УНЭП и УКЭП — две подписи, которыми дистанционный работник вправе закрыть трудовой договор без визита в офис. Работодатель в обеих схемах подписывает только УКЭП: часть 1 статьи 312.2 и часть 4 статьи 22.3 ТК РФ не оставляют ему выбора. ПЭП на трудовом договоре не работает, единственное исключение — подписание через портал «Работа в России», где работник применяет ПЭП с ключом, полученным при личной явке в ЕСИА. Главное различие, от которого зависит комплект документов: обмен электронными документами по главе 49.1 ТК РФ обходится допсоглашением о дистанционной работе, а полноценный КЭДО требует приказа, положения, уведомлений и письменных согласий работников.
Покажем, чем УНЭП отличается от УКЭП по способу выпуска, стоимости и сроку, где работник получает подпись за вечер и какие формулировки в положении о КЭДО ослабляют доказательство в суде. Разберём, что нельзя перевести в электронный вид по части 3 статьи 22.1 ТК РФ и остаётся на бумаге даже у полностью дистанционной команды. Сценарная таблица по типам занятости, чек-лист подготовки к первой удалённой подписи, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какая подпись закрывает дистанционный трудовой договор
Трудовой договор входит в короткий перечень документов с повышенным требованием к подписи. Для него, для допсоглашений к нему, договора о материальной ответственности, ученического договора и договора на получение образования без отрыва от работы действует правило: работодатель — УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ формулирует это прямо и исключений по численности, отрасли или форме собственности не содержит.
Для всех остальных кадровых документов планка ниже. Работодатель вправе применять УКЭП или УНЭП, работник — УКЭП, УНЭП или ПЭП. Заявление на отпуск, служебная записка, ознакомление с ЛНА, согласие на командировку закрываются простой подписью, если это зафиксировано в локальном акте. Смешивать два уровня нельзя: подпись, законная для заявления на отпуск, не делает законным трудовой договор.
Отдельная норма для дистанционных работников — часть 1 статьи 312.2 ТК РФ. Она регулирует не КЭДО, а обмен электронными документами при заключении, изменении и расторжении трудового договора с дистанционным работником и требует того же набора: УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. По части 2 статьи 312.2 ТК РФ работник вправе письменно потребовать бумажный экземпляр, и работодатель обязан направить его заказным письмом с уведомлением не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.
Факт: порядок формирования и использования УНЭП в мобильном приложении Госключ установлен постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Именно эта УНЭП создаётся и применяется в инфраструктуре электронного правительства и прямо предусмотрена Трудовым кодексом.
В практике Добыто спорным местом чаще оказывается не сам выбор подписи, а маршрут: кадровик отправляет пакет из приёма, где трудовой договор идёт на УНЭП, а согласие на обработку персональных данных — на ПЭП, и потом не может объяснить проверяющему, почему в одном комплекте разные уровни. Разделение маршрутов по видам подписи закладывается на этапе настройки, а не после первой проверки.
УНЭП, УКЭП и ПЭП: в чём разница и что нельзя менять местами
Все три вида подписи описаны в 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года, но различаются по трём параметрам: как подтверждается личность подписанта, кто выпускает ключ и что подпись доказывает без дополнительного соглашения сторон.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор с дистанционным работником | Нет, кроме ПЭП ЕСИА через «Работа в России» | Да, со стороны работника | Да, обе стороны |
| Подпись работодателя по статье 22.3 ТК РФ | Не применяется | Только для документов вне перечня части 4 | Для всех кадровых документов |
| Кто выпускает | Информационная система работодателя или ЕСИА | Госключ, УЦ, система КЭДО работодателя | Аккредитованный УЦ, Госключ, УЦ ФНС для руководителя |
| Нужно ли отдельное соглашение сторон | Да, соглашение об использовании ПЭП обязательно | Да, если УНЭП выпущена вне инфраструктуры электронного правительства | Нет, равнозначность собственноручной подписи установлена 63-ФЗ |
| Плата для работника | Бесплатно | Бесплатно в Госключе и в системе КЭДО работодателя | Бесплатно в Госключе, платно в коммерческом УЦ |
| Что остаётся вне зоны применения | Трудовой договор, матответственность, ученический договор | Документы, где закон требует УКЭП работодателя | Документы из части 3 статьи 22.1 ТК РФ |
Из таблицы следует практический вывод для юриста: УНЭП достаточна только со стороны работника и только в паре с УКЭП работодателя. Обратная конструкция, когда компания подписывает договор УНЭП, а работник — УКЭП, требованию части 4 статьи 22.3 ТК РФ не соответствует.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Работник и работодатель по договорённости вправе выбрать, какой подписью закрывать документы вне обязательного перечня. Но на практике проще закрепить один вид подписи для всей компании, чтобы сотрудники не путались, какой документ чем подписывается. Проверьте по своему положению о КЭДО: если там перечислено три варианта на выбор, вы получите три разных обращения в поддержку от каждого нового работника.»
