструкции об обработке персональных данных по статье 440 хранятся постоянно по месту утверждения и 3 года после замены новыми в других организациях.

В какой срок выдать работнику копию документа из архива?

По части 2 статьи 22.3 ТК РФ работодатель выдаёт документы или их надлежащим образом заверенные копии не позднее трёх рабочих дней после заявления. Форма — бумажная копия, а если документ ведётся в КЭДО, возможен электронный документ, переданный установленным способом. Распечатка электронного документа оригиналом не становится. Это копия, которую заверяет организация отметкой о верности копии, оператор ЭДО, удостоверяющий центр или нотариус.

Сколько хранить наряд-допуск, если по работам был несчастный случай?

По статье 415 Перечня № 236 наряды-допуски на работы с вредными и опасными факторами и на особо опасные работы хранятся 1 год после закрытия. При травмах, авариях и несчастных случаях срок составляет 45 лет. Те же сроки статья 416 устанавливает для журнала учёта выдачи нарядов-допусков, поэтому наряд и журнал по такому случаю сразу выводят из годового цикла уничтожения.