УНЭП в КЭДО работает ровно до даты, записанной в сертификате: в Госключе сертификаты УНЭП и УКЭП выпускаются на 12 месяцев, во внутреннем удостоверяющем центре сервиса срок задаёт оператор. В день истечения подпись не слабеет по юридической силе, она просто перестаёт создаваться: документы зависают в статусе ожидания, маршруты копятся, кадровая служба узнаёт о проблеме от сотрудников. Документы, подписанные до этой даты, силы не теряют, если в подпись добавлена метка времени. Для планирования важно развести две сущности: сертификат работника продлевает сам работник в своём приложении или личном кабинете, а обезличенный сертификат организации для интеграции с Госключом перевыпускает лично генеральный директор и делает это раз в год.
Разберём, чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП по 63-ФЗ и почему у простой подписи сертификата нет вовсе. Покажем, как собрать реестр сертификатов и получить список тех, у кого срок заканчивается, до остановки подписания, и какие точки отказа кроме подписи работника ломают маршрут документа. Сценарная таблица по способам подключения УНЭП, пошаговый порядок продления, расчёт потерь от простоя и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
УНЭП, ПЭП и УКЭП: что из них привязано к сертификату
Сертификат есть только у усиленных подписей. У простой электронной подписи его нет: роль подтверждения выполняют логин, пароль, код из SMS и запись в журнале информационной системы. Продлевать у ПЭП нечего, зато она перестаёт работать вместе с учётной записью и соглашением сторон. УНЭП строится на криптографии: закрытый ключ создаёт подпись, открытый ключ и сертификат позволяют проверить авторство и убедиться, что после подписания документ не меняли. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированные средства криптозащиты.
В поисковых запросах регулярно встречаются формулировки «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП». Подписки у электронной подписи нет, есть вид подписи и сертификат с датой окончания. Считают электронные подписи в сертификатах и в сроках их действия: сколько сертификатов выпущено, до какого числа каждый действует, кому принадлежит. Аббревиатура ЕИО в анкетах означает единоличный исполнительный орган организации, то есть директора. Простая подпись руководителя для кадровых документов не подходит: со стороны работодателя статья 22.3 ТК РФ допускает только УКЭП или УНЭП.
| Признак | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Сертификат ключа проверки | не выпускается | выпускается | выпускается, квалифицированный |
| Кто выпускает | оператор информационной системы | удостоверяющий центр сервиса КЭДО или Госключ (УНЭП ЕСИА) | аккредитованный удостоверяющий центр, в том числе Госключ |
| Что подтверждает | факт подписания конкретным лицом | авторство и неизменность документа после подписания | то же плюс равнозначность собственноручной подписи в силу закона |
| Нужно ли соглашение с работником | да | да, кроме УНЭП ЕСИА из Госключа по статье 22.3 ТК РФ | нет |
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор | не подходит ни одной стороне | подходит работнику, работодателю нет | подходит обеим сторонам |
| Что происходит по истечении срока | срок сертификата не задан, подпись живёт вместе с учётной записью | новые подписи не создаются, нужен перевыпуск | новые подписи не создаются, нужен перевыпуск |
Отсюда следует порядок инвентаризации для администратора: календарь сроков ведётся по УНЭП и УКЭП, а по ПЭП контролируются актуальность соглашения с работником и состояние учётных записей.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадрового работника документы подписываются УКЭП, со стороны сотрудника — УНЭП, которая выпускается прямо в сервисе: пара кликов, и пароль к подписи работник задаёт сам. Прежде чем строить график продления, откройте положение о ведении КЭДО и сверьте, какие виды подписи там закреплены за какими типами документов. Если в положении указаны несколько вариантов подписи на выбор, продлевать придётся все, а сотрудники будут путаться.»
