Выгрузка документа из КЭДО для инспекции — это передача электронного оригинала: самого файла, файла подписи и протокола проверки, в котором зафиксирован результат сверки хэша. Распечатка PDF со штампом «Документ подписан электронной подписью» такой выгрузкой не является: штамп нарисован графически, проверить по нему подпись нельзя. Комплект зависит от вида подписи. Под УНЭП и УКЭП протокол целостности формируется, потому что подпись вычисляется от хэша документа. Под ПЭП протокол не формируется: фиксируется только факт подписания, а доказательствами служат журнал информационной системы и соглашение сторон. Для трудового договора, договора о материальной ответственности и приказа о дисциплинарном взыскании работодатель применяет УКЭП по части 2 статьи 22.3 ТК РФ.
Разберём, что именно получает на руки инспектор ГИТ или суд, из каких блоков состоит протокол проверки подписи и какие строки в нём читает проверяющий. Покажем, как выгрузить документ вместе с подписью, что проверить до выгрузки и почему подпись, действительная в день подписания, через несколько лет перестаёт проходить проверку. Сравнительная таблица ПЭП, УНЭП и УКЭП, разбор запросов про «тип подписки УКЭП» и «единицу измерения УКЭП», чек-лист подготовки комплекта, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Загрузите документ и файл подписи в форму ниже: сервис сверит хэш, покажет данные подписанта и сформирует протокол проверки, который можно приложить к ответу на требование.
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что предъявляют проверяющему: электронный оригинал вместо распечатки
Юридическую силу несёт электронный оригинал, подписанный электронной подписью, и только его можно проверить. Бумажная копия с картинкой штампа знакомит проверяющего с содержанием документа, но не подтверждает ни авторство, ни неизменность текста. Если инспектор ГИТ запрашивает трудовой договор, оформленный в КЭДО, комплект состоит из трёх частей: файл документа, файл подписи (при откреплённой подписи это отдельный файл рядом с документом) и протокол проверки подписи. При присоединённой подписи документ и подпись лежат в одном контейнере, и передаётся один файл.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Различие между двумя форматами прямо влияет на комплектность выгрузки. Откреплённая подпись хранится отдельным файлом с расширением .sig или .p7s, и без него документ не проверяется: проверяющий получит текст без возможности сверить хэш. Присоединённая подпись включена внутрь контейнера, документ и подпись передаются вместе, но открыть такой файл обычным просмотрщиком не получится — нужна программа проверки. Перед отправкой стоит открыть папку и убедиться, что каждому документу соответствует парный файл подписи с тем же именем.
Важный нюанс из практики: частая схема в организациях — распечатать документ из системы, приложить визуальный штамп подписи и на всякий случай подписать бумажный экземпляр собственноручно. Такая распечатка сама по себе юридической значимости не несёт, а собственноручная подпись на ней создаёт второй экземпляр документа с другим набором реквизитов. Правильнее передать электронный оригинал, а бумагу использовать только как удобочитаемую форму для чтения.
Внимание: сертификат должен быть действителен на момент подписания. Если ключ был скомпрометирован и удостоверяющий центр включил сертификат в список отозванных, все документы, подписанные после включения в список отзыва, проверку не пройдут: результат будет отрицательным.
Протокол целостности: из каких блоков он состоит
Протокол проверки подписи — текстовый или PDF-отчёт, который формирует программа или веб-сервис после сверки документа с файлом подписи. Механика простая: при подписании вычисляется хэш документа, и подписывается именно он. При проверке хэш вычисляется заново из полученного файла и сравнивается с тем, что зашит в подпись. Совпали — в документ после подписания изменения не вносились. Не совпали — файл изменён или подпись относится к другой версии документа.
Проверяющий читает протокол не целиком, а по нескольким строкам. В таблице ниже — состав блоков и то, что каждый из них закрывает.
