УНЭП или УКЭП: какая подпись нужна при увольнении в КЭДО

Увольнение через КЭДО закрывает весь комплект документов, кроме одного: приказ о прекращении трудового договора часть 3 статьи 22.1 ТК РФ оставила на бумаге. Заявление и отзыв заявления, соглашение сторон, ознакомления, расчётный листок, СТД-Р и справки уходят в электронный вид и подписываются в системе. Заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает только УКЭП или УНЭП: ПЭП для этих документов часть 1 статьи 22.3 ТК РФ не допускает. Порядок действий определяет статус работника: офисному приказ печатают и подписывают собственноручно, дистанционному по статье 312.3 ТК РФ приказ можно оформить электронно, но бумажную копию работодатель обязан направить заказным письмом с уведомлением в течение 3 рабочих дней со дня издания.

Разберём комплект инструментов по шагам: какая подпись нужна на каждом документе увольнения, как собрать маршрут, чтобы после подписания приказа автоматически уходили задачи на блокировку учётной записи и пропуска, какие локальные нормативные акты придётся утвердить до первого электронного увольнения. Отдельно посчитаем цену типовых ошибок и сроки, которые горят в день увольнения и на следующий рабочий день после приказа. Таблица подписей по документам, сценарная таблица по категориям работников, чек-лист подготовки, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что при увольнении уходит в электронный вид, а что закон оставляет на бумаге

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ вывела из кадрового электронного документооборота четыре позиции: приказ (распоряжение) об увольнении работника, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, и бумажную трудовую книжку. Всё остальное, что рождается в процедуре увольнения, переводится в электронный вид без дублирования на бумаге.

Практический эффект для процедуры увольнения выглядит так. Заявление работника, отзыв заявления, соглашение о расторжении трудового договора, уведомление о предстоящем сокращении, ознакомление с приказом, обходной лист, записка-расчёт, расчётный листок, справки и сведения о трудовой деятельности — всё это живёт в системе. На бумаге остаётся один документ: сам приказ. Именно поэтому формулировка «уволиться без единой бумаги» для работника с обычным рабочим местом юридически недостижима, и планировать процесс нужно с учётом одного печатного документа в маршруте.

Какая подпись нужна на каждом документе увольнения: разница ПЭП, УНЭП и УКЭП

63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 делит подписи на два класса: простую и усиленную, а усиленную — на неквалифицированную и квалифицированную. Три вида различаются объёмом того, что подпись доказывает в споре.

• ПЭП подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом через коды, пароли и другие средства. Изменение документа после подписания она не выявляет.
• УНЭП строится на криптографическом преобразовании: позволяет определить подписанта и обнаружить любое изменение файла после подписания. Сертификат может выдать неаккредитованный удостоверяющий центр или инфраструктура электронного правительства — на этом механизме работает Госключ по постановлению Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.
• УКЭП — та же УНЭП плюс квалифицированный сертификат аккредитованного УЦ и средства подписи, подтверждённые ФСБ России. Она признаётся равнозначной собственноручной подписи без отдельного соглашения сторон.

Для ПЭП и УНЭП соглашение сторон обязательно: в нём фиксируется порядок проверки подписи и правила определения подписывающего лица. Для УКЭП соглашение не требуется — её равнозначность установлена законом. В процедуре увольнения это различие определяет, какой документ можно подписать телефоном за две минуты, а какой потребует более сильного инструмента.

Статья 22.3 ТК РФ разводит документы увольнения по двум уровням. В усиленный перечень попали трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении и ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Для них работодатель использует УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Для остальных кадровых документов работник может применить и ПЭП, если правила её использования закреплены соглашением.

Если сотрудникам выдана только ПЭП, электронное увольнение остановится на первом же документе процедуры. Соглашение о расторжении трудового договора в перечне части 1 статьи 22.3 прямо не названо; в практике Добыто мы ставим для него тот же уровень, что и для трудового договора: УКЭП работодателя и УНЭП работника.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Трудовой кодекс допускает все три вида подписи в разных сочетаниях, и именно поэтому сервисы КЭДО поддерживают их одновременно. Но чем больше видов подписи ходит по компании, тем чаще сотрудники путаются и тем сложнее разбирать спорные подписания. Самая устойчивая конфигурация — УНЭП у работника и УКЭП у работодателя: она закрывает и заявление об увольнении, и весь остальной кадровый поток».

Приказ об увольнении: единственный документ, который придётся напечатать

Статья 84.1 ТК РФ требует издать приказ о прекращении трудового договора и ознакомить с ним работника под роспись. Для работника с обычным рабочим местом обе операции проходят на бумаге: часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключила приказ об увольнении из электронного документооборота. Печатная форма подписывается собственноручно, работник расписывается в ознакомлении, а по требованию получает заверенную копию.