Проверьте, какая подпись реально стоит на присланном договоре
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Два правовых режима удалённого подписания: что выбрать юристу
Дистанционный договор без встречи закрывается по одной из двух схем, и они не тождественны. Первая — обмен электронными документами по статье 312.2 ТК РФ. Она работает точечно: компания подписывает конкретный трудовой договор и допсоглашения к нему, не переводя на электронный документооборот всё кадровое делопроизводство. Формально для этого не нужны ни приказ о введении КЭДО, ни положение, ни сбор согласий по статье 22.2 ТК РФ.
Вторая схема — режим КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года. Здесь требуется полный комплект: приказ о введении КЭДО, положение с перечнем документов и видов подписи, уведомление каждого работника, письменное согласие тех, кто принят до перехода. Работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа, работодатель вправе перевести на КЭДО без отдельного согласия.
Выбор между режимами зависит от объёма. Если удалённых договоров два-три в год, статья 312.2 закрывает задачу быстрее. Если дистанционных работников десятки и им дальше нужно подписывать отпуска, приказы и ЛНА, точечная схема начнёт ломаться на втором месяце: каждый следующий документ придётся обосновывать заново.
Внимание: подписать кадровый документ задним числом система КЭДО не позволяет. Если работник не закрыл этап в отведённый срок, документ возвращается кадровику, и остаётся два пути: подписать на бумаге или изменить дату и отправить на повторное подписание.
Где дистанционный работник берёт УНЭП или УКЭП без визита
У работника три источника подписи, и по срокам они различаются существенно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Госключ. Мобильное приложение выпускает и УНЭП, и УКЭП дистанционно. Для УНЭП достаточно подтверждённой учётной записи на Госуслугах и номера телефона, клиентский путь занимает несколько минут. Для УКЭП требуется дистанционная идентификация без поездки в удостоверяющий центр. Сервис бесплатен и для граждан России, и для юридических лиц, которые его используют. Приложение опубликовано в четырёх магазинах: App Store, Google Play, AppGallery и RuStore. Порядок получения и проверки сертификата описан в разделе о Госключе на портале госуслуг, там же можно отправить документ самому себе и пройти сценарий подписания до найма первого удалённого работника.
УНЭП внутри системы КЭДО. Работодатель выпускает подпись сам через удостоверяющий центр оператора. Такая УНЭП действует только в этой системе, зато выдаётся массово: заявка на выпуск создаётся автоматически при отправке первого документа новому работнику. Для трудового договора этот вариант допустим, но требует соглашения сторон о признании УНЭП, поскольку подпись создана вне инфраструктуры электронного правительства. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах без отдельной оплаты, а заявка на выпуск создаётся вместе с приглашением работника в систему.