| Блок протокола | Что подтверждает | На что смотрит проверяющий |
|---|---|---|
| Статус подписи | Совпадение хэша документа с хэшем внутри подписи | Формулировку «подпись подтверждена» или «подпись недействительна» |
| Пара проверенных файлов | Что протокол относится именно к этому документу | Имена файлов вида dogovor.pdf и dogovor.pdf.sig |
| Сведения о подписанте | Лицо, подписавшее документ | ФИО, СНИЛС и другие реквизиты владельца сертификата |
| Данные сертификата | Кем выдан сертификат и на какой срок | Издателя, серийный номер, период действия |
| Результат построения цепочки | Доверие к удостоверяющему центру | Цепочку от сертификата подписанта до головного удостоверяющего центра |
| Проверка по CRL и OCSP | Что сертификат не был отозван | Отметку о сверке со списком отозванных сертификатов |
| Алгоритмы | Применение российских криптостандартов | ГОСТ Р 34.10-2012 для подписи и ГОСТ Р 34.11-2012 для хэширования |
| Время подписания и метка времени | Момент создания подписи | Штамп времени от службы TSA, если он добавлялся |
Без строки о цепочке сертификатов и отметки о проверке по спискам отзыва протокол показывает только математическую корректность подписи. Такой результат встречается при проверке подписей тестовых удостоверяющих центров: хэш сходится, а доверия к сертификату нет.
Проверить подпись и получить протокол можно и без внутренних инструментов: сервис проверки электронной подписи на портале Госуслуг принимает документ вместе с файлом подписи и выдаёт результат с данными сертификата. Для юриста это способ убедиться в комплектности выгрузки до того, как она уйдёт в инспекцию, и увидеть документ ровно так, как его увидит проверяющий.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Комплект для проверки я собираю в одну папку: документ, файл подписи и протокол. Если подпись откреплённая, а файла .sig в комплекте нет, проверяющий физически не сможет подтвердить целостность, и разговор пойдёт уже не о содержании документа, а о том, почему его нельзя проверить. Перед отправкой откройте папку и сверьте, что имён файлов ровно в два раза больше, чем документов».
Как выгрузить документ из КЭДО и получить протокол целостности: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Найдите документ в реестре по фильтрам: тип документа, сотрудник, дата создания, статус. Убедитесь, что статус документа — подписан всеми участниками маршрута, а не «на подписании».
- Шаг 2. Скачайте электронный оригинал. При откреплённой подписи выгружаются два файла: сам документ и файл подписи с тем же именем и расширением .sig или .p7s. При присоединённой подписи выгружается один контейнер.
- Шаг 3. Не переименовывайте файлы и не меняйте расширения. Любая правка документа после подписания, включая пересохранение в другом редакторе, ломает совпадение хэша.
- Шаг 4. Загрузите пару файлов в сервис проверки подписи и дождитесь результата с построением цепочки сертификатов и сверкой по спискам отзыва.
- Шаг 5. Скачайте протокол проверки в PDF и сохраните его рядом с документом. Один протокол — на один документ и одну подпись; при двустороннем подписании в протоколе будут два блока подписантов.
- Шаг 6. Приложите выписку из журнала системы: маршрут документа, состав подписантов, время каждого действия. Она закрывает вопрос о том, кто и когда запускал документ в работу.
- Шаг 7. Добавьте в комплект ЛНА, на основании которых ведётся КЭДО, и соглашение об использовании подписи, если документ подписан УНЭП или ПЭП.
Маршрут документа в Добыто КЭДО хранится вместе с самим документом: видна последовательность подписантов и статус каждого участника, поэтому выписка для шага 6 собирается из карточки документа, а не восстанавливается по переписке.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, от которой зависит наличие протокола
Все три вида подписи по 63-ФЗ объединяет одно требование: подпись должна позволять установить лицо, подписавшее документ. Дальше начинаются различия, и главное из них — способ формирования. ПЭП образуется кодами и паролями, никаких вычислений с текстом документа не происходит. УНЭП и УКЭП создаются криптографическим преобразованием: сначала вычисляется хэш документа, затем хэш подписывается ключом. Отсюда и разное поведение при проверке.
Факт: простая электронная подпись не позволяет проверить целостность документа и его неизменность после подписания. Фиксируется только факт подписания, поэтому одна из сторон технически может поменять текст, и доверенным способом это не определяется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Признак | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Как формируется | Коды, пароли, логин в системе | Криптографическое преобразование хэша ключом подписи | То же, но только сертифицированными средствами электронной подписи |
| Проверка целостности документа | Нет, фиксируется только факт подписания | Да, через сверку хэша | Да, через сверку хэша |
| Сертификат ключа проверки | Не требуется | Выдаёт удостоверяющий центр, аккредитация не обязательна | Квалифицированный, только аккредитованный удостоверяющий центр |
| Основание юридической силы | Нормативный акт или соглашение сторон с порядком разбора конфликтов | Нормативный акт или соглашение сторон | Закон: подпись равнозначна собственноручной |
| Протокол целостности при выгрузке | Не формируется, доказательством служит журнал системы | Формируется | Формируется |
| Документы из части 2 статьи 22.3 ТК РФ | Не применяется | Допустима со стороны работника | Обязательна со стороны работодателя |
Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ закрывает закрытый перечень: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Работодатель подписывает их УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Остальные кадровые документы работник вправе подписать и ПЭП, но тогда протокол целостности по ним получить нельзя, и в споре придётся опираться на журнал системы и подписанное соглашение.