Срок действия сертификата УНЭП: 12 месяцев и что ломается в день Х
В Госключе сертификаты УНЭП и УКЭП действуют 12 месяцев. Приложение предупреждает заранее: за 30 дней приходит push-уведомление, за 7 дней напоминание появляется внутри Госключа. Порядок продления и условия выпуска описаны в разделе о сроках действия сертификатов в Госключе на портале Госуслуг. Если УНЭП выпускается удостоверяющим центром самого сервиса КЭДО, срок ставит оператор, и его нужно смотреть в карточке сертификата, а не предполагать по аналогии.
Ломается при истечении срока ровно одно действие — создание новой подписи. Работник открывает документ, нажимает «Подписать» и получает ошибку. Кадровый специалист видит документ в статусе ожидания, маршрут не закрывается, следующий по цепочке подписант не получает задачу. Если срок закончился одновременно у отдела или филиала, встаёт вся ветка процесса: приказы об отпуске не уходят в расчёт, заявления копятся, а причина выглядит как сбой системы.
Факт: статья 22.3 ТК РФ разрешает работнику подписывать кадровые документы УНЭП, созданной в инфраструктуре электронного правительства. Такая подпись из Госключа снимает необходимость подписывать с работником отдельное соглашение об использовании УНЭП. Правила создания и использования сертификата установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152.
Что происходит с документами, подписанными до истечения срока
Истёкший сертификат не отменяет ранее созданные подписи. Проверяемость на длительном горизонте обеспечивают метка времени и усовершенствованный формат подписи: документ подписывается при действующем сертификате, к подписи добавляется метка времени, при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируется усовершенствованная, и в архив документ уходит проверяемым. Без метки времени проверка через год покажет, что сертификат подписанта уже недействителен, и доказывать момент подписания придётся другими средствами.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Массовых споров, где оспаривалась бы сама суть кадрового электронного документооборота, в практике не зафиксировано: электронные подписи признаются равнозначными рукописным, и трудовой кодекс здесь работает без исключений. Спорные ситуации чаще растут из другого: документ невозможно проверить спустя время, когда сертификат подписанта уже истёк. Откройте несколько старых документов и убедитесь, что в подписи есть метка времени. Это дешевле, чем восстанавливать доказательства во время проверки.»
Как заранее увидеть, у кого сертификат заканчивается
Полный список сроков хранится в двух местах: в личном кабинете администратора сервиса КЭДО и в учётной системе, если подписи выпускаются через неё. В 1С список сертификатов со сроками действия и состоянием заявления открывается в настройках электронной подписи и шифрования: там же видно, по кому заявление на выпуск ещё не обработано. Выгрузку удобно вести в отдельный реестр сертификатов сотрудников, где к каждой строке добавлены подразделение, дата окончания и ответственный.
Когда сводного списка нет, срок смотрят в самом сертификате. В свойствах сертификата на вкладке состава видны версия, серийный номер, алгоритм подписи и хэш-алгоритм по ГОСТ, издатель и период действия; в панели управления токеном таблица сертификатов сразу показывает дату истечения по каждому. Для сертификатов на носителях отдельно проверяют, экспортируется ли ключевая пара: неэкспортируемый ключ означает, что при перевыпуске работник должен физически подключить токен, и удалённо задачу закрыть не получится.
В практике Добыто администраторы держат срез по срокам рядом с виджетом исполнительской дисциплины: один экран показывает и тех, кто не принял приглашение в систему, и тех, у кого подпись заканчивается в ближайший месяц. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно для того, чтобы такие срезы настроить до того, как в системе окажутся тысячи сотрудников.
Лайфхак: держите в интерфейсе кадрового специалиста виджет исполнительской дисциплины. Он показывает, кто не принял приглашение в систему, кто не подписал отправленные документы, у кого подписи нет вовсе и у кого она заканчивается.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте сертификат на уже подписанном документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Как продлить УНЭП сотрудников: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите из сервиса КЭДО и из учётной системы список действующих сертификатов с датами окончания и сведите его в один реестр.
- Шаг 2. Отфильтруйте строки с окончанием срока в ближайшие 60 дней и разделите их по способу выпуска: подпись из удостоверяющего центра сервиса, УНЭП ЕСИА из Госключа, УКЭП от аккредитованного удостоверяющего центра.