УКЭП в аккредитованном УЦ. Универсальна, работает за пределами кадровых процессов, но платна и требует носителя или облачного хранения. Для рядового дистанционного работника это избыточно, для руководителя, который подписывает договоры со стороны компании, — обязательный минимум.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если приложение у работника уже установлено, подписание кадрового документа занимает около минуты: он открывает уведомление, читает документ, подтверждает ознакомление и нажимает кнопку. Полный сценарий приёма дистанционного работника без визита в офис сводится к приглашению в систему и отправке пакета документов. Заложите отдельное время только на первую установку и выпуск сертификата — дальше скорость определяется не техникой, а тем, как быстро человек откроет телефон.»
Шаблоны для перехода на удалённое подписание
Комплект собран под задачу закрыть договор без встречи; начните с дополнительного соглашения о дистанционной работе, дальше идут документы режима КЭДО.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
Что проверить до отправки первого договора на удалённую подпись
Подготовка занимает больше времени, чем само подписание. Пять точек, где проект обычно останавливается.
- Вид подписи закреплён в положении. Положение о КЭДО называет систему, перечень документов и вид подписи для каждого из них. Формулировка «используется электронная подпись» без указания вида не работает при споре.
- УКЭП работодателя выпущена на действующего подписанта. Если договоры подписывает не руководитель, нужен приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи, а полномочия подписанта должны совпадать с данными сертификата.
- Согласие на обработку персональных данных получено до выпуска сертификата. Для выпуска подписи оператор передаёт данные работника в удостоверяющий центр, и это отдельная цель обработки по 152-ФЗ.
- Определён срок на этап подписания. Без него документ висит в системе неделями, а кадровик узнаёт об этом при закрытии месяца.
- Проверена выгрузка для ГИТ. Инспектор запрашивает не только печатную форму, но и файл подписи к документу. Убедитесь, что система отдаёт оба файла парой и без обращения в поддержку.
Мы в Добыто проходим этот список до отправки первого документа и обкатываем маршрут на пилотной группе из одного подразделения. На проекте в ритейле с распределённой сетью именно пилот показал расхождение: положение о КЭДО допускало три вида подписи, а настроенный маршрут отправлял трудовые договоры на ПЭП. Правка заняла час до запуска и не потребовала переподписания ни одного договора.
Как закрыть трудовой договор с дистанционным работником без встречи: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите режим: точечный обмен документами по статье 312.2 ТК РФ или полноценный КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. От этого зависит, нужен ли приказ, положение и сбор согласий.
- Шаг 2. Выпустите УКЭП на подписанта со стороны компании и подготовьте приказ о делегировании права подписи, если договор подписывает не первое лицо.
- Шаг 3. Получите от кандидата согласие на обработку персональных данных и передайте заявку на выпуск подписи. Работнику нужна подтверждённая учётная запись на Госуслугах, если выбран Госключ.
- Шаг 4. Сформируйте пакет: трудовой договор, допсоглашение о дистанционной работе, ЛНА для ознакомления, согласия. Разведите маршруты так, чтобы договор шёл только на УНЭП или УКЭП.
- Шаг 5. Подпишите документ со стороны работодателя УКЭП и отправьте работнику. Проконтролируйте, что подпись работника легла на тот же файл, а не на его копию.
- Шаг 6. Зафиксируйте факт получения документа работником в срок, установленный локальным актом, и сохраните файлы подписи вместе с документом в архиве.
- Шаг 7. Если работник подал письменное заявление о бумажном экземпляре, направьте его заказным письмом с уведомлением не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Ошибки при выборе подписи и во что они обходятся
Первая ошибка — подписать трудовой договор ПЭП, потому что «работник же согласился в системе». Соглашение сторон об использовании ПЭП придаёт ей силу для документов вне перечня части 4 статьи 22.3 ТК РФ, но не отменяет требование закона к трудовому договору. Цена такой ошибки не сводится к переоформлению: ненадлежащее оформление трудового договора наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП штрафом на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, а в споре о факте трудовых отношений документ придётся доказывать другими средствами.
Вторая — работодатель подписывает УНЭП вместо УКЭП. Компании кажется симметричным использовать тот же вид подписи, что и работник. Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ такой симметрии не допускает: для трудового договора со стороны работодателя предусмотрена только УКЭП.