Почему у УКЭП нет «типа подписки» и «единицы измерения»
Запросы про тип подписки УКЭП и единицу измерения УКЭП появляются из договорной практики: юристу нужно указать предмет и единицу в спецификации, а подпись как объект туда не ложится. Электронная подпись — это число, вычисленное от документа, у него нет тарифа и срока. Тариф и срок есть у двух других сущностей. Первая — квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, услуга удостоверяющего центра с конкретным сроком действия и стоимостью выпуска. Вторая — лицензия на средство криптографической защиты, которое формирует подпись; требования к таким средствам установлены приказом ФСБ России № 796, а требования к форме квалифицированного сертификата — приказом № 795.
В спецификации это выглядит так: «выпуск квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи — 1 шт.» и «право использования средства электронной подписи — 1 лицензия на 1 рабочее место». Формулировка «подписка на УКЭП» в договоре создаёт неопределённость предмета: непонятно, оплачивается выпуск сертификата, лицензия или доступ к сервису подписания. Разнести три позиции проще на этапе согласования договора, чем объяснять их различие при проверке.
Подпись единоличного исполнительного органа: почему ПЭП здесь не работает
ЕИО подписывает документы от имени организации, и для кадровых документов из части 2 статьи 22.3 ТК РФ вариантов нет: только УКЭП. Схема «у руководителя есть ПЭП в корпоративной системе» закрывает внутренние согласования, но не подписание трудового договора. Отдельный вопрос — передача токена с ключом руководителя помощнику. Закон не регламентирует передачу ключа третьим лицам напрямую, но участник электронного взаимодействия обязан обеспечивать конфиденциальность ключа электронной подписи и не допускать его использования без своего согласия. При споре подпись будет считаться поставленной владельцем сертификата, и ответственность останется на нём. Штатное решение — делегирование права подписи приказом и отдельный сертификат на уполномоченное лицо, а для внешнего оборота — машиночитаемая доверенность.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор о ПЭП почти всегда упирается не в саму подпись, а в порядок её применения. Если у вас нет приказа о присвоении логинов, нет подписанного работником соглашения о порядке применения простой электронной подписи и нет описанного порядка разбора конфликтных ситуаций, то доказать, что документ подписал конкретный человек, будет нечем. Проверьте, что все три документа существуют и подписаны, до того как понадобится их предъявить».
Образцы документов для комплекта, который уходит проверяющему
Комплект собирается вокруг протокола проверки, поэтому начните с его образца, а остальное добирайте под свою ситуацию.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Что проверить до выгрузки: чек-лист подготовки
Требование инспектора приходит с конкретным сроком, и разбираться с несовпадением хэша в этот момент поздно. Проверку комплекта проще делать заранее, выборочно, по одному документу каждого типа.
- Состав пары файлов. Каждому документу с откреплённой подписью соответствует файл .sig или .p7s с тем же именем. Если файлов подписи меньше, часть документов проверить не получится.
- Статус документа. Документ подписан всеми участниками маршрута. Документ в статусе «на подписании» выгружать в инспекцию нельзя: подпись под ним неполная.
- Вид подписи по каждому типу документа. Сверьте с частью 2 статьи 22.3 ТК РФ: под трудовым договором со стороны работодателя должна стоять УКЭП, ПЭП там недопустима.
- Действительность сертификата на дату подписания. Сравните дату подписания с периодом действия сертификата в протоколе. Подпись сертификатом с истёкшим сроком проверку не пройдёт.
- Наличие метки времени. Если штампа времени нет, момент подписания подтверждается только журналом системы.
- Комплект ЛНА. Приказ о введении КЭДО, положение о ведении КЭДО, уведомления и согласия работников, соглашение об использовании ПЭП и УНЭП.
- Реестр сертификатов. Кому, когда и на какой срок выданы сертификаты, кто их отзывал и по какому основанию.
В Добыто КЭДО выборку под требование собирают фильтрами по типу документа, сотруднику, дате создания и статусу, поэтому проверка занимает время на выгрузку, а не на поиск по папкам.
