УНЭП и УКЭП различаются не стойкостью криптографии, а тем, кто выдал сертификат и какие документы этой подписью закрываются. Для основной массы внутренних кадровых документов — приказов на отпуск, заявлений, расчётных листков, ознакомления с ЛНА — работодателю достаточно УНЭП, а работник вправе поставить даже ПЭП. Статья 22.3 ТК РФ выделяет закрытый перечень, где работодатель обязан применять УКЭП: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Граница проходит не между «внутренним» и «внешним» документом, а между этим перечнем и всем остальным.
Дальше разбираем, чем УНЭП по соглашению сторон отличается от УНЭП, выданной через инфраструктуру электронного правительства, и почему первой нужно отдельное соглашение, а второй нет. Показываем, какие четыре документа нельзя перевести в электронный вид ни одной подписью и какой комплект ЛНА закрывает вопрос до первого подписания. Сценарная таблица по типам компаний, расчёт цены ошибки по части 1 статьи 5.27 КоАП и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Когда для внутренних кадровых документов хватает УНЭП
Статья 22.3 ТК РФ описывает две ситуации. Первая — закрытый перечень из семи позиций, где работодатель подписывает только УКЭП, а работник вправе выбрать между УКЭП и УНЭП. Вторая — все остальные документы кадрового электронного документооборота, где работодателю достаточно УНЭП, а работник может использовать ПЭП, если соглашение сторон устанавливает правила определения подписанта и требования к конфиденциальности ключа.
Таблица показывает соответствие по типовым документам кадровой службы.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Основание |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ на отпуск, график отпусков, заявления, командировки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ |
| Ознакомление с ЛНА и инструкциями, расчётные листки, справки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ об увольнении | Только бумага | Собственноручно | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
Из таблицы следует практический вывод для настройки маршрутов: в системе достаточно двух профилей подписания на стороне работодателя, а не одного универсального. Профиль с УКЭП закрывает пять строк перечня, профиль с УНЭП — весь остальной поток, который в обычной компании составляет от 3 до 15 документов на сотрудника в год.
Факт: в типовой конфигурации КЭДО кадровый работник подписывает УКЭП, полученной в аккредитованном удостоверяющем центре, а работник — УНЭП, которая выпускается на стороне сервиса в два клика: сотрудник сам задаёт к ней пароль.
УНЭП, УКЭП и ПЭП: чем три подписи различаются по 63-ФЗ
Механизм подписания у УНЭП и УКЭП одинаковый: закрытым ключом формируется криптографическое преобразование, открытый ключ позволяет проверить, что документ не менялся после подписания. Различие юридическое. УНЭП может выпустить любой удостоверяющий центр и даже сам работодатель. УКЭП выпускает только центр, прошедший аккредитацию Минцифры, и её сертификат встроен в цепочку доверия, вершиной которой является головной удостоверяющий центр Минцифры.
ПЭП не содержит криптографического преобразования вовсе. Логин и пароль, код из SMS, подтверждение в приложении банка — это она. ПЭП подтверждает, что действие совершило определённое лицо, но не подтверждает, что документ после подписания не изменяли. Именно поэтому статья 22.3 ТК РФ не допускает ПЭП там, где спор о содержании документа наиболее вероятен: в трудовом договоре и в приказе о дисциплинарном взыскании.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Простая электронная подпись идентифицирует подписанта, но не фиксирует неизменность файла. Поэтому пара «логин плюс пароль» закрывает ознакомление с ЛНА и заявление на отпуск, а трудовой договор ей подписать нельзя. Перед запуском проверьте по своему реестру документов, не ушёл ли какой-то договор в маршрут с ПЭП: это самая частая ошибка настройки.»
Подпишите внутренние документы электронной подписью прямо сейчас
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Две УНЭП, которые путают кадровики
В кадровом документообороте применяются две разные УНЭП, и от выбора зависит, нужно ли оформлять отдельное соглашение. Первая — УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора. Её выпускает удостоверяющий центр оператора КЭДО или сам работодатель. Вторая — УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства: она формируется в приложении Госключ по подтверждённой учётной записи на Госуслугах.