- Шаг 3. Сверьте список с кадровыми данными: уволенные и переведённые на бумажный документооборот из перевыпуска исключаются, по ним оформляется аннулирование сертификата.
- Шаг 4. По подписям, которые выпускает сервис, поставьте заявки на перевыпуск заранее и проверьте, что у работника актуальны телефон и адрес электронной почты: без контактных данных приглашение не уйдёт.
- Шаг 5. По Госключу разошлите работникам напоминание о продлении: сертификат перевыпускается на стороне работника в приложении, администратор за него это не сделает.
- Шаг 6. Отдельно поставьте в календарь перевыпуск обезличенного сертификата организации и сертификатов подписантов работодателя, включая замещающих на период отпуска.
- Шаг 7. Через неделю после рассылки снимите повторный срез по реестру и по остаткам работайте адресно через руководителей подразделений.
Шаблоны для учёта и перевыпуска сертификатов сотрудников
Комплект закрывает весь цикл работы с сертификатом, начинать удобнее с реестра: без него остальные документы не к чему привязывать.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Акт о невозможности переподписания | Скачать |
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самая частая причина, по которой продление буксует, — это незаполненные контакты. Приглашение и код подтверждения уходят либо на почту, либо на номер телефона, и если в карточке пусто, сотрудник не увидит ни того, ни другого. Перед рассылкой прогоните выгрузку на пустые поля контактов: по опыту, именно эти строки потом превращаются в ручные звонки через руководителей.»
Точки отказа помимо подписи работника
Подпись сотрудника — только одно звено маршрута. Если интеграция с Госключом подключена самостоятельно, без агентского договора с вендором, организация использует API-ключ, выпущенный на себя, и для этого нужен обезличенный сертификат. Выпускает его генеральный директор, срок — 1 год, перевыпуск каждый год он проходит лично. Делегировать процедуру нельзя, и на практике именно она чаще всего выпадает из графика: у сотрудников подписи в порядке, а канал подписания закрыт целиком.
Внимание: при самостоятельном подключении Госключа обезличенный сертификат выпускается на организацию только генеральным директором и только на 1 год. Перевыпуск он проходит лично каждый год.
Второе звено — подпись самого работодателя. Кадровый специалист подписывает УКЭП, и её срок заканчивается по своему календарю. Если право подписи делегировано приказом, вместе с сертификатом отслеживают и срок действия самого приказа, и период, на который назначен замещающий. Третье звено — согласия работников на передачу персональных данных вендору: при работе по агентскому договору без них подключение к Госключу через API-ключ вендора не оформляется.
Важный нюанс из практики: в маршрутах согласования сроки ставят на этапы, а не только на документ целиком. Если этап подписания не закрыт за отведённое время, система закрывает его автоматически и возвращает документ кадровому специалисту. Для администратора это удобный индикатор: всплеск автоматически закрытых этапов в одном подразделении обычно указывает на массовое окончание сертификатов, и проверять такую группу нужно раньше, чем разбирать исполнительскую дисциплину.
| Сценарий подключения | Что критично контролировать | Что вторично |
|---|---|---|
| УНЭП из удостоверяющего центра сервиса КЭДО | реестр сроков по всем работникам, заполненность контактов, обработка заявок на выпуск | выбор носителя: ключ хранится на стороне сервиса, токен работнику не нужен |
| УНЭП ЕСИА из Госключа, агентский договор с вендором | согласия работников на передачу персональных данных вендору, напоминания работникам за 30 дней до конца 12 месяцев | обезличенный сертификат организации не требуется |
| УНЭП ЕСИА из Госключа, самостоятельное подключение | ежегодный личный перевыпуск обезличенного сертификата генеральным директором, работоспособность API-ключа организации | передача персональных данных вендору не производится |
| УКЭП работодателя от аккредитованного удостоверяющего центра | срок сертификата подписанта, приказ о делегировании права подписи, замещение на период отпуска | массовость: сертификатов немного, ручной контроль допустим |
Ключевое различие между сценариями — исполнитель самого действия: в первом случае перевыпуск запускает администратор, во втором работник, в третьем генеральный директор. Стройте график продления по исполнителю, иначе задача повисает без ответственного.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При самостоятельном подключении Госключа обезличенный сертификат организации выпускается на год и только генеральным директором, лично. Это единственная процедура в цепочке, которую нельзя передать администратору или кадровику, поэтому в календаре она должна стоять отдельной задачей с напоминанием за месяц. Проверьте прямо сейчас дату его окончания: если она приходится на отпуск или командировку руководителя, перевыпуск нужно двигать вперёд.»