Кейс из практики: распространённое требование в техническом задании на КЭДО — возвращать подписанные документы обратно в учётную систему. Проблема в том, что документы задваиваются, база растёт, а нагрузка на учётную систему увеличивается, при этом процедуры переподписания и архивного хранения учётная система не выполняет. Рабочее решение — открывать подписанный документ из системы КЭДО по гиперссылке прямо из карточки в учётной системе: кадровый специалист видит тот же файл, а дублирования и роста базы нет.
Почему подпись перестаёт проверяться со временем
Срок действия сертификата ограничен, а срок хранения кадровых документов — нет: документы по личному составу хранятся 50 лет. Через несколько лет после подписания сертификат истечёт, удостоверяющий центр может прекратить работу, а криптоалгоритмы — смениться. Обычная подпись формата CAdES-BES в такой ситуации перестаёт проверяться: подтвердить, что сертификат был действителен в момент подписания, уже нечем.
Решение — усовершенствованные форматы. К подписи добавляются доказательства подлинности: штамп времени от службы TSA, ответ службы актуальных статусов сертификатов OCSP на момент создания подписи и архивная метка, которая заверяет обе предыдущие. Такая подпись проверяется и после истечения срока действия сертификата, а при смене криптоалгоритмов документ переподписывается поверх старой подписи с сохранением всей истории. Для электронных архивов с длительными сроками хранения применяют именно эти форматы.
Полезно знать: процедуры переподписания и архивного хранения относятся к функциональности системы КЭДО. Учётные системы на такие операции не рассчитаны, поэтому хранение подписанных оригиналов внутри учётной системы вопрос долговременной проверяемости не решает.
Нормативная рамка для архива электронных документов сложилась вокруг нескольких актов. Пункт 2 статьи 13 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» даёт организации право самостоятельно создавать архив: в конце календарного года подразделения формируют дела по утверждённой номенклатуре и передают их на хранение. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому в части порядка хранения применяются правила организации хранения, учёта и использования документов, утверждённые приказом Минкультуры России № 526. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 года, а стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед закрытием календарного года мы проверяем архив выборочно: берём по одному документу каждого типа за год и прогоняем через проверку подписи. Если формат базовый, а срок хранения дела — 50 лет, это повод добавить метку времени сейчас, а не через пять лет, когда сертификат истечёт. Проверка одного документа занимает минуту, восстановление доказательств по истёкшему сертификату — несоизмеримо больше».
Важный нюанс из практики: когда документы подписаны откреплённой подписью, при просмотре исходного файла не видно, что он подписан вообще. Рабочий приём для гибридных архивов — создать точную копию документа и добавить в неё штамп визуализации подписи. Целостность исходного файла при этом не меняется, проверка идёт по оригиналу и файлу подписи, а копия со штампом нужна только для наглядного просмотра и печати.
Когда протокол целостности не решает задачу
Протокол подтверждает две вещи: документ не изменялся после подписания и подпись принадлежит владельцу конкретного сертификата. За пределами этого он не работает, и рассчитывать на него в следующих ситуациях не стоит.
Документ подписан ПЭП. Хэш не вычислялся, сверять нечего. Доказательственная база строится из соглашения о порядке применения простой электронной подписи, приказа о присвоении идентификаторов и выписки из журнала системы. Если хотя бы одного элемента нет, протокол не заменит его.
Спор идёт о содержании, а не о подлинности. Протокол не отвечает на вопрос, соответствует ли формулировка приказа требованиям ТК РФ и был ли соблюдён срок уведомления. Он фиксирует техническую целостность файла.
Документ относится к исключениям из части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника, документы о прохождении инструктажей по охране труда в КЭДО не ведутся, и выгружать оттуда нечего.
Оспаривается сам факт волеизъявления. Если работник заявляет, что подписание произошло без его участия, протокол подтвердит только использование ключа. Дальше вопрос переходит в плоскость порядка выдачи сертификата и хранения ключа, поэтому реестр выданных сертификатов и заявления на их выпуск нужны в комплекте.
Цена ошибки при подготовке комплекта к проверке
Прямые последствия начинаются с непредставления сведений по требованию контрольного органа: по статье 19.7 КоАП РФ это предупреждение или штраф от 3 000 до 5 000 рублей на юридическое лицо и от 300 до 500 рублей на должностное. Сумма небольшая, но за ней идёт вывод инспектора о том, что документов нет, и проверка расширяется на смежные вопросы.