Для дистанционного работника режим другой. Глава 49.1 ТК РФ разрешает обмениваться электронными документами, включая расторжение трудового договора, а статья 312.8 ТК РФ добавляет обязанность: если работник знакомится с приказом в форме электронного документа, работодатель в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа направляет ему по почте заказным письмом с уведомлением надлежаще оформленную копию приказа на бумажном носителе. Бумажный носитель при дистанционном увольнении перемещается в почтовое отправление, а подтверждением исполнения обязанности служат квитанция и уведомление о вручении.

Соберите приказ об увольнении по форме Т-8 для печати

Важный нюанс из практики: подписать электронный документ задним числом система не позволяет. Если работник должен ознакомиться с документами 31 числа, а зашёл в кабинет только 2-го, дата подписания зафиксируется фактическая. Мы закрываем это настройкой автозакрытия этапа: если этап подписания не закрыт в отведённое время, документ автоматически возвращается кадровому специалисту, и тот принимает решение — оформлять на бумаге или переоформлять с новой датой.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Инструменты КЭДО, без которых безбумажное увольнение не собирается

Подписание и хранение закрывают не всю процедуру. Увольнение — это цепочка из 8-12 документов и нескольких смежных действий. В сервисе Добыто мы разбираем её на четыре функции системы, которые проверяем до подписания договора с клиентом.

1. Редактор маршрутов с ролями. Маршрут строится не по фамилиям, а по ролям: непосредственный руководитель, кадровый специалист подразделения, бухгалтерия. При смене руководителя маршрут не переписывается.
2. Блоки задач, а не только подписания. После подписания приказа маршрут должен порождать задачи смежным службам: закрыть учётную запись, заблокировать пропуск, забрать технику. Это тот пункт, который заказчики чаще всего забывают внести в требования к системе.
3. Автоматическая сборка комплекта ознакомлений. Система сама подбирает документы под должность и подразделение, а не заставляет кадровика собирать пачку руками.
4. Выгрузка юридически значимого архива. При проверке ГИТ выгружаются печатная форма, файлы подписей и сведения о подписантах. Без этой функции электронный архив превращается в набор PDF без доказательной силы.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В требованиях к системе почти всегда прописывают подписание и хранение и почти никогда — блоки задач. А в увольнении именно они дают эффект: после подписания приказа задача уходит в IT на закрытие учётной записи и в службу безопасности на пропуск. Проверьте у своего вендора, умеет ли редактор маршрутов ставить задачу подразделению, которое документ не подписывает, — без этого офбординг останется ручным».

Кейс из практики: розничная сеть численностью около 6000 человек нанимала до 1500 сотрудников в месяц и развозила кадровые документы курьерами по 400 рублей за доставку. После перевода кадрового оборота в электронный вид курьерская статья расходов ушла целиком, а пилот на первой группе подразделений запустили за один месяц.

Документы, которые понадобятся для запуска электронного увольнения

Комплект собран под задачу: сначала смотрите Положение о ведении КЭДО, дальше — приказ об ответственном и заявление работника.

Порядок увольнения через КЭДО и сроки, которые нельзя сдвинуть

Сроки процедуры от перехода в электронный вид не меняются: 14 календарных дней предупреждения по статье 80 ТК РФ, полный расчёт в день увольнения по статье 140 ТК РФ, выдача документов в последний рабочий день по статье 84.1 ТК РФ. Меняется способ доставки и фиксации.

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р можно передать в личный кабинет системы КЭДО в день увольнения — такая выдача считается надлежащей. Это подтверждает разъяснение Роструда на портале Онлайнинспекция.рф, где инспектор отдельно отмечает, что различий между офисными и дистанционными работниками в этой части нет. Условие одно: работодатель перешёл на КЭДО и получил согласие работника там, где оно требуется.

Как провести увольнение в КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Работник подаёт заявление в личном кабинете и подписывает его УКЭП или УНЭП. Проверьте в системе, что для типа документа «заявление об увольнении» ПЭП недоступна.
2. Шаг 2. Заявление уходит по маршруту руководителю и кадровому специалисту. Отзыв заявления подаётся тем же способом и до истечения срока предупреждения.
3. Шаг 3. Кадровый специалист формирует приказ в учётной системе, печатает его и подписывает собственноручно. Работник знакомится под роспись; дистанционному приказ направляется электронно, а бумажная копия — заказным письмом в течение 3 рабочих дней.
4. Шаг 4. В день увольнения бухгалтерия проводит полный расчёт, а система выдаёт в кабинет расчётный листок, СТД-Р, выписки из подраздела 1.2 раздела 1 ЕФС-1 и из раздела 3 расчёта по страховым взносам. Бумажную трудовую книжку выдают на руки; при неявке направляют уведомление явиться за ней.
5. Шаг 5. Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России. Одновременно маршрут закрывает смежные задачи: блокировку учётной записи, пропуска и доступов.