Разница практическая. Часть 2 статьи 6 63-ФЗ признаёт УНЭП равнозначной собственноручной подписи либо при наличии соглашения сторон, либо когда её использование предусмотрено федеральным законом. Для УНЭП из инфраструктуры электронного правительства такое основание в ТК РФ уже есть, поэтому отдельное соглашение о признании с каждым работником не требуется. Для УНЭП по соглашению сторон соглашение обязательно, и в нём должен быть описан порядок проверки подписи.
Сертификат УНЭП в Госключе оформляется дистанционно, без визита в удостоверяющий центр, и доступен в том числе иностранным гражданам, работающим по трудовому договору в российской компании: им достаточно подтверждённой учётной записи. Как работает приложение и какие подписи в нём выпускаются, описано на странице сервиса Госключ на портале Госуслуг.
В практике Добыто выбор между этими двумя УНЭП чаще решается сопротивлением сотрудников, а не юридической стороной. Часть работников не готова принимать подпись, выпущенную работодателем, но спокойно относится к приложению, вход в которое идёт через подтверждённую учётную запись на Госуслугах. Подписание кадрового документа через мобильное приложение при уже установленном приложении занимает около минуты.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «УНЭП из инфраструктуры электронного правительства снимает вопрос о соглашении с каждым работником, но переносит риск в другую точку: закрытый ключ живёт в телефоне сотрудника. Заложите в регламент, что делать при смене устройства и при утере пароля, иначе кадровая служба будет разбирать это в момент подписания срочного документа.»
Полезно знать: закрытая часть ключа в Госключе хранится в самом приложении на телефоне. Если работник удалит приложение или забудет пароль, доступ к прежней подписи не восстанавливается: выпускается новая подпись со своим сроком действия.
Что оформить, чтобы УНЭП работала как подпись
Подпись сама по себе не делает документ юридически значимым: суд проверяет не только сертификат, но и локальную базу компании. В деле, где работник крупного банка оспаривал увольнение по соглашению сторон, суд последовательно исследовал документы, вводящие КЭДО в организации, порядок использования подписи и подтверждение того, что подписанный работником файл был передан удостоверяющему центру в неизменном виде. Отсутствие любого звена работает против работодателя.
Базовый комплект под УНЭП состоит из ЛНА о ведении КЭДО с реестром документов и видами подписи по каждому из них, приказа о введении КЭДО, уведомления работников и письменных согласий, соглашения об использовании ПЭП и УНЭП с порядком проверки подписи, а также приказа об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи.
Как настроить виды подписи в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте реестр кадровых документов компании и отметьте те пять позиций из части 1 статьи 22.3 ТК РФ, где работодатель обязан подписывать УКЭП.
- Шаг 2. Отделите документы, которые по части 3 статьи 22.1 ТК РФ остаются на бумаге, и уберите их из электронных маршрутов.
- Шаг 3. Утвердите ЛНА о ведении КЭДО с реестром документов и видом подписи по каждому из них, а также сроками ознакомления.
- Шаг 4. Определите, какая УНЭП используется работниками: выпущенная оператором по соглашению сторон или полученная через Госключ. От этого зависит, нужно ли собирать соглашение о признании подписи.
- Шаг 5. Уведомите работников о переходе и соберите письменные согласия у тех, кто принят до 31 декабря 2021 года. Тем, для кого это первая работа, согласие не требуется, достаточно уведомления.
- Шаг 6. Настройте два профиля подписания на стороне работодателя и маршруты согласования: последовательные и параллельные, с указанием вида подписи на каждом переходе.
- Шаг 7. Прогоните пилотную группу из одного подразделения и выгрузите юридически значимый архив с файлами подписи, чтобы убедиться, что комплект открывается и проверяется.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: она снимает основную часть ошибок в маршрутах и в реестре документов, когда договор случайно попадает в ветку с УНЭП работодателя вместо УКЭП.
Внимание: отказ работника от перехода на КЭДО и отсутствие у него электронной подписи не являются основанием для увольнения или отказа в приёме на работу. С такими сотрудниками кадровые документы продолжают оформляться на бумаге.
Шаблоны ЛНА и соглашений для запуска подписания
Комплект закрывает юридическую обвязку под УНЭП; начинать стоит с Положения о ведении КЭДО, потому что на него ссылаются остальные документы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
Документы, которые не спасёт ни УНЭП, ни УКЭП
Четыре группы документов выведены из-под действия статей 22.1-22.3 ТК РФ и оформляются на бумаге независимо от того, какая подпись есть у сторон:
- трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ об увольнении работника;
- документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе подписываемые работником лично.