Дороже обходится ситуация, когда документ выгружен, но подпись под ним не той степени. Трудовой договор, подписанный работодателем не УКЭП, а иной подписью, инспектор рассматривает как ненадлежащее оформление трудового договора: часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо. Нарушение порядка ведения кадровых документов по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо.
Отдельная статья расходов — трудовой спор. Документ, целостность которого нельзя подтвердить, в суде работает слабее подписанной бумаги: сторона не может доказать, что текст не менялся после подписания. Ознакомление с ЛНА, приказы о взысканиях и уведомления об изменении условий трудового договора в такой конфигурации перестают быть доказательствами, и восстановление работника обходится в средний заработок за время вынужденного прогула плюс судебные расходы.
Стоимость подключения КЭДО и сроки на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Электронный архив и подписание УКЭП доступны начиная с тарифа «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Электронный архив (тариф «Бизнес») | входит в тариф | доступен сразу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в сервисе |
| УКЭП для работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного тарифа, а состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Проверяющий подтверждает подлинность кадрового документа не по содержанию, а по совпадению хэша, поэтому комплект для инспекции состоит из электронного оригинала, файла подписи и протокола проверки. Под УНЭП и УКЭП такой протокол формируется, под ПЭП его место занимают журнал системы и подписанное соглашение о порядке применения подписи. Для трудового договора и остальных документов из части 2 статьи 22.3 ТК РФ работодателю нужна УКЭП. Долговременная проверяемость обеспечивается штампом времени и усовершенствованными форматами подписи, а не самим фактом хранения файла.
Мы подключаем КЭДО с электронным архивом и маршрутами подписания, в которых цепочка подписантов и время каждого действия остаются в карточке документа. Это тот набор данных, который и требуется собрать, когда приходит требование инспекции.
Частые вопросы
Можно ли передать инспектору бумажную копию, если электронный оригинал остаётся в системе?
Бумажная копия передаётся как удобочитаемая форма, но подлинность документа подтверждает электронный оригинал с файлом подписи. Штамп «Документ подписан электронной подписью» на распечатке нарисован графически: проверить по нему подпись невозможно, потому что хэш и сертификат при печати не сохраняются. Оптимальный вариант — передать электронные файлы на носителе или по каналу связи, а бумажную копию приложить для чтения, отметив на ней, что она изготовлена из электронного документа.
Что делать, если удостоверяющий центр, выдавший сертификат, прекратил работу?
Если в подписи есть штамп времени и ответ OCSP на момент подписания, подпись проверяется и после прекращения работы удостоверяющего центра: доказательства действительности сертификата зашиты внутрь самой подписи. Если подпись базового формата CAdES-BES, проверка цепочки может не построиться. В этом случае в комплект добавляют реестр сертификатов сотрудников с реквизитами выпуска и заявление на выпуск сертификата, чтобы подтвердить принадлежность ключа.
Обязан ли работодатель выдать работнику протокол проверки подписи по его заявлению?
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдать копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Электронный документ выдаётся в том виде, в котором он существует: файл документа с файлом подписи. Протокол проверки в перечне документов, связанных с работой, не назван, но его формирование занимает минуту, и приложить его к выдаче проще, чем потом отвечать на претензию о невозможности проверить подпись.
Чем протокол проверки подписи отличается от акта о невозможности переподписания?
Протокол проверки фиксирует результат сверки хэша и состояние сертификата на конкретную дату проверки. Акт о невозможности переподписания составляется в другой ситуации: когда документ нужно переподписать для продления проверяемости, но сделать это нельзя, например подписант уволился или сертификат отозван. Первый документ — технический отчёт, второй — обоснование того, почему подпись осталась в прежнем формате.
Считается ли скан документа с собственноручной подписью электронным документом КЭДО?
Нет. Скан — это изображение бумажного документа, и юридическую силу сохраняет бумажный оригинал, который нужно хранить. Электронный кадровый документ создаётся сразу в электронной форме и подписывается электронной подписью по правилам статьи 22.3 ТК РФ. Смешение двух схем в одном деле приводит к тому, что при проверке приходится доказывать местонахождение бумажного оригинала по каждому сканированному документу.
Какие кадровые документы нельзя выгрузить из КЭДО, потому что их там быть не может?
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает из электронного кадрового документооборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником. Эти документы ведутся на бумаге, и требование инспектора по ним закрывается бумажными оригиналами, а не выгрузкой.