Что подготовить до первого электронного увольнения

Техническая часть занимает часы, организационная — недели. Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП разворачивается за день, разработка интеграции через API по опыту рынка занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации команды заказчика. На проектах Добыто самый длинный этап — сбор согласий и утверждение локальных актов, и его длительность зависит от численности, а не от настроек системы.

Проверьте до запуска семь позиций:

1. Утверждён ли локальный нормативный акт о переходе на электронный документооборот: сведения об информационной системе, порядок доступа, перечень документов и категорий работников, дата введения. Принимается с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
2. Утверждён ли акт о порядке ведения ЭДО: сроки подписания и ознакомления, исключительные случаи оформления на бумаге, порядок взаимодействия с ГИТ и другими органами.
3. Уведомлены ли работники о переходе в срок, установленный локальным актом.
4. Собраны ли письменные согласия работников, принятых до 31 декабря 2021 года. Для принятых позже и не имевших трудового стажа на эту дату согласие не требуется, уведомление — требуется.
5. Какие виды подписи фактически выданы: закрывает ли выданный сертификат заявление об увольнении.
6. Кто подписывает от имени работодателя и оформлено ли делегирование права подписи приказом.
7. Как выгружается архив по запросу проверяющего и кто в компании умеет это делать.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Дистанционных работников можно оформлять и увольнять полностью в электронном виде: порядок обмена документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, и отдельное письменное согласие на КЭДО с них брать не нужно, достаточно локального акта о дистанционной работе. Со всеми остальными я рекомендую придерживаться буквального прочтения Трудового кодекса и собирать письменное согласие на бумаге — в споре доказывать переход будет именно работодатель».

Ошибки, которые превращают электронное увольнение в оспоренное

Цена ошибки в этой процедуре считается не по стоимости переоформления документа: под сомнение попадает сам факт прекращения трудовых отношений.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Заявление подписано ПЭП. Так делают, когда ПЭП раздали всем как самый простой инструмент, а перечень части 1 статьи 22.3 ТК РФ не сверили. Работник в споре заявляет, что заявление не подавал, и работодателю нечем подтвердить неизменность документа: ПЭП изменения не фиксирует. Восстановление на работе означает оплату вынужденного прогула за весь период спора.

Приказ оформлен электронно для офисного работника. Нарушение части 3 статьи 22.1 ТК РФ квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Само увольнение при этом остаётся уязвимым: документ, который закон требует оформить на бумаге, в электронном виде доказательством не работает.

Не отправлена бумажная копия приказа дистанционному работнику. Срок по статье 312.8 ТК РФ — 3 рабочих дня со дня издания приказа, отправка заказным письмом с уведомлением. Пропущенный срок обнаруживается при первом же обращении работника в инспекцию.

Задержана выдача документов и расчёта. При задержке выдачи трудовой книжки или СТД-Р наступает материальная ответственность по статье 234 ТК РФ — возмещение неполученного заработка за всё время задержки. При задержке расчёта работодатель платит проценты по статье 236 ТК РФ, не ниже одной сто пятидесятой ключевой ставки Банка России за каждый день.

Пропущен подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Непредставление сведений — 500 рублей за каждое застрахованное лицо, плюс административный штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. При массовых увольнениях сумма растёт линейно.

Когда электронное увольнение не даёт выигрыша

КЭДО экономит на логистике документов и времени согласования. Там, где логистики нет, экономить нечего. Компания до 25 человек в одном офисе, где кадровик и сотрудник сидят на одном этаже, получит от перехода прежде всего порядок в архиве, а не сокращение затрат. Разовое увольнение одного человека переводить в электронный вид тоже смысла нет: подготовка локальных актов, уведомления и сбор согласий займут больше времени, чем сама процедура на бумаге.

Не работает электронный маршрут и с теми, кто отказался от КЭДО письменно: для них процедура остаётся полностью бумажной, и параллельные потоки придётся вести одновременно. Экономический смысл появляется при трёх факторах вместе: численность, географическая распределённость и текучесть. По оценкам рынка на одного сотрудника приходится около 30 кадровых документов в год и порядка 2 000 рублей прямых расходов на их оборот; при 1 000 сотрудников прямые расходы на бумажный кадровый оборот доходили до 6 миллионов рублей в год.