Инструктаж по технике безопасности по-прежнему проводится очно, и подпись в журнале остаётся собственноручной. Проверьте по своему реестру, что приказ об увольнении не попал в электронный маршрут: при увольнении по инициативе работника заявление подписывается электронно, а сам приказ — нет.
Цена ошибки в выборе подписи
Ошибка стоит не переоформления документа. Трудовой договор, подписанный со стороны работодателя УНЭП вместо УКЭП, ГИТ квалифицирует как нарушение трудового законодательства: по части 1 статьи 5.27 КоАП это предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Штраф считается по каждому эпизоду, а не за нарушение в целом, поэтому при массовом найме сумма умножается на количество договоров.
Вторая часть цены — судебная. В деле розничной сети работник оспорил увольнение, утверждая, что подписывал заявление на оплату больничного, а не заявление об увольнении по собственному желанию. Суд восстановил работника в должности и взыскал средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. Ключевым в разборе стало подтверждение авторства: какой именно документ был подписан и передан удостоверяющему центру.
Важный нюанс из практики: сертификат подписи обычно действует год, а срок хранения кадровых документов доходит до 50 лет. Через два года после подписания сертификат уже недействителен, и без штампа времени доказать момент подписания сложно. Служба доверенного штампа времени фиксирует точное время и хэш документа, а сведения OCSP подтверждают, что сертификат не был отозван на момент подписания. У Госключа штампа времени в стандартной поставке нет, момент подписания подтверждается логами действий пользователя в приложении.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о подписи суд смотрит не на штамп, нарисованный на PDF, а на файлы подписи и на локальные акты компании. Штамп на странице — это визуализация для человека, юридической силы у него нет. Выгружайте архив вместе с файлами подписи и храните его так, чтобы через несколько лет комплект открывался целиком.»
Когда УНЭП не подходит и когда УКЭП избыточна
УНЭП не закрывает пять позиций перечня из части 1 статьи 22.3 ТК РФ со стороны работодателя. Она также не работает в отношениях с самозанятыми и исполнителями по договорам ГПХ автоматически: нормы ТК РФ на них не распространяются, поэтому равнозначность УНЭП собственноручной подписи обеспечивается либо УКЭП, либо отдельным соглашением об электронном документообороте с порядком проверки подписи.
Обратная ситуация встречается чаще. УКЭП для каждого работника избыточна, когда компания подписывает электронно только заявления, приказы на отпуск, ознакомление с ЛНА и расчётные листки: здесь УНЭП работодателя и ПЭП работника закрывают весь поток при существенно меньшей нагрузке на выпуск и продление сертификатов. Ещё один случай, когда УКЭП не нужна: если работник уже получил квалифицированную подпись самостоятельно, он вправе использовать её, и работодатель не выпускает новую.
Сценарная таблица показывает, что критично в разных конфигурациях.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, все в офисе | УКЭП руководителя для договоров, соглашение о ПЭП и УНЭП с каждым работником | Интеграция с учётной системой, кастомные шаблоны |
| Дистанционные работники | ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии, УНЭП через Госключ | Сбор письменных согласий на КЭДО: для дистанционных они не обязательны |
| Массовый наём и ротация персонала | Автовыпуск УНЭП при регистрации работника, автосборка комплекта ЛНА по должности | Ручная настройка маршрута под каждого сотрудника |
| Работа с самозанятыми и ГПХ | Соглашение об ЭДО с порядком проверки подписи, поддержка внештатных подписантов в системе | Нормы ТК РФ о согласии на КЭДО: к ГПХ они не применяются |
| Высокий риск трудовых споров | Штамп времени, выгрузка архива с файлами подписи, логи подписания | Тип носителя ключа у работника |
Пятая строка объясняет, почему носитель ключа сам по себе не аргумент в споре. Токен в сейфе не защищает работодателя, если сейф иногда открыт, а логов подписания нет.