Третья — перевод в электронный вид того, что закон оставляет на бумаге. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает из КЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником. Полностью дистанционная команда не отменяет эти исключения.
Полезно знать: при проверке государственный орган запрашивает файл подписи к документу как подтверждение, что документ подписан уполномоченными лицами. Печатная форма выгружается отдельно, с отметкой по сертификату. Оба файла должны храниться в системе и выгружаться без обращения к оператору.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Сопротивление работников переходу на электронные документы снимается не уговорами, а понятным источником подписи. Многие доверяют порталу госуслуг, а авторизация и установка Госключа идут именно через него, поэтому выпуск подписи через государственное приложение снимает часть возражений. Если ваша удалённая команда отказывается от подписи в корпоративной системе, предложите второй вариант выпуска, прежде чем возвращать людей к бумаге.»
Какая схема подходит под ваш сценарий
Требования к подписи меняются в зависимости от того, кого именно вы оформляете и по какому договору. Разница между работником по трудовому договору и исполнителем по ГПХ здесь принципиальна по составу норм: глава 49.1 и статьи 22.1-22.3 ТК РФ на исполнителей не распространяются.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| 2-3 дистанционных договора в год | УКЭП подписанта, допсоглашение о дистанционной работе, фиксация получения документа | Приказ о введении КЭДО, положение, интеграция с учётной системой |
| Десятки удалённых работников, регулярные отпуска и ЛНА | Положение с перечнем документов и видов подписи, массовый выпуск УНЭП, сроки на этапах | Индивидуальный подбор вида подписи под каждого работника |
| Работники, принятые до 31 декабря 2021 года | Письменное согласие на КЭДО и уведомление о праве отказаться | Скорость раскатки на всю компанию |
| Новички без трудового стажа, принятые после 31 декабря 2021 года | Уведомление о ведении КЭДО, выпуск подписи до первого документа | Сбор письменных согласий |
| Исполнители по ГПХ и самозанятые | Соглашение сторон о виде подписи в тексте договора, ГК РФ и 63-ФЗ | Требования статьи 22.3 ТК РФ, они здесь не применяются |
| Линейный персонал без компьютера | Подписание со смартфона, ссылка в мессенджер, простой личный кабинет | Настольные криптопровайдеры и токены |
Сценарии из нижних строк таблицы чаще всего и создают путаницу: юрист берёт готовый шаблон для штатного дистанционного работника и переносит его на исполнителя по ГПХ вместе со ссылками на статью 312.2 ТК РФ.
Когда удалённое подписание не решает задачу
Электронная подпись не заменяет очные процедуры. Инструктаж по технике безопасности проводится очно, и документ о его прохождении остаётся на бумаге. Приказ об увольнении и акт о несчастном случае по установленной форме тоже не переводятся в электронный вид.
Второй случай — работник, у которого нет подтверждённой учётной записи на Госуслугах и который не готов её оформлять. Массовое внедрение здесь буксует не на технике, а на людях: часть команды отказывается от электронных документов и сохраняет право подписывать на бумаге. Если таких больше половины, переход на КЭДО стоит отложить до момента, когда у компании появится ресурс на обучение, а не запускать его ради двух удалённых договоров.
Третий случай — компания с двумя-тремя наймами в год. Полноценный режим КЭДО с положением, уведомлениями и сбором согласий обойдётся дороже той экономии, которую он даёт. Статья 312.2 ТК РФ закрывает такую задачу без инфраструктуры.
Стоимость подключения КЭДО и выпуска подписей для дистанционных работников
Итоговая сумма складывается из численности, набора нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» за 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | оплата за период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Установка и настройка модуля интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Для юриста здесь важна одна деталь: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Это снимает вопрос о том, что делать, если дистанционная команда вырастет с 20 человек до 60 за квартал.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На сотрудника в год приходится от 3 до 15 кадровых документов в зависимости от компании и должности. Умножьте это на печать, курьера и хранение — и получите сумму, которую тариф закрывает целиком. Посчитайте свою цифру до внедрения, иначе обоснование бюджета сведётся к общим словам про цифровизацию.»