Во что обходится остановка подписания
Считать потери проще через длительность процесса. Электронный маршрут закрывает кадровый процесс за минуты, бумажный — за недели. Разница между двумя режимами и составляет цену простоя. Остановка подписания возвращает компанию к бумажному состоянию: заявления собираются вручную, часть документов оформляется на бумаге, а потом всё равно требует переподписания в электронном виде.
Отдельная статья потерь — нагрузка при массовом восстановлении. Когда сертификаты заканчиваются у большой группы одновременно, в систему в один момент приходят тысячи сотрудников: сначала за перевыпуском, потом за подписанием накопившихся документов. Системы КЭДО проектируются под такие пики, и результаты нагрузочного тестирования на десятки тысяч одновременно работающих пользователей вендоры публикуют не случайно. Если платформа к пику не готова, пользователи видят отказ всей системы, и настоящая причина в виде истёкших сертификатов вскрывается только при разборе логов.
Третья статья расходов — ручная обработка. Каждый документ, который не удалось подписать в маршруте, кто-то распечатывает, подписывает на бумаге, сканирует и потом переподписывает в электронном виде. В сервисе Добыто мы разносим кампанию продления по подразделениям и неделям именно ради этого: одновременное окончание сроков у нескольких сотен человек даёт и пик нагрузки, и пик ручной работы у кадровой службы.
Полезно знать: четыре вида документов нельзя перевести в электронный вид ни при каком виде подписи: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Кейс из практики: в проекте на 1100 сотрудников переход на КЭДО сократил один кадровый процесс с нескольких недель до 15-30 минут, а расходы на электронные подписи снизились на 0,5 млн рублей в год. Основная часть эффекта держится на непрерывности: как только подпись у части сотрудников перестаёт создаваться, процесс возвращается к ручной обработке и экономия исчезает на время простоя.
Когда продлевать УНЭП не нужно
Перевыпуск по всему списку подряд создаёт лишнюю работу и лишние сертификаты. Уволенным подписи не продлевают: по ним оформляется аннулирование сертификата, а строка в реестре закрывается. Из списка выпадают и те, кто остался на бумажном документообороте: работники, принятые до 31 декабря 2021 года, дают согласие на КЭДО добровольно, отказ не является основанием для увольнения или иных санкций, и кадровые документы по ним продолжают оформляться на бумаге.
Подпись из Госключа тоже не требует действий администратора: работник перевыпускает сертификат сам в приложении, компания только напоминает о сроке. У простой электронной подписи срока нет вовсе, поскольку нет сертификата, и контролировать по ней нужно соглашение с работником и состояние учётной записи. Отдельный случай — сотрудники в длительном отпуске или на больничном: их сертификаты имеет смысл перевыпускать к дате выхода на работу, иначе процедуру придётся повторять дважды.
В практике Добыто мы отделяем такие категории в реестре отдельным признаком до старта кампании продления. Это снимает основную часть повторных заявок и позволяет не выпускать сертификаты, которые никто не будет использовать.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и способа получения подписей: ПЭП и УНЭП входят в тариф, УКЭП оформляется через удостоверяющие центры.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | в рамках тарифа |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка доступны начиная с тарифа «Бизнес». Актуальный состав пакетов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для расчёта под конкретную численность имеет смысл считать не только абонентскую плату, но и то, сколько сертификатов придётся перевыпускать в год и кто это будет делать.