Кейс из практики: производственная компания хранила кадровый архив в ангаре в трёх километрах от офиса, и поиск подписанного оригинала занимал отдельный день с выездом. После перевода отпусков, командировок и ознакомления с инструкциями на УНЭП, с сохранением УКЭП руководителя на договорах, оригинал находится в электронном архиве за две минуты, а временные затраты кадровой службы снизились минимум в три раза. В сервисе Добыто такие маршруты разделяются на этапе настройки типов документов, без доработки под каждое подразделение.
Лайфхак: закрепите в положении о КЭДО один вид подписи для работников вместо набора вариантов. Возможность подписывать разными подписями формально допустима, но на практике сотрудники в них путаются, и подписание останавливается.
Стоимость подключения КЭДО и выпуска подписей
Стоимость складывается из численности подключённых сотрудников и набора видов подписи, доступных на тарифе.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, без ограничения по численности | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | год |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | один день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма зависит от численности подключённых сотрудников и от того, нужен ли компании набор с УКЭП: подписи ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Вид подписи для кадрового документа определяется не тем, внутренний он или внешний, а закрытым перечнем из части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Пять позиций этого перечня работодатель подписывает только УКЭП, весь остальной поток закрывается УНЭП работодателя, а работник в этих случаях может использовать даже ПЭП при наличии соглашения. УНЭП, полученная через инфраструктуру электронного правительства, не требует соглашения о признании, а УНЭП от оператора требует. Четыре группы документов, включая приказ об увольнении и подтверждение инструктажей по охране труда, остаются на бумаге.
В Добыто мы разводим маршруты по видам подписи на этапе настройки и проверяем реестр документов до первого подписания, чтобы договор не ушёл в ветку с неверной подписью. Это та часть работы, которую дешевле сделать один раз при внедрении, чем разбирать в инспекции труда.
Частые вопросы
Можно ли подписывать УНЭП документы с самозанятым или исполнителем по ГПХ?
Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ действуют в трудовых отношениях и на гражданско-правовые договоры не распространяются. Чтобы УНЭП была равнозначна собственноручной подписи, с исполнителем заключается соглашение об электронном документообороте, где описан порядок проверки подписи. При использовании УКЭП такое соглашение формально не требуется: её равнозначность признаётся по 63-ФЗ.
Что делать, если сертификат работника истёк, а документ подписан год назад?
Истечение срока сертификата не отменяет подпись, поставленную в период его действия. Подтвердить момент подписания помогает усовершенствованный формат подписи: штамп доверенной службы времени фиксирует точное время и хэш документа, а ответы OCSP подтверждают, что сертификат не был отозван. Если штампа времени нет, момент подписания доказывается логами системы.
Нужно ли отзывать подпись работника при увольнении?
Квалифицированный сертификат отзывается по заявлению владельца в тот удостоверяющий центр, который его выдал. Удаление сертификата из реестра компьютера не означает, что подпись перестала действовать. Владелец сертификата заинтересован в отзыве в первую очередь сам, поэтому этот шаг стоит включить в чек-лист увольнения.
Может ли работодатель применять УНЭП вместо УКЭП, если работник не против?
Нет. Требование части 1 статьи 22.3 ТК РФ к подписи работодателя не диспозитивно: соглашением сторон его изменить нельзя. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий труда работодатель использует УКЭП независимо от позиции работника.
Подойдёт ли ПЭП с портала «Работа в России» для документов в своей системе?
Нет. ПЭП, ключ которой получен при личной явке в рамках Единой системы идентификации и аутентификации, применяется при взаимодействии через цифровую платформу «Работа в России». В информационной системе работодателя ПЭП работника допускается по другому основанию: соглашение сторон должно устанавливать правила определения подписанта и требования к конфиденциальности ключа.
Кто оплачивает получение подписи работнику?
По статье 22.2 ТК РФ расходы на получение работником электронной подписи, если её нет, и на её использование несёт работодатель. Порядок оплаты законом не установлен, поэтому его описывают в трудовом договоре, дополнительном соглашении или ЛНА. Работник вправе использовать УКЭП, полученную ранее самостоятельно.
Как проверить, что подпись на кадровом документе действительна?
Проверка выполняется по паре файлов: сам документ и файл подписи, если она откреплённая. Сервис проверки показывает подписанта, серийный номер и издателя сертификата, срок действия и результат сверки хэша. Штамп, нарисованный на странице PDF, юридической силы не имеет и результатом проверки не считается.