Выводы
Дистанционный трудовой договор без встречи закрывается связкой УКЭП работодателя и УНЭП либо УКЭП работника — другие комбинации закон не допускает. ПЭП остаётся инструментом для документов вне обязательного перечня и не спасает трудовой договор даже при подписанном соглашении сторон. Выбор между точечным обменом по статье 312.2 ТК РФ и режимом КЭДО определяется объёмом: до нескольких договоров в год достаточно первого варианта, дальше начинает выигрывать второй. Часть кадровых документов остаётся на бумаге независимо от того, где физически находится работник.
В практике Добыто мы разводим маршруты по видам подписи ещё на этапе настройки и обкатываем схему на пилотной группе, прежде чем разворачивать её на всю компанию: так расхождения между положением о КЭДО и фактическим маршрутом всплывают до первой проверки, а не после неё.
Частые вопросы
Можно ли подписать трудовой договор с дистанционным работником, если у него УНЭП из другой компании
УНЭП, выпущенная в информационной системе стороннего работодателя, в вашей системе не признаётся: её действие ограничено правилами той системы и соглашением с тем работодателем. Работнику нужна либо УНЭП из вашей системы КЭДО, либо УНЭП или УКЭП в Госключе, которая формируется в инфраструктуре электронного правительства по постановлению Правительства РФ № 2152 и работает в разных сервисах.
Что делать, если работник отказывается устанавливать приложение для подписи
Работник, принятый до 31 декабря 2021 года, вправе не давать согласие на КЭДО, и работодатель обязан оформлять его документы на бумаге. Для дистанционного работника это означает пересылку экземпляра договора заказным письмом с уведомлением. Отказ не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для дисциплинарного взыскания.
Нужна ли работнику отдельная подпись для ознакомления с ЛНА, если договор подписан УНЭП
Не нужна. Ознакомление с локальными нормативными актами относится к документам вне перечня части 4 статьи 22.3 ТК РФ, поэтому закрывается ПЭП, УНЭП или УКЭП по выбору, закреплённому в положении о КЭДО. УНЭП, которой подписан договор, подойдёт и здесь: смысл ограничивать себя одним видом подписи в том, чтобы у работника не было выбора между несколькими механизмами.
Как подтвердить, что дистанционный работник получил документ
Статья 312.3 ТК РФ обязывает сторону, направившую документ, получить подтверждение получения в электронной форме в срок, определённый трудовым договором, допсоглашением или локальным актом. Срок нужно установить заранее: без него подтверждение превращается в предмет спора. В системе КЭДО фиксация происходит автоматически, но сам срок всё равно закрепляется документом.
Действует ли электронная подпись, если сертификат истёк после подписания
Подпись, проставленная в период действия сертификата, остаётся действительной и после его истечения, если момент подписания подтверждён меткой доверенного времени. Без метки времени проверка через несколько лет упирается в вопрос, когда именно была поставлена подпись. Для кадровых документов с длительным сроком хранения выбирайте систему, которая ставит метку времени при подписании.
Можно ли применять те же правила к самозанятому исполнителю на удалёнке
Нет. Статьи 22.1-22.3 и глава 49.1 ТК РФ регулируют отношения с работниками по трудовому договору. С самозанятым и исполнителем по ГПХ вид подписи определяется соглашением сторон в тексте договора и нормами 63-ФЗ. Требование УКЭП со стороны заказчика здесь не установлено, но и защита работника трудовым законодательством на такие отношения не распространяется.
Сколько хранятся электронные кадровые документы и в каком виде их запросит инспектор
Сроки хранения для электронных документов те же, что и для бумажных, и определяются перечнем типовых архивных документов. При проверке инспектор запрашивает печатную форму и файл подписи к ней: печатная форма показывает содержание, файл подписи подтверждает, что документ подписан уполномоченными лицами. Проверьте выгрузку обоих файлов до первой проверки, а не во время неё.