Выводы
Срок сертификата остаётся единственным параметром УНЭП, из-за которого подписание останавливается в заранее известную дату. В Госключе он равен 12 месяцам, во внутреннем удостоверяющем центре его задаёт оператор, а обезличенный сертификат организации живёт год и перевыпускается лично руководителем. График продления удобнее строить по исполнителю процедуры: администратор, работник или генеральный директор. Ранее подписанные документы остаются действительными, если подпись содержит метку времени.
В сервисе Добыто реестр сертификатов, сроки и статусы заявок на выпуск собраны в одном интерфейсе вместе с контролем исполнительской дисциплины, а модуль интеграции с 1С:ЗУП переносит эти данные в учётную систему. Мы разбираем такие срезы на пилотной группе до раскатки на всю компанию, чтобы кампания продления не превращалась в ручной обзвон.
Частые вопросы
Можно ли перевыпустить УНЭП работника без его участия?
Если подпись выпускает удостоверяющий центр сервиса КЭДО, администратор ставит заявку, но работник подтверждает выпуск в личном кабинете и задаёт пароль к подписи сам. Если используется УНЭП ЕСИА из Госключа, перевыпуск целиком выполняется работником в приложении по подтверждённой учётной записи Госуслуг. Администратор в обоих случаях управляет сроками и напоминаниями, но не подписью.
Что делать, если срок сертификата закончился в день, когда нужно подписать приказ?
Документ остаётся в маршруте и ждёт подписи, отменять его не нужно. Порядок действий: перевыпустить сертификат, затем подписать документ заново текущей датой. Если по каким-то причинам переподписание невозможно, факт фиксируется актом о невозможности переподписания, а документ оформляется в порядке, предусмотренном положением о ведении КЭДО.
Нужно ли заново собирать согласия работников при перевыпуске сертификата?
Согласие на переход на КЭДО и соглашение об использовании ПЭП и УНЭП собираются один раз и при перевыпуске не переоформляются. Отдельно проверяется согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата: если сертификат выпускается через вендора по агентскому договору, требуется согласие на передачу персональных данных в его сторону. При переходе с одного способа выпуска на другой пакет согласий пересматривают.
Как понять по файлу подписи, действовал ли сертификат в момент подписания?
В карточке проверки видны период действия сертификата, издатель, отпечаток и заявленное время подписания. Если в подпись добавлен штамп времени, момент подписания подтверждает служба TSP; без штампа проверяющий видит только заявленное время с компьютера подписанта. Расхождение между заявленным временем и периодом действия сертификата — основной признак того, что документ подписан после истечения срока или с некорректной датой на рабочей станции.
Что происходит с подписями сотрудников при переходе с облачной поставки на локальную?
Запросов на локальное развёртывание у среднего и крупного бизнеса стало заметно больше, и при таком переходе сертификаты не мигрируют автоматически. Планируйте перевыпуск как часть проекта: сначала переносится реестр сертификатов и сроки, затем выпускаются новые подписи в контуре заказчика, и только после этого закрывается старый контур. Совмещать миграцию с массовым окончанием сроков не стоит, нагрузка сложится.
Обязательно ли всем сотрудникам выдавать УНЭП, или часть можно оставить на ПЭП?
Виды подписи по типам документов закрепляются в положении о ведении КЭДО, и допустимо указать несколько вариантов. Ограничение задаёт статья 22.3 ТК РФ: трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор работник подписывает УКЭП или УНЭП, простой подписи для них недостаточно. На практике удобнее держать один вид подписи для всех: при нескольких вариантах сотрудники путаются, какой подписью что подписывать.
Как считать количество подписей при планировании бюджета?
Единица счёта здесь — сертификат и его срок: сколько сертификатов действует сейчас, сколько заканчивается в каждом квартале, сколько потребуется на приём новых сотрудников. Отдельной строкой идут сертификаты подписантов работодателя и обезличенный сертификат организации, если Госключ подключён самостоятельно. Такой расчёт сразу показывает пики перевыпуска и позволяет развести их по календарю.