Сценарная таблица: что критично для разных категорий работников

Строку про исполнителей по договорам ГПХ мы держим в таблице отдельно: перенос кадровых маршрутов на подрядчиков приводит к тому, что система настраивается под процедуру, которой в законе нет. Прекращение договора ГПХ оформляется соглашением сторон и актом, требования главы о кадровом ЭДО на него не распространяются.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Первый запуск делайте на пилоте: либо все документы на одном подразделении, либо один-два документа на большой численности. Начинайте с головного офиса и лидеров мнений — производственный персонал и кассиры принимают новый порядок медленнее, им нужно объяснять не преимущества, а то, что прежний способ больше не применяется. Сама электронная подпись при этом выпускается удалённо за 10-15 минут, техника здесь не узкое место».

Стоимость подключения КЭДО и сроки запуска в 2026 году

Стоимость складывается из численности подключаемых сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.

Итоговый счёт зависит от того, сколько сотрудников реально подключено и нужны ли кастомные шаблоны, выделенный сервер и API. Полный состав тарифов и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Отдельная статья расходов в бюджете увольнений сохраняется всегда: печать приказа, конверт и заказное письмо дистанционному работнику. Эти позиции в тариф не входят и остаются на стороне работодателя.

Выводы

Полностью безбумажного увольнения в российском трудовом праве не существует: приказ о прекращении трудового договора закон оставил на бумаге для работников с обычным рабочим местом, а для дистанционных превратил в почтовое отправление с трёхдневным сроком. Всё остальное — заявление, отзыв, ознакомления, расчётный листок, СТД-Р, справки — переводится в электронный вид, если у работника есть УНЭП или УКЭП, а не только ПЭП. Экономику даёт не подписание само по себе, а маршрут, который после приказа автоматически закрывает учётные записи, пропуска и смежные задачи.

Мы в Добыто собираем маршрут увольнения так, чтобы вид подписи для каждого типа документа задавался настройкой, а не помнился кадровиком, и закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию. Это снимает основную часть ошибок, которые потом всплывают в спорах о законности увольнения.

Частые вопросы

Что означают запросы про «единицу измерения» и «тип подписки» УКЭП

У электронной подписи нет единицы измерения и нет подписки в привычном смысле. Тарифицируются две вещи: квалифицированный сертификат, который выпускается на определённый срок действия, и рабочее место или сотрудник в системе КЭДО с помесячной или годовой оплатой. Тип квалифицированного сертификата различается по владельцу: сертификат физического лица, сертификат сотрудника юридического лица и сертификат руководителя организации, который выдаёт удостоверяющий центр ФНС России.

Может ли генеральный директор подписывать кадровые документы ПЭП

Нет. Единоличный исполнительный орган подписывает документы от имени работодателя усиленной квалифицированной электронной подписью, а для части документов из перечня статьи 22.3 ТК РФ — только ею. ПЭП директор может использовать как физическое лицо в своих собственных кадровых документах, если правила её применения закреплены соглашением, но не как подпись работодателя. Право подписи можно делегировать приказом другому уполномоченному сотруднику с собственной УКЭП.

Можно ли отозвать заявление об увольнении, поданное через КЭДО

Да, и подписывается отзыв так же, как само заявление, — УКЭП или УНЭП. Право на отзыв действует до истечения срока предупреждения по статье 80 ТК РФ, то есть до 24 часов последнего дня работы, и не применяется при увольнении по соглашению сторон. Проверьте, что в системе для типа документа «отзыв заявления» настроен собственный маршрут: если отзыв идёт по общему маршруту согласований, он может застрять и не успеть в срок.

Как уволить сотрудника, который отказался от перехода на КЭДО

Только по бумажной процедуре целиком: заявление, ознакомления, приказ, трудовая книжка. Отказ от КЭДО правомерен и не влечёт последствий для работника, поэтому в компании одновременно живут два потока. При планировании численности кадровой службы учитывайте долю отказников: если она превышает 10-15 процентов, экономия от электронного маршрута заметно снижается.

Обязательно ли выдавать бумажную трудовую книжку в день увольнения, если весь оборот электронный

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, она выдаётся на руки в день прекращения трудового договора. Перевести её в электронный вид нельзя — это одно из исключений. Когда работник в день увольнения отсутствует или отказывается получать книжку, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку по почте; со дня направления уведомления ответственность за задержку выдачи снимается.

Что предъявлять инспектору ГИТ по электронно оформленному увольнению

Печатную форму документа, файл электронной подписи и сведения о сертификате подписанта: владелец, серийный номер, издатель и срок действия. Система должна выгружать этот комплект без обращения к вендору. Отдельно потребуется бумажный приказ с собственноручной подписью и подтверждение отправки копии приказа дистанционному работнику — квитанция и уведомление о вручении заказного письма.